ProFinance Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End- Abrechnung von internationalen EU-Projekten 5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop Hamburg, 31.08.2006
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ProFinance
Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt)
Martin Schneider (Dataport)
Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End-Abrechnung von
internationalen EU-Projekten
5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop
Hamburg, 31.08.2006
31.08.20062 ProFinance
Agenda
Was ist FLOWS?
Partner
Budget
Kostenarten
Anforderungen der EU an das Finanzmanagement
Warum ein eigenes Tool?
Rentabilität
ProFinance
Ziele
Funktionsweise
Live-Demo
31.08.20063 ProFinance
Vorstellung
Martin SchneiderDiplomverwaltungswirt
1992-2005Freie und Hansestadt Hamburg,Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt
Seit 12/2005DataportBereich Steuerung Produktion, Prozessmanagement
Brigitte GroßTechnische Angestellte h. D.
Seit 1989
Freie und Hansestadt Hamburg,
Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt
Amt für Bau und Betrieb, Abteilung Gewässer
31.08.20064 ProFinance
Was ist FLOWS?
Flood Plain Land Use Optimizing Workable Sustainability
... ein durch INTERREG III B gefördertes Projekt im Nordseeraum
Ziel = nachhaltige Entwicklung von überschwemmungsgefährdeten Gebieten
Projektbeginn: Oktober 2002 (Deutschland ab Januar 2004)Projektende: Juni 2006
Gesamtbudget = 9,85 Mio. €
31.08.20065 ProFinance
Welche Partner gibt es bei FLOWS?
Lead Partner: Cambridgeshire County Council Partner:
Province of Flevoland, Niederlande Norwegian Water Resources and Energy Directorate County Administrative Board of Värmland, Schweden Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung
und Umwelt
Subpartner der BSU: Technische Universität Hamburg-Harburg Universität Lüneburg Landwirtschaftskammer Niedersachsen
31.08.20066 ProFinance
Welches Budget musste verwaltet werden?
Partner Sub-Partner SummeFreie und Hansestadt Hamburg LGV4 19.192 €
General Costs * Travel & Accomodation Meetings and Conferences Material Investment Promotions & Publications Consulting costs Audit Others VAT (Value added tax) Permanent staff * Temporary staff *
max. 10 % des
Budgets
max. 50 % des
Budgets
*Für jede Personalstunde wird ein damit gekoppelter Anteil an Allgemeinkosten beansprucht (Arbeitsplatzpauschale, Verwaltungsgemeinkostenzuschlag, Unfallversicherung)
31.08.20068 ProFinance
Ca. 2 Mio. Euro Verteilt auf 4 Arbeitspakete Verteilt auf 38 Projekte (international + national) Mit bis zu 12 inländischen Institutionen Mit bis zu 11 unterschiedlichen Kostenarten Verteilt auf 3 Haushaltsjahre
Aufwand wegen der umfangreichen Budget-Aufsplittung sehr groß!
Zu bewegen sind:
31.08.20069 ProFinance
Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (1)
Aufstellung eines Gesamtbudgets, das sich zusammensetzt aus
Partner-/ Subpartner-Budget pro Projekt
Arbeitspaket-Budget pro Jahr
aggregiertem Projektbudget
Das Gesamtbudget darf nicht verändert werden.
Budgetänderungen müssen aufgelistet und begründet sein:
Kleine Änderung: bis zu 10% einer Kostenart oder 10% des Gesamtbudgets
Große Änderung: mehr als 10%
Keine Budgetänderung für die Kostenart „material investment“(≤ 10% des Gesamtbudgets)
= Mindest-Anforderun
g
31.08.200610 ProFinance
Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (2)
Die Mehrwertsteuer muss gesondert unter der Kostenart VAT ausgewiesen werden.
Personalkosten ≤ 50% des Gesamtbudgets
Aufstellung periodischer Erstattungsanträge -> intern bzw. extern auditiert
Jährliches Ausgabe-Ziel ist zu erreichen, sonst automatische Mittelentbindung
Extern auditierte Gesamtabrechnung am Projektende
31.08.200611 ProFinance
Wie werden die EU-Fördermittel ausgezahlt?
EU-Förderung = 50% des Budgets
Claim = periodischer Erstattungsantrag an die EU
¼-jährliche Claims
Erstattung ca. 6 Monate nach Claim-Einreichung
Förderung während der Laufzeit max. 80% des Projektbudgets
Erstattung der restlichen 20% des Budgets erst nach erfolgreichem Projektabschluss
31.08.200612 ProFinance
Warum ein eigenes Tool?
Zahlreiche allgemeine Informationen zum Thema „Finanzmanagement von EU-Projekten“
Begrenzte konkrete Erfahrungen
Kein unterstützendes effektives Finanz-Werkzeug vorhanden
Marktrecherche negativ
31.08.200614 ProFinance
Ziele des Tools
Aufstellung des Projektbudgets
Abwicklung von Budgetänderungen
Projektkostenerfassung
Auswertung für periodische Erstattung (Claims)
Auswertung für die Projektleiter (national/international)
Steuerung der Subpartner
Vorbereitende Auswertungen für den Wirtschaftsprüfer
Transparenz
Kostenersparnis
31.08.200615 ProFinance
Wie funktioniert das Tool? (1)
• Listen(Voreinstellungen für die diversen Auswahlmenüs )
• Personalstundensätze(Voreinstellungen für mögliche Vergütungen)
• Budget-Einzeldaten(= Budgetierung vor Projekt-beginn; Änderungen im lfd. Projekt)
• Disposition Kassenmittel
• Rechnungsdaten
• Claim-Period
• Workpackage / Projekt
• Partnern / Subpartnern
• Kostenarten
• Abgleich Budget / Claim
• Kassenwirksamkeit
• Anteil der staff costs etc.
• ...
Eingabe von Daten Auswertung / Abgleiche
(beliebig kombinierbar) nach
31.08.200616 ProFinance
Wie funktioniert das Tool? (2)
Partner Sub-Partner Kostenart Personal / Leistung Workpackage Projekt Projekt-Nr. Jahr WP Soll-Übertragung KM Claim-PeriodsBSU BSU_BK2 Accounts/Audit/Legal Audit WP0 2004 WP0 0 0 EU BSU 1. Q / 2004FHH BSU_Z2 Consultant Bat IIa WP1 A 1 2005 WP1 B 6 FB FHNON 2. Q / 2004FHNON BSU_SE4 General Costs Bat IIa WB WP2 B 2 2006 WP1 B 7 BSU TUHH 3. Q / 2004TUHH BSU(U)_W2 Material Investment Bat IIa WB_netto WP3 C 3 WP1 B 8 KM-Rest LWK-H 4. Q / 2004
BSU(U)_C Meetings and Conferences Bat IIa/OH WP4 D 4 WP2 A 0 KM-Rest-Vorjahr 1. Q / 2005BSU(U)_W1 Others Bat IIa/OH/PC E 5 WP2 B 0 2. Q / 2005BSU(U)_Z1 Perm. Staff Bat IVa F 6 WP2 C 5 3. Q / 2005EP Promotions & Publications Bat IVa/OH 7 WP3 A 0 4. Q / 2005E_D3 Temp. Staff Bat IVa/OH/PC 8 WP3 B 7 1. Q / 2006FH Travel and Accommodation Bat IVb 9 WP3 C 8 2. Q / 2006LGV4 VAT (Value after Tax) Bat IVb/OH 10 WP3 C 9 3. Q / 2006LWK-H Bat IVb/OH/PC 11 WP3 D 0 4. Q / 2006TUHH-SP C 12TUTECH C/IWB C/I/OH/PCN_BA 4 C/M
• Gültigkeit (es können in bestimmten Zellen nur Werte aus vordefinierten, dynamischen Listen ausgewählt werden)
• Individuelle Berechnung der Personal costs• Nachvollziehbare Änderung aller Datensätze• Dynamischer Datenbereich
• Dynamische Aktualisierung aller Ergebnistabellen• Übersichtliche Darstellung aller Budget-Changes• Kontrolle der budgetbezogenen Personalkostengrenzwerte
• Eindeutige Definition der Auswahlwerte in den Stammdaten
• Hinterlegung variabnlerPersonalkostensätze
31.08.200617 ProFinance
ProFinance - Startmaske
31.08.200618 ProFinance
ProFinance - Listen (Auszug)
Diese dynamische Liste wird in den anderen Tabellen hinterlegt.
31.08.200619 ProFinance
ProFinance - Eingabe der Budgetdaten
Der Inhalt dieser Auswahlliste stammt aus der
Tabelle ‚Listen‘.
31.08.200620 ProFinance
ProFinance - dynamische Auswertungen (1)
Pivot-Tabelle
• wird automatisch aktualisiert
• mit dynamischem Datenbereich
• Auswahl (einzelner) Parameter möglich
• Layout variabel
31.08.200621 ProFinance
ProFinance - dynamische Auswertungen (2)
31.08.200622 ProFinance
ProFinance – Übersicht der Auswertungen
Gesamtbudget
Gesamtbudget / Subpartner
Gesamtbudget / Workpackage oder Projekt / Jahr
Budget / Subpartner / Workpackage oder Projekt / Jahr
Personalkosten-Controlling
Materialkosten-Controlling
Budget-Changes
Claim-Auswertung
Claims je Partner / Subpartner / WP / Projekt/ Kostenart
Abgleich Budget – Claims
31.08.200623 ProFinance
Muss ich ein Excel-Spezialist sein?
Einmalige Einstellung der Parameter
Einweisung vor Ort notwendig
Ggf. projektspezifische Anpassungen
Intuitive Bedienbarkeit
Vollständige Automatisierung
Keine Eingabe von Formeln
31.08.200624 ProFinance
Kann ich das Tool verändern?
ProFinance ist OpenSource
Kein Datei-, Blatt-, Zell- oder VBA-Schutz
Individuelle Anpassungen*) sind jederzeit möglich
*) Gute VBA-Kenntnisse und vertiefte Excel-Kenntnisse sind erforderlich.