PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - … · normativos para la gestión documental en Colombia, y en general los que atañen a la Defensoría en virtud de sus funciones.

Bogotá, D.C., Diciembre de 2016

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECCIÓN ADMINSITRATIVA - GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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Fecha de elaboración 29/07/2016

Fecha de aprobación 28/12/2016

Fecha publicación 30/12/2016

Vigencia 2020

Clasificación de la Información Pública

Lenguaje Español

Instancia de Revisión: Comité de Archivo

Instancia de Aprobación: Comité de Archivo

Nombre Cargo Firma

Juan Manuel Quiñones

Pinzón

Secretario General.

Presidente del Comité de

Archivo.

Magda Carolina Cardozo

Cerquera

Responsable del Grupo de

Gestión Documental.

Secretaria Técnica del

Comité de Archivo.

Elaborado por:

Yamile Esperanza Bravo

Mora

Profesional Oficina de

Planeación

José Antonio Buelvas Marino

Profesional Especializado

Grupo de Gestión

Documental

Orlando Burgo Triana Profesional Especializado

Grupo de Gestión Sistemas

Versión 01

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CONTENIDO

I. Aspectos generales ........................................................................................................................... 4

a. Introducción................................................................................................................................... 4

b. Alcance ........................................................................................................................................... 5

c. Público al cual está dirigido el PGD .......................................................................................... 8

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD ........................................................................... 10

1. Requerimientos normativos ..................................................................................................... 10

2. Requerimientos económicos ..................................................................................................... 10

3. Requerimientos administrativos .............................................................................................. 10

4. Requerimientos tecnológicos ................................................................................................... 11

5. Gestión del cambio .................................................................................................................... 12

II. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental ................................................ 13

III. Fases de implementación del PGD ...................................................................................... 25

IV. Programas específicos del PGD ............................................................................................ 26

V. Armonización con Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad .......................................... 40

VI. Actualización del PGD ............................................................................................................ 40

VII. Fase de Seguimiento .............................................................................................................. 40

VIII. Fase de Mejora ........................................................................................................................ 41

IX. Anexos ...................................................................................................................................... 42

X. Bibliografía .................................................................................................................................. 43

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I. Aspectos generales

a. Introducción

El Programa de Gestión Documental – PGD de la Defensoría del Pueblo es una herramienta estratégica de planificación de los procesos, la función y los servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos en materia de gestión documental. El presente PGD se ocupa de toda la información registrada en documentos de la Defensoría del Pueblo y comprende los procesos de Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición, Preservación, y la Valoración Documental, así como los Programas Específicos de la gestión documental en la Defensoría. Los proceso y programas específicos buscan que los documentos de la Defensoría del Pueblo den soporte y permitan la continuidad de las actividades de Promulgación y Divulgación, Defensa y Protección, Atención, Orientación y Asesoría en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, así como el acceso de las personas a la administración de justicia; lo cual busca impulsar la Defensoría de manera efectiva, eficaz y eficiente en el marco del Estado Social de Derecho. El PGD de la Defensoría hace parte de su Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual; sus políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos se articulan con la misión, objetivos y metas estratégicas, al igual que con los demás programas, planes y sistemas de gestión de la Entidad.

El PGD está formulado de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Decreto 1080 de 2015 y la metodología general para su elaboración e implementación impartida por el Archivo General de la Nación – AGN en el año 2014.

El PGD prevé su actualización permanente en la medida que cambien los requerimientos técnicos, normativos o legales, y de igual forma de acuerdo con la conveniencia técnica y administrativa de la Defensoría del Pueblo y sus partes interesadas.

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b. Alcance

El PGD de la Defensoría está inscrito en los siguientes componentes del Plan Estratégico Institucional 2013 – 2016.

Énfasis de Acción 4: Fortalecimiento institucional.

Objetivo estratégico 4.1: Implementar procesos eficaces de mejora continua en la gestión de la Entidad para facilitar la toma de decisiones.

Resultado 2016: Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental que brinda apoyo al desarrollo de la gestión institucional.

De igual forma el PGD de la Defensoría está articulado con el Plan Anual de Acción 2016, a través de los siguientes componentes:

Proceso: Gestión de servicios administrativos.

Actividad: 6.1. Realizar seguimiento a la gestión documental de la regional.

Indicadores: 6.1.1. Informes elaborados y presentados al Grupo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa sobre la aplicación de las Tablas de Retención Documental Vigentes en los archivos de gestión.

6.1.2. Informes elaborados y presentados al Grupo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa sobre la aplicación de normatividad archivística y directrices en la gestión documental de las Regionales.

Las políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y proyectos derivados de la implementación del PGD se ejecutaran a corto, mediano y largo plazo a través de la ejecución año a año del Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR. El PGD está formulado para alcanzar las expectativas de la Defensoría del Pueblo en materia de gestión documental en metas específicas a corto, mediano y largo plazo, de forma que sean medibles en el tiempo; alcanzar las metas dependerá del detalle de los requisitos en cada uno de los procesos, implementando las

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actividades más importante y de mayor valor en primer lugar de acuerdo con las variables de alcance, tiempo y costos. (Ver gráfica 1).

Gráfica 1. Variables de los procesos

Nota. Ver formulación de metas específicas, medibles y alcanzables a corto,

mediano y largo en el Cronograma General del PGD.

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Las dependencias de la Defensoría responsables de establecer los requerimientos

normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio; y

en general, encargadas de la elaboración del PGD son:

Gráfica 2. Dependencias responsables de los requisitos del PGD

Los procesos y los programas específicos del presente PGD se aplican a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las dependencias, sus funcionarios y contratistas, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a las funciones de la Defensoría del Pueblo o que hayan sido delegados por está, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y en que se conserven.

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Los tipos de información son:

a. Documentos de archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de información corporativos. d. Sistemas de trabajo colaborativo. e. Sistemas de administración de documentos. f. Sistemas de mensajería electrónica. g. Portales Intranet y Extranet. h. Sistemas de bases de datos. i. Registros en discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o

medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Información almacenada en tecnologías en la nube (paquetes ofimáticos,

almacenamiento, email, etc.).

c. Público al cual está dirigido el PGD

El PGD de la Defensoría está dirigido a las siguientes partes interesadas:

Parte Interés

Sistema Nacional de Defensoría Pública

La Defensoría del Pueblo supervisa la calidad del servicio de defensoría pública a través de un sistema de información que realiza el seguimiento y análisis continuo de las políticas institucionales y de las actividades desarrolladas por los operadores del Sistema. Asimismo, actúa como canal de comunicación para la difusión de las políticas y directrices relacionadas con el Sistema Nacional de Defensoría Pública.

Sistema Nacional de

Atención y Reparación

Integral de las Víctimas

La Defensoría del Pueblo interopera con las entidades

que conforman el Sistema en el orden nacional y

territorial, los organismos de cooperación

internacional, la sociedad civil, y las organizaciones de

víctimas, a través del intercambiando información que

permite la trazabilidad y el flujo eficiente de

información entre las mismas.

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Parte Interés

Sistema de Información Interinstitucional de Justicia Transicional

La Defensoría del Pueblo como parte del SIIJT debe permitir el manejo e intercambio de la información en línea y en tiempo real entre las diferentes instituciones del Estado que participan en la implementación de la política pública de justicia transicional. El Sistema contempla los estándares mínimos establecidos por la estrategia Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para el Intercambio de la Información en materia de seguridad, confidencialidad y reserva de la información.

El Archivo General de la Nación

Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, y en general toda su reglamentación y metodologías.

La Contraloría General de la República

A través del Eje Transversal de Información y Comunicación del MECI evalúa la ejecución de las operaciones internas de la Defensoría, en relación con la participación directa de los usuarios en el logro de sus objetivos. De igual forma evalúa la correcta implementación de la gestión documental establecida en el numeral 4.2 la norma NTCGP 1000: 2009.

El Comité Interno de Archivo

Responsabilidad de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Los servidores públicos de la Defensoría

Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso y el servicio al ciudadano.

La comunidad

Garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y los de facilitar su participación y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten.

Otras partes interesadas, públicas, privadas y organizaciones no gubernamentales

Derecho y Acceso a la información pública, en el marco de la normatividad legal vigente.

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Los procesos y actividades del PGD para el mejoramiento de los trámites y servicios de información, interacción y participación con las partes interesadas, girarán en torno a la solución de las necesidades de los usuarios que caracterice la entidad.

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD

1. Requerimientos normativos El PGD de la Defensoría del Pueblo se ejecutará con base en los requerimientos normativos para la gestión documental en Colombia, y en general los que atañen a la Defensoría en virtud de sus funciones. Los requerimientos normativos se encuentran el Normograma de entidad publicado en: http://www.defensoria.gov.co/public/manualdeprocesosyprocedimientos/mayo5de2016/LISTADO%20MAESTRO%20DE%20DOCUMENTOS/EXTERIORES/Normograma%202016.pdf

2. Requerimientos económicos Para el financiamiento del PGD la Defensoría determinará y proporcionará los recursos necesarios para su ejecución, la implementación y el cumplimento de los objetivos, metas y actividades trazadas a corto, mediano y largo plazo. La Defensoría a través del Plan de Acción de Inversión año a año asignará las partidas presupuestales para el desarrollo del PGD. (Ver Anexo c).

3. Requerimientos administrativos

La formulación, mejoras e implementación del PGD será coordinada por el Grupo de Gestión Documental de la Defensoría, propendiendo que los servidores públicos y/o particulares que presten los servicios de gestión documental en el marco del PGD, cuenten con las competencias de educación, formación, habilidades y experiencia necesaria para adelantar los trabajos, pues las competencias afectan directamente la calidad de los productos o servicios del PGD; lo anterior en concordancia con la Ley 1409 de 2010, Artículos 8 y 9; y el Acuerdo 08 de 2014 del Archivo General de la Nación. El 29 de abril de 2014, mediante Memorando simple la Secretaría General designó a funcionarios de las dependencias de Oficina de Planeación, Grupo de Sistemas y

http://www.defensoria.gov.co/public/manualdeprocesosyprocedimientos/mayo5de2016/LISTADO%20MAESTRO%20DE%20DOCUMENTOS/EXTERIORES/Normograma%202016.pdf



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Grupo de Gestión Documental, como el equipo de trabajo base y responsable de la elaboración del PGD, estableciendo las tareas para cada dependencia. El equipo debe elaborar el plan de trabajo del PGD con asignación de tiempos y su correspondiente desglose de actividades que aseguren su desarrollo, cumplimiento, control y evaluación. Ver Anexo b Matriz RACI. La Defensoría debe garantizar los recursos operacionales propios para la implementación del PGD, que incluyen entre otros:

a) edificios, espacio de trabajo y sus servicios asociado, por ejemplo: redes internas de suministro de servicios públicos o cableado estructural, entre otros.

b) Mobiliario e insumos especializados.

c) servicios de apoyo, tales como transporte y comunicación.

Para el aseguramiento de la calidad de la implementación del PGD se usará la metodología establecida en el Sistema Integrado de Gestión - SIG, identificando riesgos asociados en el Proceso de Gestión Administrativa – Procedimientos de gestión documental, estableciendo el plan de acción de mitigación de los mismos.

El PGD y sus avances se publicarán en la página web de la entidad, y se realizará la divulgación interna de los resultados de su plan de trabajo. El equipo responsable gestionará por escrito las actuaciones técnicas y administrativas que incidan en la mejora de las fases de elaboración, ejecución, seguimiento y mejora.

4. Requerimientos tecnológicos La Defensoría del Pueblo determinará, proporcionará y mantendrá la infraestructura tecnológica necesaria para apoyar la implementación del PGD, a través de:

a) La verificación permanente del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) existente en la Entidad, con el fin de garantizar que sea el adecuado, este actualizado y sea suficiente para atender las necesidades informáticas de la gestión documental de la Defensoría. La utilización del SGDEA debe tener en cuenta el inventario de los sistemas y activos de información de la Entidad, con el fin de caracterizar la producción documental o de información de los mismos.

b) La verificación para que los sistemas de información electrónica sean una herramienta para promover el acceso a la información pública, y que:

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1. Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.

2. Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas

administrativos.

3. La información de interés público se pueda acceder en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos.

4. Se encuentren alineados con la estrategia de Gobierno en Línea o de la que

haga sus veces.

c) El análisis de los proyectos de desarrollo tecnológico previstos por la Entidad para la gestión documental, con el fin de validar su pertinencia y adecuación con las necesidades reales de la Defensoría.

d) La verificación del cumplimiento, restricciones y criterios de aceptación de

los requisitos funcionales y no funcionales de los medios y herramientas tecnológicas de la entidad.

e) La evaluación tecnológica de la Entidad, teniendo en cuenta los siguientes dominios: Acceso y uso, Captura y administración, Colaboración y entrega, Seguridad y preservación (conexión y acceso), Arquitectura y sistemas, y Planeación e implementación.

Nota. Ver Programa de normalización de formas y formularios electrónicos; Programa de gestión de documentos electrónicos y Programa de reprografía.

5. Gestión del cambio La Defensoria formulará acciones orientadas a que los servidores públicos y la cultura organizacional de la Entidad se ajusten a las nuevas dinámicas, estrategias, directrices y mejores prácticas de la gestión documental, así como al uso y adopción de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Nota. Ver Programa de gestión del cambio, y Programa de gestión del conocimiento.

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II. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental

Los procesos de la gestión documental se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica y orientación al ciudadano, entre otros. Los procesos se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea. Según el artículo 2.8.2.5.9 del Decreto 1080 de 2015, los procesos de la gestión documental son:

1. Planeación 1.1 Planeación estratégica de la gestión documental 1.2 Planeación documental

2. Producción 3. Gestión y trámite 4. Organización 5. Transferencia documental 6. Disposición de documentos 7. Preservación documental a largo plazo 8. Valoración documental a. Planeación. Conjunto de acciones encaminadas a la planeación para el

establecimiento de actividades y documentos estratégicos y esenciales, en cumplimiento de los estándares y la normatividad legal vigente en materia de gestión documental.

b. Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la

vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento

en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para

transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración,

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refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f. Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier

etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

Gráfica 3. Procesos de la gestión documental

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A continuación se presentan las tablas con la definición de cada proceso, sus alcances, actividades, documentos, productos y responsables. Las tablas denotan las expectativas que tiene la Defensoría del Pueblo en cuanto a dónde llevar los procesos de la gestión documental, los cuales se desarrollarán e implementarán a partir de su propia realidad y contexto.

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1.1. Planeación estratégica de la gestión documental. Conjunto de acciones encaminadas a la planeación e implementación de actividades estratégicas para la generación de la base conceptual y documental de la gestión documental de la Defensoría del Pueblo, con el fin de mantenerlas, difundirlas, actualizarlas, y hacerles seguimiento y control, de tal manera que sean aplicables a todos los planes, programas específicos, proyectos, procesos y procedimientos del Programa de Gestión Documental de la Entidad.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Planear Modificar el Mapa de Procesos de la Entidad, con el fin de incluir la "Gestión Documental" como proceso independiente para el apoyo en el cumplimiento de la misión de la entidad.

X X

Planear

Actualizar y adoptar la política de gestión documental de tal manera que esté constituida por los componentes descritos en el Decreto 1080 de 2015, y se ajuste permanentemente a la normativa que regula la Entidad y la gestión documental en Colombia.

X X

Planear

Elaborar y/o actualizar, aprobar, publicar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015: -Cuadro de Clasificación Documenta (CCD) -Tabla de Retención Documental (TRD) -Programa de Gestión Documental (PGD) -Plan Institucional de Archivo (PINAR) -El inventario documental -Modelo de requisitos de documentos electrónicos -Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales -Mapa de procesos, flujos documentales, y la descripción de las funciones de la unidades administrativas.

X X X X

Planear Establecer los lineamientos para la Planeación estratégica de la gestión documental de la Entidad. X

Hacer Fortalecer y posicionar el Comité de Archivo, como máxima instancia asesora de la alta dirección de la entidad, en materia archivística y de gestión documental.

X X X

Hacer

Conformar y mantener un equipo de profesionales de diferentes dependencias y disciplinas, con el fin de establecer los requerimientos normativos, administrativos, económicos, tecnológicos, de gestión del cambio, así como para lograr armonizar el PGD con los demás planes y sistemas de gestión de la Defensoría.

X

Planear Actualizar el diagnóstico integral teniendo como marco los procesos archivísticos que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad.

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1.2. Planeación documental. Conjunto de acciones encaminadas a la planeación de actividades encaminadas a la generación y valoración de los documentos de la Defensoría, en cumplimiento de contexto administrativo, legal, funcional y técnico de la gestión documental. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental y en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Elaborar el Registro de Activos de Información, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014 y sus normas reglamentarias. X X X X

Hacer

Elaborar el Índice de Información Clasificada y Reservada, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014 y sus normas reglamentarias. X X

Hacer Diseñar y Adoptar el Esquema de Publicación, de acuerdo con la política de acceso a la información pública. Ley 1712 de 2014 y normas reglamentarias.

X X

Hacer Diseñar y normalizar las formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión - SIG. X X X

Planear

Establecer directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos, incluyendo: Estructura, forma de producción, descripción de metadatos, mecanismos de autenticación, control de acceso, requisitos para preservación de documentos físicos y electrónicos, seguridad de la información, protección de datos, valoración y gestión ambiental en la gestión de documentos.

X X X

Programa específico relacionado

* Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos. * Programa de documentos vitales o esenciales. * Programa de gestión de documentos electrónicos. * Programa de documentos especiales.

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2. Producción. Realizar actividades destinadas a determinar la forma de producción, formato y estructura, finalidad, y competencias para el trámite de los documentos producidos (Recibidos y generados) en la Defensoría del Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Diseñar e Implementar estrategias de promoción y divulgación de buenas prácticas para el uso eficiente del papel y las nuevas tecnologías para la producción documental.

X X X X

Hacer

Formular proyecto para el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica que permita el adecuado funcionamiento del SGDEA y su integración con los demás sistemas de información de la Entidad.

X X X X

Verificar

Realizar el control unificado de registro y radicación en el SGDEA de los documentos producidos (Recibidos o generados) por la Entidad, independientemente de los medios y canales disponibles para su producción.

X X X X

Planear

Realizar un diagnóstico de la Producción documental de la Entidad, con el fin de determinar las directrices para su estructura, diplomacia, formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tinta, calidad del papel, instrucciones para el diligenciamiento y el uso adecuado. Para documentos electrónicos se debe cumplir con los requisitos y características establecida en la normatividad vigente.

X X X X

Hacer

Mantener y mejorar mecanismos de control de versiones y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG, con el fin de facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde su creación hasta el momento de su aprobación y firma.

X X X

Hacer

Diseñar e implementar el procedimiento de Producción Documental, que involucre, entre otras las siguientes acciones: Creación o recepción de documentos, mejores prácticas en tecnologías de la información, archivar contenido web (webarchiving), seguridad de la información.

X X X


* Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. * Programa de documentos vitales o esenciales. * Programa de gestión de documentos electrónicos. * Programa de documentos especiales. * Programa de reprografía.

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3. Gestión y trámite. Realizar el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones de los documentos, así como la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta, el control y seguimiento a los trámites de las comunicaciones hasta la resolución de los asuntos que gestiona la Defensoría del Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer Actualizar periódicamente el contenido de la página web institucional en las secciones asignadas al Grupo de Gestión Documental.

X X X

Hacer Articular y promover y difundir los instrumentos que facilitan el acceso y consulta de información pública indicados en la Ley de 1712 de 2014 y sus normas reglamentarias.

X X X X

Hacer Implementar funcionalidades en el SGDEA que faciliten el control y seguimiento a la atención en tiempos de respuesta a los trámites de las comunicaciones oficiales.

X X X X

Hacer Implementar funcionalidades en el SGDEA para el seguimiento, control y disponibilidad de expedientes en archivos de gestión. X X X X

Hacer Implementar funcionalidad en el SGDEA para la consulta de los documentos de archivos. Incluye, difusión, disponibilidad canales de acceso y recuperación de la información.

X X x X

Hacer

Elaborar e implementar las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos de acuerdo con el Decreto 1080 de 2015. Se debe tener en cuenta la Ley 1266 de 2008 (Habeas data), Ley 1273 de 2009 (Protección de información y datos), y la Ley 1581 de 2012 (Datos personales)

X X X X

Hacer

Normalizar el vocabulario de los asuntos institucionales, con el fin que se usen en la parametrización y descripción en los sistemas de información, y un leguaje más accesible y claro al ciudadano.

X X X

Verificar

Evaluar la accesibilidad y usabilidad de la información para la atención al ciudadano, con el fin de implementar mejoras en la prestación de los servicios y el acceso a la información y a los trámites a través de multicanales, teniendo en cuenta los resultados de la caracterización de usuarios en términos de igualdad y oportunidad.

X X X X

Planear

Elaborar proyecto de Integración de los sistemas de información de tal manera que faciliten la búsqueda, recuperación y consulta de documentos de la Defensoría, a través de: a) Software de visualización de información (metabuscador). b) Integración de sistemas de información de georreferencia y desarrollo de aplicativos móviles. c) Integrar sistemas de información que conduzca a realizar un sistema de inteligencia empresarial.

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Planear Promover el intercambio de información con otras instituciones. X X X X

Hacer

Mejora del servicio de comunicaciones oficiales a través de flujos documentales en el SGDEA con el fin de hacer más eficiente el registro, la vinculación a un trámite, la distribución y entrega de documentos a los usuarios internos y externos debidamente caracterizados.

X X X

Hacer

Diseñar e implementar el procedimiento de Gestión y Tramite de Documentos, teniendo en cuenta para la consulta y préstamo de los documentos lo establecido en la Ley 1266 de 2008 de Habeas data, Ley 1273 de 2009 sobre protección de información y datos), y la Ley 1581 de 2012 sobre datos personales.

X X X X


* Programa de gestión de documentos electrónicos. * Programa de documentos especiales.

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4. Organización. Realizar el conjunto de operaciones técnicas para declarar, clasificar, ordenar y describir los documentos de archivo en el sistema de gestión documental de la Entidad; comprende los archivos de gestión, Archivo Central y el Archivo Histórico de la Defensoría.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Clasificar los documentos de archivo, físicos y electrónicos de la Defensoría en su respectivo expediente o unidad documental simple de acuerdo con el CCD y las TRD.

X X X X

Hacer

Ordenar los documentos que componen un expediente o unidad documental simple manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio origen, respetando el orden en que se produjeron, y realizando la respectiva foliación.

X X X X

Hacer Elaborar la Hoja de Control y/o el Índice Electrónico para expedientes, de tal manera que se garantice su integridad. X X X X

Hacer

Realizar la descripción documental a nivel de tipos documentales, expedientes y/o unidades documentales simples, de acuerdo con los estándares y principios universales, de tal manera que la estructura de metadatos de descripción sea compatible con los sistemas normalizados y utilizados por el AGN.

X X X X

Hacer

Elaborar, mantener, actualizar y publicar los inventarios documentales. Para la publicación de los inventarios se tendrá en cuenta lo establecido en Índice de Información Clasificada y Reservada. Decreto 1080 de 2015.

X X X X

Hacer Atender el servicio de consulta y préstamo de documentos de archivos.

X X X X

Actuar Actualizar el procedimiento de Organización documental. X X X X


*Programa de gestión de documentos electrónicos. *Programa de documentos especiales.

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5. Transferencias documentales. Realizar el conjunto de actividades para transferir los documentos durante las diferentes fases de archivo, verificando el cronograma, inventarios, metadatos y validando los documentos; en general haciendo el control de calidad de las técnicas de transferencias definidas para documentos análogos y electrónicos de la Defensoría del Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Planear Elaborar el Cronograma de transferencias documentales de la Defensoría del Pueblo. X X X

Hacer

Preparar y realizar las transferencias documentales primarias y secundarias de archivos físicos y electrónicos, de acuerdo con el Cronograma, aplicando las directrices del AGN y de conformidad con las TRD y/o TVD de la Defensoría; teniendo en cuenta principalmente la integridad, autenticidad, preservación a largo plazo, y metadatos que faciliten las posterior recuperación de documentos físicos y electrónicos.

X X X X

Verificar

Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes objeto de transferencia así como las condiciones adecuadas de empaque y embalaje para el traslado y entrega formal de las transferencias documentales.

X X X X

Hacer

Implementación del Archivo General (Histórico) de la Defensoría del Pueblo, con el fin de transferir la documentación esencial y misional de Conservación Permanente y de Carácter Histórico de la Entidad, especialmente archivos sobre DD HH y DIH como los de las victimas del conflicto armado. La Defensoria deberá implementar su Archivo Histórico, en cumplimiento de la Ley 1448 de 2011 y el Decreto 1080 de 2015.

X X X X

Hacer Diseñar e implementar el procedimiento de Transferencias documentales.

X X



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6. Disposición de documentos. Realizarla la selección de los documentos físicos y electrónicos en cualquier etapa del archivo, con miras a su preservación temporal, permanente o su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las TRD y/o TVD de la Defensoría del Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Aplicar la selección, eliminación o conservación total de los documentos de archivo físicos o electrónicos, las cuales deben estar debidamente documentada y aprobada por el Comité de Archivo. Se deben publicar en el sitio web de la Defensoría los inventarios y actas de los documentos eliminados.

X X X X

Hacer Realizar la técnica reprográfica indicada, teniendo en cuenta los estándares y la normatividad vigente. X X X X

Hacer Realizar la eliminación segura de documentos físicos y electrónicos, teniendo en cuenta los estándares y la normatividad vigente.

X X X X

Hacer

Diseñar e implementar el procedimiento de Disposición de documentos, que establezca metodología, estándares, técnicas, criterios, planes de trabajo para la aplicación de la disposición final.

X X X



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7. Preservación a largo plazo. Aplicar durante la gestión de los archivos, el conjunto de acciones necesarias para garantizar la preservación en el tiempo de los documentos independientemente de su soporte, medio y forma de registro o almacenamiento. Este proceso comprende el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación de la Defensoría del Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación, que incluya documentos físicos y electrónicos, y los planes de conservación y de preservación. Acuerdo 006 del 2014. X X X

Hacer Diseñar e implementar el procedimiento de Preservación a largo Plazo.

X X


* Programa de documentos vitales. * Programa de gestión de documentos electrónicos. * Programa de documentos especiales.

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8. Valoración documental. Realizar operaciones técnicas de forma permanente y continua desde el proceso de planeación de la gestión documental para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos de archivo, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su disposición final (Eliminación, conservación temporal o definitiva).

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Actuar Ajustar y/o actualizar las TRD de la Defensoría del Pueblo. X X X X

Actuar Ajustar y/o actualizar el índice de información clasificada y reservada de la Defensoría del Pueblo. X X X X

Actuar Ajustar y/o actualizar las Tablas de Control de Acceso a la información de la Defensoría del Pueblo. X X X X

Hacer

Elaborar e implementar Tablas de Valoración Documental (TVD) para Fondos Documentales Acumulados (FDA) de la Defensoría del Pueblo. Acuerdo 04 de 2013.

X X X X

Hacer

Diseñar e implementar el procedimiento de “Valoración documental", haciendo énfasis en los lineamientos y criterios de valoración para documentos fiscos y electrónicos. X X X X


* Programa específico de documentos vitales. * Programa específico de gestión de documentos electrónicos. * Programa específico de documentos especiales.

III. Fases de implementación del PGD

El Grupo de Gestión Documental es el responsable de coordinar la implementación del PGD de la Defensoría del Pueblo, las actividades del PGD se ejecutarán de manera permanente a corto, mediano y largo plazo de acuerdo con los recursos disponibles, para lo cual las personas y dependencias interesadas deberán asumir sus responsabilidades y roles en las diferentes fases del PGD de acuerdo con sus especialidades.

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Las fases del PGD son:

Gráfica 4. Fases del PGD

Nota. Ver Anexo a cronograma de implementación que incluye tanto procesos como a programas específicos.

IV. Programas específicos del PGD

De acuerdo con los requisitos de las partes interesadas, los requisitos legales, y los requisitos de la gestión documental; la Defensoría del Pueblo adoptará los siguientes Programas Específicos con el fin de ocuparse de aspectos especiales relacionados con el tratamiento de la información, los documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas de información en general, y los medios de controles asociados a la gestión documental.

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Los programas específicos son: 1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos 2. Programa de documentos vitales o esenciales 3. Programa de gestión de documentos electrónicos 4. Programa de archivos descentralizados 5. Programa de reprografía 6. Programa de documentos especiales 7. Plan de capacitación en gestión documental 8. Programa de auditoría y control 9. Programa de gestión del cambio 10. Programa de gestión del conocimiento La metodología de planeación, gestión y desarrollo de los programas y proyectos del PGD que empleará la Defensoría del Pueblo será la del Project Management Institute - PMI, la cual como mínimo contiene los siguientes procesos: Iniciación, planificación, ejecución, supervisión y control, y proceso de cierre del proyecto. El documento de constitución de los proyectos (Project chárter) incluye: objetivos, justificación, alcance, beneficios, recursos necesarios para el desarrollo, EDT, Línea base de calidad, Plan de gestión de recursos humanos, Matriz de responsabilidades - RACI, Registro de interesados, Matriz de influencia e impacto, Descripción de roles, Matriz de riesgos, Plan de gestión de calidad, Plan de gestión comunicaciones, Plan de gestión del cambio, Indicadores de gestión del programa, Presupuesto estimado, Control de cambios y Cronograma. A continuación se presentan las tablas con la definición de cada programa específico, sus alcances, actividades, documentos, productos y responsables. Las tablas denotan las expectativas que tiene la Defensoría del Pueblo en cuanto a los programas, los cuales se desarrollarán e implementarán a partir de su propia realidad y contexto.

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a. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Este Programa busca el análisis diplomático de los documentos tipo registros independiente del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear formatos y formularios de forma electrónica, normalizados con nombres propios, permitiendo con ello establecer la diplomática documental, autenticidad, facilidad de descripción y de control de registros en el Sistema de Gestión de la Calidad- SGC.

Aspecto /Criterio

Descripción Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y actualizar los documentos relacionados. El Programa busca entre otros aspectos:

Que los formatos y formularios cumplan con características de contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico, y equivalencia funcional.

Que sean creados de manera común y uniforme.

Que faciliten la interoperabilidad.

Que se garantice el cumplimiento de los requisitos del Decreto 1080 de 2015 para documentos electrónicos.

Que reúnan condiciones de pertinencia y calidad de la información contenida y de claridad de las instrucciones para su diligenciamiento, consulta y preservación.

Que se articule con el Procedimiento de Control de Registros de la Entidad.

X X X X

Documentos relacionados

* Procedimiento de producción documental. * Banco terminológico. * Procedimiento de preservación a largo plazo. * Programa específico de gestión de documentos electrónicos. * Programa específico de documentos especiales.

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b. Programa de documentos vitales o esenciales. Consiste en identificar, evaluar, clasificar, proteger, preservar, recuperar y tener disponibles, los documentos vitales o esenciales de la Entidad, indispensables para su normal funcionamiento en caso de emergencia, para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades de acuerdo con los DD HH y el DIH, cuya documentación haga parte del acervo documental de la Defensoria del Pueblo; permitiendo con ello la salvaguardia, preservación de los documentos, evitando la perdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y/o actualizar sus documentos relacionados. El programa incluye entre otros aspectos, la evaluación, recuperación, disponibilidad, aseguramiento y preservación de los documentos indispensables para:

El funcionamiento de la Entidad.

La continuidad del trabajo de la Entidad en caso de siniestro.

La reconstrucción de la información para reanudar actividades.

Evidenciar las obligaciones legales y financieras.

Los fines oficiales y de investigación de la Entidad.

La restitución de los derechos de las víctimas del conflicto armado. Ley 1448 de 2011.

Además el Programa contemplará:

La evaluación y administración del riesgo de seguridad de la

información física y electrónica en el impacto para el funcionamiento de la Entidad.

La armonización y sincronización con el PETIC de la Defensoría, en lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información - SGSI, los planes de contingencia, y el plan de riesgo operativo ante desastres o emergencias orientado a la seguridad de activos de información y documentos.

La definición, diseño e implementación de arquitectura y políticas de sistemas de información que se requieren para la preservación de la información y documentos de carácter vital.

X X X X

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* Cuadro de Clasificación Documental - CCD. * Tabla de Retención Documental - TRD. * Registro de activos de información. * Tabla de Valoración Documental - TVD. * Banco terminológico. * Procedimiento de planeación documental. * Procedimiento de producción documental. * Procedimiento de preservación a largo plazo. * Procedimiento de valoración documental. * Programa específico de gestión de documentos electrónicos. * Programa específico de documentos especiales.

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c. Programa de gestión de documentos electrónicos. Este programa se ocupa del diseño, implementación y seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos electrónicos, con estándares tecnológicos y estándares archivísticos, articulado con la integración de sistemas y la interoperabilidad con otras entidades, en el marco de la fase de gobierno electrónico de la iniciativa de Gobierno en Línea.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Planear

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y/o actualizar los documentos relacionados. El Programa incluye entre otros aspectos:

Atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad.

Cumplimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo, tales como diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración.

Aseguramiento para que los documentos conserven su confidencialidad mediante fórmulas de autenticación y perfiles de acceso.

Inclusión de metadatos, interacción con otros documentos e interrelación con expedientes físicos, electrónicos y mixtos.

Transferencia documental dotada de medios de seguridad que garanticen su autenticidad, reproducción completa, la migración y emulación que preserve sus propiedades de manera fidedigna y exacta al original.

X X X X

Hacer

Diseño e implementación de procedimientos electrónicos en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- SGDEA. Que tenga en cuenta, entre otros:

El Modelo de requisitos de documentos electrónicos.

Estandares ISO.

Moreq 2.

Seguridad de los documentos electrónicos (Lineamientos de Gobierno en Línea)

Nuevos requisitos y estándares para la gestión de documentos electrónicos.

X X X X

Planear

Proyecto de integración de Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos - SGDE al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. Tales como:

Correo electrónico institucional.

Visión Web (ATQ, RAJ, DP).

SISAT

SIIJT

SSPS

SIAF, y demás

X X X X

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Hacer

Interoperabilidad de documentos de archivo entre entidades del Estado. Este proyecto comprende la interoperabilidad no solo con el intercambio de información y datos, sino que incluye la validación de instrumentos, técnicas, características y requisitos que desde la gestión documental se requiere para los documentos electrónicos de archivo y expedientes electrónicos interoperen entre entidades.

X X X X


* Cuadro de Clasificación Documental - CCD. * Tabla de Retención Documental - TRD. * Procedimiento de planeación documental. * Procedimiento de producción documental. * Procedimiento de gestión y trámite. * Procedimiento de organización documental. * Procedimiento de transferencias documentales. * Procedimiento de preservación a largo plazo. * Procedimiento de valoración documental. * Programa específico de gestión de documentos electrónicos. * Programa específico de documentos especiales.

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d. Programa de archivos descentralizados. Este Programa regula la gestión de servicios tercerizados de gestión documental con empresas mixtas o privadas, tales como gestión de comunicaciones oficiales y la gestión de archivos de gestión y central, fijando requerimientos en la prestación de los servicios, niveles de seguridad, responsabilidades, costos, monitoreo y control al cumplimiento, acorde con los lineamientos del Programa, la normatividad y estándares aplicables a cada servicio.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin que permitan retroalimentar y/o actualizar los documentos relacionados. El Programa incluyen entre otros aspectos:

La coordinación y armonización con el plan anual de adquisiciones, para la contratación de los servicios tercerizados de gestión documental de la Entidad, especialmente el servicio de comunicaciones oficiales, el de Archivo Central y la custodia de medios.

La evaluación rigurosa en la aplicación de los recursos propios y de inversión destinada a la tercerización de los servicios de gestión documental de la Entidad.

La consideración de los principios de racionalidad, economía y productividad que garanticen la adecuada operación de los servicios tercerizados en todas sus facetas y niveles.

X X X X


* Procedimiento de planeación documental. * Procedimiento de producción documental. * Procedimiento de gestión y trámite. * Procedimiento de organización documental. * Procedimiento de transferencias documentales. * Procedimiento de preservación a largo plazo. * Procedimiento de valoración documental. * Programa específico de documentos especiales.

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e. Programa de reprografía. Este programa se refiera a la formulación de estrategias y requerimientos para la aplicación de las técnicas reprográficas en documentos que necesitan de este proceso; comprende desde la evaluación y análisis de las necesidades del servicio, hasta la captura y presentación de los documentos en formatos electrónicos.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y/o actualizar los documentos relacionados. El Programa incluyen entre otros aspectos:

Diagnóstico de la necesidad del servicio para la reprografía de comunicaciones oficiales, archivos de gestión, Central e Histórico teniendo en cuenta la producción documental a través de las técnicas reprográficas de fotocopiado, impresión y digitalización.

Diseño e implementación del modelo de servicio para el uso de software de impresión, fotocopiado y digitalización para servicios de comunicaciones oficiales y archivos, estableciendo: puntos de atención, centro de costos de impresión y fotocopiado, requerimiento de equipos.

Establecer los requerimientos técnicos para la aplicación de las técnicas reprográficas, en particular en la digitalización utilizando el procedimiento de digitalización certificada y con fines probatorios.

Establecer grado de avance en digitalización requerido en la documentación del archivo central, con el objeto de priorizar las agrupaciones documentales que requieren aplicación de esta técnica reprográfica.

X X X X


* Procedimiento de planeación documental. * Procedimiento de producción documental. * Procedimiento de gestión y trámite. * Procedimiento de organización documental. * Procedimiento de transferencias documentales. * Procedimiento de preservación a largo plazo. * Programa específico de gestión de documentos electrónicos. * Programa específico de documentos especiales.

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f. Programa de documentos especiales. Su objetivo está encaminado al tratamiento archivístico de los documentos gráficos, cartográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros, orales de comunidades indígenas, afrodescendientes o víctimas del conflicto interno armado, contenido de redes sociales, página web e intranet, entre otros, y cuyas características obligan adecuarse a tratamientos no convencionales para su clasificación, ordenación, descripción, conservación, difusión y consulta. Estos documentos con estándares archivísticos deben registrase en el sistema de gestión documental de la Defensoría de Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y/o actualizar los documentos relacionados. El Programa incluyen entre otros aspectos: 1. Integración de soportes especiales al SGDEA. a) Soportes audiovisuales. Se requiere la integración de documentos en soportes especiales, tales como: gráficos, fotográficos, sonoros, audiovisuales, orales de comunidades indígenas o afrodescendientes, que se encuentren tanto en archivos de gestión, archivo central y el Fondo documental acumulado. b) Archivamiento Web. Captura de contenido institucional publicado en la web, por canales tales como: extranet, intranet y redes sociales: Facebook, twitter, entre otros, con el propósito de preservarlo a largo plazo e integrarlo con el SGDEA. 2. Visualización de información. Dada la dispersión de repositorios para consultar información, se requiere la implementación de una solución de búsqueda empresarial que facilite el acceso a los contenidos de diferentes bases de datos, sistemas de información, datos abiertos, y colecciones de documentos de interés para ciudadanos, entidades públicas, usuarios de los servicios y trámites de la Defensoria del Pueblo.

X X X X


* Procedimiento de planeación documental. * Procedimiento de producción documental. * Procedimiento de gestión y trámite. * Procedimiento de organización documental. * Tabla de control de acceso a la información. * Procedimiento de transferencias documentales. * Procedimiento de preservación a largo plazo. * Programa específico de gestión de documentos electrónicos.

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g. Programa de capacitación en gestión documental. Su objetivo es brindar capacitación en temas relacionados con políticas, programas, procesos, procedimientos, planes y proyectos de la gestión documental y la función archivística y demás temas relacionados como la gestión del cambio; con contenidos dirigidos según las necesidades de capacitación de los funcionarios de la Defensoría del Pueblo en todos sus niveles.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Hacer

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Plan, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y/o actualizar los documentos relacionados. El Plan incluyen entre otros aspectos:

La articulación y armonización con el Plan Institucional de Capacitación - PIC del Grupo de Desarrollo del Talento Humano para su inclusión en la programación de inducción y reinducción de funcionarios y contratistas.

Identificar necesidades de capacitación interna en temas de gestión documental y administración de archivos.

Elaborar estrategias de capacitación y monitoreo para su

cumplimiento, cubriendo temáticas de políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, proyectos, servicios, sistemas de gestión, conceptos de gestión documental, administración de archivos, gestión del cambio y de atención al ciudadano.

X X X


* Plan Institucional de Capacitación - PIC. * Programa de gestión del cambio. * Programa de gestión del conocimiento. * Políticas, Programas, Procesos, Procedimientos, Planes, y Proyectos de la gestión documental.

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h. Programa de auditoría y control. El propósito de este Programa es inspeccionar y controlar la implementación y cumplimiento de Políticas, Programas, Procesos, Procedimientos, Planes, y Proyectos de la gestión documental bajo la coordinación y apoyo de la Oficina Control Interno, en el marco del Plan Anual de Auditorias - PAA.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Verificación

Realizar la planeación, elaboración y ejecución del Programa, documentando la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en su desarrollo con el fin de que permitan retroalimentar y/o actualizar los documentos relacionados. El Plan incluye entre otros aspectos:

El seguimiento a la cultura del autocontrol y evaluación, a los requisitos del PGD.

Formulación de esquemas que determinen el grado de conformidad y cumplimiento de las actividades de los documentos de la gestión documental.

Identificar y reconocer las debilidades de las dependencias para la aplicación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Conocer el grado de satisfacción de los usuarios y la visibilidad e impacto de los servicios de la gestión documental.

Desarrollar acciones sostenidas de manera continua para asegurar la calidad de las actividades de la gestión documental de la Entidad.

Analizar y evaluar el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información y el tratamiento de los riesgos asociados a la gestión documental de la Entidad.

X X X


* Plan General de Actividades (Auditorías). * Políticas, Programas, Procesos, Procedimientos, Planes, y Proyectos de la gestión documental.

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i. Programa de gestión del cambio. El propósito de este Programa es promover un ambiente propicio para enfrentar el cambio en la gestión documental en la Entidad, considerando aspectos culturales, la resistencia de las personas, y la comunicación asertiva; con el fin de facilitar la implementación de las acciones que integren a los servidores públicos con las nuevas actividades, insumos, equipos y tecnología de la gestión documental, permitiéndoles satisfacer sus expectativas con respecto a la gestión, misión y visión de la Defensoría del Pueblo.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Actuar


Diagnóstico con enfoque a la gestión de cambio organizativo.

Articulación con las actividades de capacitación de la Entidad.

Articulación con las actividades de gestión del conocimiento.

Creación y/o actualización de directrices o lineamientos para la gestión de documentos e información interna y externa.

X X X X


* Plan Institucional de Capacitación - PIC. * Programa de gestión del conocimiento. * Políticas, Programas, Procesos, Procedimientos, Planes, y Proyectos de la gestión documental.

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j. Programa de gestión del conocimiento. El propósito de este Programa es implementar estrategias sistemáticas que faciliten la transmisión de conocimientos, experiencias y habilidades entre los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, de tal manera que favorezcan a la cultura organizacional hacia una entidad que aprende, conserva su conocimiento, es innovadora y eficiente.

Aspecto /Criterio

Descripción

Tipo de Requisito

A L F T

Planear


Articulación con las actividades de capacitación de la Entidad.

Articulación con las actividades de gestión del cambio

Documentar experiencias.

Generación de conocimiento de carácter científico, a través de

artículos que puedan ser publicado en revistas.

Articulación entre proyectos.

Divulgación asertiva de información.

Facilitar acceso a contenidos.

X X X X


* Plan Institucional de Capacitación - PIC. * Programa de gestión del cambio.

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V. Armonización con Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad

En el marco de la política de eficiencia administrativa la gestión documental está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar los diferentes trámites de la Entidad, así como optimizar el uso de recursos; por lo tanto el PGD se articula con el Sistema Integrado de Gestión, el Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Estratégico, Proyectos de Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR, y con los demás modelos y sistemas de la entidad (MECI, Sistema de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental).

VI. Actualización del PGD

El PGD y su cronograma deben actualizarse en la medida que se actualicen los diagnósticos; cambien los requerimientos técnicos, administrativos, económicos, normativos o legales; se diseñen e implementación otros programas, procesos y sistemas a fines de acuerdo con los principios de armonización y articulación; de igual forma por la conveniencia técnica y administrativa de la Defensoría del Pueblo y sus partes interesadas.

VII. Fase de Seguimiento

Se refiere al proceso de monitoreo y análisis permanente del PGD que se traducirá en acciones de revisión y evaluación de la gestión documental. Por lo tanto, se debe:

Validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo de implementación del PGD en la entidad.

Supervisar y evaluar el funcionamiento y conformidad de los recursos y aplicaciones dispuestos para la gestión documental.

Evaluar que los documentos hayan sido creados y organizados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que estén adecuadamente interrelacionados con los procesos que les dan origen.

Realizar controles periódicos para la identificación de posibles cambios que afecten la gestión documental de la Defensoría

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VIII. Fase de Mejora

Esta Fase tiene como propósito mantener los procesos y actividades de la gestión documental de la Defensoría del Pueblo en disposición continúa y permanente de innovación, desarrollo y actualización, por ello se debe:

Tener en cuenta la política de gestión documental para promover el desarrollo y aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultantes de la evaluación de la gestión documental y de los procesos de revisión, auditoria, autocontrol, análisis de datos, recomendaciones y rendición de cuentas, entre otros.

Establecer planes de mejora orientados a reducir los riesgos identificados en los procesos de gestión documental, previendo acciones relacionadas con los cambios significativos en políticas, requisitos, recursos y necesidades de la Defensoría.

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IX. Anexos

Los anexos que acompañan este documento se publican como anexos en el mismo sitio de la página web de la Defensoría del Pueblo.

a. Cronograma de implementación del PGD b. Matriz de Responsabilidades RACI c. Presupuesto

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X. Bibliografía

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de implementación de un Programa de Gestión Documental –PGD. Bogotá D.C. AGN, 2014. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial, 2000. 9 p. --------.COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1080. (26, mayo, 2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector. Bogotá D.C. Diario Oficial, 2015. 236 h.

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I. ELABORACION

A. Prerrequisitos 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Elaboración y aprobación de la Política de Gestión Documental

2. Conformar equipo interdisciplinario

3. Realizar diagnóstico integral

4. Elaborar, aprobar y publicar instrumentos archivísticos

5. Elaboración y publicación del PGD

II. EJECUCION

A. Procesos de la gestión documental

1. Planeación estratégica de la agestión documental

1.1 Elaborar el proceso de Gestión Documental

1.2 Implementar el proceso de Gestión Documental

1.3 Elaborar lineamientos para la planeación estratégica de la gestión documental

1.4 Implementar lineamientos de la planeación estratégica de la gestión documental

1.5 Sesiones del Comité de Archivo(3 sesiones mínimas)

1.6 Conformar y mantener un equipo de profesionales de diferentes dependencias y disciplinas,

con el fin de establecer los requerimientos normativos, administrativos, económicos,

tecnológicos, de gestión del cambio, así como para lograr armonizar el PGD con los demás

planes y sistemas de gestión de la Defensoría (según requisitos de planes, programas y

proyectos específicos)

1.7 Actualizar el diagnóstico integral de la gestión documental (actualización permanente)

2. Planeación documental

2.1 Elaborar y actualizar el Registro de Activos de Información (permanente)

2.2 Elaborar y actaulizar el Índice de Información Clasificada y Reservada

2.3 Diseñar, adoptar y actualizar el Esquema de Publicación

2.4 Diseñar y normalizar las formas, formatos y formularios registrados en el Sistema

Integrado de Gestión - SIG

2.5 Elaborar directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y administración de

documentos

2.6 Implementar directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y

administración de documentos

3. Producción documental

3.1 Diseñar estrategias de promoción y divulgación de buenas prácticas para el uso eficiente

del papel y las nuevas tecnologías para la producción documental

3.2 Implementar estrategias de promoción y divulgación de buenas prácticas para el uso

eficiente del papel y las nuevas tecnologías para la producción documental

3.3 Formular proyecto para el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica que permita

el adecuado funcionamiento del SGDEA y su integración con los demás sistemas de

información de la Entidad

3.4 Realizar el control unificado de registro y radicación en el SGDEA de los documentos

producidos (Recibidos o generados) por la Entidad

3.5 Realizar un diagnóstico de la producción documental de la Entidad

3.6 Mantener y mejorar los mecanismos de control de versiones y aprobación de los

documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIG

3.7 Diseñar el procedimiento de producción documental

3.8 Implementar el procedimiento de producción documental

4. Gestión y trámite documental

4. 1 Actualizar periódicamente el contenido de la página web institucional en las secciones

asignadas al Grupo de Gestión Documental

4.2 Articular, promover y difundir los instrumentos que facilitan el acceso y consulta de

información pública indicados en la Ley de 1712 de 2014

4.3 Implementar funcionalidades en el SGDEA que faciliten el control y seguimiento a la

atención en tiempos de respuesta a los trámites de las comunicaciones oficiales

Anexo a


Cronograma de Implementación del PGD

20202017 2018FASE 2016 2019

2 de 3

Anexo a



20202017 2018FASE 2016 2019

4.4 Implementar funcionalidades en el SGDEA para el seguimiento, control y disponibilidad de

expedientes en archivos de gestión

4.5 Implementar funcionalidad en el SGDEA para la consulta de los documentos de archivos

4.6 Elaborar e implementar las Tablas de Control de Acceso

4.7 Normalizar el vocabulario de los asuntos institucionales

4.8 Evaluar la accesibilidad y usabilidad de la información para la atención al ciudadano

4.9 Elaborar proyecto de Integración de los sistemas de información de tal manera que

faciliten la búsqueda, recuperación y consulta de documentos de la Defensoría

4.10 Promover el intercambio de información con otras instituciones

4.11 Mejora del servicio de comunicación oficiales a través de flujos documentales en el SGDEA

con el fin de hacer mas eficiente el registro, la vinculación a un trámite, la distribución y

entrega de documentos a los usuarios internos y externos debidamente caracterizados.

4.12 Diseñar el procedimiento de gestión y trámite de documentos

4.13 Implementar el procedimiento de gestión y trámite de documentos

5. Organización documental

5.1 Clasificar los documentos de archivo, físicos y electrónicos de la Defensoría en su respectivo

expediente o unidad documental simple de acuerdo con el CCD y las TRD. (actividad

permanente por parte de las dependencias y regionales de la Entidad).

5.2 Ordenar los documentos que componen un expediente o unidad documental simple

(actividad permanente por parte de las dependencias y regionales de la Entidad).

5.3 Elaborar la hoja de control y/o el índice électrónico para expedientes (actividad


5.4 Realizar la descripción documental a nivel de tipos documentales, expedientes y/o

unidades documentales simples, en primer nivel se utilizar el formato único de inventario

documental, actividad permanente por parte de las dependencias y regionales de la Entidad).

5.5 Elaborar, mantener, actualizar y publicar los inventarios documentales (actividad


5.6 Atender el servicio de consulta y préstamo de documentos de archivos (actividad

permanente por parte de las dependencias, regionales de la Entidad y Grupo de Gestión

Documental - Archivo Central).

5.7 Revisión y actualización del procedimiento de organización documental

5.8 Implementar procedimiento de organización documental

6. Transferencias documentales

6.1 Elaborar el cronograma de transferencias documentales

6.2 Preparar y realizar las transferencias documentales primarias y/o secundarias de archivos

físicos y electrónicos (actividad permanente por parte de las dependencias y regionales de la

Entidad).

6.3 Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los expedientes

objeto de transferencias

6.4 Proyecto para la implementación del Archivo General (Histórico) de la Entidad. Ley 1448

de 2011.

6.5 Diseñar el procedimiento de transferencias documentales

6.6 implementar el procedimiento de transferencias documentales

7. Disposición de documentos

7.1 Aplicar la selección, eliminación o conservación total de los documentos de archivo físicos o

electrónicos

7. 2 Proyectar la realización de la técnica reprográfica indicada a los documentos

7.3 Realizar la eliminación segura de documentos físicos y electrónicos

7.4 Diseñar el procedimiento de disposición de documentos

7.5 Implementar el procedimiento de disposición de documentos

8. Preservación a largo plazo

?

?

?

?

?

3 de 3

Anexo a



20202017 2018FASE 2016 2019

8.1 Diseñar el sistema integrado de conservación

8.2 Implementar el sistema integrado de conservación

8.3 Diseñar el procedimiento de preservación a largo plazo

8.4 Implementar el procedimiento de preservación a largo plazo

9. Valoración documental

9.1 Ajustar y/o actualizar las TRD

9.2 Ajustar y/o actualizar el índice de información clasificada y reservada

9.3 Ajustar y/o actualizar las tablas de control de acceso a la información

9.4 Elaborar y/o implementar Tablas de Valoración Documental (TVD)

9.5 Diseñar el procedimiento de “valoración documental"

9.6 implementar el procedimiento de “valoración documental"

B. Programas específicos de la gestión documental

1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

Planeación y elaboración

Ejecución y actualización del Programa

2 Programa de documentos vitales o esenciales



3 Programa de gestión de documentos electrónicos



4 Programa de archivos descentralizados



5 Programa de reprografía



6 Programa de documentos especiales



7 Programa de capacitación en gestión documental



8 Programa de auditoría y control



9 Programa de gestión del cambio

Estrategias preliminares de gestión del cambio



10 Programa de gestión del conocimiento



III. SEGUIMIENTO

Revisón y evaluación de la gestión documental

IV. MEJORA

Mantener los procesos y actividades de la gestión documental de la Defensoría del Pueblo en

disposición continúa y permanente de innovación, desarrollo y actualización.

1 de 4

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1 Elaboración y aprobación de la Política de Gestión Documental Política C I A R

2 Conformar equipo interdisciplinario Equipo de trabajo A C R I

3 Realizar diagnóstico integral de gestión documental Diagnóstico C I A R

4 Elaborar, aprobar y publicar instrumentos archivísticos Instrumentos archivísticos C I A R

5 Elaboración y publicación del PGD PGD C I A R

6 Elaborar el proceso de Gestión Documental Proceso C I A R

7 Implementar el proceso de Gestión Documental Indicadores C I A R

8 Elaborar lineamientos para la planeación estratégica de la gestión documental Lineamientos C I A R

9 Implementar lineamientos de la planeación estratégica de la gestión documental Indicadores C I A R

10Sesiones del Comité de Archivo(3 sesiones mínimas) y sesiones subcomité interno

de archivo regionalesSesiones C I A R

11

Conformar y mantener un equipo de profesionales de diferentes dependencias y

disciplinas, con el fin de establecer los requerimientos normativos,

administrativos, económicos, tecnológicos, de gestión del cambio, así como para

lograr armonizar el PGD con los demás planes y sistemas de gestión de la

Defensoría (según requisitos de planes, programas y proyectos específicos)

Equipo de trabajo A C R I

12Actualizar el diagnóstico integral de la gestión documental (actualización

permanente)Diagnóstico C I A R

13 Elaborar y actualizar el Registro de Activos de Información Registro I A C R

14 Elaborar y actualizar el Índice de Información Clasificada y Reservada Índice I R C A

15 Diseñar, adoptar y actualizar el Esquema de Publicación Esquema C I R A

16Diseñar y normalizar las formas, formatos y formularios registrados en el Sistema

Integrado de Gestión - SIGFormas, formatos y formularios A R I C

17Elaborar directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y

administración de documentosDirectrices C I A R

18Implementar directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión y

administración de documentosIndicadores C I A R

19Diseñar estrategias de promoción y divulgación de buenas prácticas para el uso

eficiente del papel y las nuevas tecnologías para la producción documentalEstrategias I A R C

20Implementar estrategias de promoción y divulgación de buenas prácticas para el

uso eficiente del papel y las nuevas tecnologías para la producción documentalIndicadores I A C R

21

Formular proyecto para el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica que

permita el adecuado funcionamiento del SGDEA y su integración con los demás

sistemas de información de la EntidadProyecto I A R C

Todas

las

depedencia

s y

regio

nale

s

Anexo b

Matriz RACI

( R = Responsable, A = Supervisor, C = Consultar, I = Informar)


Procesos de la

gestión

documental

Procesos de la

gestión

documental

Ejecución Planeación documental

No. Actividad

Ejecución Producción documental

Elaboración PrerrequisitosPrerrequisitos

Aspecto Producto

Secretaria GeneralVice

DefensorDespacho

Fase Núcleo

2 de 4

Todas

las

depedencia

s y

regio

nale

s

Anexo b

Matriz RACI



No. ActividadAspecto Producto


DefensorDespacho

Fase Núcleo

22Realizar el control unificado de registro y radicación en el SGDEA de los

documentos producidos (Recibidos o generados) por la EntidadRegistro y radicación I A C R

23 Realizar un diagnóstico de la Producción documental de la Entidad Diagnóstico C I A R

24Mantener y mejorar mecanismos de control de versiones y aprobación de los

documentos del Sistema Integrado de Gestión - SIGListado maestro I R A C

25 Diseñar el procedimiento de Producción Documental Procedimiento C I A R

26 Implementar el procedimiento de Producción Documental Indicadores C A I R

27Actualizar periódicamente el contenido de la página web institucional en las

secciones asignadas al Grupo de Gestión DocumentalWeb actualizada A C I R

28Articular, promover y difundir los instrumentos que facilitan el acceso y consulta

de información pública indicados en la Ley de 1712 de 2014Promoción y difusión A I C R

29

Implementar funcionalidades en el SGDEA que faciliten el control y seguimiento a

la atención en tiempos de respuesta a los trámites de las comunicaciones oficiales Funcionalidades SGDEA I A C R

30Implementar funcionalidades en el SGDEA para el seguimiento, control y

disponibilidad de expedientes en archivos de gestiónFuncionalidades SGDEA I A C R

31Implementar funcionalidad en el SGDEA para la consulta de los documentos de

archivosFuncionalidades SGDEA I A C R

32 Elaborar e implementar las Tablas de Control de Acceso Tablas I A C R

33 Normalizar el vocabulario de los asuntos institucionales Vocabulario C I A R

34Evaluar la accesibilidad y usabilidad de la información para la atención al

ciudadanoEvaluaciones A I R C

35

Elaborar proyecto de Integración de los sistemas de información de tal manera que

faciliten la búsqueda, recuperación y consulta de documentos de la Defensoría Proyecto I A R C

36 Promover el intercambio de información con otras instituciones Intercambio I A R C

37

Mejora del servicio de comunicación oficiales a través de flujos documentales en el

SGDEA con el fin de hacer mas eficiente el registro, la vinculación a un trámite, la

distribución y entrega de documentos a los usuarios internos y externos

debidamente caracterizados

Flujos documentales C I A R

38 Diseñar el procedimiento de Gestión y Tramite de Documentos Procedimiento C I A R

39 Implementar el procedimiento de Gestión y Tramite de Documentos Indicadores C I A R

40

Clasificar los documentos de archivo, físicos y electrónicos de la Defensoría en su

respectivo expediente o unidad documental simple de acuerdo con el CCD y las

TRDDoc. Clasificados C I A R

41Ordenar los documentos que componen un expediente o unidad documental simple

Doc. Ordenados C I A R

42 Elaborar la Hoja de Control y/o el Índice Electrónico para expedientes Hoja / Índice C I A R

43Realizar la descripción documental a nivel de tipos documentales, expedientes

y/o unidades documentales simplesDoc. Descritos C I A R

44 Elaborar, mantener, actualizar y publicar los inventarios documentales Inventarios C I A R

45 Atender el servicio de consulta y préstamo de documentos de archivos Registros C I A R

46 Revisión del procedimiento de Organización documental Procedimiento C I A R

47 Implementar el procedimiento de Organización documental Indicadores C I A R

Ejecución Organización documental

Procesos de la

gestión

documental

Gestión y trámite documental

Procesos de la

gestión

documental

Ejecución Producción documental

Ejecución

3 de 4

Todas

las

depedencia

s y

regio

nale

s

Anexo b

Matriz RACI





DefensorDespacho

Fase Núcleo

48 Elaborar el Cronograma de transferencias documentales Cronograma C I A R

49Preparar y realizar las transferencias documentales primarias y secundarias de

archivos físicos y electrónicosTransferencias C I A R

50Verificar la aplicación de la clasificación, ordenación y descripción de los

expedientes objeto de transferenciasRegistros C I A R

51Proyecto para la implementación del Archivo General (Histórico) de la Entidad.

Ley 1448 de 2011.Proyecto C I A R

52 Diseñar el procedimiento de Transferencias Documentales Procedimiento C I A R

53 Implementar el procedimiento de Transferencias documentales Indicadores C I A R

54Aplicar la selección, eliminación o conservación total de los documentos de archivo

físicos o electrónicosDoc. Con Disposición I A C R

55 Proyectar la realización de la técnica reprográfica indicada a los documentos Reprografía de Doc. I A C R

56 Realizar la eliminación segura de documentos físicos y electrónicos Eliminación de Doc. I A C R

57 Diseñar el procedimiento de Disposición de documentos Procedimiento C I A R

58 Implementar el procedimiento de Disposición de documentos Indicadores C I A R

59 Diseñar el Sistema Integrado de Conservación Sistema SIC I A C R

60 Implementar el Sistema Integrado de Conservación Indicadores I A C R

61 Diseñar el procedimiento de Preservación a largo Plazo Procedimiento I A C R

62 Implementar el procedimiento de Preservación a largo Plazo Indicadores I A C R

63 Ajustar y/o actualizar las TRD TRD C I A R

64 Ajustar y/o actualizar el índice de información clasificada y reservada Índice C I A R

65 Ajustar y/o actualizar las Tablas de Control de Acceso a la información Tablas C I A R

66 Elaborar e implementar Tablas de Valoración Documental (TVD) TVD C I A R

67 Diseñar el procedimiento de “Valoración Documental" Procedimiento C I A R

68 Implementar el procedimiento de “Valoración documental" Indicadores C I A R

69 Planeación y elaboración Programa I A C R

70 Ejecución y actualización del Programa Indicadores I A C R

71 Planeación y elaboración Programa I C A R

72 Ejecución y actualización del Programa Indicadores I C A R



75 Planeación y elaboración Programa C I A R

76 Ejecución y actualización del Programa Indicadores C I A R





81 Planeación y elaboración Programa I A R C


83 Planeación y elaboración Programa A C R I

84 Ejecución y actualización del Programa Indicadores A C R I

85 Estrategias preliminares de gestión del cambio Estrategias I A R C



Programa de auditoría y controlEjecución

Programa de gestión del cambioEjecución

Programas

específicos de

la gestión

documental

EjecuciónPrograma de normalización de

formas y formularios electrónicos

Programa de documentos vitales o

esenciales

Ejecución Programa de reprografía

Programa de documentos

especialesEjecución

Programa de capacitación en

gestión documentalEjecución

Programa de gestión de

documentos electrónicosEjecución

Programa de archivos

descentralizadosEjecución

Ejecución Preservación a largo plazo

Ejecución Valoración documental

Ejecución

Procesos de la

gestión

documental

Ejecución Transferencias documentales

Ejecución Disposición de documentos

4 de 4

Todas

las

depedencia

s y

regio

nale

s

Anexo b

Matriz RACI





DefensorDespacho

Fase Núcleo



SeguimientoMonitoreo y

análisisMonitoreo y análisis 90 Revisón y evaluación de la gestión documental Indicadores C I A R

Mejora

Mantener los

procesos y

actividades

Mantener los procesos y

actividades91

Mantener los procesos y actividades de la gestión documental de la Defensoría del

Pueblo en disposición continúa y permanente de innovación, desarrollo y

actualización.

Indicadores C I A R

EjecuciónPrograma de gestión del

conocimiento

Programas

específicos de

la gestión

documental

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - … · normativos para la gestión documental en Colombia, y en general los que atañen a la Defensoría en virtud de sus funciones.

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