Programa de Gestión Documental - MDN

7/24/2019 Programa de Gestin Documental - MDN

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Programa de Gestin DocumentalPDG para laUnidad de Gestin General, Comando General,

Fuerzas Militares y Polica NacionalHacia la Implementacin del Sistema de Gestin de


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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIN ____________________________________________________________ 9

INTRODUCCIN _________________________________________________________ 10

1. OBJETIVO _________________________________________________________ 11

2. ALCANCE _________________________________________________________ 11

3. MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL ________________________________ 12

3.1. Componentes del Modelo _____________________________________ 13

3.1.1. Programa de Gestin Documental PGD _______________________ 13

3.1.2. Sistema de Unidades de Informacin __________________________ 14

3.1.3. Normalizacin _______________________________________________ 16

3.1.4. Sistema de Registros __________________________________________ 16

3.1.5. Ciclo Vital de los Documentos ________________________________ 18

4. RESPONSABILIDADES GENERALES ____________________________________ 19

4.1. Secretara General _____________________________________________ 20

4.2. Ayudantes Generales de Comando General, las Fuerzas Militares y

Secretario General en la Polica Nacional ____________________________ 20


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5.3. Radicacin para el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos

de Archivo -SGDEA __________________________________________________ 31

5.4. Poltica de Gestin de Seguridad de la Informacin _____________ 32

5.5. Clasificacin de las Comunicaciones Oficiales __________________ 33

5.6. Poltica Administrativa __________________________________________ 35

5.7. Poltica Ambiental _____________________________________________ 36

5.8. Poltica de Integracin del PGD con el Sistema de Gestin de

Calidad ____________________________________________________________ 38

5.9. Poltica de Procesos Tcnicos de Archivo Fsicos y Electrnicos ___ 39

5.10. Sistema Integrado de ConservacinSIC ______________________ 406. MEJORA CONTINUA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALPGD __ 41

6.1. Implementacin del PGD_______________________________________ 45

6.2. Mantenimiento del PGD ________________________________________ 48

6.3. Evaluacin y Mejora del PGD ___________________________________ 49

6.4. Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD 50

6 5 Plan de Seguimiento y Actualizacin de las Tablas de Retencin


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7.3.2. Numeracin y Registros de Comunicaciones __________________ 57

7.3.3. Lugar y Fecha ________________________________________________ 57

7.3.4. Datos del Destinatario y Lugar de Destino _____________________ 57

7.3.5. Asunto _______________________________________________________ 59

7.3.6. Cuerpo o Texto ______________________________________________ 59

7.3.7. Final _________________________________________________________ 60

7.3.8. Lneas Especiales _____________________________________________ 62

7.3.9. Identificacin de pginas subsiguientes _______________________ 62

7.4. Caractersticas Externas o de Forma ____________________________ 63

7.4.1 Encabezamiento _____________________________________________ 637.4.2 Elaboracin de Sobres _______________________________________ 66

7.4.3 Otros Aspectos para Elaboracin de Comunicaciones Oficiales 66

7.5. Produccin Documental Basada en Gestin de Procesos de

Negocio ____________________________________________________________ 68

7.5.1 Servicios y Funcionalidades para la Produccin Electrnica deDocumentos ________________________________________________________ 70

8 RECEPCIN DE DOCUMENTOS 74


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8.6. Recepcin de Mensajes de Correo Electrnico __________________ 81

8.7. Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano _______________________ 81

9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ____________________________________ 83

9.1. Distribucin de Comunicaciones Oficiales Externas ______________ 83

9.1.1. Planillas de Distribucin _______________________________________ 83

9.1.2. Apoyos ______________________________________________________ 84

9.2. Distribucin de Comunicaciones Oficiales Internas _______________ 84

9.3. Distribucin de Documentos a travs de Correo Electrnico______ 85

9.4. Pautas para la Distribucin de Documentos _____________________ 85

10. TRMITE DE DOCUMENTOS _______________________________________ 8710.1. Recepcin de Solicitud o Trmite _____________________________ 87

10.2. Respuesta ___________________________________________________ 87

10.3. Trmite de Mensajes de Datos ________________________________ 87

11. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS _______________________________ 88

11.1. Clasificacin documental ____________________________________ 8911.2. Depuracin y Alistamiento fsico de los documentos ___________ 90

11 3 Ordenacin documental 92


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11.7.3. Detalle procedimiento para la incorporacin de las

transferencias documentales al Archivo Central _____________________ 100

12. CONSULTA DE DOCUMENTOS ____________________________________ 103

12.1. Directivas de Consulta y Prstamo con la implementacin del

SGDEA 104

12.2. Etapas para la bsqueda a travs del SGDEA ________________ 104

13. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ______________________________ 107

13.1. Normas de Procedimiento ___________________________________ 108

13.2. Conservacin de Documentos _______________________________ 109

13.2.1. Ubicacin _________________________________________________ 10913.2.2. Aspectos Estructurales _____________________________________ 110

13.2.3. Capacidad de Almacenamiento __________________________ 110

13.2.4. Distribucin _______________________________________________ 110

13.2.5. reas de Depsito _________________________________________ 111

13.2.6. Condiciones Ambientales y Tcnicas _______________________ 11413.3. Sistema Integrado de Conservacin de Documentos _________ 115

13 3 1 Programas de Conservacin Preventiva 116


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14. DISPOSICIN FINAL ______________________________________________ 141

14.1. Disposicin Final de Documentos ____________________________ 141

14.2. Conservacin Total __________________________________________ 141

14.3. Eliminacin _________________________________________________ 142

14.4. Seleccin ___________________________________________________ 143

14.5. Microfilmacin ______________________________________________ 143

8.6. Digitalizacin ___________________________________________________ 143

GLOSARIO _____________________________________________________________ 144

ANEXOS _______________________________________________________________ 156

Ejemplo Formato de Oficio o Comunicacin Oficial ____________________ 156Ejemplo Formato Memorando ________________________________________ 157

Ejemplo Formato Acta General _______________________________________ 158

Ejemplo Formato Circular _____________________________________________ 159

Ejemplo Formato Directiva ____________________________________________ 160

Ejemplo Formato Rotulo para Mobiliario de Archivo ____________________ 162Ejemplo Formato Hoja de Control _____________________________________ 163

Ejemplo Foliacin de Documentos 165


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Tabla de Control de Cambio

Versin Descripcin de Cambio Motivante de Cambio Fecha

1 Documento inicialLuz Marina Aguilera. ArchivoGeneral

18-dic-12


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PRESENTACIN

El trmite de los documentos se inicia en el rea de Gestin Documental buscandoidentificar con precisin, los vnculos tericos que se dan entre el Unidad de GestinGeneral, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional; el manejo de lascomunicaciones oficiales que reciben y envan las dependencias, con otrosprocesos archivsticos esenciales que fortalecen la eficacia de la administracin y de

la conservacin del patrimonio documental del sector defensa.

Todas las actividades relacionadas con la administracin documental,necesariamente deben estar inscritas dentro de los principios que establece laConstitucin Nacional y la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, actividadesceidas a las ms altas exigencias de la tica y de la moral en el servicio alciudadano. Es importante insistir en la necesidad de respetar esos principiosfundamentales, que deben guiar a quien se encarga de desarrollar todo tipo de

procesos archivsticos, y en particular al rea de Gestin Documental, dado que esall el primer contacto que se tiene con la comunidad.

El presente manual indica la manera de elaborar en el sector defensa: la directiva,la nota interna, la carta, la circular, el acta, entre otros, teniendo en cuenta lasdirectrices que sobre el particular establece el compendio de Normas TcnicasColombianas sobre Documentacin (NTC 185), involucrando el concepto deimagen corporativa, la cual incluye, entre otros, la leyenda de pie de pgina.

Se evidencia la puesta en marcha del Programa de Gestin Documental en laEntidad, estableciendo los responsables de la elaboracin de las comunicacionesoficiales a travs del ciclo vital del documento


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INTRODUCCIN

A partir del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nacin, el trminoCORRESPONDENCIA debe ser reemplazado por COMUNICACIONES OFICIALES, dadoque el primer trmino hace alusin a la correspondencia de carcter privado a ttulopersonal y que no demanda trmites para la institucin.

La Administracin Pblica requiere integridad y continuidad en la medida en quepueda documentar los procesos administrativos y facilitar el desarrollo de lasactividades a los servidores pblicos de la Entidad a travs de un sistema dereferencia uniforme y estandarizada para operar con los mismos mtodos y normasen la elaboracin de las comunicaciones. El presente manual tiene por objetoestablecer los principios, normas y el marco conceptual para la administracin delas comunicaciones, que fundamentan la gestin documental y determina los

criterios para la elaboracin, recepcin, registro, alistamiento, radicacin ydistribucin de la documentacin producida y recibida por el Unidad de GestinGeneral, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.

Para que se convierta en una verdadera herramienta, es importante tener encuenta, que este manual debe ser difundido en todos los niveles jerrquicos, siendoresponsable el jefe de la dependencia y cada uno de los servidores pblicos, esdecir, todos deben conocer las normas y procedimientos para la elaboracin y

trmite de las comunicaciones oficiales dentro del Unidad de Gestin General,Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.

En virtud de lo anterior el personal adquiere conocimiento de las normas para tener


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CAPTULO I

1. OBJETIVO

Apoyar la misin del Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, las FuerzasMilitares y Polica Nacional, de cada Unidad y su Comandante, mediante lasalvaguarda de los documentos que en forma inmediata o a futuro se constituyen

en prueba de las correctas actuaciones tanto del Ministerio de Defensa Nacional,Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional, como de sus integrantes, porlo tanto se busca que los documentos, se conserven por el tiempo establecido en laTablas de Retencin DocumentalTRD vigentes, adems de contar con informacinen forma rpida, oportuna y completa, favorece el trabajo de cada Unidad ycoadyuva en la toma de decisiones.

2. ALCANCE

El Programa de Gestin DocumentalPGD, comprende actividades administrativasy tcnicas tendientes a lograr un eficiente y eficaz manejo documental que facilitela produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservaciny disposicin final de los documentos de archivo, independiente de su soporte.

El PGD establece la poltica de gestin documental del MDN y su articulacin con losdiferentes sistemas de gestin ya existentes, como punto de partida para la

implementacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnico de Archivo SGDEA. Servir como base de la instruccin para el personal militar o civil que recibela administracin de los archivos, orientar el trabajo de organizacin yadministracin de los archivos de gestin central e histrico y servir como gua a


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CAPTULO II

3. MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL

El Modelo de Gestin Documental del Ministerio de Defensa Nacional, estsustentado en los requisitos definidos en la Norma Tcnica Colombiana NTC 15489

Informacin y Documentacin. Gestin de Documentos. Mediante laimplementacin de esta norma se espera que el Ministerio supere la fase inicial deorganizacin e intervencin documental, para iniciar una etapa orientada al uso denuevas tecnologas de informacin que apoyen integralmente la gestininstitucional, el servicio al ciudadano y preservacin de la informacin.

Como antecedente para la revisin de los elementos definidos en el presentedocumento se tom en cuenta las recomendaciones y directrices impartidas por el

Archivo General de la Nacin y las polticas documentales definidas por el Ministerioen cuanto a organizacin y administracin de la informacin, a partir de este marcode accin, se plantea un modelo de gestin que responde a las necesidadesnormativas y procedimentales para la implementacin del SGDEA.

El objeto del Modelo consiste en la definicin de los elementos y reglas deinteraccin que sustentan la Gestin Documental Integral en el Ministerio de DefensaNacional, a travs del Grupo Archivo General MDN, brindando un marco de accin

coherente e incluyente con los dems Sistemas de Gestin de la Entidad eimpactando de manera positiva el vnculo existente entre el Ministerio y sus gruposde inters. Dentro de sus funciones y beneficios se encuentran:


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- Desarrollar e implementar los esquemas de archivos administrativos y archivosespecializados a nivel nacional.


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3.1.2. Sistema de Unidades de Informacin

El sistema de archivo del MDN est sustentado en el ciclo vital del documento, esdecir los archivos de gestin, central e histrico de conformidad con lo establecidoen la normatividad vigente. Los resultados del Diagnstico Integral de GestinDocumental del MDN han permitido identificar tres grandes agrupacionesdocumentales, cada una con caractersticas y propiedades diferentes, las cuales

exigen acciones particulares para garantizar su apropiada gestin, conservacin,uso y acceso. Estas agrupaciones son:

- Archivos Administrativos: Corresponde a la documentacin e informacinderivada de los procesos y procedimientos Gerenciales y de Apoyo, as comode las Dependencias que hacen parte de los mismos. Esta informacin ydocumentacin es por lo general comn a todas las entidades del Estado,siendo objeto de consulta y verificacin permanente por parte de los

interesados y los entes de control disciplinario y fiscal. Tambin se consideraparte de esta agrupacin, los archivos e informacin del Grupo Social yEmpresarial de la DefensaGSED y sus Entidades descentralizadas.

- Archivos del Talento Humano: Comprende los archivos de mayor volumen enel Ministerio de Defensa Nacional UGG, siendo objeto de controles msrigurosos en cuanto a la integridad, oportunidad, trmite y acceso. Estdocumentacin se refiere al vnculo laboral con el Ministerio, las

incorporaciones al Servicio Militar Obligatorio, as como de los beneficios yservicios derivados al personal militar activo, retirado, pensionados y civiles.Dentro de estas agrupaciones documentales se consideran los documentosde Sanidad, entendida como el conjunto de bienes y servicios orientados a


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1. Participar en la definicin, desarrollo y ejecucin de las polticas dedefensa y seguridad nacionales, para garantizar la soberana nacional, laindependencia, la integridad territorial y el orden constitucional, elmantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio y el derechode libertades pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombiaconvivan en paz.

2. Contribuir con los dems organismos del Estado para alcanzar lascondiciones necesarias para el ejercicio de los derechos, obligaciones ylibertades pblicas.

3. Coadyuvar al mantenimiento de la paz y la tranquilidad de los colombianosen procura de la seguridad que facilite el desarrollo econmico, laproteccin y conservacin de los recursos naturales y la promocin yproteccin de los Derechos Humanos.

Tambin se vinculan dentro de los archivos de defensa y seguridad nacionaltodos los documentos, archivos e informacin de la Justicia Penal Militar,entendida como una jurisdiccin especializada, encargada de lasinvestigaciones y juzgamiento de los hechos relacionados con el servicio, deconformidad con la Ley 522 de 1999 Cdigo Penal Militar.

Igualmente la custodia, conservacin y unificacin de los y archivos de tipo

operacional y de los Derechos Humanos y DIH debern reglamentarse bajola responsabilidad de las mismas y los Archivos Centrales. Teniendo en cuentaque este tipo de informacin exige un control mximo de seguridadproteccin y acceso, de conformidad a las condiciones definidas por el


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3.1.3. Normalizacin

Comprende una estructura de normas y procedimientos aprobados por el Ministeriode Defensa NacionalUGG para garantizar la ptima implementacin de la polticaintegral de gestin documental. Las normas se destacan:

- El Reglamentacin del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de

Archivo SGDEA del MDN UGG. Consiste en conjunto de normasadministrativos para regular el quehacer archivstico y de gestindocumental. Con la expedicin de estos actos, se fortalecer el marcoestratgico para la administracin de la informacin y har institucional elconcepto del Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA.

- Sistema de Clasificacin Documental. Est conformado por el Cuadro de

Clasificacin Documental, el Mapa Documental y la Tabla de RetencinDocumental. Mediante el reglamento el sistema de clasificacin estarposicionado como un instrumento fundamental para administrar toda lainformacin del MDN-UGG indistintamente de su soporte o medio dereproduccin.

- Procedimientos de Gestin Documental. Las directrices de organizacincomprenden instrucciones documentadas mediante procedimientos e

Instructivos tales como, Organizacin de los Archivos de Gestin y Central,como tambin los criterios y metodologa para la eliminacin o borrado de losarchivos.


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actividades, procesos y evidencias cronolgicas y la interrelacin entredocumentos y categoras de clasificacin.

Procesos del Sistema de Gestin de Calidad. Las directrices del Sistema de Gestinde Calidad y Gestin Documental se armonizan a travs del Grupo de ArchivoGeneral MDN en la implementacin de los flujos de trabajo de cada procedimientoy de la informacin contenida en el Sistema de Clasificacin, especficamente en el

Mapa Documental. As mismo, otros Sistemas de Gestin se pueden acoplar confacilidad debido a que los controles y funcionalidades del SGDEA, se orientan a lasatisfaccin de los requisitos definidos en los procesos o procedimientosimplementados en el Ministerio de Defensa Nacional- Unidad de Gestin General,Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional.

- Seguridad y Auditoria. El propsito de la definicin de estos esquemas consiste

en asegurar la conformidad de los estndares establecidos por el MDN,garantizar que los registros y archivos contenidos y administrados por elSGDEA son aceptados como evidencia probatoria y mejorar la productividady desempeo del Ministerio.

- Capacitacin: Gran parte del xito del proceso de implementacin, estconcentrado en los usuarios y beneficiarios del SGDEA, por ello conviene quelas actividades de capacitacin obedezcan a una metodologa sistmica y

permanente del Ministerio, de otra parte tambin corresponde al compromisoy voluntad que los funcionarios imprimen a la hora de asegurar el desempeodel Sistema. Con la capacitacin formal al interior del ministerio, se pretendeque el usuario adquiera las competencias y habilidades necesarias para


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3.1.5. Ciclo Vital de los Documentos

El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de Archivo Total, es decir,el control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende lasdiferentes fases de formacin del archivo, descritas a continuacin.


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CAPTULO III

4. RESPONSABILIDADES GENERALES

El Grupo de Archivo General de la Unidad de Gestin General del Ministerio deDefensa Nacional, es el ente rector de la poltica archivstica en el Sector Defensa1yest bajo la responsabilidad, de la Direccin Administrativa del MDN - Unidad de

Gestin General; en las Fuerzas Militares de las Ayudantas Generales, en la PolicaNacional de la Secretaria Privada y en las Unidades u Oficinas, de lasAyudantas/Secretarias del Comando de cada una, o quin haga sus veces.

As mismo, los servidores pblicos deben cumplir lo establecido en la Ley 594 de 2000.

Articulo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidorespblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones

titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamenteinventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el

Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de laresponsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Artculo 16.Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de lasentidades pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios

administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a lasentidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn laobligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidadde la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de


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4.1. Secretara General

A travs del Grupo de Archivo General del MDN de la Direccin Administrativa, laSecretara General MDN centraliza y orienta los grupos de trabajo de los Archivos deGestin y los Archivos Centrales: MDN-UGG, CGFM, FF MM y PONAL. As como:

- Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin

de los documentos de archivo, de acuerdo con lo establecido en la LeyGeneral de Archivos.

- Velar por la adecuada organizacin y conservacin de los documentos.

- Velar por la oportuna, eficiente y eficaz prestacin de servicios archivsticos.

- Ordenar la implementacin, controlar el proceso de gestin documental y

ordenar acciones de mejora continua de la misma en el MDN-UGG.

- Presidir el Comit Tcnico de Archivo del MDN y apoyar la emisin de laspolticas archivsticas a aplicar.

- Para la gestin de documentos electrnicos de archivo, se propone:

- Respaldar las instrucciones necesarias dadas para el cumplimiento y

aplicacin del PGD y la implementacin del SGDEA.

- Aprobar el plan de trabajo para la implementacin del SGDEA en el MDN UGG, en representacin de la Alta Direccin.


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cada uno de los procesos del PGD de cara a la implementacin del SGDEA, tendrlas siguientes competencias y responsabilidades:

- Emitir a travs de los archivos centrales de cada fuerza, los cronogramas decapacitacin, de transferencia documental y de visitas de seguimientogenerando los informes respectivos, para la gestin de documentos ensoporte papel y electrnicos de archivo atendiendo los lineamientos

archivsticos del Archivo General de la Nacin. Inclusive de los fondosdocumentales de sanidad, Justicia Penal Militar, acadmicos, dereclutamiento e incorporacin, inteligencia y contrainteligencia, expedientesde derechos humanos y operacionales.

- En coordinacin con los Ayudantes Generales de cada Fuerza y Polica, sevelar por la conservacin de los medios y en especial la estructura de losmetadatos de los archivos y documentos para garantizar la bsqueda,

recuperacin de la informacin y la interoperabilidad de los sistemas deinformacin.

- Evaluar de manera objetiva y sistmica, los sistemas de informacinrelacionados con el quehacer archivstico y de gestin documental, tomandocomo criterios de validacin y anlisis, la normatividad expedida por elArchivo General de la Nacin y estndares internacionales tales comoMOREQ, ISO 15489 y DoD 5015.2 STD (Electronic Record Management

Software Applications Desing Criteria Standard), del Departamento deDefensa de los Estados Unidos de Amrica.

- Simplificar y racionalizar la gestin documental, a travs de la


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Para la gestin de documentos en soporte papel:

- Velar por la continuidad del PGD y coordinar la aplicacin de las polticas quese establezcan para el MDN.

- Desempear la funcin de secretario en el Comit de Archivo de cada unade las Fuerzas y la Polica Nacional.

- Canalizar las solicitudes y requerimientos de la UGG en lo que respecta a laGestin Documental, frente a la aplicacin del PGD y la implementacin delSGDEA.

- Programar visitas peridicas y en cada nivel para evidenciar y evaluar losavances en la aplicacin del PGD y en la implementacin del SGDEA, con elfin de contribuir al sostenimiento de los logros inicialmente planteados.

- Recibir y administrar las transferencias documentales.

- Determinar la asignacin de espacios y depsito adecuados, con las medidasde seguridad requeridas para el almacenamiento de la documentacin delos archivos de gestin de la oficina.

- Designar formalmente un responsable (preferiblemente funcionario civil, para

dar continuidad al cargo), encargado de administrar el recurso documentalen cada una de las dependencias.

Para la gestin de documentos electrnicos de archivo:


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aquellas implicadas en el desarrollo de los procesos de gestin documentaldel MDN.

- Mantener actualizada las TRD, atendiendo la evaluacin continua y lassolicitudes que al respecto se presenten.

- Responder por la parametrizacin de las TRD de la entidad en el SGDEA.

- Aplicar los principios del MDN, dando cumplimiento a la implementacin delPGD y del SGDEA, con la aplicacin de las TRD y el desarrollo detransferencias documentales.

Para la gestin de documentos electrnicos de archivo.

- Responder por la recepcin de mensajes de datos de carcter oficial, que

son dirigidos a su dependencia, velando por su radicacin en el sistema.- Distribuir tareas al interior de su dependencia y realizar el seguimiento

correspondiente a travs del sistema.

- Una vez tramitada y atendida la comunicacin oficial virtual, asegurar laintegracin del documento recibido y la respectiva respuesta en elexpediente que corresponda, de acuerdo con las instrucciones recibidas.


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4.3. Jefes de Oficina /Direccin /Unidad

- Cada productor debe velar por la conformacin, organizacin, preservaciny control de los archivos de gestin, respetando los principios de procedenciay orden original, el ciclo vital de los documentos la normatividad archivstica yla TRD aprobada en cumplimiento de lo anterior el productor debe actualizarsus TRD en coordinacin con el Grupo de Archivo General del MDN y/o

Archivo Central en cada Fuerza y Polica.- El respectivo jefe de oficina es el responsable de velar por la organizacin,

consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su dependencia,sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral cinco (5) de la Ley734 de 2002 para todo servidor pblico.

- En caso de centralizar los archivos de gestin, la responsabilidad no se delega

o traslada, por lo que el Jefe de Oficina debe establecer mecanismos deverificacin que le permitan evidenciar la organizacin adecuada de susexpedientes, tarea que en este caso realizar el Grupo Gestin Documental oquien haga sus veces.

- La responsabilidad de la administracin de documentos virtuales y/oelectrnicos estar a cargo del jefe de dependencia a travs de suscolaboradores y del responsable de la correspondencia designado por el jefe

de la dependencia.

- Frente al control de firmas autorizadas, el jefe de la dependencia comoresponsable de la documentacin recibida y producida en sta, informar a


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4.4. Direccin /Grupo de Sistemas

Para la gestin de documentos electrnicos de archivo.

- Fijar la poltica de generacin de backups y copias de respaldo dedocumentos contenidos en los ordenadores, estableciendo su medio,periodicidad y condiciones de produccin para todas las dependencias, de

manera que se garantice la autenticidad, restauracin y conservacin de lainformacin almacenada en este medio y se atienda lo pertinente a lainteroperabilidad del SGDEA.

- En coordinacin con el Grupo Archivo General, Archivos Centrales en cadaFuerza y Polica Nacional, velar por la conservacin de los medios y enespecial de los metadatos, garantizando la restauracin adecuada decopias como medio alterno de almacenamiento de informacin,

estableciendo para ello los sitios y condiciones ms adecuadas.- La responsabilidad de la conformacin de expedientes virtuales y

electrnicos, compete a los profesionales de cada dependencia, deacuerdo con las funciones y responsabilidades asignadas en los procesos y enatencin a las directrices impartidas a travs del PGD.

- Administrar el SGDEA, parametrizando y estableciendo roles y perfiles de

funcionalidades.- Brindar soporte a los usuarios, realizar los backups de la informacin y

presentar propuestas de mejora al SGDEA.


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Oficiales y de su control por medio del registro nico, adems se fundamenta enatender con diligencia su administracin y el servicio de informacin a los usuariosmarcando el inicio de la gestin documental con arreglo a los procedimientosinstitucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento ytransparencia de la gestin administrativa.

Para el Archivo central de las unidades operativas mayores, menores o quien haga

sus veces, gestionaran de manera centralizada, los pasos concernientes a:produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin ydisposicin final de las comunicaciones oficiales, de tal manera, que estosprocedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestin Documental.

Los Archivos Centrales adelantan actividades de asesora, seguimiento, control,vigilancia, acompaamiento y sensibilizacin a los procesos de gestin documentaly de todas las unidades de informacin del Ministerio de Defensa Nacional.

Atendiendo las directrices del Acuerdo 041 de 2002 expedido por el Archivo Generalde la Nacin, el Ministerio de Defensa Nacional UGG, el Comando General, lasFuerzas Militares y la Polica Nacional, deben atender la reglamentacin pertinenteen cuanto a la entrega de documentos y archivos de las unidades u oficinas que seliquiden o fusionen.

4.6.1. Perfil Gestores Documentales

El personal asignado debe ser preferiblemente civil para dar una proyeccin en elcargo y mantener continuidad en el proceso de capacitacin y con el perfil deTcnico administrativo o su equivalente en las Fuerzas, quienes debern ser


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d. Conocer y utilizar los medios disponibles para prestar asistencia de maneraoportuna, en la bsqueda y consulta de informacin.

e. Conocimiento de los procesos de GPA - BG (Buen Gobierno) y de lasherramientas de informacin gerencial (SUITE).

f.

Ser agente multiplicador de la poltica archivstica.g. Hacer cumplir los parmetros de organizacin de archivo

h. Ejercer control sobre el prstamo de los documentos de archivo

i. Mantener actualizado el inventario documental

j.

Realizar las transferencias primarias al Archivo Centralk. Desarrollar las tareas, operaciones, acciones y trmites reglados por las

normas de procedimiento de archivo para la organizacin, control,evaluacin, conservacin, preservacin y servicios.

l. Apoyar la implementacin de nuevas tecnologas para la gestindocumental, informando sobre procesos y procedimientos que se desarrollan

en su dependencia.m.Recibir las solicitudes e inquietudes que presenten los funcionarios de su

dependencia para mejorar el SGDEA, con el fin de informarlas al responsable


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cabeza del Jefe de cada una de las dependencias u oficinas.

El Gestor Documental debe garantizar la eficiencia en los procesos archivsticosa travs del cumplimiento de las tareas descritas anteriormente.

La conformacin y organizacin de los expedientes ser responsabilidad de losservidores pblicos o reas que intervienen en el trmite de los distintos asuntosde las dependencias.

4.6.2. Perfil Directores de Unidades de Informacin

Los Directores de las unidades de informacin tales como: Archivos, Bibliotecas,Museos, Centros Documentales, Centros Audiovisuales entre otros, debe serpreferiblemente un civil o un Militar profesional en el rea de archivstica obibliotecologa, con el fin de cumplir con los requisitos tcnicos para la

implementacin de servicios de informacin, desarrollo de colecciones, estudios deusuarios, optimizacin de recursos enmarcados con los criterios de conservacin dela memoria y recuperacin del patrimonio documental del Ministerio, al igual que enla promocin de sus programas y servicios generando un sentido de pertenencia porla Institucin. As mismo, tener conocimientos en sistemas de gestin de calidad,habilidades y competencias en el manejo de sistemas y tecnologas de lainformacin que apoyen a la Entidad en la optimizacin de sus actividades yrecursos.


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CAPTULO IV

5. CONCEPTUALIZACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La poltica de gestin documental est inscrita en los planes de accin del Grupo deArchivo General - UGG, CGFM; FF.MM y PONAL el cual tiene una interaccin directacon los planes de accin de los Grupos de Sistemas y de Desarrollo Organizacional,

en lo que respecta a temas de calidad.

El personal de Gestores Documentales, cuentan con el perfil mencionadoanteriormente, adems de conocer la estructura organizacional de la entidad y lasfunciones de cada una de sus dependencias.

5.1. Lineamientos de la Poltica Cero Papel en la Administracin Pblica

INTERPRETACIN DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 04 - Eficiencia Administrativa yLineamientos de la Poltica Cero Papel en la Administracin Pblica.


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Es una consecuencia de la administracin electrnica que se refleja en la creacin,gestin y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos,gracias a la utilizacin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

La oficina Cero Papel no concibe la eliminacin radical de los documentos enpapel. La experiencia de pases que han adelantado iniciativas similares hademostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentoselectrnicos en la medida que el Estado no puede negar a los administrados lautilizacin de canales presenciales o en papel2. (Gua de buenas prcticas parareducir el consumo de papel- Ministerio de tecnologas de la informacin y lascomunicaciones- 28 septiembre de 2011).

5.2. Firma Electrnica

De acuerdo con el decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se

reglamenta el artculo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrnica.se define ala firma electrnica bajo mtodos tales como, cdigos, contraseas, datosbiomtricos, o claves criptogrficas privadas, que permite identificar a una persona,en relacin con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable yapropiado con respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todaslas circunstancias del caso, as como cualquier acuerdo pertinente.

El uso de una firma electrnica tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una

firma manuscrita, si aqulla incorpora los siguientes atributos:1. Es nica a la persona que la usa.2. Es susceptible de ser verificada.


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caractersticas de autenticidad, veracidad y legitimidad de las claves criptogrficasy la integridad de un mensaje de datos, contemplado en la Ley 527 de 1999.

La naturaleza de la funcin de las entidades de certificacin se considera como laprestacin de un servicio pblico.

Uso de los servicios de certificacin es el archivo confiable de datos, Ley 527 de 1999

5.3. Radicacin para el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos deArchivo -SGDEA


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5.4. Poltica de Gestin de Seguridad de la Informacin

5.4.1. Medidas de Seguridad en Recepcin de Documentos Fsicos

Todo sobre, paquete o envo postal, ser revisado por el detector de metales, perroantiexplosivos u otros mecanismos contemplados en cada una de las Fuerzas yPolica Nacional.

Se proceder con especial cuidado con las comunicaciones que presenten lassiguientes seales sospechosas, entre otras:

- Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalga.- Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.- Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.- Correspondencia en la cual slo figura como destinatario el cargo, sin

nombre.

Los documentos con clasificacin de seguridad secreto y ultrasecreto, deben serarchivados en la bveda de seguridad de la seccin de contrainteligencia. Losclasificados como restringido, confidencial y reservado, en archivador o caja fuertede las secciones correspondientes. La documentacin marcada exclusivo decomando, debe ser tramitada por la Ayudantas.

5.4.2. Caratula de Seguridad

Los documentos clasificados mientras no se encuentren archivados, deben estar


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clasificada, asimismo, coordina la realizacin de los estudios de seguridad delpersonal que vaya a laborar en la institucin.

5.5. Clasificacin de las Comunicaciones Oficiales

5.5.1. Comunicacin Normal y/ o de Rutina

son las comunicaciones que ingresan y salen a travs de las mesas de entrada delas reas de Gestin Documental o quien haga sus veces, de la Unidad de GestinGeneral, Comando General, Fuerzas Militares y Polica Nacional, y a sus servidorespblicos en calidad de tales y cuyo contenido es de conocimiento pblico.

5.5.2. Comunicacin de Tipo Ultrasecreto, Secreto, Reservado, Confidencial,Restringido y Exclusivo de Comando

Son las comunicaciones que ingresan y salen a travs de las mesas de entrada delas reas de Gestin Documental o quien haga sus veces, dirigidas o recibidas de lasUnidades que integran el sector defensa y a sus servidores pblicos en calidad detales y cuyo contenido debe ser conocido nicamente por el destinatario. Estacomunicacin, slo se definir as cuando el sobre o empaque que la contienehaga explcita su categora y ser registrada en el sistema con la informacindisponible del remitente y el destinatario institucional y debe ser manejada deacuerdo al manual de contrainteligencia:

a. Ultrasecreto: informacin pertinente a actividades o planes de Defensa


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d. Confidencial: informacin que por su contenido solo interesa a quien vadirigida y cuya divulgacin no autorizada puede ocasionar perjuicios adeterminada entidad o personas.

e. Restringido: es aquella informacin dirigida a los miembros de la institucin yque se debe proteger del conocimiento de personas extraas a la misma.

f. Exclusivo de Comando: no corresponde a ningn grado de clasificacin deseguridad. Se emplea cuando se requiere que la informacin contenida enel documento as marcada sea conocida directamente por el comandante.Dicha informacin puede ser clasificada o no y su divulgacin queda adiscrecin del Comando que la recibe.

Las comunicaciones oficiales que lleguen al rea de Gestin Documental o quienhaga sus veces y tengan en el sobre cualquiera de las anteriores clasificaciones, nose abren y solo se les asigna el nmero consecutivo, registrando fecha, suclasificacin de seguridad, destino y los datos quefiguren en el sobre.

5.5.3. Segn el Grado de Prioridad. (Recibidas)

a. Comunicaciones de rutina: son las que deben ser tratadas bajo elprocedimiento normal teniendo en cuenta los principios de eficiencia,eficacia y celeridad.

b. Comunicacin (urgentes, quejas, requerimientos, peticiones, derechos de


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5.5.4. Promesa de Reserva

Es un documento donde se registra el compromiso con la institucin militar o policial,con implicaciones jurdicas, de acuerdo a la legislacin vigente, que se toma porescrito al servidor pblico de la Unidad de Gestin General, Comando General,Fuerzas Militares y Polica Nacional, autorizado para el manejo de informacin con elfin de no divulgar su contenido. A este personal se le debe ilustrar las consecuenciasdisciplinarias o penales de su incumplimiento de conformidad con la normativavigente.

5.5.5. Medidas de Seguridad en Recepcin de Documentos Electrnicos de Archivo

El SGDEA podr interoperar con algunos de los Sistemas de Informacin ya existentesen el MDN, CGFM, FF MM y PONAL para lo cual se establecer la informacin quedeba compartir con cada uno de ellos en su implementacin.

En la parametrizacin del SGDEA se establecern perfiles y roles con relacin directaa los cargos y responsabilidades de los funcionarios, con el fin de proteger ladocumentacin en lo que respecta a su consulta, utilizacin, modificacin odestruccin sin la debida autorizacin, adems de la realizacin de auditoras yseguimiento a los cambios o modificaciones de los documentos, para lo cual, sedeber establecer usuarios y contraseas para los funcionarios, respetando lossistemas de autenticacin existentes en el MDN.

5.6. Poltica Administrativa


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5.7. Poltica Ambiental

Con el fin de integrar acciones de gestin documental y Archivo a la polticaambiental del MDN3, que permitan reducir el impacto producido por elcalentamiento global y los cambios climticos4, los servidores pblicos debernrealizar las actividades descritas a continuacin:

5.7.1. Ahorro en Servicios Pblicos

Dirigido al ahorro de energa y agua en las dependencias de archivo MDN-UGG,CGFM, FF MM y PONAL, a travs de:

- La ubicacin de dispositivos automticos de apagado de luz en las reas dearchivo y depsitos, que no se ocupan ni son utilizadas continuamente.

- Encender la iluminacin de acuerdo con los programas establecidos para lasdependencias de archivo y solo cuando no hay luz natural suficiente en lasreas de trabajo.

- Verificar que los equipos queden desconectados y la luz apagada al salir delas oficinas.

- Verificar la programacin de encendido de equipos tcnicos en lasdependencias de archivo.


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revistas, libros, carpetas de papel o cartulina, impresos publicitarios, embalajesde papel o cartn.

b. La clasificacin del material para reciclar, ubicndolo en los recipientes quesean seleccionados para ello, diferenciando papel, plstico, vidrio, etc.

c. La recoleccin mediante el mecanismo y frecuencia que sea dispuesto por elMDN-UGG CGFM, FF MM y PONAL para recoger el contenido de losrecipientes de las diferentes dependencias y proceder a su almacenamiento.

d. El almacenamiento como acopio del material reciclable recolectado en elpunto que sea definido por el MDN-UGG, CGFM, FF MM y PONAL paraentregar a la persona natural o jurdica que se haya designado para sureciclaje.

e. El control y monitoreo de vectores y zoonosis, relacionado directamente conaquellos factores que son identificados en el SIC y que corresponde a lasfumigaciones en las reas de Archivo de acuerdo con el plan propuesto.

f. La gestin integral de residuos peligrosos con la recoleccin y elalmacenamiento de los residuos de extintores y balastros daados, que sernentregados a empresas especializadas en su disposicin final. (ver cuadro)

5.7.3. Responsabilidades Frente a la Gestin Ambiental5

RESPONSABLE ACTIVIDAD (ES)


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RESPONSABLE ACTIVIDAD (ES)

Realiza seguimiento de las cantidades entregadas alprograma de reciclaje para establecer la reduccin de losvolmenes de residuos generados y el ahorro de gastos depapelera.

Asesora en el acondicionamiento del centro de acopio,

verificando la capacidad y destino del materialrecolectado.

Coordina la publicacin bimensual de las estadsticas decumplimiento de la poltica ambiental y la relacionada conla gestin documental, a travs de los indicadoresestablecidos para tal efecto.

Asesora en el control de fumigaciones y coordina la

entrega de residuos de acuerdo con el mantenimientorealizado a las instalaciones.

Grupo Logstico o quienhaga sus veces.

Coordina el centro de acopio para el MDN, CGFM, FuerzasMilitares y Polica Nacional.

Coordina la disponibilidad del personal de apoyo requeridopara la actividad de recoleccin y almacenamiento.

Coordina la adquisicin y ubicacin de los elementosrequeridos para la actividad de clasificacin del materialreciclable en cada una de las dependencias del MDN,


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- Las instrucciones documentadas, tales como, procedimientos, instructivosguas, formatos y directrices de gestin documental, se incluyen dentro delciclo de aprobacin de los documentos de sistema de gestin de calidadcomo un mecanismo de apoyo a la gestin y como normalizacin de lasactividades archivsticas del Ministerio de Defensa Nacional.

- El mecanismo idneo para realizar la verificacin del cumplimiento de lasnormas y directrices de gestin documental, es la auditoria interna, siendoeste proceso vinculante de los profesionales con idoneidad y criterios tcnicosnecesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos.

- Las actividades relacionadas con la implementacin del programa de gestindocumental en el ministerio de Defensa Nacional, estn sustentadas en elciclo de mejoramiento continuo Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

5.9. Poltica de Procesos Tcnicos de Archivo Fsicos y Electrnicos

Estas polticas para la gestin de documentos fsicos, electrnicos y digitales dearchivo en el MDN-UGG, CGFM; FF.MM y PONAL, son:

- La TRD es la herramienta gua para las organizacin de los archivos, por lo quedebe aplicarse en todo el MDN-UGG. CGFM; FF.MM y PONAL

- El SGDEA interopera con los dems sistemas de informacin existentes en elMDN-UGG. CGFM; FF.MM y PONAL.


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- Todas las dependencias debern implementar en el SGDEA, las directricesfijadas en el PGD para la conformacin de series y expedientes electrnicos.

- La conformacin de expedientes virtuales y/o electrnicos condocumentacin electrnica de archivo cumplir con los principiosarchivsticos de procedencia y orden original, para lo cual se establecer unarelacin entre documentos y registros a travs de identificadores (metadatos).

- Un expediente virtual est conformado por documentos de archivoproducidos electrnicamente que son inmodificables y/o documentosdigitalizados que hagan parte integral del expediente.

- En la implementacin del SGDEA los usuarios tendrn una cuenta de accesoque los identifica, razn por la cual son responsables del manejo que den a lacitada clave de acceso, de acuerdo con el sistema de autenticacinexistente en el MDN-UGG. CGFM; FF.MM y PONAL.

5.10. Sistema Integrado de Conservacin SIC

El Ministerio de Defensa Nacional adopta las siguientes directrices como marco deactuacin para la implementacin del Sistema Integrado de ConservacinSIC, as:

- La implementacin del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin bajola norma ISO 27000, considera los elementos de proteccin, prevencin ysalvaguarda de la informacin de conformidad con el Sistema Integrado deConservacin.


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CAPITULO V

6. MEJORA CONTINUA PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD

La gestin documental busca coordinar las actividades administrativas y tcnicastendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin,facilitando su utilizacin y conservacin, por lo que el PGD se asume con la

adopcin e integracin de todos los procesos institucionales del MDN-UGG.

Por tanto, a travs del PGD se logra una administracin documental eficiente,partiendo del manejo de la documentacin en soporte fsico proyectado a laautomatizacin y la utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos a travs de laimplementacin del SGDEA, con el fin de asegurar la oportuna toma de decisiones,la optimizacin de recursos, la eficiencia y la eficacia en la gestin administrativa delMDN-UGG.

Por lo anterior el Sistema de Gestin del PGD obedece a un ciclo PHVA (planear,hacer, verificar, actuar), con lneas concretas que faciliten su implementacin demanera efectiva, contemplando su establecimiento, la determinacin y anlisis derequerimientos de informacin y documentacin, su mantenimiento, evaluacin ymejoramiento continuo, como un plan a corto, mediano y largo plazo, donde elGrupo Gestin Documental o quien haga sus veces, garantice su adecuadodesarrollo, defina polticas generales de gestin documental y seale directrices que

faciliten el planeamiento de la administracin documental en el MDN-UGG.


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Ciclo PHVA de Programa de Gestin Documental

Por tanto el presente documento adems de contener las directrices para cada


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DOCUMENTACIN EXTERNA


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Actualmente el MDN-UGG, CGFM, EJC. ARM, FAC y PONAL, ha normalizado

actividades frente a su Gestin Documental, sin embargo, para la implementacindel PGD es necesario que la reglamentacin, se ajuste a las directrices establecidasen este documento.


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Etapas para la Implementacin del PGD en el MDN-UGG.

6.1.1. Etapa 1. Manejo de Expedientes en Soporte Papel

La primera etapa atender los procesos del PGD para los archivos en soporte papel,

por lo que para cada uno de ellos se deben aplicar las directrices fijadas en elcaptulo tres (3) del presente documento, con el fin de dar un buen manejo a estadocumentacin y asegurar la transicin de informacin a soporte electrnico con lai l t i d l SGDEA


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Asimismo, teniendo en cuenta las caractersticas de los depsitos donde sealmacenan y custodian los archivos, el rea encargada de su administracin ycontrol deber considerar lo fijado en el Sistema Integrado de Conservacin SIC,con el fin de garantizar la conservacin de aquellos documentos que se encuentrenen soporte papel.

Finalmente el Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, realizaracompaamiento a las dependencias para la aplicacin de las directrices del PGDy para hacer seguimiento de las actividades del mismo.

La implementacin del SGDEA se har de forma gradual, sin que ello consideredesaparecer la administracin de los actuales expedientes en soporte papel, elsistema comprende nuevas funcionalidades que buscan optimizar los recursos ytiempos de respuesta. En tal sentido, las dependencias continuaran recibiendo ytramitando las comunicaciones en papel que se reciban a travs de las unidades decorrespondencia. La implementacin de los procedimientos de negocio delMinisterio de Defensa Nacional UGG, transforma la tradicional manera deadministrar la informacin, optimizando las actividades y almacenando lasevidencias necesarias en cumplimiento de sus funciones.

6.1.2. Etapa 2. Inclusin de Imgenes Digitalizadas

La segunda etapa toma las imgenes digitalizadas, producto del proceso queactualmente desarrolla el MDN-UGG con la digitalizacin de la correspondencia deentrada, siendo necesario digitalizar tambin la documentacin de salida y aquellosdocumentos en soporte papel que se requieran para la conformacin e integridad


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6.1.3. Etapa 3. Inclusin de Documentos Electrnicos de Archivo

La tercera etapa atiende a los procesos del PGD para los documentos electrnicosde archivo y el manejo de mensajes de datos. En esta etapa el SGDEA seimplementar en los procesos y procedimientos elegidos por el MDN-UGG deacuerdo con los resultados obtenidos y las recomendaciones dadas en elDiagnstico Integral de gestin documental, calidad y TIC, para la documentacinque ha sido producida y almacenada nicamente en medio magntico.

De esta manera el MDN-UGG a travs del uso de nuevas tecnologas y laimplementacin del SGDEA lograr un incremento de su productividad, optimizandoel manejo documental, facilitando y haciendo oportuno el acceso a la informacin,reduciendo grandes volmenes documentales.

En resumen para la implementacin del PGD en el MDN-UGG, el responsable de laGestin Documental o quien haga sus veces, deber adelantar cada una de estasetapas, desarrollar el Plan de Capacitacin atendiendo las necesidades de laentidad, sus dependencias y la normatividad.

6.2. Mantenimiento del PGD

Para el mantenimiento del PGD desde el aspecto documental fsico, hasta laimplementacin del SGDEA, el responsable de la Gestin Documental del MDN-UGGo quien haga sus veces, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Solicitar la inclusin de registros relacionados con el control de documentos


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registros y/o TRD, as como el cambio en procesos y/o procedimientos,ocasionar una actualizacin inmediata al PGD.

- Realizar de forma permanente evaluaciones para mejorar formatos de losdocumentos de archivo, como fuente de informacin para los flujosdocumentales y por consiguiente la actualizacin del PGD.

- Mantener al da los reportes de los indicadores establecidos para el procesode Gestin Documental, de manera que se pueda realizar una constanteretroalimentacin como herramienta til para la toma de decisiones de caraa las exigencias y necesidades que surjan.

- Con la implementacin del SGDEA, es necesario adecuar el PGD atendiendoa las situaciones que surjan, evitando que ste quede obsoleto, inservible y/oinaplicable.

6.3. Evaluacin y Mejora del PGD

Para perfeccionar los resultados esperados frente a la ejecucin del PGD, elresponsable del Grupo Gestin Documental o quien haga sus veces, deber:

- Planear el seguimiento de la Gestin Documental y la implementacin delPGD desarrollando cada ao una evaluacin que permita analizar elimpacto, las desviaciones y los logros de su ejecucin.

- Realizar las evaluaciones de Gestin Documental, de acuerdo con lo


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impacto del PGD segn los procesos y procedimientos en los que se involucrela dependencia, la verificacin de las actividades programadas y elcumplimiento de la normatividad interna y externa en materia de GestinDocumental.

- Mejorar y ajustar continuamente los mecanismos de control frente a laGestin Documental, de manera que se logre una retroalimentacin en loque respecta a cambios en la realidad sobre la que aplica el PGD.

- Evaluar anualmente el desarrollo de la Gestin Documental en el MDN-UGG,de acuerdo con los planes, programas, proyectos, polticas y normatividad enmateria de archivos, con el fin de garantizar un desempeo efectivo.

- Llevar al Subcomit Tcnico de Archivo del MDN-UGG los resultadosobtenidos en las evaluaciones para su verificacin, as como las sugerencias yrecomendaciones para la aprobacin de cambios y/o ajustes que serequieran.

- Socializar constantemente los resultados obtenidos en las evaluaciones alinterior del MDN-UGG, como mecanismo de enlace entre los usuarios y elSGDEA, donde se muestren las ventajas del sistema, las contribuciones a laGestin Administrativa y el apoyo al logro de los objetivos institucionales.

- Verificar la disponibilidad documental de la informacin que evidencia latoma de decisiones en los diferentes niveles jerrquicos de la estructuraorganizacional del MDN-UGG, para asegurar el cumplimiento de lasdirectrices frente a acceso y consulta de informacin.


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El Plan de Capacitacin para la Implementacin y Ejecucin del PGD en el MDN-UGG, est dirigido a funcionarios de la Alta Direccin, Jefes de Unidades,Dependencias y Grupos, Profesionales de las reas de Archivo y Tecnologa yPersonal involucrado en procesos de Gestin Documental, y sean agentesmultiplicadores de la poltica archivstica, para brindar conocimientos bsicos a loscolaboradores en materia de archivo para la documentacin en soporte fsico y/oelectrnico, teniendo en cuenta que la Gestin Documental afecta y apoya todaslas actividades administrativas en concordancia con la poltica de transparenciaadministrativa.

6.5. Plan de Seguimiento y Actualizacin de las Tablas de RetencinDocumental

El Plan de Seguimiento y Actualizacin de las TRD, se desarrolla teniendo en cuentalos siguientes aspectos:

- Las TRD se aplican en cada dependencia a partir de su aprobacin por partedel Comit Tcnico de Archivo del MDN-UGG y sirven de referente para laorganizacin y conformacin de series y subseries de los documentos yaproducidos, siempre y cuando correspondan a la misma estructuraorganizacional sobre la cual se bas su elaboracin.

- Las modificaciones a las TRD que surjan del seguimiento o por solicitud directadel jefe de la dependencia, debern ser evaluadas por el Archivo Central/Grupo Gestin Documental de cada fuerza y presentadas al Comit Tcnico


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DESARROLLO PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

El Programa de Gestin Documental debe integrarse con todas las funcionesadministrativas, as como con otros sistemas de gestin e informacin, aplicativos ydems herramientas informticas de las que haga uso el MDN, UGG, CGFM, FF.MM yPONAL.

As mismo en cada una de las etapas del Programa de Gestin Documental setendr en cuenta lo establecido en la norma NTC GP1000:2009 en los numerales4.2.3 y 4.2.4 en relacin con el control y gestin de los documentos y registrosrequeridos por el sistema de gestin de calidad. Adems de la Norma ISO 15489Informacin y Documentacin y Norma ISO 27001, Seguridad de la Informacin,cuyo objetivo es normalizar las polticas, procedimientos y prcticas de la gestin dedocumentos de archivo con el fin de asegurar que se crean, capturan y administran

de manera adecuada, como evidencia de las actividades y facilitando surecuperacin de modo ms eficiente y eficaz.

Esta metodologa se basa en la mejora continua, de acuerdo con la definicin deobjetivos y la elaboracin de procedimientos que permiten la medicin deresultados y la incorporacin de acciones correctivas.


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7. PRODUCCIN DOCUMENTAL

El subproceso de produccin documental, considera la identificacin y descripcinde los elementos necesarios para garantizar la elaboracin normalizada de losdocumentos y comunicaciones que el Ministerio de Defensa Nacional, UGG, CGFM,FF.MM y PONAL, utilizan como evidencia objetiva en cumplimiento de sus funciones.

A continuacin se describen las directrices, para la elaboracin de los documentos:

7.1. Instrucciones Documentadas para la Elaboracin de los Documentos

El Ministerio De Defensa Nacional, UGG, CGFM, FF.MM y PONAL, tienen procesos yprocedimientos aprobados dentro del Sistema de Gestin de Calidad.

La produccin de los documentos est sustentada en la satisfaccin de lasnecesidades, directrices y normatividad vigente descrita en cumplimiento de losprocesos, procedimientos y funciones.

Aspectos a tener en cuenta:

- Los documentos se elaboran, controlan y actualizan de conformidad alnumeral 4.2.3. Control de Documentos de la Norma ISO 9000:2008.

- El Ministerio de Defensa Nacional, adopta las recomendaciones y parmetrosestablecidos en la Gua Tcnica Colombiana GTC 185 DocumentacinOrganizacional. Esta norma tiene en cuenta los aspectos generales de lascomunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de


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- Los documentos generales para uso de toda la Organizacin esta disponiblesen el Sistema Gestin Pblica ActivaGPA:

o Oficios o Comunicaciones Oficiales,o Memorando,o Circular,o Actas de Reuniones yo Directivas.

- Los formatos y plantillas vinculadas a los procesos y procedimientos seacompaan de un instructivo o ayuda para su apropiado diligenciamiento.

- La elaboracin de plantillas y formatos debe centrarse en el usuario,facilitando su diligenciamiento y acceso.

- En cuanto a la elaboracin de la hoja de transmisin por telefax de telefaxs,es preciso seguir las recomendaciones de la Norma Tcnica Colombiana NTCNo. 3580.

7.2. Consideraciones de Estilo e Identidad Corporativa

El Ministerio de Defensa Nacional tiene aprobado el Manual de Estilo e IdentidadCorporativa el cual rene los estndares de diseo e identidad corporativa,necesarios para establecer un mensaje visual claro y definido aplicado a todos losmateriales que se utilicen para su proyeccin. Con el fin de hacer entendible el


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- Las comunicaciones oficiales se elaborarn en original y una copia:

o Original para el destinatario.o Copia para la dependencia de origen, la cual se encuentra certificada

y almacenada en el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicosde ArchivoSGDEA.

7.3. Caractersticas Internas o de Contenido

7.3.1. Redaccin de los Documentos

o Redaccin sencilla, clara, concreta, breve y corts.o En lo posible un solo asunto o tema por comunicacin.

- Es recomendable tildar las vocales escritas en mayscula sostenida.

- Se debe utilizar mayscula sostenida para resaltar algn dato sin exagerar suuso.

- Se deben escribir con mayscula inicial los nombres propios de las personas,lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Los nombresgenricos (Sustantivos comunes como banco etc.) no se distinguen conmayscula.

- Para transcripcin de un texto se deja una sangra de cuatro espacios a laizquierda y cuatro a la derecha.


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7.3.2. Numeracin y Registros de Comunicaciones

Las comunicaciones oficiales tienen asignado un nmero consecutivo de registro desalida, el cual identifica la dependencia a la que pertenece y la fecha de registro.

El Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA, tieneimplementado los procedimientos de Gestin de Comunicaciones Oficiales, el cualadministra la numeracin consecutiva por ao para los siguientes documentos:

- Actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas),- Memorandos,- rdenes,- Contratos,- Oficios o Comunicaciones oficiales de entrada o salida y- Actas.

7.3.3. Lugar y Fecha

Toda comunicacin oficial tiene relacionado el lugar o sitio geogrfico donde seorigina el documento y la fecha de produccin. La estructura de la informacin es lasiguiente: el lugar (sitio geogrfico) donde se encuentra la Unidad o dependenciaque origina el documento, seguido de una coma, la fecha, as: el da en letras ynumero separados entre s por una coma, luego el mes en letra minscula y ao ennmero.

Ejemplo:


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Ejemplo:

Bogot D.C., 17 de abril de 2012

SeoraMARA NORMELBA RENGIFO DE MOLINA

Calle 11 No. 1750 Barrio RicaurteBuga, Valle del Cauca

Los datos del destinatario y lugar de destino, se insertarn de la siguiente forma:

- Tratamiento o ttulo acadmico con mayscula inicial y en la primera lnea;

- Nombre del destinatario en la segunda lnea, en mayscula sostenida o conmayscula inicial sin negrilla;

- Cargo del destinatario en la tercera lnea, se escribe con mayscula inicial, sies muy extenso se puede repartir en la lnea siguiente;

- Entidad o empresa a la que pertenece el destinatario, se escribe en la lneasiguiente al cargo con la denominacin ms ampliamente conocida. En casode nombre completo de la empresa se escribe con mayscula inicial;

- Direccin o apartado del destinatario y se escribe en la lnea siguiente a la


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7.3.5. Asunto

Es la sntesis del tema de la comunicacin oficial, expresada en mximo cuatropalabras, con mayscula inicial y sin subrayar.

El asunto se escribe contra el margen izquierdo si se usa el estilo bloque extremo, si seescribe en estilo bloque el asunto se escribe en la parte del centro del escrito haciala derecha, alineando con el nmero y la fecha.

Se escribe a tres interlneas de los datos del destinatario cuando no hay saludoindependiente y a dos cuando lo hay.

Cuando se d respuesta a una comunicacin sta debe ligarse o derivarse en elsoftware del documento que la gener e indicarse el nmero, la sigla de ladependencia de origen y la fecha.

Ejemplo:

Asunto: Refirame a su comunicacin-003241-CGFM-EM-CD3 del 28-Noviembre-2006. Solicito aclaracin a lo dispuesto por ese Comando enradiograma No. 25

7.3.6. Cuerpo o Texto

El cuerpo o texto es la parte principal del documento en el que, se expone


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cuando no hay asunto ni saludo y a tres interlneas o espacios del asunto osaludo si los hay.

c. El texto debe ser redactado en forma clara, breve, directa, sencilla y corts.

d. En lo posible debe tratarse un solo terna por documento y es importante queno presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin y nodebe tener borrones, ni repisados.

e. Si la comunicacin oficial tiene ms de una hoja o pgina deben seguir lassiguientes reglas:

- Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso solo elmembrete;

- La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en

todas las hojas;

- El encabezado de la segunda hoja o pgina en adelante se ubicaentre 2 y 3 centmetros del borde superior de la hoja;

- La ltima pgina debe contener como mnimo el prrafo de cierreantes de la despedida;

- En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafocompleto se dejan mnimo dos renglones en esta y dos en la siguiente.


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Nota: Se debe firmar con esfero de tinta negra insoluble y no otros colores yaque cuando el documento es sometido a proceso de microfilmacindifcilmente se ve, as mismo no se deben utilizar micro puntas o esferos de tintahmeda. Estos bolgrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen,son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloracin en cortotiempo; an en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentarprdida de legibilidad en la informacin.

Cuando quien firma la comunicacin lo hace en calidad de encargado por actoadministrativo, a continuacin de la lnea del cargo debe colocarse una (E), queindica encargado, as:

Ejemplo:

Coronel MAURICIO RAFAEL TORRES GARZNDirector Administrativo Ejrcito Nacional (E)

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o enpareja. En caso de ms de dos firmantes, si el nmero es impar, el ltimo se centra,as:

Ejemplo:

PT. NSTOR ALEJANDRO PEZ CORTS SV. LUZ MARINA GARCA LEN


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7.3.8. Lneas Especiales

Anexos: se detallan en el texto, al final de la comunicacin, a 2 espacios delfirmante, se registra la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:); a 2espacios se enuncia la cantidad, especificando el nmero de folios o el tipo deanexo.

Ejemplo:

Anexo: diez (10) foliosAnexos: dos (02) disquetes, un (01) cheque

Identificacin del Transcriptor: a 2 espacios del firmante o del ltimo rengln escritose anota el nombre y apellido con mayscula inicial de la persona que elabora,digita y del revisor de la comunicacin. Se recomienda emplear letra del mismo tipo

de la comunicacin, tamao 8:

Ejemplo:

Elabor: TA07 Mara Ramrez.Digit: AS05 Ral PrezRevis: MY. Paulo Gmez

Elabor: TA07 Mara Ramrez.Digit: AS05 Ral Prez.Revis: MY. Paulo Gmez

N t i l fi l i l b di it i l


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documental, el nmero de pgina se ubica contra el margen derecho, a una (1)interlinea libre se continua con el texto del documento.

Se escribe en fuente tipo Arial con tamao ocho (8). Se suprime el uso de laabreviatura No.

Ejemplo:

7.4. Caractersticas Externas o de Forma

7.4.1 Encabezamiento

Es la primera parte de un oficio o comunicacin y est conformado por los siguienteselementos:

a. Membrete

Es la inscripcin que se emplea en las comunicaciones oficiales, en los sobres,cubiertas y cartulas de la documentacin militar o policial. Consta de dos

renglones escritos a tres centmetros por debajo del borde superior y alineado a lamargen izquierda;


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presente documento, ajustando lo propio para su iconografa e identidadcorporativa descritas en el Manual Bsico Sistema de Identidad Visual del Gobiernode Colombia

b. La impresin del membrete debe ser en el siguiente orden y esquema:

Para la Unidad de Gestin General:


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NOTA: En caso de existencia de un logo para cada periodo presidencial, estse ubica de conformidad al Manual de Estilo e Identidad Corporativaaprobado por el Ministerio de Defensa Nacional.

c. Impresin

La utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de cido y exentode lignina cuyo valor de pH est en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectoscontemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos parala permanencia y durabilidad (Acuerdo 060/2001 del AGN).

La marca de agua se debe emplear en toda la papelera empleada por la UGG.CGFM, EJC; ARC; FAC y PONAL y corresponde a la oficina o unidad productora y no

a la de destino.

La impresin de documentos atiende la Directiva Presidencial No.04 de 2012CeroPapel, teniendo como principios el uso racional de los servicios de impresin yreprografa.

7.4.2 Elaboracin de Sobres

La oficina de origen elabora los sobres que las comunicaciones oficiales requierancon los parmetros establecidos como remitente, nmero de comunicacin,


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- El uso de sellos cuando as est ordenado, se debe ceir a los siguientesaspectos:

o Emplearse tinta de color negro en las almohadillas para los sellos engeneral.

o Para sellos de clasificacin de seguridad debe emplearse tinta de colorrojo o de acuerdo a lo establecido en los manuales de

contrainteligencia.

- La denominacin y uso en las comunicaciones oficiales militares se da con lossiguientes sellos:

- Sellos de Clasificacin de Seguridad.

Se usan para imprimir en los documentos la clasificacin de seguridad que les

corresponda de acuerdo con su contenido y de conformidad con el Manualde Contrainteligencia MACI, este debe estamparse en color rojo o en eldispuesto segn sea el caso, centrado en las mrgenes superior e inferior decada una de las hojas y en sobres, as:

Ejemplo:


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Ejemplo:

b. Abreviaturas o Siglas

Las abreviaturas o siglas del MDN-UGG, son responsabilidad del Grupo ArchivoGeneral y en las Fuerzas Militares y Polica Nacional, las Oficinas de Planeacin oquien haga sus veces, con el objeto de facilitar el cambio de las siglas cuando las

necesidades lo requieran.

7.5. Produccin Documental Basada en Gestin de Procesos de Negocio

La produccin documental dentro de un Sistema de Gestin de DocumentosElectrnicos de Archivo SGDEA, est relacionada con la Gestin de Procesos deNegocio o Business Process Management(BPM), donde se describen elementos tales

como:

- ActividadesA t i t i i t d l (i t t )


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documentos, formatos y registros. Para ello el SGDEA integra los siguientes elementosy servicios que permiten la produccin normalizada de los documentos electrnicos.

ARQUITECTURA DE SERVICIOS DEL SGDEA


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Ejemplo de Modelamiento de Procedimiento de Registro de Correspondencia

7.5.1 Servicios y Funcionalidades para la Produccin Electrnica de Documentos

El SGDEA permite la definicin y automatizacin los procedimientos de negocio delMinisterio de Defensa Nacional - UGG, incorporando los documentos y evidencias

i i i i i f


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Servicios y Funcionalidadesdel SGDEA para Produccin

de DocumentosDescripcin

El SGDEA integra Certificadosde Firma Electrnica

Permite la firma electrnica de documentos y laencriptacin en cualquier estado del proceso, permitiendola produccin, registro, trmite y conservacin dedocumentos y archivos electrnicos, de esta forma se

minimiza la impresin antes de continuar con las siguientesactividades. Firma masiva de documentos. Definicin decircuitos de firma. Estampado cronolgico. Autentificacinde personal en servicios y plataformas.

Reglas del modeloprocedimental y documental

Controla la relacin entre las actividades de unprocedimiento, los formularios que se presentan, los avisos ynotificaciones generados, de forma automtica.

Disponibilidad de actividades abiertas mediante las cuales elpersonal con competencia podr asignar la informacin odocumentacin para revisin, aprobacin o firmaelectrnica.

Escritorio o rea de trabajo Corresponde al mdulo de seguimiento a las tareasasignadas, donde se listan las tareas pendientes para cadausuario y facilitando el acceso directo a cada una de lastareas.

Opciones de orden para visualizar la informacin y atendercon prioridad aquellas que se encuentran prximas a suvencimiento.


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Servicios y Funcionalidadesdel SGDEA para Produccin

de DocumentosDescripcin

Integracin de documentos El SGDEA integra cualquier tipo de documento,adjuntndolo al expediente y registrando la informacincomplementaria para garantizar su recuperacin yfirmndolos electrnicamente.

Incorpora documentos firmados electrnicamente porusuarios externos al Ministerio.

Elaboracin distribuida dedocumentos

Facilita a un grupo de trabajo o usuarios compartir undocumento para su elaboracin, garantizando lasinserciones y controlando las versiones hasta su aprobacino firma.

Administracin Contiene un usuario administrador para la gestin yconfiguracin general, en cuanto a servicios, usuarios, roles ypermisos, organizando a los usuarios por dependencias.Control gerencial, que tiene acceso a informacinestadstica para realizar acciones especiales sobre elexpediente.

Bsqueda y Recuperacinde la informacin

Notacin e indexacin del contenido de los expedientes ysus documentos, permitiendo realizar bsquedas

independientemente de la ubicacin del documento, por sucontenido y por los atributos y metadatos.


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siendo solamente producidos en las dependencias que sean autorizadaspara generarlos. Todos estos documentos electrnicos de archivo autorizadospertenecen por lo menos a un expediente igualmente electrnico.

- La determinacin de la conformacin del expediente a que pertenece eldocumento electrnico de archivo, es responsabilidad de la oficina que deacuerdo a su Tabla de Retencin Documental TRD.

De igual manera, frente a la implementacin del SGDEA podrn presentarse algunosde los siguientes casos de anulacin:

- Cuando por error involuntario del funcionario o errores del sistema, seanecesaria la anulacin de consecutivos ya asignados, esta accin slo serealizar bajo la autorizacin del jefe de la dependencia. El registro deanulacin, se registra en el sistema dejando para ello la justificacin y firma

electrnica del funcionario responsable.

- No existir remplazo de imgenes digitalizadas, el SGDEA conservar losregistros de auditoria que evidencian el control de cambios de losdocumentos.

- Cuando por error de un funcionario se genere un documento y requiera sermodificado, esta actividad se realizar asignando un nuevo nmero

consecutivo sin remplazar al anterior en el cual se har referencia con unaanotacin de su anulacin que indique: DOCUMENTO FUE MAL RADICADO,POR TANTO SE REALIZA NUEVO REGISTRO SUBSANANDO EL ERROR, lo que


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8. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Este proceso atiende a la radicacin de comunicaciones y documentos tanto deentrada como de salida que responden a un acto administrativo, haciendo uso deun nico consecutivo que har parte del cdigo de radicacin establecido en laentidad logrando diferenciar y controlar dicha numeracin, segn lo estipulado enel Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nacin.

La recepcin de las comunicaciones oficiales por correo o entrega personalizada,ser nicamente por la ventanilla del rea de Gestin Documental o quien haga susveces en la Unidad de Gestin General, Comando General, Fuerzas Militares yPolica Nacional, este punto incluye algunas tareas tales como:

8.1. Numeracin

En lo que respecta a la numeracin se deben tener en cuenta los siguientesaspectos:

El nmero de radicacin de la documentacin de entrada est conformado as:

Ejemplo Nmero de Radicacin.

EXT11-123456.


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8.2. Clasificacin en la Recepcin

En lo que respecta a la clasificacin se deben tener en cuenta los siguientesaspectos:

Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarn:

- Segn su grado de confidencialidad en:

- Segn el grado de prioridad en:

o Rutina.o Queja.

R i i t


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8.3. Recepcin de Documentos por Ventanilla

En lo que respecta a la recepcin de documentos por ventanilla se deben tener encuenta los siguientes aspectos:

- El funcionario encargado de la recepcin documental debe controlar laadmisin de los documentos remitidos por una persona natural o jurdica,verificando que estn completos, que correspondan a lo anunciado y que

sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro conel propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.

- Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir el siguiente proceso:

8.3.1. Seleccin

Consiste en separar la correspondencia que debe abrirse, es decir, aquellascomunicaciones oficiales que deben entregarse sin abrir, que sean dirigidas a ttulopersonal o con clasificacin de seguridad, por lo que:

- Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse aldestinatario y si al abrirlo resulta ser una comunicacin oficial, debe devolversepara su registro.

- La documentacin con clasificacin de seguridad se registra pero no se abre yse siguen las normas del Manual de Contrainteligencia MACI.


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- Los documentos deben ser foliados por el usuario e indicarlo en el folio primerode la documentacin, de igual manera ocurre cuando anexan libros, disqueteso fotos.

8.3.2. Apertura

Consiste en abrir los sobres y efectuar una nueva seleccin a fin de separar lacorrespondencia que tiene clasificacin de precedencia, seguridad y rutina,

comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados, por lo que:

- Se verifica que la gua corresponda a los documentos que contiene el sobre.

- Si el sobre es de agencia de correo se verifica la planilla o gua, se abre, seanota el nmero de folios y se sella nuevamente.

- En caso de que falte algn documento relacionado, se recibe, se deja

constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependencia,quien debe tomar la accin correspondiente.

- La documentacin con clasificacin de precedencia debe pasar a registroantes de la rutina, dando prelacin al trmite.

- La documentacin con clasificacin de seguridad pasa a la personaencargada de su trmite (oficial de inteligencia o custodia), quien para el

efecto se rige por el Manual de Contrainteligencia.

- La documentacin rutinaria contina su trmite normal.


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- El rtulo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como mnimolos siguientes datos: nombre de la entidad, nmero de radicacin, remitente,fecha y hora, asunto, cdigo de la dependencia, anexos y folios. En caso queel recibido sea en manuscrito este deber contener como mnimo: postfirma,fecha y hora.

- El tamao del Rtulo no debe superar de 3 cm de alto x 10 cm de ancho, elcual ser generado por el software implementado en cada entidad y se

ubicar en la parte superior derecha del documento.

- En caso de contar con un sello radicador este debe tener las mismasdimensiones y caractersticas del rotulo antes mencionadas.

- Previo a la radicacin, el funcionario encargado debe consultar los datosidentificadores (cdula de ciudadana, Nit, oficio, remitente, asunto y entidad),para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio y es idntico

en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el mismoidentificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la anotacincopia manualmente con la firma de la persona que lo revisa.

- Si la cantidad de folios anexos no coincide, se radica el documentoestableciendo una relacin en el sistema con el documento anterior.

- En el SGDEA se debe registrar la siguiente informacin general del emisor:

o Apellido, nombre y vocativo.o Nmero de documento, telfono, fax, e-mail, direccin personal,


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- Asunto o Descripcin: resumen de una lnea que debe caracterizar elcontenido de la comunicacin.

- Fecha de Origen: fecha en la que la comunicacin fue emitida.

- Nmero de Origen.

o Cdigo de radicacin de origen.o Nmero de radicacin de origen.

- Grado de Reserva.

o Normal.o Reservado.

- Prioridad o Tipo: Tutela de ocho (8), veinticuatro (24) y cuarenta y ocho (48)

horas.

- Peticin o Derecho de Peticin: de diez (10) das hbiles.

- Requerimiento: segn lo solicitado.

- Medio de Recepcin:

o Intermediario o portador de la correspondencia.

o Mensaje de datos.o Correo o Mensajero.


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- Resumen del Texto. Resumen objetivo y sinttico del contenido de lacomunicacin.

- Clasificar. Indica la dependencia responsable del trmite del documento yestablece la serie y subserie documental inicial que intuye el radicador deacuerdo con la Tabla de Retencin Documental.

- El documento recibido se digitaliza utilizando los medios tecnolgicos instaladosen la mesa de entrada, anexando los archivos magnticos que lacomunicacin incluya.

- Cuando una comunicacin no est firmada, ni presente el nombre delresponsable de su contenido, se considerar annima y ser registrada en elsistema con la mayor informacin disponible para remitir a la oficina de sucompetencia, quien determinar las acciones a seguir.

8.5. Recepcin de Documentos por Fax

En lo que respecta a la recepcin de documentos por fax se deben tener en cuentalos siguientes aspectos:

- Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idnticos,

si el documento est cortado o si diferentes consecutivos pertenecen a unmismo radicado.


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8.6. Recepcin de Mensajes de Correo Electrnico

En lo que respecta a la recepcin de mensajes de datos por medio de cuentas decorreo electrnico se propone tener en cuenta los siguientes aspectos:

- La cuenta de correo electrnico institucional (establecida en cada una de lasFuerzas) recibe los mensajes de datos que por este medio enven usuarios y losconsiderados como oficiales.

- Frente a la cuenta de correo electrnico institucional, el funcionarioresponsable define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse.

- Se considerarn oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correoelectrnico de funcionarios que sean autorizados para recibir informacininstitucional.

- El SGDEA asigna el consecutivo de entrada y el identificador que lecorresponda al mensaje de datos.

8.7. Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano

La Oficina Virtual de Atencin al Ciudadano (OVAC) o Sede Electrnica, es unservicio electrnico disponible en la pgina web del Ministerio de Defensa Nacional,

que facilita al personal encargado de atender los trmites in-situ de un ciudadano.

Unifica varios servicios y trmites institucionales en uno, para llevar a cabo una


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Ejemplo de la Sede Electrnica del Ministerio de Defensa Nacional


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9. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

El proceso de distribucin documental corresponde al flujo de los documentosoficiales al interior y exterior del MDN-UGG, CGFM, EJC, ARM. FAC Y PONAL para locual se establecen las siguientes tareas con el fin de controlar y verificar el envo yrecepcin de los mismos.

Cada dependencia y rea de Gestin Documental ser responsable del proceso de

distribucin de las comunicacione

Programa de Gestión Documental - MDN

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