PROFESIONAL ANTI KORUPSI DAN TAAT ATURAN = … Timah INA ENG.pdf · 2. Data Pendukung Pelaporan Supporting Data for the Report 9 3. Penyampaian Pengaduan/Penyingkapan oleh Pelapor

1

PROFESIONAL ANTI KORUPSI DAN TAAT ATURAN = PROFESSIONALS WHO ARE ANTI-CORRUPTION

AND OBEDIENT TO LAWS

WHISTLE BLOWING SYSTEM

Manual for the Reporting of Violation of Code of Conduct and Company’s Regulations

KATA PENGANTAR

Dalam upaya mewujudkan visi PT Timah

(Persero) Tbk (“Perusahaan”) menjadi

Perusahaan pertambangan kelas dunia

menuju kehidupan yang berkualitas dengan

tetap patuh pada peraturan dan

perundang‐undangan yang berlaku, serta

mempraktekkan bisnis yang bersih dan

menjunjung tinggi etika, Perusahaan

berkomitmen untuk menerapkan Tata Kelola

Perusahaan yang baik.

Atas komitmen ini Perusahaan senantiasa

menyeimbangkan antara kepentingan

shareholders dengan para pemangku

kepentingan dan sebagai bentuk

perlindungan dari hal‐hal merugikan

Perusahaan seperti penyalahgunaan jabatan,

kewenangan, penggunaan keuangan

Perusahaan yang tidak semestinya,

kecurangan dan pelanggaran hukum lainnya

Perusahaan menyadari bahwa diperlukan

kerjasama semua pihak baik internal

maupun eksternal Perusahaan seperti mitra

FOREWORD

In an effort to achieve the vision of PT Timah

(Persero) Tbk (or the "Company") to become

a world‐class mining company leading to a

quality life by always adhering to the

applicable laws and regulations as well as

practicing clean and ethical business, the

Company is committed to implementing

good corporate governance.

For this commitment, the Company

constantly balances the interests of

shareholders and as a form of protection

from matters that are detrimental to the

Company such as the abuse of position and

authority, improper use of Company's

money, fraud and other law violations.

The Company recognizes that the

cooperation of all parties both internal and

external such as business partners,

2

usaha, pemasok, pelanggan, masyarakat

untuk melaporkan segala bentuk

penyimpangan kepada Perusahaan dengan

standar yang baku.

Oleh karena itu Perusahaan menyusun

Sistem Pelaporan Pelanggaran

(Whistleblowing System/WBS) yang

mendorong seseorang untuk bersifat

terbuka melaporkan adanya penyimpangan

tersebut yang dilakukan oleh Insan

Perusahaan, dan Perusahaan menjamin

kerahasiaan identitas serta memberikan

perlindungan kepada pelapor.

Laporan yang telah didukung dengan bukti

awal yang memadai akan ditindaklanjuti

untuk dilakukan investigasi lebih mendalam

untuk menetapkan apakah suatu laporan

terbukti atau tidak. Hasil investigasi menjadi

dasar bagi Manajemen untuk menjatuhkan

sanksi terhadap terlapor. WBS menjamin

setiap pelapor dapat mengetahui status

perkembangan dan tindaklanjut atas

laporannya.

Pelaksanaan WBS secara tegas dan konsisten

menjadi salah satu upaya untuk menjadikan

suatu Perusahaan memiliki persepsi yang

kuat bahwa apabila melakukan suatu

penyimpangan atau pelanggaran hukum,

suppliers, customers, and the public, is

necessary to report any form of irregularities

to the Company with determined standards.

Therefore, the Company has developed a

reporting system of violations

(Whistleblowing System/WBS) that

encourages people to openly report the

existence of violations committed by

Company’s personnel. The Company

guarantees the confidentiality of identity

and provides protection to the informant.

A report supported with sufficient

preliminary evidence will be followed up

with an investigation to find out whether or

not the report is established to be true.

Result of the investigation shall become the

basis for Management to impose sanction

against the person reported. The WBS

guarantees that the informant will be kept

informed of the development and follow‐up

of the report.

Firm and consistent implementation of WBS

becomes one of the efforts to create a

strong mindset in the Company that there is

higher possibility for a violation of law to be

3

maka potensi untuk dapat terdeteksi dan

dilaporkan semakin besar dan bila terbukti

penjatuhan sanksi merupakan suatu hal yang

pasti, hal ini dapat mencegah seluruh Insan

Perusahaan untuk melakukan perbuatan

yang merugikan diri sendiri maupun

Perusahaan.

detected and reported and if proven to be

true, a sanction will be definitely imposed.

This can prevent all personnel in the

Company from doing actions that are

detrimental to themselves and the

Company.

DAFTAR ISI/TABLE OF CONTENTS

KATA PENGANTAR/FOREWORD 2

DAFTAR ISI/TABLE OF CONTENTS 3

BAB I PENDAHULUAN/CHAPTER I INTRODUCTION

A. LATAR BELAKANG / BACKGROUND 4

B. KEBIJAKAN UMUM/ GENERAL POLICY 4

C. RUANG LINGKUP/SCOPE 4

D. TUJUAN/OBJECTIVES 5

E. MANFAAT/ BENEFITS 5

F. DASAR HUKUM / LEGAL BASIS 5

G. DAFTAR ISTILAH / GLOSSARY OF TERMS 5

BAB II PELAPORAN PELANGGARAN/CHAPTER II REPORTING of VIOLATIONS

A. LINGKUP PENGADUAN / SCOPE OF REPORTING 8

B. MEKANISME PELAPORAN / REPORTING MECHANISM

1. Pelapor /Informant 8

2. Data Pendukung Pelaporan Supporting Data for the Report 9

3. Penyampaian Pengaduan/Penyingkapan oleh Pelapor/ Submission/Disclosure of Report by Informant 9

4. Penanggung Jawab Tindak Lanjut / Person in Charge of the Follow‐up 10

C. PROSES TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN/ FOLLOW UP OF COMPLAINTS 10

D. INVESTIGASI / INVESTIGATION 11

BAB III PERLINDUNGAN PELAPOR/ CHAPTER III INFORMANT PROTECTION

KEBIJAKAN PERLINDUNGAN PELAPOR / INFORMANT PROTECTION POLICY 13

BAB IV SOSIALISASI DAN EVALUASI SERTA PENEGAKAN/ CHAPTER IV

DISSEMINATION, EVALUATION AND ENFORCEMENT

A. SOSIALISASI DAN EVALUASI/ DISSEMINATION AND EVALUATION 15

B. PENGHARGAAN DAN SANKSI / REWARD AND SANCTION 15

Lampiran:/ ATTACHMENT

Lembar I Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran 17/ Sheet I Violation Reporting Receipt

4

Lembar II Alur Sistem Pelaporan Pelanggaran 18 / Sheet II Violation Reporting Flow chart

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

PT Timah (Persero) Tbk, yang selanjutnya

disebut “Perusahaan”, berkomitmen untuk

melaksanakan penerapan prinsip‐prinsip

GCG secara konsisten dan

berkesinambungan dalam pengelolaan

Perusahaan. Dalam menjalankan bisnisnya,

Perusahaan senantiasa dituntut untuk

melaksanakannya dengan penuh amanah,

transparan dan akuntabel, serta senantiasa

memenuhi ketentuan perundang‐undangan

yang berlaku di Perusahaan dalam

menjalankan kegiatan usahanya.

Pelanggaran terhadap prinsip‐prinsip Tata

Kelola Perusahaan yang baik, nilai‐nilai etika,

serta peraturan perundang‐undangan yang

berlaku di Perusahaan adalah hal yang harus

dihindari oleh seluruh Insan Perusahaan.

Oleh karena itu, sebagai wujud komitmen

Perusahaan untuk menyediakan sistem bagi

penegakan prinsip‐prinsip Tata Kelola

Perusahaan yang baik, sehingga

CHAPTER I

INTRODUCTION

A. BACKGROUND

PT Timah (Persero) Tbk, hereinafter referred

to as "the Company", is committed to

implementing the principles of Good

Corporate Governance (GCG) consistently

and continuously in the Company

management. The Company is always

required to run its business in transparent

and accountable way by always complying

with prevailing laws and company rules.

Violations of GCG principles, ethical values,

and the applicable regulations in the

Company should be avoided by all personnel

of the Company.

Therefore, as a manifestation of the

Company’s commitment to providing a

system to enforce GCG principles in order to

create a clean and accountable working

situation, the Company has developed and

5

menciptakan situasi kerja yang bersih dan

bertanggungjawab, Perusahaan menyusun

dan menerapkan Sistem Pelaporan

Pelanggaran dalam rangka memberikan

kesempatan kepada segenap Insan

Perusahaan dan pihak eksternal lainnya

untuk dapat menyampaikan laporan

mengenai dugaan pelanggaran terhadap

prinsip‐prinsip Tata Kelola Perusahaan yang

baik, serta nilai‐nilai etika yang berlaku

kepada Perusahaan, berdasarkan bukti‐bukti

yang dapat dipertanggungjawabkan serta

dengan niat baik untuk kepentingan

Perusahaan.

Proses penanganan pelaporan pelanggaran

dapat berfungsi dengan baik bila didukung

dengan sumberdaya yang berkualitas dan

dapat dipercaya, baik berupa orang, maupun

fasilitas pendukung lainnya.

implemented Violation Reporting

System(Whistleblowing System/WBS) with a

view to provide opportunities to all

personnel in the Company and external

parties to submit reports on alleged

violations of GCG principles as well as ethical

values applicable in the Company, with

accountable evidence and good intention for

the benefit of the Company.

The process of violation reporting handling

could work well when supported by qualified

and reliable resources either human

resources and other supporting facilities.

B. KEBIJAKAN UMUM

1. Merupakan bagian dari sistem

pengendalian internal dalam mencegah

praktik penyimpangan dan kecurangan serta

memperkuat penerapan praktik good

governance.

2. Merupakan suatu cara untuk mengungkap

B. GENERAL POLICY

1. It is part of the internal control

system in preventing the practices of

violation and fraud as well as

strengthening the implementation of

good governance practices

2. As one of the ways to disclose

violation, unlawful acts or other

6

tindakan pelanggaran atau perbuatan yang

melawan hukum, perbuatan yang tidak

semestinya atau perbuatan lain yang dapat

merugikan Perusahaan maupun pemangku

kepentingan, yang dilakukan oleh Insan

Perusahaan atau lembaga lain yang dapat

mengambil tindakan atas pelanggaran

tersebut. Pengungkapan ini umumnya

dilakukan secara rahasia (confidential).

C. RUANG LINGKUP

Pedoman ini diberlakukan bagi seluruh Insan

Perusahaan dan para pemangku

kepentingan Perusahaan (stakeholders)

lainnya.

D. TUJUAN

1. Sebagai acuan dalam tata cara

pengelolaan penanganan pengaduan/

penyingkapan bagi Dewan Komisaris, Direksi,

Karyawan serta pihak yang berkepentingan

dalam berhubungan dengan Perusahaan,

agar setiap laporan yang dikirimkan terjaga

kerahasiaannya dan kasus yang dilaporkan

dapat dipertanggungjawabkan serta dapat

ditindaklanjuti.

2. Pedoman pelaporan pelanggaran ini

sebagai salah satu bentuk peningkatan

perlindungan

offenses that may harm the Company

and its stakeholders and are

committed by Company's personnel

or other parties capable on

performing such violations. This

disclosure is done confidentially.

C. SCOPE

This guideline applies to all Company’s

personnel and other stakeholders of the

Company.

D. OBJECTIVES

1. As a reference for the procedures of

managing complaints/disclosure for the

Board of Commissioners, Board of

Directors, employees and other parties in

cooperation with the Company, so that

each report received can be kept

confidential and the case reported can be

accountable and actionable.

2. This guideline for violation reporting is a

form of enhancing the protection for the

7

terhadap para pemangku kepentingan dan

perlindungan nama baik Perusahaan.

E. MANFAAT

1. Tersedianya cara penyampaian informasi

penting dan kritis bagi Perusahaan kepada

pihak yang harus segera menanganinya

secara aman;

2. Timbulnya keengganan untuk melakukan

pelanggaran, dengan semakin meningkatnya

kesediaan untuk melaporkan terjadinya

pelanggaran, karena kepercayaan terhadap

sistem pelaporan yang efektif;

3. Tersedianya sistem deteksi dini (early

warning system) atas kemungkinan

terjadinya masalah akibat suatu

pelanggaran;

4. Tersedianya kesempatan untuk

menangani masalah pelanggaran secara

internal terlebih dahulu, sebelum meluas

menjadi masalah pelanggaran yang bersifat

publik ekonomi‐sosial bagi masyarakat dan

pihak lain yang terkait;

5. Mengurangi risiko yang dihadapi

Perusahaan, akibat dari pelanggaran baik

dari segi

keuangan, operasi, hukum, keselamatan

Company’s and the good name.

E. BENEFITS

1. The availability of procedure to deliver

important and critical information for the

Company to the party who must handle it

immediately and safely.

2. The emergence of reluctance to commit

violations, along with the increasing of

willingness to report, due to the belief in

the effective reporting system.

3. The availability of early warning system on

the possibility of problems caused by a

violation

4. Opportunities to deal with violation

internally first, before becoming problems

of public, social, and economic in the

community and other related parties

5. Mitigating the Company’s risks resulted

from violations in finance, operations, law,

safety and reputation

8

kerja, dan reputasi.

F. DASAR HUKUM

1. Undang‐Undang No. 31 tahun 1999 dan

telah diperbaharui dengan Undang‐Undang

no. 20

tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak

Pidana Korupsi

2. Undang‐Undang No.13 tahun 2006

tentang Perlindungan Saksi dan Pelapor

3. Undang‐Undang No. 11 tahun 2008

tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

4. Pedoman Sistem Pelaporan dan

Pelanggaran – SPP (Whistleblowing

System‐WBS) Komite Nasional Kebijakan

Governance, 2008

5. Code of Corporate Governance

6. Surat Keputusan Nomor

004/TBK/SK‐0000/2001‐B1 tentang

Kebijakan dan Tata Laksana Unjuk Peduli

Karyawan PT TIMAH (Persero) Tbk

7. Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

G. DAFTAR ISTILAH

1. Perusahaan, dengan huruf P Kapital,

F. LEGAL BASIS

1. Law No 31 Year 1999 which was already

amended with Law No. 20 Year 2001 on

Eradication of Criminal Acts of Corruption

2. Law No 13 year 2006 on Witness and

Informant Protection

3. Law No. 11 year 2008 on Electronic

Transactions and Information

4. Guidelines of Whistleblowing System

from National Committee of Governance

Policy, 2008

5. Code of Corporate Governance

6. Decision Letter Number 004/TBK/SK‐

0000/2001‐B1 on Policy and Procedure

for the Show of Care of PT TIMAH

(Persero) Tbk’s Employees.

7. Collective Labour Agreement (PKB)

G. GLOSSARY OF TERMS

1. Company, with capital letter C is PT Timah

9

adalah PT Timah (Persero) Tbk, sedangkan

perusahaan dengan huruf p kecil menunjuk

kepada perusahaan secara umum.

2. Insan Perusahaan, adalah keseluruhan

anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi,

dan

Karyawan Perusahaan.

3. Pelapor, adalah Insan Perusahaan, mitra

kerja Perusahaan dan pemangku

kepentingan lainnya.

4. Terlapor, adalah Insan Perusahaan dan

mitra kerja Perusahaan.

5. Tim Investigasi, adalah Tim yang

melakukan tugas untuk mengumpulkan

data‐data/bukti terkait pelanggaran. Tim

Investigasi yang dimaksud dapat External

Investigator

6. External Investigator, adalah pihak di luar

Perusahaan yang ditunjuk oleh Perusahaan

untuk melaksanakan investigasi secara

khusus terhadap suatu

pengaduan/penyingkapan

dugaan pelanggaran di Perusahaan.

7. Benturan Kepentingan (Conflict of

Interest), adalah perbedaan antara

kepentingan

(Persero) Tbk; while the company with a

small letter c refers to a company in general.

2. Company's Personnel are all members of

the Board of Commissioners, Board of

Directors, and employees of the Company.

3. The Informant is the Company’s

personnel and other stakeholders

4. The Reported is the Company's personnel

and business partner.

5. The investigation team is the team

performing the task of collecting

data/evidence related to the violation. The

investigation team an be an external

investigator.

6. External Investigator is an external party

appointed by the Company to carry out

special investigations on

complaint/disclosure of alleged violations

in the Company.

7. Conflict of Interest is the difference

between the economic interest of the

company and the personal economic

10

ekonomi Perusahaan dengan kepentingan

ekonomi pribadi anggota Direksi, anggota

Dewan Komisaris, atau pemegang saham

utama yang dapat merugikan Perusahaan.

8. Gratifikasi adalah pemberian dalam arti

luas, yakni meliputi pemberian uang, barang,

rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa

bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan,

perjalanan

wisata, pengobatan cuma‐cuma, dan fasilitas

lainnya. Gratifikasi tersebut baik yang

dilakukan dengan menggunakan sarana

elektronik atau tanpa sarana elektronik

9. Indikasi awal, adalah informasi yang ada

di dalam pengaduan/penyingkapan dan,

mengandung diantaranya hal‐hal sebagai

berikut: permasalahan, siapa yang terlibat,

bentuk dan besar kerugian, kapan serta

tempat terjadinya.

10. Investigasi, adalah kegiatan untuk

menemukan bukti‐bukti terkait dengan

pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor,

yang telah dilaporkan melalui WBS.

11. Kecurangan, adalah perbuatan tidak

jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain

penipuan,

pemerasan, pemalsuan, penyembunyian

interests of members of the Board of

Directors, the Board of Commissioners or

Ultimate Shareholder which may be

detrimental to the Company.

8. Gratification is a gift in the broad sense,

i.e. the giving of money, goods,

discounts, commissions, loans with no

interest, travel tickets, lodging facilities,

travelling, free medical treatment and

other facilities. Gratification can be done

with or without using electronic means.

9. Initial indication, is the information

contained in the complaint/disclosure

which has the following points: the

problem, who is involved, the form and

value of the loss and time of the

occurrence.

10. Investigation, is an activity to find

evidence related to violation committed

by the reported party, reported in WBS

11. Fraud, is dishonest or deceitful acts

including fraud, extortion, forgery,

concealment or destruction of

documents/reports or use false

11

atau penghancuran dokuman/laporan atau

menggunakan dokumen palsu, yang

dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang

yang menimbulkan potensi kerugian

ataupun kerugian nyata terhadap

perusahaan atau orang lain.

12. Korupsi, adalah perbuatan yang

dilakukan secara curang atau melawan

hukum oleh Dewan

Komisaris, Direksi, Karyawan yang bekerja

untuk dan atas nama Perusahaan, yang

bertentangan dengan kepentingan

Perusahaan atau penyalahgunaan

wewenang jabatan/kepercayaan yang

diberikan kepadanya dengan tujuan

memperkaya diri sendiri, atau orang lain

atau korporasi yang dapat merugikan

Perusahaan.

13. Kolusi, adalah permufakatan atau kerja

sama secara melawan hukum antara Dewan

Komisaris, Direksi, Karyawan atau Dewan

Komisaris, Direksi, Karyawan dengan pihak

lain yang bekerja untuk dan atas nama

Perusahaan yang dapat merugikan

Perusahaan.

14. Nepotisme, adalah setiap perbuatan

Dewan Komisaris, Direksi dan Karyawan

secara melawan hukum yang

documents, committed by a

person/group posing potential of loss

and loss to the Company or other

person.

12. Corruption is an act committed

fraudulently or unlawfully by Board of

Commissioners, Board of Directors,

employees who work for and on behalf

of the Company that contradicts with

the interests of the Company or the

abuse of authority/position/trust given

with the aim of enriching themselves or

others or other corporation, that could

harm the Company.

13. Collusion is unlawful cooperation

between Board of Commissioners,

Board of Directors, employees or Board

of Commissioners, Board of Directors,

employees with other parties working

for and on behalf of companies that may

harm the Company.

14. Nepotism is an unlawful act committed

by the Board of Commissioners, Board

of Directors and employees to benefit

12

menguntungkan kepentingan Dewan

Komisaris, Direksi dan Karyawan beserta

keluarganya dan/atau kepentingan pihak

terdekat lainnya yang mendasarkan

hubungan bukan karena kemampuannya

yang dapat merugikan Perusahaan.

15. Pengaduan/Penyingkapan, adalah

pelaporan tindakan pelanggaran atau

pengungkapan perbuatan yang melawan

hukum, perbuatan tidak semestinya atau

perbuatan lain yang dapat merugikan

Perusahaan.

16. Saksi, adalah orang yang mengetahui

kejadian/peristiwa pelanggaran atau

perbuatan yang melawan hukum.

17. Sistem Pelaporan Pelanggaran

(Whistleblowing System), adalah sistem

yang mengelola pengaduan/penyingkapan

mengenai perilaku melawan hukum,

perbuatan tidak semestinya secara rahasia,

anonim dan mandiri (independen) yang

digunakan untuk mengoptimalkan peran

serta Insan Perusahaan dan mitra kerja

dalam mengungkap pelanggaran yang terjadi

di lingkungan Perusahaan.

the interests of Board of Commissioners,

Board of Directors and employees and

their families and/or the interests of

other closest parties who create

relationships not because of their

abilities, which may harm the Company.

15. Complaint/Disclosure, is the reporting

of violation unlawful acts or other

offenses which may harm the company

16. Witness is the person who has the

information of the occurrence of the

violation or unlawful acts.

17. Whistleblowing System is a system that

manages complaints/disclosure of acts

that against the laws and other offenses

that are discrete, anonymous and

independent used to optimize the

participation of the Company's

personnel and partners in disclosing

violations occurring in the Company.

13

BAB II

PELAPORAN PELANGGARAN

Sistem Pelaporan Pelanggaran merupakan

sistem yang mengelola Pengaduan/

Penyingkapan mengenai perilaku melawan

hukum, perbuatan tidak semestinya secara

rahasia, anonim dan mandiri (independent)

yang digunakan untuk mengoptimalkan

peran serta Insan Perusahaan dan pihak

lainnya dalam mengungkapkan pelanggaran

yang terjadi di lingkungan Perusahaan.

Sistem Pelaporan Pelanggaran digunakan

apabila Pengaduan/ Penyingkapan dianggap

tidak efektif untuk disalurkan melalui jalur

formal (melalui atasan langsung atau fungsi

terkait).

A. LINGKUP PENGADUAN

Lingkup Pengaduan/Penyingkapan yang akan

ditindaklanjuti oleh Sistem Pelaporan

Pelanggaran adalah tindakan yang dapat

merugikan Perusahaan, meliputi sebagai

berikut:

1. Penyimpangan dari peraturan dan

perundangan yang berlaku;

CHAPTER II

REPORTING OF VIOLATIONS

The Whistle Blowing System is a system that

manages Complaints / Disclosures regarding

unlawful offenses conducted in confidential,

anonymous and independent manner in

order to optimize the participation of

Company's Personnel and other parties in

disclosing any violations occurring within the

Company. The Whistleblowing System

System is used when Complaints/

Disclosures are deemed ineffective for

channeling through formal channels

(through direct superior or related

functions).

A. SCOPE OF COMPLAINTS

Scope of Complaints/Disclosures to be

followed up by the Whistleblowing System

are those detrimental to the Company,

including the the following:

1. Violations of applicable laws and

regulations;

14

2. Penyalahgunaan jabatan untuk

kepentingan lain di luar Perusahaan;

3. Pemerasan;

4. Perbuatan curang;

5. Benturan Kepentingan;

6. Gratifikasi.

B. MEKANISME PELAPORAN

1. PELAPOR

Mekanisme penyaluran pengaduan/

penyingkapan atas terjadinya pelanggaran

oleh Pelapor dilaporkan kepada Direktur

Utama dengan tembusan kepada Komisaris

Utama, dengan ketentuan yaitu:

a. Pelapor disarankan untuk memberikan

informasi mengenai identitas diri, yang

sekurang‐kurangnya memuat nama/ alamat/

nomor telepon/ handphone/ faksimili/ email

dan fotokopi identitas diri.

b. Pelaporan pelanggaran harus disertai

dokumen pendukung seperti: dokumen yang

berkaitan dengan transaksi yang dilakukan

dan/atau Pelaporan Pelanggaran yang akan

disampaikan.

c. Apabila Pelaporan Pelanggaran diajukan

oleh perwakilan pemangku kepentingan,

maka selain dokumen di atas juga

diserahkan dokumen lainnya yaitu:

2. Abuse of position for other purposes

outside the Company's interest;

3. Extortion;

4. Fraud;

5. Conflict of Interest;

6. Gratification.

B. REPORTING MECHANISM

1. INFORMANT

Mechanism of channeling of complaints/

disclosures of violation by Informant is

through reporting to the President Director

with the knowledge of the President

Commissioner under the following

conditions:

a. The Informant is advised to provide

information about his or her identity, which

at least contains name / address / phone

number / handphone / facsimile / email and

IC photocopy.

b. Violation Reporting should be

accompanied by supporting documents such

as: documents that are related to the

transactions performed and/or the Violation

Reporting will be submitted.

c. If the Violation Reporting is filed by a

representative of stakeholder, then in

addition to the above documents the

following documents should also be

submited, namely:

15

1) Fotokopi bukti identitas pemangku

kepentingan dan perwakilan pemangku

kepentingan,

2) Surat Kuasa dari pemangku kepentingan

kepada perwakilan pemangku kepentingan

yang menyatakan bahwa Stakeholders

memberikan kewenangan bertindak untuk

dan atas nama pemangku kepentingan,

3) Jika perwakilan pemangku kepentingan

adalah lembaga atau badan hukum, maka

harus dilampiri dengan dokumen yang

menyatakan bahwa pihak yang mengajukan

Pelaporan Pelanggaran berwenang untuk

mewakili lembaga atau badan hukum

tersebut.

d. Pelaporan pelanggaran secara tertulis

tanpa identitas (anonim) boleh dilakukan,

tapi wajib dilengkapi dengan

fotokopi/salinan dokumen yang berkaitan

dengan transaksi yang dilakukan dan/atau

Pelaporan Pelanggaran yang akan

disampaikan.

2. DATA PENDUKUNG PELAPORAN

Pelapor wajib memberikan indikasi awal

yang dapat dipertanggungjawabkan,

meliputi:

a. Pelanggaran yang diadukan, meliputi

jumlah kerugian (apabila dapat

ditentukan), 1 (satu)

1) Photocopy of Identity Cards of the

stakeholder and his/her representation,

2) Power of Attorney from the stakeholder

to his/her representative declaring that the

Stakeholder grants the authority to act

for/and on behalf of him/her.

3) If the representative of stakeholder is an

institution or legal entity, then report must

be accompanied by a document stating that

the party filing the Violation Reporting is

authorized to represent the institution or

legal entity

d. Written Report that is anonymous may be

allowed, but shall be accompanied by copies

of documents related to the transaction

performed and / or Violation Reporting to be

filed.

2. SUPPORTING DATA FOR VIOLATION

REPORTING

The Informant shall provides an accountable

preliminary indication, including:

a. The reported violation, which

includes the amount of loss (if

applicable), 1 (one) Report/

16

Pengaduan/Penyingkapan hanya

untuk 1 (satu) pelanggaran agar

penanganannya dapat lebih fokus.

b. Pihak yang terlibat, yaitu siapa yang

seharusnya bertanggungjawab atas

pelanggaran tersebut, termasuk saksi‐saksi

dan pihak yang diuntungkan atau dirugikan

atas pelanggaran tersebut.

c. Lokasi pelanggaran, yaitu meliputi nama,

tempat, unit kerja atau fungsi terjadinya

pelanggaran tersebut.

d. Waktu pelanggaran, yaitu periode

pelanggaran baik berupa hari, minggu,

bulan, tahun atau tanggal tertentu pada saat

pelanggaran tersebut terjadi.

e. Bagaimana terjadinya pelanggaran

tersebut dan apakah terdapat bukti‐bukti

pendukung telah terjadinya pelanggaran.

f. Apakah pelanggaran tersebut pernah

dilaporkan kepada pihak lain.

g. Apakah pelanggaran tersebut pernah

terjadi sebelumnya.

3.PENYAMPAIAN PENGADUAN/

PENYINGKAPAN OLEH PELAPOR

Prinsip Dasar

a Dalam melakukan pelaporan atas suatu

pelanggaran harus dilakukan dengan itikad

baik bukan karena kepentingan pribadi atau

balas dendam.

Disclosure is only for 1 (one) violation

so that the handling will be more

focused.

b. The parties involved, namely those

who should be responsible for the

violation including the witnesses and

the beneficiaries or the

disadvantaged of the violation.

c. Location of violation, which includes

name, place, work unit or function

d. Time of violation, ie period of

violation comprising the day, week,

month, year or a specific date when

the violation occurs.

e. How the violation occurs and

whether there is supporting evidence

for the violation

f. Whether the violation has been

previously reported to other parties.

g. Whether the violation has happened

before.

3. FILING OF COMPLAINT/DISCLOSURE BY

INFORMANT

Basic Principles

a. Reporting of a violation shall be done

in good faith, not because of self‐

interest or revenge.

17

b Mengedepankan manfaatnya untuk

kepentingan bersama seluruh Insan

Perusahaan dan para pemangku

kepentingan. Pelapor membuat pengaduan/

penyingkapan dan mengirimkannya kepada

pengelola Sistem Pelaporan Pelanggaran

yang dapat disampaikan kepada Direktur

Utama atau Kepala SPI (apabila terlapor

selain Direksi) melalui sarana/media sebagai

berikut:

‐ Telephone : 0717 425 8000 /021 2352

8000 ext. 10086 (Ka. SPI)

‐ Website : www.timah.com

‐ Email : [email protected]

Selain itu dapat juga disampaikan melalui

amplop tertutup dengan memberi kode WBS

pada bagian kanan atas amplop tersebut,

yang ditujukan kepada

Direktur Utama atau Kepala SPI

dalam hal terlapor selain Direksi, apabila

terlapor Direksi dapat ditujukan kepada

Komisaris Utama

dengan alamat:

PT Timah (Persero) Tbk

Jl. Jenderal Sudirman No. 51

Pangkal Pinang 33121

4. PENANGGUNG JAWAB TINDAK LANJUT

a. Direktur Utama, jika terlapor adalah Insan

b. Prioritize the benefits for the

common good of all Personnel and

Stakeholders of the Company. The

Informant can file complaint/

disclosure to the Whistleblowing

System manager which will submit

the complaint/disclosure to the

President Director or Head of SPI (If

the reported is not Board of

Directors) through the following

means/media:

‐ Telephone: 0717 425 8000/021 2352 8000

ext. 10086 (SPI)

‐ Website: www.timah.com

‐ Email: [email protected]

In addition, the report can also be delivered

via a sealed envelope by giving the WBS

code on the top right of the envelope,

addressed to:

President Director or Head of SPI, if the

reported is not the Board of Directors.

If the reported is the Board of Directors, it

can be addressed to President

Commissioner at the following address:

PT Timah (Persero) Tbk

Jl. Jenderal Sudirman no. 51

Pangkal Pinang 33121

4. PERSON IN CHARGE OF THE FOLLOW-UP

a. President Director, if the reported is

18

Perusahaan selain Direksi.

b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah

Direksi.

c. Direktur Utama, jika terlapor anggota

Dewan Komisaris.

C. PROSES TINDAK LANJUT ATAS

PENGADUAN

Tindak lanjut atas pengaduan ini dilakukan

mulai diterimanya pengaduan tersebut

dengan proses sebagai berikut:

1. Direktur Utama atau Kepala SPI atau

Komisaris Utama menerima

pengaduan/penyingkapan, mencatat dan

menuangkan ke dalam format standar.

Apabila penerima pengaduan Direktur

Utama maka Direktur Utama dapat

mendisposisikan proses selanjutnya kepada

Kepala SPI. Sedangkan apabila penerima

pengaduan Komisaris Utama dalam hal ini

terlapor Direksi maka Komisaris Utama

dapat menugaskan Komite Audit untuk

proses selanjutnya.

2. Pelaporan yang disampaikan tanpa

identitas (anonim) tetap diproses, namun

demikian dipertimbangkan terlebih dahulu

kesungguhan isi laporan, kredibilitas, dan

bukti‐bukti yang diajukan, serta

kemungkinan untuk melakukan konfirmasi

a personnel of the Company other

than the Board of Directors.

b. The Board of Commissioners, if the

reported is the Board of Directors.

c. President Director, if the reported is

a member of the Board of

Commissioners.

C. FOLLOW UP PROCESS FOR COMPLAINT

Follow‐up on this complaint shall be made

upon receipt of the complaint with the

process as follows:

1. President Director or Head of SPI or

President Commissioner receives a

complaint/disclosure, records and puts

it into a standard format. If it is

received by Director, the President

Director may dispose the next process

to the Head of SPI. Whereas if the

complaint is received by President

Commissioner where the reported is

the Board of Directors, then the

President Commissioner may assign

Audit Committee to follow‐up.

2. Anonymous report will still be

processed by first considering the

validity and credibility of report

content, and evidence filed, as well as

the possibility to confirm the reporting.

3. President Director or Head of SPI or

19

pelaporan.

3. Direktur Utama atau Kepala SPI atau

Komisaris Utama menerima dan menyaring

laporan Pengaduan/Penyingkapan

pelanggaran yang diterima, apakah terdapat

Indikasi Awal atau sesuai dengan kriteria

laporan Sistem Pelaporan Pelanggaran dan

dapat ditindak lanjuti? Bila “YA” laporan

Pengaduan/ Penyingkapan diteruskan ke Tim

Pelaporan Pelanggaran, bila “TIDAK” proses

Sistem Pelaporan Pelanggaran selesai.

4. Direktur Utama atau Kepala SPI (terlapor

selain Direksi) atau Komisaris Utama atau

Komite Audit (terlapor Direksi) melakukan

penelaahan awal/investigasi atas indikasi

awal selama 14 (empat belas) hari kerja

terhadap pengaduan/penyingkapan tersebut

dan membuat ringkasannya.

5. Berdasarkan hasil tersebut, Direktur

Utama atau Komisaris Utama memutuskan

tindak lanjut:

a. Dihentikan, jika tidak memenuhi

persyaratan indikasi awal

b. Bekerjasama dengan External Investigator

melakukan investigasi lanjutan jika substansi

pengaduan/penyingkapan terkait dengan

Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan satu

tingkat di bawah Direksi atau citra/reputasi

Perusahaan dan/atau menimbulkan kerugian

yang besar dan/atau belum pernah

ditindaklanjuti oleh SPI.

President Commissioner shall receive

and screen the received Complaint/

Disclosure, whether there is a

Preliminary Indication or it is in

accordance with the reporting criteria

of the Whistleblowing System that can

be followed up. If it is "YES", the

Complaint/Disclosure shall be

forwarded to the Whistle Blowing

Team. If "NO", the Whistleblowing

System process is complete.

4. President Director or Head of SPI (the

reported other than the Board of

Directors) or the President

Commissioner or the Committee Audit

(the Reported is the Board of Directors)

conducts a preliminary review/

investigation of the initial indication for

14 (fourteen) working days on the

complaint/disclosure and makes a

summary.

5. Based on the result, the President

Director or the President Commissioner

decides action plan as follows:

a. Discontinued, if not meeting

prelimanary indication requirements

b. Working closely with External

Investigator to conduct further

investigation if the substance of

Complaints / disclosures is related to

the Board of Directors, Board of

20

c. Bekerja sama dengan fungsi terkait lainnya

atau dilakukan oleh Tim investigasi sesuai

dengan substansi pengaduan/penyingkapan.

6. Laporan Hasil Investigasi Internal maupun

External diselesaikan dalam waktu

selambatnya 90 (sembilan puluh) hari kerja

sejak keputusan untuk melakukan investigasi

diterima dari/oleh Tim Investigasi dan

kemudian dipresentasikan oleh Tim

Investigasi kepada Direktur Utama

atau Komisaris Utama.

7. Berdasarkan hasil laporan sebagaimana

poin 6, Direktur Utama atau Komisaris

Utama memutuskan:

a. Laporan penyingkapan ditutup, jika tidak

terbukti

b. Memberikan sanksi sesuai ketentuan yang

berlaku, jika terbukti dan terkait dengan

tindakan administratif.

c. Meneruskan tindak pidana tersebut

kepada penyidik untuk proses lebih lanjut,

Commissioners and an Employee one

Level below the Board of Directors or

detrimental to the Company’s image/

reputation and/or can cause big

losses and/or has not been followed

up by SPI.

c. Working closely with other related

function or to be handled by

Investigation Team in accordance

with the substance of the complaint /

disclosure.

d. Result of Internal and External

Investigation Report shall be

completed within 90 (ninety) working

days since the decision to conduct

investigation is received from/by the

Investigation Team and then

presented by the Investigation Team

to the President Director or the

President Commissioner.

7. Based on the result of report specified in

point 6, President Director or President

Commissioner will decide:

a. The report of violation is closed, if

not established as true.

b. To provide sanctions in accordance

with applicable provisions, if it is

proven and linked to an

administrative offense.

c. Forward the offense to the

investigator for further follow up, if

21

jika terbukti dan terkait dengan tindak

pidana umum atau korupsi. Dalam hal ini

Penanggung Jawab melakukan koordinasi

dengan Satuan Kerja Legal guna memastikan

adanya bukti permulaan yang cukup dan jika

bukti‐bukti cukup maka Penanggung Jawab

merekomendasikan kepada Direktur Utama

untuk persetujuan.

d. Huruf b dan c harus dilakukan melalui

rapat Direksi atau Dewan Komisaris.

8. Direktur Utama membuat laporan

secara periodik, minimal 3 (tiga)

bulan sekali, antara lain meliputi

jumlah pengaduan/penyingkapan.

Kategori pengaduan/penyingkapan

dan saluran yang digunakan oleh

Pelapor serta menyampaikannya

kepada Dewan Komisaris.

9. Komisaris Utama membuat laporan

apabila ada anggota Direksi yang

terbukti melakukan pelanggaran dan

dapat disampaikan kepada

Pemegang Saham sebagai bahan

evaluasi kinerja Direksi.

10. Direktur Utama melaporkan penanganan

pengaduan/penyingkapan yang

ditindaklanjuti maupun tidak dapat

ditindaklanjuti kepada Dewan Komisaris

minimal 3 (tiga) bulan sekali dan

dipublikasikan ke dalam media Perusahaan

proven that it is linked to general

crime or corruption. In this case the

Person In Charge coordinates with

the Legal Task Force to ensure

sufficient prelimenary evidence and if

the evidence is enough then the

supervisor should recommend the

President Director for approval.

d. Letter b and c shall be made through

Board of Directors meting or Board of

Commissioners meeting.

8. President Director shall make a report

periodically, at least once in 3 (three)

months, which among others includes

the number of complaints/disclosures,

categories of complaints / disclosures

and channels used by the Informant, and

then submit the report to the Board of

Commissioners.

9. The President Commissioner shall make a

report if any member of the Board of

Directors is proven to commit violation

and may submit it to the Shareholder for

performance evaluation of the Board of

Directors.

10. The President Director reports the

handling of complaints / disclosures that

are followed up or can not be followed

up to the Board of Commissioners at

least once in 3 (three) months and

publish it in the Company's media or

22

maupun media lainnya.

D. INVESTIGASI

1. Prinsip Dasar Pelaksanaan Investigasi

a. Proses investigasi atas suatu laporan harus

dilakukan dengan tetap memegang asas

praduga tidak bersalah dan objektivitas;

b. Proses investigasi harus bebas dari bias

dan dilakukan tidak tergantung dari siapa

yang melaporkan ataupun siapa yang

terlapor;

c. Terlapor harus diberi kesempatan penuh

untuk memberikan penjelasan atas

bukti‐bukti

yang ditemui, termasuk pembelaan bila

diperlukan;

d. Apabila menggunakan Tim Investigasi dari

pihak eksternal dimana terlapor adalah

Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan satu

tingkat di bawah Direksi atau laporan

bersifat material dan mempengaruhi citra

Perusahaan, maka Perusahaan harus dapat

memilih dan menyediakan

auditor/investigator yang berintegritas

untuk menjaga objektivitas hasil investigasi

sehingga kepercayaan terhadap WBS dapat

dijaga. Di luar kriteria tersebut, maka

Investigasi dilakukan oleh Tim Investigasi

Internal.

other media.

D. INVESTIGATION

1. Basic Principles of Investigation

a. Investigation of a report must be

done by keeping the principle of

presumption of innocence and

objectivity;

b. The investigation process should be

free from bias and conducted

regardless of who the Informant or

the reported is;

c. The Reported must be given full

opportunity to provide explanation

for the evidence, including the

defense if necessary;

d. When hiring an external Investigation

Team if the reported is Board of

Directors, Board of Commissioners

and an Employee one level below the

Board of Directors or if the report is

material and can affect the

Company’s image, the Company shall

be able to choose and appoint

auditors/investigators with integrity

to maintain objectivity of the

investigation in order to maintain the

trust in WBS. Other than those

criteria, the Investigation is

conducted by the Internal

Investigation Team.

23

2. Tim Investigasi

a Investigasi dapat dilakukan baik oleh

External Investigator maupun oleh Tim

Investigasi Internal. Tim Investigasi Internal

berasal dari SPI.

b Tim investigasi harus bersifat independen,

bebas dari tekanan pihak manapun untuk

menjaga proses investigasi dilaksanakan

berdasarkan prinsip keadilan dan penilaian

hasil temuan secara obyektif.

3. Laporan Hasil Investigasi

1. Seluruh proses Investigasi atas

Pengaduan/Penyingkapan wajib dibuatkan

Berita Acara dan dalam bentuk laporan serta

ditandatangani oleh pihak‐pihak yang

terlibat dalam proses investigasi;

2. Proses investigasi harus didokumentasikan

dengan baik, sehingga jika diperlukan untuk

peninjauan ulang dapat dengan mudah

dilakukan penelaahan kembali atas sasaran

yang ingin dicapai dan juga

keputusan‐keputusan penting yang diambil

selama proses berlangsung.

3. Laporan hasil investigasi disertai beberapa

bukti pendukung yang merupakan bukti fisik

serta bukti non fisik. Hasil laporan investigasi

tidak berupa opini atau pendapat tapi

berupa kesimpulan akhir mengenai hasil

2. Investigation Team

a. Investigation may be conducted

either by External Investigator or

Internal Investigation Team. Internal

Investigation Team comes from SPI.

b. The investigation team should be

independent, free from pressure of

any party to keep the investigative

process in place based on the

principles of fairness and objective

assessment.

3. Investigation Result Report

1. The whole process of Investigation

on Complaint/Disclosure shall be

poured in Minutes and in the form of

a report signed by the parties

involved in the investigation process;

2. The investigation process should be

well documented, so if it is a need for

re‐investigation, a review can be

easily made for the target to be

achieved as well as important

decisions to be taken during the

process.

3. Investigation report should be

accompanied by supporting evidence

comprising physical evidence and

non‐physical evidence. Investigation

result is not an opinion, but a final

24

investigasi yang akan digunakan sebagai

dasar putusan pengambilan tindakan.

conclusion of the investigation to be

used as a basis for decision making.

BAB III

PERLINDUNGAN PELAPOR

Perusahaan wajib memberikan perlindungan

bagi Pelapor dan menjamin atas kerahasiaan

identitasnya. Informasi terkait Pelapor

terdokumentasikan dengan baik dan hanya

boleh diketahui oleh Direktur Utama atau

Kepala SPI dan Komisaris Utama atau Komite

Audit, dalam hal ini penerima pengaduan

sebagai pihak yang bertanggung jawab atas

tindak lanjut pelaporan pelanggaran.

KEBIJAKAN PERLINDUNGAN PELAPOR

1. Identitas Pelapor dijamin kerahasiaannya

oleh Perusahaan.

2. Perusahaan menjamin perlindungan

terhadap Pelapor dari segala bentuk

ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak

menyenangkan dari pihak manapun selama

Pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran

yang diadukan kepada pihak manapun.

3. Perlindungan terhadap Pelapor juga

berlaku bagi para pihak yang melaksanakan

Investigasi maupun pihak‐pihak yang

CHAPTER III

INFORMANT PROTECTION

The Company must provide protection to

Informant and guarantee the confidentiality

of his/her identity. The Informant’s relevant

information is well documented and should

be acknowledged only by the President

Director or the Head of SPI and the President

Commissioner or the Audit Committee, in

this case the complaint recipient as the party

responsible for the follow‐up of violation

reporting.

INFORMANT PROTECTION POLICY

1. The confidentiality of the Informant’s

identity is guaranteed by the Company.

2. The Company guarantees the protection

of the Informant from all forms of threat,

intimidation or any unpleasant action from

any parties as long as the Informant guards

the confidentiality of the violation he/she

has reported to any party.

3. This protection shall also apply to the

parties conducting the Investigation as well

as those providing information related to

25

memberikan informasi terkait dengan

Pengaduan/Penyingkapan

tersebut.

Kebijakan perlindungan Pelapor

dimaksudkan pula untuk mendorong setiap

Insan Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk

berani melaporkan pelanggaran dan

menjamin keamanan Pelapor maupun

keluarganya.

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi

Pelapor yang beritikad baik dan Perusahaan

akan patuh terhadap segala peraturan

perundangan yang terkait serta best

practices yang berlaku dalam

penyelenggaraan sistem penyelenggaraan

perlindungan Pelapor.

Perusahaan memberikan perlindungan

kepada Pelapor sebagai berikut :

a Pemecatan yang tidak adil;

b Penurunan jabatan atau pangkat;

c Pelecehan dan/atau diskriminasi dan/atau

tekanan dan/atau intimidasi dalam segala

bentuknya;

d Catatan yang merugikan dalam file data

pribadinya (personal file record).

Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor

yang beritikad baik, Perusahaan juga akan

Complaint/Disclosure.

The Informant protection policy is also

intended to encourage all personnel in the

Company and other Informant to have the

courage to report offenses and to guarantee

the security of the Informant and their

family.

The Company is committed to protecting an

Informant with good intention and will

comply with all relevant laws and regulations

and best practices applicable to implement

Informant protection system.

The Company provides protection for the

Informant as follows:

a. Unfair dismissal;

b. Demotion;

c. Harassment and/or discrimination

and/or pressure and/or intimidation

in all forms;

d. Adverse records in personal file

record.

In addition to the above protection, for an

Informant with good intention, the Company

26

menyediakan

perlindungan hukum, sejalan dengan yang

diatur Undang Undang No.15 tahun 2002 jo

Undang Undang No.25 tahun 2003 pada

Pasal 43 tentang Tindak Pidana Pencucian

Uang dan Pasal 13 Undang Undang No.13

tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan

Korban, dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah

No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara

Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi

dalam Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu:

a Perlindungan dari tuntutan pidana

dan/atau perdata;

b Perlindungan atas keamanan pribadi,

dan/atau keluarga Pelapor dari ancaman

fisik dan/atau

mental;

c Perlindungan terhadap harta Pelapor;

dan/atau

d Pemberian keterangan tanpa bertatap

muka dengan terlapor, pada setiap tingkat

pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran

tersebut masuk pada sengketa pengadilan.

Dalam hal Pelapor merasa perlu, ia juga

dapat meminta bantuan pada Lembaga

Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai

Undang Undang No.13 tahun 2006.

will also provide legal protection, in line with

the provisions of Law No. 15 Year 2002 jo

Law No. 25 Year 2003 on Article 43 regarding

the Criminal Acts of Money Laundering and

Article 13 of Law No. 13 Year 2006 on

Witness and Victim Protection, and Article 5

of Government Regulation No.57 Year 2003

on Special Protection Procedures for

Informant and Witness in the Criminal Acts

of Money Laundering, which are:

a. Protection from criminal and/or civil

charges;

b. Protection of personal security,

and/or Informant’s family from

physical and/or mental threats;

c. Protection of Informant's property;

and/or

d. Testimony without face to face with

the reported, on every level of case

examination in the event that the

violation enters into a court dispute.

In the event that the Informant finds

it necessary, he/she may also request

assistance to the Witness and Victim

Protection Agency (LPSK), pursuant

to Law No.13 Year 2006.

27

BAB IV

SOSIALISASI DAN EVALUASI SERTA

PENEGAKAN

A. SOSIALISASI DAN EVALUASI

Sistem Pelaporan Pelanggaran ini

disosialisasikan dan dievaluasi secara

berkelanjutan kepada seluruh Insan

Perusahaan, dan secara berkala akan

dilaksanakan pemutakhiran dan

penyempurnaan Sistem Pelaporan

Pelanggaran ini dalam rangka perbaikan

berkelanjutan sesuai dengan perkembangan

bisnis Perusahaan.

Sosialisasi secara berkelanjutan

dimaksudkan untuk memperoleh persepsi

dan pemahaman serta meningkatkan

keterbukaan bagi Insan Perusahaan untuk

melaporkan penyimpangan dan dapat

mempergunakan Sistem Pelaporan

Pelanggaran ini sebagaimana mestinya.

Pelaksanaan sosialisasi Sistem Pelaporan

Pelanggaran dapat dilakukan bersamaan

dengan sosialisasi penerapan GCG,

kebijakan‐kebijakan baru Perusahaan

sosialisasi undang‐undang yang terkait

dengan tindak pidana korupsi, publikasi

melalui intranet Perusahaan dan berbagai

macam media komunikasi lainnya.

CHAPTER IV

DISSEMINATION, EVALUATION AND

ENFORCEMENT

A. DISSEMINATION AND EVALUATION

The Whistleblowing System is disseminated

and evaluated continuously to all Personnel

of the Company, and will be updated and

enhanced periodically for continuous

improvement in accordance with the

Company's business development.

Continuous dissemination is intended to gain

perception and understanding and increase

transparency for Personnel of the Company

to report irregularities and to use

Whistleblowing System appropriately.

Dissemination of Whistleblowing System can

be conducted simultaneously with

dissemination of GCG implementation, new

policies of the Company, law of criminal acts

of corruption, published through Company’s

intranet and other various kinds of

communication media.

28

B. PENGHARGAAN DAN SANKSI

Bentuk sanksi terhadap Terlapor yang telah

terbukti melakukan pelanggaran ditentukan

sesuai dengan ketentuan dan peraturan

yang berlaku di Perusahaan.

Perusahaan juga memberikan sanksi bagi

pelaporan pelanggaran yang tidak sesuai

dengan maksud dan tujuan kebijakan ini,

misalnya fitnah atau pelaporan palsu.

Selain itu penghargaan diberikan kepada

Pelapor apabila kasus yang dilaporkan

mengandung kebenaran dan Perusahaan

mendapat dampak positif dari adanya

laporan tersebut. Jenis dan besarnya

penghargaan yang diberikan diatur dengan

kebijakan Direksi yang merupakan dokumen

tidak terpisahkan dari kebijakan WBS ini.

B. REWARD AND SANCTION

The form of sanctions imposed on the

Reported who is proven to have committed

a violation is determined in accordance with

the terms and regulations applicable in the

Company.

The Company also imposes sanction for

violation reporting that is inconsistent with

the purposes and objectives of the policy,

such as slander or false reporting.

In addition, a reward is given to the

Informant if the reported case contains truth

and the Company has a positive impact from

the report. Type and amount of reward

given shall be governed by the policy of the

Board of Directors which is an inseparable

document of this WBS policy.

29

LAMPIRAN

Lembar I

Kop Surat

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

No: ..................................................

Dengan ini diterangkan bahwa:

Nama : ...........................................

Alamat : ...........................................

............................................

No. Telp. : ...........................................

Fax. : ...........................................

HP : ...........................................

Email : ...........................................

Nama Satuan Kerja/Organisasi/Lembaga :

............................................

(jika bertindak atas nama pribadi)

Bertindak untuk dan atas nama :

............................................

(jika bertindak atas nama pemangku

kepentingan)

Telah menyampaikan laporan pelanggaran

tentang

............................................................................

............................................................................

..........

............................................................................

............................................................................

..........

............................................................................

............................................................................

..........

Lampiran: ...........(disebutkan apa saja misal

fotokopi KTP, Surat Kuasa, Bukti pelanggaran

dll)

Pangkal Pinang, ..................................

Penerima Laporan : ....................................

ID Karyawan : ....................................

Kami mengucapkan terima kasih atas laporan

yang disampaikan ini, proses selanjutnya

dilakukan

oleh Tim Sistem Pelaporan Pelanggaran dalam

jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja untuk

mendapatkan indikasi awal apakah pelaporan

ini dapat dilanjutkan atau tidak.

ATTACHMENT

Form I

Letterhead

VIOLATION REPORTING RECEIPT

No: ................................................ ..

It is hereby explained that:

Name: ...........................................

Address: ...........................................

............................................

Tel. No. : ...........................................

Fax. : ...........................................

HP: ...........................................

Email: ...........................................

Name of Work Unit/Organization/Institution:

.......................................... ..

(If acting on a personal behalf)

Acting for and on behalf of: ............................................

(If acting on behalf of the stakeholders)

Has submitted a violation report concerning

..................................................

..................................................

.................................................. ............

..................................................

..................................................

.................................................. ............

..................................................

..................................................

.................................................. ............

Attachment: ......... (state anything e.g. photocopy of ID

card, Power of Attorney, Evidence, etc)

Pangkal Pinang, ..................................

Report Recipient: ....................................

Employee ID: ....................................

We thank you for this report, the next process is

conducted by the Whistleblowing System Team within

14 (fourteen) working days to get an early indication of

whether this reporting can be proceeded or not.

30

Lembar II/Form II

ALUR SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN

WHISTLEBLOWING SYSTEM FLOWCHART

Alur Whistle Blowing System (WBS) apabila terlapor Direksi= Whistleblowing System (WBS) Flowchart if the reported is the Board of Directors Insan Perusahaan Pemangku Kepentingan= The Company’s Personnel as Stakeholder Mulai = Start Pelaporan dugaan pelanggaran = Alleged Violation Reporting Identitas diri (jika ada) = Identity (if any) Bukti dokumen pelanggaran = Proof of violation document Dewan Komisaris = Board of Commissioners Penerimaan dugaan laporan pelanggaran = Receipt of alleged violation reporting Membentuk tim investigasi atau menugaskan Komite Audit/komite lainnya = Establish an investigation team or assign an Audit Committee/other committees Pengarsipan dokumen = Document archiving Investigasi awal = Preliminary investigation Laporan hasil investigasi awal = Report on preliminary investigation result Penjelasan Tim investigasi kepada Dewan Komisaris = Explanation of the investigation team to the Board of Commissioners Keputusan Tindak Lanjut = Follow-up Decision Keputusan = Decision Penutupan kasus = Case closed Investigasi lebih lanjut = Further investigation Laporan Hasil Investigasi = Report on Investigation Result Pemberian Tindakan sesuai ketentuan yang berlaku = Provision of Action in accordance with applicable provisions Selesai = Completed Tanda terima Pelaporan Pelanggaran = Receipt of Violation Reporting Laporan Hasil Investigasi Awal = Report on Preliminary Investigation Result Laporan Hasil Investigasi Lanjutan = Report on Advanced Investigation Result Berita Acara = Minutes

31

Catatan:

1. Dewan Komisaris dapat menugaskan Komite Audit untuk menindaklanjuti pelaporan

pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi.

1.The Board of Commissioners may assign the Audit Committee to follow up the violation reporting

committed by the Board of Directors.

2. Dewan Komisaris harus menyampaikan kepada Pemegang Saham apabila anggota Direksi

melakukan pelanggaran.

2. Board of Commissioners shall submit to the Shareholders if members of the Board of Directors

commit a violation.

3. Segala keputusan terkait pemberian sanksi ataupun tindak lanjut kepada pihak berwajib harus

diputuskan melalui rapat Dewan Komisaris.

3. All decisions concerning sanctions or follow-up to the authorities shall be decided through the Board of

Commissioners meeting.

Alur Whistle Blowing System (WBS) apabila terlapor selain Direksi = Whistleblowing System (WBS) flowchart if the reported is other than the Board of Directors Insan Perusahaan Pemangku Kepentingan= Company’s Personnel as Stakeholder Mulai = Start Pelaporan dugaan pelanggaran = Alleged Violation Reporting Identitas diri (jika ada) = Identity (if any) Bukti dokumen pelanggaran = Proof of violation document Direktur Utama = President Directors Penerimaan dugaan laporan pelanggaran = Receipt of alleged violation reporting Tembusan pelaporan pelanggaran = Carbon copy of violation reporting Dewan Komisaris = Board of Commissioners Monitoring = Monitoring Jika diminta laporan = If report is requested Membentuk tim investigasi atau menugaskan satuan kerja = Establish an investigation team or assign a work unit Pengarsipan dokumen = Document archiving Investigasi awal = Preliminary investigation Laporan hasil investigasi awal = Report on preliminary investigation result Penjelasan Tim investigasi kepada Direktur Utama = Explanation of the investigation team to the President Director Keputusan Tindak Lanjut = Follow-up Decision Keputusan = Decision Penutupan kasus = Case closed

32

Investigasi lebih lanjut = Further investigation Laporan Hasil Investigasi = Report on Investigation Result Pemberian Tindakan sesuai ketentuan yang berlaku = Imposing action in accordance with applicable provisions Selesai = Completed Tanda terima Pelaporan Pelanggaran = Receipt of Violation Reporting Laporan Hasil Investigasi Awal = Report on Preliminary Investigation Result Laporan Hasil Investigasi Lanjutan = Report on Advanced Investigation Result Berita Acara = Minutes QUOTES Attitude is a little thing that makes a big difference – winston churchill

Cultivation to the mind is as necessary as food to the body – Marcus Tullius Cicero

Sometimes the heart sees what is invisible to the eye – H. Jacson Brown, Jr.

I hated every minutes of training, but I said, “Don’t quite. Suffer now and live the rest of your life as

Champion.” – Muhammad Ali

Life is really simple, but we insist on making it complicated – Confucius

“As I grow older, I pay less attention to what men say. I just watch what they do.” –

Andrew Carnegie

In a relationship each person should support the other; they should lift each other

up. – Taylor Swift

Experience is not what happen to you; it’s what you do with what happens to you

– Aldous Huxley

That which does not kill us makes us stronger – Friedrich Nietzche

Don’t pray for life to be easy, but pray for yourself to be strong – John F. Kennedy

The best thing about the future is that it comes one day at a time – Abraham

Lincoln

Nobody can bring you peace but yourself – Ralph Waldo Emerson

I have found that if you love life, life will love you back – Arthur Rubinstein

Don’t go through life, grow through life – Eric Butterworth

Put your faith in God and confidence in yourself. – Alberta Hunter

True patriotism hates injustice in its own land more than anywhere else –

Clarence Darrow

33

Everything has beauty, but not everyone sees it – Confucious

You don’t develop courage by being happy in your relationships everyday. You

develop it by surviving difficult times and challenging adversity.

Man maintains his balance, poise and sense of security only as he is moving

forward – Maxwell Maltz

Responsibility is the price of freedom – Elbert Hubbard

Beauty has a lot to do with character – Kevyn Aucoin

God did not make a mistake when he made you – Joel Osteen

The weak can never forgive. Forgiveness is the attribute of the strong – Mahatma

Gandhi

We must have the courage to do what we know is morally right – Ronald Reagan

l