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PROCEDIMIENTO
»H AChEE ONoé Agenci• Chil•n• de
Eficiencia Energética
CAPACITACIÓN Responsable Encargada de
Recursos Humanos
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN
Realizado por Revisado por
Aprobado por Encargado de Procedimientos
Presidente Comité
Bipartito de Capacitación
Jefe de Administración
y Finanzas
Encargada de Recursos Humanos
Nombre y apellidos Giovanna Espinoza Luis Oyarzún
Roberto Celis Roxana Cid Diego Lizana
Fecha 0 4 NOV 2016 04 NOV 2016 9 4 NOV 2916 041 Zami O 4 NOV.
2016
Firma / 6ififil9 /4 2 , .
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0 441 ACREE
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PROCEDIMIENTO
AChEE Jit., I Agenda Chilena de Nor Eficiencia Energética
CAPACITACIÓN
Responsable Encargada de
Recursos Humanos
1.0 Índice 3
2. 0 Objetivo 3
3.0 Alcance 3
4.0 Definiciones 3
5.0 Descripción del procedimiento 4
5.1.1 Condiciones Generales 4
5.1.2 Financiamientos 4
6.1 Desarrollo 4
6.1.1 Desarrollo capacitación colaboradores 4
7.0 Anexos 8
8.0 Vigencia 8
9.0 Control de Registros
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PROCEDIMIENTO
Responsable Encargada de
Recursos Humanos
AChEE (si Agenna Chilena d•
Eficiencia Energética CAPACITACIÓN
1.0 Objeto
El presente procedimiento tiene como objetivo establecer e
instruir sobre la forma correcta de realizar las actividades de
capacitación, postulación a becas y el mantenimiento de sus
registros.
2 .0 Alcance
Este procedimiento será aplicable a todos los colaboradores de
la Agencia Chilena de Eficiencia Energética.
3.0 Definiciones Capacitación: Actividades, cursos, seminarios,
conferencias, talleres, charlas o prácticas que entreguen
conocimientos y desarrollen habilidades. Éstás pueden ser internas,
externas o en el propio puesto de trabajo, las cuales
proporcionarán las herramientas necesarias que requiere un
colaborador para una correcta ejecución de sus funciones.
Competencia: Es un conjunto de conocimientos, educación, formación,
habilidades y experiencia necesaria para ejercer una determinada
función dentro de la Agencia. Capacitación Externa: Son cursos
sobre temas específicos, dictados por centros o instituciones de
prestigio a nivel nacional o internacional. Capacitación Interna:
Son actividades entregadas a un colaborador para entregar destrezas
y/o habilidades para que pueda desarrollar una tarea o trabajo.
Plan de Capacitación: Es el conjunto de actividades de capacitación
y entrenamiento necesarios a realizar por el personal para corregir
una deficiencia o mejorar un proceso o de preparación para una
nueva línea o proceso. Beca: Es una subvención que se entrega a un
colaborador de la Agencia para que realice estudios de tipo técnico
de alguna área en específico. Detección de Necesidades de
Capacitación: Es la acción de conocer que actividades son
necesarias para reforzar, o entregar las habilidades y/o
conocimientos necesarios para ejecutar correctamente una actividad.
OTEC: Organismo Técnico de Ejecución de actividades de
capacitación.
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PROCEDIMIENTO
AChEEar Agencia Chilena de -111W Eficiencia Energética
CAPACITACIÓN
Responsable Encargada de
Recursos Humanos
4 .0 Responsables
Es responsabilidad de los siguientes cargos con sus respectivas
funciones hacer cumplir este procedimiento:
Encargada de Recursos Humanos: Es la responsable de la
elaboración, coordinación y seguimiento del Plan de Capacitación.
Jefe de Administración y Finanzas: debe asegurar disponibilidad
presupuestaria para la ejecución del Plan de Capacitación. Jefes de
Área: Son responsables de asegurar la participación del personal en
las actividades de capacitación y formación, de detectar e informar
sobre las necesidades grupales e individuales de la capacitación y
formación del personal a su cargo. Colaboradores Agencia: Son los
responsables de participar activamente en las actividades de
capacitación y/o formación determinadas por la organización y
aplicar los conocimientos aprendidos. Director Ejecutivo: debe
aprobar el Plan de Capacitación junto al Directorio de la
Agencia.
5.0 Descripción del procedimiento 5.1.1 Condiciones
generales
La capacitación interna busca acortar las brechas detectadas a
través de los convenios y/ o las evaluaciones de desempeño, tanto
en habilidades blandas como duras. Las desviaciones detectadas en
este proceso, por otra vía, serán incluidas en el plan anual de
capacitación.
Otro objetivo de la capacitación es fortalecer, desarrollar y
potenciar a las personas del equipo, especialmente en aquellas
áreas donde la Agencia estime deben generarse nuevas
capacidades.
Los profesionales que posean dos cartas de amonestación y/o los
profesionales que contengan un contrato a plazo fijo con la Agencia
no serán incluidos en el plan de capacitación, salvo que el
Director Ejecutivo lo autorice.
5.1.2 Financiamiento
El costo incurrido en ejecutar el plan de capacitación será de
cargo de la Agencia.
También dependerá de la asignación presupuestaria del año
calendario Dicho presupuesto se definirá al inicio de cada año
calendario.
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PROCEDIMIENTO
ACh EE Agencie Chillona de Sili
Eficiencia Energética CAPACITACIÓN
Responsable Encargada de
Recursos Humanos
6.0. Desarrollo
6.1.1 Capacitación colaboradores
El proceso de capacitación para los colaboradores de la Agencia
se realizará en las siguientes etapas:
Primera Etapa Detección de las necesidades de capacitación.
Segunda Etapa: Elaboración del plan de capacitación.
Tercera Etapa: Ejecución de la capacitación.
Cuarta Etapa: Evaluación de la eficacia de la capacitación.
Primera Etapa: Detección de Necesidades de capacitación
La detección de necesidades de capacitación podrán ser
identificadas a través de los siguientes medios:
Resultado de convenio de desempeño. Potenciar conocimientos
técnicos específicos. Planes de desarrollo de la Agencia. Por
requisitos legales. Ocurrencia de incidentes y/o emergencia.
Preparación y desarrollo de carrera.
Descripción de los contenidos sobre la detección de necesidades
de capacitación:
Convenio de desempeño. Brechas detectadas luego de terminado el
proceso de evaluación de desempeño. Una vez realizada la reunión
final del convenio de desempeño, se podrán identificar habilidades
blandas y/o técnicas a trabajar. Sólo se incluirán capacitaciones
de acuerdo al plan de trabajo a realizar, esto basado en el perfil
del profesional, definido por la Agencia.
Potenciar conocimientos técnicos específicos: En el caso de
presentar falencias en la aplicación de los conocimientos técnicos
establecidos por la Agencia, el jefe de área o superior directo
será el responsable de informar está detección de necesidad de
capacitación y tramitará la solicitud al encargado de recursos
humanos para la gestión e incorporación de dicha capacitación en el
plan anual, con la previa aprobación del jefe de administración y
finanzas.
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PROCEDIMIENTO a ACh E E Wat
Agencia Chilena de
Eficiencia Energética CAPACITACIÓN Responsable Encargada de
Recursos Humanos
Planes de desarrollo de la Agencia (Nuevos negocios): Si se
presentaran necesidades de capacitación a causa de nuevos planes de
desarrollo de Agencia, el Director Ejecutivo deberá indicar los
nuevos objetivos en la Agencia y serán los jefes de área los
responsables de realizar el seguimiento del cumplimiento de estos
objetivos para que la encargada de RRHH elabore el plan, conforme a
las necesidades detectadas.
Por requisitos legales: En el caso de presentarse la inclusión
de nuevos requisitos legales en el desarrollo de las actividades de
la Agencia que deban ser conocidos o afianzados por el personal
involucrado, deberán ser informados por su jefatura directa e
incorporarlos en el plan anual de capacitación.
Ocurrencia de Incidentes y/o emergencias: Cada vez que ocurriera
un incidente y/o emergencia que amerite realizar capacitación, se
solicitará autorización al jefe de administración y finanzas para
incluir en el plan de capacitación, éstas deberán también ser
incluidas en el plan de capacitación del área de prevención de
riesgos.
spau, - desarrollo de carrera: Los colaboradores que deseen,
podrán postular a una beca para el desarrollo de su carrera, la
cual se complementará con las brechas detectadas en el convenio de
desempeño anual. Las solicitudes deberán ser presentadas por el
jefe directo, la cual será analizada y autorizada por el Director
Ejecutivo.
Toda capacitación interna deberá quedar en el Registro de
Actividades de Capacitación, bajo el resguardo de la Encargada de
Recursos Humanos.
Segunda Etapa: Elaboración del plan de capacitación
Una vez realizado el diagnóstico de brechas de desempeño, cada
Jefe de Área será responsable de entregar un plan de trabajo, bajo
el formulario de solicitud de capacitación y/o resultado del
convenio de desempeño, para la elaboración el plan de capacitación.
El plan de capacitación deberá ser aprobado por el Directorio para
su ejecución.
La encargada de recursos humanos será responsable de los
siguientes puntos:
Definición de prioridades de capacitaciones de acuerdo a
objetivos, en la primera etapa de detección de necesidades de
capacitación. Establecer si la relación de las actividades de
capacitación se harán de forma interna o externa, dependiendo de la
característica del curso. Valorización del programa de capacitación
y búsqueda de proveedores. Desglose de Propuesta económica del plan
de Capacitación.
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PROCEDIMIENTO
AChEE ifrL 1 Agencia Chilena de lir
Eficiencia Energética CAPACITACIÓN
Responsable Encargada de
Recursos Humanos
Tercera Etapa: Ejecución del plan de capacitación
La encargada de recursos humanos, será la responsable de la
correcta implementación del plan de capacitación, como así de
optimizar la adecuada utilización de los recursos aprobados por el
Jefe de administración y finanzas, considerando los siguientes
puntos:
Contratar los cursos de Capacitación de forma oportuna y con
anticipación confirmando las fechas aprobadas.
Comunicar con la adecuada anticipación a los interesados del
inicio de los cursos, indicando fecha, lugar, horario y
características generales de la Capacitación, vía correo
electrónico.
La postulación a becas internacionales y/o nacionales (dictadas
por Universidades u otros organismos) serán realizadas una vez al
año y solo se realizarán con la autorización de la Dirección
Ejecutiva, las cuales estarán supeditadas a la hora/hombre
disponible del equipo de profesionales la Agencia.
Cada colaborador que participe en una actividad de capacitación,
al término de cada actividad, será responsable de entregar a la
encargada de recursos humanos los siguientes documentos: diploma,
certificado de notas (si hubiera), asistencia a la actividad de
capacitación, entre otros. La persona que no cumpla con estos
requisitos será sancionado con una carta de amonestación.
Solicitud de curso fuera de la planificación y aprobación de
asistencia.
Para acceder a los cursos de capacitación y perfeccionamiento,
los colaboradores de la Agencia deberán contar con contrato
indefinido. Los colaboradores con contratos a plazo fijo podrán
postular siempre y cuando lleven más de un año en la agencia. La
aprobación final estará sujeta a lo indicado por el Director
Ejecutivo.
El colaborador que requiera capacitación de manera particular
cuyo financiamiento provenga de su patrimonio personal y que no
esté programada en el plan anual de capacitación, podrá solicitar
permiso para el desarrollo de la actividad dentro de su jornada
laboral. Para lo anterior, necesitará autorización de su jefatura
directa, en donde se le presentará un plan de trabajo con las horas
de permiso solicitadas.
Cada actividad de capacitación implica una significativa
inversión de recursos y por ello, es requisito el cumplimiento de
asistencia. Las ausencias a las actividades de capacitación, deben
ser informadas con 48 hrs. de anticipación a la encargada de
Recursos Humanos.
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PROCEDIMIENTO " AC h E E lat
Agence• Chilena de
Eficiencia Energética CAPACITACIÓN Responsable Encargada de
Recursos Humanos
Quinta Etapa: Eficacia del plan de capacitación.
La eficacia de las capacitaciones se efectuará de la siguiente
manera:
La evaluación de la capacitación se realizará dentro de los
primeros 4 meses después de terminada la actividad de capacitación.
Será responsabilidad de la encargada de recursos humanos aplicar
los instrumentos de evaluación y de avisar con la debida
anticipación a las jefaturas directas para que cumplan con los
plazos. Los instrumentos de evaluación serán definidos por la
encargada de RRHH y la
jefatura directa del colaborador.
7.0 Anexos
Anexo 1: Solicitud de capacitación
Anexo 2: Compromiso de participación y asistencia
Anexo 3: Evaluación de la actividad de capacitación
8.0 Vigencia
Este instructivo rige para todos los colaboradores de Agencia de
Eficiencia Energética, a contar del 04 de Noviembre de 2016.
9.0 Control de Registros Revisión Fecha
01-11-2016 Cambios realizados Creación del documento
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Contacto Empresa Capacitación
AChEE cjr Agencia Chilena de Eficiencia Energética
Anexo 1
SOLICITUD DE CAPACITACIÓN VIO BECA
Nombre del Curso
Fecha de la Solicitud
Organismo de Capacitación
Dirección donde se realizará
Teléfono Empresa Capacitación
Fecha Inicio
Horario de Clases
Total Horas
Valor Unitario
Fecha de Término
Total Días
Mañana Tarde
Trabajadores a ser capacitados
Nombre del Trabajador Rut del Trabajador Fecha de Nacimiento
1
2
3
4
5
6
7
a
9
Costo Total Empresa
Costo Total Trabajador
Costo Total
Curso Aprobado
Curso Rechazado
Jefe del Area Motivos del Flechazo
" Para la Aprobación de los cursos se deben completar todos los
parametros del formulario "
Director Ejecutivo
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Rut Nombre completo Firma
ACh E E lié Ngenc a Inil•na de
Eficiencia Energét ca
Anexo 2
Compromiso de Capacitación
Nombre del curso: Horario de Clases: Duración:
Otec o entidad que imparte el curso:
El ó los Trabajadores, abajo firmantes de la Agencia Chilena de
Eficiencia Energética, se comprometen a:
Asistir al curso de capacitación inscritos por la Organización.
A cumplir con el 75% de asistencia. Entregar a tiempo las
actividades, exámenes, prácticas, o trabajos finales. Obtener
calificación final aprobatoria Entregar diploma y/o comprobante de
asistencia de capacitación al Recursos Humanos.
departamento de
Lista departicipantes:
Fecha de Emisión: 01/11/2016
Emite: Recursos Humanos
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EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Anexo 3
AChEE'rj Agencie Chilena de
Eficiencia Energética
(Este formulario debe ser llenado por el Jefe Directo del
participante,
3 meses después de efectuada la actividad de capacitación)
Curso
Fecha Curso
Alumno
Jefe que Evalúa
Hora Curso
Fecha Evaluación
Aplicación del Conocimiento
Calificar con Nota del 1 al 7 Evidencia un mayor conocimiento en
el área que se capacitó
Ha generado aplicación práctica en el "qué hacer cotidiano
Ha transmitido a sus pares y/o jefatura los nuevos
conocimientos
Productividad
Calificar con Nota de 1 al 7 Ha significado una mayor eficiencia
en su desempeño
La inversión de tiempo en el curso se ha recuperado producto
de
las nuevas destrezas adquiridas
Ha generado nuevas ideas, proyectos o aportes derivados de
su asistencia al curso
Evaluación General del Curso El impacto en el participante, ha
logrado satisfacer
as espectativas que usted había trazado en el curso
Calificar con Nota de 1 al 7
El desarrollo del curso fue compatible con las actividades
laborales
La capacitación recibida por el trabajador aportó al logro de
los
objetivos de la unidad que usted dirige
Promedio de Evaluación
Comentarios
La actividad de capacitación ha sido un aporte a la mejora del
desempeño del trabajador
Si
NO
¿Cree usted que es necesario realizar este curso en un nivel de
profundidad mas avanzado?
(Imprima y firme este formulario y envielo a Recursos
Humanos)
Emisor: RRHH
Fecha de la emisión: 01.09.2016 Versión: O
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