Program Modernisasi Pengadaan - blp.babelprov.go.idblp.babelprov.go.id/sites/default/files/dokumen/bank_data/MCAI LKPP... · • Manajemen pengadaan barang/jasa dalam skala kecil

Pelatihan Proses PenyusunanKatalog Elektronik

Program Modernisasi Pengadaan

Materi PelatihanDokumen

1

Tujuan Pelatihan

Mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai Katalog Elektronikdan e-Purchasing sesuai peraturan yang berlaku

Hari 1Mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai langkah-langkahpenyusunan katalog elektronik

Mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai langkah-langkahpenyusunan katalog elektronik (lanjutan) Hari 2

2

Kebijakan Umum dan Tata Cara PenyusunanKatalog

3

Legal Basis

4

Perpres 54 Tahun 2010 joPerpres 70 Tahun 2012 Perpres 4 Tahun 2015

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan PengadaanBarang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor : 6 tahun 2016tentang Katalog Elektronik dan E-purchasing

Kewajiban Untuk Melakukan E-Purchasing

5

K/L/D/I wajib melakukan E-Purchasing terhadap Barang/Jasayang sudah dimuat dalam sistemkatalog elektronik sesuai dengan

kebutuhan K/L/D/I

Pasal 110 (4) Perpres 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Perpres 54 Tahun 2010

Kelebihan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Katalog

6

NEED

Tidak perlu tender/lelang

bagi K/L/D/I untuk mendapatkan barang/jasa

Efisien

Menghemat sumber daya (manusia, waktu, dan

biaya)

Transparan

Harga barang/jasa dan spesifikasi teknis

transparan (bisa diakses siapa saja)

Dapat memilih produk sesuai kebutuhan (sesuai kualitas,

merk, fungsi dan layanan yang diberikan)

Arah Pengembangan E-Katalog dan E-Markerplace

7

Pioneering e-katalog (LKPP sebagai pengelola tunggal e-katalog)

Pemantapan Katalog Nasional, dan proyek percontohan e-katalog Sektoral dan Daerah

Maturitas e-katalog Nasional, Sektoral, dan Daerah

E-Marketplace

2011-2016 2016-2021 2021-Seterusnya

Jenis Katalog Elektronik

8

Center-led

https://e-katalog.lkpp

.go.id

E-KatalogSektoral

E-KatalogNasional

E-KatalogLokal

https://e-katalog.lkpp.go.id/

Kriteria Barang/Jasa Katalog Elektronik

9

• Barang/jasa dibutuhkan oleh beberapa K/L/D/I;• Barang/Jasa standar atau dapat distandarkan; dan• Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang

E-KATALOG NASIONAL

• Barang/jasa dibutuhkan oleh Kementerian ;• Barang/Jasa standar atau dapat distandarkan; dan• Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang

E-KATALOG SEKTORAL

• Barang/jasa dibutuhkan oleh SKPD;• Barang/jasa standar atau dapat distandarkan; dan• Kebutuhan barang/jasa bersifat berulang

E-KATALOG DAERAH

Manfaat E-Katalog Daerah

10

• Meningkatkan jenis dan variasi produk dan layanan purna jual dalam e-katalogVariasi Produk

• Memberikan kesempatan seluas-luasnya bagi UMKM

Kesempatan UMKM

• Memperluas pemasaran produk lokalProduk Lokal

• Mempercepat proses pengadaan OPD sesuai kebutuhan dan karakteristik daerah

Percepatan Pengadaan

KEPALA DAERAH

ULP LPSEBAGIAN HUKUM

INSPEKTORAT

SEKDA

OPD TEKNIS

Usulan Produk

Reviu

LKPP

Usulan Produk untuk direviu

Persetujuan Produk

Reviu Produk dan Proses Pemilihan Penyedia

Fasilitasi sistem dan training aplikasi

Penyiapan Surat Penetapan Produk dan Kontrak Katalog

Probity Advisor Pengusul produk dan fasilitasi tim teknis

MOU

Peran Stakeholder Pemerintah Daerah DalamPengelolaan Katalog Daerah

11

PenayanganProduk

Penandatangan

KontrakKatalog

Pemilihan

Penyedia

PenandatanganMOU

KepalaDaerah

danKepalaLKPP

Penyusunan Dokumen Pengadaan

Pengajuan ProdukkepadaKepala

LKPP cqDeputiMonevdan PSI untukdireviu

Identifikasi Produk

danRencanaPengadaa

nsertaPenetapanOrganisasiPengelolaKatalogDaerah

Sosialisasidan

Trainingkepada

PemangkuKepentinga

n

Tahapan Pilot Project Pembentukan KatalogDaerah

12

Alur Proses Pembentukan E-Katalog PascaPilot Project

13

UsulanProduk dari OPD

kepada

Sekda

Evaluasi Kelayakan Produk

oleh Sekda cqULP, dandiusulkan kepada

LKPP

ReviuLKPP

Pembentukan Pokja

Pemilihan

Penyedia

Reviu Proses

Pemilihan

Kontrak

Katalog

Penayangan dalam

E-Katalo

g

Manajemen

KontrakKatalog

14

Direktorat Pengembangan Sistem KatalogLembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa PemerintahGedung LKPP Lantai 6, Kawasan Rasuna Epicentrum, Jl Epicentrum Tengah Lot 11 B Jakarta

Website : www.lkpp.go.idEmail : [email protected]

http://www.lkpp.go.id/

Proses Penyusunan Katalog Elektronik

Tinjauan Dasar Kontrak KatalogDefinisi

Kontrak katalog adalah sebuah kesepakatan dengan satu atau lebih penyedia untukpenyediaan barang dan/atau jasa dengan menetapkan syarat, kondisi dan hargadimana pembelian dapat dibuat berulang selama masa kontrak.

Dampak Pengunaan Kontrak Katalog Yang Efektif

• Harga barang dan jasa lebih ekonomis

• Peningkatan efisiensi dan penurunan biaya administratif

• Berkurangnya lead time untuk pengadaan barang

• Meningkatnya keamanan dari pemasokan barang-barang penting

• Standarisasi proses pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dibeli

• Manajemen pengadaan barang/jasa dalam skala kecil dan berulang yang lebihbaik

• Manajemen rantai pasok yang lebih baik

• Meningkatnya manajemen untuk pembelian yang bersifat mendadak

• Akses bisnis yang lebih baik untuk penyedia sehingga harga menjadi lebihkompetitif

16

Kerangka Pelaksanaan Kontrak KatalogElektronik DaerahProses pendahuluan:1. Usulan penyelenggaraan katalog daerah oleh Kepala Daerah2. Kajian kelayakan penyelenggaraan katalog daerah oleh LKPP3. Penandatanganan Nota Kesepahaman oleh Kepala LKPP dan Kepala Daerah

• Penilaian pemenuhan 17 standarisasi di LPSE yang ditunjuk oleh pemerintah

daerah terkait kegiatankontrak katalog.

• Bobot 10%

• Penilaian tingkatkematangan ULP dinilaidari segi kelembagaan, manajemen, operasional, dan sumber dayamanusia.

• Bobot 50%

• Tingkat komitmenpemerintah daerah

untuk menerima tugasdan tanggung jawab

terkait kegiatan KatalogDaerah.

• Bobot 20%

• Total anggaran belanjapemerintah daerahselama setahun.

• Bobot 20%

AnggaranBelanja

KomitmenPemerintah

Daerah

StandarisasiLPSE

Tingkat Kematangan

Indicator Langsung

Kerangka Pelaksanaan Kontrak Payung

1 2 3 4 5

6

7

8

9

10

11

AnalisisPembelanjaan &

Kebutuhan, PenetapanKategori,

Pengajuan Usulan

Analisis Pasar , Kajian

KelayakanUsulan

PengajuanKategori ke

LKPP & Penetapan

Pokja

PembentukanRencana

Pengadaan & DokumenPengadaan

PelaksanaanProses

Pemilihan

Evaluasi, Kualifikasi, Negosiasi

FinalisasiKontrak Katalog

Daerah

Transisi keKontrak

Elektronik

ImplementasiKontrak Katalog

Monitoring & Evaluasi -

ManajemenKontrak

SKPD/SatuanKerja

Kementerian

ULP

Sekda/Sekjen/Sekmen

Pokja Katalog

PersetujuanKategori/Kick-Off

Memo

LKPP

Surat DelegasiPenandatanganan

Kontrak

PenandatangananNota

Kesepahaman

Langkah 1 - Analisis Pembelanjaan &Kebutuhan, Penetapan Kategori, PengajuanUsulanSiapakah pelaku pada langkah 1 proses penyusunan katalog elektronik daerah?

SKPD/Satuan Kerja Kementerian

Langkah 1a - Analisis Pembelanjaan

Tujuan Analisis Pembelanjaan

Proses pengumpulan, pembersihan, pengelompokan, dan analisa data pengeluaran yangditujukan untuk memahami sejarah pembelanjaan dan juga membuat keputusan yangtepat untuk kesepakatan kontrak katalog

Analisis Pembelanjaan

• Untuk mendapatkan gambaran pembelanjaan dari sebuah organisasi melaluilaporan analisis pembelanjaan

• Untuk mendukung keputusan tim pengadaan dalam pengadaan kontrak katalog danpeluang penghematan pengadaan

Tahapan Analisis Pembelanjaan

1. Mengumpulkan data pembelanjaan

2. Membersihkan data

3. Menganalisa data

4. Menyusun kesimpulan

5. Memvalidasi dengan para pengambil keputusan

Langkah 1a - Analisis Pembelanjaan (Lanjutan)

Anggaran Belanja Nasional dan Regional

Komponen dari anggaran belanja dapat menyediakan informasi akurat tentang

besarnya pengeluaran masing-masing barang dan jasa

Anggaran Pengadaan

Anggaran pembelian seringkali memiliki perincian tentang spesifikasi dan

pengguna (K/L/D/I)

Data Pelelangan Sebelumnya

Catatan tender yang dilakukan sebelumnya menyediakan informasi mengenai

ukuran pembelian dan penyedia yang menang

Diperlukan informasi lengkap untuk menghindari kesimpulan yang salah

Data Transaksi Keuangan

Catatan transaksi keuangan lengkap selama periode tertentu. Hanya rincian yang

relevan yang diambil untuk analisis data pembelanjaan

Sumber Data Pembelanjaan


Informasi penting yang diperlukan ketika mengumpulkan data pembelanjaan:

Taksonomi kategori (pengelompokan level kategori)

Nama barang/jasa

Harga satuan

Kuantitas

Jumlah pembelanjaan

Nama penyedia

Kelompok pengguna

Informasi Data Pembelanjaan


• Menentukan kategori pembelanjaan yang signifikan

• Mengidentifikasi permintaan high-level dari para pengguna

• Mengidentifikasikan kesesuaian kategori pembelanjaan tersebut terhadap peraturanyang berlaku:

Harga local, dibutuhkan berulang, dibutuhkan beberapa instansi, memilikispesifikasi standar atau dapat distandarkan, produk UMKM/jangkauan layananterbatas, nilai transaksi kecil/tidak efisien jika dikirim dari luar daerah,karakteristik Produk: cepat rusak / berubah, jasa layanan instalasi/sewa/pemeliharaan dll

• Mengidentifikasi peluang untuk menstandardisasi atau mengurangi variasi spesifikasiyang diperlukan

• Membuat rekomendasi potensi kategori kontrak katalog elektronik daerah

• Memvalidasi rekomendasi dengan para pemangku kepentingan

Personil pengadaan

Fungsi pengguna

Aktivitas Utama Pada Analisis Pembelanjaan: Menganalisa Data


TIPS!

1. Berapa banyak uang yang sudah digunakan untuk membeli barang/jasa tersebut

dalam kurun waktu tertentu?

2. Berapa banyak jenis barang/jasa yang sudah dibeli?

3. Dapatkah Anda mengelompokan barang/jasa tersebut berdasarkan jenisnya?

Apakah Anda melihat barang/jasa dengan jenis berbeda namun memiliki fungsi

yang sama?

4. Berapa banyak pembeli (SKPD) yang telah membeli barang/jasa tersebut?

5. Berapa banyak penyedia yang telah menjual barang/jasa tersebut kepada

pemerintah?

6. Apakah Anda melihat variasi harga antara pembeli dan penyedia?

7. Apakah menurut anda barang/jasa tersebut cocok untuk dibuat kontrak katalog?

8. Mengapa?

Langkah 1b – Menentukan Kebutuhan Bisnis

Tujuan Menentukan Kebutuhan Bisnis

Proses pemahaman dan pengaturan permintaan kebutuhan akan barang dan jasa

Menentukan Kebutuhan Bisnis

• Untuk mendukung penyusunan strategi pengadaan• Peluang untuk mengatur permintaan• Untuk memastikan konsistensi produk dan jasa yang dibutuhkan

Tahapan Menentukan Kebutuhan Bisnis

1. Membuat kebutuhan “sebenarnya” untuk dimasukan ke dalam kontrak katalog

Langkah 1b - Menentukan Kebutuhan Bisnis(Lanjutan)

Apakah yang dimaksud dengan membuat kebutuhan “sebenarnya”?

Langkah 1b- Menentukan Kebutuhan Bisnis(Lanjutan)

The Orange Argument: Kepentingan vs. PosisiKetika hanya satu jeruk tersisa dan dua orang memperebutkan jeruk tersebut.

Selain mempertahankan WHAT (posisi) yang mereka inginkan, ketika salah satu darimereka mencoba untuk mencari tahu tentang WHY (kepentingan) merekamembutuhkan jeruk tersebut, mereka akan dengan cepat menyadari adanya alternatifwin-win solution untuk kondisi tersebut.

Langkah 1b - Menentukan Kebutuhan Bisnis(Lanjutan)Proses menentukan kebutuhan sebenarnya membutuhkan tak hanya pendapat daripengguna, tetapi juga keikutsertaan para pengambil keputusan dalam pengadaan barangdan jasa

Beberapa cara untukmendapatkan informasi

kebutuhan yang sebenarnya

Wawancara

Seminar

Diskusi

Request for Information

Competitive Dialogue

Sudut pandangpara pengguna

Sudut pandangpara pembuat

keputusan


Bagaimana dengan barang/jasa yang bersifat kompleks di mana fungsi pengguna belum

dapat sepenuhnya menentukan kebutuhan?

Study group atau FGD (focus group discussion) dapat dilakukan untuk membangun

pemahaman yang lebih baik akan kebutuhan dan jumlah biaya yang diperlukan untuk

mengoperasikan dan mendapatkan barang atau jasa (disebut Total Cost of Ownership)


Contoh panduan dalam menentukan kebutuhan yang sebenarnya

Spesifikasi

Ukuranpemesanan

• Level of inventory

• Frekuensi pemesanan

Kualitas• Pengaruh kualitas

• Alternatif barang/jasa

Kuantitas • Barang/jasa vs variasi spesifikasi

Sertifikasi• Jenis sertifikasi yang dimiliki

• Jenis sertifikasi yang diperlukan

Sistem • Keperluan integrasi sistem

Pengiriman

• Frekuensi/kemampuan pengiriman

• Metode pengiriman

• Ketepatan pengiriman

Langkah 1b – Menentukan Kebutuhan Bisnis(Lanjutan)

TIPS!

1. Apakah permintaan kebutuhan masuk akal?

2. Apakah pengguna benar-benar membutuhkan semua jenis barang/jasa yang telahdibeli selama ini?

3. Berapa banyak jenis barang/jasa yang dapat memenuhi persyaratan kebutuhanbisnis tersebut?

4. Apakah anda setuju bahwa memahami kebutuhan bisnis dapat memberikanpenghematan pada biaya?

5. Mengapa?

Langkah 1c – Penetapan Kategori danPengajuan Usulan

Proses finalisasi pemilihan kategori berdasarkan analisis pembelanjaan danpenentuan kebutuhan bisnis yang sebenarnya:

• Kepala SKPD/Kepala Satuan Kerja Kementerian terkait membuat danmenyampaikan usulan kategori barang/jasa terpilih kepada KepalaDaerah/Menteri melalui Sekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/SekretarisKementerian

• Kepala Daerah/Menteri melalui Sekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/SekretarisKementerian menugaskan Kepala ULP/Kepala Unit yang menangani pengadaanuntuk melakukan kajian terhadap kelayakan usulan kategori barang/jasa tersebut

Contoh Dokumen Langkah 1

• Analisis Pembelanjaan

Langkah 1 - Analisis Pembelanjaan & Kebutuhan, Penetapan Kategori, PengajuanUsulan

Contoh Data yang dihasilkan oleh SKPD/Satuan Kerja Kementerian: sesuaiPerka 06/2016 Pasal 28

Langkah 1 - Analisis Pembelanjaan & Kebutuhan, Penetapan Kategori, PengajuanUsulan

Durasi?

1 – 2 minggu

Lingkup aktifitas dalam kegiatan ini ditentukan oleh kompleksitas dan tingkatkepentingan dari barang dan jasa yang dibutuhkan (tingkat kompleksitas rendah dantidak bersifat krusial terhadap bisnis analisis lebih sedikit waktu yang lebihsingkat, dibandingkan dengan barang yang memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi)

Langkah 2 – Analisis Pasar; Kajian KelayakanUsulan

Siapakah pelaku pada langkah 2 proses penyusunan katalog elektronik daerah?

ULP

Langkah 2a – Analisis Pasar

Tujuan Analisis Pasar

Proses yang dibuat untuk memahami dan mengatur permintaan untuk membeli barangdan jasa

Analisis Pasar

• Untuk memberikan pemahaman mengenai ukuran, skala, dan kapabilitas daripenyedia barang dan jasa secara mendetil

Tahapan Analisis Pasar

1. Mendefinisikan suplai pasar

2. Memahami karakteristik pasar dan posisi negosiasi yang potensial

3. Membuat kajian kelayakan usulan

Langkah 2a – Analisis Pasar (Lanjutan)

Penilaian pasar penyedia untuk mendefinisikan faktor-faktor eksternal yang dapat danakan berdampak pada arah dan strategi peluang kontrak katalog

Mendefinisikan Suplai Pasar

• Siapa saja penyedia yang ada di pasar saat ini?

• Berapa ukuran pasar saat ini?

• Apakah sifat pasar: monopoli, duopoly, oligopoly – dalam kaitannya denganperaturan KPPU

• Bagaimana pertumbuhan pasar dan tren mendatang?

• Apakah ada segmen pasar baru yang perlu dipertimbangkan?

• Adakah kecenderungan perubahan kebutuhan?

Menentukan Pasar

• Penyedia saat ini, penyedia alternative, penyedia non-tradisional, UMKM

• Status penyedia: produsen, kontraktor, distributor, principal, agen, pengecer

• Kemampuan penyedia (kapasitas produksi, jangkauan pelayanan)

• Teknologi yang dimiliki

Meninjau Penyedia


Tujuan dari kegiatan ini adalah bekerjasama dengan para penyedia untuk mendapatkaninformasi dan melakukan analisis pasar penyedia secara rinci untuk kategori tertentu.Latihan pengumpulan data ini digunakan untuk mengetahui kapasitas pasar,kapabilitas, dan kebutuhan serta mengajak penyedia untuk beropini terhadapkebutuhan bisnis yang diajukan. Kegiatan ini biasanya disebut soft market testing atauaudiensi

Memahami karakteristik pasar dan posisi negosiasi yang potensial

Seminar dengan

penyedia

Kuesioneruntuk

penyedia

Mengumpulkan dan Menganalisis Data

Mendapatkan laporan analisis pasar untukbarang dan jasa yang akan dibeli

ResearchWebsiteIndustri

Media sosialSubjek ahli


TIPS!

1. Berapa banyak tier penyedia yang anda temukan di pasar?

2.Informasi penting apa yang anda dapatkan dari audiensi dengan para penyedia?

3.Tier supplier yang mana yang anda targetkan untuk diajak dalam proses pelelangan?

4.Mengapa?

Langkah 2b – Kajian Kelayakan Usulan

• Berdasarkan hasil dari langkah 1: Analisis Pembelanjaan dan Kebutuhan,Penetapan Kategori, dan Pengajuan Usulan yang telah dilakukan dan disampaikanoleh SKPD/Satuan Kerja Kementerian kepada Kepala Daerah/Menteri melaluiSekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian, maka KepalaDaerah/Menteri melalui Sekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/SekretarisKementerian menugaskan kepada Kepala ULP/Kepala Unit Pengadaan untukmelakukan kajian kelayakan usulan tersebut

• Kajian kelayakan usulan memuat:

Jenis, Volume, Spesifikasi teknis, Waktu penggunaan, Rencana anggaran,Referensi harga atau HPS, Informasi produksi (DN/LN), Syarat penyedia

• Kepala ULP/Kepala Unit Pengadaan menyampaikan hasil kajian kepada SekretarisDaerah/Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian


• Hasil Survei Penyedia

• Kajian Kelayakan Usulan

Langkah 2 – Analisis Pasar; Kajian KelayakanUsulan

Durasi?

1 – 2 Minggu

Analisis pasar dan kajian kelayakan seyogyanya dilakukan secara rutin, terutamaterhadap program tahunan yang sudah dicanangkan, misalnya: Kampung TahanBencana, Program 1000 CCTV, dll, sehingga proses pemilihan penyedia telahdapat dilakukan sebelum tahun pembelanjaan

Langkah 3 – Pengajuan Kategori danPenetapan Pokja


Sekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian

Langkah 3 – Pengajuan Kategori danPenetapan Pokja• Sekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian mengajukan kategori

yang dipilih didukung oleh hasil kajian kelayakan usulan kepada Kepala LKPPmelalui Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasiuntuk dievaluasi dan kepada Kepala Daerah/Menteri untuk diketahui

• Kepala LKPP melalui Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan SistemInformasi menyampaikan hasil evaluasi kajian kelayakan usulan

• Sekretaris Daerah/Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian menetapkanKelompok Kerja Katalog untuk melakukan proses pemilihan Penyedia

• Durasi:

Pengajuan Kategori : 1 minggu

Persetujuan Kategori oleh LKPP : 1 – 2 minggu

SK Penetapan Pokja Katalog : 1 – 2 minggu


• Pengajuan Usulan

• Persetujuan Usulan

• SK Tim Katalog dan SK Tim Pokja

Aktivitas #1

1. Berdasarkan data APBD yang diberikan, buatlah analisis pembelanjaan danpenentuan kebutuhan

2. Berdasarkan hasil analisis pada point no 1, tetapkan 2 kategori yang akandiusulkan beserta penjelasan alasan pemilihan kategori tersebut

3. Pilih salah satu dari kategori yang telah ditetapkan pada point no 2

4. Buatlah analisis pasar dan kajian kelayakan usulan kategori yang terpilih padapoint no 3 berdasarkan pengetahuan pasar yang Anda miliki saat ini

Workbook Peserta:

• Softcopy file Excel data dummy APBD

• Panduan pengolahan data

• Template Kajian Kelayakan Usulan Kategori

PROVINSI/KOTA/KABUPATEN …..

Kajian Kelayakan Usulan Kategori

LOGO PROVINSI/KABUP

ATEN/KOTA

Kelompok Pengeluaran Terbesar dalamBelanja Barang, Jasa dan Modal

NoKelompok

Pengeluaran% dari BJ & M Nilai (IDR)

Kesesuaian untuk kontrakkatalog

Keterangan

1

2

3

4

5

..

..

..

..

16

17

18

19

20

Kategori Potential Berdasarkan Pada AnalisisPengeluaran/Belanja

Berdasarkan analisa awal terhadap data belanja/APBD, kategori-kategori di bawah iniantara lain dapat dipertimbangkan sebagai kategori percontohan:

….

….

….

….

….

Kategori Potential Berdasarkan Pada AnalisisPengeluaran/Belanja

KategoriPerkiraan

Nilai (IDR)Pos Pengeluaran

Hasil Diskusi dengan ULP Prov. Kep. BaBel

Keterangan

Hasil Survei Pasar Kategori Potensial bersamaULP …….Kategori Sub

KategoriPotential

Estimasiawal jmlhkebutuha

ntahunan

Referensi Harga

Kondisipasar

penyedia

Produkbarang/ jasa

Lokasipenyed

ia

Kapasitas

penyedia

Perizinan Standarkualitas

Kendaladengan

pemerintah

Kesesuaian

dengankriteriakatalog

SesuaidenganKriteriaKatalog

berdasarkan PerkaLKPP

6/2016 Pasal 27:

- Dibutuhkan olehDinas

Tani Provdan

Kab/Kota- Dapatdistandar

isasi- Kebutuha

n bersifatberulang

Rencana Implementasi Percontohan KatalogLokal di Provinsi/Kabupaten/Kota ……

Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags

Pembuatan rencana dan jadwal kegiatan

Ekseskusi proses analisa data belanja/anggarankategori-kategori terpilih

Eksekusi proses analisa dan validasi kebutuhanpengguna (SKPD/Satuan Kerja Kementerian)

Eksekusi analisa pasar penyedia

Penetapan item dan analisa lebih lanjut atasbelanja/anggaran, kebutuhan pengguna dan pasarpenyedia (untuk penulisan Rencana Pengadaan)

Penulisan Rencana Pengadaan dan DokumenPemilihan

Persetujuan Rencana Pengadaan dan DokumenPemilihan dengan MCA-I dan ULP

Peluncuran proses lelang katalog

Penetapan pemenang dan penandatanganan kontrak

Penayangan katalog

Rekomendasi Pemilihan Kategori Percontohan

Berdasarkan analisa pembelanjaan berdasarkan APBD dan survey pasar penyediabersama tim Pokja ULP Provinsi/Kabupaten/Kota ………………..dan SKPD terkait, ULPProvinsi/Kabupaten/Kota …………………..menyimpulkan bahwa kategori di bawah inilayak untuk dijadikan kategori percontohan katalog elektronik daerah:

1. …..

2. …..

3. …..

Panduan Mengolah Data AnalisisPembelanjaan1. Untuk memudahkan analisa, hapuslah data yang tidak dibutuhkan dari kertas kerja.

Contoh data yang tidak dibutuhkan: pendapatan, belanja tidak langsung. Data yangpada umumnya digunakan untuk analisa pembelanjaan adalah data Belanja Langsung– Barang dan Jasa serta Modal.

Panduan Mengolah Data AnalisisPembelanjaan

2. Sortir data berdasarkan tingkat kedetilan pos pengeluaran

Temukan panduanExcel di bagian Excel Tips

Excel Tips

1. Menyortir pengeluaran berdasarkan tingkatan

a) Highlight kolom tingkatan 1, klik “copy”

b) Di tab baru, pilih kolom kosong untuk meletakan data pos pengeluaran, dan klik“paste”

c) Highlight seluruh kolom, klik “Find and Select”, klik “Go to Special”, lalu pilih“Blank”

d) Klik kanan di daerah yang terhighlight, klik “Delete”, pilih “Shift Cells Up”. Ulangilangkah A-D pada pos pengeluaran tingkat 2

Excel Tips


a) Highlight kolom Deskripsi dan kolom Nilai tingkatan 1, klik “copy”

Excel Tips


b) Di tab baru, pilih kolom kosong untuk meletakan data pos pengeluaran, danklik “paste”

Excel Tips


c) Highlight seluruh kolom, klik “Find and Select”, klik “Go to Special”, lalupilih “Blank”

Excel Tips


d) Klik kanan di daerah yang terhighlight, klik “Delete”, pilih “Shift Cells Up”. Ulangilangkah A-D pada pos pengeluaran tingkat 2.

Panduan Mengolah Data Analisis Pembelanjaan3. Urutkan data berdasarkan pengeluaran, dari yang paling besar ke kecil. Untuk

memudahkan analisa, tambahkan persentase pengeluaran.

Temukan panduanExcel di bagian Excel Tips

Excel Tips

a) Highlight kolom tingkatan 1, klik “Sort & Filter”, pilih “Custom Sort”

b) Pada isian “Sort By”, pilih kolom yang berisi besar pembelanjaan

c) Pada isian “Sort on”, pilih “Values”

d) Pada isian “Order”, pilih “Largest to Smallest”. Ulangi langkah A-D pada pospengeluaran tingkat 2

2. Mengurutkan pengeluaran berdasarkan besar pembelanjaan


Excel Tips

a) Highlight kolom Deskripsi dan kolom Nilai tingkatan 1, klik “Sort & Filter”, pilih“Custom Sort”

Excel Tips

a) Pada isian “Sort By”, pilih kolomyang berisi besar pembelanjaan

b) Pada isian “Sort on”, pilih“Values”

c) Pada isian “Order”, pilih“Largest to Smallest”. Ulangilangkah A-D pada pospengeluaran tingkat 2


b

b c d

Panduan Mengolah Data AnalisisPembelanjaan

4. Pilihlah kategori pengadaan yang sesuai dengan e-katalog. Kriteria termasuk, namuntidak terbatas pada:

a) Pengadaan berulang dan/atau digunakan oleh banyak SKPD

b) Spesifikasi produk barang/jasa dapat distandasarisasi

c) Harga produk barang/jasa dapat dikuantifikasi

d) Belum terdapat di katalog nasional

Akhir Aktivitas 1

Pembahasan Hasil Praktik Aktivitas #1

Langkah 4 – Pembentukan Rencana Pengadaandan Dokumen Pengadaan


Pokja Katalog

Langkah 4a – Pembentukan RencanaPengadaan

Tujuan Rencana Pengadaan

Dokumen kerangka acuan proses pengadaan yang memuat informasi pasar penyediadan proses evaluasi yang paling efektif

Rencana Pengadaan

• Merangkum analisis kesimpulan, sourcing dan strategi masuk pasar, kriteria evaluasi pemilihan penyedia serta jadwal pelaksanaan, peran dan tanggung jawab

Tahapan Analisis Pembelanjaan

1. Merangkum hasil analisis

2. Merancang strategi pengadaan

3. Membuat kriteria evaluasi terhadap pilihan penyedia yang ada

4. Menyusun jadwal pelaksanaan, peran, dan tanggung jawab

Langkah 4a – Pembentukan RencanaPengadaan (Lanjutan)

Bagian 1 – Latar Belakang Kontrak Katalog

• Uraian alasan pengadaan kontrak katalog

• Sistem pengadaan saat ini

• Permasalahan saat ini

• Jenis penyedia yang ada di pasar

• Ruang Lingkup

• Justifikasi dan Tujuan

• Durasi kontrak katalog

• Ruang lingkup pengguna


Bagian 2 – Analisis Kebutuhan Pengguna

• Sifat Dasar Permintaan

• Estimasi Anggaran

• Peluang

• Resiko

Bagian 3 – Analisis Pasar Penyedia

• Tinjauan pasar

• Daftar calon penyedia

• Target pengadaan

• Analisis SWOT


Bagian 4 – Strategi Pengadaan

• Opsi pengadaan

• Metode penyusunan katalog

• Pengukuran kinerja

• Jadwal pelaksanaan

• Persiapan dokumen pengadaan

• Pengumuman proses seleksi pengadaan

• Evaluasi administrasi, teknis, harga, kualifikasi

• Negosiasi

• Berita acara hasil evaluasi dan negosiasi

• Pemberhentian kontrak

• Skenario pemilihan penyedia

• Penyesuaian harga


Bagian 5 – Metode Evaluasi

• Tim Evaluasi

• Kriteria Evaluasi


Strategi pengadaan yang tepat seharusnya digunakan untuk memaksimalkan nilai yangada dengan tetap megatur resiko pengadaan dengan baik

Memilih Strategi Pengadaan

3. Bottleneck 4. Strategic

2. Leverage1. Routine

Tinggi

Rendah

Rendah Total Nilai Pembelian

Cara : Lindungi

• Bernilai kecil, namun esensial

• Teknis dan spesialisasi tinggi

• Penyedia terbatas, kepastian ketersediaanlebih dipentingkan daripada harga

Cara: Hindari

• Mempunyai nilai, risiko rendah

• Basis penyedia kompetitif

• Hubungan dengan penyedia tidak krusial

Cara: Kolaborasi

• Dibutuhkan secara kritis untuk organisasi

• Nilai dan kompleksitas tinggi

• Membutuhkan penyedia kompeten yang dapatmemberikan solusi inovatif

Cara: Kompetisi

• Tidak kritis untuk organisasi, namunpembelanjaan besar

• Pasar penyedia sudah mapan

• Dapat menggunakan kontrak terpusat, lelangkompetitif

Tinggi

Risiko / Kompleksitas

Matriks Strategi Pengadaan


Menentukan Metode Pemilihan Penyedia

Lelang / Seleksi

Dengan negosiasi

Lelang / Seleksi

Tanpa negosiasi

Non-lelang / Non-seleksi

Dengan negosiasi

Non-lelang / Non-seleksi

Tanpa negosiasi

MetodePemilihan

Lelang tanpanego:pengadaanbarang/ jasadengankebutuhanyang jelas

Lelang dengannego: terdapat >1pemenang untukmemastikanketersediaan dankualitas barang/ jasa

Non-lelangdengan nego: dilakukan untukbeberapabeberapa kriteriatertentu

Non-lelangtanpa nego: untukbarang/jasayang harganyasudahditetapkanpemerintah


Menentukan Metode Evaluasi

Berdasarkan Perpres No 54 tahun 2010 dan peraturan penggantinya, jenis evaluasipenawaran untuk Barang/ Konstruksi/ Jasa Lainnya tertera seperti di bawah

Sistem Gugur Sistem Nilai Sistem Penilaian Biaya selamaUmur Ekonomis

Digunakanpada

- Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya secaraumum

- Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/ JasaLainnya yang bersifatkompleks

- Pengadaan Barang/ PekerjaanKonstruksi/ Jasa Lainnya yangbersifat kompleks

Penjelasan - Memeriksa danmembandingkandokumen terhadappersyaratan yang telahditetapkan

- Biasanya terdiri darisyarat adminstrasi,teknis dan harga

- Menilai kewajaranpenawaran yang diterimadengan memberi nilaitertentu atas unsur yangdinilai sesuai persyaratanyang telah ditetapkan

- Membandingkan jumlahnilai antara satu pesertadengan lainnya

- Unsur yang dinilai harusbersifat kuantitatif

- Memberi nilai pada unsur teknisdan harga dilihat dari umurekonomis barang sesuaipersyaratan yang telahditetapkan

- Mengkonversikan nilai unsurtersebut ke mata uang tertentu

- Membandingkan jumlah nilaimata uang antara satu persertadengan lainnya

Pembobotan - n/a - Bobot biaya 70% - 90%- Bobot teknis 10% - 30%

- n/a


Menyusun Rencana Pengadaan

Rencana pengadaan harus memuat jadwal pelaksanaan untuk setiap tahap dan peranserta tanggung jawab dari instansi terkait

AktifitasTanggal

MulaiTangalSelesai

Mendiskusikan dan mengembangkan rencanapengadaanMenandatangani rencana pengadaan

Menyusun dokumen pengadaan

Mengumumkan proses pengadaan

Pendaftaran dan pengambilan dokumen pengadaan

Aanwijzing

Pemasukan dokumen penawaran

Evaluasi kualifikasi dan administrasi

Pembuktian kualifikasi

Berita acara hasil evaluasi kualifikasi, administrasi,pembuktian kualifikasiEvaluasi dan klarifikasi teknis dan harga

Negosiasi teknis dan harga


Menyusun Rencana Pengadaan

Rencana pengadaan harus memuat jadwal pelaksanaan untuk setiap tahap dan peranserta tanggung jawab dari instansi terkait

AktivitasTanggal

MulaiTangal Selesai

Berita acara hasil evaluasi dan klarifikasi teknis serta negosiasiteknis dan hargaBerita acara hasil pemilihan penyedia

Penetapan penyedia

Penetapan katalog barang/jasa

Penyampaian hasil pemilihan penyedia kepada sekretarisdaerah/sekretaris jenderal/sekretaris kementerianPemohonan delegasi penandatanganan kontrak katalogelektronik daerahPenandatanganan kontrak katalog

Surat permohonan tayang katalog dan surat tanggung jawabmutlakPencantuman barang/jasa ke dalam katalog elektronik


• Menurut Anda, mengapa rencana pengadaan merupakan langkah yang pentingdalam proses pemilihan?

• Menurut Anda, apa keterkaitan antara rencana pengadaan dan dokumenpengadaan?

Diskusi – 5 menitSebutkan satu jawaban per

area


Menurut Anda, mengapa rencana pengadaan merupakan langkah yang penting dalamproses pemilihan?

• Memberikan perencanaan yang jelas (SMART) mengenai target pelaksanaan danlangkah-langkah untuk mencapainya sehingga kemungkinan gagal lelang dapatdiminimasi

• Memastikan terpenuhinya kebutuhan pengguna sekaligus kepatuhan terhadapaturan yang berlaku

• Rencana pengadaan merupakan blue print dari proses pemilihan

• Memberikan gambaran anggaran, pembelanjaan, analisa pasar

• Merupakan pembentukan kerangka acuan kerja

• Memastikan proses pemilihan yang transparan


Menurut Anda, apa keterkaitan antara rencana pengadaan dan dokumen pengadaan?

• Dokumen pengadaan harus mengacu kepada keseluruhan strategi pengadaan yangtelah ditentukan dan disetujui pada rencana pengadaan

Langkah 4b – Penyusunan DokumenPengadaan

Menyusun Dokumen Pengadaan

• Kepala ULP mengesahkan rencana pengadaan

• Pokja Katalog menyusun dokumen pengadaan berdasarkan informasi dari dokumenrencana pengadaan

• Standar Dokumen Pengadaan dapat diunduh dari laman LKPP

https://inaproc.lkpp.go.id/v3/public/sdp/sdp.htm

• Ketua Pokja Katalog mengesahkan Standar Dokumen Pengadaan

Kunci Menyusun Dokumen Pengadaan

• Pastikan bahwa dokumen dibuat secara simpel untuk meminimalisir resikokesalahpahaman dan resiko bagi para penyedia untuk mengerjakan ulang hal tersebutkarena dapat memperlambat proses pelaksanaan

• Memberikan instruksi yang jelas tentang bagaimana mengisi bagian yang diperlukanuntuk membantu para penyedia agar dapat memberikan respon dengan informasiyang akurat

https://inaproc.lkpp.go.id/v3/public/sdp/sdp.htm

Langkah 4b – Penyusunan DokumenPengadaanContoh Dokumen Langkah 4:

• Dokumen Rencana Pengadaan

• Standar Dokumen Pengadaan

• Analisa Harga Satuan/HPS

• Daftar Item dan Spesifikasi

• Nota Kesepahaman

Langkah 4 – Pembentukan Rencana Pengadaandan Dokumen Pengadaan

Durasi?

4 – 6 minggu

Penandatanganan Nota Kesepahaman dilakukan setelah

langkah 1 – 4 dilengkapi dansebelum pengumuman

pemilihan penyedia

Langkah 5 – Pelaksanaan Proses Pengadaan


Pokja Katalog


Kunci Proses Pemilihan

Pelaksanaan pengadaan dimulai saat pengumuman mengenai pengadaan kategoribarang/jasa dilakukan secara resmi melalui media elektronik (SPSE) ataupun melaluimedia cetak (koran)

Pengumuman Proses Pemilihan

Pastikan bahwa Anda menyusun dan menggunakan dokumen penawaran yang efektif,berkomunikasi dengan penyedia untuk mendapatkan respon/tawaran dari penyedia(aanwidzing), serta mempersiapkan negosiasi (apabila ada)

Tahapan Proses Pemilihan

• Memuat pengumuman pengadaaan resmi

• Mengelola pendaftaran calon penyedia dan pengambilan dokumen pengadaan

• Memberikan penjelasan dan/ atau sosialisasi kepada calon penyedia

• Menerima dokumen penawaran dari calon penyedia

Durasi Proses Pemilihan

• 2 – 4 minggu


Pengumuman pemilihan penyedia:

1. Website LPSE

2. Website LKPP (email ke: [email protected])

3. Koran lokal

mailto:[email protected]

Aktivitas #2

Berdasarkan hasil praktik aktifitas #1 pada hari 1, tentukan:

• Metode lelang yang direkomendasikan

• Tingkat penyedia yang ditarget

• Gambaran umum kriteria teknis

• Gambaran umum kriteria kualifikasi


Langkah 6 – Evaluasi, Kualifikasi, danNegosiasi


Pokja Katalog


Tujuan Evaluasi, Kualifikasi, dan Negosiasi

Evaluasi dilakukan atas penawaran yang diajukan oleh para calon penyedia terhadapkriteria evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Tergantung darimetode pengadaannya, langkah selanjutnya dapat berupa negosiasi; yang bertujuanuntuk mendapatkan harga penawaran terbaik dari calon penyedia

Evaluasi, Kualifikasi, dan Negosiasi

Mendapatkan harga penawaran terbaik serta menetapkan penyedia pemenang

Tahapan Evaluasi, Kualifikasi, dan Negosiasi

1. Evaluasi kualifikasi dan administrasi2. Pembuktian kualifikasi3. Pembuatan berita acara hasil evaluasi kualifikasi, administrasi, dan pembuktian

kualifikasi4. Evaluasi dan klarifikasi teknis dan harga5. Negosiasi teknis dan harga6. Pembuatan berita acara hasil evaluasi dan klarifikasi teknis serta negosiasi teknis

dan harga7. Pembuatan berita acara hasil pemilihan penyedia8. Penetapan penyedia


Tujuan Negosiasi

Sebuah proses yang mendefinisikan poin-poin utama negosiasi dan menegosiasikanposisi ahir penyedia hingga sampai kepada rekomendasi pilihan penyedia

Negosiasi

Menggunakan informasi yang telah diperoleh untuk menurunkan harga penyediadan/atau mendapatkan nilai maksimum dari para penyedia yang menjadi pemenang

Tahapan Negosiasi

1. Membuat perbandingan penyedia

2. Membuat rencana negosiasi

3. Mendefinisikan kunci utama negosiasi

4. Bernegosiasi


Sebelum memasuki proses negosiasi, hal penting yang perlu dilakukan adalah melihatposisi relatif dari penyedia terhadap penyedia lainnya dimana salah satu area yangdifokuskan adalah perbandingan Total Cost of Ownership/ TCO nya

Perbandingan Penyedia

Harga pembelianawal

Biaya inventory

Biaya operasi

Biaya proses pembelian

Biaya logistik

Spesifikasi yang berlebih

Garansi

Biaya pemeliharaan

Biaya instalasi

Biaya pembuangan

Dan lain lain

Pilih penyediaberdasarkan

gambaran biayaterlengkap

Struktur harga yang akurat

Pemahaman terhadapkomoditas


Sebuah rencana negosiasi dipengaruhi oleh informasi yang telah berhasil didapatkandari penyedia untuk mencapai tujuan pengadaan dalam cakupan harga dan kualitasservis

Membuat Rencana Negosiasi

Komponenrencana negosiasi

Keterangan

Tujuan pembeli Mengembangkan harga, kualitas / tujuan tingkat layanan

Tujuan penjualMemahami posisi relatif dan kemampuan penyedia dalammemenuhi kebutuhan pembeli -Juga memahami insentif dantujuan wakil penyedia

Pendekatan UntukNegosiasi

Memutuskan apakah akan bernegosiasi secara paralel denganbeberapa penyedia atau untuk bernegosiasi secara berurutan(penyedia satu ke penyedia lainnya)

Rencana konsesiMengatur posisi awal dan mempersiapkan daftar konsesitambahan


Untuk melaksanakan rencana negosiasi dengan sukses, anda perlu memiliki poin-poinnegosiasi yang telah ditentukan sebelum bernegosiasi dengan para penyedia

Mendefinisikan Poin Utama Negosiasi

Poin Negosiasi Keterangan

Harga Menentukan kapabilitas penyedia

Skema Diskon Memastikan struktur diskon yang tetap

Kekhawatirankualitas

Mengidentifikasi kesenjangan kualitas antarpenyedia/produk/lokasi

Kepentinganakan keamanan& ketersediaan

Mengidentifkasi kesenjangan pada keamanandan ketersediaan produk

Syarat danketentuankontrak

Menentukan kemampuan penyedia untuk mematuhi persyaratan yang diatur dalam kontrak

Poin-poinpenting untukpenyelarasan

Poin penting lainnya yang belum diperjelasdari respon awal penyedia

Syarat & ketentuanyang akan

didiskusikan

Rate basis

Biaya tambahan

Prakiraan danpenempatanpemesanan

Insentif & hukuman

Klaim

Aturan pembayaran

Garansi

Langkah 6 – Evaluasi, Kualifikasi, dan

Negosiasi

Lelang Non Lelang

Dengan Nego TanpaNego

Dengan Nego Tanpa Nego

Harga di atas HPS

Gugur HPS tidak ditayangkan

Penawarkurangdari 3

Proses tetap lanjut ke negosiasi(Perpres 4/2015 mengenai e-Tendering)

Tidak adanegosiasi karena

hanyapencantuman

hargaNegosiasi Struktur harga

Turun ke hargapenawaran/analisaharga pasar paling

murah

N/A Struktur hargaTurun ke harga

penawaran/analisaharga pasar paling

murah

N/A

Penawarandi bawah80% HPS

Klarifikasi dan Analisis KewajaranHarga

HPS tidak ditayangkan


Contoh Sukses Negosiasi Kontrak Katalog Elektronik Daerah: E-TicketingSemarang

• Harga penawaran yang diajukan oleh calon penyedia tidak terpaut jauh dengan HPS padadokumen pengadaan

• Namun dalam proses evaluasi pihak Pokja pengadaan perangkat e-Ticketing menemukanbahwa ada komponen dari harga penawaran yang dapat dipangkas, dalam hal inikomponen piranti lunak

• Setelah itu dilakukan negosiasi dengan calon penyedia perangkat e-Ticketing yangmenghasilkan harga akhir yang jauh lebih murah daripada harga penawaran (menjadi57% dari harga penawaran)

• Penurunan harga ini menghasilkan penghematan penggunaan anggaran yang cukupsignifikan bagi Dinas Perhubungan

Contoh Dokumen Langkah 6:

• Berita Acara Hasil Evaluasi and Kualifikasi

• Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi


Durasi?

2 -4 minggu

Langkah 7 – Finalisasi Kontrak KatalogElektronik Daerah


Pemerintah Provinsi/Kota/Kabupaten (biro hukum, dll)/Kementerian

Pokja katalog

Langkah 7 – Finalisasi Kontrak

Tahap finalisasi kontrak merupakan proses untuk mensahkan dan menandatanganikontrak, yang dilakukan oleh penyedia terpilih dan Kepala Daerah/Menteri. Untuk saatini dibutuhkan Surat Pendelegasian Kewenangan Penandatanganan Kontrak dariKepala LKPP ke Kepala Daerah/Menteri sebelum kontrak dapat ditandatangani

Finalisasi Kontrak

Durasi Finalisasi Kontrak

• 1 – 2 minggu

Langkah-langkah yang harus dipenuhi:

• Penetapan penyedia

• penetapan katalog barang/jasa

• Penyampaian hasil pemilihan penyedia kepada Sekda/Sekjen/Sekmen

• Permohonan Delegasi penandatanganan kontrak katalog elektronik daerah

• Pendelegasian wewenang penandatanganan kontrak oleh LKPP

• Penandatanganan kontrak

Langkah 7 – Finalisasi Kontrak

Contoh dokumen langkah 7:

• Surat penetapan penyedia dan penetapan katalog barang/jasa

• Surat penyampaian hasil pemilihan penyedia kepada Sekda/Sekjen/Sekmen

• Surat Permohonan Delegasi penandatanganan kontrak katalog elektronik daerah

• Surat Delegasi dari Kepala LKPP

• Kontrak Katalog

Langkah 8 – Transisi ke Kontrak KatalogElektronik; Langkah 9 – Implementasi KontrakKatalog Elektronik

Siapakah pelaku pada langkah 8 dan 9 proses penyusunan katalog elektronik daerah?

ULP


Tahap ini mencakup pelatihan penggunaan Katalog Elektronik Daerah/Sektoral untukpengguna dan penyedia; serta proses pencantuman kategori barang/ jasa denganpenyedia terpilih kedalam Katalog Elektronik Daerah

Transisi dan Implementasi

Tahapan Transisi dan Implementasi

• Kepala Daerah/Menteri mengambil tanggung jawab secara penuh atas prosespengadaan untuk katalog elektronik daerah melalui Surat PertanggungjawabanMutlak

• Kepala Daerah/Menteri mengajukan permohonan ke LKPP untuk mencantumkankatalog barang/jasa terplilih ke dalam Katalog Elektronik Daerah melalui suratpermohonan tayang

• Mendapatkan persetujuan LKPP untuk memproses input katalog lokal di sistemKatalog Elektronik Daerah/Sektoral

• Mengadakan pelatihan penggunaan Katalog Elektronik Daerah/Sektoral untukpenyedia dan pengguna

• Kepala ULP/Kepala Unit Pengadaan bertanggung jawab atas penayangan kategoribarang/ jasa terpilih ke dalam Katalog Elektronik Daerah/Sektoral


Durasi Transisi dan Implementasi

• 1 – 2 minggu


Contoh dokumen langkah 8 dan 9

• Surat tanggung jawab mutlak

• Surat permohonan tayang

Langkah 10 – Monitoring dan Evaluasi KontrakKatalog Elektronik Daerah


ULP


Tahap ini bertujuan untuk melakukan pengelolaan kontrak yang efektif di antarapemangku kepentingan dalam suatu kontrak untuk memastikan tercapainya manfaatdan nilai kontrak yang diharapkan

Monitoring dan Evaluasi

• Analisa realisasi kontrak

• Dashboard kontrak

Bentuk Monitoring dan Evaluasi

• Selama masa kontrak

Durasi


Memantau hak dankewajiban tiap pihak(pembeli dan penyedia) dalam penggunaankontrak

Memantau kinerja vendor berdasarkan target umum dan khusus yang tertera di kontrak; misal pemenuhan pesanan, waktu kirim, kualitas barang

Adminstrasi Kontrak

Manajemen Kontrak

Memantau pembelanjaan riil, penghematan dan realisasimanfaat yang didapat daripenggunaan kontrak

Mengelola pertikaian yang terjadi, perubahan/ revisikontrak baik yang direncanakan atau yang tidak, misal perubahanharga dan pembaruanproduk, perpanjangankontrak dan pengakhirankontrak

Melakukan analisis, mengelola dan mengambilkeputusan atas risiko kunci yang menyangkutefektifitas kontrak

Mengelola hubungan antaraberbagai pemangku kepentinganseperti PPK, pengguna/ pembeli, dan penyedia dalamrangka meningkatkan danmempertahankan kinerjapenggunaan dan realisasimanfaat

PantauanKepatuhan

PantauanKinerja

PantauanFinansial

ManajemenHubungan

Kerja

ManajemenRisiko

ManajemenPerubahan

Langkah 10 – Monitoring dan Evaluasi KontrakKatalog Elektronik DaerahContoh Dashboard Manajemen Kontrak

1. Pantauan Kepatuhan 2. Pantauan Kinerja 3. Pantauan Finansial

4. Manajemen Perubahan 5. Manajemen Risiko6. Manajemen Hubungan

Kerja

Langkah 10 – Monitoring dan Evaluasi

TipeKegiatan

Kegiatan Nama Laporan Informasi

AdminstrasiKontrak

PantauanKepatuhan

1. Laporan Penggunaan Kontrak2. Laporan Kepatuhan Kontrak

Disediakan oleh organisasi pembeli danpenyedia

PantauanKinerja

3. Laporan Kinerja Penyedia Berdasarkan KPI berikut: (a) tingkatpemenuhan order, (b) Waktu pengantaran, (c) Pemenuhan kualitas

PantauanFinansial

4. Laporan Pembelanjaan Terkini5. Laporan Penghematan Terkini

Berdasarkan bulan dan penghematan yang didapat terhadap: (a) Harga historis (tahunlalu), (b) HPS

ManajemenKontrak

ManajemenPerubahan

6. Pencatatan Pertikaian7. Permintaan perubahaan takterduga8. Jadwal perubahan terencana

Dari log terpusat yang terdiri dari pertikaian, permintaan perubahan tak terduga (cth. produkbaru) dan jadwal perubahan terencana (cth. revisi harga)

ManajemenRisiko

9. Pencatatan Risiko Dari log terpusat yang terdiri dari risko danrealisasi manfaat dari kontrak

ManajemenHubunganKerja

10. Umpanbalik Pengguna11. Umpanbalik Penyedia

Dari rapat atau komunikasi teratur antarapengguna dan penyedia

Laporan utama harus ditetapkan dan diperbarui secara rutin sebagai sumber informasidashboard dan dapat ditinjau oleh tim pengelola kontrak

Pelaporan Manajemen Kontrak

Langkah 10 – Monitoring dan EvaluasiContoh realisasi kontrak

Langkah 10 – Monitoring dan Evaluasi

1. Manajemen Kontrak bertujuan memastikan organisasi pengguna mendapatkanmanfaat dan nilai yang diharapkan dari suatu kontrak

2. Kunci manajemen kontrak yang efektif dan efisien adalah tatakelola, proses danfungsi Manajemen Kontrak yang jelas

3. Kegiatan Manajemen Kontrak meliputi langkah-langkah yang terkoordinasi danberulang yang dilakukan secara rutin (misalnya setiap 3 bulan) oleh fungsi tertentudalam organisasi pengguna

4. Dashboard Manajemen Kontrak dibuat untuk menunjukkan informasi pentingyang berbentuk visualisasi dari dokumen laporan, dan bertujuan untuk mendorongpemangku kepentingan melakukan kegiatan perbaikan dan mengambil keputusan

5. Otomatisasi dari Manajemen Kontrak melalui dashboard otomatis akan sangatmembantu meningkatkan efisiensi

Kesimpulan Manajemen Kontrak

Aktivitas #3.1 – Non Lelang dengan NegosiasiBerdasarkan informasi yang tersedia, tentukanlah:

1. Biaya item yang mana yang akan anda negosiasi?

2. Bagaimana anda akan menegosiasikannya?

Supplier A Supplier B Supplier C Harga NegosiasiYang Diinginkan

Acuan HargaPasar/HPS

Harga dasar unit 8.25 8.48 8.68 8.8

Biaya Servis Tahunan

0.66 0.54 0.48 0.67

Ongkos Pengiriman 0.21 0.2 0.24 0.25

Diskon yang ditawarkan

0 -0.9 -0.65

*harga dalam satuan juta rupiah

Dalam non-lelang, HPS tidak ditampilkan dalam dokumen pengadaan

Aktivitas #3.2 –Lelang dengan Negosiasi –

Lebih Dari 1 PemenangBerdasarkan informasi yang tersedia, tentukanlah:

1. Biaya item yang mana yang akan anda negosiasi?

2. Bagaimana anda akan menegosiasikannya?

HPS Supplier A Supplier B Supplier C Harga NegosiasiYang Diinginkan

Harga dasar unit 8.32 8.25 8.48 8.68

Biaya Servis Tahunan 0.45 0.66 0.54 0.49

Ongkos Pengiriman 0.25 0.21 0.2 0.24

Diskon 0 -0.9 -0.65

Total Harga Pembelian 9.02 9.12 8.32 8.76

Tentukan CalonPemenang


Aktifitas #3.3 – Lelang Itemized Tanpa

NegosiasiBerdasarkan informasi yang tersedia, tentukanlah pemenang masing-masing item:

LelangItemized

HPS Supplier A Supplier B Supplier C Supplier D Keterangan Pemenang

Produk 1 1.05 1.00 1.02 1.05 0.99

Produk 2 1.88 1.9 1.89 1.91 2.5

Produk 3 0.96 0.89 0.95 0.96 0.9

Produk 4 2.9 2.35 2.01 2.89 2.56

Produk 5 3.88 3.82 - - 3.83


Aktifitas #3.4 – Lelang Tanpa NegosiasiBerdasarkan informasi yang tersedia, tentukanlah pemenang masing-masing item:Batas toleransi hasil evaluasi teknis adalah 75%Pembobotan Teknis-Harga: 20% - 80%

Kriteria Supplier A Supplier B Supplier C Supplier D

Teknis 70% 80% 95% 98%

Harga Penawaran 1,900,000 2,320,000 2,450,000 2,500,000

Hasil akhirteknis-harga(20%-80%)

Pemenang

*harga dalam rupiah


TERIMA KASIH

Program Modernisasi Pengadaan - blp.babelprov.go.idblp.babelprov.go.id/sites/default/files/dokumen/bank_data/MCAI LKPP... · • Manajemen pengadaan barang/jasa dalam skala kecil

Documents