PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELSURAN KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan Oleh : Muh. Choironi. Y D1806023 PROGRAM D III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2009
70
Embed
PROGRAM D III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU …... · Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini, antara lain ditandai dengan perubahan perilaku
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELSURAN KOLEKSI
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Profesi Ahli
Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan
Oleh :
Muh. Choironi. Y
D1806023
PROGRAM D III ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
SEBELAS MARET
2009
ii
PERSETUJUHAN
Tugas Akhir Berjudul : Pemanfaatan Software SIPSIS Dalam Penelusuran Koleksi
Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta.
Karya :
Nama : MUH. CHOIRONI. Y
NIM : D 1806023
Konsentrasi : Perpustakaan
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III
ilmu Perpustakaan Fakultas Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret .
Surakarta , 31 Mei 2009
Menyetujui
Dosen Pembimbing
Sunarno, S.sos_
NIP.131 106 050
iii
PENGESAHAN
Disetujui dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program DIII Ilmu
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Hari : Selasa
Tanggal : 16 Juni 2009
Dewan Penguji Tanda Tangan
Dra. Sri Urip Haryanti, M. Si
NIP : 131.283.612 (………………….….)
Sunarno, S.Sos
NIP : 131.106.050 (………………….….)
Mengetahui,
Dekan,
Drs. H. Supriyadi SN.SU
NIP 130 936 616
iv
MOTO
Ilmu yang bermanfaat betapapaun kecilnya, merupakan pembendaharaan dan
kekanyaan yang luar biasa.
[ QS, Al-Baqarah: 269 ]
Di belakangku ada kekeuatan yang tak terbatas, di depanku ada kemungkinan yang tak
terhingga, di sekelilingku ada kesempatan yang tak terhitung, Mengapa aku harus
takut.
[ Stella Stuard ]
Bejuanglah tanpa batasan tenaga dan waktu pasti akan tercapai apa yang kamu
inginkan dan jangan lupa berdoa.
{ Penulis}
v
PERSEMBAHAN
Kepada ALLAH syukur kami haturkan pada-Mu dan dalam
naungan Rido-Mu. Kupersembahkan karya sederhana ini
untuk:
1. Kepada kedua orang tuaku yang telah memberikan kasih
sayangnya tanpa batasan waktu dan tenaga
2. Saudaraku sekandung ( rois n siva) yang menjadi
Inspirasiku
3. Someone in my heart (dvee) yang selalu memberi
semangat dan dorongan kepadaku
4. Teman-teman seperjuangan angkatan 06
5. Masa depanku
6. Almamaterku
vi
KATA PENGANTAR
Bismilahirrohmanirrohim
Asalamualaikum Wr.Wb
Alahamdululilahi robbil alamin, segala puji syukur penulis panjatkan
ke Hadirat Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “PEMANFAATAN SOFTWARE
SIPISIS DALAM PENELUSURAN KOLEKSI DI UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA” yang disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh
gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dibidang perpustakaan.
Terselesaikan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan serta
dukungan dari berbagai pihak yang telah diberikan kepada penulis. Untuk itu penulis
ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga
terselesaikannya Laporan Praktek Kerja Lapangan.
2. Bapak Drs.H.Supriyadi SN.SU, selaku Dekan FISIP UNS yang telah
memberikan ijin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
3. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal M.Si, selaku ketua program D-3 Ilmu
Perpustakaan UNS yang telah memberikan dukungan sepenuhnya dalam
pelaksanan Praktek Kerja Lapangan.
4. Bapak Sunarno, S.sos selaku penasehat akademis yang telah memberikan
dukungan sehingga terrealisasinya Praktek kerja Lapangan.
vii
5. Ibu Dra. Sri Urip Haryati M.Si selaku dosen penguji 1 (satu) yang telah
banyak memberikan bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Drs. Sudjini, S.sos selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik.
7. Ibu Sri Hartati, SH selaku Kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta yang telah memberi izin dalam pelaksanaan praktek kerja
lapangan (PKL).
8. Seluruh staf dan karyawan UPT Universitas Negeri Yogyakart. Terima kasih
ats bantuanya.
9. Teman-teman yang selalu mendukungku yang tidak dapat saya sebutkan satu-
satu terutama anggota rey zone dan cp9.
10. AD 2714 HH, yang selalu menemaniku ke kampus di saat hujan maupun terik
panas matahari, terima kasih atas semua yang kauberikan padaku.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih banyak
kekurangan, baik dalam penyajian maupun penyusunannya. Oleh karena itu
segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan kerendahan
hati.
Akhirnya, penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca
pada umumnya.
Wassalamualaikim Wr.Wb
Penulis
viii
DARTAR ISI
HALAMAN COVER ………………………………………………………. i
HALAMAN PERSETUJUAN ……………………………………………... ii
HALAMAN PENGESAHAN ……………………………………………... iii
MOTO ……………………………………………………………………... iv
PERSEMBAHAN …………………………………………………………. v
KATA PENGANTAR ……………………………………………………... vi
DAFTAR ISI ………………………………………………………………. viii
DAFTAR TABEL …………………………………………………………. xi
DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………… xii
DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ……………………………………………………... 1
B. Tujuan ……………………………………………………………… 3
C. Pelaksanaan ………………………………………………………… 4
D. Metode Pengumpulan Data ………………………………………… 4
E. Rumusan Masalah ………………………………………………….. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan ………………………………………….... 6
B. Perpustakaan Perguruan Tinggi ……………………………………. 6
C. Pengertian Penelesuran Informasi ………………………………….. 7
D. Pengertian Bahan Pustaka ………………………………………….. 7
E. Pengertian OPAC …………………………………………………... 7
F. Sejarah SIPISIS …………………………………………………..... 7
ix
G. Pengertian SIPISIS ………………………………………..................... 9
H. Manfaat SIPISIS …….…………………………………………………. 10
BAB III GAMBARAN UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
A. Sejarah ……………………………………………………………… 13
B. Gedung …………………………………………………………....... 15
C. Koleksi ………………………………………………........................ 17
D. Struktur Organisasi …………………………………………………. 20
E. Sumber Daya Manusia (SDM) ……………………………………... 21
F. Sumber Dana ………………………………. ………………………. 22
G. Sarana dan Prasarana ……………………………………………….. 23
H. Layanan ……………………………………………………………... 25
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisa Masalah ………………………………………………………. 41
B. Alasan Pemilihan Software SIPISIS Di Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta ……………………………………………………………… 42
C. Prosedur Penelusuran Koleksi Di UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta ……………………………………………………………… 43
1. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui Website ……………………. 43
2. Prosedur Penelusuran Koleksi Melalui OPAC ……………………... 50
D. Kelebihan Software SIPISIS Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Universitas Negeri Yogyakarta …………………………………………. 53
E. Hambatan Software SIPISIS Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Universitas Negeri Yogyakarta ………………………………………….. 54
x
F. Solusi Menghadapi Hambatan Dalam Penelusuran Koleksi Di UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta …………………………… 55
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ………………………………………………………….. 56
B. Saran ………………………………………………………………… 57
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jumlah koleksi Buku …………………………………………… 17
Tabel 2 Jumlah Koleksi Majalah………………………………………… 18
Tabel 3 Formasi Tenaga ………………………………………………… 21
Tabel 4 Perangkat Keras Komputer………………………........................ 23
Tabel 5 Perangkat Keras Printer…………………………………………. 24
Tabel 6 Jumlah Koleksi Elektronik Library ……………………………... 25
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta ………… 21
Gambar 2 Tampilan Awal Pada Layar Monitor ………………………………….. 44
Gambar 3 Tampilan Daftar Alamat Internet ……………………………………... 45
Gambar 4 Tampian Daftar Literatur yang Di Kehendaki Pada Katalog Online …. 45
Gambar 5 Tampilan Database ………………………………………………….... 46
Gambar 6 Tampilan Database Yang Di Inginkan ……………………………….. 47
Gambar 7 Tampilan Katalog Koleksi Database …………………………………. 48
Gambar 8 Tampilan Record Judul Yang Di Inginkan ………………………….... 49
Gambar 9 Tampilan Data Bibliografi Secara Lengkap ………………………….. 50
Gambar 10 Tampilan Utama Pada OPAC ……………………………………….. 51
Gambar 11 Tampilan Informasi Yang kita Inginkan ……………………………. 52
Gambar 12 Tampilan Hasil Penelusuran ……………………………………....... 52
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 2 Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 3 Catatan Kerja Harian Mahasiswa
Lampiran 4 Contoh KTM Mahasiswa UPT Universitas Negeri Yogyakarta
Lampian 5 Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Lampiran 6 Contoh Form Foto Copy Pada Referensi
Lampiran 7 Contoh Formulir Daftar Hadir Pengunjung
Lampiran 8 Contoh Form Keterlambatan
Lampiran 9 Contoh Cap Pada Buku, Inventaris Buku
Lampiran 10 Jadwal Tugas Staf UPT Universitas Negeri Yogyakarta
Lampiran 11 Pasword Jurnal Elektronik
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
informasi dewasa ini, antara lain ditandai dengan perubahan perilaku dalam
pencarian informasi, berdampak bagi lembaga-lembaga yang bergerak dalam
bidang jasa informasi dan perpustakaan. Sebagai lembaga yang bertugas
menyimpan, mengolah, merawat dan mendistribusikan informasi, dituntut
agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang
dimiliki perpustakaan.
Pemanfaatan teknologi informasi memberikan peluang besar bagi
perpustakaan, untuk mengubah serta peningkatan layanan yang telah ada.
Layanan yang cepat, tepat dan akurat serta membuat pekerjaan menjadi
efektif dan efisien, merupakan dambaan setiap pemustaka. Perkembangan
layanan ini dilakukan guna menyikapi dan memenuhi keinginan pemustaka.
Perpustakaan sebagai sumber informasi, berbagai jasa layanannya
dituntut selalu siap membantu pemustaka untuk memperoleh informasi yang
dibutuhkan. Di era globalisasi ini, perpustakaan memainkan peran yang
sangat penting dalam siklus transfer informasi. Fungsi jasa layanan informasi
yang begitu melekat pada perpustakaan, memaksa pustakawan untuk
bertindak sebagai jalur penghubung antara dua dunia yaitu kelompok
pemustaka dan kelompok sumber informasi.
Salah satu hal penting yang menjadi bagian tak terpisahakan dari
sebuah perpustakaan adalah proses temu kembali informasi, dimana secara
spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi.
xv
Sarana temu kembali suatu informasi dan salah satu bagian dari
system perpustakaan yang teratomasi adalah OPAC (Online Public Acces
Catalogue). OPAC digunakan untuk mengakses secara online ke koleksi
perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna perpustakaan dapat
melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek kata kunci dan
sebagainya. Selain sebagai sarana penelusuran, OPAC berguna untuk
menunjukkan keberadaan suatu koleksi perpustakaan.
Penelusuran dengan OPAC ini akan ditawarkan dengan berbagai
program diantarana yaitu CDS/ISIS, SIPUS, SIPISIS dan sebagainya.
Program-program tersebut digunakan untuk melaksanakan kegiatan
perpustakaan.
Sipisis merupakan program yang sangat cocok untuk diterapkan di
instansi ini, karena sipisis adalah perangkat lunak atau program yang di
rancang khusus untuk pelanyanan kepada pengguna berbasis komputer.
Dengan pernyataan tersebut penulis mengambil tema
“PEMANFAATAN SOFTWARE SIPISIS DALAM PENELUSURAN
KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA” Agar para pembaca mengetahui bagaimana penelusuran
yang terdapat di perpustakaan tersebut.
B. TUJUAN
Penulisan Tugas Akhir mempunyai tujuan tertentu yang bermanfaat
bagi mahasiswa yang melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL),
yaitu:
xvi
1. Untuk Mengetahui Alasan Pemilihan Software SIPISIS di
UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
2. Untuk mengetahui prosedur penelusuran koleksi melalui
OPAC dan website di UPT perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
3. Mengetahui kelebihan software SIPISIS yang terdapat di UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
4. Mengetahui hambatan apa saja yang terdapat dalam
penelusuran informasi di UPT perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta.
5. Mengetahui solusi / cara penyelesaian untuk mengatasi
hambatan-hambatan dalam penelusuran informasi di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
C. PELAKSANAAN
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dialokasikan selama
enam minggu yang berlangsung dari tanggal 16 Februari sampai 28 Maret
2009, bertempat di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Jl.
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mengumpulkan data
dengan menggunakan beberapa metode sebagai berikut:
1. Metode Observasi
xvii
Yaitu mengumpulkan data yang diperoleh dari pengamatan
secara langsung terhadap kegiatan dan kondisi di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
2. Metode Wawancara
Yaitu mengumpulakan data dengan berdialog / melakukan
wawancara secara langsung dengan staf perpustakaan di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
3. Metode Literatur
Yaitu metode mengumpulkan data-data yang berasal dari
teori buku yang menjadi acuan dalam menyusun laporan ini.
4. Metode Partisipasi
Yaitu penulis ikut berpartisipasi dalam kegiatan yang di
laksanakan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
E. RUMUSAN MASALAH
Bedasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil beberapa
masalah mengenai pemanfaatan Penelusuran Informasi Menggunakan
Program Sipisis di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta antara
lain:
1. Apa alasan memilih software SIPISIS di UPT Perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta?
2. Bagaimana prosedur penelusuran koleksi melalui OPAC dan website
yang digunakan di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
3. Apa kelebihan software SIPISIS dalam penelusuran koleksi di UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
xviii
4. Apa hambatan dalam melakukan penelusuran melalui software SIPISIS di
UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
5. Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam
penelusuran koleksi di UPT perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta?
xix
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. DEFINISI PERPUSTAKAAN
“Pengertiaan perpustakaan yaitu Sebuah ruangan, bagian sebuah gedung
ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan
terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata urutan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual” (Sulistyo-Basuki, 1991 ; 3).
Perpustakaan tidak dapat dipahami hanya sebatas sebuah gedung atau akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata. Tetapi perpustakaan dapat diartikan, suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manuasia “ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya. Ada yang berpendapat memberi batasan bahwa koleksi minimal sebuah perpustakaan adalah seribu judul (Syihabuddin Qalyubi, 2003: 3).
B. PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Perpustakaan perguruan tinggi (PT) merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggara sebuah perpustakaan. Misi perpustakaan PT lazimya sesuai dengan misi PT yang dicantumkan dalam statuta PT masing-masing. Tujuan perpustakaan PT adalah:
1. Memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis
3. Menyediakan ruang untuk pemakai
4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa informasi aktif bagi pemakai (Syuihabuddin Qalyubi, 2003; 1).
C. PENGERTIAN PENELUSURAN
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam perpustakaan karena bertujuan menyediakan informasi yang digunakan para pengguna perpustakaan.
xx
Selain itu perpustakaan juga menawarkan jasa penelusuran informasi baik yang ada di peepustakaan sendiri maupun di perpustkaan lain, di dalam dan di luar negeri. Jasa ini juga meliputi pembuatan fotokopi dari informasi yang di peroleh (Soetminah, 1991 ; 52).
D. PENGERTIAN BAHAN PUSTAKA
“Bahan pustaka atau wadah informasi menurut bentuk fisiknya ada berbagai
macam seperti: bagian, bentuk mikro, berkas computer, bola dunia (globe),
poster, rekaman video slide, dan lain-lain”(Soetminah, 1991 :23).
E. PENGERTIAAN OPAC
OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd, 1993;141).
F. SEJARAH SIPISIS
Pada awal tahun 1990-an, perpustakaan belum memiliki respons yang
cukup terhadap kemajuan teknologi informasi di dunia luar, seperti yang
terjadi di Inggris dan Amerika Utara. Pada pertengahan tahun 1990-an,
jumlah perpustakaan yang memanfaatkan untuk pembuatan katalog tercetak
juga masih sangat sedikit. Pada awal tahun 1990-an, baik perpustakaan
umum, seperti Perpustakaan Nasional maupun Perpustakaan Perguruan
Tinggi.
Hal yang sangat menggembirakan adalah respons teknologi yang di
kembangkan oleh perpustakan IPB Bogor. Ia mengembangkan perangkat
lunak CDS/ISIS dengan berbagai proses modifikasi yang selanjutnya
mengadakan kerja sama pemasangan sistem perangkat lunak tersebut.
xxi
Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO
sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan
peminjaman koleksi dan modul OPAC, oleh karena itu banyak lembaga atau
perorangan yang mencoba mengembangkan modul-modul tersebut di atas
untuk kepentingannya sendiri. UPT perpustakaan IPB mencoba untuk
mengembangkan modul-modul di atas sesuai dengan kebutuhan perpustakaan
IPB yang semakin mendesak untuk melakukan otomasi kontrol
sirkulasi/peminjaman koleksi dan kontrol pengadaan pustaka (akuisisi) dan
OPAC.
Pada tahun 1994 tim perpustakaan IPB mulai mengembangkan
perangkat lunak interface untuk kontrol sirkulasi dan akuisisi yang
diintegrasikan kedalam CDS/ISIS dan diberi nama program SIPISIS.
Program ini dikembangkan sejak tahun 1994 dan saat ini sudah mencapai
versi 2.7. Terhadap program SIPISIS tersebut telah dilakukan uji coba yang
sangat panjang dan pada akhirnya dirilis pada tahun 1996, perangkat lunak
SIPISIS ini tadinya hanya direncanakan untuk digunakan sendiri oleh UPT
Perpustakaan IPB, namun karena banyak permintaan dari perpustakaan lain
untuk dapat mengkopi program ini, sedangkan program tersebut harus terus-
menerus dikembangkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan
perpustakaan, maka UPT Perpustakaan IPB dapat memberikan copy program
ini apabila perpustakaan yang akan menggunakannya tersebut ikut
memberikan kontribusi biaya pengembangan program.
G. PENGERTIAN SIPISIS
xxii
SIPISIS adalah perangkat lunak atau program yang dirancang khusus
untuk membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan
bahan pustaka serta pelayanan kepada pengguna berbasis komputer. Program
ini dapat membantu perpustakaan melakukan berbagai kegiatan secara
terpadu. Semua menu dan pesan sudah dalam bahasa Indonesia sehingga
mudah digunakan.
SIPISIS dirancang-bangun dengan menggunakan bahasa
pemrograman Pascal CDS/ISIS, sehingga perpustakaan yang telah
menggunakan CDS/ISIS standar UNESCO versi 2.3 keatas dapat
memanfaatkannya. SIPISIS dapat dioperasikan secara sendiri (stand alone)
maupun dengan banyak pemakai (multi user) dalam suatu jaringan lokal
(local area network). Program ini dapat dijalankan pada sistem jaringan
NOVELL 3.XX , WINDOWS NT atau WINDOWS 95
Perkembangan teknologi tersebut telah diantisipasi oleh pihak UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Automasi bertahap telah
dilakukan melalui Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dibawah Unit
Koordinasi Kegiatan Perpustakaan (UKKP).
Perkembangan selnjutnya sistim jaringan LAN dalam bentuk OPAC
telah terpasang dengan menggunakan program CDS/ISIS, untuk
mengoptimalkan pendayagunaan OPAC perpustakaan mengembangkan
program CDS/ISIS menjadi SIPISIS. Software tersebut mencakup
penanganan kegiatan penelusuran informasi, pengolahan dan pelayanan
sirkulasi.
H. MANFAAT SIPISIS
xxiii
Pemanfaatan SIPISIS di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
ini tedapat tiga paket modul dalam membantu mempermudah pustakawan
dalam bekerja. Tiga paket modul tersebut adalah pengolahan data, pelayanan
sirkulasi dan penelusuran informasi.
1. Pengolahan Data
a. Pemasukan
b. Pengeditan
c. Pencetakan Data
2. Pelayanan Sirkulasi
a. Peminjaman
b. Pengembalian
c. Pemesanan
d. Perpanjangan
3. Kegiatan Penelusuran Informasi
a. Penelusuram Melalui OPAC
b. Penelusuran Melalui E-Lib
c. Penelusuran Melalui Website UPT Perpustakaan
Disini penulis memfokuskan dalam bidang penelusuran informasi
karena di bagian ini penulis menggangap layanan penelusuran informasi bisa
dimanfaatkan oleh siapa saja., karena ditempatkan di lingkungan kampus,
kususnya di perpustakaan, maka sasaran dari layanan ini adalah kelompok
akademis, khususnya dosen dan mahasiswa yang terdaftar menjadi anggota
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
Dasar teori yang digunakan dalam penelusuran informasi pada
tahapan kriteria evaluasi yang didalamnya ada istilah Information Retrievel.
xxiv
Information Retrieval sendiri adalah seni dan ilmu dalam mencari informasi pada dokumen, mencari untuk dokumen mereka sendiri, mencari untuk metadata dengan gambaran berbentuk dokumen, atau mencari dalam data base, apakah itu hubungan data base yang berdiri sendiri atau hiperteks jaringan database seperti internet atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data (Calvin Mooers 1948;50).
Konsep dasar Information Retrievel bahwa sistem temu kembali
informasi disini didesain untuk mencari dan menemukan fakta atau data
tertentu. Tujuan utama dari sistem temu kembali informasi bibliografis,
adalah dalam menemukan bibliografis secara rinci dari isi item yang
informasinya diminta oleh pemustaka.
Pangkalan data dalam hal ini membandingkan rekod biblografis dari
dokumen yang tersimpan. Dapat berisi abstrak atau teks lengkap dari
dokumen, seperti artikel surat kabar, handbook, kamus, ensiklopedia,
dokumen hukum, statistik, dan sebagainya. Dalam beberapa situasi, sistem
didesain untuk menemukan teks saja, ini disebut full text retrival system.
Model alternatif pada pencarian temu kembali informasi berbasis
pengetahuan,sehingga memberikan pengguna informasi secara langsung.
Manfaat SIPISIS dalam penelusuran informasi:
1. Mempermudah pemustaka dalam penelusuran informasi.
2. Mempercepat penemuan informasi
3. Memberikan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan
Informasi dari pangkalan data
Manfaat dari layanan ini tidak saja dirasakan oleh pengguna, namun
juga dirasakan oleh UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta,
karena dengan adanya layanan penelusuran informasi ini dapat menambah
xxv
citra perpustakaan sebagai pusat informasi yang tidak kalah bersaing di era
global saat ini.
xxvi
BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
A. SEJARAH UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
Berdirinya perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat
dipisahkan dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena
perpustakaan didirikan bertepatan waktu dengan berdirinya IKIP Negeri
Yogyakarta yaitu tanggal 21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut
dijadikan dies natalisnya.
Pada awalnya, perpustakaan menempati salah satu ruangan di fakultas
ilmu pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang
terdiri dari 1 (satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf, dan 1 (satu) orang
pembantu umum.
Tahun 1970 perpustakaan dipindahkan ke gedung rektorat (sekarang
gedung registrasi lama) dengan luas bangunan 520 m² yang saat ini
digunakan untuk ruang MKU dan perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
Dengan SK rektor nomor 28/1970, 1 Januari 1971 perpustakaan
menjadi lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah rektor dan
dipimpin oleh seorang direktur perpustakaan. Sejalan dengan itu dikeluarkan
SK rektor nomor 29/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa semua
perpustakaan fakultas dan jurusan melebur ke dalam perpustakaan Institut.
Integrasi perpustakaan tersebut baru selesai tahun 1974. Selaras dengan
perkembangan jumlah koleksi dan tuntutan layanan, pada tahun 1974
xxvii
perpustakaan dipindahkan lagi ke gedung baru seluas 1.044m² (sekarang
gedung LPM dan Lemnit).
Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status, setelah
keluarnya SK rektor nomor 81/PT27R/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin
oleh seorang kepala bagian di bawah biro administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukannya PP nomor 5 tahun
1980 tentang organisasi perguruan tinggi di Indonesia dan SK Mendikbud
nomor 0140/1983 tentang organisasi dan tata kerja IKIP Yogyakarta,
ditetapkan kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT)
yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada rektor. Adapun
pembinaan sehari-hari dilakukan oleh pembantu rektor 1, pengelolaannya
terdiri dari kepala perpustakaan dan kepala sub bagian tata usaha.
Pada tahun 1983 diterbitkan SK mendikbud nomor 0142/1983 tentang
organisasi tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan
SK Mendikbud nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud nomor
0174/1995 yang memberikan status sebagai unit pelaksana teknis sejajar
dengan UPT lainnya di lingkungan UNY.
Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1990 berturut-turut
perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan UNDP yaitu :
Mr.Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr.Lorens bidang
pengembangan tenaga, dan Mr. FG Poole bidang perencanaan gedung/
bangunan untuk melakukan survey kemungkinan pengembangan
perpustakaan. Salah satu realisasinya pada tahun 1996 telah selesai dibangun
gedung perpustakaan yang cukup representative dengan luas ± 4.212 m² dan
xxviii
letaknya strategis dekat pintu masuk utama kampus atau sebelah barat gedung
rektorat UNY.
B. GEDUNG
Sejarah dengan pesatnya perkembangan universitas maka perpustakan
perlu menyesuaikan diri terutama dalam hal penyediaan fasilitas ruang baca.
Sejak berdiri hingga sekarang, UPT perpustakaan universitas negeri
yogyakarta telah mengalami 3 kali perpindahan gedung. Gedung yang
sekarang terdiri dari 3 (tiga) lantai yang luasnya 4.212 m². Adapun penataan
ruang secara rinci adalah sebagai berikut :
1. Lantai Satu
Dari utara ke selatan ruangan terdiri dari :
a. Ruang layanan peminjaman/sirkulasi R.1.14
b. Ruang penitipan tas dan barang-barang lain yang tidak boleh
dibawa masuk ke ruangan/lantai atas.
c. Looby untuk istirahat dan kantin. Ditempatkan almari
katalog yang berisi daftar semua koleksi milik perpustakaan.
d. Ruang elektronik library
e. Ruang layanan administrasi keanggotaan perpustakaan
f. Ruang koleksi cadangan sirkulasi
g. Kamar kecil untuk pengunjung
h. Ruang pengelolaan
i. Ruang komputer
j. Gudang
2. Lantai dua
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
xxix
a. Ruang baca dan koleksi tentang bahasa dan sastra, sains dan
teknologi, seni dan olah raga, geografi dan sejarah (golongan
4-9)- R.2.10.
b. Ruang kerja kepala perpustakaan dan tata usaha –R.2.09.
c. Looby untuk istirahat, juga tersedia fotocopy untuk
keperluan pengunjung.
d. Ruang pertemuan, digunakan untuk rapat staf, dan menerima
tamu perpustakaan- R.2.06.
e. Ruang pelayanan referensi/informasi –R.2.08.
f. Dapur/pantry –R.2.05.
g. Ruang ATK –R.2.02.
h. Kamar kecil untuk pengunjung dan karyawan
i. Ruang majalah/ terbitan berkala –R.2.03.
3. Lantai tiga
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
a. Ruang baca dan koleksi karya-karya umum, filsafat dan
psikologi, agama, dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan,