PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI 6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. RIFERIMENTI 4. TERMINI E DEFINIZIONI 5. RESPONSABILITÀ FASI 6.1 Rilevazione delle presenze e delle assenze 6.2 Determinazione delle competenze stipendiali e relativi oneri 6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini 6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento 6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute 6.6 Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi 6.7 Rilevazioni di fine esercizio 6.8 Controlli periodici 6.9 Conservazione della documentazione 7 TABELLA MATRICIALE 8 DIAGRAMMA DI FLUSSO Rev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione 0 31.12.2019 Prima emissione UO EF UO RU RAQ Direttore Amministrativo Elaborata da: Direttore UO Economico Finanziaria Direttore UO Risorse Umane
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PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI 6.6 GESTIONE DEL ... · - Procedura interna timbrature inserite manualmente del 4.12.2017; - Procedura interna pareggio negativi del 4.03.2016; -
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PROCEDURA AREA I) DEBITI E COSTI
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE
DIPENDENTE
INDICE
1. SCOPO
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
3. RIFERIMENTI
4. TERMINI E DEFINIZIONI
5. RESPONSABILITÀ
FASI
6.1 Rilevazione delle presenze e delle assenze
6.2 Determinazione delle competenze stipendiali e relativi oneri
6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini
6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento
6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute
6.6 Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi
6.7 Rilevazioni di fine esercizio
6.8 Controlli periodici
6.9 Conservazione della documentazione
7 TABELLA MATRICIALE
8 DIAGRAMMA DI FLUSSO
Rev. Data Descrizione delle modifiche Firma di Emissione Firma di Verifica Firma di Approvazione
0 31.12.2019 Prima emissione UO EF
UO RU RAQ Direttore Amministrativo
Elaborata da:
Direttore UO Economico Finanziaria
Direttore UO Risorse Umane
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
1.SCOPO
La procedura disciplina le modalità, le responsabilità e le tempistiche relative alla gestione del
trattamento economico del personale dipendente, fornendo gli elementi necessari a costruire un
corretto percorso amministrativo-contabile e a identificare le necessarie misure di controllo contabile;
non entra, pertanto, nello specifico degli aspetti giuridici (ivi compresa la gestione dell’anagrafica dei
dipendenti), fiscali, previdenziali e organizzativi. In particolare, prevede le fasi di: rilevazione delle
presenze e delle assenze, determinazione delle competenze stipendiali e dei relativi oneri, controllo del
processo di elaborazione dei cedolini, elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al
pagamento, rilevazione dei costi e delle ritenute, pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli
oneri contributivi, rilevazioni di fine esercizio, controlli periodici.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica alla gestione del trattamento economico del personale dipendente, a
tempo indeterminato e determinato. Il procedimento comprende la rilevazione delle presenze e delle
assenze del personale, la gestione mensile del cedolini per il compenso spettante, la contabilizzazione
dei costi per la costruzione del Bilancio e la gestione delle ritenute fiscali e previdenziali correlate alla
tipologia di personale (versamento e contabilizzazione).
3. RIFERIMENTI
D.lgs. n. 118/2011 “Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di
bilancio delle Regioni, degli enti locali e dei loro organismi, a norma degli articoli 1 e 2 della legge 5
maggio 2009, n. 42” e s.m.i.;
D.M. 15/06/2012: "Nuovi modelli di rilevazione economica «Conto economico» (CE) e «Stato
patrimoniale» (SP) delle aziende del Servizio sanitario nazionale";
D.M. 20/03/2013: "Modifica degli schemi dello Stato patrimoniale, del Conto economico e della
Nota integrativa delle Aziende del Servizio Sanitario nazionale";
Codice Civile: art. 2423-2428;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 11 “Bilancio d’esercizio – finalità e postulati”;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 19 “I debiti”;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 23 “Lavori in corso su ordinazione”;
Principio Contabile Nazionale OIC n. 18 “Ratei e risconti”;
Linee guida regionali “Disponibilità Liquide”;
Decreto Legislativo 18 aprile 2016, n. 50 - Codice dei contratti pubblici
Testo Unico Imposte sui Redditi;
Normativa in materia di anticorruzione e trasparenza
CU e Modello 770 sulla base delle disposizioni Agenzia delle Entrate
Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2016 delle aziende socio
sanitarie regionali (nota prot. a1.2017.0098008 del 09/05/2017)
Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2017 delle aziende socio
sanitarie regionali (nota prot. a1.2018.0053813 del 04/04/2018)
Linee guida contabili e tecniche per la redazione del bilancio d’esercizio 2018 delle aziende socio
sanitarie regionali (nota prot. a1.2019.0175399 del 03/05/2019)
Disposizioni regionali relative agli scambi infragruppo: note regionali relative al Partitario
Intercompany, in particolare:
✓ linee guida partitario Intercompany
✓ attivazione Cruscotto Web per l’allineamento delle partite Intercompany delle Aziende del
Sistema Socio Sanitario Regionale e relativo manuale d’uso (rif.: nota prot. n. A1.2017.0327674
del 15/12/2017)
- Legge 190/2012 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità
nella pubblica amministrazione”;
- D.Lgs. 33/2013 “Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di
pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni” come
modificato dal D.Lgs. 97/2016;
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
Norme relative a specifiche tipologie di costo;
- Norme relative al personale dipendente, assimilato e convenzionato (compresi i contratti collettivi
nazionali del personale del comparto del 21/05/2018 e del personale appartenente alla dirigenza
medica e alla dirigenza S.P.T.A del 17/10/2008, gli accordi collettivi nazionali e regionali, i contratti
integrativi aziendali);
- D. Lgs. 151/2001 "Testo unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della
maternità e della paternità, a norma dell'articolo 15 della legge 8 marzo 2000, n. 53";
- D. Lgs. 66/2003 “Attuazione delle direttive 93/104/CE e 2000/34/CE concernenti taluni aspetti
dell'organizzazione dell'orario di lavoro";
- D. Lgs. 116/2016 “Modifiche all'articolo 55-quater del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ai
sensi dell'articolo 17, comma 1, lettera s), della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di
licenziamento disciplinare”;
- Legge 104/1992 “Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle persone
handicappate”
- Circolari MEF
- Leggi Regionali, Direttive ed indirizzi regionali
- Varie circolari del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato in materia di razionalizzazione
della spesa pubblica e di rideterminazione dei fondi della contrattazione integrativa.
- CC.CC.NN.LL. e C.C.I.A. - Contratti vigenti per il comparto sanità e per le aree dirigenziali
- D.Lgs.502/1992 - Riordino della disciplina in materia sanitaria
- Legge 662/1996 art.1 c.126 - Misure di razionalizzazione della finanza pubblica
- D.P.R.445/2000 - Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa
- D.Lgs.165/2001 e s.m.i. - Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle
amministrazioni pubbliche;
- Decreti Legislativi 74 e 75 del 25 maggio 2017- Decretazione Madia (modifiche e integrazioni al
decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165)
- D.L. 112/2008 convertito in Legge 133/2008 - Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la
semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione
tributaria
- D.L. 78/2010 convertito in Legge 122/2010 e s.m.i. - Misure urgenti in materia di stabilizzazione
finanziaria e di competitività economica
- D. Lgs. 141/2011 di correzione del D. Lgs. 150/2009 noto come” Riforma Brunetta” relativa alle
pubbliche amministrazioni, attua la legge n° 15 del 4 marzo 2009, in materia di ottimizzazione della
produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni
- legge regionale 30 dicembre 2009 n. 33 e s.m.i decreto legislativo n. 230/1995 e s.m.i. -regolamento
organizzativo e di funzionamento della commissione per la radioprotezione
- D. Lgs. 81/2008 - Testo unico sulla sicurezza e s.m.i.
Regolamenti, Linee Guida, accordi aziendali:
- Regolamento aziendale orario di lavoro dipendenti comparto del 03.05.2011;
- Regolamento aziendale orario di servizio e di lavoro della dirigenza medica e sanitaria non
medica, tecnica e amministrativa del 06.10.2015;
- Regolamento aziendale lavoro straordinario del 06.04.2016;
- Regolamento aziendale accesso alla mensa;
- Regolamento trattamento di missione;
- Regolamento modalità di erogazione indennità ex art. 44 CCNL 94/97 – comparto del 21.01.2011;
- Procedura interna timbrature inserite manualmente del 4.12.2017;
- Procedura interna pareggio negativi del 4.03.2016;
- Procedura interna controllo Libera Professione.
- Modifica regolamento servizio di foresteria e aggiornamento tariffe – Delibera nr. 531 del 02/12/2017
La legge 24 novembre 2003, n. 326 stabilisce che i datori di lavoro devono comunicare mensilmente
all’INPS i dati retributivi e le informazioni utili al calcolo dei contributi.
La denuncia è di tipo mensile e deve essere inviata in via telematica all'INPS entro l’ultimo giorno del
mese successivo quello di competenza.
E’ di tipo integrato e si compone di una sezione denominata ListaPosPA (ex Denuncia Mensile Analitica
Inpdap) per la dichiarazione individuale dei contributi mensili Inps-Gestione dipendenti pubblici di tutte le
posizioni a tempo determinato e indeterminato e della parte ex Emens, che comprende i dati retributivi
per il calcolo dei contributi accessori riferiti ad ogni lavoratore dipendente a tempo
determinato(contribuzione DS) e le donazioni sangue(ex DM10), nonché i parasubordinati in gestione
separata Legge 335/95.
Comprende inoltre le informazioni necessarie all’aggiornamento delle posizioni assicurative individuali.
Copia della ricevuta di invio on-line è conservata presso il Settore Economico Previdenziale.
GESTIONE CREDITI INPDAP - cartolarizzazione
Circolare INPDAP n. 30 del 26 novembre 2003 e seguenti.
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
Consiste nella comunicazione all’INPS Gestione dipendenti pubblici, tramite flussi informativi, dei dati
anagrafici e contabili relativi ai prestiti diretti pluriennali/piccoli prestiti. La trasmissione dei flussi deve
avvenire dal giorno 17 del mese stesso al giorno 6 del mese successivo a quello di competenza delle
trattenute. La “lista pagamenti” che scaturisce dalla procedura della cartolarizzazione viene trasmessa,
contestualmente alle competenze stipendiali del mese di competenza, a UO Economico Finanziaria per
il versamento.
DENUNCIA FONDO PERSEO/SIRIO – PREVIDENZA COMPLEMENTARE
La denuncia è di tipo mensile e consiste nell’invio on-line al Fondo Pensione Complementare dei
Lavoratori della Pubblica Amministrazione e della Sanità della distinta di contribuzione dei dipendenti
aderenti al Fondo. La trasmissione avviene il primo giorno non festivo del mese successivo a quello di
competenza dei contributi. La procedura on-line attiva i controlli formali sul file inviato: il superamento
positivo dei controlli e la corretta trasmissione sono indicati dalla conferma “Invio eseguito
correttamente”. Una volta che la denuncia si presenta lo stato di “caricata” è possibile stampare il
contenuto di ogni distinta; è prevista l’opzione di stampa del modulo di bonifico precompilato. La
distinta di contribuzione ed il modulo di bonifico scaturiti dalla procedura vengono trasmessi, alla UO EF
per il versamento, da effettuarsi il giorno 16 del mese successivo a quello di competenza dei contributi
(posticipato se festivo)
DENUNCE SEMESTRALI
Denuncia O.N.A.O.S.I.
Legge 7 luglio 1901, n. 306 e s.m.i.; Circolari annuali dell’Istituto O.N.A.O.S.I.
Tale attività è da ritenersi applicabile per i soli dipendenti assunti in qualità di: medico, veterinario,
farmacista.
La denuncia contributiva deve essere eseguita generalmente (salvo diversa disposizione dell’Istituto) con
cadenza semestrale, entro il 15 luglio dell’anno ed il 15 gennaio dell'anno successivo.
La circolare applicativa è trasmessa annualmente dall’O.N.A.O.S.I. e viene protocollata.
La denuncia viene elaborata mediante sistema informatico gestionale.
Effettuati gli opportuni controlli, vengono predisposti i tracciati così come previsti nella circolare
O.N.A.O.S.I. A mezzo e-mail con posta certificata i file vengono inviati all'O.N.A.O.S.I.; la ricevuta di
spedizione è conservata nella pratica. Entro il 15 luglio/15 gennaio la pratica deve essere inviata alla UO
Economico Finanziaria per il pagamento rispettivamente della prima e seconda rata. La pratica è poi
conservata presso UO RU o magazzini debitamente predisposti dall’Azienda.
DENUNCE ANNUALI
CU (Certificazione Unica)
In qualità di sostituto d’imposta, l’Azienda deve provvedere annualmente alla redazione della
Certificazione Unica (CU) per attestare i redditi di lavoro dipendente e assimilati (dipendenti che hanno
percepito somme o valori soggetti a ritenuta alla fonte, contributi previdenziali e assistenziali e/o premi
assicurativi dovuti all’INAIL.)
La Certificazione unica va rilasciata al dipendente, utilizzando il modello "sintetico" mentre la trasmissione
all'Agenzia delle Entrate, utilizzando il modello "ordinario" è in via telematica, nei termini di legge.
Il dipendente, in caso di cessazione del rapporto di lavoro, può richiedere anche la CU “anticipata”
relativa ai redditi da lavoro dell’anno in corso, a cui l’Azienda adempie entro i termini di legge.
Le Certificazioni vengono prodotte tramite il software gestionale SIGMA.
A seguito dell’analisi approfondita delle istruzioni ministeriali, il Settore Economico-Previdenziale procede
alla verifica dei dati disponibili in report e stampe di controllo generate dalla procedura, intervenendo
manualmente ove necessario ed effettuando le quadrature di tutti i dati dichiarati.
Le CU definitive vengono inviate dall’UO Economico Finanziaria all’Agenzia delle Entrate e trasmesse agli
interessati nei termini di legge previsti, mediante pubblicazione sul portale web Angolo del Dipendente,
in alternativa via e-mail o posta ordinaria.
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
AUTOLIQUIDAZIONE INAIL
Testo unico delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie
professionali - D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124.
Tale attività è da ritenersi applicabile ai dipendenti a tempo determinato e indeterminato, agli assimilati
e ad altre categorie particolari (ad esempio ai medici specializzandi e agli inserimenti lavorativi se
presenti) assicurati all’INAIL.
È’ cura del Settore Economico-Previdenziale predisporre i dati per il versamento dei premi, che deve
essere effettuato di norma entro il 16 Febbraio dell’anno a cura della UO Economico Finanziaria; la
denuncia annuale INAIL deve essere eseguita generalmente (salvo diversa disposizione di legge) entro il
28 Febbraio dell'anno.
La denuncia è inoltrata direttamente all'INAIL tramite procedura on-line: la ricevuta dell’invio viene
protocollata e conservata nella pratica.
Modifiche categorie di rischio o individuazione nuovo rischio: qualora si individui la necessità di
modificare o istituire nuove categorie di rischio, è cura del Settore Economico Previdenziale trasmettere
all’INAIL la pratica mediante procedura on-line.
MODELLO 770
In qualità di sostituto d’imposta, l’Azienda deve comunicare in via telematica all’Agenzia delle Entrate,
le ritenute operate su redditi di lavoro dipendente ed assimilati, redditi di lavoro autonomo, provvigioni e
redditi diversi, somme liquidate a seguito di pignoramento presso terzi. L’UO Economico Finanziaria
predispone il modello 770 (“CU Aziendale”) con l’ausilio del software gestionale del personale e
provvede all’invio entro i termini di legge.
CONTO ANNUALE
Ogni anno, in seguito alla predisposizione del Bilancio d’esercizio, Regione Lombardia indica la data di
trasmissione del flusso informativo denominato “Conto Annuale”. Il Conto Annuale riguarda i dati relativi
alla consistenza del personale, delle relative spese sostenute, dei compensi ai professionisti ed altri
lavoratori autonomi in genere e al personale presente in azienda correlato a contratti di
somministrazione.
Per quanto riguarda il personale dipendente e iscritto a ruolo, le variabili rilevate sono:
-consistenza e struttura del personale in servizio
-consistenza del lavoro part-time e del lavoro flessibile
-assenze retribuite e non retribuite
-turn-over e mobilità
-età anagrafica e anzianità di servizio
-titoli di studio
-distribuzione geografica
-costo del lavoro
-consistenza ed utilizzo dei fondi per la contrattazione integrativa.
L’UO Risorse Umane provvede annualmente, secondo la scadenza comunicata da Regione Lombardia,
ad elaborare e redigere il tracciato record da inviare per ottemperare all’obbligo informativo.
L’UO Economico Finanziaria, entro dieci giorni antecedenti la scadenza, invia all’UO Risorse Umane i dati
relativi al costo relativo alle presenze di personale somministrato e professionisti, in modo che gli operatori
dell’UO Risorse Umane provvedano al loro caricamento sul tracciato di cui sopra.
L’invio finale del flusso informativo del Conto Annuale è in capo all’UO Risorse Umane.
ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI
Secondo quanto previsto dall’art. 53 del D. Lgs n. 165 del 30.3.2001, vige l’obbligo di comunicare al
Dipartimento della Funzione Pubblica, entro 15 giorni dal conferimento, gli incarichi conferiti o autorizzati
ai dipendenti dell’Amministraione, nonchè i dati relativi ai compensi liquidati agli stessi da parte degli Enti
esterni per i suddetti incarichi.
L’UO Economico Finanziaria provvede periodicamente all’inserimento degli incarichi extra istituzionali
autorizzati sul portale PERLA PA del Dipartimento della Funzione Pubblica.
MODALITÀ DI CONTROLLO DELLE AUTOCERTIFICAZIONI
Il settore Economico Previdenziale provvede, al controllo delle autocertificazioni rese dal dipendente in
merito all’Assegno Nucleo Familiare (ANF). L’operatore, prima di convalidare la domanda, verifica che i
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
dati reddituali esposti sulla autocertificazione siano coerenti con gli anni precedenti (e ove possibile
effettua la verifica con i documenti fiscali presentati dal dipendente es. Mod. 730), chiedendo
eventualmente giustificazioni dello scostamento al medesimo, soprattutto nel caso di importi
notevolmente inferiori.
Inoltre a campione (stabilito di anno in anno in relazione al numero di domande e approssimativamente
pari al 10%) e viene chiesto al datore di lavoro del coniuge dell’interessato di confermare che il loro
dipendente, per il periodo oggetto dell’istanza, non abbia richiesto alcun trattamento di famiglia per il
proprio nucleo familiare. Il riscontro alle richieste inviate per verifica viene costantemente monitorato dal
Settore Economico Previdenziale, fino a completamento.
6.3 Controlli del processo di elaborazione dei cedolini 6.3.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative ai controlli del processo di elaborazione dei cedolini
Completate le attività preliminari di cui alla procedura 6.2 – Determinazione delle competenze stipendiali
e relativi oneri, entro il 20 del mese il Settore Economico Previdenziale avvia dal sistema informatico
l’elaborazione provvisoria dei cedolini di pagamento. Dalla stessa, l’operatore provvede ai seguenti
controlli, totali o su base campionaria (il campione è determinato di volta in volta, casualmente e in
relazione alla popolazione da controllare e valutando le situazioni con maggior rischio di errore):
controllo del cedolino di tutti i dipendenti assunti del mese, con verifica dei dati tabellari, fiscali,
contributivi e del netto a pagare: si procede all’elaborazione del cedolino e successiva verifica della
correttezza dei dati anagrafici, dell’inquadramento retributivo e degli assoggettamenti contributivi e
fiscali; il tutto viene effettuato da un operatore diverso da quello che ha provveduto all’inserimento.
controllo del cedolino a campione dei dipendenti cessati nel mese, con verifica dei ratei di
tredicesima mensilità, del conguaglio fiscale e contributivo;
verifica a campione del cedolino per competenze accessorie arretrate relativo a dipendenti cessati
nei mesi precedenti,
estrazione da procedura del report “aspettative con rilevanza economica” del mese di competenza
e verifica con i provvedimenti di concessione; controllo a campione della corretta conseguente
decurtazione delle competenze stipendiali del mese;
verifica delle variazioni di d’inquadramento, fiscali/contributive;
verifica campione delle trattenute personali/sindacali ricevute nel mese di riferimento;
verifica e ricalcolo mensile della trattenuta in cedolino relativamente a cessioni del quinto, prestiti
pluriennali e piccolo prestito INPS e ai pignoramenti presso terzi;
verifica dell’esito del passaggio automatico variabili mensili da Settore Presenze e verifica della
determinazione ed imputazione di tutte le competenze accessorie caricate manualmente con la
documentazione giustificativa di supporto;
verifica massiva dei rimborsi 730/4 se in pagamento(estrazione dei dati 730 e verifica con complessivo
delle voci stipendiali); verifica della capienza complessiva per il recupero dell’IRPEF da F24EP; verifica
mensile delle trattenute 730 rateizzate e degli interessi; verifica degli incapienti e degli acconti di
novembre;
verifica a campione nel mese di Dicembre del numero dei ratei di 13ma riconosciuti ai dipendenti e
verifica a campione per qualifica della valorizzazione degli stessi;
verifica a campione nel mese di Dicembre dei conguagli fiscali e contributivi del personale in forza;
verifica del corretto riconoscimento in cedolino dell’importo per assegno Nucleo Familiare
relativamente alle richieste ricevute nel mese;
verifica del corretto inserimento dei giustificativi d'assenza: il Settore Presenze-Assenze, verifica il
corretto inserimento dei giustificativi d'assenza nel gestionale “Presenze e Assenze” e la corrispondenza
con i relativi provvedimenti (o documentazione di supporto). Il Settore Economico-Previdenziale, verifica i
giustificativi che possono dar luogo al non integrale pagamento delle competenze stipendiali,
verificandone il riflesso di tali inserimenti sul cedolino, unitamente alla verifica della corretta riduzione
delle competenze variabili mensili sui primi 10 giorni di malattia (D.L. 112/2008 convertito in Legge
133/2008);
controllo dei rimborsi per attività di trasferta e aggiornamento: il Settore Presenze Assenze e l’UO
Economico Finanziaria, limitatamente ai rimborsi per i corsi di aggiornamento, provvedono al controllo
dei rimborsi per attività di trasferta e aggiornamento e alla corrispondenza alle spese documentate e
all’apposito regolamento;
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
controllo risultato/produttività e Risorse Aggiuntive Regionali (RAR): nel mese di erogazione il Settore
Economico-Previdenziale provvede all’estrazione da procedura del report per voce stipendiale di
pagamento e verifica per:
- risultato-produttività: l’UO Controllo Direzionale effettua le verifiche indicate nella fase 6.8.5 e invia
un report al settore Economico Previdenziale con gli importi da attribuire per matricola. Il Settore
Economico Previdenziale importa il file nel gestionale stipendiale e verifica che il totale liquidato
suddiviso per Comparto e aree dirigenziali, corrisponda ai report inviati. Effettua una ulteriore
verifica a campione degli importi individuali corrisposti in conformità ai report della UO CD;
- RAR: l’UO Controllo Direzionale invia un report al settore Economico Previdenziale con gli importi da
attribuire per matricola. Il Settore Economico Previdenziale importa il file nel gestionale stipendiale
e verifica che il totale liquidato suddiviso per Comparto e aree dirigenziali, corrisponda ai report
inviati. Effettua una ulteriore verifica a campione degli importi individuali corrisposti in conformità ai
report della UO CD;
libera professione/area a pagamento/supporto diretto ed indiretto:
- la congruenza dei compensi rispetto ai ricavi del periodo e la corretta ripartizione tra le figure
coinvolte, a termini di Regolamento, viene effettuata da Ufficio Area a Pagamento e CUP della UO
SSST, previo invio dei dati di incasso da parte della UO Economico Finanziaria, in via preliminare alla
disposizione di pagamento;
- il Settore Rilevazione Presenze UO RU verifica che la prestazione sia stata resa dal dipendente al di
fuori dell’orario di servizio istituzionale (vedi procedura Fase 1) e a seguito dei controlli effettuati
predispone riscontro all’Ufficio Area a Pagamento e CUP della UO SSST, nella quale indica, nel
caso di assenza di anomalie, l’integrale erogazione agli interessati degli importi comunicati, o, in
caso contrario, la rideterminazione del compenso;
- l’Ufficio Area a Pagamento, CUP della UO SSST si accerta della corretta imputazione dei compensi
alle voci stipendiali specifiche (libera professione, area pagamento, supporto diretto e supporto
diretto) nonché del rispetto dell’impegno di spesa deliberato e provvede all’invio del file alla UO
RU Settore Economico Previdenziale;
- Il Settore Economico Previdenziale procede all’inserimento nel gestionale del personale dei
compensi e al controllo dello sviluppo degli eventuali oneri riflessi (IRAP e Cassa Pensione). Verifica
inoltre gli importi individuali liquidati con la documentazione giustificativa di supporto;
A supporto della procedura il Settore Economico-Previdenziale adotta una “Check-list” in cui è riportato
di mese in mese l’elenco esaustivo delle variabili da inserire o da verificare per l’elaborazione stipendiale
del mese di riferimento.
6.3.2 Modalità di risoluzione di errori rilevati nell’ambito delle verifiche dei cedolini cosiddetti di prova
L’elaborazione provvisoria dei cedolini genera apposite stampe/report di riepilogo/controllo:
Voci eccezionalmente usate o errate;
Controllo coerenza Banca Dati;
Riepilogo conguagli automatici;
Nominativi con busta negativa;
Verifica situazioni anomale:
- dipendenti con classificazione funzionale non corretta in anagrafica
- Voci stipendiali presenti in cedolino e non in anagrafica voci
- Correttezza posizione INAIL
- Coerenza fra tipo dimissione e tipo cessazione
- Matricole senza nessun giustificativo
- Liquidazione a cessati da 2 mesi
- Verifica ore part-time
che riguardano segnalazioni non necessariamente riconducibili ad errore, ma danno evidenza di
situazioni che richiedono un approfondimento.
Le stampe/report sono esaminate per verificare la correttezza dei dati inseriti e delle modifiche
apportate.
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
Se dall’esame di tutto quanto fino ad ora specificato emergono errori, le opportune correzioni sono
introdotte nel sistema informatico e l’iter sopra descritto è nuovamente ripercorso per la parte interessata
dalla modifica.
Prima dell’elaborazione definitiva, il Settore Economico-Previdenziale procede, per i dipendenti
percipienti una retribuzione netta mensile superiore ad € 5.000,00 alle debite verifiche di eventuali
inadempimenti verso Equitalia, ai sensi dell’art. 48 bis del DPR 602/73 e s.m.i.. Si procede al caricamento
massivo nel portale dedicato (Acquistinretepa) restando in attesa dell’Esito. In caso di esito positivo
(Soggetto non inadempiente) si recepisce la liberatoria. Nel caso di esito negativo (Soggetto
inadempiente), si provvede a trattenere un quinto dello stipendio in attesa della formale comunicazione
di pignoramento del credito da parte dell’Agente della Riscossione, rideterminando il relativo
pagamento. Si procede inoltre a comunicare l’esito negativo al dipendente.
Nel caso di risposta negativa da parte di Agenzia delle Entrate dopo l’invio in banca degli stipendi
(possono essere necessari cinque giorni per l’esito), si provvede a comunicare immediatamente l’esito al
dipendente e a trattenere sulla retribuzione del mese successivo il quinto (limite di impignorabilità dello
stipendio).
A questo punto è possibile procedere con l’elaborazione definitiva dei cedolini.
6.4 Elaborazione definitiva dei cedolini e autorizzazione al pagamento 6.4.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’elaborazione definitiva dei cedolini e alla stampa
relativa ai riepiloghi delle ritenute e dei contributi
Preliminarmente all’elaborazione definitiva, si procede manualmente all’inserimento nel gestionale del
personale della data di valuta di accreditamento dei cedolini (di norma il 27 di ogni mese, o se festivo, il
primo giorno antecedente non festivo, salvo che per il pagamento della mensilità stipendiale di
dicembre, in cui l’accreditamento è anticipato per il pagamento unificato di stipendio e tredicesima),
oltre all’inserimento della data di pubblicazione degli stessi sul portale del dipendente.
Successivamente a seguito delle procedure previste nella fase 6.1 - 6 .2 e l’esito positivo dei controlli
previsti dalla fase 6.3, vengono effettuate dal Settore Economico-Previdenziale dell’UO RU, le
elaborazioni definitive, con la generazione degli oneri riflessi, le stampe di chiusura ed il flusso SEPA per il
Tesoriere.
Anzitutto si procede alla quadratura del totale complessivo delle competenze e delle ritenute con le
stampe di riepilogo del tesoriere.
Gli oneri vengono verificati con l’estrazione degli imponibili complessivi e la quadratura analitica per
tributo. Viene anche verificata la quadratura dei ruoli mensili con i contributi da versare per i contributi
INPS gestione Dipendenti pubblici (ListaPosPA), i contributi di gestione separata Legge 335/95, dell’ex
DM10 e dei contributi di previdenza complementare Perseo/Sirio.
Il netto a pagare è quadrato con le stampe riepilogative per il Tesoriere e il totale risultante dal flusso
SEPA degli stipendi mensili.
Al fine di assicurare i rispetto dei tempi necessari per l’accredito, l’elaborazione definitiva deve
concludersi entro tre giorni lavorativi antecedenti la data valuta.
6.4.2 Responsabilità e modalità di autorizzazione al pagamento
L’autorizzazione alla liquidazione, riportante la cifra complessiva delle competenze da pagare nel mese
e degli oneri complessivi, avviene a firma del Responsabile dell’UO Risorse Umane.
Con almeno due o tre giorni lavorativi di anticipo sulla data di pagamento degli stipendi, il Settore
Economico-Previdenziale dell’UO RU, previa autorizzazione UO Economico Finanziaria per la disponibilità
di cassa, provvede ad inviare il file tracciato SEPA per l’accredito degli stipendi al Tesoriere, il quale
provvede a vincolare le somme per il pagamento degli stipendi e a generare il sospeso di uscita.
Le stampe prodotte, i riepiloghi ed i flussi, suddivisi in base alla competenza, vengono trasmesse alla UO
Economico Finanziaria, nei giorni immediatamente successivi.
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
In particolare, mensilmente, vengono inoltrate alla UO Economico Finanziaria:
Ulteriori stampe (es. riepilogo del mod. F24EP, 730, trattenute sindacali dipendenti) necessarie per il
versamento dei contributi e/o per la contabilizzazione degli stipendi, sono acquisite d’ufficio dalla UO
Economico Finanziaria attraverso il gestionale del personale. L’UO Economico Finanziaria provvede a
richiedere ulteriori chiarimenti in caso di necessità.
Copia cartacea di tutta la documentazione ricevuta e prodotta, comprensiva delle quietanze di
versamento dei contributi, relativa agli stipendi mensili è archiviata come da procedura di
conservazione, in base al massimario di scarto.
Gli operatori del software gestionale SIGMA provvedono, alla data di valuta, alla pubblicazione del
cedolino mensile sul portale web Angolo del Dipendente, ove sono pubblicati anche i cartellini orari.
6.4.3 Modalità di risoluzione di eventuali errori rilevati a elaborazione stipendiale definitiva già effettuata
Qualora a elaborazione definitiva dei cedolini si rilevasse un errore nell’elaborazione stipendiale (relativo
ad un pagamento superiore o inferiore allo spettante), la procedura prevede che:
se non è ancora stato trasmesso il flusso SEPA al Tesoriere, il Settore Economico-Previdenziale UO RU
provvede alla correzione, alla rielaborazione definitiva degli stipendi e delle stampe;
se è già stato trasmesso il flusso SEPA al Tesoriere il Settore Economico-Previdenziale UO RU provvede
immediatamente a contattare il dipendente e a comunicare, per iscritto l’errato accredito. In caso di
pagamento di minori/maggiori emolumenti, si provvede, in occasione della prima elaborazione utile del
successivo cedolino, a integrare/recuperare le somme non riconosciute/corrisposte. Nel caso di
pagamento notevolmente superiore, il recupero delle somme avviene ratealmente in più mensilità,
tramite comunicazione scritta al dipendente e informando l’UO Economico Finanziaria. Nel caso di
dipendente già cessato o in aspettativa senza assegni per lunghi periodi, si invia specifica
comunicazione al soggetto interessato affinché provveda alla restituzione, secondo le modalità in essa
indicate. La stessa comunicazione è inoltrata alla UO Economico Finanziaria affinché provveda alla
registrazione del credito e alla rettifica del costo precedentemente registrato. Nel caso invece di
pagamento notevolmente inferiore, il Settore Economico-Previdenziale UO RU provvede a quantificare
la differenza e previa autorizzazione del Responsabile UO RU, autorizza l’UO Economico Finanziaria ad
effettuare un accredito aggiuntivo. A livello contabile si registrerà una squadratura fra quanto
contabilizzato e quanto disposto in pagamento. Nell’elaborazione dei cedolini del mese successivo si
procederà al conguaglio retributivo relativo al mese precedente, che andrà a chiudere la squadratura
contabile pregressa.
6.5 Rilevazione dei costi e delle ritenute 6.5.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative alla rilevazione del costo del personale e delle
relative ritenute
L’elaborazione dei cedolini nel gestionale degli stipendi non determina ancora registrazioni contabili di
costo. Infatti, dopo la chiusura definitiva degli stipendi, l’operatore UO Economico Finanziaria lancia,
nella sezione dedicata del programma degli stipendi, la contabilizzazione mensile per l’elaborazione
provvisoria delle tabelle di transcodifica. Tali tabelle aggregano tutte le informazioni relative ai cedolini
del personale dipendente, inseriti e messi in pagamento nel mese di competenza, trasformandole in dati
contabili pronti per essere importati nelle OAPPS.
Prima dell’import definitivo nelle OAPPS, l’operatore della UO Economico Finanziaria esegue delle fasi di
controllo durante le quali il sistema rileva se mancano degli abbinamenti tra le voci stipendiali e le
partite/conti di bilancio. In tal caso, l’operatore UO Economico Finanziaria procede ad integrare
l’apposita tabella con i dati mancanti e a lanciare la tabella di transcodifica definitiva; questo
passaggio viene effettuato con il gestionale dell’UO Risorse Umane.
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
Successivamente l’operatore UO Economico Finanziaria procede al lancio delle varie fasi previste nelle
OAPPS per l’importazione definitiva del flusso nel programma di contabilità, secondo i seguenti passaggi:
- 1^ Fase: viene importato in un ambiente intermedio di controllo il flusso che arriva dal gestionale degli
stipendi;
- 2^ Fase: lo stesso flusso, se supera tutti i blocchi automatici della 1^ fase, viene importato in
un’interfaccia intermedia. In caso contrario l’operatore della UO Economico Finanziaria interviene
con correzioni manuali e integrazioni della tabella di base direttamente nel gestionale della UO
Risorse Umane.
- 3^ Fase: viene prodotto un file in formato xls che consente i controlli relativi alle quadrature delle
partite da importare in contabilità con i riepiloghi delle competenze stipendiali pagate, prodotti
dall’applicativo della UO Risorse Umane. Se vengono rilevate delle anomalie, l’operatore della UO
Economico Finanziaria provvede a segnalarlo alla UO Risorse Umane per la successiva sistemazione.
- 4^ Fase: viene prodotto un ulteriore file xls nel quale viene evidenziata la competenza degli
emolumenti erogati con la conseguente attribuzione al costo (partite di competenza anno corrente)
o con lo storno del conto di accantonamento (partite di competenza anni precedenti).
- 5^ Fase: l’operatore della UO Economico Finanziaria effettua le correzioni di cui alla fase 2 anche
nelle OAPPS per allineare le tabelle di base dei due ambienti.
- 6^ Fase: il file xls creato nella 4^ fase viene importato in modo non definitivo nelle OAPPS. Il software di
contabilità, tramite procedura automatica, rileva gli importi da imputare ai singoli conti di bilancio,
creando dei documenti contabili per il versamento delle competenze e delle ritenute mensili.
- 7^ Fase: superata la fase 6, l’operatore della UO Economico Finanziaria procede alla importazione
definitiva dei dati. Per le funzionalità e i collegamenti informatici non automatizzati, l’operatore UO
Economico Finanziaria deve procedere manualmente alla correzione ed integrazione dei dati
contabili non rilevati.
- 8^ Fase: eseguite tutte le quadrature, l’operatore UO Economico Finanziaria convalida in contabilità
le scritture ed i documenti creati sia per la rilevazione definitiva dei costi e delle ritenute che per
poter procedere al pagamento degli stessi.
ALIMENTAZIONE DELLA CONTABILITA’ ANALITICA
Al momento dell’inserimento di ogni dipendente nel sistema informatico SIGMA, l’UO Risorse Umane
provvede ad assegnare il Centro di Costo cui il dipendente stesso è destinato. Al momento della
determinazione delle competenze stipendiali fisse e variabili i dati vengono importati mediante un
automatismo nel gestionale di Contabilità Analitica.
L’alimentazione della Co.An avviene secondo quanto indicato nelle Linee Guida Regionali di Contabilità
Analitica.
6.6 Pagamento degli stipendi, delle ritenute fiscali e degli oneri contributivi e riflessi Le modalità di regolarizzazione del provvisorio di uscita emesso dal Tesoriere e di emissione del relativo
documento contabile sono descritte nella procedura 4.4 Gestione Tesoreria dell’Area G) Disponibilità
liquide.
6.7 Rilevazioni di fine esercizio 6.7.1 Modalità, responsabilità e tempistiche relative all’effettuazione delle rilevazioni di fine esercizio, nel
rispetto del principio di competenza e prudenza
A) Flussi informativi in merito alle modalità di determinazione e comunicazione dei costi non contabilizzati
nel corso dell’esercizio ma di competenza dell’esercizio stesso al fine della relativa rilevazione del costo e
del debito
Ai fini del rispetto del principio della competenza, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio, la UO
Economico Finanziaria procede alla rilevazione delle scritture contabili di completamento, per far
confluire correttamente in bilancio i costi di competenza dell’esercizio in chiusura.
Il Settore Economico-Previdenziale della UO RU in relazione alla consuntivazione dell’esercizio, comunica
alla UO EF:
6.6 – GESTIONE DEL TRATTAMENTO ECONOMICO DEL PERSONALE DIPENDENTE
- le competenze maturate, di competenza dell’anno di riferimento e non pagate relative alle
competenze fisse (erogazione successivamente alla chiusura dell’esercizio, di norma al 31.12 di ogni
anno);
- le competenze maturate, di competenza dell’anno di riferimento e non pagate relative ai fondi della
contrattazione integrativa (residui dei fondi CCNL ecc.);
- la stima degli oneri e dell’IRAP che graveranno sulle competenze ancora da pagare.
Nel momento in cui Regione Lombardia comunica la chiusura del bilancio con la compilazione del
conto economico definitivo tra febbraio/marzo, l’UO Economico Finanziaria procede alla rilevazione
delle competenze riferite all’anno X non ancora erogate.
L’operatore dell’UO EF provvede alla registrazione in contabilità al 31/12 (anno X) come scrittura
contabile in DARE del relativo Costo (sui diversi conti del Piano dei Conti) e in AVERE del Debito
“Personale c/retribuzioni ordinarie da accantonamento” e del “Debito v/istituti di previdenza da
accantonamento”. Mentre sull’anno X+1 verrà chiuso il conto di Debito in DARE e in AVERE aperto il
Debito v/personale dipendente o verso gli Istituti Previdenziali ed Assistenziali, nel mese di erogazione dei
compensi.
FONDI PER RINNOVI CONTRATTUALI
Ai fini del rispetto del principio della competenza, in sede di chiusura del bilancio d’esercizio, la UO
Economico Finanziaria procede alla rilevazione delle quote relative ai rinnovi contrattuali non ancora
erogati al personale dipendente.
Regione Lombardia, sulla base degli importi definitivi dal MEF, comunica in sede di chiusura del bilancio
d’esercizio gli importi oggetto di accantonamento.
L’operatore della UO Economico Finanziaria procede alla rilevazione della quota annuale da erogare
iscrivendo in Dare la quota degli Accantonamenti relativi al personale dipendente nella voce