PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION Colaboradores: MYRIAM MEJIA ECHEVERRI LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ JORGE WILLIAM TRIANA TORRES ALEXANDER MELO CASTRO AMANDA BARRERA PEREZ Autor ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2005
61
Embed
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGUNDA …apolox.usbcali.edu.co/.../Documento_PGD_fase_II.pdf · dos fines, de una parte el proyecto de automatización del PGD y de otra ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION
Colaboradores:
MYRIAM MEJIA ECHEVERRI
LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ
JORGE WILLIAM TRIANA TORRES
ALEXANDER MELO CASTRO
AMANDA BARRERA PEREZ
Autor
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA
2005
OBJETIVO
ABORDAR LOS ASPECTOS CONCEPTUALES,
METODOLÓGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDEN
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA
CONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LAS
TECNOLOGÍAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS
I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGD
“2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión
documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Un programa de gestión documental se define como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.”
El Archivo General de la Nación, como rector de la política archivística y
con miras a dotar a las entidades de una herramienta metodológica,que les
permita hacer mas eficiente la implantación de su Programa de Gestión
Documental, emitió el documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)
Se describe en dicho documento el Programa de Gestión Documental
como:
Con la implantación de un Programa de Gestión Documental se pretende
alcanzar los siguientes objetivos:
� Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos,
como lenguaje natural de la administración pública, para el
funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la
participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
� Procurar la racionalización y control en la producción
documental, en atención a los procedimientos, trámites
administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalización de modelos y formatos para la producción
documental.
� Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de
calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
… Definicion y objetivos de un PGD
�Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el
recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante
la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
� Regular el manejo y organización del sistema de administración
de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y
los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad y accesibilidad.
� Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de
la tabla de Retención Documental, organización, transferencias
primarias, recuperación, preservación, conservación de la
información y disposición final de los documentos.
� Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y
oportuna.
� Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de
información, útiles para la administración e importantes para la
cultura.
Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental ‐ AGN
… Definicion y objetivos de un PGD
II. ANTECEDENTES
En torno al tema de la aplicación de un PGD y de los
principios y procesos archivísticos teniendo en
cuenta que los documentos están contenidos en
diversos soportes, se han generado vacíos e
inquietudes planteados por profesionales y
estudiosos en la materia, particularmente en lo que
corresponde al tratamiento de los documentos
electrónicos.
La siguiente es una mirada general hacia las diversas
inquietudes planteadas durante los últimos años
REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 22
JULIO DICIEMBRE DE 1999
… Antecedentes
Inquietudes encontradas y fuentes de información
“POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS”
SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE ‐ ALA ABRIL DE 2002
REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 25
ENERO DICIEMBRE DE 2002
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
“GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGÍAS . BOGOTÁ, D.C.
MARZO 2004
SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DE
INFORMACIÓN”
Mario Javier Santander Suárez. Químico, Laboratorio de Restauración
“PARTICIPACIÓN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DE
CONSULTA SOBRE PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL ”
INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LA
INFORMACIÓN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004
“GESTIÓN DOCUMENTAL EN INTRANET”
DOCUMENTO INFORÁREA –CONSULTORES EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ESPAÑA
…Inquietudes encontradas y fuentes de información
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
“LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS”
MEMORIAS DÉCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
COLOMBIA ‐ 2001
“EL DESAFÍO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS”
Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos
“PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS
TECNOLOGIAS”
Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nación
“EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”
Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de
Documentación Editorial – Banco de la República
“DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TÉCNICAS RELACIONADAS CON EL
EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS”
Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo
General de la Nación
“IMAGEN INTEGRADA”
Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas
Eastman Kodak company
III. REQUISITOS PARA INICIAR UN
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE
UN PGD
Con miras al proceso de automatización del PGD y
con fundamento en la norma, se identifican aspectos
que se constituyen en un requisito previo, dado su
valor conceptual o metodológico, a saber:
La Ley 594 de 2000 ‐ Ley General de Archivos, reguló
en su Título V: Gestión de documentos, la obligación
que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, en elaborar programas de
gestión de documentos, independientemente del
soporte en que produzcan la información…
3.1
Formulación de lineamientos y normalización de los aspectos
involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de
información, formatos y normatividad.
El AGN elaboró el documento: “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”
ELABORACIÓN , APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD
... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGD
IV. PGD AUTOMATIZADO
Para abordar el proyecto de automatización, vamos a considerar
tres puntos principales, a partir de los cuales se efectuará un
análisis tendiente a identificar las áreas o aspectos mínimos que
deberán estar contemplados en una herramienta de software,
desarrollada para automatizar el Programa de Gestión Documental.
Adicionalmente, para llegar a la formulación de los aspectos
mencionados, se integrará en el proceso del análisis, las
conclusiones obtenidas como resultado del estudio de
antecedentes (Capítulo II), ya que constituyen una necesidad a
resolver con la herramienta de automatización.
… PGD AUTOMATIZADO
4.1
PUNTO DE PARTIDA
ESQUEMA GENERAL
DEL SISTEMA
COMPONENTES DEL
SISTEMA
4.2
4.3
Análisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de
la Entidad y determinantes en el proceso de automatización
Se busca plantear la conformación general del sistema
automático, teniendo en cuenta un marco conceptual y
normativo
Corresponde a un análisis particular de los componentes
mínimos que integrarán el sistema, al igual que en el punto
anterior, partiendo de un marco conceptual específico
4.1 PUNTO DE PARTIDA
Generalmente se presenta un panorama inicial de la Gestión Documental en la
Entidades, que integra elementos como los siguientes:
EXTRANET
INTRANET
INTERNET AMBIENTE VIRTUAL
AMBIENTE REAL
Textos
Cuadros
Imágenes
Bases de datos
Datos
Portales
Papel
digital
Videos
Sonido
Fotografías
FORMATOS SOPORTES
En todo proyecto de automatización, se surte una etapa de
análisis en donde se identifican las características iniciales del
sistema y de la información involucrada.
Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con
algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en
el levantamiento de información inicial o etapa de análisis así:
La información se produce con el empleo de variedad de
HERRAMIENTAS. Para el caso de información digital: Software
de oficina (procesadores de texto, mensajería), software de
diseño, soft. de digitalización, Bases de Datos, etc., generándose
diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES.
4.1.1 CARACTERÍSTICAS
a. Documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL” publicado por el AGN
aporta los siguientes elementos:
� Conceptualización general del PGD
� Procedimientos: Flujos de información y Formatos
� Normatividad
EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANÁLISIS PARA LA ETAPA
DE DESARROLLO DEL SOFTWARE
b. LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Este instrumento
aporta los siguientes elementos:
Organización de los documentos (Series, subseries, etc)
Identificación de los tipos documentales
Identificación de tiempos de permanencia en cada fase del
ciclo vital
Disposición final del documento
POR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NO
SOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN, SINO
EL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA
c. Finalmente para la proyección adecuada de la herramienta de
software que se ajuste a la gestión documental de la Entidad, es
importante complementar la etapa de análisis, con la generación de
un tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. El
objetivo de este cuadro es precisar información sobre los tipos
documentales como se describe a continuación
MAPA DOCUMENTAL
Producción de documentos
Por cada tipo documental especificar:
� Herramienta de producción
� Formato (si se trata de herramientas para
producción digital, el formato se puede
especificar con la extensión del archivo)
� Soporte para producción (Digital,…)
� Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel,
Microfilm,...)
� Motivo (Valor probatorio, Trámite,
Conservación, Para el acceso futuro )
� Etapa del ciclo en que se debe efectuar la
reproducción
� Aproximación de volumen documental en un
periodo
… MAPA DOCUMENTAL
Recepción de documentos
Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos
documentales que se reciben y están identificados en la
TRD de la Entidad:
� Vía de recepción
� Tipo Documental
� Reproducción
. Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital,
Microfilm)
. Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD
y difiere del soporte original, por trámite, por
conservación, para el acceso futuro)
. Etapa del ciclo en que se efectúa la reproducción
� Dependencia que recibe
� Dependencia que efectúa el trámite
� Aproximación de volumen documental en un periodo
… MAPA DOCUMENTAL
Diseño de Tipos Documentales.
Un segundo aspecto objeto de automatización, se presentará en
el Archivo de Gestión, mas exactamente en el proceso de
PRODUCCIÓN.
Para este punto, un insumo fundamental lo constituye la
definición previa de la forma como se aplicarán en la Entidad los
aspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL.
Básicamente especificaciones en cuanto a formas, impresión y
firmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2)
… MAPA DOCUMENTAL
� El diseño y estandarización de formas de presentación de tipos
documentales.
Para el efecto se requiere revisar y/o rediseñar o crear las nuevas
formas necesarias para la presentación de los documentos,
tomando como fuente las normas existentes para producción
documental.
� Mecanismos de impresión de documentos (Papel, Tinta)
� Definición del procedimiento a adoptar para firma de los
documentos en que esta sea requerida:
Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digital
certificada o continuar con firma manuscrita
Definición de cargos que están autorizados para firmar la
documentación externa e interna
� Numeración de Actos Administrativos
Sobre los resultados iniciales del análisis, se efectuará una
estandarización o normalización para producir el mapa documental
definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para
dos fines, de una parte el proyecto de automatización del PGD y de
otra, definir las políticas de eliminación, almacenamiento,
reproducción y conservación de la documentación en los diferentes
soportes, lo cual contribuye a la: Actualización del SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN. Es recomendable diseñar e
implementar paralelamente este sistema con el sistema de
información automatizado del PGD.
… MAPA DOCUMENTAL
LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL,
PERMITIRÁN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES,
FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIÓN DE LOS
DOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN
4.1.2 MARCO CONCEPTUAL
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES
SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL
FIRMA DIGITAL
4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS
4.1.2.2 CONCEPTOS
NORMAS ARCHIVÍSTICAS AGN
NORMAS TECNICAS
NORMAS LEGALES
4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARES
Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003.
Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de Restauración
AGN
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o
esferos de tinta húmeda .
MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD
DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Resolución No. 089 de 2003 ‐ Reglamento para el uso de Internet y Correo
Electrónico en el AGN.
FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptados
según la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice
Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos.
Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,