1 MINISTERUL EDUCAȚIEI NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore Silaşi” Beclean PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I Cod : P.O. - 02.03 Revizia 0 Exemplar nr. 1 PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ IDENTIFICAREA ŞI MONITORIZAREA FUNCŢIILOR SENSIBILE Cuprins 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției 2 2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii 2 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii 2 4. Scopul procedurii 3 5. Domeniul de aplicare 3 6. Documente de referință 4 7. Definiții și abrevieri 4 8. Descrierea procedurii 6 9. Responsabilități 9 10. Formulare 10
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
PROCEDURĂ
OPERAŢIONALĂ
IDENTIFICAREA ŞI MONITORIZAREA FUNCŢIILOR SENSIBILE
Cuprins
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției 2
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii 2
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia
din cadrul ediției procedurii 2
4. Scopul procedurii 3
5. Domeniul de aplicare 3
6. Documente de referință 4
7. Definiții și abrevieri 4
8. Descrierea procedurii 6
9. Responsabilități 9
10. Formulare 10
2
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției
Nr.
crt.
Elemente privind
responsabilii/operațiunea Numele și prenumele Funcția Data Semnătura
1 2 3 4 5
1.1 Elaborat
Membrii comisiei
SCIM
1.2 Verificat Ola Ioan
Președinte
SCIM
1.3 Aprobat Rus Vasile Gabriel Director
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Nr.
crt.
Ediția/Revizia în
cadrul ediției
Componenta
revizuită
Modalitatea
reviziei
Data la care se aplică
prevederile ediției sau
reviziei ediției
1 2 3 4
2.1 Ediția I
2.2 Revizia 1
2.3 Revizia 2
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul
ediției procedurii
Scopul
difuzării
Exemplar
nr. Compartiment Funcția
Numele și
prenumele
Data
primirii Semnătura
Informare
Comisie
Membri
Comisie
SCIM
Informare,
aplicare Comisie
Secretar
Comisie
Arhivare
Director Director
Evidență
Comisie
Secretar
Comisie
3
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
4. Scopul procedurii
Scopul procedurii este asigurarea unui cadru organizaţional şi procedural unitar pentru
desfăşurarea procesului de stabilire a funcţiilor sensibile la nivelul Şcolii Gimnaziale “Grigore
Silaşi” Beclean, întocmire a inventarului acestora şi a listei salariaţilor care le ocupă, descriind
modul în care sunt identificate acestea, dar şi cum sunt stabilite şi implementate
acţiunile/măsurile/dispozitivele de control.
Scopul prezentei proceduri este de:
a reglementa activităţie privind gestionarea funcţiilor sensibile;
a da asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
de a asigura continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
de a sprijini auditul şi/ sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
5. Domeniul de aplicare
Procedura se aplică în cadrul Şcolii Gimnaziale “Grigore Silaşi” Beclean de către
personalul implicat în gestionarea funcţiilor sensibile. Procedura este o procedură generală care
se aplică în activitatea tuturor compartimentelor Şcolii Gimnaziale “Grigore Silaşi” Beclean.
Şcoala Gimnazială “Grigore Silaşi” Beclean analizează sistematic, cel puţin o dată pe an,
lista functiilor sensibile identificate la nivelul instituţiei şi elaborează măsurile de asigurare a
rotaţiei salariaţilor care ocupă aceste funcţii.
5.1. Date de intrare
cerinţele legale (legi, hotărâri de guvern, ordine ale miniştrilor, decizii ale directorului
etc) şi cerinţe reglementate (standarde, normative aplicabile);
procesele care se desfăşoară în cadrul Şcolii Gimnaziale “Grigore Silaşi” Beclean
competenţa personalului implicat în desfăşurarea activităţilor;
resurse financiare alocate.
5.2. Date de ieşire
Cerinţe legale documentate.
4
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
6. Documente de referință aplicabile activității procedurale
6.1. Legea educaţiei naţionale nr.1/ 2011, cu modificările şi completările ulterioare
6.2. Legea nr. 87/ 2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/ 2005 privind asigurarea calităţii
educaţiei
6.3. Legea nr.188/ 1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu modificările şi
completările ulterioar 6.4. H.G. nr. 1534/ 2008 privind aprobarea Standardelor de referinţă şi a
indicatorilor de performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar
6.5. H.G. nr. 1258/ 2005 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Preuniversitar (ARACIP)
6.6. OMFP nr. 946/ 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/ managerial, cuprinzând
standardele de control intern/ managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de
control intern/ managerial, republicat, cu modificările şi completările ulterioare
6.7. SR EN ISO 9001:2008
6.8. SR EN ISO 19011:2011
6.9. SR ISO IWA 2:2009
6.10. Regulamentul de ordine interioară a Şcolii Gimnaziale “Grigore Silaşi” Beclean
7. Definiții și prescurtări ale termenilor utilizați în procedura generală
7.1. Definiții
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1 Control intern Ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de
către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea
furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor
entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea
regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului;
protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea
fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi
producerea în timp util d einformaţii de încredere, referitoare la
segmentul financiar şi de management.
2 Asigurarea Parte a managementului calităţii, concentrată pe furnizarea încrederii
5
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
calităţii că cerinţele referitoare la calitate vor fi îndeplinite.
3 Compartimentul Subdiviziune organizatorică formată prin gruparea, pe baza unor
criterii obiective, a unui număr raţional de posturi aflate sub o
autoritate unică, în cadrul careia se realizează, în mod permanent, un
ansamblu relativ omogen de sarcini, necesitând cunoştinţe
specializate de un anumit tip şi utilizarea unor metode şi tehnici
adecvate.
4 Standarde de
control intern
Un minim de reguli de management, menit să creeze un model de
control managerial uniform și coerent. De asemenea, standardele
constituie un sistem de referință, în raport cu care se evaluează
sistemele de control intern, se identifică zonele și direcțiile de
schimbare.
5 Funcție sensibilă Este considerată acea funcţie în care există posibilitatea de a produce
daune și care prezintă riscuri semnificative în raport cu atingerea
obiectivelor unităţii
6 Inventarul
funcţiilor
sensibile
Identificarea acelor funcţii care prezintă riscuri semnificative în
raport cu obiectivele;
7.2. Abrevieri
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedură operaţională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. P.O. Procedură operaţională
6
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
8. SCIM Sistem de control intern/managerial
9. CS Compartiment de Specialitate
10. L Lege
11. HG Hotărâre de Guvern
8. Descrierea procedurii
8.1. Generalităţi
Procedura oferă un cadru de politică privind gestionarea funcţiilor sensibile prin stabilirea
principiilor de bază legate de structurarea, clasificarea, înregistrarea, controlul şi schiţarea unei
orientări concise pentru gestionarea personalului din funcţiile cheie
8.1.1 Şcoala Gimnazială “Grigore Silaşi” Beclean identifică funcţiile considerate ca fiind
sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie/ elemente de control pentru salariaţii care
ocupă astfel de funcţii.
8.1.2 În cadrul Şcolii Gimnaziale “Grigore Silaşi” Beclean se întocmesc:
inventarul funcţiilor sensibile;
lista cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile;
planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să
nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani atunci cand nu sunt
asigurate elemente de control privind gestionarea funcţiei sensibile.
8.1.3 În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc
semnificativ în raport cu obiectivele.
8.1.4 Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii Şcolii Gimnaziale “Grigore
Silaşi” Beclean şi a salariaţilor.
8.1.5 În vederea stabilirii inventarului functiilor sensibile, se vor avea in vedere urmatorii factori
de risc:
a) acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale, fără deţinerea unui document de
autorizare;
b) activitati ce se exercita în conditii de monopol, drepturi exclusive sau speciale;
c) modul de delegare a competentelor;
d) evaluare si consiliere, care pot implica grave consecinte;
e) achizitia publica de bunuri/servicii/lucrari, prin eludarea reglementarilor legale în materie;
7
MINISTERUL EDUCAȚIEI
NAȚIONALE Şcoala Gimnazială “Grigore
Silaşi” Beclean
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția I
Cod : P.O. - 02.03
Revizia 0
Exemplar nr. 1
f) neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a sarcinii de munca atribuite;
g) lucrul în relatie directa cu cetatenii, politicienii sau terte persoane juridice.
h) funcţiile cu competenţa decizională exclusivă.
8.1.6 Dupa stabilirea inventarului funcţiilor sensibile în vederea gestionarii riscurilor se vor avea
în vedere :
Rotaţia cadrelor - rotaţia cadrelor este politica organizaţiei potrivit căreia angajaţii cu
funcţii sensibile, după o perioadă prestabilită (de regulă, 5 ani) schimbă funcţiile.
Separarea sarcinilor (standardul 18 - conform O.M.F.P. 946/2005) - această măsură
constă în separarea mandatelor şi a sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat să fie supus
unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitată executarea, in mod exclusiv
individual, a unor operaţiuni care determină riscuri semnificative de integritate.
Acţionând in echipă, este evitat riscul
de integritate, prin eroare, fraudă, încalcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea