Proceso de elaboración del Catálogo de disposición … · y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomaciónelaborada

Proceso de elaboración del Catálogo de disposición documental

5 de noviembre de 2009

Antecedentes

Inventario de series documentales

Registro Central de Disposición Documental (RCDD)

Registro Central de Disposición Documental (RCDD)

POLÍTICA INTERIOR

Para ello propondrá la actualización del marco jurídico correspondiente y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomación elaborada por instancias gubernamentales oficiales.

ISO 15489ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES

DE LAS INSTITUCIONES(VERSIÓN PRELIMINAR)

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

II De la organización de los archivos

I. Del control de gestión

II. De los archivos de trámite

III. Del archivo de concentración

IV. Del archivo histórico

V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico.

Institucional

• ESTRUCTURA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

OFICIALIA DE PARTESU de C.

ARCHIVOS DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

Recursos Humanos

Un órgano normativo y

de decisión

Los órganos operativos

Los canales de

comunicación necesarios

entre los distintos

órganos del sistema.

ARCHIVOS DE TRÁMITEARCHIVOS DE TRÁMITE

II De la organización de los archivos

I. Del control de gestión

II. De los archivos de trámite

III. Del archivo de concentración

IV. Del archivo histórico

V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico.

Documental

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico

• Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurar la elaboración de los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización de sus archivos administrativos.

• El Archivo General proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de los mismos.

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

IDENTIFICACIONConsiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental:

El Productor

Función

Documento de Archivo

Identificación

IDENTIFICACIONCompilar la información institucional:

•Disposiciones legales

•Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia

Identificación

IDENTIFICACIONDisposiciones que regulan las competencias administrativas.

•Normas y procedimientos

Identificación

IDENTIFICACIONNormas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción

Identificación

IDENTIFICACION•Entrevistar a los productores de los documentos

•Ubicar la procedencia institucional de la documentación

•Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes

Identificación

• Datos del responsable del archivo:NombrePuestoTeléfonoNombre de la persona que atiendePuestoTeléfono

• Datos del archivo:Tipo de archivoLocalizaciónTipo de mobiliarioMetros linealesEstado de conservación de la documentación

• Información documental:Tipo de series documentales o expedientes generanClasificaciónOrdenaciónConsulta de la documentaciónValor documentalTradición documentalPlazo de conservaciónFormatos para llevar el control de la documentaciónLineamientos para la organización y control de la documentaciónDestino de los expedientes una vez perdida su utilidadOficinas con quien se comparte atribucionesObservaciones

IDENTIFICACION•Conocer la evolución del sujeto productor

•Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos

•Identificar series documentales

•Conocer tramites y procedimientos

Resultados de esta etapa

Código. Secciones.

1C Legislación.

2C Asuntos Jurídicos.

3C Programación,Organización y Presupuestación.

4C Recursos Humanos.

5C Recursos Financieros.

6C Recursos Materiales y Obra Pública.

7C Servicios Generales.

8C Tecnologías y Servicios de la Información.

9C Comunicación Social.

10C Control de Auditorias.

11C Planeación, Información, Evaluación y Política.

12C Acceso a la Información.

Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes

SECCIONES

Identificación

Código. Secciones.1S Atención a la Ciudadanía.

2S Planeación y Coordinación de la Agenda Presidencial.

3S Políticas Publicas.

4S

5S

6S

N

Cuadro de Clasificación de Funciones Sustantivas

SECCIONES

Identificación

5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros.

5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros.

5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal.

5C.4 Ingresos.

5C.5 Libros contables.

5C.6 Registros contables.

5C.7 Valores financieros.

5C.8 Aportaciones a capital.

5C.9 Empréstitos.

5C.10 Financiamiento externo.

5C.11 Esquemas de financiamiento.

5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros.

5C.13 Créditos concedidos.

SERIES

5C Recursos Financieros

5C.5 Libros contables.

5C.5.1 Cuenta de la Hacienda Publica.

5C.5.2 Cuenta Pública.

5C.5.3 De balances.

5C.5.4 De Diario.

5C.5.5 De inventarios.

5C.5.6 Mayor.

Identificación

Fondo.

Sección.

Serie.

Subserie.

Presidencia de la República.

5C Recursos Financieros

5C.5 Libros contables

5C.5.1 Cuenta de la Hacienda Publica.

5C.5.2 Cuenta Pública.

5C.5.3 De balances.

5C.5.4 De Diario.

5C.5.5 De inventarios.

5C.5.6 Mayor.

Identificación

1S.1 Disposiciones en materia.

1S.2 Planes,Programas y proyectos.

1S.3 Peticiones.

1S.4 Compromisos presidenciales.

N

SER I ES

1S Atención a la ciudadanía

1S.3 Peticiones.

1S.3.1 Asuntos agrarios.

1S.3.2 Desarrollo administrativo.

1S.3.3 Desarrollo agropecuario y pesquero.

1S.3.4 Actividades económicas y productivas.

1S.3.5 Asistencia social.

1S.3.6 Comunicaciones y transportes.

Identificación

Fondo

Sección

Serie

Subserie

Expediente

Presidencia de la República.

1S Atención a la ciudadanía.

1S.3 Peticiones.

1S.3.1 Asuntos agrarios.

1S.3.1.1 Autoridades ejidales y comunales.1S.3.1.2 Conflictos agrarios.1S.3.1.3 Dotación y regulación de tierras.1S.3.1.4 Expedición de documentos.1S.3.1.5 Indemnización por afectación de tierras

Identificación

IDENTIFICACION

•Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación

Valoración

ACTIVA INACTIVASEMIACTIVA

VALORACIÓN

PRIMARIA SECUNDARIA

VALORACIÓN PRIMARIA

IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS

PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS

DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS

INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O

CONSERVAN

VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos

CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIACUAL QUE QUIEN COMO

ADMINISTRATIVO

DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE EL

TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE

RELACIONAN LOS DOCUM ENTOS QUEDE

CONCLUÍDO O PRESCRITO

EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE,

FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN

APLICABLES

JURÍDICO O LEGAL

DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE LOS

DERECHOS U OBLIGACIONES

CERTIFICADOS POR LOS DOCUM ENTOS CESEN O

PRESCRIBAN

EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA

SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA

DEPENDENCIA

MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE

DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL

PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS

FISCAL

DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD

DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS

DE LOS RECURSOS PÚBLICOS

EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA

SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL

PLAZO O EV ENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD

PROBATORIA

ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE

LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS

TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN

CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS

CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO

FUENTES DE INFORMACIÓN DE

CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

VALORACIÓN SECUNDARIA

CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA

CUAL QUE QUIEN COMO

EVIDENCIAL

DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y

OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES

GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE

ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN

DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN

NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE

MUESTREO)

TESTIMONIALDETERMINAR SI DA CUENTA

DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA

INSTITUCIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS

DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN

INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE

MUESTREO)

INFORMATIVO

DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN

A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS

FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC.

(APLICACIÓN DE MUESTREO)

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo.

• Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.

• Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable.

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración.

• Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie.

• Identificar las series documentales con valores secundarios.

En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

REGULACIÓN

El Catálogo de disposición documental se integrará por:

• Introducción o presentación. Aquí se explicaráel contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente.• Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. •la base jurídica institucional.

REGULACIÓN

El Catálogo de disposición documental se integrará por:

•Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

• Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.

REGULACIÓN

•Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.

• Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, asícomo controlar su accesibilidad y regular su transferencia.

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

• Registro y procesamiento de la información en una base de datos para integrar el listado definitivo de cada serie documental

Regulación

•Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.

CONTROL

Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.

Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.

Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.

Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.

CONTROL

Presentación a las autoridades correspondientes del Catálogo de Disposición Documental para su autorización y posterior difusión y aplicación

Se presento el Catálogo de Disposición Documental a cada uno de los titulares de las unidades administrativas generadoras de la documentación para su visto bueno, autorización y solicitud al Archivo General de la Nación para su registro y validación.

Ya aprobado y validado por las autoridades correspondientes se hizo la difusión del Catálogo de Disposición Documental para su conocimiento y manejo mediante cursos y talleres de capacitación.

Control

DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO NORMATIVO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

DOCUMENTOS GENERADOS

O RECIBIDOS

SE TRAMITAN SE CUSTODIANSE DETARMINA

SU DESTINOFINAL

SE CONSERVAN

SE DEPURAN

ARCHIVO DE

TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO

a partir de la elaboración y sistematización del Catálogo de Disposición Documental se puede observar una mejor organización, ya que con el uso de este instrumento normativo, permite conocer un panorama total de la documentación, su clasificación archivística, el expediente tipo, su valor documental, plazos de conservación y destino final para regular el volumen de documentos existentes en los archivos de trámite, conocer los tiempos de transferencia al archivo de concentración, conservar la información relevante para integrarla al archivo histórico y proporcionar la eliminación de los documentos de nulo valor informativo, es decir, regular los tiempos de conservación de los documentos en cada una de las unidades archivísticas a lo largo de su ciclo de vida.

¡Gracias!