estión de empresas Unidad II: El proceso administrativo Mg. Carmen Lucía Geldres Sánchez • El proceso administr ativo • La planificación • Planificación estratégica • Objetivos de la planificación • Administr ación por objetivos
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estión de empresas
Unidad II: El proceso administrativo
Mg. Carmen Lucía Geldres Sánchez
•El proceso administrativo
• La planificación
• Planificación estratégica
• Objetivos de la planificación
• Administración por objetivos
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QUE SE QUIERE HACER?
QUE SE VA A HACER?
PLANEACION
COMO SE VA A HACER?
ORGANIZACION
MECANICA
VER QUE SE HAGA
DIRECCION
COMO SE HA
REALIZADO?
CONTROL
DINAMICA
ADMINISTRACION
Unidad II: El proceso administrativo
El proceso administrativo
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Conjunto de pasos o etapas
sucesivas e interrelacionadas
entre si.
Urwick identifico:
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Unidad II: El proceso administrativoLa planificación
Definiciones de planificación
- Establecer y alcanzar objetivos
- Establecer metas y elegir medios para alcanzarlas
- Establecer un plan
- Anticiparse a la toma de decisiones
- Establecer lo que hay que hacer para lograr lodeseado
- Proceso de tomar decisiones para lograr lo deseado- Seleccionar información y hacer suposiciones
respecto al futuro
Propósitos
Objetivos
Metas
Planes
Estrategias
Presupuestos
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
a) El propósito protector:
Reducir incertidumbre - Minimizar el riesgo
Definir las consecuencias de una acción
b) El propósito afirmativo:
Elevar el nivel de éxito organizacional.
Algunos objetivos adicionales de la planificación consiste en
- Impulsar las actividades de la organización, la dirección y el control.- Coordinar los esfuerzos y los recursos
- Reflejar los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca
adaptarse a ellos
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
¿Porque los gerentes planifican?
- Proporciona dirección
- Reduce la incertidumbre
- Minimiza el desperdicio y la redundancia
- Establece los estándares para controlar
Elementos de la planeación a) Objetivos:
Son metas y los resultados deseados
b) Planes:Son los documentos que describen como se
lograrán los objetivos
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
Tipos de objetivosa) Objetivos financieros: Relacionados con el
desempeño financiero interno
b) Objetivos estratégicos: Relacionados con el
desempeño de la empresa con relación a los
factores de su ambiente externo
c) Objetivos establecidos frente a objetivos reales:
los objetivos difundidos por la organización que
pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
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Tipos de planes
a) Planes estratégicos:
- Aplican a toda la organización
- Establecen los objetivos generales de la organización
- Buscan posicionar a la organización en su entorno- Abarcan períodos largos
b) Planes operacionales:
- Especifican los detalles de como lograr los objetivos
generales- Abarcan períodos más cortos.
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
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c) Planes específicos:Planes claramente definidos y que no dan
lugar a interpretaciones
d) Planes direccionales:
Planes flexibles que exponen pautas
generales y proporcionan enfoque, pero
permiten la discreción en su implementación.
e) Plan único:
Un solo plan para única vez, el cual se diseña específicamente para satisfacer
las necesidades de una situación
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
f) Planes de largo plazo:
Planes con un período mayor a tres años
g) Planes de corto plazo:
Planes que abarcan un año o menos
h) Planes permanentes:
Planes continuos que proporcionan una guía para las actividades que se
realizan repetidamente.
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Unidad II: El proceso administrativoObjetivos de la planificación
Como establecer objetivos y desarrollar planes:
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1. Revisar la declaración de misión de la organización.
2. Evaluar los recursos disponibles.
3. Determinar los objetivos individualmente
4. Escribir los objetivos y comunicarlos.
5. Revisar los resultados
Consecuencias negativas de laindividualización de objetivos en
cada área
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Unidad II: El proceso administrativoPlanificación de proyectos
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Existen fuerzas que pueden afectar a la planificación:
- Eventos inesperados
- Resistencia psicológica al cambio
- Existencia de insuficiente información
- Falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación
- Elevados gastos que implica
Según el tipo de gerente cambia el tipo de planificación:- Nivel inferior planean a corto plazo
- Nivel medio planean a un plazo un tanto más
prolongado
- Nivel superior planean a largo plazo
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Unidad II: El proceso administrativoAdministración por objetivos
Es una forma de administrar una empresa, que consiste en que loscolaboradores junto con la dirección deciden los objetivos que se
van a perseguir en todas las áreas de la empresa.
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Objetivos
generales
Objetivos específicos por
departamento
Objetivos
personalesNo debe usarse si una empresa tiene las siguientes características:
La alta gerencia no participa. Cree que la APO es una receta milagrosa
No se sigue el proceso adecuado para instaurar el sistema de administración
por objetivos.
Pretende aplicar la APO en un área de su empresa
Se olvida de controlar los resultados y se desestima la retroalimentación.
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Unidad II: El proceso administrativoAdministración por objetivos
- Establecimiento de objetivos de forma conjunta entre el ejecutivo y su
superior
Características de la administración por objetivos:
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- Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición
- Los objetivos de todos los departamentos tienen una interrelación en el
sentido que buscan el logro de un objetivo general
- Se definen planes a corto y mediano plazo,
tácticos y operacionales, poniendoespecialmente atención en la evaluación de los
resultados
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Unidad II: El proceso administrativoAdministración por objetivos
Características de la administración por objetivos:
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- Hacer retroalimentación, para revisar los planes y ajustarlos como se
considere apropiado
- Participación de la dirección, pero no sólo en dar órdenes, sino en todo el
proceso
- Apoyar permanentemente al personal,
principalmente en las etapas iniciales de
la instauración de una APO
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Unidad II: El proceso administrativoAdministración por objetivos
Ventajas
Asegura un compromiso del empleado.
La APO obliga a los administradores a
planear, organizar, controlar y retroalimentar
Cada trabajador sabe sus objetivos y
funciones
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Unidad II: El proceso administrativoAdministración por objetivos
Desventajas: Requiere compromiso y esfuerzo a todos los niveles de la empresa
El proceso puede ser muy lento y llegar a ser ineficiente
Requiere la elaboración de muchos documentos
No siempre es fácil entenderla tanto a nivel directivo como
operativo.
Las metas pueden ser a muy corto plazo para no correr riesgos.
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Unidad II: El proceso administrativoPlanificación estratégica
Es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo.
No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicación y de
determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles
estratégicos de la empresa
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Cómo formular una estrategia:
¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?
¿A dónde se dirige actualmente la organización?
¿En que tipo de ambiente está la organización?
¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor losobjetivos organizacionales en el futuro?
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Unidad II: El proceso administrativoPlanificación estratégica
a) Estrategia inapropiada:
Recogida inapropiada de información
No se ha entendido la verdadera naturaleza del problema
Es incapaz de obtener el objetivo deseado No encaja los recursos de la organización con el entorno
Porque fracasan las planificaciones estratégicas:
b) Estrategia con pobre implementación:
Sobreestimación de los recursos y habilidades
Fracaso de coordinación
Intento poco efectivo de obtener el soporte de otros Subestimación de los recursos de tiempo, personal o financieros necesarios
Fracaso en seguir el plan establecido.
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Unidad II: El proceso administrativoPlanificación estratégica
Misión: describe que es la empresa
Visión: describe dónde queremos estar en el futuro.
Clara y alejada de la ambigüedad.
Que describa el futuro.
Que incluya aspiraciones que sean realistas.
Que esté alineada con los valores y cultura de la organización.
Que sea fácil de recordar y con la que uno pueda comprometerse.
Que esté orientada a las necesidades del cliente
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Unidad II: El proceso administrativoPlanificación prospectiva
Es la ciencia que estudia el futuro para comprenderlo y poderlo influir,
Diseña estrategias para resolver problemas del presente
Aporta elementos muy importantes en la toma de decisiones, ya que identifica
peligros y oportunidades de determinadas acciones futuras
El trabajo de planificación prospectiva se
realiza a partir de procesos de investigación
cuyas características son:
- la paciencia
- la prudencia- la inteligencia.
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Unidad II: El proceso administrativoPlanificación prospectiva
La Prospectiva se apoya en tres postulados: el postulado de la libertad, el del
poder y el de la decisión.
- Al aceptar que el futuro es el dominio de la libertad, comprendemos que es
dominio del poder. Tenemos una necesidad humana de intervenir en la marcha
de la historia es decir de administrar su progreso
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- La decisión es la posibilidad de seleccionar y tomar una opción
- La libertad es la convicción que se tiene de que el
futuro no está determinado. En otras palabras, el
futuro no es algo ya hecho.