“the BPM process’ factory” Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM 1 Análisis TCO y Rentabilidad Proyecto Implantación BPM “the BPM process’ factory” Visualizando los enormes ventajas económicas que representa la implantación masiva de Procesos BPM en las organizaciones
41
Embed
Proceedit 20110225 AnáLisis Tco Y Rentabilidad Proyecto ImplantacióN Bpm
A business case por the implementation of 100 BPM process analyzing TCO and IRR
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM 1
Análisis TCO y RentabilidadProyecto Implantación BPM
“the BPM process’ factory”
Visualizando los enormes ventajas económicas
que representa la implantación masiva de
Procesos BPM en las organizaciones
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
2
Contenido
� Plataforma proceedit.
� Objeto del Análisis.
� Bases de Partida.
� Procesos, Horas, Usuarios y Tiempos.
� Tareas, Imágenes, Documentos y Ahorros.
� Dimensionamiento:
� Esfuerzos de Consultoría.
� Usuarios e Instancias.
� Tareas y Servidores.
� Volumen de Datos, Imágenes y Documentos.
� Calendario de Recursos Requeridos.
� Despliegue de Licencias Plataforma BPMS:
� Cantidad e Importe.
� Importe Unitario.
� Coste Total de Propiedad.
� Aplicaciones.
� Procesos BPM:
� Plantillas y Conectores:
� Resumen de Costes.
� Notas.
� Cálculo de Ahorros:
� Unitario por Instancia de Proceso.
� Total Operativo.
� Análisis de Rentabilidad:
� Modelo Tradicional.
� Modelo “try & buy”.
� Modelo “try & lease”.
� Comparativa entre Modelos.
� Costes y Ahorros por Usuario.
� Conclusiones:
� Viabilidad.
� TCO y Cash Flow.
� Rentabilidad.
� Ventajas del Modelo proceedit.
� Documentación Adicional.
� Contacto.
� Agradecimiento.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
3
Plataforma proceedit
� Descripción.
� Los 6 Niveles y sus 12 Elementos.
� Ventaja Competitiva Sostenible para Clientes.
� Ventaja Competitiva Sostenible para Socios.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
4
Plataforma proceedit
Descripción
� La Plataforma proceedit es un Cluster Multinacional de organizaciones y
profesionales (16 Socios en estos momentos) con intereses en el mundo del BPM,
que han unido en un único Catálogo de Procesos BPM y Conectores (más de 190
Procesos hasta la fecha) sus activos actuales y los futuros adquiridos mediante el
desarrollo colaborativo con sus Clientes, contactados o no mediante la ayuda de la
Web de Comunicación On-line, dentro del marco del Programa de Desarrollo de
Procesos BPM y Conectores, con el soporte de la Factoría de Procesos BPM y
Conectores; con su estandarización posterior mediante la aplicación de la
MetaTecnología BPMS Flexible y el soporte financiero de los Consorcios para
Financiación Pública; activos que ponen a disposición de sus Clientes junto con
aplicaciones y sistemas complementarios agrupados en la Arquitectura Tecnológica
Integrada, bajo tres modelos y canales de acceso: “try & buy” a través de los
propios Socios de proceedit; “try & lease”, a través de ISP´s y Telco’s; y “pay &
use” a través de la Web de Comercio y Servicio On-line; y todo ello bajo un
parámetro de coste unificado de tan sólo: 1 euro/hora de esfuerzo y por usuario
interno concurrente, y el reparto de Royalties a Socios (15 %) y Clientes (10 %)
aportantes de activos licenciables, con la venta futura de licencias y servicios.
“the BPM process’ factory”
Usuariosproceedit
Modelosy Canalesproceedit
Productosproceedit
Programasproceedit
Serviciosproceedit
Actoresproceedit
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
5
Plataforma proceedit
Los 6 Niveles y sus 12 Elementos
Cluster MultinacionalConsorcios para Financiación
Pública
MetaTecnología BPMSFlexible
Catálogo de Procesos BPM y Conectores
Arquitectura Tecnológica Integrada
Clientes Finales
try & leasevía ISP’s & Telco’s
Clientes Finales
try & buyvía Socios del Cluster
Multinacional
Usuarios Externos e Invitados
Empleados
pay & usevía Web de Comercio y
Servicio On-line
Factoría de Procesos BPM y Conectores
Programa de Desarrollo de Procesos BPM y Conectores
Web de Comunicación On-line
Programa de Estandarización de Procesos BPM y
Conectores
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
6
VentajaCompetitivaSostenible
Plataforma proceedit
Ventaja Competitiva Sostenible para Clientes
“0” Riesgo
“0” Inversión
Modalidades de Acceso “try & buy”, “try & lease” y “pay & use”
Ahorro 80 %
Auto-Financiación
Sostenibilidad
Modalidad de Acceso “try & lease”
1 €/hora por usuario interno concurrente
Royalty 10 %
Anticipación
ConocimientoCluster Multinacional Catálogo de Procesos BPM y Conectores
Catálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnología BPMS Flexible
Cluster MultinacionalCatálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnología BPMS Flexible
Cliente Final
proceedit
1
2
3
4
5
6
7
Flexibilidad8
1 €/hora por usuario interno concurrenteModalidad de Acceso “try & lease”
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
7
VentajaCompetitivaSostenible
Plataforma proceedit
Ventaja Competitiva Sostenible para Socios
“0” Barreras
+ Recursos
Modalidades de Acceso “try & buy”, “try & lease” y “pay & use”
+ Mercado
Negocio Recursivo
Sostenibilidad
Servicios de SostenibilidadModalidad de Acceso “try & lease”
Cluster Multinacional
+ Productos
+ ConocimientoCluster Multinacional Catálogo de Procesos BPM y Conectores
Catálogo de Procesos BPM y Conectores Arquitectura Tecnológica Integrada
Cluster MultinacionalPrograma de Estandarización de Procesos BPM y ConectoresSoporte Postventa centralizado Socio del
Cluster
proceedit
1
2
3
4
5
6
7
Retornos8
Soporte ComercialFactoría de ProcesosPlataformas SaaS
Aportaciones en EspecieSubcontratación de ServiciosPaso de ReferenciasFactoría de ProcesosMárgenes Comerciales y/o Descuentos Royalties 15 % y Dividendos
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
8
Objeto del Análisis
� El presente análisis TCO y de Rentabilidad tiene
como objetivo el de definir un escenario global
a cinco años para un Proyecto de Implantación
masiva de Procesos BPM en una Organización
Cliente típica, teniendo en cuenta los aspectos
de:
1. Viabilidad.
2. Coste Total de Propiedad (TCO) y Cash Flow.
3. Rentabilidad.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
9
Bases de Partida
Procesos, Horas, Usuarios y Tiempos
� Para la preparación del Análisis TCO y rentabilidad en un horizonte a 5 años del Proyecto de Implantación
de Procesos BPM en la Organización Cliente, se han estimado las siguientes bases de partida:
� Número de procesos a desplegar: 100 procesos.
� Número de Conectores a desplegar por proceso: 3
conectores / proceso.
� Consultoría de negocio y gestión de proyecto: 200
horas / proceso.
� Esfuerzo medio desarrollo por proceso:
� Análisis de negocio: 50 horas.
� Análisis tecnológico: 100 horas.
� Desarrollo: 500 horas.
� Pruebas: 50 horas.
� Esfuerzo medio implantación por proceso:
� Configuración de la plataforma BPMS: 50 horas.
� Implantación del proceso: 50 horas.
� Documentación y Formación de usuarios: 50 horas.
� Esfuerzo medio desarrollo por conector: 100 horas.
� Esfuerzo medio implantación por conector: 50
horas.
� Número medio de usuarios implicados por proceso:
� Nominados: 100 usuarios nominados.
� Concurrentes: 5 usuarios concurrentes.
� Procesos que requieren usuarios comunitarios: 5 % = 5
procesos.
� Factor de solapamiento de procesos: 1,5.
� Número de instancias: 50 instancias / día.
� Factor de solapamiento de instancias: 1,5.
� Duración media de una instancia: 7 días.
� Tiempo activo medio de una tarea personal: 120
minutos.
� Tiempo activo medio de una tarea de sistema: 1
minuto.
� % de tareas personales asignadas a:
� Usuario, rol o cargo monoturno: 50 %.
� Usuario, rol o cargo multiturno: 50 %.
� Duración turno: 8 horas / turno.
� Media de turnos por día: 2 turno / día.
� Media de días operativos / semana: 6 días / semana.
� Media de semanas operativas / año: 50 semanas / año.
� Media de días operativos / año: 300 días / año.
� Media de horas operativas / año: 4.800 horas / año.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
10
Bases de Partida
Tareas, Imágenes, Documentos y Ahorros
� Para la preparación del Análisis TCO y de rentabilidad en un horizonte a 5 años del Proyecto de
Implantación de Procesos BPM en la Organización Cliente, se han estimado las siguientes bases
de partida:
� Número de tareas personales por proceso: 8 tareas
personales.
� Número de tareas automáticas por proceso: 24
tareas automáticas.
� Factor de solapamiento de tareas: 1,5.
� Coste medio hora-hombre: 20 €/hora.
� Tiempo medio de personal ahorrado por una tarea
personal: 0,25 minutos.
� Coste directo medio ahorrado por una tarea
personal: 0,05 €.
� Tiempo medio de duración de proceso ahorrado por
una tarea personal: 2,5 minutos.
� Tiempo medio de personal ahorrado por una tarea
de sistema: 0,5 minutos.
� Coste directo medio ahorrado por una tarea de
sistema: 0,10 €.
� Tiempo medio de duración de proceso ahorrado por
una tarea automática: 5 minutos.
� Número de imágenes a tratar por instancia: 1,5
imágenes / instancia.
� Tamaño medio por imagen: 100 KB / imagen.
� Número medio de documentos manejados por
instancia: 1 documento / instancia.
� Tamaño medio por documento: 200 KB / documento.
� Periodo de almacenamiento on-line de documentos: 6
años.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
11
Dimensionamiento
Esfuerzos de Consultoría
� Consultoría de Negocio:
� Análisis de Negocio: 75 horas / proceso x 100 procesos = 7.500 horas.
� Gestión de Proyecto: 100 horas / proceso x 100 procesos = 10.000 horas.
� Total Consultoría de Negocio: 17.500 horas.
� Consultoría Tecnológica:
� Procesos BPM y Conectores:
� Análisis de negocio: 50 horas / proceso x 100 procesos = 5.000 horas.
� Análisis tecnológico: 100 horas / proceso x 100 procesos = 10.000 horas.
� Desarrollo: 500 horas / proceso x 100 procesos = 50.000 horas.
� Horas de integración: 100 horas / proceso x 100 procesos = 10.000 horas.
� Horas de implantación: 50 horas / proceso x 100 procesos = 5.000 horas.
� Total Procesos BPM y Conectores: 80.000 horas.
� Aplicaciones:
� Implantación: 100 horas / año x 5 años = 500 horas.
� Configuración: 250 horas / año x 5 años = 1.250 horas.
� Formación de administradores: 50 horas / año x 5 años = 250 horas.
� Total Aplicaciones: 400 horas / año x 5 años = 2.000 horas.
� Total Consultoría Tecnológica: 82.000 horas.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
12
Dimensionamiento
Usuarios e Instancias
� Usuarios:
� Usuarios nominados: 8.000.
� Usuarios en concurrencia: 100 procesos x 5 usuarios concurrentes / proceso x 1,5 procesos solapados /
proceso x 1,5 instancias solapadas / instancia x 1,5 tareas solapadas / tarea = 1.688 usuarios en
concurrencia.
� Grado de concurrencia: 1.688 / 8.000 x 100 = 21,1 %.
� Nuevos usuarios en concurrencia por trimestre: 1.688 usuarios concurrentes / 20 trimestres = 84,4 nuevos
usuarios en concurrencia / trimestre.
� Instancias:
� Instancias iniciadas por día: 100 procesos x 50 instancias / día = 5.000 instancias iniciadas / día.
� Instancias vivas: 5.000 instancias / día x 7 días de vida / instancia = 35.000 instancias vivas.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
13
Dimensionamiento
Tareas y Servidores
� Tareas:
� Tareas personales por día: 5.000 instancias / día x 8 tareas personales / instancia = 40.000 tareas
personales / día.
� Tareas automáticas por día: 5.000 instancias / día x 24 tareas automáticas / instancia = 120.000 tareas
automáticas / día.
� Tareas por día: 40.000 tareas personales / día + 120.000 tareas automáticas / día = 160.000 tareas / día.
� Tareas concurrentes = 160.000 tareas / día x 21,1 % de concurrencia = 33.760 tareas concurrentes.
� Tareas vivas: [(40.000 tareas personales / día x 50 % tareas personales monoturno x 120 minutos activos /
tarea personal) / (8 horas / turno x 60 minutos / hora x 1 turno / día) + [(40.000 tareas personales / día x
Total Servicios SaaS y Alquiler € 240.108 654.659 1.025.215 1.493.200 1.841.427 2.104.361
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
27
Presupuesto
Notas
(1) Corresponde a seis meses de implantación y desarrollo de los primeros procesos.
(2) El coste del Servicio de Sostenibilidad equivale a un 30 % anual del valor acumulado de las licencias adquiridas.
(3) Este importe corresponde al coste del Servicio SaaS de Sistemas, 4 % mensual sobre el coste de las licencias de lasAplicaciones, Procesos BPM y Conectores). Utilizamos estas cifras como indicación de coste ya que es un dato cierto deltotal de costes, a excepción de Licencias y Servicios, que debería soportar el Cliente para operar los procesos. Ello noimplica que no debieran revisarse los cálculos de Cash Flow utilizando los datos de coste interno, los evidentes y losocultos que, no debieran ser superiores a los considerados y, si lo fueran, la decisión racional sería utilizar dichosServicios SaaS de sistemas. No tenemos en consideración los costes internos implicados en el mantenimiento delacceso a internet de los usuarios, por ser dicho acceso requerido también para otras necesidades.
(4) El Alquiler de los servicios de Consultoría corresponde al 3 % mensual del importe acumulado de los servicios de losservicios prestados. Excluidos los eventuales gastos de desplazamiento incurridos, que se facturan al coste.
(5) El importe del Servicio SaaS de almacenamiento de datos y documentos se facturaría al 0,60 €/mes/GB totalocupado. Esta cantidad se utiliza como estimación de los costes internos para la propiedad.
(6) El importe del Servicio SaaS Completo (Aplicaciones más Sistemas) de las Licencias de Uso Indefinido correspondea un 9 % mensual sobre el importe acumulado de adquisición de las licencias.
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
28
Cálculo de Ahorros
Unitario por Instancia de Proceso
Partidas UnidadesCantidad de
Ahorro / Tarea
Ahorro Unitario €/unidad
Ahorro / Tarea
€ o minutos
Tareas / Instancia
Ahorro / Instancia
€ o minutos
Tareas Personales
Personal minutos 0,25 0,33 0,08 € 12 3,00 €
Gastos Directos € 0,05 1,00 0,05 € 12 0,60 €
Total Ahorro € --- --- --- 12 3,60 €
Minutos-hombre minutos 0,25 --- 0,25 min 12 3 min
Duración minutos 2,5 --- 2,5 min 12 30 min
Tareas Automáticas
Personal minutos 0,50 0,33 0,17 € 16 2,67 €
Gastos Directos € 0,10 1,00 0,10 € 16 1,60 €
Total Ahorro € --- --- --- 3,67 € 16 4,27 €
Minutos-hombre minutos 0,50 --- 0,50 min 16 8 min
Duración minutos 5,0 --- 5,0 min 16 80 min
Total Proceso
Personal minutos --- --- 0,26 € 28 5,67 €
Gastos Directos € --- 1,00 € 28 2,20 €
Total Ahorro € --- --- --- 0,08 € 28 7,87 €
Minutos-hombre minutos --- --- 0,79 min 28 11 min
Duración minutos --- --- 7,86 min 28 110 min
“the BPM process’ factory”
Versión 03 Análisis TCO y Rentabilidad - Proyecto Implantación BPM
29
Cálculo de Ahorros
Total Operativo
Partida Unidad Factor UnidadAhorros
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Procesos Desplegados Media Anual No. 10 30 50 70 90
Instancias / Proceso / Día No./Día 50 Instancias/Día 500 1.500 2.500 3.500 4.500