Procedura zarządzania projektami - ppp.gov.pl · Zespół Kierowniczy – odpowiedzialny za zarządzanie projektem. Zespół kierowniczy składa się z dwóch osób: o Koordynatora

HEAD OFFICE 81-327 GDYNIA ul. Wolności 18a tel. (48) 58 621 91 86 fax (48) 58 621 99 27

BRANCH OFFICE 02-087 WARSZAWA Al. Gen. W. Sikorskiego 11/110 tel. (48) 22 446 91 82 fax (48) 22 446 91 83

DORADCA EAST 400001 g.VOLGOGRAD P.O. BOX 2005 tel./fax (07-8442) 335102

Doradca Consultants Ltd. Sp. z o.o. www: doradca.com.pl e-mail: [email protected] NIP 586-000-57-49 KRS: 0000131096 Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ; kapitał zakł. 172 375 zł

Procedura zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków

zewnętrznych URZĄD MIASTA SOPOTU

Gdynia, 27 września 2007 r.

Procedura zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków zewnętrznych

Urząd Miasta Sopotu

DORADCA Consultants Ltd. Strona 2

Spis treści

I PODSTAWOWE INFORMACJE 4

1 Cel procedury 4

2 Zakres procedury 4

II ZASADY 5

1 Struktura organizacyjna zarządzania projektem 5

2 Koordynacja wielu projektów 7

3 Monitoring i komunikacja w projekcie 7

4 Wynagradzanie uczestników projektu 8

III PRZEBIEG PROCESU 9

1 Opis przebiegu 9 1.1 Inicjowanie projektu 9 1.2 Organizowanie projektu 10 1.3 Realizacja projektu 11 1.4 Rozliczenie projektu 12 1.5 Zakończenie projektu 12

IV UCZESTNICY PROCESU 14

1 Komitet Sterujący 14 1.1 Zadania 14 1.2 Uprawnienia 14 1.3 Odpowiedzialności 14

2 Lider Strategiczny 14 2.1 Zadania 14 2.2 Uprawnienia 14 2.3 Odpowiedzialności 15

3 Zespół Kierowniczy 15 3.1 Zadania 15 3.2 Uprawnienia 16 3.3 Odpowiedzialności 16

4 Zespół Zadaniowy 17 4.1 Zadania 17 4.2 Uprawnienia 17 4.3 Odpowiedzialności 18

5 Jednostki Merytoryczne 18 5.1 Zadania 18 5.2 Uprawnienia 18 5.3 Odpowiedzialności 18

6 Jednostki Wsparcia 18 6.1 Pełnomocnik Prezydenta ds. Zamówień Publicznych 18 6.2 Biuro Informacji i Promocji 19 6.3 Wydział Finansowy 19 6.4 Wydział Prawny 20

7 Wydział Strategii Rozwoju Miasta 20




7.1 Zadania 21 7.2 Uprawnienia 21 7.3 Odpowiedzialności 21

V LISTA DOKUMENTÓW 22

VI PLAN WDROŻENIA 23

1 Wdrożenie procedury 23

2 Harmonogram wdrożenia procedury 24

VII ZAŁĄCZNIKI 25




I Podstawowe informacje

1 Cel procedury

Celem procedury jest:

sprawne i efektywne realizowanie projektów;

jednoznaczne zdefiniowanie zadań i ról jednostek biorących udział w procesie;

maksymalne wykorzystanie współfinansowania zewnętrznego do realizowanych i

planowanych projektów.

2 Zakres procedury

Procedura dotyczy zarządzania jednorazowymi przedsięwzięciami (projektami)

realizowanymi przez Gminę Miasta Sopotu, przy wykorzystaniu współfinansowania ze

środków zewnętrznych.

Procedura została podzielona na pięć etapów:

1. Inicjowanie projektu, obejmujące działania począwszy od pojawienia się pomysłu

projektu, aż do powołania przez Komitet Sterujący Lidera Strategicznego oraz

Zespołu Kierowniczego lub do odrzucenia pomysłu projektu;

2. Organizowanie projektu, obejmujące działania począwszy od sporządzenia Planu

projektu, aż do podpisania umowy z instytucją udzielającą dofinansowania;

3. Realizacja projektu, obejmująca działania począwszy od rozpoczęcia procedury

wyłonienia wykonawcy przedmiotu projektu, aż do przekazania końcowego

sprawozdania z realizacji projektu do instytucji udzielającej dofinansowania;

4. Rozliczanie projektu, obejmujące działania począwszy od wpłynięcia faktury od

wykonawcy do Jednostki Merytorycznej, aż do przekazania przez Wydział

Finansowy Koordynatorowi Projektu kopii wniosku o zaangażowanie wydatków, kopii

faktury oraz kopii potwierdzenia przelewu. W ramach tego działania zgodnie z

wymogami instytucji udzielającej dofinansowania Koordynator Projektu sporządza

wniosek o płatność na podstawie przedłożonych faktur;

5. Zakończenie projektu, obejmujące działania od przekazania przez Jednostki

Merytoryczne oraz Biuro Informacji i Promocji wszelkich dokumentów dotyczących

projektu, aż do pisemnego opracowania przez Zespół Kierowniczy Analizy po

zakończeniu projektu.




II Zasady

1 Struktura organizacyjna zarządzania projektem

W strukturze projektu wyróżniono trzy poziomy zarządzania:

Komitet Sterujący – decyduje o rozpoczęciu projektu, a następnie podejmuje

decyzje strategiczne z punktu widzenia projektu. Komitet Sterujący składa się z

członków najwyższych władz Gminy. Rolę Komitetu Sterującego dla projektu pełnią:

Prezydent, Wiceprezydenci, Sekretarz oraz Skarbnik Miasta Sopotu;

Lider Strategiczny – zapewnia zasoby niezbędne do realizacji projektu oraz

monitoruje przebieg projektu. Zwyczajowo Liderem Strategicznym projektu zostaje

Wiceprezydent, któremu podlega Wydział Strategii Rozwoju Miasta lub Jednostka

Merytoryczna, z której wyłoniony został Kierownik Merytoryczny. Liderem

Strategicznym może być Prezydent, Wiceprezydent lub Sekretarz Miasta Sopotu.

Propozycja osoby, która będzie pełnić rolę Lidera Strategicznego projektu, jest

elementem formularza Koncepcji projektu (załącznik nr 2). Wyznaczenie osoby na

stanowisko Lidera Strategicznego projektu następuje w chwili zatwierdzenia przez

Komitet Sterujący koncepcji projektu;

Zespół Kierowniczy – odpowiedzialny za zarządzanie projektem. Zespół

kierowniczy składa się z dwóch osób:

o Koordynatora Projektu z ramienia Wydziału Strategii Rozwoju Miasta,

dbającego o zgodny z wymogami instytucji udzielającej dofinansowania,

przebieg projektu;

o Kierownika Merytorycznego z ramienia odpowiedniej Jednostki

Merytorycznej, dbającego o kwestie techniczne i merytoryczne związane z

przebiegiem projektu;

Do realizacji projektu, decyzją Lidera Strategicznego, powoływany jest Zespół

Zadaniowy. W skład Zespołu Zadaniowego wchodzą:

Zespół Kierowniczy (Koordynator Projektu oraz Kierownik Merytoryczny);

przedstawiciele Jednostek Merytorycznych, którzy dostarczają niezbędnej wiedzy

specjalistycznej z zakresu realizowanego projektu. Każda Jednostka Merytoryczna

zaangażowana w projekt ma jednego przedstawiciela w Zespole Zadaniowym;

przedstawiciel Biura Informacji i Promocji, odpowiedzialny za promocję projektu.

Ponadto w procesie biorą udział jednostki realizujące projekt. Realizatorami projektu są

odpowiednie Jednostki Merytoryczne, poprzez które rozumiane są wszystkie wydziały

Gminy Miasta Sopotu, jednostki podległe Gminie Miasta Sopotu oraz wszystkie pozostałe

organizacje, instytucje lub przedsiębiorstwa, które zapewniają wsparcie merytoryczne

przy opracowaniu koncepcji projektu, aplikowaniu o dofinansowanie oraz późniejszej

realizacji projektu. Jednostkami Merytorycznymi w szczególności są:

Biuro Informacji i Promocji – współpracuje przy projektach wynikających z

realizacji Strategii Marketingu Turystycznego Miasta Sopotu;

Konserwator Zabytków Miasta Sopotu – współpracuje przy projektach

dotyczących zabytków;




Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej – współpracuje przy projektach dotyczących

przeciwdziałaniu bezrobociu, pomocy rodzinom i osobom zagrożonym marginalizacją

społeczną, osobom starszym i niepełnosprawnym oraz osobom znajdującym się w

ubóstwie;

Pełnomocnik Prezydenta ds. Organizacji Pozarządowych – współpracuje przy

projektach dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi;

Pełnomocnik Prezydenta ds. Osób Niepełnosprawnych i Przeciwdziałaniu

Bezrobociu – współpracuje przy projektach dotyczących rehabilitacji społecznej i

zawodowej osób niepełnosprawnych, przestrzegania praw osób niepełnosprawnych

oraz przeciwdziałania bezrobociu;

Pełnomocnik Prezydenta ds. Uzależnień – współpracuje przy projektach

dotyczących prowadzenia programów na rzecz osób uzależnionych oraz

zapobiegających uzależnieniom;

Referat Inwestycji zajmuje się obsługą realizacji zadań inwestycyjnych, z wyjątkiem

zadań z zakresu:

o inwestycji drogowych i związanych z terenami zielonymi (np. skwery, parki,

trawniki), które są w kompetencjach Zarządu Dróg i Zieleni;

o inwestycji wodno-kanalizacyjnych, które są w kompetencjach Zakładu

Wodno-Kanalizacyjnego.

W przypadku niewielkich zadań inwestycyjnych każda Jednostka Merytoryczna może

samodzielnie realizować dowolny projekt. Decyzję o udziale Referatu Inwestycji w

projekcie każdorazowo podejmuje Lider Strategiczny projektu.

Referat Zdrowia i Pomocy Społecznej – współpracuje przy projektach dotyczących

stanu zdrowia mieszkańców Sopotu, pomocy społecznej, rehabilitacji społecznej

osób niepełnosprawnych oraz ratownictwa medycznego;

Straż miejska – współpracuje przy projektach dotyczących bezpieczeństwa i

porządku publicznego oraz systemu monitoringu wizyjnego.

Wydział Inżynierii i Ochrony Środowiska – współpracuje przy projektach

dotyczących przedsięwzięć dotyczących ochrony środowiska i gospodarki wodnej,

drogownictwa, transportu zbiorowego, zieleni komunalnej;

Wydział Kultury, Turystyki i Sportu – współpracuje przy projektach dotyczących

przedsięwzięć kulturalnych, związanych z funkcją turystyczno-wypoczynkową Miasta

(ze szczególnym uwzględnieniem statusu uzdrowiska), związanych z rozwojem

kultury fizycznej mieszkańców oraz związanych z działalnością na terenie Miasta

organizacji pozarządowych. Ponadto WKTiS może zgłaszać koncepcje projektów w

imieniu podległych mu Bałtyckiej Agencji Artystycznej, Muzeum Sopotu, Państwowej

Galerii Sztuki, Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Sopocie oraz Miejskiej

Biblioteki Publicznej;

Wydział Organizacji i Kadr – współpracuje przy projektach dotyczących szkoleń dla

pracowników Gminy Miasta Sopotu oraz związanych z zmianami organizacyjnymi w

funkcjonowaniu Gminy Miasta Sopotu;

Wydział Oświaty – współpracuje przy projektach na rzecz szkół, przedszkoli i innych

miejskich jednostek oświatowych działających w Sopocie;

Wydział Urbanistyki i Architektury – współpracuje przy projektach dotyczących

zagospodarowania przestrzennego Sopotu;




Wydział Zarządzania Kryzysowego – współpracuje przy projektach dotyczących

systemów bezpieczeństwa i ratowniczych oraz ochrony ludzi;

Zarząd Dróg i Zieleni – współpracuje przy projektach dotyczących przedsięwzięć

związanych z drogownictwem oraz zielenią komunalną;

Zakład Oczyszczania Miasta – współpracuje przy projektach dotyczących

gospodarki odpadami oraz ochrony środowiska;

Zakład Wodno-Kanalizacyjny – współpracuje przy projektach dotyczących

gospodarki wodnej oraz ochrony środowiska.

W celu prawidłowej realizacji projektu udzielana jest pomoc przez Jednostki Wsparcia:

Pełnomocnik Prezydenta ds. Zamówień Publicznych, który zapewnia zgodność

przeprowadzanych procedur wyłaniania wykonawców zgodnie z prawem o

zamówieniach publicznych;

Biuro Informacji i Promocji, które organizuje promocję projektu;

Wydział Finansowy, który prowadzi rozliczenie projektu;

Wydział Prawny, który zapewnia zgodną z obowiązującym prawem realizację

projektu.

W przypadku zmian personalnych w składzie Zespołu Zadaniowego, kandydatów na

członków Zespołu przedstawia kierownik jednostki organizacyjnej, której przedstawiciel

przestał być członkiem Zespołu. Nowi członkowie są powoływani przez Lidera

Strategicznego, z wyjątkiem Zespołu Kierowniczego, który powołuje Komitet Sterujący.

2 Koordynacja wielu projektów

Priorytety w realizacji poszczególnych projektów wynikają z zapisów w dokumentach

opisujących strategię Gminy Miasta Sopotu (np. Wieloletni Plan Inwestycyjny, Plan

Strategiczny Miasta). Priorytety w zakresie realizacji projektów może także ustalać

Prezydent.

Komitet Sterujący podejmuje decyzje dotyczące alokacji zasobów pomiędzy realizowane

projekty.

Naczelnik Wydziału Strategii Rozwoju Miasta, o ile to możliwe, dba o to, aby projekty nie

konkurowały ze sobą o te same środki. W tym celu na etapie opracowania koncepcji

nowego projektu Naczelnik może zgłosić uwagi skutkujące zmianą źródła finansowania.

3 Monitoring i komunikacja w projekcie

Za monitoring realizacji projektu odpowiadają Zespół Kierowniczy, Lider Strategiczny

oraz Komitet Sterujący.

W celu prowadzenia skutecznego monitoringu wykorzystuje się Notatki ze spotkań

Zespołu Zadaniowego oraz Zespołu Kierowniczego z Liderem Strategicznym. Są one

przekazywane, Liderowi Strategicznemu, Komitetowi Sterującemu oraz członkom

Zespołów Zadaniowych.

W trakcie realizacji projektu Zespół Kierowniczy przedkłada Liderowi Strategicznemu, do

zatwierdzenia, sprawozdania do instytucji udzielającej dofinansowania.




Monitoring jest wspierany poprzez cykliczne spotkania:

w ramach Zespołu Zadaniowego;

Zespołu Kierowniczego z Liderem Strategicznym;

Komitetu Sterującego.

W trakcie realizacji projektu Zespół Zadaniowy spotyka się cyklicznie w celu

przedstawienia informacji na temat przebiegu prac. Zespół Kierowniczy decyduje o

częstotliwości spotkań. Podczas pierwszego spotkania Zespołu Zadaniowego ustalany

jest stały dzień tygodnia i godzina kolejnych spotkań. Po każdym spotkaniu Zespół

Kierowniczy opracowuje Notatkę ze spotkania (formularz nr 4).

Spotkanie Zespołu Kierowniczego z Liderem Strategicznym w celu przedyskutowania

dotychczasowego przebiegu prac oraz planu dalszych działań odbywa się nie rzadziej niż

raz na miesiąc. Po każdym spotkaniu Zespół Kierowniczy opracowuje Notatkę ze

spotkania (formularz nr 4).

Posiedzenia Komitetu Sterującego, poświęcone projektowi, odbywają się według potrzeb.

Z uwagi na fakt, że osoby wchodzące w skład Komitetu Sterującego, spotykają się na

tzw. naradach, Zespół Kierowniczy, za pośrednictwem Lidera Strategicznego, może

wnieść wniosek o poruszenie spraw związanych z realizacją projektu przed Komitetem

Sterującym.

Dokumenty dotyczące projektów są przekazywane poszczególnym uczestnikom projektu

w tzw. „czerwonej teczce”. Oznacza to, że mają one pierwszeństwo w stosunku do

innych spraw.

Korespondencja elektroniczna dotycząca zamknięcia poszczególnych zadań w projekcie

oraz Notatek ze spotkań, jest przesyłana do wiadomości wszystkich członków Zespołu

Zadaniowego.

Dokumenty związane z projektem będą przechowywane w Archiwum Projektu,

prowadzone przez Wydział Strategii Rozwoju Miasta, przez okres wymagany przez

instytucję udzielającą dofinansowania. Po tym okresie trafiają do Archiwum Urzędu.

4 Wynagradzanie uczestników projektu

Członkowie Zespołu Zadaniowego otrzymują dodatkowe wynagrodzenie za pracę nad

projektami. Wynagrodzenie jest ustalane ryczałtowo. Jego wysokość zależy od liczby

projektów, w jakie zaangażowany jest pracownik Gminy Miasta Sopotu. Wysokość

dodatkowego wynagrodzenia jest określona odrębnymi regulacjami.

Decyzją Prezydenta mogą być ustalane dodatkowe gratyfikacje dla członków zespołów.




III Przebieg procesu

1 Opis przebiegu

1.1 Inicjowanie projektu

Koncepcja nowego projektu może powstać w dwojaki sposób:

w wyniku prowadzonego przez Wydział Strategii Rozwoju Miasta bieżącego

przeglądu pojawiających się możliwości na dofinansowanie przedsięwzięć. Decyzja

czy dane źródło finansowania może zostać wykorzystane jest podejmowana w

oparciu o znajomość kierunków rozwoju Gminy Miasta Sopotu (np. w oparciu o

Wieloletni Plan Inwestycyjny, Plan Strategiczny Miasta, Strategię marketingu

turystycznego Miasta Sopotu, Strategię integracji i polityki społecznej Sopotu,

Program systemu opieki nad dzieckiem i rodziną w Sopocie, „Gminny program

przeciwdziałania narkomani” dla Gminy Miasta Sopotu, Plan Strategiczny Wspierania

Osób Niepełnosprawnych w Sopocie, Program ochrony Środowiska wraz z planem

gospodarki odpadami dla Miasta Sopotu);

w wyniku zgłoszenia przez pracowników Gminy Miasta Sopotu idei projektu do

Naczelnika Wydziału Strategii Rozwoju Miasta, który zleca odpowiednim Referatom

poszukiwanie środków na dofinansowanie.

Na podstawie zidentyfikowanych możliwości dofinansowania i przedstawionych potrzeb

powstaje Koncepcja projektu, która jest opracowywana wspólnie przez Wydział Strategii

Rozwoju Miasta oraz odpowiednią Jednostkę Merytoryczną. Wzór formularza Koncepcji

stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Wraz z opracowaną Koncepcją Wydział

Strategii Rozwoju Miasta wspólnie z Jednostką Merytoryczną opracowują Analizę ryzyka

projektu. Wzór formularza Analizy ryzyka stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

Za opracowanie Koncepcji projektu oraz Analizę ryzyka odpowiedzialny jest Naczelnik

Wydziału Strategii Rozwoju Miasta.

Następnie Koncepcja wraz z Analizą ryzyka omawiana jest przez Naczelnika Wydziału

Strategii Rozwoju Miasta z Wiceprezydentem sprawującym nadzór nad Wydziałem.

Wiceprezydent prezentuje Koncepcję projektu i Analizę ryzyka na Komitecie Sterującym.

Komitet Sterujący, po zapoznaniu się z dokumentami, może:

podjąć decyzję o rozpoczęciu właściwych prac nad przygotowaniem projektu;

poprosić Wydział Strategii Rozwoju Miasta lub Jednostkę Merytoryczną o

uzupełnienie lub zmiany w przedstawionej Koncepcji, wskazując na elementy które

powinny takiej zmianie ulec;

podjąć decyzję o nierealizowaniu przedstawionej Koncepcji.

W przypadku gdy Koncepcja zostanie pozytywnie oceniona, Komitet Sterujący powołuje

Lidera Strategicznego projektu oraz Zespół Kierowniczy (Koordynatora Projektu z

Wydziału Strategii Rozwoju Miasta oraz Kierownika Merytorycznego z zaangażowanej w

projekt Jednostki Merytorycznej).

W przypadku gdy Komitet Sterujący podejmie decyzję o nierealizowaniu przedstawionej

Koncepcji, następuje zakończenie procedury. Wszelkie materiały opracowane do tego

momentu są przekazywane do Archiwum Projektu, prowadzonego przez Wydział

Strategii Rozwoju Miasta.




1.2 Organizowanie projektu

Zespół Kierowniczy opracowuje szczegółowy Plan projektu obejmujący aplikowanie o

dofinansowanie oraz późniejszą realizację projektu. Kluczowym elementem Planu jest

szczegółowa lista zadań wraz z propozycją realizatorów (Jednostki Merytoryczne).

Na wniosek Zespołu Kierowniczego Lider Strategiczny, a następnie Komitet Sterujący

akceptują Plan projektu.

Na wniosek Zespołu Kierowniczego Lider Strategiczny powołuje Zespół Zadaniowy w

skład którego, obok Zespołu Kierowniczego, wchodzą:

przedstawiciele Jednostek Merytorycznych, którzy dostarczają niezbędnej wiedzy

specjalistycznej z zakresu realizowanego projektu;

przedstawiciel Biura Informacji i Promocji, odpowiedzialnego za promocję projektu.

Na podstawie Koncepcji projektu, Planu projektu oraz wiedzy na temat wymogów

instytucji udzielającej dofinansowania, Koordynator Projektu przedstawia listę

dokumentów i informacji niezbędnych do złożenia aplikacji oraz wymagań instytucji

udzielającej dofinansowania. Koordynator Projektu zleca odpowiednim Jednostkom

Merytorycznym działania przygotowawcze do projektu, w szczególności w zakresie

materiałów do aplikacji, a Biuru Informacji i Promocji opracowanie koncepcji promocji

projektu. Podczas spotkania Zespołu Zadaniowego uzgadnia się ostateczny podział

obowiązków na etapie organizowania projektu oraz sposobu raportowania Zespołowi

Kierowniczemu postępów prac.

W przypadku konieczności zlecenia prac przygotowawczych na zewnątrz (np.

opracowanie studium wykonalności, biznesplanu) odpowiedzialna za zadania Jednostka

Merytoryczna, w porozumieniu z Koordynatorem Projektu, uruchomia proces wyłonienia

wykonawcy.

Koordynator Projektu wyznacza terminy dostarczenia poszczególnych informacji,

uwzględniając specyfikę aplikowania do danego źródła dofinansowania oraz charakter

dostarczanych informacji.

Jednostki Merytoryczne oraz Biuro Informacji i Promocji pracują nad przydzielonym im

zakresem obowiązków, przekazując Koordynatorowi Projektu cyklicznie informacje o

postępach prac oraz na bieżąco o pojawiających się problemach, w szczególności o

przekroczeniu terminów.

Po zebraniu powstałych w Jednostkach Merytorycznych oraz w Biurze Informacji i

Promocji dokumentów, Koordynator Projektu przygotowuje aplikację o dofinansowanie do

wybranego na etapie koncepcji źródła. Podczas opracowywania wniosku Koordynator

Projektu może konsultować się z Jednostkami Merytorycznymi lub z Biurem Informacji i

Promocji. Gotowa aplikacja wraz ze wszystkimi załącznikami jest akceptowana przez

Lidera Strategicznego projektu.

W przypadku uzyskania dofinansowania Zespół Kierowniczy w porozumieniu z

Wydziałem Prawnym i Liderem Strategicznym uzgadnia z instytucją udzielającą

dofinansowania treść umowy. Ostateczna umowa jest podpisywana przez

reprezentantów Gminy Miasta Sopotu, zgodnie z obowiązującymi procedurami.

W przypadku nie otrzymania dofinansowania Komitet Sterujący może zlecić Zespołowi

Kierowniczemu dokonanie zmian w Koncepcji projektu (powrót do etapu inicjowania

projektu) lub znalezienie innej instytucji, która mogłaby udzielić wsparcia.




1.3 Realizacja projektu

W celu sprawnej realizacji projektu, Jednostka Merytoryczna może rozpocząć

przygotowania (w szczególności opracować SIWZ) do wyłonienia wykonawców jeszcze

przed podpisaniem umowy, na podstawie informacji od instytucji udzielającej

dofinansowania o jego przyznaniu. Koordynator Projektu przekazuje Jednostce

Merytorycznej informacje o sposobie wyłaniania wykonawcy zgodnym ze specyfiką

źródła dofinansowania.

Równolegle z wyłonieniem wykonawców Jednostka Merytoryczna może prowadzić

procedurę zatrudniania Inspektora Nadzoru, który w imieniu Jednostki, będzie

monitorował wykonawcę.

Proces wyłaniania wykonawców lub Inspektora Nadzoru przebiega zgodnie z

obowiązującą w Gminie Miasta Sopotu procedurą dotyczącą zamówień publicznych.

Wszelkie działania w tym zakresie są konsultowane z Pełnomocnikiem Prezydenta ds.

Zamówień Publicznych.

Po wyłonieniu wykonawców lub Inspektora Nadzoru, na wniosek Lidera Strategicznego

projektu, jest zawierana z nimi umowa, zgodnie z obowiązującymi w Gminie Miasta

Sopotu zasadami. Projekty umów są opiniowane przez Wydział Prawny.

W trakcie realizacji projektu Biuro Informacji i Promocji prowadzi działania promujące

projekt zgodnie z jego założeniami z aplikacji o dofinansowanie. Działania Biura

informacji i Promocji są nadzorowane przez Koordynatora Projektu, głównie pod kątem

wypełniania wymogów instytucji udzielającej dofinansowania, harmonogramu oraz

wykorzystania budżetu.

W trakcie realizacji projektu Kierownik Merytoryczny monitoruje postępy prac Jednostek

Merytorycznych pod kątem ich zgodności z merytorycznym zakresem projektu.

Koordynator Projektu monitoruje postępy prac od strony ich zgodności z założeniami

projektu, terminowości oraz wykonania budżetu.

Koordynator Projektu jest na bieżąco informowany przez Jednostki Merytoryczne o

wszelkich problemach pojawiających się w trakcie projektu. W przypadku zmian nie

wpływających na Plan projektu oraz umowę z instytucją udzielającą dofinansowania,

decyzje co do sposobu ich rozwiązania podejmuje Zespół Kierowniczy. W przypadku

konieczności zmiany Planu projektu lub umowy z instytucją udzielająca dofinansowania

decyzje co do sposobu rozwiązania problemów są podejmowane przez Komitet

Sterujący.

W trakcie realizacji projektu odbywają się cykliczne spotkania Zespołu Zadaniowego oraz

spotkania Zespołu Kierowniczego z Liderem Strategicznym. Po każdym spotkaniu Zespół

Kierowniczy opracowuje Notatkę, która trafia do Lidera Strategicznego, Komitetu

Sterującego oraz do członków Zespołu Zadaniowego.

Zakończenie realizacji rzeczowej projektu odbywa się poprzez podpisanie protokołu

odbioru prac od wykonawcy przez zlecającą Jednostkę Merytoryczną.

Zgodnie ze specyfiką danego źródła finansowania Koordynator Projektu przygotowuje

sprawozdania merytoryczne z realizacji projektu dla instytucji udzielającej

dofinansowania. Kierownik Merytoryczny ma obowiązek dostarczania informacji,

niezbędnych do opracowania sprawozdania. Sprawozdania te są zatwierdzane przez

Lidera Strategicznego.




1.4 Rozliczenie projektu

W trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu do Jednostek Merytorycznych

spływają faktury od wykonawców. Jednostka Merytoryczna sprawdza fakturę pod kątem

merytorycznym, a następnie, z protokołem odbioru prac, przekazuje ją Kierownikowi

Merytorycznemu, który wspólnie z Koordynatorem Projektu odpowiednio ją opisuje,

zgodnie z wcześniejszym wnioskiem o zaangażowanie wydatków oraz z wytycznymi

wynikającymi z umowy o współfinansowanie. Sprawdzona pod kątem merytorycznym

faktura trafia do Wydziału Finansowego, w którym dokonywane jest sprawdzanie faktury

pod kątem rachunkowym. Sprawdzona przez Wydział Finansowy faktura przekazywana

jest do zatwierdzenia przez Prezydenta i Skarbnika Miasta Sopotu, zgodnie z

obowiązującymi regulacjami. Zatwierdzona faktura wraca do Wydziału Finansowego,

który ją księguje oraz uruchamia przelew dla wykonawcy.

Kopia wniosku o zaangażowanie wydatków, kopia faktury oraz kopia potwierdzenia

przelewu jest przekazywana niezwłocznie przez Wydział Finansowy Koordynatorowi

Projektu w celu przygotowania sprawozdań finansowych oraz wniosków o płatność.

Oryginały faktur są przechowywane w Wydziale Finansowym.

Zgodnie ze specyfiką danego źródła finansowania Koordynator Projektu przygotowuje

sprawozdania finansowe z realizacji projektu oraz wnioski o płatność. Sprawozdanie

finansowe oraz wnioski o płatność są zatwierdzane przez reprezentantów Gminy Miasta

Sopotu, zgodnie z obowiązującymi procedurami, a następnie przesyłane do instytucji

udzielającej dofinansowania.

1.5 Zakończenie projektu

Po zrealizowaniu projektu Jednostki Merytoryczne oraz Biuro Informacji i Promocji

przekazują dokumentację merytoryczną związaną z projektem do Archiwum Projektu,

prowadzonego przez Koordynatora Projektu. Koordynator Projektu dba o kompletność

przekazywanych informacji. W przypadku gdy na podstawie innych uregulowań oryginały

dokumentów muszą być przechowywane w Jednostkach Merytorycznych lub Biurze

Informacji i Promocji, do Archiwum Projektu przekazywane są ich kopie poświadczone za

zgodność z oryginałem przez kierownika Jednostki Merytorycznej, z wyraźnym

wskazaniem miejsca, w którym znajdują się dokumenty oryginalne. O każdej zmianie

miejsca przechowywania dokumentów musi być powiadamiany Naczelnik Wydziału

Strategii Rozwoju Miasta.

W przypadku dokumentów księgowych do Archiwum Projektu trafiają kopie otrzymane

przez Koordynatora Projektu na etapie rozliczania.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanych projektów przechowywane są w

segregatorach oznakowanych:

znakiem charakterystycznym dla instytucji udzielającej dofinansowania;

nazwą i numerem projektu;

znakiem wynikającym z rzeczowego wykazu akt.

Po zakończeniu realizacji projektu Zespół Kierowniczy podczas spotkania z Zespołem

Zadaniowym przeprowadza analizę po zakończeniu projektu, zbierającą doświadczenia z

realizacji projektu. Na podstawie wyników spotkania Zespół Kierowniczy wypełnia

formularz Analizy po zakończeniu projektu, stanowiący załącznik nr 5 do niniejszej

procedury.




Wszystkie analizy po zakończeniu projektu są przechowywane w jednym miejscu. Dostęp

do nich mają Lider Strategiczny, wszyscy pracownicy Wydziału Strategii Rozwoju Miasta

oraz osoby pełniące funkcje Kierowników Merytorycznych z Jednostek Merytorycznych.




IV Uczestnicy procesu

1 Komitet Sterujący

1.1 Zadania

Kontroluje realizację celów i ocenia postępy prac w projekcie.

Koordynuje prace pomiędzy różnymi projektami realizowanymi równolegle.

1.2 Uprawnienia

Podejmuje decyzję w sprawie rozpoczęcia prac nad projektem, na podstawie

przedłożonej Koncepcji nowego projektu oraz Analizy ryzyka projektu.

Powołuje Lidera Strategicznego, Koordynatora Projektu i Kierownika Merytorycznego.

Podejmuje decyzje dotyczące zmian w istniejących procedurach, strukturze

organizacyjnej lub obsadzie stanowiska Lidera Strategicznego, Koordynatora Projektu i

Kierownika Merytorycznego.

Akceptuje Plan projektu obejmujący aplikowanie o dofinansowanie oraz późniejszą

realizację projektu.

Podejmuje decyzje strategiczne dotyczące realizacji projektu skutkujące zmianą Planu

projektu lub umowy z instytucją udzielająca dofinansowania.

Podejmuje decyzje w przypadku różnic zdań pomiędzy Liderem Strategicznym a

Zespołem Kierowniczym.

Decyduje o alokacji zasobów pomiędzy realizowanymi projektami.

1.3 Odpowiedzialności

Osiągnięcie celów projektu.

Koordynacja pomiędzy projektami zgodnie z interesem Miasta.

2 Lider Strategiczny

2.1 Zadania

Wspiera Zespół Kierowniczy w prowadzeniu projektu, np. poprzez zapewnienie zasobów

do realizacji projektu, konsultacje w przypadku wystąpienia problemów.

Na wniosek Zespołu Kierowniczego akceptuje Plan projektu obejmujący aplikowanie o

dofinansowanie oraz późniejszą realizację projektu, a następnie przedkłada go do

akceptacji Komitetowi Sterującemu.

Kontroluje realizację celów i ocenia postępy prac.

2.2 Uprawnienia

Powołuje członków Zespołu Zadaniowego, na wniosek Zespołu Kierowniczego.




Decyduje o zmianach personalnych w Zespole Zadaniowym w trakcie realizacji projektu.

Zatwierdza aplikację do instytucji udzielającej dofinansowania.

Zawiera umowę z instytucją udzielającą dofinansowania (wraz z inną upoważnioną

osobą, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Gminie Miasta Sopotu).

Podejmuje decyzję w przypadku różnic zdań pomiędzy Koordynatorem Projektu a

Kierownikiem Merytorycznym.

W przypadku braku środków na realizację projektu w planie finansowym, na wniosek

Zespołu Kierowniczego, przeprowadza procedurę wprowadzenia wydatków na projekt do

budżetu Miasta.

Zatwierdza sprawozdania z przebiegu prac dla instytucji udzielającej dofinansowania

przedkładane przez Koordynatora Projektu.


Zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji projektu, w szczególności zasobów

ludzkich, finansowych i techniczno-organizacyjnych, jak również danych i informacji na

poziomie umożliwiającym realizację zadań zgodnie z przyjętym harmonogramem

projektu.

Nadzór nad realizacją projektu.

3 Zespół Kierowniczy

3.1 Zadania

3.1.1 Zespół Kierowniczy

Opracowuje Plan projektu obejmujący aplikowanie o dofinansowanie oraz późniejszą

realizację projektu.

W porozumieniu z Wydziałem Prawnym i Liderem Strategicznym podejmuje odpowiednie

działania mające na celu podpisanie umowy z instytucją udzielającą dofinansowania.

Koordynuje realizację projektu w zakresie zadań rzeczowych, harmonogramu i budżetu.

Monitoruje, zapobiega i ewentualnie minimalizuje skutki ryzyk zidentyfikowanych w

analizie ryzyk na etapie opracowania koncepcji.

Sporządza Notatki ze spotkań Zespołu Zadaniowego oraz ze spotkań z Liderem

Strategicznym. według załączonego formularza (załącznik nr 4).

Weryfikuje faktury od wykonawców pod kątem merytorycznym.

Opracowuje Analizę po zakończeniu projektu według załączonego formularza (załącznik

nr 5).

3.1.2 Koordynator Projektu

Określa informacje (dokumenty) niezbędne do przygotowania w procesie aplikacji o

dofinansowanie.

Przygotowuje aplikację do instytucji udzielającej dofinansowania.

Dba o terminowe przekazywanie informacji na temat realizacji projektu przez Jednostki

Merytoryczne i Biuro Informacji i Promocji.




Ocenia otrzymane od Jednostek Merytorycznych i Biura Informacji i Promocji dokumenty

pod kątem ich zgodności z wymogami instytucji udzielającej dofinansowania.

Sporządza cykliczne lub końcowe sprawozdania merytoryczne i finansowe z realizacji

projektu dla instytucji udzielającej dofinansowania, zgodnie z jej wymogami.

Sporządza wnioski o płatność do instytucji udzielającej dofinansowania.

Prowadzi niezbędną ewidencję prac dotyczących projektu.

Nadzoruje obieg dokumentów w projekcie. Prowadzi Archiwum Projektu.

3.1.3 Kierownik Merytoryczny

Zarządza realizacją prac merytorycznych w projekcie.

Prowadzi niezbędną ewidencję prac dotyczących projektu.

Dostarcza Koordynatorowi Projektu wszelkich informacji na temat realizacji inwestycji,

niezbędnych do prawidłowej sprawozdawczości dla instytucji udzielającej

dofinansowania.

Nadzoruje obieg dokumentów w projekcie.

3.2 Uprawnienia


Przewodniczy Zespołowi Zadaniowemu pracującemu nad projektem.

Uzgadnia umowę z instytucją udzielającą dofinansowania.

Podejmuje decyzje dotyczące sposobu realizacji projektu nie naruszające Planu projektu

oraz umowy z instytucją współfinansującą

Zamyka projekt.


Przydziela zadania i kontroluje Jednostki Merytoryczne i Biuro Informacji i Promocji na

etapie organizowania i realizacji projektu.

Rozlicza projekt.


Przydziela zadania i kontroluje Jednostki Merytoryczne i Biuro Informacji i Promocji na

etapie organizowania i realizacji projektu.

Decyduje o rozwiązaniach merytorycznych stosowanych w projekcie.



Zapewnienie realizacji projektu zgodnie z przyjętym Planem projektu.

Zapewnienie współpracy przy projekcie Jednostek Merytorycznych niezbędnych do jego

realizacji.




Terminowe przekazanie Liderowi Strategicznemu Notatek ze spotkań Zespołu

Zadaniowego oraz spotkań Zespołu Kierowniczego z Liderem Strategicznym.

Po zakończeniu projektu zebranie kompletu oryginalnych dokumentów dotyczących jego

realizacji lub informacji o miejscu ich przechowywania, i złożenia ich w Archiwum

Projektu.

Po zakończeniu projektu przeprowadzenie Analizy zbierającej doświadczenia z realizacji

projektu.


Opracowanie aplikacji o dofinansowanie, która będzie spełniała wszelkie wymogi

instytucji udzielającej dofinansowania.

Prawidłowa i terminowa sprawozdawczość dla instytucji udzielającej dofinansowania.

Prawidłowe i terminowe rozliczenie projektu.


Realizacja projektu zgodnie z wymogami technicznymi i prawnym w zakresie rozwiązań

merytorycznych.

Zapewnia merytoryczną poprawność danych, informacji i dokumentów przekazywanych

przez Jednostki Merytoryczne w procesie organizowania i realizacji projektu.

4 Zespół Zadaniowy

4.1 Zadania

Na zlecenie Koordynatora Projektu przygotowuje dokumentację projektu z zakresu

własnej działalności na potrzeby aplikacji do instytucji udzielającej finansowania.

Występuje do odpowiednich instytucji o pozwolenia na realizację inwestycji.

Na podstawie otrzymanych od Koordynatora Projektu założeń, w porozumieniu z

Pełnomocnikiem Prezydenta ds. Zamówień Publicznych, dokonuje wyboru sposobu

wyłonienia wykonawcy inwestycji lub Inspektora Nadzoru.

W porozumieniu z Pełnomocnikiem Prezydenta ds. Zamówień Publicznych przygotowuje

proces wyłonienia wykonawcy inwestycji lub Inspektora Nadzoru.

Poprzez Inspektora Nadzoru nadzoruje realizację prac zleconych wykonawcy.

Wspólnie z Inspektorem Nadzoru dokonuje odbiorów częściowych i końcowego

inwestycji.

Przygotowuje rozliczenie finansowe z wykonawcą.

Niezwłocznie informuje Zespół Kierowniczy o pojawiających się problemach, które mogą

wpłynąć na harmonogram lub budżet projektu.

Po zakończeniu projektu przekazuje oryginały lub kopie dokumentów związanych z

realizacją projektu do Archiwum Projektu.

4.2 Uprawnienia

Decyduje o merytorycznych rozwiązaniach w projekcie.




Przeprowadza proces wyboru wykonawcy oraz Inspektora Nadzoru.

Uczestniczy w komisji dokonującej wyboru wykonawców oraz Inspektora Nadzoru.

Zatwierdza należyte wykonanie prac przez wykonawcę.


Przygotowanie wyboru wykonawców zgodnie z obowiązującym prawodawstwem oraz z

założeniami projektu.

Techniczna i formalna poprawność dokumentacji zadań inwestycyjnych

przygotowywanych przez wykonawców.

Rzetelne i terminowe opracowywanie materiałów zleconych przez Zespół Kierowniczy na

potrzeby opracowania koncepcji nowego projektu oraz aplikacji.

Terminowa i zgodna z budżetem realizacja inwestycji.

5 Jednostki Merytoryczne

5.1 Zadania

Zleca Wydziałowi Strategii Rozwoju Miasta poszukiwanie źródeł finansowania na

planowane projekty zgodne z zakresem własnej działalności.

Wspólnie z Wydziałem Strategii Rozwoju Miasta opracowuje Koncepcję projektu.

5.2 Uprawnienia

Deleguje pracownika na stanowisko Kierownika Merytorycznego projektu.

Jest członkiem Zespołu Zadaniowego.


Zgłaszanie Wydziałowi Strategii Rozwoju Miasta pomysłów na nowe projekty.

6 Jednostki Wsparcia

6.1 Pełnomocnik Prezydenta ds. Zamówień Publicznych

6.1.1 Zadania

Udziela wsparcia Zespołowi Zadaniowemu w zakresie wyboru właściwego trybu

postępowania i odpowiedniego prowadzenia spraw zamówień publicznych.

Opiniuje dokumenty powstałe w wyniku realizacji projektu pod kątem ich zgodności z

przepisami prawnymi w zakresie zamówień publicznych.

6.1.2 Uprawnienia

Zatwierdza dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi.




6.1.3 Odpowiedzialności

Zgodność realizacji projektu z przepisami prawnymi w zakresie zamówień publicznych.

6.2 Biuro Informacji i Promocji

6.2.1 Zadania

Opracowuje plan promocji projektu.

W porozumieniu z Pełnomocnikiem Prezydenta ds. Zamówień Publicznych prowadzi

procedurę związaną z wyborem wykonawców promocji projektu.

W porozumieniu z Wydziałem Prawnym przygotowuje umowy z wykonawcami promocji

projektu.

Przeprowadza działania promujące projekt.

Dokonuje odbiorów częściowych i końcowego prac zrealizowanych przez zewnętrznych

wykonawców z zakresu promocji projektu.

Przygotowuje rozliczenie finansowe z wykonawcą.

Dostarcza Zespołowi Kierowniczemu wszelkich informacji na temat działań

promocyjnych, niezbędnych do prawidłowej sprawozdawczości dla Lidera

Strategicznego, Komitetu Sterującego oraz instytucji udzielającej dofinansowania.

Po zakończeniu projektu przekazuje oryginały lub kopie dokumentów związanych z jego

promocją do Archiwum Projektu.

6.2.2 Uprawnienia

Jest członkiem Zespołu Zadaniowego.

Opracowuje całą akcję promocyjną projektu.

Przeprowadza proces wyboru wykonawcy działań promocyjnych.

Uczestniczy w komisji dokonującej wyboru wykonawców działań promocyjnych.

Zatwierdza należyte wykonanie prac związanych z promocją projektu przez wykonawcę.


Opracowanie Planu promocji projektu.

Realizacja działań promocyjnych własnymi siłami lub zlecenie ich realizacji na zewnątrz.

Rozliczenie finansowe wykonawców promocji projektu.

6.3 Wydział Finansowy

6.3.1 Zadania

Zapewnia wpisanie środków na realizację projektu do budżetu Miasta, zgodnie z

Koncepcją projektu.

Weryfikuje pod kątem rachunkowym zgodność zatwierdzonej faktury z wnioskiem o

zaangażowanie wydatków.

Przekazuje zweryfikowane faktury do zatwierdzenia przez Prezydenta i Skarbnika,

zgodnie z obowiązującymi w Gminie Miasta Sopotu zasadami.




Uruchamia przelewy dla wykonawców na podstawie zatwierdzonych faktur.

Księguje faktury.

Archiwizuje dokumenty księgowe dotyczące projektu.

Przekazuje Koordynatorowi Projektu kopię wniosku o zaangażowanie wydatków, kopię

faktury oraz kopię potwierdzenie przelewu.

6.3.2 Uprawnienia

Realizuje przelew dla wykonawcy na podstawie przedłożonych faktur.


Zgodność z przepisami, terminowość i rzetelność prowadzonych prac księgowo-

rozliczeniowych.

Rzetelność w archiwizowaniu dokumentów.

6.4 Wydział Prawny

6.4.1 Zadania

Zapewnienie całokształtu obsługi prawnej projektu.

6.4.2 Uprawnienia

Reprezentowanie Gminy Miasta Sopotu w sprawach dotyczących projektu.


Zgodność obsługi prawnej z obowiązującym prawodawstwem.

Zabezpieczenie interesów Gminy Miasta Sopotu.

7 Wydział Strategii Rozwoju Miasta

W skład Wydziału Strategii Rozwoju Miasta wchodzą trzy referaty zajmujące się

poszukiwaniem możliwości finansowania i obsługą projektów:

Referat Europejskiego Fundusz Społecznego i Przedsiębiorczości – zajmujący

się poszukiwaniem możliwości finansowania i obsługą projektów dotyczących

rozwoju pracowników Gminy Miasta Sopotu lub mieszkańców Sopotu;

Referat Projektów Finansowanych z Funduszy Europejskich – zajmujący się

poszukiwaniem możliwości finansowania i obsługą projektów inwestycyjnych o

niewielkiej wartości oraz wszelkich projektów międzynarodowych;

Referat Projektów Finansowanych z Funduszy Europejskich i Krajowych –

zajmujący się poszukiwaniem możliwości finansowania i obsługą projektów

inwestycyjnych o dużej wartości, finansowanych zarówno ze środków zagranicznych

jak i krajowych.

W zależności od charakteru projektu, na etapie opracowywania Koncepcji projektu,

Naczelnik Wydziału Strategii Rozwoju Miasta wyznacza jednego z pracowników

powyższych Referatów do pełnienia roli Koordynatora Projektu lub osoby




odpowiedzialnej za poszukiwania środków na sfinansowanie projektu, zgłoszonego przez

Jednostkę Merytoryczną.

7.1 Zadania

Prowadzi bieżący monitoring dostępności źródeł współfinansowania projektów

odpowiadających wizji rozwoju Miasta Sopotu (np. w oparciu o Wieloletni Plan

Inwestycyjny, Plan Strategiczny Miasta, Strategię marketingu turystycznego Miasta

Sopotu, Strategię integracji i polityki społecznej Sopotu, Program systemu opieki nad

dzieckiem i rodziną w Sopocie, „Gminny program przeciwdziałania narkomani” dla Gminy

Miasta Sopotu, Plan Strategiczny Wspierania Osób Niepełnosprawnych w Sopocie,

Program ochrony Środowiska wraz z planem gospodarki odpadami dla Miasta Sopotu).

Zbiera informacje o projektach planowanych do wdrożenia przez organizacje

pozarządowe, instytucje i przedsiębiorców działających na rzecz Sopotu.

Poszukuje źródeł finansowania mogących wspomóc realizację koncepcji zgłoszonych

przez Jednostki Merytoryczne.

Wspólnie z Jednostką Merytoryczną opracowuje Koncepcję projektu.

Prowadzi Archiwum Projektu.

7.2 Uprawnienia

Proponuje Jednostkom Merytorycznym współudziału w opracowaniu Koncepcji nowego

projektu do pojawiających się, nowych możliwości uzyskania dofinansowania.


Na zlecenie Jednostek Merytorycznych znalezienie źródła finansowania, z którego może

być realizowany projekt.

Naczelnik Wydziału Strategii Rozwoju Miasta odpowiada za opracowanie Koncepcji

projektu.




V Lista dokumentów

Podczas realizacji projektu powstają następujące dokumenty:

1. Koncepcja projektu.

2. Analiza ryzyka w projekcie.

3. Notatki ze spotkań Zespołu Zadaniowego oraz Zespołu Kierowniczego z Liderem

Strategicznym.

4. Aplikacja do instytucji udzielającej dofinansowania.

5. Umowa z instytucją udzielającą dofinansowania.

6. Sprawozdania z przebiegu projektu dla instytucji udzielającej dofinansowania.

7. Wnioski o płatność do instytucji udzielającej dofinansowania.

8. Analiza po zakończeniu projektu.




VI Plan wdrożenia

1 Wdrożenie procedury

Proces wdrożenia niniejszej procedury powinien rozpocząć się od jej formalnego

przyjęcia i ustanowienia jako obowiązującej przez Władze Gminy Miasta Sopotu, zgodnie

z regułami obowiązującymi w Gminie. Na tym etapie niezbędna jest weryfikacja

istniejących już w Gminie uregulowań dotyczących zarządzania projektami – anulowanie

bądź zmiana tych uregulowań według potrzeb.

Kolejnym krokiem we wdrożeniu procesu powinien być wybór osoby (właściciela), która

będzie odpowiedzialna za przebieg procedury, a zwłaszcza za jej efekty. Podstawowym

zadaniem właściciela będzie:

monitorowanie przebiegu procedury;

analizowanie przebiegu procedury;

proponowanie zmian w procedurze;

wdrażanie zatwierdzonych zmian w przebiegu procedury;

proponowanie rozwiązań motywacyjnych dla jednostek biorących udział w

procedurze.

Wymagania w stosunku do osoby powołanej na stanowisko właściciela:

posiadanie wiedzy merytorycznej z zakresu zarządzania projektami wraz z wiedzą na

temat specyfiki projektów realizowanych przy udziale finansowania zewnętrznego;

znajomość Planu Strategicznego Miasta;

kompetencje w zakresie zarządzania;

pozytywne nastawienie do zmian (upatrywanie w zmianach szans a nie zagrożeń).

Ponadto właściciel powinien stać na tyle wysoko w hierarchii Gminy Miasta Sopotu, aby

mógł skutecznie wpływać na wszystkie jednostki działające w ramach procedury. W

związku z tym sugerujemy, aby właścicielem procedury został jeden z członków Komitetu

Sterującego.

Pierwszym zadaniem wybranego właściciela powinno być poinformowanie osób

biorących udział w realizowanych projektach o wdrożeniu procedury zarządzania

projektami. Proponujemy, aby przekazanie informacji na temat procedury odbyło się w

trzech etapach:

rozesłanie lub zaprezentowanie przez właściciela informacji o wdrażaniu procedury

zarządzania projektami;

dystrybucję wśród pracowników Urzędu procedury wraz z załącznikami;

zorganizowanie spotkania poświęconego wyjaśnianiu przez właściciela wątpliwości

dotyczących funkcjonowania procedury.

W pierwszej fazie akcji informacyjnej można skupić się na osobach, które obecnie

pracują przy projektach. Docelowo należy informację o procedurze przekazać wszystkim

jednostkom, które mogą brać udział w projektach.

Uzupełnieniem wdrożenia procedury mogłyby być szkolenia z zakresu zarządzania

projektami (np. według metodologii PRINCE2 lub PMI) dla pracowników biorących udział




w realizacji projektów. W pierwszej kolejności szkoleniem powinny być osoby

zarządzające operacyjnie projektami, tzn. Koordynatorzy Projektu i Kierownicy

Merytoryczni.

Niektóre elementy procedury możliwe są do wdrożenia także w ramach realizowanych

już projektów. Wybór elementów uzależniony jest od stadium zaawansowania danego

projektu.

2 Harmonogram wdrożenia procedury

Zakładamy że wdrożenie procedury zarządzania projektami mogłoby zostać zakończone

po 8 tygodniach dla pracowników biorących udział w obecnie realizowanych projektach.

Działanie Tydzień

1 2 3 4 5 6 7 8 9 i później

Przyjęcie procedury wraz ze zmianą dotychczasowych regulacji

Wybór właściciela procedury

Działania informacyjne dla osób realizujących obecnie projekty

Rozesłanie lub prezentacja podstawowych informacji o procedurze

Dystrybucja procedury wraz z załącznikami

Zapoznanie się pracowników z procedurą

Spotkanie wyjaśniające wątpliwości

Działania informacyjne dla jednostek niezaangażowanych obecnie przy projektach

Równolegle z wdrażaniem procedury mogłyby być prowadzone dla wybranych

pracowników szkolenia z zakresu zarządzania projektami.




VII Załączniki

1. Mapa przebiegu procesu;

2. Formularz – Koncepcja projektu;

3. Formularz – Analiza ryzyka w projekcie;

4. Formularz – Notatka ze spotkania;

5. Formularz – Analiza po zakończeniu projektu.

Procedura zarządzania projektami - ppp.gov.pl · Zespół Kierowniczy – odpowiedzialny za zarządzanie projektem. Zespół kierowniczy składa się z dwóch osób: o Koordynatora

Documents