Process Mining: So wird Ihr skizzierter Prozess zu einem gelebten Prozess

Digicomp

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Process Mining

Die zerstörte Illusion - dürfen wir vorstellen: Ihr gelebter Prozess

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Prozessveränderungen

ProzessdokumentationDer Prozess ist dokumentiert, grafisch dargestellt und detailliert beschrieben. Es gibt Verfahrensbeschreibungen für verschiedene Szenarien und Rollen für die unterschiedlichen Aufgaben in den Prozessen.

ToolabbildungDer Prozess ist im Tool abgebildet. Es gibt ein Handbuch zur Bedienung und diverse Hilfsmittel im Tool, wie Auswahllisten, Vorbelegungen, Pflichtfelder, …

Gelebte AbläufeDie Personen wurden im Prozess und im Tool geschult. Es fand im Kopf ein Transfer auf die eigenen Abläufe statt. Es wurden Anpassungen und „Abkürzungen“ gefunden.

Soll

Kompro-miss 1

Kompro-miss 2

Nicht zwangsläufig schlecht, aber häufig unbekannt

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Was ist Process Mining?

Process Mining ist eine Technologie des Prozessmanagements, die es ermöglicht, Businessprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und zu analysieren.

Die in den Systemen gespeicherten einzelnen Schritte des Prozesses werden zusammengefügt und der Prozess in seiner Gesamtheit visualisiert.

Process Mining ermöglicht es, das in Daten enthaltene, implizite und sonst verborgene Prozesswissen zu modellieren und somit greifbar und transportierbar zu machen.

Quelle: Wikipedia

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Wozu Process Mining?

Schaffung von Transparenz mittels Darstellung von Ist-Prozessen auf Basis von tatsächlichen Daten

Nutzung der Ergebnisse zur Prozessverbesserung

Nutzung der Ergebnisse als Basis für ein Reporting

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Herausforderungen

Geschäftsprozesse müssen:

kundenorientiert(Qualität, schnelle Durchlaufzeit, wenig Hin und Her) und

effizient(Kosten, Unnötige Schritte vermeiden) sein

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Typische Situation

Prozess-

realitätIdealer

Prozess

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Ursachen

Subjektivität Jeder sieht nur einen Teil

Ausnahmen Schlechte Sichtbarkeit

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Process Mining

Extrahiert ‘Ist’-Prozesse auf Basis von vorhandenen IT-Daten

Vorteile:

Objektiv (faktenbasiert)

Schnell (automatisiert)

Vollständig (alle Variationen)

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Wie funktioniert Process Mining (minimal)

Vorgang Activity

1 A

2 A

1 B

1 C

3 A

2 C

3 B

2 B

1 D

2 D

2 E

3 C

3 D

1 E

3 D

3 E

Daten aus dem Tickettool in eine Excel-Datei exportieren …

… und in das Process Mining Tool importieren

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A

B

C

D

E

A

C

B

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E

A

B

C

D

E

D

Analyse durch Process Mining

Vorgang Activity

1 A

2 A

1 B

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3 A

2 C

3 B

2 B

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2 E

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1 E

3 D

3 E

AblaufTicket 1

Ablauf Ticket 2

Ablauf Ticket 3

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Vorgang Activity

1 A

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3 D

1 E

3 D

3 E

A

B

C

D

E

A

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B

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E

A

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E

D

Ergebnis im Process Mining

A

B

C

D

E

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Vorgang Activity

1 A

2 A

1 B

1 C

3 A

2 C

3 B

2 B

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2 E

3 C

3 D

1 E

3 D

3 E

A

B C

D

E

A

B

C

D

E

A

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E

A

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Ergebnis im Process Mining

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Vorgang Activity

1 A

2 A

1 B

1 C

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2 C

3 B

2 B

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2 E

3 C

3 D

1 E

3 D

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A

B C

D

E

A

B

C

D

E

A

C

B

D

E

A

B

C

D

E

D

Ergebnis im Process Mining

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Weitere Möglichkeiten

Zusätzliche Information: Zeitstempel

Zusätzliche Information: Ressource

Weitere zusätzliche Felder können als Attribute ergänzt werden und werden sinnvoll in Auswertungen einbezogen

Durch individuelle Auswahl von Filtern können Ausreißer ausgeblendet werden

Alle Auswertungen sind grafisch und tabellarisch darstellbar

Man kann zu jeder Zeit in die zugrunde liegenden Einzelfälle springen

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Nutzen des Process Mining

Bekommen Sie ein objektives Bild der tatsächlichen Prozesse

Entdecken Sie überflüssige Schritte (zur Qualitätsverbesserung und Kostenreduktion)

Monitoren Sie die Effekte von Prozessänderungen (z.B. Engpass beseitigt?)

Verifizieren Sie, ob Regeln in der Realität eingehalten werden

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Zum Abschluss

Fragen? Diskussion !

Danke für die Aufmerksamkeit !