PRO4 DELOVNI TOK

PRO4 – DELOVNI TOK

PRO 4- Kratka navodila za uporabo

1

Kazalo

1 NADZORNA PLOŠČA ....................................................................................................... 2 2 MODUL DELOVNI TOK ................................................................................................... 4 3 POSTOPKI ......................................................................................................................... 6

3.1 AKCIJE NAD POSTOPKI .................................................................................................... 6 3.2 POSTOPKI V IZVAJANJU ................................................................................................... 9

4 ŠIFRANTI ........................................................................................................................ 13 4.1 DELOVNO PODROČJE .................................................................................................... 13 4.2 DEFINICIJA POSTOPKA .................................................................................................. 14 4.3 SKUPINA .................................................................................................................... 19


2

1 NADZORNA PLOŠČA

Ob prijavi v program se nam odpre uvodna stran Nadzorna plošča, na kateri si lahko sami določimo, kaj želimo videti. S klikom na črno puščico v desnem kotu se nam odpre meni, v katerem si izberemo željeno dejavnost na nadzorni plošči.

V zgornjem desnem kotu lahko s klikom na zastavo izberemo jezik programa.

Če kliknemo na svoje uporabniško ime, se nam odpre tabela, kjer se s klikom na Odjava, odjavimo iz programa..

S klikom na Posodobi uporabnikove podatke se nam odpre tabela Uporabniške nastavitve, kjer lahko določimo privzeto podjetje, privzeti jezik, spremenimo e-mail naslov ali spremenimo geslo.


3

S klikom na Podpora se nam odpre tabela Podpora, s pomočjo katere lahko pošljemo vprašanje ali napako na Pro-bitovo podporo.


4

Kadar imamo v prijavljenih več podjetij, lahko s klikom na ikono za Izbiro podjetja, izberemo podjetje, v katerem želimo delati.

Kadar kliknemo na ikono Info/pomoč, nam program ponudi informacije in pomoč za delo s programom.

V levem zgornjem kotu se nahaja ikona Skrij, pokaži menu, s katero skrijemo meni na levi strani.

S klikom na ikono Odpri v novem zavihku nam program omogoča, da ga odpremo v novem zavihku, kar nam je v veliko pomoč, če želimo delati v dveh modulih hkrati.

2 MODUL DELOVNI TOK

Modul Delovni tok izberemo s klikom na nadzorna plošča.

Na levi strani se nam odprejo moduli, s klikom nanj, izberemo željeni modul.


5

Odpre se nam nadzorna plošča delovnega toka. Na njej si lahko sami določimo, kaj želimo videti. S klikom na črno puščico v desnem kotu se nam odpre meni, v katerem si izberemo željeno dejavnost na nadzorni plošči. (Priporočamo, da si tukaj nastavite akcijo Postopki v delu, kjer lahko spremljamo vse postopke v izvajanju.)

Na desni strani imamo ikono za izbiro števila oken. Izberemo si željeno število. S klikom na Osveži, nadzorno ploščo osvežimo, s klikom na Shrani pa shranimo nastavljene nastavitve.

V tabeli Postopki v delu se nam na levi strani pojavita dve barvni ikoni. S klikom na ikono Posreduj nam program omogoči posredovanje dokumenta izbrani osebi. Odpre se nam tabela Posredovanje, kjer določimo korak in osebo, ki ji želimo dokument posredovati.


6

S klikom na ikono Zaključi dokument, lahko dokument zaključimo brez vmesnih korakov. Odpre se nam tabela za Posredovanje in izbirnik, kjer si izberemo korak, v katerega želimo poslati dokument.

3 POSTOPKI

3.1 AKCIJE NAD POSTOPKI

S klikom na Akcije nad postopki v levem meniju nas program postavi v tabelo Akcije nad postopki. To storimo takrat, kadar želimo spremeniti trenutni korak dokumenta ali že zaključen dokument vrniti v postopek. S klikom na ikono Uredi lahko odpremo že dodano akcijo in jo uredimo.

V okencu Korak izberemo želeni korak. Z ikono se nam odpre tabela s podatki, s katerimi nastavimo želeni korak in vrnemo dokument v postopek. V tabeli Komentarji lahko dodamo komentar s klikom na dodaj nov zapis. V spodnjem delu tabele se nahaja še Zgodovina postopka.


7

S klikom na ikono akcijo shranimo ali jo zavržemo s klikom na ikono . S klikom na rdečo puščico Izhod zgoraj desno se vrnemo na prejšnjo stran, kjer smo delali.

V desnem zgornjem kotu si lahko nastavimo število zapisov na strani. To naredimo s klikom na črno puščico in izbiro številke.


8

S klikom na ikono Prikaže vse nam program pokaže tudi zapise, ki smo jih označili za neaktivne.

Zgoraj desno lahko listamo po straneh.

S klikom na ikono Prilagodi prikaz podatkov določimo, katero polje želimo imeti aktivno in katerega ne rabimo (ukaz skrij).

Ko kliknemo na ikono Prilagodi prikaz podatkov, se nam odpre tabela, pod katero se nahajata

ikoni , s pomočjo katerih spremenimo vrstni red polj. Če npr. želimo imeti za poljem Delovno področje polje Partner (namesto stanja), se postavimo na polje Partner in tolikokrat kliknemo gumb Up, da spravimo polje Partner za polje Delovno področje (v našem primeru trikrat). S klikom na Izpis podatkov lahko natisnemo željene podatke iz tabele.

Pri upravljanju z dokumenti vam pomagata tudi gumba Osveži podatke ter Počisti vse filtre in sortiranje ter osveži podatke.


9

FILTRIRANJE PODATKOV

V programu lahko uporabljamo tudi različne filtre, kjer si podatke filtriramo po posameznih poljih v tabeli. To naredimo tako, da kliknemo v prazno polje, vpišemo želelni filter in kliknemo ikono

. Za filtriranje imamo več možnosti. Uporabimo lahko znaka manjše, večje (npr.: >2; <2). Podatke lahko omejimo od-do, to naredimo tako, da v prazno polje vpišemo število, naredimo tri pike in znova število (npr.: 2…5). Prav tako lahko filtriramo s pomočjo znakov && (and) ali || (or – za ta znak kliknemo altGr+w). Npr.: iščemo tri različne podatke, v filter zapišemo 2||4||5 – filter nam poišče samo te podatke. Kadar uporabimo znaka &&, pa nam filter poišče tiste podatke, ki imajo vključeno željeno število. Npr.: v filter vpišemo 1&&2. Filter nam poišče dokument, ki vsebuje ta dva števila. Uporabljamo lahko več filtrov hkrati. 3.2 POSTOPKI V IZVAJANJU

S klikom na Postopki v izvajanju v levem meniju nas program postavi v tabelo Postopki v izvajanju. Generični postopek uporabljamo za spremljanje postopkov, ki niso vezani na poštne dokumente ali priložnosti v CRM. Pred začetkom posredovanja moramo narediti novo delovno področje (navodila za kreiranje novega področja so opisana v točki 4.1) in postopek vezan nanj (navodila za kreiranje novega postopka so opisana v točki 4.2).

V tabeli zgoraj imamo ikone za hitro izbiro postopka. Ikone so prilagojene postopkom, ki jih imamo vnesene v šifrantu delovni postopek.


10

S klikom na željeno ikono se odpre tabela urejanje postopka v izvajanju, kjer se samodejno napolni polje postopek, korak, kreiral, posredovano od. Tukaj lahko postopek uredimo, dodamo komentar, produkt, vezani dokument ali dodatne podatke.

Če želimo v tabeli podatke filtrirati po določenem postopku, to najlažje naredimo s klikom na željeni postopek nad tabelo (sivo obarvane ikone).

S klikom na Uredi odpremo že shranjen postopek in ga uredimo.


11

Nov postopek lahko dodamo tudi s klikom na dodaj nov zapis.

Odpre se tabela za urejanje postopka v izvajanju. S pomočjo izbirnikov izpolnimo polja:

- postopek, - korak, - posredovano do.

V tabeli komentarji s klikom na dodaj nov zapis dodamo komentar. S klikom na odstrani zapis lahko komentar izbrišemo.

V tabeli produkti lahko dodajamo produkte s klikom na dodaj nov zapis. V polju produkt izberemo željeni produkt iz šifranta, dodamo količino, ceno. V polju skupaj se zneski produktov seštevajo. S klikom na odstrani zapis lahko produkt izbrišemo.


12

V tabeli vezani dokumenti, lahko vežemo željeni dokument. S klikom na Dodaj nov zapis dodamo

nov dokument. V polju tip dokumenta izberemo željeni tip. S klikom na ikono Naloži odpremo

raziskovalca, poiščemo datoteko in jo naložimo. S klikom na ikono Prenesi odpremo predogled priloženega dokumenta. S klikom na ikono odstrani zapis priložen dokument izbrišemo. To lahko naredimo preden urejanje generičnega postopka ne shranimo. Ko enkrat tabelo urejanje shranimo, vezanih dokumentov ne smemo več brisati.

Ob vezavi določenega tipa dokumenta se odpre tudi tabela dodatni podatki, če ima izbrani tip dokumenta dodatne podatke vezane. V polja lahko vnesemo vrednosti dodatnih podatkov.

V spodnjem delu tabele se nahaja še Zgodovina postopka.


13

S klikom na ikono Posreduj zgoraj v desnem kotu lahko postopek posredujemo naprej, s klikom na Zavrni pa vrnemo korak nazaj.

S klikom na ikono generični postopek shranimo ali zavržemo s klikom na ikono . 4 ŠIFRANTI

4.1 DELOVNO PODROČJE

S klikom na Delovno področje v levem meniju nas program postavi v tabelo Delovna področja. S klikom na ikono Uredi lahko odpremo že dodano delovno področje in ga uredimo.

S klikom na ikono Dodaj nov zapis odpremo tabelo Urejanje delovnega področja.

Odpre se nam tabela Urejanje delovnega področja, kjer lahko izpolnimo prazna okenca za privzeti postopek, naziv in opis.

Prav tako obkljukamo želene akcije. Privzeto za PK obkljukamo, kadar želimo, da je izbrano delovno področje predlagano ob vnosu novega poštnega dokumenta. Račun nam pove, da gre za vnos računa in se posledično ob vnosu novega poštnega dokumenta vnesejo podatki vezani na račun (datum storitve, datum zapadlosti, zahtevana vrednost). Privzeto za reklamacije je delovno področje, ki ga program predlaga ob vnosu nove reklamacije v modul CRM.


14

S klikom na ikono delovno področje shranimo ali ga zavržemo s klikom na ikono . 4.2 DEFINICIJA POSTOPKA

S klikom na Definicija postopka v levem meniju nas program postavi v tabelo Postopki. S klikom na ikono Uredi lahko odpremo že dodan postopek in ga uredimo.

S klikom na ikono Dodaj nov zapis odpremo tabelo Urejanje postopka.

V tabeli lahko nastavljamo osnovne podatke, in sicer Delovno področje, Naziv, Privzeti tip dokumenta in Opis.

Pod tabelo z osnovnimi podatki se nahajata dva zavihki.

S klikom na zavihek Koraki se nastavi celoten postopek. Postopek dodajaš s klikom na ikono Dodaj nov zapis.


15

V tabeli izpolnimo zaporedno številko koraka, naziv koraka in določimo naslednji korak. Pri vnosu novega postopka je potrebno najprej vnesti vse korake in šele nato nastavimo vezave z naslednjimi koraki. Naslednji korak program predlaga pri posredovanju dokumentov.

Vsakemu koraku določimo lastnosti tako, da obkljukamo ustrezno opcijo. Končni korak je zadnji korak v postopku, ki je lahko eden ali več (npr. račun je zaključen s prenosom v DDV ali z zavrnitvijo). Izvoz v DDV je korak, v katerem je račun primeren za prenos v knjigo prejetih računov. Pozicijsko potrjevanje pomeni, da je na tem koraku potrebno vrednostno uskladiti potrjen del računa z zneskom na računu. Če obkljukamo zahtevano stroškovno mesto ali zahtevan konto moramo na vnosu potrditvene pozicije obvezno izbrati stroškovno mesto oz. konto. Na koraku postopka se lahko vklopi tudi opcija »Obvesti predhodno odgovorno osebo?«, kar pomeni, da ob posredovanju pošte dobi e-mail tudi tisti, ki je imel pošto v delu predhodno.

Kadar kliknemo na ikono nam program omogoči brisanje naslednjega koraka.


16

Za lažjo preglednost dokumentov si lahko na tem mestu izberemo tudi barvo za določen korak. Ta barva nam bo omogočila lažjo preglednost v tabeli Poštnih dokumentov (Poštna knjiga) in Reklamacijah (CRM). Najprej kliknemo na korak, ki ga želimo obarvati. S klikom na barve se nam odprejo barve, kliknemo na izbrano barvo in ikono V redu. Označen korak in barva bosta zdaj vidna v tabeli Poštnih dokumentov (kadar izberemo postopek E-likvidatura) ali na Reklamacijah (kadar izberemo postopek Reklamacija), da lahko hitro ugotovimo, v katerem koraku se nahaja dokument.


17


18

V tabeli vloge na koraku določimo dejansko skupino ali delavca, ki ima pravico dostopa do dokumenta, ki se nahaja v izbranem koraku. To storimo s klikom na Dodaj nov zapis ali na ikono

, kjer v šifrantu izberemo delavca ali skupino.


19

Drugi zavihek je Samodejno posredovanje. Ta funkcionalnost nam omogoča podrobno nastavljanje prehodov iz koraka v korak (npr. določimo najpogostejše nosilce koraka; nosilce koraka glede na partnerja ali na znesek računa). S klikom na Dodaj nov zapis se nam odpre tabela za urejanje samodejnega posredovanja.

V prazna polja vpišemo oz. s klikom na ikono iz šifranta izberemo Posreduj iz, Posreduj v ter osebo, kateri bodo namenjeni vsi računi. Če nastavimo Pogoj – partner, bodo vsi računi določenega partnerja posredovani izbrani osebi. Če nastavimo še Mejni znesek, bodo računi do določenega zneska posredovani izbrani osebi. Če pustimo polja prazna, teh pogojev nimamo nastavljenih.

S klikom na ikono postopek shranimo ali ga zavržemo s klikom na ikono . 4.3 SKUPINA

S klikom na Skupina v levem meniju nas program postavi v tabelo Skupine. To storimo takrat, kadar želimo omogočiti vnos pravic za delovni postopek določeni osebi. S klikom na ikono Uredi lahko odpremo že dodano skupino in jo uredimo.


20

S klikom na ikono Dodaj nov zapis odpremo tabelo Urejanje skupine.

V tabeli se nahajajo osnovni podatki – ime skupine ter člani skupine. Člana skupine lahko dodamo s klikom na dodaj nov zapis, kjer v prazno polje vpišemo ime in priimek člana ali pa ga s pomočjo

ikone poiščemo v šifrantu in kliknemo ikono .


21

Člana skupine izbrišemo s klikom na Odstrani zapis.

S klikom na ikono skupino shranimo ali jo zavržemo s klikom na ikono .

PRO4 DELOVNI TOK

Documents