abakus fileein Produkt der highQ Computerlösungen GmbH entwickelt in Zusammenarbeit mit der Sparkasse Freiburg - Nördlicher Breisgau abakusBT Abwicklungsprogramm

ein Produkt der highQ Computerlösungen GmbH entwickelt in Zusammenarbeit mit der Sparkasse Freiburg - Nördlicher Breisgau

abakusBT

Abwicklungsprogramm Bauträgerkredite

mehr Überblick ...

... weniger Risiko!

abakusBT

Version 2.55Handbuch Rev. 1.0

Wichtige Hinweise

Für Anwender der Demo-Version:Die Demo-Version von abakusBT ist nur für Test-zwecke und nicht zur Abwicklung realer Fälle be-stimmt. Sämtliche mit der Demo-Version erzieltenErgebnisse sind somit ohne Gewähr! Für dieDemo-Version besteht kein Support-Anspruch,doch helfen wir Ihnen, bei Fragen zum Programmoder falls Probleme auftreten sollten, gerne wei-ter.

Wiederverteilbare Teile der Borland BDE sind ur-heberrechtlich geschütztes Eigentum der Inprise/Borland International Inc.

abakusBT ist eine eingetragene Marke der highQ Computerlösungen GmbH.

Windows™, Windows 95™, Windows NT™,Windows2000, WindowsXP und Excel sind einge-tragene Warenzeichen der Microsoft Corporation

Alle anderen Marken- und Produktnamen sindWarenzeichen oder eingetragene Warenzeichender jeweiligen Firmen.

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mail: [email protected]: www.highQ.de

Inhalt

1. Einführung.......................................................................................................11.1 Systemvoraussetzungen............................................................................1

2. Installation.......................................................................................................2

3. abakusBT starten..............................................................................................33.1 Programmeinstellungen (nur für den abakusBT-Administrator).................43.2 Allgemeine Hinweise zum Programm........................................................4

4. Haupt-Auswahl................................................................................................54.1 Bauträger bearbeiten................................................................................64.2 Zugangsberechtigung für einen Bauträger................................................6

5. Die Objekt-Ansicht...........................................................................................85.1 Kalkulation................................................................................................85.2 Kalkulation im Detail.................................................................................95.3 Beschlussdaten........................................................................................125.4 Gesamteinheiten und Gemenge.............................................................125.5 Einheiten.................................................................................................135.6 Grundbuchdaten....................................................................................145.7 Anzahlungsbürgschaften........................................................................145.8 Unterkonten / Sonderkredite...................................................................155.9 Kontoumsätze.........................................................................................155.10 Kaufverträge.........................................................................................18

6. Protokolle.......................................................................................................196.1 Gegenseitigkeitskontrolle........................................................................196.2 Automatische Erinnerung.......................................................................196.3 Manueller Protokolldruck........................................................................19

7. Adressenverwaltung.......................................................................................207.1 Übersicht der einem Objekt zugeordneten Adressen...............................207.2 Adressenverwaltung: Detailansicht..........................................................22

8. Auswertungen...............................................................................................238.1 Gesamtfortschreibungsliste.....................................................................238.2 Objekt-Planzahlen...................................................................................238.3 Objekt-Planzahlen im Vergleich...............................................................238.4 Objektübersicht......................................................................................258.5 Plan-Ist-Vergleich....................................................................................268.6 Kostenauflistung im Detail......................................................................28

9. Schriftverkehr.................................................................................................309.1 Kreditkürzungsschreiben.........................................................................309.2 Freistellungserklärung.............................................................................309.3 Bürgschaften gemäß § 7 MaBV..............................................................309.4 Pfandentlassung.....................................................................................309.5 Löschungsbewilligung.............................................................................31

10. Allgemeine Daten........................................................................................3210.1 Grundbuchämter..................................................................................3210.2 Kategorien............................................................................................3210.3 Bankdaten............................................................................................3210.4 Benutzerdaten......................................................................................32

11. Statistik........................................................................................................3411.1 Statistik über alle Objekte eines Bauträgers...........................................3411.2 Statistik über alle Bauträger..................................................................34

12. Archivierung.................................................................................................3512.1 Archiv erstellen.....................................................................................3512.2 in Archiv wechseln................................................................................3512.3 Archiv verlassen....................................................................................35

13. Zugangsberechtigung..................................................................................36

14. Demo-Version..............................................................................................38

abakusBT Handbuch 1

1. Einführung

Herzlich Willkommen bei abakusBT!

Damit Sie abakusBT bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann, soll dieses Hand-buch Ihnen eine Einstiegshilfe in das Programm sein. Diese Anleitung beschreibtnicht den Umgang mit dem PC oder der Windowsumgebung im allgemeinen,sondern liefert vielmehr spezielle Informationen zum Aufbau von abakusBT undden Möglichkeiten, die das Programm bietet.Wir wünschen Ihnen viel Freude im Umgang mit abakusBT und freuen uns auchüber Ihre Anregungen zum Programm oder zu diesem Handbuch.

Ihre highQ Computerlösungen GmbHE-Mail: [email protected]

Aktuelle Informationen zu Änderungen und Erweiterungen an abakusBT findenSie im Internet unter www.abakusBT.de

1.1 Systemvoraussetzungen

Als Mindestvoraussetzung für abakusBT wird ein Pentium- oder Athlon-PC mitmind. 500 MHz und einem Arbeitsspeicher von mind. 64 MB RAM empfohlen.Die Bildschirmauflösung sollte auf mind. 800 mal 600 mit mind. 256 Farben eingestellt sein.Das Programm ist bis zur Version 2.55 als 16- und als 32-bit-Windows-Versionverfügbar. Künftige Versionen (ab abakusBT 3.0) wird es nicht mehr als 16-bit-Version geben. Wir empfehlen daher den Einsatz der 32-bit-Version. Für den Ein-satz unter OS/2 benötigen Sie die 16-bit-Version, die dann unter der OS/2-Win-Emulation läuft. Voraussetzung für den Einsatz der 32-bit-Version ist Win95,Win98, WinNT oder Win2000 als Betriebssystem auf den PCs, auf denenabakusBT gestartet werden soll. Win3.11 und OS/2 Betriebssysteme werden in der32-bit-Version nicht mehr unterstützt. Die 32-bit-Version ist derzeit vom Funkti-onsumfang her noch mit der 16-bit-Version identisch, verfügt jedoch in einigenPunkten über erweiterte Möglichkeiten (z.B. direkter Excel-Export).

2 abakusBT Handbuch

2. Installation

Ist das Programm bereits auf Ihrem PC installiert, so können Sie diesen Abschnittüberspringen und bei 3. fortfahren.

Die Installation von abakusBT startet automatisch, wenn die CD ins CD-ROM-Lauf-werk eingelegt wird (sofern die Auto-Start-Funktion nicht deaktiviert wurde).

Sollte die Installation nicht automatisch starten, starten Sie bitte das ProgrammSetup.exe auf der CD. Unter Windows wählen Sie dazu bitte [Start] [Ausführen...]und geben in das Textfeld ein: D:\Setup.exewobei hier D: der Laufwerksbuchstabe Ihres CD-ROM-Laufwerks ist. Hat Ihr CD-ROM-Laufwerk einen andern Laufwerksbuchstaben, so verwenden Sie bitte diesen.

Wir empfehlen Ihnen, alle Standardvorgaben des Installationsprogramms wie vor-gegeben zu übernehmen. (Falls Sie die Pfadnamen ändern möchten, beachtenSie bitte, dass die Namen der Verzeichnisse (in 16bit Windows-Umgebungen, z.B.Windows 3.1x, OS/2) nicht länger als 8 Zeichen sind).

Das Installationsprogramm erkennt automatisch, ob die Borland Database Engine16-bit bzw. 32-bit (BDE) auf Ihrem System bereits installiert ist. Ist dies nicht derFall, so ist die Option “BDE installieren” markiert, und das Borland-BDE-Setup-Programm wird bei der Installation ausgeführt.

abakusBT Handbuch 3

3. abakusBT starten

Zum Start des Programms klicken Sie auf das abakusBT-Symbol, das vom Setup-Programm angelegt wurde. Sie finden das Programmsymbol in der Programm-gruppe “abakusBT Bauträger-Programm”, z.B. ab Windows95 unter [Start] [Pro-gramme] [abakusBT Bauträger-Programm]. (Bei der Demo-Version heißt die Pro-gramm-Gruppe abakusBT Demo-Version)

abakusBT meldet sich mit dem Anmelde-Dialog. Hiermit kann sich ein Benutzeram Programm anmelden. Über diese Anmeldung kann abakusBT später z.B. dieBenutzerdaten (Name, Tel, E-Mail, ...) automatisch als Absender in die Briefe ein-fügen oder einzelnen Anwendern verschiedene Zugriffsrechte gewähren.

Bei der Demo-Version ist der Anwender "Tester" bereits voreingestellt.

Mit einem Klick auf OK sind Sie angemeldet!

Hinweise: Bei einer Netzinstallation ist es möglich, die Anmeldung an denBenutzernamen im Netz zu koppeln, so dass eine separate An-meldung im Programm nicht mehr notwendig ist, wenn der Be-nutzer am Netz angemeldet ist.

In der Vollversion kann als zusätzliche Sicherheit für jeden An-wender ein Passwort hinterlegt werden, das beim Programm-start abgefragt wird.

Die Einrichtung im Netzwerk und die Konfiguration der Anmel-dung ist in dem separaten Handbuch "Installation in einemNetzwerk" beschrieben.

4 abakusBT Handbuch

3.1 Programmeinstellungen (nur für den abakusBT-Administrator)

Die Standard-Konfiguration ist nach der Installation bereits voreingestellt.Wenn Sie abakusBT-Administratorrechte (siehe Kapitel 13.) für das Programm be-sitzen, können Sie über das Menü "Datei | Programm-Einstellungen" diese Ein-stellungen bei Bedarf anpassen. Da sich die Programm-Einstellungen über das ge-samte Programm und auf alle Daten auswirken, empfehlen wir, gleich nach derInstallation die Standard-Einstellungen zu prüfen.

3.2 Allgemeine Hinweise zum Programm

Bevor Sie mit abakusBT arbeiten, sollten Sie die folgenden kurzen Hinweise lesen,die Ihnen den Umgang mit dem Programm noch einfacher machen:

Kontext-MenüsSie werden in diesem Handbuch oft Verweise auf das Kontext-Menü finden. DasKontext-Menü erreichen Sie über einen Klick auf die rechte Maustaste (daherwird es manchmal auch als das "Rechte-Maustasten-Menü" bezeichnet). Auf-grund einer besseren Übersichtlichkeit der Bildschirmmasken finden Sie häufigbenötigte Funktionen oft auf Knöpfen im Formular, z.B. [Drucken], seltener be-nötigte Funktionen, z.B. "Zeile löschen", finden Sie im jeweiligen Kontext-Menü.Der Inhalt des Kontext-Menüs ist abhängig davon, in welchem Formular Sie sichgerade befinden.

SymboleEinige Tabellen in den Bildschirmmasken enthalten in der Titelzeile kleine Symbo-le, die den Typ der Spalte angeben. Ein kleines grünes Dreieck bedeutet, dass Siein dieser Spalte Eintragungen vornehmen können. Ist die Spalte gesperrt, z.B.wenn Sie keine entsprechenden Rechte haben, wird ein kleines grünes Schlossangezeigt. Einige Spalten sind generell gesperrt, da sie nur zur Anzeige (undnicht zur Eingabe) von Werten dienen. Diese Spalten werden durch ein schwar-zes Schloss gekennzeichnet.

abakusBT Handbuch 5

4. Haupt-Auswahl

Nach der Anmeldung gelangen Sie in die Hauptauswahl. Hier wurde besonderenWert darauf gelegt, möglichst schnell (d.h. mit wenigen Eingaben oder Maus-klicks) an die gewünschten Daten zu gelangen.

Es gibt 2 verschiedene Wege ein Objekt zu öffnen:

A) über die Objekt-KontonummerIst Ihnen die Kontonummer des Objekts bekannt, so können Sie diese einfacheingeben (der Cursor blinkt bereits im Feld Kontonummer) und anschließend ENTER drücken.

Haupt-Auswahl

6 abakusBT Handbuch

Beispiel: In Ihren Demo-Daten gibt es ein Objekt mit der Kontonummer456. Um dieses zu öffnen, geben Sie bitte jetzt 456 ein unddrücken auf ENTER. Schon öffnet sich das gewünschte Objekt,(das Sie über [Schließen] wieder verlassen können).

B) über die Bauträger-ListeDer zweite Weg führt mit nur 3 Mausklicks zum Ziel:Wählen Sie in der Bauträgerliste den gewünschten Bauträger. Es werden nun inder Objekte-Liste alle Objekte dieses Bauträgers angezeigt. Wählen Sie in derObjekte-Liste das gewünschte Objekt und klicken Sie dann auf [Objekt bearbei-ten].

Beispiel: Wählen Sie in der Bauträger-Liste "Maier GmbH". Sie sehen nunin der Objekte-Liste, die Objekte der Firma Maier GmbH. WählenSie hier das Objekt 456 aus und klicken Sie dann auf [Objekt be-arbeiten].

Noch schneller geht's mit einem Doppelklick direkt auf das ge-wünschte Objekt.

4.1 Bauträger bearbeiten

In diesem Formular werden Daten des Bauträgers bearbeitet. Ab abakusBT Version2.20 können Sie (abhängig von der Programm-Konfiguration) zudem noch dieZugangsberechtigungen der Programmbenutzer für den jeweiligen Bauträger be-arbeiten, wenn Sie die Taste [Betreuer-Zuordnung] drücken. Ein Bauträger kannhier auch über das Kontext-Menü wieder gelöscht werden, wenn dem Bauträgerkeine Objekte zugeordnet sind.

Generell erfolgen in abakusBT die Löschvorgänge von Datenüber das Kontextmenü (=rechte Maustaste).

4.2 Zugangsberechtigung für einen Bauträger

Das Thema Zugangsberechtigung ist im Kapitel 13. ausführlicher beschrieben. Siesollten deshalb dort nachschlagen, falls die folgenden Erklärungen nicht ausrei-chend sein sollten. Prinzipiell wird es aber von Ihrer Programmeinstellung ab-hängen, wie sich der Zugang zum Bauträger auswirkt.

Fall 1: Ist das Modul “Zugriffssteuerung auf Bauträger-Ebene” deakti-viert (Standard-Installation), können Sie hier einen Programm-benutzer als Betreuer eintragen, der dann auf allen Briefen alsAbsender erscheint. Dazu muss in den Programm-Einstellung bei“Absender in Briefen” die Option “Betreuer” gewählt sein.

abakusBT Handbuch 7

Fall 2: Ist das Modul “Zugriffssteuerung auf Bauträger-Ebene” aktiviert,kann in der Betreuertabelle zusätzlich noch der Zugriff für alleObjekte des jeweiligen Bauträgers geregelt werden. Wenn IhnenBetreuer-Rechte für einen Bauträger zugewiesen wurden, kön-nen Sie die Zugangsrechte anderer Programmbenutzer für die-sen Bauträger regeln. Konsequenter Weise wird deshalb bei die-ser Programmeinstellung auch automatisch vom Programm ge-prüft, dass immer mindestens ein Betreuer pro Bauträger vor-handen ist.Hat ein Anwender abakusBT-Administrator-Rechte, hat er damitautomatisch Zugriff auf die Betreuer-Einstellungen aller Bauträ-ger.

8 abakusBT Handbuch

5. Die Objekt-Ansicht

In der Objekt-Ansicht sehen Sie die Grunddaten des Objekts und eine Zusam-menfassung der im Objekt enthaltenen Einheiten (Gesamt-Einheiten).Die Daten zu dem Objekt sind logisch in Untermasken untergliedert, die über die

entsprechenden Schaltflächen ([Grunddaten], [Kalkulation], [Beschlussdaten], ...)aufgerufen werden. Die einzelnen Untermasken werden im Folgenden erläutert.

5.1 Kalkulation

In diesem Formular können die kalkulierten Kosten, unterteilt nach verschiedenenKostenarten erfasst werden. In abakusBT werden folgende Hauptkategorien ver-wendet:

• Grundstück• Grundstücksnebenkosten

Objektübersicht

abakusBT Handbuch 9

• Baukosten Rohbau• Kosten Fertigstellung• Baunebenkosten• Vertriebskosten• Zinsen und Gebühren• Sonstiges

Zudem ist eine Unterscheidung in kalkulierte und finanzierte Kosten möglich,wenn ein Objekt nicht voll finanziert wird.

Um große Beträge schnell eingeben zu können, hat abakusBT

eine intelligente Kurzeingabe. So können Sie z.B. statt 1500000einfach 1,5m eingeben, oder statt 150000 nur 150t (m=Millio-nen, t=tausend). Damit können Fehler beim Tippen vieler Nullenleicht vermieden werden.

In der Kalkulation werden generell geplante und finanzierte Kosten eingetragen. Da die finanzierten Kosten oft den geplantenKosten entsprechen, wurde in abakusBT auch für diesen Fall eineEingabeerleichterung entwickelt. Zur Übernahme eines Wertesaus der Spalte geplante Kosten in die Spalte finanzierte Kostengeben Sie einfach nur das Gleichheitszeichen [=] ein, schon stehtder gleiche Wert im Feld finanzierte Kosten.

5.2 Kalkulation im Detail

Über die Kalkulation im Detail wird eine detailliertere Erfassung und Auswertungermöglicht. Insbesondere können damit Kostenüberschreitungen in einzelnenGewerken noch früher erkannt werden.

Sie können bei jedem Objekt entscheiden, ob Sie die Detail-Kal-kulation nutzen wollen oder nicht. abakusBT arbeitet auch dannkorrekt, wenn Sie nur die Kalkulation und keine Detail-Kalkulati-on erfassen. Sie können somit in jedem Fall selbst abwägen, obSie den etwas höheren Aufwand bei der Erfassung der Kalkulati-on in Kauf nehmen und dafür die erweiterten Auswertungsmög-lichkeiten nutzen.

Die oben aufgeführten (Haupt-)Kostenkategorien sind sinnvoll, um eine Gliede-rung der anfallenden Kosten eines Objektes vorzunehmen. Für eine detailliertereKostenüberwachung ist es möglich die Hauptkategorien in Unterkategorien zuuntergliedern. Wenn Sie auf [Detailansicht] klicken, wird dazu das Formular “Kal-kulation im Detail” angezeigt.Wenn in abakusBT noch keine Kategorien angelegt sind, wird beim ersten Aufruf

10 abakusBT Handbuch

der “Kalkulation im Detail” zuerst das Formular “Kategorien” angezeigt, in demSie die Standard-Kategorien erfassen können. Wir empfehlen Ihnen, die Unter-kategorien dort einzutragen, da Sie diese dann als Standard-Vorgabe für andereObjekte ebenfalls zur Verfügung zu haben.

Hinweis: Die Standard-Vorgaben können Sie bei Bedarf später jederzeitüber den Menüpunkt "Datei | Kategorien" anpassen.

Das Formular “Kalkulation im Detail” zeigt die im Formular “Kalkulation” ver-wendeten Hauptkategorien mit einer blauen Farbe und gelber Schrift. Diese sindnicht änderbar und dienen zur Orientierung innerhalb des Formulars. Sie könnenaber für jede dieser Hauptkategorien beliebig viele Unterkategorien anlegen undbearbeiten.

Anlegen einer UnterkategorieEine Unterkategorie wird neu angelegt, indem Sie in der Spalte “Kategorie” inder leeren Zeile die neue Kategorie eintragen.

Löschen einer UnterkategorieEine Unterkategorien inklusive der Beträge kann über das Kontextmenü (=rechte

Kalkulation im Detail

abakusBT Handbuch 11

Maustaste) gelöscht werden.

Verschieben einer UnterkategorieÜber das Kontextmenü können Sie auch, eine Unterkategorie in eine andereHauptkategorie verschieben. Sie werden dann mittels einer Eingabemaske aufge-fordert, die gewünschte Hauptkategorie auszuwählen. (ab Version 2.40)

Analog zum Vorgängerformular (“Kalkulation”) können Sie die geplanten und fi-nanzierten Kosten eintragen. Zusätzlich gibt Ihnen die Spalte “Anmerkung” dieMöglichkeit, eventuell zusätzliche Informationen zu dieser Position zu erfassen.

Funktion der Spalte "abgeschlossen"In der Spalte "abschlossen" kann ein Datum eingetragen werden, sofern sämtli-che Kosten einer Unterkategorie bezahlt sind. Dies kann auf Wunsch im Plan-Ist-Vergleich berücksichtigt werden, d.h. sofern die kalkulierten Kosten unterschrit-ten wurden, wird der noch freie Betrag zwischen kalkulierten und tatsächlich ge-zahlten Kosten nicht mit eingerechnet. Eine abgeschlossene Position wird grünhinterlegt. Um Änderungen an einer bereits abgeschlossenen Kategorie vorzu-nehmen, muss das Datum zuerst wieder gelöscht werden.

Möchten Sie alle Positionen einer Hauptkategorie als abgeschlos-sen markieren, so können Sie dies durch Aufruf des Kontextme-nüs (rechte Maus-Taste) über den Menüpunkt "Gesamte Kate-gorie abschließen" erledigen. Nach Eingabe eines Abschlussda-tums fügt das Programm dieses in alle Positionen automatischein (ab Version 2.40).

Abgleich der Hauptkategorie mit der Summe der UnterkategorienDen Betrag einer Hauptkategorie sehen Sie in diesem Formular in der grau unter-legten Zeile (Vermerk “gesamte Kosten”) . In diesem Zusammenhang ist es wich-tig darauf hinzuweisen, dass diese Werte die im Formular “Kalkulation” eingetra-genen Beträge sind. Abweichungen dieses Betrages von der tatsächlichen Sum-me der Unterkategorien, werden Ihnen in der gelb hinterlegten Reihe mit der Be-zeichnung “nicht zugeordnet” angezeigt. Eine rote Zahl zeigt an, dass die Sum-me der eingetragenen Unterkategorien, den ursprünglich für diese Hauptkatego-rie festgesetzten Betrag überschreitet.

Den Betrag der Hauptkategorie (der aus der Hauptkalkulation übernommen wird)können Sie bei Bedarf über das Kontext-Menü anpassen, so dass keine Differenzmehr ausgewiesen wird (Betrag in der gelb hinterlegten Reihe “nicht zugeord-net” wird 0,00).

Selbstverständlich können Sie die Summenbeträge einer Hauptkategorie auch di-rekt eingeben. Beachten Sie dabei, dass beim Sichern (mit [OK]-Taste) etwaige


Änderungen nun automatisch in die Kalkulation mit übernommen werden. Siewerden dann bei der Rückkehr in das Formular “Kalkulation” mit einer Informati-onszeile auf diese Anpassungen hingewiesen. Außerdem erscheinen die geänder-ten Beträge dann mit einer gelben Farbhinterlegung.

Zur Übernahme eines Wertes aus der Spalte geplante Kosten indie Spalte finanzierte Kosten geben Sie einfach nur das Gleich-heitszeichen [=] ein, schon steht der gleiche Wert im Feld finan-zierte Kosten.

Sofern die kalkulierten und finanzierten Kosten der Hauptkate-gorie gleich sind, wird automatisch auch jeweils der in der Spalte“gesamt” eingegebene Betrag in die Spalte “finanziert” über-nommen. So brauchen Sie dann die Beträge der Unterkatego-rien nur einmal eingeben.

Um ein immer wiederkehrendes Anlegen der gleichen Unter-kategorien zu vermeiden, können Sie in abakusBT zuerst eineStandard-Vorlage im Formular “Kategorien” erstellen und ab-speichern (siehe Kapitel 10.2). Damit werden Ihnen bei jedemneuen Objekt diese Unterkategorien vorgegeben, welche dannfür das einzelne Objekt angepasst werden können.

5.3 Beschlussdaten

Es besteht hier die Möglichkeit, einen Etappenkredit einzugeben, für den Fall,dass z.B. erst ein Teilkredit bis zur Erfüllung einer Verkaufsauflage eingeräumtwird. Die Gesamtfortschreibungsliste rechnet dann das restliche Barlimit ausge-hend vom Etappenkredit. Im Kreditkürzungsschreiben wird jedoch vom Gesamt-kredit aus gerechnet.

Bei der Angabe der Gebühr, die für die Objektabwicklung berechnet wird, be-steht die Möglichkeit der Auswahl, ob die Gebühr jeweils einzeln bei Versand derFreistellungserklärung belastet oder in einer Summe z.B. bei Krediteinräumungvereinnahmt wird. Falls die Gebühr einzeln vereinnahmt wird, wird bei Versandder Freistellungserklärung in der Zweitschrift an den Bauträger automatisch ver-merkt, dass das zugehörige Objektkonto in den nächsten Tagen mit der Gebührfür diesen KV belastet wird.

5.4 Gesamteinheiten und Gemenge

Da bei Vorliegen des Antrages des Bauträgers oft noch keine detaillierten Infor-mationen über die einzelnen Einheiten vorliegen, werden zuerst die Einheitengrob erfasst (z.B. 5 Wohnungen, 3 Stellplätze). Wenn später genaue Informatio-nen zu den einzelnen Einheiten vorliegen, werden diese bei den Einheiten erfasst.


In den Gesamteinheiten werden die Anzahl sowie die Art der Einheiten mit denjeweiligen geplanten Verkaufserlösen nebst Qm erfasst.

Im Gemenge können die Einheiten noch nach Zimmern unterteilt werden. DieseWerte fließen in die Objekt-Planzahlen mit ein.

Die Einträge können in abakusBT aus den Formularen entfernt werden, indem Siedas Kontextmenü aufrufen und “Zeile löschen” auswählen.

5.5 Einheiten

Hier werden sämtliche Daten zu den einzelnen Einheiten erfasst. Mit Hilfe dieserDaten können später auf Knopfdruck Pfandentlassungen und Löschungsbewilli-gungen ausgedruckt werden. Verkaufte Einheiten werden bei Erfassung des Kaufvertrages zugeordnet. Diesewerden dann automatisch grün markiert und die jeweiligen Käufernamen wer-den angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf eine verkaufte Einheit (grün hinter-legt) gelangen Sie direkt in den zugehörigen Kaufvertrag.

Zur Vereinfachung der Erfassung werden wiederkehrende Eingaben wie die La-gebuchnummer oder der Nenner bei MEA automatisch ausgefüllt.

Bearbeitungsknopf "Prüfen"Hier wird eine Prüfroutine aufgerufen, welche die in dem Einheiten-Formular ein-gegebenen Daten mit den Gesamteinheiten abgleicht, da diese als Grundlage fürdie Auswertungen dienen. Der Sachbearbeiter bekommt eventuelle Abweichun-gen in einer Übersicht dargestellt und kann somit Eingabefehler sofort korrigie-ren. Bei Abweichungen erscheint auch ein Hinweis im Protokoll (Protokoll sieheKapitel 6.).


Mit einem Doppelklick auf eine verkaufte Einheit (grün hinterlegt) gelangen Siedirekt in den zugehörigen Kaufvertrag.

Excel-Export in der 32-bit-VersionIn abakusBT ist es möglich über das Kontext-Menü die Daten entweder in eineTextdatei oder in ein Microsoft EXCEL-Arbeitsblatt exportieren.

5.6 Grundbuchdaten

In den Grundbuchdaten werden das zuständige Grundbuchamt sowie die einge-tragenen Grundschulden hinterlegt. Diese Daten werden automatisch in die Frei-stellungserklärung, Pfandentlassung sowie Löschungsbewilligung übernommen.Ist der Bauträger nicht zugleich Eigentümer, kann hier der abweichende Eigentü-mer erfasst werden.

5.7 Anzahlungsbürgschaften

Sofern Bürgschaften gegenüber Handwerkern ausgegeben werden, können die-se hier erfasst werden. Der Bar-Kredit in der Gesamtfortschreibungsliste wirdbeim Einbuchen der Bürgschaft automatisch gekürzt, beim Ausbuchen wiederaufgestockt.

Formular Einheiten


5.8 Unterkonten / Sonderkredite

Wenn man einen Teil des Objektkredites auf anderen Konten zur Verfügungstellt, z.B. wenn ein Teil des Kredites mit einem Festzinssatz für eine bestimmteZeit festgeschrieben werden soll, kann dieses Konto hier mit Betrag und Ablauf-datum vermerkt werden. Diese Unterkonten werden bei der Gesamtkreditbe-rechnung entsprechend berücksichtigt.Die entsprechende Umbuchung auf dem Objektkonto erfolgt durch die Bu-chungsart "U" (siehe auch Kapital 5.8 Kontoumsätze). Hierdurch wird der Bar-kredit gekürzt, so dass der zur Verfügung gestellte Gesamtkredit sich nicht ver-ändert.

5.9 Kontoumsätze

In diesem Formular werden die laufenden Umsätze über verschiedene Buchungs-arten erfasst.Zur Kontrolle, ob auch sämtliche Buchungen erfasst sind, wird der Kontostandmit fortgeschrieben.

Unterschiede beim Ein- oder Zwei-Konten-ModellBeim Zwei-Konten-Modell wird der Kontostand des Kreditkontos und des Kauf-preiskontos separat ausgewiesen. Zur besseren Unterscheidung werden die Bu-chungen, die dem Kaufpreiskonto zugeordnet sind, gelb unterlegt.

Formular Kontoumsätze (Zwei-Konten-Modell ausgewählt)


Formular Kontoumsätze (Zwei-Konten-Modell ausgewählt)Bei den Kontoumsätzen wird in der 1. Spalte die Buchungsart angegeben. Dieeinzelnen Buchungsarten werden im Folgenden erläutert:

V=VerwendungsnachweisBei der Erfassung von Überweisungen und Abbuchungen wird automatisch mitden finanzierten Kosten gemäß "Kalkulation" und gegebenenfalls gemäß Detail-kalkulation" abgeglichen, ob diese Buchungen noch im Rahmen sind, ansonstenerscheint ein Hinweis, in welcher Höhe die jeweilige Kostenart überschritten ist.

E=Eigenkapital (freies Eigenkapital)Sofern der Bauträger Eigenkapital einsetzt, über welches er zu einem späterenZeitpunkt evtl. wieder verfügen möchte (freies Eigenkapital), kann dies unter derseparaten Buchungsart "E" verbucht werden Dieser Geldeingang hat keinerleiAuswirkungen auf die Auswertungen, da es sich nur um "geparktes" Geld han-delt. Der Saldo der Eigenkapitalbuchungen (nur freies Eigenkapital) wird untenunter der Buchungsart "E" eingeblendet (mit dieser Anzeige kann auch wahlwei-se der Saldo jeder anderen Buchungsart angezeigt werden).

Die Buchungsart Eigenkapital wird durch die Arten EV (=EigenkapitalVerwendung) und EL (=Eigenkapital Leistung) zusätzlich differenziert. Dabei bliebdie Buchungsart "E" (freies Eigenkapital) wie bisher bestehen. Die neuen zusätzli-chen Arten des Eigenkapitals werden im Folgenden beschrieben:

EV=Eigenkapital zur VerwendungWenn die kalkulierten Kosten nicht voll finanziert werden, so dass der BauträgerEigenkapital einbringen muss (z.B. die Vertriebskosten sind aus Eigenkapital zu fi-nanzieren), verwenden Sie für diese Eingänge bzw. Zahlungen die Buchungsart"EV". Hier muss bei allen Zahlungen (Ausgang) eine Kategorie zugeordnet wer-den. Die Zahlung über "EV" führt nicht zu einer Kostenüberschreitung der finan-zierten Kosten, da die Zahlung aus Eigenkapital erfolgt. Sie ist aber immer derentsprechenden Kategorie zugeordnet.Den Saldo des Eigenkapitals zur Verwendung (also wie viel von diesem Eigenka-pital noch übrig ist), sehen Sie, wenn Sie im unteren Saldo-Feld die Buchungsart"EV" auswählen.

EL=EigenleistungMit der Buchungsart "EL" können Sie die geforderte Eigenleistung überwachen.Soll der Bauträger z.B. Eigenleistungen im Wert von 100.000 EUR erbringen,können Sie unter der Buchungsart "EL" einen entsprechenden Eingang buchen.Werden nun z.B. am Rohbau Eigenleistungen im Wert von 60.000 EUR erbracht,wird ein entsprechender Ausgang gebucht und diesem die zugehörige Kostenart,hier z.B. "Baukosten Rohbau" zugeordnet. Über den Saldo von "EL" können Siedann jederzeit sehen, wie viel Eigenleistung noch zu erbringen ist.


Die Buchungen der Buchungsart "EL" stellen keine echten Buchungen dar, dadamit kein Geldfluss verbunden ist. Sie beeinflussen daher weder den Konto-stand, noch führen sie zu Überschreitungen der finanzierten Kosten.

K=Kaufpreiseingang, P=Preisnachlass, S=SonderzahlungEs werden sämtliche Kaufpreiseingänge erfasst. Sofern Sonderzahlungen geleis-tet werden, die nicht auf den notariellen Kaufpreis angerechnet werden sollen(und somit der Kredit auch nicht gekürzt wird), können diese unter der separa-ten Buchungsart "Sonderzahlung" verbucht werden. Nachträgliche Preisnachläs-se z.B. wegen Mängeln können ebenfalls separat verbucht werden. In diesem Fallwird der Kredit um diesen Betrag gekürzt.

Die Zuordnung einer Buchung zu einem Käufer erfolgt bequemdurch Klicken auf das Feld mit den 3 Punkten [...] oder über dieTaste [F4] (wenn Sie sich in der Spalte "Käufer" befinden). Eswird eine Liste aller Käufer und aller verkauften Einheiten ange-zeigt, aus der Sie entweder den Käufernamen oder die entspre-chende Einheit auswählen können.Alternativ können Sie auch den Käufer-Kurznamen oder auchdie Nummer der verkauften Einheit direkt in das Feld eingeben.

Sofern ein Kaufvertrag voll bezahlt oder überzahlt wurde, erscheint ein Hinweis.Hierbei greift das Programm automatisch auf die beim Kaufvertrag erfassten Da-ten zurück.In den Programmeinstellungen ist es möglich zu definieren, bei welchem Prozent-satz der Kaufpreiseingänge eine Pfandentlassung erfolgen kann. Ist dort ein Pro-zentsatz unter 100% definiert, erscheint beim Einbuchen von Kaufpreiseingän-gen auch ein Hinweis, wenn der definierte Prozentsatz erreicht oder überschrit-ten ist.

Sofern zu einem Kaufvertrag eine Bürgschaft gemäß § 7 MaBV ausgegeben ist,die noch nicht voll eingebucht ist, erscheint ebenfalls ein Hinweis.

R=ReservierungszahlungEs können auch Reservierungszahlungen von Käufern erfasst werden, wenn nochkein notarieller Kaufvertrag vorliegt. Wenn der Kaufvertrag eingeht und erfasstwird, kann diese Zahlung direkt beim Kaufvertrag nachträglich zu einem Kauf-preiseingang umgebucht werden. Erst dann erfolgt die Kreditkürzung.

U=UmbuchungWenn ein Teilkredit auf separaten Konten zur Verfügung gestellt wird (Unterkon-ten), wird die Umbuchung mit dieser Buchungsart verbucht. Der Barkredit wirdgekürzt, der Beleihungswert jedoch nicht, da es sich lediglich um eine Umschich-tung des Kredites handelt.


Ausdruck der KontoumsätzeDa die Erfassung der Buchungen eines Objektes unter Umständen sehr umfang-reich ausfallen kann und für einen Ausdruck nicht immer der gesamte Inhalt vonInteresse ist, bietet Ihnen abakusBT die Möglichkeit, die Kontoumsätze selektivauszudrucken. Nach Drücken des [Drucken] - oder des [Vorschau]-Knopfes wer-den Sie dann über ein Eingabeformular aufgefordert, den Zeitraum sowie die ge-wünschte(n) Buchungsart(en) für den Ausdruck anzugeben.

5.10 Kaufverträge

Hier werden sämtliche relevanten Daten eines Kaufvertrages wie z. B. die erwor-benen Einheiten sowie der notarielle Kaufpreis erfasst. Die erworbenen Einheitenmüssen nicht separat erfasst werden, sondern können einfach über die Schaltflä-che [Einheiten zuordnen] aus der Liste der noch nicht verkauften Einheiten aus-gewählt werden. Eine Abweichung vom kalkulierten Kaufpreis ist sofort ersicht-lich und fließt in die verschiedenen Auswertungen wie z.B. Berechnung des aktu-ellen Überschusses (Plan-Ist-Vergleich) mit ein.

Die bei den Kontoumsätzen erfassten Kaufpreiseingänge sowie Sonderzahlungenund Preisnachlässe werden sofort dem jeweiligen Kaufvertrag zugeordnet, sodass die Erfassung beim jeweiligen Kaufvertrag nicht nochmals erforderlich ist. Esist in der Einzelliste bei jedem Kaufvertrag sofort ersichtlich, was bereits an Gel-dern eingegangen ist und was noch an Restkaufpreis offen ist.

Direkt aus dem Kaufvertrag kann die Freistellungserklärung an den Kunden mitAnschreiben an den Käufer sowie Zweitschrift an den Bauträger erstellt werden.

Sofern Bürgschaften nach § 7 MaBV ausgegeben werden, werden diese direktbeim jeweiligen Kaufvertrag erfasst und können auch direkt aus dem Programmausgedruckt werden. Bei Eingang des Kaufpreises ist die Bürgschaftseinbuchungbei der Bürgschaft zu erfassen. In der Gesamtfortschreibungsliste wird automa-tisch berücksichtigt, dass gleichzeitig mit Kaufpreiseingang eine Bürgschaft ein-gebucht wurde, so dass in diesem Fall der Beleihungswert nicht gekürzt wird.

Zur Vereinfachung der Dateneingabe kann ab Version 2.30 einbereits zu dem Objekt erfasster Käufer aus einer Auswahlbox ge-wählt werden (z.B. wenn der Käufer später eine weitere Woh-nung erwirbt). Die entsprechenden Stammdaten des Käuferswerden dann von abakusBT automatisch in das Formular einge-tragen.


6. Protokolle

6.1 Gegenseitigkeitskontrolle

Um die Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen zu gewährleisten und eineGegenseitigkeitskontrolle zu ermöglichen, protokolliert abakusBT Änderungen anden wesentlichen Daten automatisch mit. Aus dem Protokoll ist ersichtlich, wer -was - wann an den Daten geändert hat. Bei Buchungen werden z.B. alle Datender Buchung ausgegeben, wobei die veränderten Daten fett gedruckt sind.

6.2 Automatische Erinnerung

Beim Schließen der Objekt-Ansicht werden Sie automatisch erinnert, wenn nochnicht ausgedruckte Protokolldaten vorliegen. Die Protokolle sind objektbezogenfortlaufend nummeriert, sodass die Vollständigkeit leicht nachprüfbar ist. WennSie diese Erinnerung nicht wünschen, kann sie vom abakusBT-Administrator inden Programmeinstellungen auch ausgeschaltet werden.

6.3 Manueller Protokolldruck

Von der Objekt-Ansicht aus können Sie die Protokoll-Funktionen über den Menü-punkt "Protokoll" aufrufen. Hier haben Sie zusätzlich zum Ausdrucken des aktu-ellen Protokolls die Möglichkeit, alle bereits gedruckten Protokolldaten (wahl-weise auch ab einem vorgegebenen Datum) noch einmal auszudrucken. SolcheWiederholungsdrucke erhalten keine fortlaufende Nummer, sondern es ist aufdem Ausdruck die Nummer des Protokolls vermerkt, auf dem die Daten erstmalsausgedruckt wurden.


7. Adressenverwaltung

Mit abakusBT -Version 2.20 wurde eine Adressenverwaltung in das Programm in-tegriert. Diese erlaubt Ihnen einerseits den vereinfachten Zugriff auf alle wichti-gen Adressen eines Objektes, andererseits ist es nun möglich, im Schriftverkehrneben den bisherigen Standardadressaten, wie z.B. dem Grundbuchamt, auchEmpfänger aus der Adressenverwaltung, wie z. B. einen Notar oder Rechts-anwalt, als Empfänger zu bestimmen.

7.1 Übersicht der einem Objekt zugeordneten Adressen

Nach dem Öffnen eines Objekts im Objektformular finden Sie einen Eintrag[Adressen] in der Menüleiste, über welchen Sie in die Adressenverwaltung gelan-gen können. Dabei werden Ihnen zunächst alle wichtigen Adressen des aktuellenObjektes in einer Übersicht angezeigt (s. Abbildung). Durch Drücken des [Bear-beiten]-Knopfes oder durch Doppelklicken einer Zeile in der Liste wird ein neuesFormular geöffnet, welches diese Adresse im Detail anzeigt (s. Abbildung Detail-ansicht).

Adressverwaltung - Übersicht


Das Adressen-Detailformular wird auch geöffnet, wenn Sie eine neue Adresse(Schaltfläche [Neueintrag]) anlegen möchten. Des Weiteren können Sie aber aucheine bereits in einem anderen Objekt angelegte Adresse in Ihre Objekt-Adressenübernehmen, indem Sie die Schaltfläche [von anderem Objekt einfügen] drücken.In diesem Falle wird ein neues Übersichtsformular mit den Adressen aus allen Ob-jekten angezeigt. Dadurch können Sie dem aktuell bearbeiteten Objekt eine wei-tere Adresse zuordnen ohne die Adressenstammdaten nochmals eingeben zumüssen. Sollten Sie Änderungen an den Stammdaten durchführen, dann werdendiese in den anderen Objekten ebenfalls erscheinen. Eine Ausnahme davon istdie Zuordnung des Schriftverkehrs. Diese wird für jedes Objekt separat gespei-chert.

Die eben aufgelisteten Funktionen können Sie auch mit Hilfe des Kontextmenüs(über die rechte Maustaste) aufrufen. Dieses Menü gibt Ihnen zusätzlich auch dieMöglichkeit, eine Adresse aus der Liste zu entfernen ([Adresse löschen]). Bei die-sem Vorgang wird zuerst die Detailansicht geöffnet, wo sie durch einen nochma-ligen Aufruf der Löschen-Funktion (=rechte Maustaste) dann diese Adresse ausder Adressenverwaltung entfernen können (ausgenommen davon sind jedochder Bauträger und das Grundbuchamt). Durch diese Vorgehensweise soll ein ver-sehentliches Löschen verhindert werden.

Adressformular Detailansicht


Über die Schaltfläche [in Zwischenablage kopieren] wird die Adresse bereits for-matiert in die Zwischenablage kopiert. Somit können Sie diese in den meistenWindows-Anwendungen (z.B. in Ihrem Textverarbeitungsprogramm) über denMenüpunkt [Bearbeiten|Einfügen] verwenden.

7.2 Adressenverwaltung: Detailansicht

Das Adressen-Detailformular erscheint, wenn Sie eine Adresse bearbeiten, neuanlegen oder löschen möchten. Neben der Erfassung der Adressenstammdaten,die für alle Objekte Geltung besitzen, dient dieses Formular auch dazu, dieseAdresse objektbezogen als möglichen Empfänger für diverse Anschreiben zurVerfügung zu stellen. So kann in unserem Beispiel die Kanzlei Bertelsmann imObjekt 123 als Adressat für Freistellungserklärungen markiert werden und im Ob-jekt 456 für Bürgschaften. Diese Zuordnung können Sie durch Klicken der in demBlock „Schriftverkehr“ aufgeführten Checkboxen vornehmen. Sollten Sie dannz.B. eine Freistellungserklärung erstellen, wird diese Adresse als Standard-Emp-fänger gesetzt.


8. Auswertungen

Sind die Objektdaten erfasst, können über den Menüpunkt "Auswertungen" dieDaten ausgewertet werden. Wichtig ist hier, dass die Auswertungen nicht erstnach Abwicklung des Objektes, sondern jederzeit tagesaktuell vorgenommenwerden können. Bei einigen Berechnungen werden dann entsprechende Hoch-rechnungen vorgenommen. Die Auswertungsmöglichkeiten im Einzelnen sind:

8.1 Gesamtfortschreibungsliste

Die bei den Kontoumsätzen erfassten Kaufpreiseingänge und alle anderen fürden Kredit relevanten Buchungen und Daten fließen direkt in die Gesamtfort-schreibungsliste ein, in der der aktuelle Restkredit sowie der Beleihungswert fort-geschrieben werden.

8.2 Objekt-Planzahlen

Hier werden die Daten aus der Kalkulation sowie der Maske Gesamteinheiten,Gemenge und Einheiten herangezogen. Es wird die Kalkulation des Bauträgersdargestellt. Inwieweit das Objekt finanziert wird, wird hier nicht berücksichtigt.Diese Auswertung kann als Anlage zur Beschlussvorlage verwendet werden.

8.3 Objekt-Planzahlen im Vergleich

Das Programm ermöglicht es Ihnen auf sehr einfachem Wege die Kosten Ihresaktuellen Objekts mit denen anderer Objekte vergleichen. Als Grundlage für dieBerechnungen dient dabei der Wert Kosten/Qm.


Damit ein Objekt überhaupt für einen Vergleich herangezogen werden kann,muss ein gültiges Vertragsdatum hinterlegt worden sein (siehe BeschlussdatenKapitel 5.3). Dieses Kriterium erlaubt Ihnen, eine Auswahl der zu vergleichendenObjekte nach Datum vorzunehmen. So können Sie z.B. die Kostenkalkulation desaktuellen Objekts mit Objekten eines bestimmten Zeitraums vergleichen. Beimerstmaligen Aufruf des Formulars werden alle Objekte als Standard ausgewähltund somit wird ihr Objekt über die Schaltfläche [Vergleich durchführen] mit allenanderen erfassten Objekten verglichen. Für die Berechnungen werden pro Kos-tenkategorie der Durchschnittswert, der maximale sowie minimale Wert der zuvergleichenden Objekte ermittelt. Gemäß der obigen Darstellung (Kosten im Ver-gleich) erscheinen die Daten des aktuellen Objekts (in roter Farbe) in Relation zuden berechneten Werten (Min, Max, Ø=Durchschnitt) der verglichenen Objekte.Eine detaillierte Auflistung der zum Vergleich herangezogenen Objekte und de-ren Werte erhalten Sie über die Schaltfläche [Einzelauswertung]. In dieser Darstel-lung werden die Resultate dann einzeln aufgelistet.

Die Ergebnisse eines Kostenvergleichs werden in dem Formular zusätzlich nochgrafisch dargestellt. Da die absoluten Beträge der einzelnen Kategorien stark

Objekt: Kosten im Vergleich


schwanken können, wird der ermittelte Durchschnittswert jeder einzelnen Kate-gorie normiert (=100%) und alle weiteren Werte (Minimum, Maximum, Durch-schnitt des Objekts) werden in Relation zu diesem dargestellt.

Mit Aufruf des Kontextmenüs (über rechte Maustaste) haben Sie zudem dieMöglichkeit, die Grafik auszudrucken bzw. in die Zwischenablage zu kopierenund in ein anderes Programm einzubinden.

8.4 Objektübersicht

Hier wird der aktuelle Restkredit dargestellt nach Eingang der noch offenen Rest-kaufpreise aus den verkauften Einheiten, so dass jederzeit die aktuelle Rest-beleihung (Risiko) ersichtlich ist. Dabei wird auch hochgerechnet, was noch anRestverkaufsvolumen zu erwarten ist, wobei hier nicht einfach nur mit den kalku-lierten Kaufpreisen gerechnet wird: Sofern die tatsächlichen durchschnittlichenVerkaufserlöse geringer sind, wird aufgrund der tatsächlich erzielten Qm-Preisehochgerechnet. Sofern mehr erzielt wurde, werden lediglich die Soll-Kaufpreise(anstelle der erzielten höheren Preise) berücksichtigt. Es handelt sich somit umeine worst-case-Hochrechnung.

Der dargestellte Überschuss stellt die noch freien Mittel nach vollständiger Rück-führung des Kredites dar. Sofern noch Restkosten vom Bauträger zu bezahlensind (z.B. wenn das Objekt nicht voll finanziert wurde oder Kreditüberschreitun-gen vorhanden sind), sind diese noch zu berücksichtigen. Es handelt sich hierbeisomit nicht um den effektiven Gewinn.

Zudem wird hier auch der aktuelle Verkaufsstand sowie der Vergleich von Plan-Ist-Zahlen bei den Verkaufserlösen, unterteilt in die einzelnen Einheitenarten dar-gestellt.


In dieser Übersicht ist auch ein Abgleich der gezahlten Kosten mit dem aktuellenBautenstand möglich. Es kann der aktuelle Bautenstand in % erfasst werden.Zum Vergleich werden die gezahlten harten Kosten (errechnet aus den erfasstenKontoumsätzen) in % ausgewiesen. Hierbei sind nur die Kostenarten Grund-stück, Baukosten bis Rohbau, Baukosten ab Rohbau und Baunebenkosten be-rücksichtigt, die tatsächlich den Wert des Objektes steigern. Ebenfalls gezahlteKosten wie z.B. Vertriebskosten fließen nicht in die Berechnung mit ein.

8.5 Plan-Ist-Vergleich

Der Plan-Ist-Vergleich bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Übersicht über den aktu-ellen Stand des Finanzierungsobjektes zu gewinnen, indem die finanzierten Kos-ten den schon gezahlten Kosten gegenübergestellt werden. Eventuelle Über-schreitungen können so in der Spalte “Abweichung” sofort erkannt werden. Hierwerden Kostenüberschreitungen mit einer roten Farbe gekennzeichnet. Unter-schreitungen werden grün dargestellt. Unterschreitungen können auch daher re-sultieren, dass noch nicht alle Kosten bezahlt sind.

Der Plan-Ist-Vergleich ist in die Abschnitte Kosten, Verkäufe, Gewinn und Preispro Qm gegliedert.

Objektübersicht


Die Kosten werden dabei als Summe der Hauptkategorien ermittelt. Außerdembesteht die Möglichkeit, eine detaillierte und vollständige Übersicht des Plan-Ist-Kostenvergleichs auf Unterkategorien-Ebene einzusehen (siehe Kapitel 5.2)Neben den Kosten werden auch die geplanten Verkaufserlöse mit den tatsächlicherzielten verglichen.Dabei wird hochgerechnet, was noch an Restverkaufsvolumen zu erwarten ist,wobei hier nicht einfach nur mit den kalkulierten Kaufpreisen gerechnet wird.Sofern die tatsächlichen durchschnittlichen Verkaufserlöse geringer sind, wirdaufgrund der tatsächlich erzielten Qm-Preise hochgerechnet. Sofern mehr erzieltwurde, werden lediglich die Soll-Kaufpreise (anstelle der erzielten höheren Preise)berücksichtigt. Es handelt sich somit um eine worst-case-Hochrechnung Die Hochrechnung wird um so genauer, je mehr Einheiten verkauft sind.

Der voraussichtliche Gewinn wird unter Berücksichtigung der kalkulierten Kostenzzgl. der Kostenüberschreitungen, der bisher erzielten Verkaufserlöse sowie deshochgerechneten Restverkaufsvolumens ermittelt und mit dem geplanten Ge-winn verglichen.Der Plan-Ist-Vergleich kann jederzeit aktuell abgerufen werden.

Plan-Ist-Vergleich


Objekt als komplett abgeschlossen betrachtenEs kann jederzeit eine Auswertung der Plan-Ist-Zahlen unter der Annahme erfol-gen, dass keine weiteren Kosten anfallen. Hierbei werden zur Berechnung desIst-Gewinns die tatsächlich angefallenen Kosten zugrunde gelegt. Damit werdenzusätzlich auch Kostenunterschreitungen mit berücksichtigt.

Abgeschlossene Unterkategorien berücksichtigenEs kann auch jederzeit eine Auswertung der Plan-Ist-Zahlen unter Berücksichti-gung bereits abgeschlossener Unterkategorien erfolgen (ab Version 2.30), sodass bei diesen Unterkategorien die tatsächlich gezahlten Kosten mit einfließenund somit nur die Kostenunterschreitungen von abgeschlossenen Unterkatego-rien berücksichtigt werden.

8.6 Kostenauflistung im Detail

Hier werden die finanzierten Kosten den tatsächlich gezahlten auf der Ebene derUnterkategorien gegenübergestellt. In der Spalte “Abweichung” werden dieKostenunter- und überschreitungen dargestellt. Kostenüberschreitungen werdenin der Spalte "Überschreitungen" nochmals separat dargestellt und aufsummiert.

Kosten im Detail


Die oben genannten Hauptkategorien sehen Sie blau hinterlegt. Diese entspre-chen den im Plan-Ist-Vergleich aufgelisteten Positionen. Anschließend finden Siedann (in weißer Farbhinterlegung) eine Auflistung von Positionen innerhalb die-ser Kategorie vor. Diese sind grün hinterlegt, wenn die Unterkategorie als abge-schlossen markiert wurde (=Eintrag eines Datums in der Spalte “abgeschlossen”).Eine Unterkategorie sollte dann als abgeschlossen markiert werden, wenn keineweiteren Zahlungen zu dieser Unterkategorie mehr zu erwarten sind. Die Summeder Beträge einer Hauptkategorie sehen Sie mit grauer Farbe hinterlegt. Im Falleder finanzierten Kosten bezieht sich die Summe auf den im Vorgängerformularfür diese Kategorie angezeigten Betrag. Die Differenz der aufgelisteten Unterka-tegorien zu diesem Betrag finden Sie in der Reihe “nicht zugeordnet” (gelb hin-terlegt), wobei eine rote Farbe anzeigt, dass die Summe der Unterkategorien denfür die entsprechende Hauptkategorie veranschlagten Betrag überschreitet. Beieiner vollständigen Zuordnung der Kosten zu den Unterkategorien ist der Wert“nicht zugeordnet” 0,00.


9. Schriftverkehr

Im Menü Schriftverkehr finden Sie Funktionen zum automatischen Erstellen vonStandardschreiben, die Ihre tägliche Arbeit wesentlich vereinfachen. SämtlicheSchreiben werden automatisch unter Zugriff auf die Daten in den anderen Mas-ken erstellt, eine manuelle Eingabe von Daten ist nicht mehr erforderlich.

Ab Version 2.30 stehen Ihnen zur Darstellung des Absenders in den Schreibenverschiedene Alternative zum bisherigen Standard-Layout zur Verfügung. Diesekönnen Sie unter [Datei][Programm-Einstellungen] [Absender-Layout] einstellen.

9.1 Kreditkürzungsschreiben

Hiermit kann der Bauträger bei Kaufpreiseingängen über den aktuellen restlichenBarkredit informiert werden.

9.2 Freistellungserklärung

Es ist lediglich der Käufer (Kaufvertrag) auszuwählen und schon wird die Freistel-lungserklärung automatisch erstellt. Die vereinbarte Gebühr wird ebenfalls auto-matisch ausgewiesen, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.

Die Freistellungserklärung kann auch direkt bei der Erfassungdes Kaufvertrages gedruckt werden. Dann ist der Käufer bereitsausgewählt.

9.3 Bürgschaften gemäß § 7 MaBV

Sofern Bürgschaften nach § 7 MaBV ausgegeben werden, werden diese direktbeim jeweiligen Kaufvertrag erfasst und können dort direkt ausgedruckt werden.Dazu sind lediglich der Käufer (Kaufvertrag) und anschließend eine zum Kaufver-trag zugehörige Bürgschaft auszuwählen.

Auch hier gibt es wieder einen schnelleren Weg: Nach dem Anlegen einer § 7 MaBV Bürgschaft können Sie dieseauch direkt aus der Bürgschaft-Auswahl drucken.

9.4 Pfandentlassung

Sobald ein Kaufvertrag voll bezahlt ist (bzw. der in den Programmeinstellungendefinierte Prozentsatz der Kaufpreiseingänge erreicht ist), wird dieser im Pro-gramm zur Pfandentlassung vorgemerkt. Die Einheiten eines oder mehrerer Kauf-


verträge können einzeln oder gesammelt pfandentlassen werden. Sobald einePfandentlassung gedruckt wird, wird dies bei dem jeweiligen Kaufvertrag mit Da-tum automatisch vermerkt.

Ab Version 2.54 erscheint hier der Hinweis "Bürgschaft", wenn noch eine Bürg-schaft ausgegeben ist. Diese Kaufverträge werden dann nicht mehr automatischgrün markiert, sondern gelb hinterlegt, um zu signalisieren, dass sie bezüglichder Kaufpreiseingänge pfandentlassen werden könnten, aber noch eine Bürg-schaft ausgegeben ist.

9.5 Löschungsbewilligung

Soll eine Löschungsbewilligung erstellt werden, greift abakusBT automatisch aufalle Kaufverträge zu, die noch nicht pfandentlassen sind und erstellt die Lö-schungsbewilligung auf Knopfdruck.

Sämtliche Druckfunktionen in abakusBT besitzen eine kom-fortable Druckbildvorschau, in der Sie das erzeugte Dokumentvor dem Ausdruck betrachten können. Um aber auch mit weni-ger Klicks zum Ziel zu gelangen, finden Sie immer 2 Knöpfe zumDrucken:

[Vorschau] zum Ausdrucken über die Druckbildvorschau[Drucken] zum direkten Ausdrucken (ohne Vorschau)


10. Allgemeine Daten

In der Hauptauswahl finden Sie im Menü "Datei" einige Funktionen zur Verwal-tung allgemeiner Daten, die von allen Objekten genutzt werden können. Somitwird das mehrfache Eingeben der selben Daten weitgehend vermieden.

10.1 Grundbuchämter

Hier werden die erfassten Grundbuchämter bearbeitet oder neue Grund-buchämter angelegt. Auf diese Daten wird von sämtlichen Objekten gemeinsamzugegriffen, so dass eine Mehrfacherfassung dieser Daten nicht notwendig ist.Neue Grundbuchämter können aber auch direkt bei der Erfassung der Grund-buchdaten eines Objektes (siehe Kapitel 5.6) angelegt werden. Die so angelegtenGrundbuchämter werden dieser Liste hinzugefügt, so dass sie dann für andereObjekte zur Verfügung stehen.

10.2 Kategorien

Hier können die Kategorien-Vorgaben für die Detail-Kalkulation definiert werden(siehe Kapitel 5.2).Änderungen in der Kategorie-Vorgabe wirken sich auf alle zukünftig angelegtenDetail-Kalkulationen aus. Bestehende Detail-Kalkulationen werden nicht verän-dert.

10.3 Bankdaten

Hier werden Name und Ort der Sparkasse / Bank eingetragen. Auch das von Ih-nen verwendete Kontenmodell (Ein- oder Zwei-Kontenmodell) können Sie hierfestlegen.

10.4 Benutzerdaten

In abakusBT gibt es verschiedene Berechtigungen (abakusBT-Admin-, Bearbeiten-und Nur-Lesen-Rechte, siehe Kapitel 12.), die den Zugang zum Programm (nichtzum Terminal oder zum verwendeten Computer) regeln. Die abakusBT-Adminshaben dabei die weitreichendsten Möglichkeiten. So wird diesen der Zugang zuden Programm-Einstellungen möglich. Weiterhin ist den abakusBT-Admins er-laubt, die Zugangs-Rechte für andere Benutzer zum Programm anzulegen oderzu bearbeiten. Nur ein abakusBT-Programmbenutzer ausgestattet mit abakusBT-Admin-Rechten ist berechtigt, Eintragungen in den Auswahlboxen für Benutzer-kürzel und Rechte vorzunehmen. Unter Verwendung der rechten Maustaste ist esdiesem dann möglich, neue Benutzer anzulegen oder bereits vorhandene zu lö-


schen bzw. die Namenskürzel oder die Rechte der eingetragenen Benutzer zuverändern.Hier kann der angemeldete Programmbenutzer seine hinterlegten Benutzerdaten(Name, Tel., Fax, usw.) abrufen und ändern, falls er die erforderliche Berechti-gung dazu besitzt.

Für die Bearbeitung der eigenen Benutzerdaten (s.o.) sind Schreib-Rechte aus rei-chend, die es aber nicht erlauben, auf die Daten anderer Programmbenutzer zu-zugreifen. Sollten Sie dagegen nur mit Lese-Rechten ausgestattet sein, könnenSie die Daten einsehen, jedoch ist es nicht möglich, irgendwelche Änderungenvorzunehmen.

Benutzerdaten


11. Statistik

In der Haupt-Auswahl stehen Statistik-Funktionen für Auswertungen über meh-rere Objekte oder mehrere Bauträger zur Verfügung.

11.1 Statistik über alle Objekte eines Bauträgers

Markieren Sie in der Bauträger-Liste einen Bauträger und wählen Sie an-schließend im Menü:"Statistik" | "über alle Objekte des markierten Bauträgers"

abakusBT erstellt eine Übersicht über alle Objekte dieses Bauträgers. Zu jedem Ob-jekt werden aufgeführt:

• die Anzahl der Einheiten (nur Wohneinheiten, nicht mitgezählt werden z.B.Stellplätze)

• der aktuelle Verkaufsstand• der Bautenstand• der Gewinn (bzw. der voraussichtliche Gewinn)• die Restbeleihung pro Qm Wohnfläche

Wichtig: Bei der Ermittlung der Anzahl der Einheiten, werden nur solche Einhei-ten gezählt, die einen "Qm"-Wert größer als Null haben. Damit werden Stellplät-ze etc. nicht mit gezählt. Sollten die Anzahl der Einheiten in der Statistik zu nied-rig sein, prüfen Sie bitte, ob bei allen Wohneinheiten die "Qm"-Werte erfasstsind.

11.2 Statistik über alle Bauträger

Wählen Sie in der Haupt-Auswahl im Menü:"Statistik" | "über alle Bauträger" und klicken Sie auf [Rechnen].

abakusBT berechnet nun für jeden Bauträger:• die Anzahl der Objekte• die Anzahl der Einheiten (nur Wohneinheiten, nicht mitgezählt werden z.B.

Stellplätze)• die durchschnittlichen Baukosten (incl. Baunebenkosten) pro Qm Wohnfläche


12. Archivierung

Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Vorgänge kann man den Datenstand jeder-zeit archivieren, und somit “einzufrieren”, damit auch später noch z.B. der Standvom Jahresende abgefragt werden kann.In der Vollversion wird nach Ablauf eines Quartals automatisch die Archivierunggestartet, so dass Sie immer auf alle Quartalsstände zurückgreifen können. Zu-sätzlich kann dazwischen die Archivierung auch manuell aufgerufen werden.Dies ist besonders von Vorteil für stichtagsbezogene Prüfungen der Verbandsrevi-sion.

12.1 Archiv erstellen

Wählen Sie in der Haupt-Auswahl im Menü:"Archiv" | "Datenbestand jetzt archivieren"und bestätigen Sie die folgenden Abfragen mit [Ja]abakusBT schlägt automatisch einen Kommentar für das Archiv vor, sie haben hierdie Möglichkeit diesen Kommentar zu ändern oder zu ergänzen.Starten Sie die Archivierung mit [OK].Somit ist der aktuelle Datenbestand archiviert. Um auf ein Archiv zuzugreifen ge-hen Sie wie folgt vor:

12.2 in Archiv wechseln

Wählen Sie in der Haupt-Auswahl im Menü:"Archiv" | "in Archiv wechseln..."Sie erhalten einer Liste aller Archive. Markieren Sie das gewünschte Archiv undklicken Sie auf [OK]. Ab jetzt haben Sie Zugriff auf die archivierten Daten, d.h.alle Daten, die Sie betrachten und alle Auswertungen, die Sie vornehmen, bezie-hen sich jetzt auf den archivierten Stand. Es können im Archiv keine Daten mehrgeändert werden.

12.3 Archiv verlassen

Um wieder mit dem aktuellen Datenbestand zu arbeiten wählen Sie in derHaupt-Auswahl im Menü:"Archiv" | "Archiv verlassen"


13. Zugangsberechtigung

Prinzipiell gibt es drei verschiedene Hierarchien zu unterscheiden, denen jeweilsunterschiedliche Zugangsberechtigungen unterliegen. Sollten Sie innerhalb einesNetzwerkes arbeiten und eine Arbeitssitzung beginnen, werden Sie erst mit derZugangsberechtigung für den jeweiligen Computer konfrontiert werden. DieseEbene bezieht sich auf Ihr Arbeitsgerät und soll hier nicht weiter behandelt wer-den. Nach dem Aufruf von abakusBT wird dann Ihre Zugangsberechtigung für dasProgramm überprüft. Die auf dieser Ebene vergebenen Rechte gelten innerhalbdes gesamten Programmes. In einer Netzwerkumgebung kann abakusBT so konfi-guriert werden, dass die Anmeldung am Programm automatisch mit Ihrem Netz-werknamen erfolgt. In diesem Fall ist keine separate Anmeldung beim Start vonabakusBT erforderlich. Prinzipiell gibt es in abakusBT folgende Zugriffsrechte:

• Lese-Rechte (=nur Lesen-Zugriff, die Daten können nicht geändert werden)• Schreib-Rechte (es ist erlaubt Daten zu verändern)• abakusBT-Admin-Rechte (Zugriff wie Schreib-Rechte, zusätzlich können noch

die Zugangsrechte der Benutzer geregelt werden und die Programmeinstel-lungen geändert werde

Hinweis zur Demo-Version:Um diese Funktion in der Demo-Version testen zu können, ist ein Anwender na-mens "Leser" eingerichtet, der auf Nur-Lesen-Zugriff eingeschränkt ist. WählenSie dazu beim Start des Programms in der Anmeldung den Benutzernamen "Le-ser" aus der Liste aus. Nun haben Sie nur noch Lese-Zugriff, d.h. alle Aktionen,die Daten verändern würden, sind gesperrt.

Ferner bietet abakusBT noch eine weitere benutzerbezogene Ebene, welche dieZugriffe für einen bestimmten Bauträger innerhalb des Programmes regelt. WennSie die Möglichkeiten zur Rechtevergabe auf Bauträgerebene nutzen wollen,muss abakusBT dafür bei der Installation entsprechend konfiguriert werden. DieAnwendung dieser Funktion ist in Kapitel 4.2 beschrieben.

Dabei werden folgende Stufen unterschieden:

• Nur Lesen (=nur Lesen-Zugriff, die Daten können nicht geändert werden)• Bearbeiten (es ist erlaubt, Daten dieses Bauträgers zu verändern)• Betreuer (Zugriff wie Bearbeiten, zusätzlich können noch die Zugriffsrechte

der Benutzer für den jeweiligen Bauträger geregelt werden)


Diese Rechte regeln Ihre Zugriffsrechte für einen bestimmten Bauträger und sindfür alle Objekte des Bauträgers gültig. Der mit Betreuerrechten ausgestattete Pro-grammbenutzer regelt den Zugriff anderer Benutzer für den jeweiligen Bauträ-ger. Über die Programm-Einstellungen kann zusätzlich festgelegt werden, dassstandardmäßig der Betreuer (anstelle des angemeldeten Anwenders) als Absen-der auf den Briefen erscheint.


14. Demo-Version

Die Demo-Version entspricht bis auf folgende Einschränkungen der aktuellenVollversion von abakusBT:

• Es können maximal 10 Objekte verwaltet werden. (3 Objekte mit Demo-Da-ten sind bereits angelegt, d.h. Sie können noch max. 7 neue anlegen.)

• Das Löschen von Objekten ist gesperrt.• Die Bankdaten (Sparkasse Musterhausen) können nicht geändert werden.• Die Lauffähigkeit des Programms ist zeitlich begrenzt (Datum siehe Haupt-

Auswahl).

In der Vollversion von abakusBT bestehen diese Einschränkungen nicht.



abakus fileein Produkt der highQ Computerlösungen GmbH entwickelt in Zusammenarbeit mit der Sparkasse Freiburg - Nördlicher Breisgau abakusBT Abwicklungsprogramm

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