Entitate publică: Procedură Formalizată: Ediţia: a II-a Colegiul National "coriolan Brediceanu" Implementarea Standardului 16: Auditul Intern Nr. de ex.: 1 Revizia: 0 Departamentul (Direcţia): Nr. de ex.: - Comisie Monitorizare Pagina 1 din: 21 Cod: PS-SCIM-16 Exemplar nr.: 1 Pagina 1 / 21 Entitatea publică: Colegiul National "coriolan Brediceanu" Departamentul (Direcţia): Comisie Monitorizare PROCEDURĂ FORMALIZATĂ privind Implementarea Standardului 16: Auditul Intern COD: PS-SCIM-16 Documente de referinţă: Ordinul nr. 200/2016 privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice. Ediţia: a II-a Revizia: 0
21
Embed
PROCEDURĂ FORMALIZATĂ COD: PS-SCIM-16cncbrediceanu.ro/file/Procedura privind auditul intern.pdfUn minim de reguli de management, menit să creeze un model de control ... sistem de
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Ent itateapublică: Colegiul National "coriolanBrediceanu"
Departamentul (Direc ţ ia): ComisieMonitorizare
PROCEDURĂFORMALIZATĂprivind
ImplementareaStandardului 16:Auditul Intern
COD:PS-SCIM-16
Documentedereferinţă:
Ordinul nr. 200/2016privindmodificareaşi completareaOrdinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015pentruaprobareaCodului controlului intern/managerial al
Procedura s tabi leş te modul de planif icare ş i des făşurare al audituri lor interne, prin carese verif ică conformitatea s is temului de control managerial, faţă de cerinţele s tandarduluiOSGG 400/2015 ş i legis laţ ia apl icabilă în domeniu, precum ş i s tabi l irea ş i urmărireaimplementări i ef icaceaac ţ iuni lorcorec t ive rezultate
4.2Dăasigurări cuprivire laexistenţadocumentaţiei adecvatederulări i activi tăţi i :
4.3Asigurăcontinuitateaactivi tăţi i , inclusiv încondiţi i de fluctuaţieapersonalului :
4.4Spri j inăauditul și /saual teorganismeabi l i tate înacţiuni deauditareși /saucontrol ,iarpemanager, în luareadeciz iei :
5.1Precizarea(definirea)activi tăţi i lacaresereferăproceduraoperaţională:
Procedurase referă laac t iv i tateade implementareaSandardului16: Auditul intern.Procedura se ut i l izează de căt re persoanele autorizate care real izează ac t iv itatea de auditîn cadrul ins t i tuţ iei, în vederea verif icări i implementări i proceduri lor operaţ ionale ş i aproceduri lordes is tem,aferentes is temuluidecontrolmanage.
5.2 Del imitarea expl ici tă a activi tăţi i procedurate în cadrul portofol iului de activi tăţidesfășuratedeenti tateapubl ică:
Act iv itatea de elaborare a documentelor SCIM es te prima ac t iv itate procedurată în cadrulins t i tuţ iei
5.3 Listarea principalelor activi tăţi de care depinde și /sau care depind de activi tateaprocedurată:
De ac t iv itatea de elaborare a documentelor SCIM depind toate celelalte ac t iv i tăţ i din cadrulins t i tuţ iei, datorită faptului că aceas tă ac t iv itate reglementează modali tatea de elaborare atuturordocumentelorSCIM.
5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date și /sau beneficiare de rezultate aleactivi tăţi i procedurate:
5.4.1Compartimente furnizarededate
Toates t ruc turi le
5.4.2Compartimente furnizoarederezultate:
Toates t ruc turi le
5.4.3Compartimente impl icate înprocesul activi tăţi i :
6. Documentedereferinţă (reglementări )apl icabi leactivi tăţi i procedurate
6.1. Reglementări internaţionale:
- SR EN ISO 9000:2006 – „Sis teme de Management al Cali tăţ i i . Princ ipi i esenţ iale ş ivocabular. ”-SRENISO9001:2008– „Sis temedemanagement alcal i tăţ i i . Cerinţe. ”
6.2. Legislaţieprimară:
- Ordinul nr. 200/2016 - modif icarea ş i completarea Ordinului secretarului general alGuvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al ent i tăţ i lorpubliceaapărut înMonitorulOf ic ial, Partea I nr. 275din12.04.2016- Ordinul nr. 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice priv ind coordonarea,îndrumarea metodologică ş i supravegherea s tadiului implementări i ş i dezvoltări i s is temuluide control intern managerial la ent i tăţ i le publice a apărut în Monitorul Of ic ial, Partea I nr.276din12.04.2016- Ordinul minis t rului f inanţelor publice nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controluluiintern/managerial, cuprinzânds tandardeledecontrol intern/managerial laent i tăţ i lepubliceş ipentru dezvoltarea s is temelor de control intern/managerial, republicat , cu modif icări le ş icompletări leulterioare;-OrdonanţaGuvernului nr. 119/1999 priv ind controlul intern/managerial ş i controlul f inanc iarprevent iv , republicată, cumodif icări leş icompletări leulterioare;-Legeanr. 672/2002priv indauditulpublic intern, cumodif icări leş icompletări leulterioare- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale priv ind exerc itarea ac t iv ităţ i i deaudit public intern, cumodif icări leş icompletări leulterioare
6.3. Legislaţiesecundară:
-Nues tecazul
6.4. Altedocumente, inclusivreglementări internealeenti tăţi i publ ice:
- Dispoz it ia de cons t i tuire aComis iei priv ind organizarea, implementarea s iment inerea unuis is temdecontrol intern/managerial incadrul ins t i tuţ iei;- Regulamentul de organizare s i de luc ru al Comis iei priv ind organizarea, implementarea s iment inereaunuis is temdecontrol intern/managerial încadrul ins t i tuţ iei-ProgramuldedezvoltarealS is temuluideControl InternManagerial încadrul ins t i tuţ iei-Regulamentuldeorganizareş i func ţ ionareal ins t i tuţ iei-Regulamentul Internal Ins t i tuţ iei-Dec iz i i /Dispoz iţ i i aleConducătorului Ins t i tuţ iei-ProceduradeSis tempriv ind ”ControlulDocumentelor”-ProceduradeSis tempriv ind ”Controlul Înregis t rări lor”-Fișepos t-Circuituldocumentelor; -A lteac tenormat ive
7. Defini ţi i și abrevieri ale termeni loruti l izaţi înproceduraoperaţională
7.1. Defini ţi i ale termeni lor:
Nr.Crt .
Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecaz ul,actu lcaredef ineștetermenul
1. Procedura
Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paș ilor ce trebuie urmaţi, ametodelor de luc ru s tabilite ș i a regulilor de aplicat în vederea realizăr iiac t iv ităţ ii, c upr iv ire laaspec tulprocesual. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de ins truc ţiuni s c r ise carefundamenteazăoac ţiunesauac tiv itaterepetit iv ădin ins tituţ iapublică.
2. Procedurades is tem
Proceduracaredesc r ieoac tiv itatesauunproces caresedes făşoarălanivelul tuturor direc tiilor /serv ic ilor /compar timentelor din cadrul ins tituţ iei,numiteş i"procedur igenerale" . Nu se cons ideră de s is tem acele procedur i care presupun doar oimplicarelimitatăadirec ţiilor despec ialitate.
3. Proceduraoperaţională
Prezentarea formalizată, în s c r is , a tuturor paş ilor ce trebuie urmaţi, ametodelor de luc ru s tabilite ş i a regulilor de aplicat în vederea realizăr iiac t iv ităţ ii, c u pr iv ire la aspec tul procesual. Mai sunt cunoscuteş i subdenumir ile de „procedur i spec if ic e” , „procedur i de proces ” , „procedur iformalizate” etc . Metodele de luc ru ş i procedur ile formalizate sunt spec if ic e f iecăreiins t i t u ţ i iş ic ons t i t u ieobiec tul s is temului de control manager ial intern,respec tiv als tandardului int itulat„Procedur i” . Pentru ca procedur ile să reprez inte ins trumente efic iente, trebuie săîndeplineascăunnumăr decondiţ iiesenţiale:Săf ie: - s c r iseş i formalizatepentruf iecareac tiv itatepr inc ipalăînpar te, - s impleş ispec if ic e, - ac tualizateînmodpermanent, - aduselacunoş tinţasalar iaţ ilor ,precumş iter ţ ilor dacaes tecazul, - bineînţeleseş ibineaplicate, - sănuf ieredundante.
4. Document
Dispoz iţ ii, preveder i etc . s c r ise pe supor t de hâr t ie sau magnetic(dis kete, CD-ur i etc .) , care reglementează modul de efec tuare a unorac tiv ităţ i ş i/ sau prec izează cer inţe pentru aces tea. Documentele pot f i deprovenienţă internă: ROF, f iş ele pos tur ilor , Regulamente interne pr iv inddes fasurarea ac tiv itat ii dar ş i ex ternă: s tandarde, legi,presc r ipţ ii,ins truc ţiuni ş i or ice alte documente cu carac ter normativ ,tehnice saulegis laţ ie
5. Aprobare Confirmarea sc r isă, semnătura ş i datarea aces teia, a autor ităţ iidesemnate de a f i de acord cu aplicarea respec tivului document înorganizaţie.
6. Ver if ic are Confirmare pr in examinare ş i furnizare de dovez i obiec tive de cătreautor itatea desemnată (ver if ic ator ) , a faptului că sunt satis făcute cer inţelespec if ic ate, inc lus iv cer inţeleSCIM.
Executareas ilităînceteazădacă: a) s -au s t ins integral obligaţiile f is cale prevăzute în t it lul executor iu,inc lus iv obligaţiile de plată accesor ii, cheltuielile de executare ş i or ice altesumes tabiliteînsarc inadebitorului, potr iv it legii; b) afos tdes fiinţatt it lulexecutor iu; c ) înaltecazur iprevăzutedelege.Legea207/2015ar t234
8. Ediţ ieauneiprocedur i Forma iniţ ială sau ac tualizată, după caz , a unei procedur i, aprobată ș idifuzată
9. Rev iz iaîncadruluneiediţ ii Ac ţiuniledemodif icare,adăugare,supr imaresaualteleasemenea,dupăcaz , a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţ ii a procedur ii,ac ţiunicareaufos taprobateș idifuzate
10. Sis tem Ansambludeelementecorelatesauîn interac ţiune
11. Control intern
Totalitatea polit ic ilor s i procedur ilor elaborate s i implementate demanagementul entitat ii publice pentru a as igura: at ingerea obiec tivelorentitat ii intr -un mod economic , ef ic ient s i ef icace; respec tarea regulilorspec if ic e domeniului, a polit ic ilor s i dec iz iilor managementului; protejareabunur ilor s i informaţiilor , prevenirea s i depis tarea fraudelor s i eror ilor ;calitatea documentelor contabile, precum s i furnizarea in t imp util deinformaţiideînc rederepentrumanagement;
12. Standardedecontrol intern
Unminimderegulidemanagement,menitsăc reezeunmodeldecontrolmanager ial uniform ș i coerent. De asemenea, s tandardele cons tituie uns is tem de refer inţă, în rapor t cu care se evaluează s is temele de controlintern,seidentif ic ăzoneleș idirec ţiiledeschimbare
13. Audit intern
Ac tiv itate func ţional independentăș iobiec tivă,caredăuneiorganizaţiioas igurare în ceea ce pr iveș te gradul de control asupra operaţiunilor , oîndrumă pentru a- i îmbunătăţi operaţiunile ș i contr ibuie la adăugarea deplus valoare. Ajută organizaţia să îș i îndeplinească obiec tivele, evaluândpr intr -o abordare s is tematică ș i metodică, procesele sale de managementbazate pe r is cur i, s is teme de control ș i de adminis trare, făcând propuner ipentrualeconsolidaeficac itatea
14. Audit Proces s is tematic , independent ş i documentat în s copul obţiner ii dedovez i obiec tive ş i de evaluare a lor cu obiec tiv itate, pentru a determinamăsuraîncaresuntîndeplinitec r iter iiledeaudit
15. Cr iter iideaudit Ansambludepolit ic i, procedur isaucer inţeutiliz atecarefer inţă
16. Auditor Persoanăcearecalif ic areanecesarăefec tuăr iideauditur i
17. Sis temdecontrolmanager ial Ansamblu de s truc tur i organizator ice, responsabilităţ i, procedur i,proceseş iresursecearecascopimplementareacontroluluimanager ial
18. Neconformitate
Nesatis facerea unei condiţ ii s pec if ic ate (abaterea/absenţa, faţă decondiţ iile spec if ic ate, a uneia/maimultor cer inţe pr iv ind calitatea, protec ţiamediului ş i/sau de sanatate s i secur itate in munca care fac ca pentruproces /produs /serv ic iu calitatea să f ie inacceptabilă sau nedeterminatăsauneconformăcucer inţelespec if ic ate) .
19. Auditat Ins tituţ ie,ac tiv itateîncaresedes făşoarăauditul
20. Dovadăobiec tivă Datecaresus ţincăcevaex is tăsaues teadevărat
21. Observaţie O cons tatare a faptelor , efec tuată pe durata des făşurăr ii unui audit ş isus ţinutăpr indovez iobiec tive
Nr.Crt .
Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecaz ul,actu lcaredef ineștetermenul
Ac ţiune întrepr insă asupra produsului neconform pentru a elimina oneconformitate cons tatată, ce poate f i efec tuată împreună cu o ac ţiunecorec tivă ş i poate cons ta în reparare/remediere, repreluc rare saurec lasare.
23. Eficac itate G radul de îndeplinire a obiec tivelor programate pentru f iecare dintreac tiv itat i s i rapor tul dintreefec tul proiec tat s i rezultatul efec tiv al ac tiv itat iirespec tive;
24. Efic ienţă Max imizarearezultatelor uneiac tiv itat i inrelaţ iecuresurseleutiliz ate;
25. Analiză Ac tiv itate de a determina potr iv irea, adecvarea ş i ef icac itateasubiec tului încauză,înceeacepr iveş teîndeplinireaobiec tivelor s tabilite
26. Conducător Compar timent ŞefBirou/Compar timent/Serv ic iu
Nr.Crt .
Termenul Def in iţ iași/ sau,dacăestecaz ul,actu lcaredef ineștetermenul
-> Auditul internaredouă func ţ i i : -Func ţ iadecons il iere; -Func ţ iadeas igurare.
Func ţ iadecons il iere-> Cons il ierea reprez intăac t iv i tateades făşuratădeauditori i interni, menităsăaducăplusvaloareş i să îmbunătăţească adminis t rarea ent i tăţ i i publice, ges t iunea riscului ş i a controlului intern,fărăcaauditorulsă îş iasumeresponsabil i tăţ i manageriale. -> Ac t iv itatea de cons il iere des făşurată de auditori i interni, cuprinde următoarele t ipuri decons il iere: -consultanţa -ajută la ident if icareasoluţ i i i lorsauchiar leoferă; - fac i l i tarea înţelegeri i -uşurează înţelegereaac t iv ităţ i lor, fenomenelorş iproceduri lor; - formareaş iperfec ţ ionareaprofes ională. -> Pentru real izarea mis iuni i de cons il iere, auditori i interni t rebuie să dea dovadă de un înalts tandardprofes ional, ac ţ ionând învederea: - respec tări i Carteiauditului internş iaprevederi lor legalepriv indac t iv itateadecons il iere; - real izarea mis iuni lor de cons il iere ş i comunicarea rezultatelor aces tora, la termeneles tabi l i te; -s tabi l ireas fereiac t iv i tăţ i lor, necesareat ingeri i obiec t ivelormis iuni i decons il iere; -comunicareaş i raportarea rezultatelormis iuni lordecons il iere.
Func ţ iadeas igurare-> Auditul intern ajută ins t i tuţ ia să îş i îndeplinească obiec t ivele print r-o abordare s is temat ică ş imetodică ce evaluează ş i îmbunătăţeş te ef ic ienţa ş i ef icac itatea s is temului de conducere bazatpeges t iuneariscului, acontroluluiş iaprocesuluideadminis t rare. -> Controlul intern reprez intă ansamblul formelor de control exerc itate la nivelul ent i tăţ i i publice,inc lus iv auditul intern s tabi l i te de conducere, în concordanţă cu obiec t ivele aces tuia ş i cureglementări le legale.
-> Auditul intern are ca obiec t iv verif icarea responsabil i tăţ i lor personalului ş i modul în careaces ta ş i le respec tă, dând recomandări în aces t sens . Recomandări le date de auditorul internnu sunt obl igatori i , el rămânând la s tatutul de cons il ier intern. Un obiec t iv deosebit de importantes te cel de cons il iere a conduceri i în l imitele s ferei de aplicabil i tate a auditului. Pe lângăcarac teris t ica de “audit -cons i l iere”, el es te ş i un ins t rument de control la toate niveluri leorganizaţ ionale. -> Auditul intern are carac ter repres iv sau prevent iv . În cazul îndepliniri i carac terului repres iv ,auditul intern scoate la iveală erori le, f raudele sau deturnări le de fonduri. În cazul carac teruluiprevent iv auditul public intern pune accent pe recomandări care permit manageri lor săprogreseze, cu ajutorul unui s is tem de control intern mai bun asupra ac t iv ităţ i lor ş i aresponsabil i tăţ i i
Organizareaaudituluipublic intern laent i tăţ i lepublice-> Noţ iunea de compart iment es te ut i l izată de lege în sens generic . St ruc tura func ţ ională de
bază îndomeniulaudituluipublic internses tabi leş tedupăparcurgereaurmătoareloretape: - ident i f icarea tuturorac t iv i tăţ i lordes făşurate încadrulent i tăţ i i publice; - ident i f icareariscuri lorasoc iateac t iv ităţ i lor; - ident i f icarea formelordecontrol internataşate f iecăreiac t iv i tăţ i ; -s tabi l irea riscuri lor rez idualecaurmareaexerc itări i formelordecontrol; - s tabi l irea fondului de t imp necesar efec tuări i mis iuni lor de audit public intern care săacopereac t iv ităţ i le lacaresemenţ ineun risc rez idualmaresaumediu. -> Compart imentul de audit intern se organizează obligatoriu la nivelul unităţ i i de învăţământ ,care as igură f inanţarea de bază ş i f inanţarea complementară a unităţ i i de învăţământ , prindispoz it iaDirec torului.-> Compart imentul de audit public intern se cons t i tuie ş i func ţ ionează în subordinea direc tă aconduceri i unităţ i i de învăţământ ş i exerc ită o func ţ ie dis t inc tă ş i independentă de ac t iv ităţ i leins t i tuţ iei. Compart imentul de audit public intern din cadrul unităţ i i de învăţământ auditeazăins t i tuţ iade învăţământ prinmis iuni ledeaudit înt reprinsedeauditori i dincadrul său. Ac t iv itateade audit public intern nu t rebuie să f ie supusă ingerinţelor ex terne începând de la s tabi l ireaobiec t ivelorauditabi le, real izareaefec t ivăa luc rări lorş ipână lacomunicarearezultatelor. -> Compart imentul de audit public intern t rebuie să aibă la dispoz iţ ie metodologi i ş i s is tememodernede tehnologie a informaţ iei, metodedeanaliză, eşant ionare s tat is t ică ş i ins t rumente decontrolals is temelor informat ice.-> Mis iunea auditului public intern es te aceea de a audita s is temele de control din cadrul Şcoli icu scopul de a evalua ef icac itatea ş i performanţa s t ruc turi lor func ţ ionale în implementareapoli t ic i lor, aprogramelorş iaac ţ iuni lor învederea îmbunătăţ iri i cont inueaaces tora. Mis iuneadeaudit public internarecaobiec t iveprinc ipaleas igurareaconformităţ i i proceduri lorş ioperaţ iuni lorcu normele juridice, ceea ce reprez intă auditul de regulari tate sau evaluarea rezultatelor priv indobiec t ivele urmărite ş i examinarea impactului efec t iv - auditul de performanţă. Prin obiec t ive alemis iuni i de audit se înţeleg enunţuri generale elaborate de căt re auditori i interni prin caredef inesc ceeacees teprevăzut ase real iza în t impulmis iuni i .-> Proiec tarea planului de audit public intern se întocmeşte de căt re compart imentul de auditpublic internpână ladatada30noiembrieaanuluiprecedent anuluipentrucareseelaborează. -> Selec tarea mis iuni lor de public intern se face în func ţ ie de următoarele elemente defundamentare: -evaluarearisculuiasoc iat diferi telors t ruc turi , ac t iv i tăţ i , programe, proiec tesauoperaţ iuni; -c ri teri i le-semnalsausuges t i i leconducătoruluient i tăţ i i publice respec t ive; - temeledefalcatedinplanulanualalUCAAPI.-> Conducătorul ent i tăţ i i are obl igaţ ia să ia toate măsuri le organizatorice pentru ca temat ic i leordonate de UCAAPI să f ie int roduse în planul anual de audit public intern al ent i tăţ i lor publice,real izate înbunecondiţ i i ş i raportate în termenul f ixat .
Compart imentul de audit public intern raportează asupra cons tatări lor, conc luz i i lor ş irecomandări lor rezultatedinac t iv i tateadeaudit .->Pentrudes făşurareaadecvatăaac t iv ităţ i i deaudit public intern, separcurgurmătoareleetape: -Pregăt ireamis iuni i deaudit ; -Ordinuldeserv ic iu; -Dec laraţ iade independenţă; -Not if icareapriv inddec lanşareamis iuni i deaudit public intern; -Colec tareaş iprelucrarea informaţ i i lor; - Ident i f icareaobiec telorauditabi le;
-E laborarea îndetal iua temat ic i i mis iuni i deaudit public intern; -Programuldeaudit public intern; - Intervenţ ia la faţa locului; - Întocmireaproiec tului raportuluideaudit public intern; -Transmitereaproiec tului; -E laborarearaportuluideaudit public intern; -Difuzarearaportuluideaudit public intern; -Urmărirea implementări i recomandări lor
Număraudituri real izate / NumărAudituri planif icatex 100
8.2. Documenteuti l izate:
8.2.1. Listași provenienţadocumentelor:
-Documenteleut i l izate înelaborareaprezenteiprocedurisunt celeenumerate lapc t .6.
8.2.2. Conţinutul și rolul documentelor:
-Documenteleut i l izate înelaborareaprezenteiproceduriau roluldea reglementamodali tateadeimplementareaac t iv ităţ i i procedurate.-Accesul, pentru f iecareCompart iment , la legis laţ iaapl icabilă, se faceprinprogramul informat iclacareauacces salariaţ i i ent i tăţ i i .
8.2.3. Circuitul documentelor:
- Pentru as igurarea condiţ i i lor necesare cunoaşteri i ș i apl icări i de căt re salariaţ i i ent i tăţ i i aprevederi lor legale care reglementează ac t iv itatea procedurată, elaboratorul va difuza proceduraconformpc t .3.
8.4.1. Planificareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :
Operaţ iuni le ș i ac ţ iuni le ac t iv i tăţ i i de elaborare a documentelor SCIM se vor derula de căt retoatecompart imenteledinas t fel:- pentru elaborarea iniţ ială (Ediţ ia I ) – la termenele prevăzute în Programul de Implementare aStandardelordeControl InternManagerialaprobat deConducătorul Ins t i tuţ iei- pentruelaborareaediţ i i lor ș i rev iz i i lorulterioare–ori decâteori interv inmodif icări înderulareaac t iv ităţ i lorș i/saupersoanelor implicate
8.4.2. Derulareaoperaţiuni lorși acţiuni loractivi tăţi i :
Iniţ iereaauditului-> Audituri le interne au loc conform “Programului audituri lor interne”, sauneprogramat în cazurideosebite.-> Frecvenţa audituri lor programate es te o dată pe an, prin toate compart imentele urmărindu-setoateelementeles tandarduluimodelde referinţă.-> Audituri le neprogramate sunt dispuse de conducătorul ins t i tuţ iei sau propuse de auditorulintern.-> Audituri leneprogramatesepot iniţ iacaurmarea: a) unor rec lamaţ i i grave din partea benef ic iari lor/parteneri lor (persoane/organizaţ i i cu careins t i tuţ ia interac ţ ionează); b)unormodif icăriorganizatorice; c )unormodif icăripriv inds is temuldecontrolmanagerial; d) înainteaunuiaudit ex tern.-> În cadrul audituri lor interne sunt obţ inute dovez i care sunt evaluate cu obiec t iv i tate pentru adetermina măsura în care sunt îndeplinite cerinţele s tandardului de referinţă, cerinţeleorganizaţ ionalespec if iceş iprevederi le legalesaureglementări leapl icabile.
P lanif icareaaudituri lor interne-> Audituri le internesedes făşoară încadrul ins t i tuţ ieipebazaProgramuluiaudituri lor interne.-> Programulaudituri lor interne -es te întocmit decăt reauditorul internş icuprinde: -Numărulauditului; -Compart imenteleş iproceselecareurmeazăsă f ieauditate; -E lementeles is temuluidemanagement auditate; -Documentelede referinţă; -Auditori i ; -Perioadelededes făşurarealeaudituri lor.-> În rubrica c ri teri i de audit sunt spec if icate, după caz , documentele ut i l izate pe t impulauditului: -Manuale; -Proceduri;
-Spec if icaţ i i tehnice; -Standardeces tau labazas is temuluidecontrolmanagerial; -Rapoartedeaudit ; -Dec iz i i aleconduceri i ins t i tuţ iei.-> Ins t i tuţ ia es te planif icată pentru a f i auditată cel puţ in o dată pe an. Frecventa audituri lordepinde de importanţa f iecărei ac t iv i tăţ i în parte, iar conducătorul ins t i tuţ iei poate dispuneefec tuareadeaudituri internesuplimentare.-> Programul audituri lor interne, es te supus aprobări i conducătorului ins t i tuţ iei. După aprobare,Programul audituri lor interne es te t ransmis tuturor compart imentelor ş i ins t i tuţ i i lor ce urmează af i auditate.-> Pentru întocmirea ches t ionarelor de audit , vor f i ut i l izate următoarele documente de referinţă:proceduri leoperaţ ionale, proceduri ledes is tem,documentede luc ruspec if icedomeniuluiauditat ,rec lamaţ i i ale ins t i tuţ iei, rapoartedeaudit anterioare, cerinţealeconduceri i , etc . -> Cuscopul deaoferi auditatului ş i auditorului pos ibi l i tateadea sepregăt i, Programuldeauditş i ches t ionarul se întocmesc ş i se difuzează aces tora cu 15 z i le înainte de a avea loc auditul.Auditori i vor s tudia documentele apl icabile în domeniu, rapoartele de neconformitate, rapoarteledeaudit anterioare.-> Cu câteva z i le înainte de începerea auditului, se vor s tabi l i elementele de detal iu: oraînceperi i , part ic ipanţ i i , lămuriri referi toare la înt rebări le din ches t ionar, print r-o discuţ ie înt reauditorş ipersoanadecontac t , carepoate f i chiarşefulcompart imentului/ ins t i tuţ ieiauditate.
Auditorul-> Auditori i ut i l izaţ i îndeplinesc următoarelecerinţe: -Aupregăt ireadeauditor intern; -Cunosc s tandardeleapl icabile îndomeniuls is temuluidecontrolmanagerial; -Cunosc proceduri leş i ins t ruc ţ iuni lespec if icecompart imentului/ ins t i tuţ ieiauditat /e; -Auexperienţă înconcepereaş iut i l izareaunuiches t ionar; -Cunosc serv ic i i leş iprocesele; -Nuauresponsabil i tăţ i direc te îndomeniulauditat .-> Pe t impuldes făşurări i audituri lor interne, auditori i auurmătoarele responsabil i tăţ i : -Să f ie independenţ iş i obiec t iv i înac ţ iuni le lor; -Sănuse lase inf luenţaţ i denic ioopiniesecundară; -Săanalizezes is temuldemanagement prinobservareş i interogare; -Săadunedovez iobiec t ive; -Să ident if iceneconformităţ i leş isă le înregis t reze în rapoarteledeneconformităţ i ; -Să întocmeascăraportuldeaudit .
Efec tuareaauditului-> Şedinţa de deschidere va cons ta înt r-o întâlnire a auditorului cu şeful ins t i tuţ iei auditate,persoana de contac t , alte persoane cu responsabil i tate din domeniu. Se va discuta modul dedes făşurare concret al auditului: t raseul, durata probabilă, documentele care vor f i sol ic i tate deauditori , persoanelecarevor însoţ i echipa.-> Auditulsevades făşurapebazaches t ionarului, dar fărăase l imita laaces ta. -> Auditori i vorcolec tadovez iprin : -dialogcupersoaneledirec t implicate înac t iv i tateaauditatăş icuşef i i ins t i tuţ iei respec t ive; - verif icareaex is tenţeidocumentelors is temuluidecontrolmanagerialapl icabile îndomeniuş igraduldecunoaştereş iapl icarealaces tora;
-observareamoduluiefec t iv de luc ru; -analiza înregis t rări lor.-> Indic i i le care semnalează neconformităţ i , se recomandă să f ie notate dacă par semnif icat ive,chiar dacă nu sunt prinse în ches t ionar ş i să f ie inves t igate. Informaţ i i le culese din interv iuri serecomandă să f ie verif icate prin obţ inerea aceloraş i informaţ i i din alte surse independente, cumar f i : observări f iz ice, măsurăriş i înregis t rări . -> Neconformităţ i le ident i f icate vor f i fundamentate pe dovez i obiec t ive. Pentru f iecare se vaprec iza referinţa, carepoate f i dupăcaz : -s tandardulmodelde referinţă; -manuale; -proceduri; -documentaţ ie tehnică; -dec iz i i aleconduceri i ; - legis laţ ie; -condiţ i i dincontrac tuldemanagement .-. Neconformităţ i le cons tatate vor f i as t fel formulate încât să indice exac t locul, persoana,documentul, operaţ ia, ac t iv i tatea lacarese referă.-> Şedinţa de închidere va reuni auditorul, conducerea ins t i tuţ iei auditate ş i responsabil i i pentruac t iv ităţ i le auditate. Şeful echipei prez intă abateri le cons tatate, faptul că auditul a cons t i tuit unsondajş iconc luz ioneazărezultateleauditului. =>Parteaauditatăpoatecereexplicaţ i i asupraunorcons tatări , păreriasupraac ţ iuni lorcorec t ivecare t rebuie înt reprinse, propuneuneleac ţ iuni corec t ive cu responsabil i tăţ i ş i termene. Auditorulpoate face recomandări.
Documentele întocmitedupăaudit-> Raportuldeaudit es teelaborat decăt reauditor. Raportuldeaudit se întocmeşte în termendecelmult osaptămânădupăefec tuareaaudituluiş ivaaveaurmătorulconţ inut : -Număr raport /data f inal izări i raportului; -Domeniulş iobiec tulauditului; -Perioadades făşurări i auditului; -Documentede referinţăut i l izate înauditare; -Numeleauditorului; -Persoanecontac tate (indicând func ţ iaş icompart imentul/ ins t i tuţ iadincare fac parte); -Cons tatări leauditului (poz it iveş inegat ive); - Conc luz i i le auditului – aprec ierea gradului în care domenii le auditate sat is fac cerinţelenormelorş idocumentelorde referinţă; neces itateaunuinouaudit ; -DifuzareaRaportuluideneconformitate; -Anexele raportuluideaudit : *Ches t ionarul, cuprogramuldeaudit ; *Fişade Ident if icareş iAnalizăaProblemei.
-> Fişa de Ident if icare ş i Analiză a Problemei va f i întocmită prin colaborare înt re auditor ş iauditat înaintedea f i t ransmis raportuldeaudit laconducerea ins t i tuţ iei.-> Difuzarea raportului de audit ş i a anexelor rev ine în sarc ina auditorului; raportul t rebuiesăajungă la toţ i cei responsabil i ş i lacei implicaţ i în implementareaac ţ iuni lorcorec t ive/prevent ive,învedereael iminări i neconformităţ i lor ident i f icate.
Ac ţ iunicorec t iveş iprevent ive (ACP)-> Conc luz i i le auditorului sunt elaborate pe baza cons tatări lor făcute, având un carac terfundamentat . Trebuie să f ie pert inente ş i să nu f ie disproporţ ionate in raport cu cons tatări le pecare se bazează. Recomandări le dinRaportul de audit t rebuie să f ie fezabile ş i economice ş i săaibă un grad de semnif icaţ ie important în ceea ce priveş te efec tul prev iz ibi l asupraent ităţ i i /s t ruc turi i auditate. Trebuie să aibă un carac ter ant ic ipat iv ş i, pe aceas tă bază, deprevenire a eventualelor dis func ţ ionali tăţ i sau tendinţe negat ive la nivelul ent i tăţ i i /s t ruc turi iauditate. De asemenea, t rebuie să contribuie la c rearea unor s is teme de dezvoltare a ac t iv ităţ i ient i tăţ i i /s t ruc turi i auditate ş i de c reş tere a performantei de management . Fiecare recomandaret rebuie sa f ie elaborată după următoarea s t ruc tură: 1)faptele; 2) c ri teri i le, cauzele, efec tele; 3)recomandări le. -> Recomandări le vor f i redac tate c lar, conc is pentru f iecare def ic ienţă cons tatată ş i vor f iprezentate în func ţ ie de nivelul de priori tate s tabi l i t în Fişa de Ident if icare ş i Analiză aProblemei: majore, medii ş i minore. -> Dacă ac ţ iuni le corec t ive nu au fos t rezolvate corespunzător, auditorul împreună curesponsabilul compart imentului/ ins t i tuţ iei auditat /e s tabi lesc măsuri le ce se impun ş i un noutermende f inal izareaac ţ iuni lorcorec t ive respec t ive. Rapoartele de audit ş i Fişele de Ident if icare ş i Analiză a Problemei sunt analizate periodic încadrulanalizelorefec tuatedeconducerea ins t i tuţ iei.
Anexa-Derulareaoperaţ iuni lorș iac ţ iuni lorac t iv i tăţ i i
8.4.3. Valori ficarearezultateloractivi tăţi i :
Rezultatele ac t iv i tăţ i i vor f i valori f icate de căt re toate compart imentele din Ins t i tuţ ie prinelaborarea tuturordocumentelorSCIMînconformitatecuprevederi leprezenteiproceduri.
9. Responsabi l i tăţi și răspunderi înderulareaactivi tăţi i
9.1. Conducătorul ins t i tuţ iei-Aprobăprocedura-As igură implementareaș imenţ inereaproceduri i
9.2. Compart imentulAudit intern-As igură implementareaș imenţ inereaprezenteiproceduri;-Aplicăș imenţ ineprocedura-Realizeazăac t iv ităţ i ledescrise la termeneles tabi l i te înprezentaprocedură-Monitorizeazăprocedura
-Toatedocumenteleş idovez i lepebazacărorase real izeazăac t iv itateaproceduratăseaf lăîn dosarele Comis iei SCIM, în dosarul Compart imentelor ş i în documentele echipeimanageriale. - Analiza ş i rev izuirea proceduri i se face anual, sau ori de câte ori apar modif icări alereglementări lor legale cu carac ter general ş i intern pe baza cărora se des făşoară ac t iv itateacare faceobiec tulaces teiproceduri.