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Proyectos v3
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Dharma Consulting ha sido revisada y aprobada como un proveedor
de entrenamiento en Project Management por el
Project Management Institute (PMI). Como un Registered Education
Provider (R.E.P.) del PMI, Dharma Consulting ha
aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento
de calidad del PMI.
Unidad: 3 Procesos de la Direccin de Proyectos
Introduccin
3.1 Interacciones Comunes entre Procesos de la Direccin de
Proyectos
3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
3.3 Grupo de Procesos de Inicio
3.4 Grupo de Procesos de Planificacin
3.5 Grupo de Procesos de Ejecucin
3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
3.7 Grupo de Procesos de Cierre
3.8 Informacin del Proyecto
3.9 El Rol de las reas de Conocimiento
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Introduccin
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo. Esta
aplicacin de conocimientos requiere de la gestin eficaz de los
procesos de direccin de
proyectos.
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades,
relacionadas entre s, que se realizan
para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada
proceso se caracteriza por sus
entradas, por las herramientas y tcnicas que se pueden aplicar y
por las salidas que se
obtienen. Como se explica en la Seccin 2, el director de
proyecto ha de tener en cuenta los
activos de los procesos de la organizacin y los factores
ambientales de la empresa. stos
deberan tenerse en cuenta para cada proceso, incluso si no estn
enumerados de manera
explcita como entradas en las especificaciones del proceso. Los
activos de los procesos de la
organizacin proporcionan guas y criterios para adaptar dichos
procesos a las necesidades
especficas del proyecto. Los factores ambientales de la empresa
pueden restringir las
opciones de la direccin de proyectos.
Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del
proyecto con interaccin por parte
de los interesados y generalmente se enmarcan en una de las
siguientes dos categoras
principales:
Procesos de la direccin de proyectos Estos procesos aseguran que
el proyecto avanza
de manera eficaz a lo largo de su ciclo de vida. Estos procesos
incluyen las
herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin de las
habilidades y capacidades
que se describen en las reas de conocimiento.
Procesos orientados al producto Estos procesos especifican y
generan el producto del
proyecto. Los procesos orientados al producto son tpicamente
definidos por el ciclo
de vida del proyecto y varan segn el rea de aplicacin y la fase
del ciclo de vida del
producto. El alcance del proyecto no puede definirse si no se
cuenta con una
comprensin bsica acerca de cmo generar el producto especificado.
Por ejemplo, al
determinar la complejidad global de la construccin de una casa
es necesario tener en
cuenta diversas tcnicas y herramientas de construccin.
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3.1 Interacciones Comunes entre los Procesos de la Direccin
de
Proyectos
Los procesos de la direccin de proyectos se presentan como
elementos diferenciados con
interfaces bien definidas. Sin embargo, en la prctica se
superponen y actan unos sobre otros
de mltiples formas que no se detallan exhaustivamente en este
documento. Los Grupos de
Procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de
gua para aplicar los
conocimientos y las habilidades adecuados en materia de direccin
de proyectos durante el
desarrollo del proyecto. La aplicacin de los procesos de la
direccin de proyectos es iterativa y
muchos procesos se repiten a lo largo del proyecto.
La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere
que el Grupo de Procesos de
Monitoreo y Control y el resto de Grupos de Procesos ejerzan
acciones uno sobre los otros de
manera recproca. Los Grupos de Procesos de la Direccin de
Proyectos se vinculan entre s a
travs de las salidas que producen. Los Grupos de Procesos rara
vez son eventos discretos o
nicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo
del proyecto.
Figura de Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos:
(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-1, page number 50).
Para saber ms sobre el Grupo de Procesos de la Direccin de
Proyectos, te
invitamos a visitar el siguiente enlace:
http://www.slideshare.net/AlvaLomeli/proceso-de-direccin-de-
proyectos#btnNext
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3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
Las siguientes secciones identifican y describen los cinco
grupos de procesos de la direccin de
proyectos necesarios en todo proyecto. Estos cinco grupos de
procesos cuentan con
dependencias bien definidas; normalmente se ejecutan en cada
proyecto y tienen un elevado
grado de interaccin entre s. Estos cinco Grupos de Procesos son
independientes de las reas
de aplicacin y del enfoque de las industrias. Los Grupos de
Procesos individuales y los
procesos individuales a menudo se repiten antes de concluir el
proyecto y pueden presentar
interacciones dentro de un Grupo de Procesos y entre Grupos de
Procesos. Estas
interacciones, cuya naturaleza vara de un proyecto a otro,
pueden realizarse o no en un orden
determinado.
Los procesos de la direccin de proyectos estn vinculados por
entradas y salidas especficas,
de modo que el resultado de un proceso se convierte en la
entrada de otro proceso, aunque
no necesariamente en el mismo Grupo de Procesos. Los Grupos de
Procesos no son fases del
ciclo de vida del proyecto.
Grfico de Interacciones entre Procesos de la Direccin de
Proyectos:
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(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-3, page number 53).
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de calidad del PMI.
3.3 Grupo de Procesos de Inicio
El Grupo de Procesos de Inicio est compuesto por aquellos
procesos realizados para definir un
nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al
obtener la autorizacin para
iniciar el proyecto o fase. Dentro del mbito de los procesos de
inicio es donde se define el
alcance inicial y se comprometen los recursos financieros
iniciales. Adems, se identifican los
interesados internos y externos que van a participar y ejercer
alguna influencia sobre el
resultado global del proyecto. Finalmente, si an no hubiera sido
nombrado, se selecciona el
director del proyecto. Esta informacin se registra en el acta de
constitucin del proyecto y en
el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el
acta de constitucin del
proyecto, ste se considera oficialmente autorizado. Aunque el
equipo de direccin del
proyecto puede colaborar en la redaccin de esta acta, este
estndar supone que la
evaluacin, la aprobacin y el financiamiento del caso de negocio
se manejan fuera de los
lmites del proyecto (Grfico 3-4).
Grfico: Lmites del Proyecto:
(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-4, page number 54)
Para saber ms sobre la Fase de Iniciacin del Proyecto, te
invitamos a visitar el
siguiente enlace:
http://www.ideassencillas.com/2012/11/iniciacion-de-un-proyecto.html
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Para investigar ms sobre el tema, puedes adquirir Project
Initiation Request
(PIR) Process and the Project Management Board (PMB):
http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100846
900&iss=1
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3.4 Grupo de Procesos de Planificacin
El Grupo de Procesos de Planificacin est compuesto por aquellos
procesos realizados para
establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, y desarrollar la lnea de
accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de
Planificacin desarrollan el
plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto
que se utilizarn para
llevarlo a cabo. La naturaleza compleja de la direccin de
proyectos puede requerir el uso de
reiterados ciclos de retroalimentacin para un anlisis adicional.
A medida que se va
recopilando y comprendiendo ms informacin o ms caractersticas
del proyecto, es probable
que se requiera una planificacin adicional.
Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida
del proyecto generan la
necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de
planificacin y posiblemente algunos
de los procesos de inicio. Esta incorporacin progresiva de
detalles al plan para la direccin del
proyecto recibe el nombre de elaboracin progresiva, para indicar
que la planificacin y la
documentacin son actividades iterativas y continuas.
Para saber ms sobre la Fase de Planificacin del Proyecto, te
invitamos a
visitar el siguiente enlace:
http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=309
Para investigar ms sobre el tema, puedes adquirir Project
Planning
[electronic resource]: Timing Issues and Path of Progress:
http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=001007
10300&iss=1
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3.5 Grupo de Procesos de Ejecucin
El Grupo de Procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos
procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la direccin del
proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica
coordinar personas y recursos,
gestionar las expectativas de los interesados, as como integrar
y realizar las actividades del
proyecto conforme al plan para la direccin del proyecto.
Durante la ejecucin del proyecto, en funcin de los resultados
obtenidos, se puede requerir
una actualizacin de la planificacin y una revisin de la lnea
base. Esto puede incluir cambios
en la duracin prevista de las actividades, cambios en la
disponibilidad y productividad de los
recursos, as como riesgos no previstos. Tales variaciones pueden
afectar al plan para la
direccin del proyecto o a los documentos del proyecto, y pueden
requerir un anlisis
detallado y el desarrollo de respuestas de direccin de proyectos
adecuadas.
Para saber ms sobre La Fase de Ejecucin de un Proyecto, te
invitamos a
visitar el siguiente enlace:
http://lizzi2012.blogspot.com/2012/09/fase-de-ejecucion-de-un-
proyecto.html
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3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control est compuesto por
aquellos procesos
requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el
desempeo del proyecto, para
identificar reas en las que el plan requiera cambios y para
iniciar los cambios
correspondientes. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
tambin implica:
Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o
preventivas para anticipar posibles problemas.
Monitorear las actividades del proyecto, comparndolas con el
plan para la direccin del proyecto y con la lnea base para la
medicin del desempeo del proyecto0.
Influir en los factores que podran eludir el control integrado
de cambios o la gestin de la configuracin de modo que nicamente se
implementen cambios aprobados.
Este monitoreo continuo proporciona al equipo del proyecto
conocimientos sobre la salud del
proyecto y permite identificar las reas que requieren ms
atencin.
Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Monitoreo y Control,
te
invitamos a visitar el siguiente enlace:
http://www.ecured.cu/index.php/Monitoreo_y_Control_de_Proyecto
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3.7 Grupo de Procesos de Cierre
El Grupo de Procesos de Cierre est compuesto por aquellos
procesos realizados para finalizar
todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de
la direccin de proyectos, a
fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u
otras obligaciones
contractuales. Este grupo de procesos, una vez completado,
verifica que los procesos definidos
se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin
de cerrar el proyecto o una
fase del mismo, segn corresponda, y establece formalmente que el
proyecto o fase del mismo
ha finalizado.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo
siguiente:
Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para
cerrar formalmente el proyecto o fase.
Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la
finalizacin de una fase.
Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso.
Que se documenten las lecciones aprendidas.
Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de
los procesos de la organizacin.
Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en
el sistema de informacin para la direccin de proyectos para
utilizarlos como datos histricos.
Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure
la finalizacin de todos los acuerdos relevantes.
Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se
liberen los recursos del proyecto.
Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Cierre, te invitamos
a
visitar el siguiente enlace:
http://deproyectoenproyecto.blogspot.com/2010/11/la-fase-de-cierre-
del-proyecto.html
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3.8 Informacin del Proyecto
A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila, analiza,
transforma y distribuye a los
miembros del equipo del proyecto y a otros interesados una
cantidad significativa de datos e
informacin en diversos formatos. Los datos del proyecto se
recopilan como resultado de
varios procesos de Ejecucin y se comparten en el mbito del
equipo del proyecto. Los datos
recopilados se analizan en contexto, se agregan y se transforman
para convertirse en
informacin del proyecto en el curso de varios procesos de
Control. La informacin puede
entonces comunicarse verbalmente o almacenarse y distribuirse
como informes en diversos
formatos.
Las siguientes pautas contribuyen a minimizar los errores en la
comunicacin y ayudan al
equipo del proyecto a utilizar la terminologa adecuada:
Datos de Desempeo del Trabajo. Son las observaciones y
mediciones directas
identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a
cabo el trabajo del
proyecto. Entre los ejemplos se incluyen el porcentaje de
trabajo fsicamente
terminado, las medidas de desempeo tcnico y de calidad, las
fechas de comienzo y
finalizacin de las actividades planificadas, el nmero de
solicitudes de cambio, el
nmero de defectos, los costos reales, las duraciones reales,
etc.
Informacin de Desempeo del Trabajo. Son los datos de desempeo
recopilados de
varios procesos de control, analizado en contexto e integrados
en base a las relaciones
entre las reas. Algunos ejemplos de informacin de desempeo del
trabajo son el
estado de los entregables, el estado de implementacin de las
solicitudes de cambio, y
las estimaciones hasta las conclusiones previstas.
Informe de desempeo del trabajo. Constituyen la representacin
fsica o
electrnica de la informacin de desempeo del trabajo recogida en
documentos del
proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de
incidentes, el
emprendimiento de acciones y la generacin de conocimiento. Entre
los ejemplos se
pueden citar los informes de estado, los memorandos, las
justificaciones, las notas
informativas, los cuadros de mando electrnicos, las
recomendaciones y las
actualizaciones.
Figura Flujo de Datos, Informacin e Informe del Proyecto:
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(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-5, page number 59)
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3.9 El Rol de las reas de Conocimiento
Los 47 procesos de la direccin del proyecto identificados en la
Gua del PMBOK se agrupan
en diez reas de Conocimiento diferenciadas. Un rea de
Conocimiento representa un
conjunto completo de conceptos, trminos y actividades que
conforman un mbito
profesional, un mbito de la direccin de proyectos, o un rea de
especializacin. Estas diez
reas de conocimiento se utilizan en la mayora de los proyectos,
durante la mayor parte del
tiempo.
Grfica de Correspondencia entre Grupos de Procesos y reas de
Conocimiento de la Direccin
de Proyectos:
reas de Conocimiento
Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
4. Gestin de la Integracin del
Proyecto
4.1 Desarrollar el
Acta de
Constitucin del
Proyecto
4.2 Desarrollar el
Plan para la
Direccin del
Proyecto
4.3 Dirigir y
Gestionar el
Trabajo del
Proyecto
4.4 Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
4.5 Realizar el
Control Integrado
de Cambios
4.6 Cerrar el
Proyecto o Fase
5. Gestin del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la
Gestin del Alcance
5.2 Recopilar
Requisitos
5.3 Definir el
Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el
Alcance
5.6 Controlar el
Alcance
6. Gestin del Tiempo del Proyecto
6.1 Planificar la
Gestin del
Cronograma
6.2 Definir las
Actividades
6.3 Secuenciar las
Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las
Actividades
6.5 Estimar la
Duracin de las
Actividades
6.6 Desarrollar el
Cronograma
6.7 Controlar el
Cronograma
7. Gestin de los Costos del Proyecto
7.1 Planificar la
Gestin de los
Costos
7.2 Estimar los
Costos 7.3 Determinar el
Presupuesto
7.4 Controlar los
Costos
8. Gestin de la Calidad del Proyecto
8.1 Planificar la
Gestin de la
Calidad
8.2 Realizar el
Aseguramiento de
Calidad
8.3 Controlar la
Calidad
Grupo de
procesos
de Inicio
Grupo de
procesos de
Planificacin
Grupo de
procesos de
Ejecucin
Grupo de
procesos de
Monitoreo y
Control
Grupo de
procesos
de Cierre
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9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
9.1 Planificar la
Gestin de los
Recursos Humanos
9.2 Adquirir el
Equipo del
Proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
Proyecto
9.4 Dirigir el
Equipo del
Proyecto
10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Planificar la Gestin de la
Comunicaciones
10.2 Gestionar las
Comunicaciones
10.3 Controlar las
Comunicaciones
11. Gestin de los Riesgos del proyecto
11.1 Planificar la
Gestin de Riesgos
11.2 Identificar los
Riesgos
11.3 Realizar el
Anlisis Cualitativo
de Riesgos
11.4 Realizar el Anlisis
Cuantitativo de
Riesgos
11.5 Planificar la
Respuesta a los
Riesgos
11.6 Controlar los
Riesgos
12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
12.1 Planificar la
Gestin de las
Adquisiciones
12.2 Efectuar las
Adquisiciones
12.3 Controlar las
Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
13. Gestin de los Interesados del Proyecto
13.1 Identificar a
los Interesados
13.2 Planificar la
Gestin de los
Interesados
13.3 Gestionar la
participacin de
los Interesados
13.4 Controlar la
participacin de
los Interesados
(Fuente: PMBOK 5th Edition Table 3-1, page number 61).