-
PRO-25-2-04 RECAUDO
PROVEEDOR
- Proceso de
Facturación
Académica
- Proceso
Facturación
Comercial
- Proceso de
Gestión de Cartera
- Cliente/
Estudiante/
Donante
- Unidad
ENTRADAS
- Pago
- Conceptos a
Cobrar
- Carta de
Compromiso
Clientes:
- Dirección
Financiera
Producto
(Salida):
- Recaudo
Registrado
Verificación
de
Documentos
Registro de
Recaudo en el
Sistema
Documentos
Revisados
Recaudo
Registrado
Cliente/
Estudiante/
Donante
Unidad
Procesos
Nivel 2
Procesos
Nivel 1
Procesos
de Nivel 3
Salida
Pago
Conceptos
A Cobrar
Entidad
Externa
Carta de
Compromiso
Tesorería
-
PRO-25-2-04-01
RECAUDO DE CONFIRMACIÓN RESERVA DE CUPOT
ES
OR
ER
ÍAE
ST
UD
IAN
TE
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Automáticamente
Automáticamente
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Realizar Pago
¿El pago fue
en banco?
NO
SÍ
12
Recaudo de
anticipo por caja
10
Hacer Cierre de
Clave de
Reconciliación
11
Pasar a Libro
Mayor
3
Cargar Archivo
de Asobancaria
¿Todas las
partidas son
identificadas?
SÍ
NO
8
Registrar en el
Dummy
Movimiento Diario Bancario
2
Descargar
archivo de
Asobancaria
7
Revisar lote de
pagos
15
Registrar pago
cancelando CxC
9
Contabilización o
compensación
de Partida de
Dummy
13
Creación
Automática de
Estudiante
14
Creación de CxC
y NCR
4
Creación
Automática de
Estudiante
5
Cancelar CxC
6
Crear NCR de
Anticipo por
Pago en Banco
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo de Confirmación Reserva de Cupo
Objetivo: Procedimiento para registrar en el sistema el recaudo
por concepto de confirmación de reserva de cupoFirmante
AlcanceDesde que el estudiante realiza el pago hasta que este se
pasa al libro mayor en el sistema
Código:PRO-25-2-04-01
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Proceso de facturación
AcadémicaRecibo de Pago1Realizar PagoPreviamente en el portal se
generó una orden de pago a cargo del estudiante admitido, con la
cual este debe realizar el pagoEstudianteRecaudo
RegistradoDirección Financiera
2Descargar archivo de AsobancariaDescargar archivo de
Asobancaria
3Cargar Archivo de AsobancariaCargar Archivo de Asobancaria en
el sistema, mediante la transacción
ZFICA001TesoreríaFICAZFICA001Movimiento diario bancario
4Creación Automática de EstudianteUna vez se hace el recaudo con
el cargue del archivo de Asobancaria, automaticamente el sistema
revisa si se debe crear al estudiante. En caso que el estudiante no
este creado, el sistema:- Crea Datos Maestros con la transacción
BP- Crear Cuenta Contrato con la transacción CAA1- Crear Objeto
Contrato mediante la transacción WORKTesoreríaFICABP, CAA1,
WORK
5Cancelar CxCAdicionalmente, el sistema cancela la CxC
automaticamenteTesorería
6Crear NCR de Anticipo por Pago en BancoEn este momento el
sistema realiza una consulta en la tabla temporal donde se
encuentra registrada toda la información sobre la orden de pago
generada al estudiante, con esta información se crea la cuenta por
cobrar de la confirmación de cupo o reserva de cupo según la
operación con la transacción FPE1TesoreríaFICAFPE1
7Revisar lote de pagosRevisar lote de pagos mediante la
transacción FP05TesoreríaFICAFP05
8Registrar en el DummySi al realizar el proceso de compensación
quedan partidas pendientes por identificar se registran en una
opción dentro del recaudo denominadas “partidas pendientes por
clarificar”, transacción FP05TesoreríaFICAFP05
9Contabilización o compensación de Partida de
DummyContabilización o compensación de Partida de Dummy mediante la
transacción FP06FICAFP06
10Hacer Cierre de Clave de ReconciliaciónAl finalizar el recaudo
por bancos y caja, se cierra la clave de reconciliación con la
transacción FPG4TesoreríaFICAFPG4
11Pasar a Libro MayorTrasladar al libro mayor FI con la
transacción FPG1TesoreríaFICAFPG1
12Recaudo de anticipo por cajaCuando el pago es por caja con la
referencia de la orden de pago se consulta en la “tabla temporal”,
con la información de esta tabla se crea la cuenta por cobrar de la
confirmación de cupo o reserva de cupo según la operación con la
transacción ZFICA007TesoreríaFICAZFICA007
13Creación Automática de EstudianteUna vez se hace el recaudo
con el cargue del archivo de Asobancaria, automaticamente el
sistema revisa si se debe crear al estudiante. En caso que el
estudiante no este creado, el sistema:- Crea Datos Maestros con la
transacción BP- Crear Cuenta Contrato con la transacción CAA1-
Crear Objeto Contrato mediante la transacción WORKTesoreríaFICABP,
CAA1, WORK
14Creación de CxC y NCRAdicionalmente, el sistema Creación de
CxC y NCR automaticamenteTesorería
15Registrar pago cancelando CxCRealizar Traslado de Caja a
Bancos con la transacción FPCJTesoreríaFICAFPCJ
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
3Movimiento diario bancarioRestringidaDiarioElectrónicoSAP
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-01-recaudo de confirmacion
reserva de cupo.xlsx
-
PRO-25-2-04-02
RECAUDO DE MATRÍCULAS
TE
SO
RE
RÍA
ES
TU
DIA
NT
E
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Automáticamente
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
¿Hay que
hacer
compensació
n?
NO
SÍ
¿Es matrícula
extraordinaria
?
SÍ
¿Estudiante
tiene
financiación?NO
SÍ
20
Imprimir Recibo
de Caja
Recibo
de Caja
NO
7
Crear NCR por
Descuentos
8
Realizar
Compensación
de Anticipo
NO
9
Crear CxC
Matrícula
Extraordinaria
22
Trasladar Caja a
Banco
12
Hacer Cierre de
Clave de
Reconciliación
13
Pasar a Libro
Mayor
Tipo de Pago BANCO
CAJA
17
Registrar Pago y
Cancelar CxC
con Recibo de
Caja
10
Registrar Pago y
Cancelar CxC de
Matrícula
¿Tiene
préstamo?
18
Crear CxC por
Préstamo
SÍ
SÍ
1
Realizar Pago
¿Tiene
préstamo?
NO
16
Crear CxC por
Préstamo
¿Todas las
partidas son
identificadas?
NO
SÍ
21
Obtener Reporte
de Cuadre de
Caja Diario
Reporte de Cuadre
de Caja Diario
19
Cartera
Académica
¿El pago fue
en banco?
NO
SÍ
12
Recaudo de
anticipo por caja
3
Cargar Archivo
de Asobancaria
Movimiento
Diario Bancario
2
Descargar
archivo de
Asobancaria
4
Creación
Automática de
Estudiante
5
Crear y Cancelar
CxC
8
Registrar en el
Dummy
9
Contabilización o
compensación
de Partida de
Dummy
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-2-03-gestion_de_cartera.pdfFicha
técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo de Matrículas
Objetivo: Procedimiento para registrar en el sistema el recaudo
por matrículaFirmante
AlcanceDesde que el estudiante realiza el pago hasta que este se
pasa al libro mayor en el sistema
Código:PRO-25-2-04-02
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Estudante Pago1Realizar
PagoCon la orden de matrícula, el estudiante realiza el
pagoEstudianteRecaudo RegistradoDirección Financiera
2Consultar Estudiante en Motor de LiquidaciónCuando se recibe el
pago por parte del estudiante ya sea a través del banco o a través
de la caja, el sistema realiza una consulta en la tabla temporal
donde se encuentra registrada toda la información sobre la orden de
pago generada al estudiante, está información contiene: concepto de
matrícula (pregrado, maestría, especialización, doctorado,
extensión, vacaciones), valor de la matrícula, valor de todos los
descuentos por concepto de becas o préstamos y los saldos a favor
del estudianteTesorería
3Crear Datos MaestrosEn caso que el estudiante no este creado,
se debe Crear Datos MaestrosTesoreríaFICA
4Crear Cuenta ContratoCrear Cuenta ContratoTesoreríaFICA
5Crear Objeto ContratoCrear Objeto Contrato para pasar a
registrar el pago en el sistemaTesoreríaFICA
6Crear CxC por MatrículaCon la información concepto y valor de
matrícula se crea la cuenta por cobrar de matrícula con la
transacción FPE1TesoreríaFICA
7Crear NCR por DescuentosSi el alumno tiene descuentos por becas
o préstamos se crea una nota crédito con la transacción FPE1,
posteriormente se verifica si el estudiante tiene saldos a favor
(Confirmación de Ingreso o reserva de Cupo)TesoreríaFICA
8Realizar Compensación de AnticipoCon esta información el
sistema realiza un proceso de compensación transacción FP06, que
consiste en relacionar las Cuenta por Cobrar de matrículas, con la
nota crédito y el pago realizadoTesoreríaFICA
9Crear CxC Matrícula ExtraordinariaSi el pago es realizado
después de la primera o segunda fecha de plazo de pago y hasta la
tercera fecha de pago, y antes de realizar el proceso de
compensación se genera una cuenta por cobrar de pago extraordinario
con la transacción FPE1TesoreríaFICA
10Registrar Pago y Cancelar CxC de MatrículaCuando el proceso es
realizado a través del banco se baja el archivo del banco y se
carga al sistema a través de la transacción FP05TesoreríaFICA
11Reportar en Motor de LiquidaciónReportar en Motor de
LiquidaciónTesorería
12Hacer Cierre de Clave de ReconciliaciónAl finalizar los
procesos de bancos y caja, se cierra la clave de reconciliación con
la transacción FPG4 TesoreríaFICA
13Pasar a Libro MayorSe traslada al libro mayor FI con la
transacción FPG1. Esta clave corresponde a la contabilización de
todas y cada una de las partidas de un lote de información que
pasará a la contabilidad general FI – GLTesoreríaFICA
14Registrar en el DummySi al realizar el proceso de compensación
quedan partidas pendientes por identificar se registran en una
opción dentro del recaudo denominadas “partidas pendientes por
clarificar”, transacción FP05TesoreríaFICA
15Conciliación FICAPosteriormente se realiza el proceso de
conciliación en FICATesorería
16Crear CxC por PréstamoSi el descuento afectado es un préstamo
se crea una cuenta por cobrar transacción FP05, si el préstamo fue
otorgado por una entidad externa la cuenta se creara a nombre de
esta entidad (ejemplo: Ice tex), si es un préstamo interno la
cuenta de cobro quedará a nombre del estudianteTesoreríaFICA
17Registrar Pago y Cancelar CxC con Recibo de CajaCuando el
proceso es por caja la compensación de la cuenta por cobrar de
matrícula, con las notas crédito y el pago efectuado por el
estudiante se realiza a través de la transacción
FPCJTesoreríaFICA
18Crear CxC por PréstamoSi el descuento afectado es un préstamo
se crea una cuenta por cobrar transacción FP05, si el préstamo fue
otorgado por una entidad externa la cuenta se creara a nombre de
esta entidad (ejemplo: Icetex), si es un préstamo interno la cuenta
de cobro quedará a nombre del estudianteTesoreríaFICA
19Cartera AcadémicaParalelamente con la actividad 20, se pasa al
proceso de Cartera AcadémicaTesorería
20Imprimir Recibo de CajaSe realiza la impresión del recibo de
cajaTesoreríaRecibo de caja menor
21Obtener Reporte de Cuadre de Caja DiarioAl finalizar el día se
genera reporte general de caja (Arqueo de caja
diario)TesoreríaFICAReporte de cuadre de caja diario
22Trasladar Caja a Bancoluego traslada de caja a bancos con la
transacción FPCJTesoreríaFICA
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
20Recibo de caja menorInternaFísicoSAP
21Reporte de cuadre de caja diarioInternaFísico
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-02-recaudo de
matriculas.xlsx
-
PRO-25-2-04-03
RECAUDO CHEQUES POSFECHADOSA
PO
YO
FIN
AN
CIE
RO
ES
TU
DIA
NT
EC
OV
ICH
EQ
UE
TE
SO
RE
RÍA
Consignación de los chequesVerificación de Documentos Registro
de Recaudo en el Sistema
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Solicitar
Información2
Realizar
Simulación de
Pago
Documentos
Soporte
¿Está de
acuerdo con
los valores?
NO
SÍ
¿Tiene cuota
inicial?
SÍ
NO
3
Diligenciar y
Entregar
Documentos
Requeridos
4
Recibir y Revisar
Documentos del
Estudiante
¿Documentos
cumplen
requisitos?
NO
SÍ
5
Solicitar
Autorización de
Cheques
¿Autoriza
Solicitud?NO
SÍ
¿Se hace
registro
manual?
SÍ
NO
Listado de
Cheques
Posfechados
¿Es un
cheque
devuelto por
el banco?
NO
SÍ
6
Crear CxC de
Matrícula en el
Sistema
7
Crear NCR por
Pago con
Cheque
Posfechado
8
Compensar
9
Registrar Pago
10
Crear CxC por el
Total de Cheques
Posfechados
11
Crear plan de
pagos de la CxC
12
Realizar Cierre
Clave de
Reconciliación
13
Afectar Libro
Mayor
14
Generar Listado
de Cheques
Posfechados
para
Consignación
15
Registrar
Transacción
17
Realizar Cargue
16
Compensar
18
Generar CxC a
Covinoc
Formato de
Simulación
de Pago
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
Banco: FP05
Caja: FPCJ
Capital+
comisión +
intereses
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo Cheques Posfechados
Objetivo: Procedimiento para registrar el recaudo por cheques
posfechados en el sistemaFirmante
AlcanceDesde que el estudiante solicita información hasta que el
recaudo es registrado en el sistema
Código:PRO-25-2-04-03
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Proceso de Generación
de Orden de MatrículaOrden de Matrícula1Solicitar InformaciónEl
alumno solicita simulación de cheques posfechados en las oficinas
de la universidad con diferentes opciones (Cuota inicial, cantidad
de cheques) cuantas veces lo desee y hasta que se acomode a sus
necesidadesEstudiante- Registrar Recaudo- Cuenta por Cobrar a
CovinocDirección Financiera
2Realizar Simulación de PagoSe desarrollara una herramienta para
que el alumno elabore de forma automática la simulación de cheques
posfechados a manera informativaEstudiante, Covicheque, Apoyo
Financiero Formato de simulación de pago
3Diligenciar y Entregar Documentos RequeridosSi el alumno está
de acuerdo, se le imprime la simulación y se le entrega junto con
el formulario de la entidad externa que avala la operación, para
que los diligencie con las fechas y valores de la simulación y con
los datos del girador y del alumno al respaldo de cada uno de los
cheques solicitadosEstudianteDocumentos soporte
4Recibir y Revisar Documentos del EstudianteDespués de
diligenciados por el alumno, el funcionario recibe y revisa los
cheques y el formulario externo que no tengan tachones,
enmendaduras, o correcciones la respaldo del chequeApoyo
Financiero
5Solicitar Autorización de ChequesSe pasan a la entidad
avaladora para que valide la información del girador y los
avale.
Si los cheques NO son avalados, se le devuelven al alumno o
girador y se le ofrece otras alternativas de financiaciónApoyo
Financiero
6Crear CxC de Matrícula en el SistemaSi son aprobados, se crea
la cuenta por cobrar de la matrícula y adicionalmente se registran
los cheques en el sistema y se crea la cuenta por pagar con la
transacción FPE1 de la matrícula y la transacción FPE1 del préstamo
con cheques posfechadosApoyo FinancieroFICAFPE1
7Crear NCR por Pago con Cheque PosfechadoCrear NCR por Pago con
Cheque PosfechadoApoyo FinancieroFICAFPE1
8CompensarSe compensa con la matricula con la transacción
FPG06Apoyo FinancieroFICAFP06
9Registrar PagoSi el préstamo es parcial al valor de la
matricula se le genera un recibo con código de barras o
referenciado de pago por el portal.
El saldo se debe registrar manual con una transacción ZFP05
(Banco) si es por consignación en banco o si es con cheque al día
recibido en caja con una transacción FPCJ (Caja)Apoyo
FinancieroFICAFP05/ FPCJ
10Crear CxC por el Total de Cheques PosfechadosCrear CxC por el
Total de Cheques Posfechados mediante la transacción FPE1Apoyo
FinancieroFICAFPE1
11Crear plan de pagos de la CxCCrear CxC del plan de pagos
mediante la transacción FPE1. Se debe tener en cuenta Capital +
Comisión + InteresesApoyo FinancieroFICAFPR1
12Realizar Cierre Clave de ReconciliaciónDespués de realizar el
proceso de creación del plan de pagos se debe cerrar la clave de
reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICAFPG4
13Afectar Libro MayorSe registra la contabilidad en el libro
mayo FI con la transacción FPG1TesoreríaFICAFPG1
14Generar Listado de Cheques Posfechados para
ConsignaciónPeriódicamente se debe generar un reporte diario con
los cheques por consignar del día con la transacción FP04. Con este
reporte se identifican los cheques que se deben consignar y se crea
una relación que es enviada al bancoTesoreríaFICAZFICA005Listado de
cheques posfechados
15Registrar TransacciónEsta consignación se puede registrar en
el sistema de forma manual con la transacción FPCJ
TesoreríaFICAFPCJ
16CompensarTesoreríaFICAFP06
17Realizar CargueSi es cargue se realiza la transacción
ZFP05TesoreríaFICAZFICA006
18Generar CxC a CovinocSi el cheque es devuelto se elabora una
cuenta por cobrar a la entidad externa con la transacción FPE1, la
cual será cancelada con el giro posterior de la
mismaTesoreríaFICAFPE1
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
2Formato de simulación de pagoRestringidaFísicoAqueo de caja
3Documentos soporteRestringidaFísicoAqueo de caja
14Plan de pagosRestringidaFísicoExpediente de arqueo de caja,
soportes de pago de la matricula, SAP
17Listado de cheques posfechadosRestringidaElectrónicoSAP,
Excel
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-03-recaudo cheques
posfechados.xlsx
-
PRO-25-2-04-04
RECAUDO CON FACTURAT
ES
OR
ER
ÍAE
ST
UD
IAN
TE
EN
TID
AD
EX
TE
RN
A
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Automáticamente
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Elaborar Carta de
Compromiso
2
Entregar Carta a
Tesorería
3
Recibir y Revisar
Documentos del
Estudiante
- Carta de Compromiso
- Copia de RUT
¿El
documento
tiene
información
completa?
NO
SÍ ¿Tiene saldo?
SÍ
NO
10
Enviar Soportes
para Facturación
11
Facturación
Comercial
8
Crear CxC de
Matrícula en el
Sistema
9
Crear NCR por
Pago con
Factura
13
Realizar Cierre
Clave de
Reconciliación
14
Afectar Libro
Mayor
12
Compensar
15
Recaudo de
Matrículas
4
Generar
plantillas de
Cargue, Becas,
Préstamos y
descuentos
5
Cargar plantilla
6
Recaudo de
matrícula por
caja
7
Creación
Automática de
Estudiante
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-2-02-facturacion_comercial.pdfFicha
técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo con Factura
Objetivo: Procedimiento para registrar el recaudo matrícula que
efectúa una empresa a un estudianteFirmante
AlcanceDesde que la entidad externa elabora carta de compromiso
hasta que el recaudo es registrado en el sistema
Código:PRO-25-2-04-04
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Proceso de Generación
de Orden de MatrículaOrden de Matrícula1Elaborar Carta de
CompromisoLa entidad envía una carta de compromiso a la
universidad, en donde especifica el valor a pagar y el nombre del
alumno debidamente firmado por el representante legal de la empresa
y con los documentos soporte según el caso como certificado de
existencia y representación legal, certificado de cámara de
comercio y RUT, luego se verifican si están correctosEntidad
Externa- Cara de compromiso- Copia de RUTRegistro de
RecaudoDirección Financiera
2Entregar Carta a TesoreríaEntregar Carta a
TesoreríaEstudiante
3Recibir y Revisar Documentos del EstudianteRecibir y Revisar
Documentos del EstudianteTesorería
4Generar plantillas de Cargue, Becas, Préstamos y descuentosSi
es para pago de matrícula interna (Universidad de los Andes)
generar la plantilla de cargueTesorería
5Cargar plantillaCagar plantilla en el sistemaFICAZ*
6Recaudo de matrícula por cajaCuando el pago es por caja con la
referencia de la orden de pago se consulta en la “tabla temporal”,
se realiza mediante la transacción ZFICA007FICAZFICA007
7Creación Automática de EstudianteUna vez se hace el recaudo con
el cargue del archivo de Asobancaria, automaticamente el sistema
revisa si se debe crear al estudiante. En caso que el estudiante no
este creado, el sistema:- Crea Datos Maestros con la transacción
BP- Crear Cuenta Contrato con la transacción CAA1- Crear Objeto
Contrato mediante la transacción WORKFICABP, CAA1, WORK
8Crear CxC de Matrícula en el SistemaAdicionalmente, el sistema
Crear una CxC de Matrícula automaticamenteFICAFPE1
9Crear NCR por Pago con FacturaCrear la nota crédito por línea
de financiación (pago con factura) con la transacción
FPE1TesoreríaFICAFPE1
10Enviar Soportes para FacturaciónEnviar Soportes para
FacturaciónTesorería
11Facturación ComercialProceso de Facturación
ComercialTesorería
12CompensarEn el caso que el estudiante no tenga saldo, se
compensan las transacciones FP06TesoreríaFICAFP06
13Realizar Cierre Clave de Reconciliaciónse cierra la clave de
reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICAFPG4
14Afectar Libro Mayorse registra la contabilidad en el libro
mayor con la transacción FPG1TesoreríaFICAFPG1
15Recaudo de MatrículasSi existe saldo de matrícula por pagar
ejecuta el proceso de recaudo de matrículasTesorería
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
1Cara de compromisoRestringidaFísico
1Copia de la cámara de comercioRestringidaFísicoExpediente de
consecutivo de facturación
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-04-recaudo con
factura.xlsx
-
PRO-25-2-04-05
RECAUDO DE OTROS CONCEPTOS ACADÉMICOS
UN
IDA
D
AC
AD
ÉM
ICA
/
AD
MIN
SIT
RA
TIV
A
TE
SO
RE
RÍA
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Informar
Conceptos a
Cobrar
Tipo de Pago BANCO
CAJA
11
Registrar CxC
12
Registrar
Recaudo en Caja
4
Cargar Archivo
de Banco
13
Trasladar a
Bancos
5
Crear CxC
6
Compensar CxC
¿Quedan
partidas por
clarificar?
NO
7
Realizar Cierre
de Clave de
Reconciliación
8
Registrar en
Libro mayor
SÍ
9
Registrar
Partidas No
Identificadas
10
Conciliar
Partidas Sin
Identificar
Informe de
Conceptos a Cobrar
3
Bajar archivo de
Asobancaria
2001 del banco
Archivo de Asobancaria
2
Escoger
concepto en
Repositorio
Temporal
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
1
1
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2:RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo de Otros Conceptos Académicos
Objetivo: Procedimiento para la anulación de operaciones
registrada en el módulo FICAFirmante
AlcanceDesde el envío de los conceptos a cobrar por parte de las
unidades hasta el registro del recaudo en el sistema
Código:PRO-25-2-04-05
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Unidad Académica/
AdministrativaConceptos a Cobrar1Informar Conceptos a CobrarEste
proceso inicia en las unidades o facultades, quienes son los que
indican que concepto cobrar y el valorUnidad Académica/
AdministrativaInforme de Conceptos a CobrarRecaudo
RegistradoDirección Financiera
2Repositorio TemporalMediante un el cargue de un archivo plano o
de interface se registran en una “tabla temporal”Tesorería
3Escoger concepto en Repositorio TemporalEscoger el tipo de
conceptos a recaudar en el Repositorio Temporal para definir el
tipoTesoreríaArchivo de Asobancaria
4Cargar Archivo de BancoCuando el pago es banco se baja la
información (Movimiento diario) y se hacer cargue automático en el
sistema SAP (En el módulo) con la transacción
ZFP05TesoreríaFICA
5Crear CxCAl realizar este cargue el sistema consulta en la
“Tabla Temporal” por la referencia que nos envía el banco y con
esta información se crea la cuenta por cobrar con la transacción
FPE1TesoreríaFICA
6Compensar CxCCompensa CxC con la transacción
FP06TesoreríaFICA
7Realizar Cierre de Clave de ReconciliaciónSi todas las partidas
son identificadas se cierra la clave de reconciliación con la
transacción FPG4TesoreríaFICA
8Registrar en Libro mayorTrasladar al libro mayor FI con la
transacción FPG1TesoreríaFICA
9Registrar Partidas No IdentificadasEn caso que existan partidas
por identificar las registra con la transacción FP05 en “Partidas
por Identificar”TesoreríaFICA
10Conciliar Partidas Sin Identificar Se debe realizar el proceso
de conciliación FICA y se registran manualmente después de
aclaradasTesorería
11Registrar CxCCuando el pago es por caja, se genera la cuenta
por cobrar con la transacción FPE1TesoreríaFICA
12Registrar Recaudo en CajaCon la transacción FPCJ se genera el
recibo de caja y el reporte general de caja (Arqueo de caja diario)
con la transacción FP04 y compensa la cuenta por cobrar con la
transacción FP06TesoreríaFICA
13Trasladar a BancosTraslada de caja a bancos con la transacción
FPCJ para luego pasar a la actividad 7TesoreríaFICA
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
1Informe de Conceptos a CobrarRestringida
3Archivo de AsobancariaRestringida
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-05-recaudo de otros
conceptos academicos.xlsx
-
PRO-25-2-04-06
RECAUDO DE DONACIONEST
ES
OR
ER
ÍA
GE
ST
IÓN
HU
MA
NA
Y
OR
GA
NIZ
AC
ION
AL
DO
NA
NT
ED
IRE
CC
IÓN
DE
DE
SA
RR
OL
LO
Registro de Recaudo en el SistemaRecepción de Donación
Verificación de Documentos
Automáticamente
Macroproceso Gestión financiera Elaborado por Víctor
Cagüeñas
Proceso Nivel 1 Gestión de ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Fecha de aprobación
1
Realizar Promesa
de Donación
BANNER
Actualizado
2
Registrar
Promesa de
Donación en
BANNER
3
Realizar Pago
4
Generar Informe
de Recaudo en
Bancos
5
Generar y Enviar
Informe de
Descuentos de
Nómina
6
Cargar y
Registrar
Informes en el
Sistema
Informe Recaudo en Bancos Informe Descuento en Nómina
BANNER
Actualizado
7
Generar y Enviar
Informe de
Promesas
Canceladas
8
Crear Archivo
Plano con
Estructura de
FICA
Archivo Plano
13
Compensar CxC
14
Realizar Cierre
de Clave
15
Registrar
Traslado de
Libro Mayor
10
Cargar Archivo
Plano del Banco
Informe de
Promesas Canceladas
12
Crear CxC en el
Sistema
11
Creación
Automática de
Estudiante
9
Cargar plantilla
en el motor de
liquidación
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2:RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo de Donaciones
Objetivo: Procedimiento para el recaudo de donaciones de la
Universidad de los AndesFirmante
AlcanceDesde la creación del compromiso de donación hasta el
recaudo de la misma
Código:PRO-25-2-04-06
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.DonantePromesa de
Donación1Realizar Promesa de DonaciónRealizar Promesa de
DonaciónDonanteRegistro de RecaudoDirección Financiera
2Registrar Promesa de Donación en BANNERLa Dirección de
Desarrollo realiza el registro de las promesas de donación y hace
el respectivo seguimiento de cumplimiento de las promesas y con la
información bancaría de la cuenta creada para este finDirección de
Desarrollo
3Realizar PagoRealizar PagoDonante
4Generar Informe de Recaudo en BancosGenerar Informe de Recaudo
en BancosDirección de DesarrolloInforme de recaudo en bancos
5Generar y Enviar Informe de Descuentos de NóminaGenerar y
Enviar Informe de Descuentos de NóminaGestión Humana y
OrganizacionalInforme de descuentos de nomina
6Cargar y Registrar Informes en el SistemaCargar y Registrar
Informes en el SistemaDirección de Desarrollo
7Generar y Enviar Informe de Promesas CanceladasGenerar y Enviar
Informe de Promesas CanceladasDirección de DesarrolloInforme de
promesas canceladas
8Crear Archivo Plano con Estructura de FICACrear Archivo Plano
con Estructura de FICA con la información completa de la donación
recibida como los datos del donante, destinación de la donación,
valor y la referencia de pagoDirección de DesarrolloArchivo
plano
9Cargar plantilla en el motor de liquidaciónCargar plantilla en
el motor de liquidaciónTesoreríaFICAZ*
10Cargar Archivo Plano del BancoCuando se carga el archivo plano
del Banco recaudador y el sistema consulta la información teniendo
en cuenta la referencia del pago en la “tabla temporal” y trae la
información para realiza la contabilización, con la transacción
ZFICA001TesoreríaFICAZFICA001
11Creación Automática de EstudianteUna vez se hace el recaudo
con el cargue del archivo de Asobancaria, automaticamente el
sistema revisa si se debe crear al estudiante. En caso que el
estudiante no este creado, el sistema:- Crea Datos Maestros con la
transacción BP- Crear Cuenta Contrato con la transacción CAA1-
Crear Objeto Contrato mediante la transacción WORKTesoreríaFICABP,
CAA1, WORK
12Crear CxC en el SistemaSi todas las transacciones son
identificadas y el estudiante ha sido creado en el sistema, se
crear la cuenta por cobrar de la donación según la operación con la
transacción FPE1 TesoreríaFICAFPE1
13Compensar CxCSe compensa con el pago a través de la
transacción FP06TesoreríaFICAFP06
14Realizar Cierre de ClaveSe cierra la clave de reconciliación
con la transacción FPG4TesoreríaFICAFP64
15Registrar Traslado de Libro MayorTraslada al libro mayor FI
con la transacción FPG1TesoreríaFICAFP61
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
4Informe de recaudo en bancosInternaElectrónico
5Informe de descuentos de nominaInternaElectrónico
7Informe de promesas canceladasInternaElectrónico
8Archivo planoRestringidaElectrónicoSAP
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-06-recaudo de
donaciones.xlsx
-
PRO-25-2-04-07
INGRESOS DIRECTOS ART
ER
CE
RO
CU
EN
TA
S P
OR
CO
BR
AR
DT
IMacroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
3
Consignar en
Banco
¿Existe
tercero?
NO
SÍ6
Generar Cuenta
por Cobrar
Documento Contable
Movimiento Diario de Banco
2
Seleccionar link
y completar
datos e Imprimir
1
Ingresar a Pagina
Uniandes
Documento Referenciado
7
Registrar
Recaudo en el
Sistema
Genera plantilla
de Terceros y de
Datos
4
Creación de
Cliente
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2:Gestión de CarteraVerificador
Proceso Nivel 3:Ingresos Directos AR
Objetivo: Procedimiento para ingresar el recaudo de ingresos
directos referenciados. Estos ingresos no provienen de una factura
o recibo de matrícula (FOPRE, jardín infantil, parqueaderos,
lockers)Firmante
AlcanceDesde que los terceros entran a la pagina de la
universidad para ingresar sus datos hasta el registro de recaudo en
el sistema
Código:PRO-25-2-04-07
Proveedores
ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.TerceroNecesidad de
realizar pago1Ingresar a Pagina UniandesInicia cuando el tercero o
cliente accesa con su login y password a la página de la
Universidad donde tiene a su disposición un link denominado de
serviciosTerceroRecaudo RegistradoDirección Financiera
2Seleccionar link y Completar datos e ImprimirDicho link
contiene una relación de operaciones que puede usar.
Luego de escoger el concepto de la anterior tabla, se debe
completar la información básica necesaria para construir un
registro SAP (Nombres completos, identificación, digito de
verificación, naturaleza jurídica, dirección, teléfono, ciudad, e
informar el valor que va a cancelar. Con esta información ya
digitada, el cliente procede a Imprimir un documento referenciado
el cual le servirá de soporte para pagar en el
bancoTerceroDocumento Referenciado
3Consignar En BancoEl cliente realiza la consignación en el
BancoTerceroMovimiento diario del banco
4Creación de ClienteRecibida la información de movimiento diario
de banco en formato Asobancaria 2001, se debe verificar la
existencia del tercero en las bases de datos; de no existir se debe
proceder a su creación Cuentas por Cobrar
5Construir Plantilla de CargaSi existe el cliente se procede a
construir un documento denominado Plantilla de carga, el cual
incluye todos los datos de la información básica, adicionado con el
documento referenciadoCuentas por Cobrar
6Generar Cuenta por CobrarMediante una transacción ZFIGL001 se
procede a generar la cuenta por cobrar Cuentas por
CobrarARZFIGL001Documento contable
7Registrar Recaudo en el SistemaRegistrar Recaudo en el Sistemaa
traves de la transacción ZTRRECAUDOCuentas por
CobrarTRZTRRECAUDO
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
2Documento Referenciado
3Movimiento diario del bancoRestringidaElectrónico
6Documento contableRestringidaElectrónicoSAP
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-07-ingresos directos
AR.xlsx
-
PRO-25-2-04-08
RECAUDO POR VENTAS DE LIBRERÍA
TE
SO
RE
RÍA
CO
NT
AB
ILID
AD
LIB
RE
RÍA
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de
DocumentosCausación de Ingresos
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
7
Cargar Archivo
multicash
8
Bajar Archivo de
Redeban y
Agrupar por
Concepto
10
Visualizar
movimiento
cuenta puente
11
Realizar traslado
de cuenta puente
a caja principal
12
Realiza Traslado
de Cheque de la
Caja principal al
Banco
13
Compensación
cuentas de
mayor (manual y
automático)
9
Recibir
Información de
Retail Pro (Cierre
Diario)
Tipo de
recaudo
LIBRANZA
DATAFONOS/
BOTON DE
PAGOS
EFECTIVO/ CHEQUE
14
Realizar traslado
de cuenta puente
al banco
15
Generar CxC a
cada empleado
afectando cuenta
puente
16
Compensar
cuenta puente
con CxC
Documento Contable
de Cuenta de Mayor
1
Generar y
Entregar
Plantillas
¿Existe
tercero?SÍ
NO
2
Creación de
Tercero
Plantillas
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
3
Realizar
Causación de
CxC con
Referencia
4
Registrar
Cancelación
Temporal
5
Registrar Formas
de Recaudo
Contra Cuenta
Temporal
6
Realizar
Compensación
Automática
3 PLANTILLAS:
- terceros
- venta
Devoluciones y costo de ventas
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo por Ventas de Librería
Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo por ventas de
libreríaFirmante
AlcanceDesde la generación y entrega de plantilla RETAILPRO
hasta la conciliación bancaria
Código:PRO-25-2-04-08
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.- Cliente/ Estudiante/
Donante- UnidadPago Recibido1Generar y Entregar Plantilla
RETALPROLibrería genera y entrega Plantilla basada en los datos del
Retail Pro LibreríaRecaudo RegistradoDirección Financiera
2Creación de TerceroCon el desarrollo se verifica si existe el
cliente ; Si no existe se pasa al procesos de creación del
clienteTesorería
3Realizar Causación de CxC con ReferenciaSi existe el cliente el
desarrollo genera la cuenta por cobrar temporal, cuenta
asociadaCuentas por CobrarAR
4Registrar Cancelación TemporalEn paralelo debe emitir el
registro de cancelación de la cuenta por el contrario contra la
cuenta por pagar librería temporal Cuentas por CobrarAR
5Registrar Formas de Recaudo Contra Cuenta Temporalregistra la
forma del recaudo: efectivo, datafono, libranza, botón de pago.
Este proceso es manual y se realiza a través de la transacción
FB50TesoreríaTRFB50
6Realizar Compensación Automáticamediante el proceso de
compensación automático y masivo donde se efectúa los cruces de las
cuentas por cobrar.
Cuando la caja general consigne una Libranza debe afectar la
cuenta 1330152501 – cuenta asociada, que se compensa en forma
automática con los descuentos de nómina que llegan en forma
independienteCuentas por CobrarARF_13
7Cargar Archivo multicashSe carga archivo multicash. En el
extracto multicash este recaudo se va a ver reflejado en una sola
partidaContabilidadGLZFF_5
8Bajar Archivo de Redeban y Agrupar por ConceptoAdicional se
bajaran por pagos on line los archivos que se recaudaron por los
diferentes conceptos. En este caso el único que interesa es el de
LibreríaTesorería
9Recibir Información de Retail Pro (Cierre Diario)Recibir
Información de Retail Pro (Cierre Diario) mediante interface entre
Retailpro y SAP Tesorería
10Visualizar movimiento cuenta puenteVisualizar movimiento
cuenta puente, mediante la transacción
FAGLL03TesoreríaTRFAGLL03
11Realizar traslado de cuenta puente a caja principalSe
recaudaran en el momento de recibir el pago en la ventanilla en el
módulo de TR (afectando caja general), debido a que la factura ya
se encuentra causada desde SD. Al día siguiente con la carga y
verificación en el extracto en Tesorería se debe hacer el registro
contable del traslado de la caja general a la cuenta auxiliar del
banco por la transacción FB50 o F-02.TesoreríaTRFB50/F-02/F-03
12Realiza Traslado de Cheque de la Caja principal al
BancoPosteriormente se hace el traslado de la caja de la librería
al banco o caja pagadora correspondiente por la transacción FB50 o
F-02.- El multicash reporta un total de las ventas recibidas por
todos los datafonos del campus, adicionalmente se baja de redeban
multicolor el detalle de los pagos que se recibieron en el día por
todas las terminales, se deben agrupar por cada terminal para
determinar que están cancelando.TesoreríaTRFB50/F-02/F-03
13Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Pasa al
proceso de Compensación cuentas de mayor (manual y
automático)Contabilidad
14Realizar traslado de cuenta puente al bancoRealizar traslado
de cuenta puente al banco mediante la transacción
FB50/F-02/F-03TesoreríaTRFB50/F-02/F-03
15Generar CxC a cada empleado afectando cuenta puenteEn caso que
el tipo de recaudo sea a traves de libranza, se debe generar una
CxC a cada empleado afectando cuenta puente, mediante la
transacción F-02TesoreríaTRF-02
16Compensar cuenta puente con CxCSe debe compensar cuenta puente
con CxC, mediante la transacción F-03TesoreríaTRF-03
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-08-recaudo por ventas de
libreria.xlsx
http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-5-03-cierre_mensual_y_anual.pdf
-
PRO-25-2-04-09
RECAUDO POR DATAFONO T
ES
OR
ER
ÍAC
ON
TA
BIL
IDA
D
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Cargar Archivo
multicash
2
Bajar Archivo de
Redeban y
Agrupar por
Concepto
Tipo de
Concepto
recibido
6
Compensación
cuentas de
mayor (manual y
automático)
FDC
7
Facturación de
ventas por el
POS
MULTAS/ IMPRESIONES/
ALQUILER COMPUTADOR/
SERVICIO CENTRO
DEPORTIVO/ DUPLICADO
CARNET
FACTURACIÓN
COMERCIAL
8
Registrar
Recaudo en
Ventanilla
4
Informar a AR
para Causación
5
Hacer el
Recaudo
3
Agrupar Por
Terminal
Documento Contable
de Cuenta de Mayor
Documento Contable
de Recaudo
Documento Contable de Recaudo
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-2-02-facturacion_comercial.pdfFicha
técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo por Datafono
Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo mediante
datafonoFirmante
AlcanceDesde que se realiza el cargue del archivo multicash
hasta la conciliación bancaria
Código:PRO-25-2-04-09
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPTrabsacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.- Proceso de Gestión de
Cartera- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Cargar
Archivo multicashSe carga archivo multicash. En el extracto
multicash este recaudo se va a ver reflejado en una sola
partidaContabilidadGLZFF_5Documento Contable de Cuenta de
MayorRecaudo RegistradoDirección Financiera
2Bajar Archivo de Redeban y Agrupar por ConceptoAdicional se
bajaran por pagos on line los archivos que se recaudaron por los
diferentes conceptos:- Donaciones- Estudiantes- Librería-
Publicaciones- Educación Continuada- Venta de
ComputadoresTesorería
3Agrupar Por TerminalSi el concepto recibido es por multas,
impresiones, alquiler de computadores, servicio centro deportivo,
duplicado carnet, se debe agrupar por terminalTesorería
4Informar a AR para CausaciónInformar a AR para
CausaciónTesorería
5Hacer el RecaudoHacer el Recaudo. Se registra en el sistema
mediante la transacción F-28TesoreríaTRF-28Documento Contable de
Recaudo
6Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Proceso de
Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Tesorería
7Facturación de ventas por el POSProceso de Facturación de
ventas por el POSTesorería
8Registrar Recaudo en VentanillaSe recaudaran en el momento de
recibir el pago en la ventanilla en el módulo de TR (afectando caja
general), debido a que la factura ya se encuentra causada desde SD.
Al día siguiente con la carga y verificación en el extracto en
Tesorería se debe hacer el registro contable del traslado de la
caja general a la cuenta auxiliar del banco por la transacción
F-28TesoreríaTRF-28Documento Contable de Recaudo
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-09-recaudo por
datafono.xlsx
http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-5-03-cierre_mensual_y_anual.pdf
-
PRO-25-2-04-10
RECAUDO POR BOTÓN DE PAGOS T
ES
OR
ER
ÍAC
ON
TA
BIL
IDA
D
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Cargar Archivo
multicash
2
Bajar Archivo de
Pagos On line
por Conceptos
Tipo de
Concepto
recibido
10
Compensación
cuentas de
mayor (manual y
automático)
VENTA DE
COMPUTADORES
DONACIONES Y
ESTUDIANTES
PUBLICACIONES
6
Notificar a FICA
para Pagos
recibidos
7
Recaudo de
Donaciones
3
Enviar Archivo
de ventas para
causación
5
Registrar
Recaudo
8
Entregar
información para
causación
EDUCACION
CONTINUADA
9
Ingresos
Directos AR
4
Facturación
Comercial
Documento Contable
de Recaudo
Documento Contable
de Cuenta de Mayor
FICHA TÉCNICA
1
1
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo por Botón de Pagos
Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo mediante botón
de pagosFirmante
AlcanceDesde que se realiza el cargue del archivo multicash
hasta la conciliación bancaria
Código:PRO-25-2-04-11
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.- Proceso de Gestión de
Cartera- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Cargar
Archivo multicashSe carga archivo multicash. En el extracto
multicash este recaudo se va a ver reflejado en una sola
partidaContabilidadGLZFF_5Recaudo RegistradoDirección
Financiera
2Bajar Archivo de Pagos On line por ConceptosAdicional se
bajaran por pagos on line los archivos que se recaudaron por los
diferentes conceptos:- Donaciones- Estudiantes- Publicaciones-
Educación Continuada- Venta de ComputadoresTesorería
3Enviar Archivo de ventas para causaciónPara los ingresos
recibidos por Publicaciones, se obtendrá archivo de pagos on line
que se enviará a SD con el fin de que se cause la factura
correspondiente. Pasa a la actividad 4Tesorería
4Facturación ComercialEn caso que se haya recaudado por concepto
de Publicaciones o Educación Continuada, pasaría al Proceso de
Facturación ComercialTesorería
5Registrar RecaudoFacturación debe entregar a tesorería el mismo
archivo con el número de factura y el código del tercero en SAP
para que se realice el recaudo por TR, mediante la transacción
F-28. Pasa a la actividad 10TesoreríaTRF-28Documento Contable de
Recaudo
6Notificar a FICA para Pagos recibidosNotificar a FICA para
Pagos recibidosTesorería
7Registro de DonacionesProceso de Registro de
DonacionesTesorería
8Entregar información para causaciónSe obtendrá archivo de pagos
on line que se enviará a AR con el fin de que se cause la CXC
correspondienteTesorería
9Ingresos Directos ARProceso Ingresos Directos Referenciados.
posterior a ello, Cuentas por Cobrar debe entregar a Tesorería el
mismo archivo con el documento de la CXC y el código del tercero en
SAP para que se realice el recaudo por TR . Pasa a la actividad
5Cuentas por Cobrar
10Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Proceso de
Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Contabilidad
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-10-recaudo por boton de
pagos.xlsx
http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-5-03-cierre_mensual_y_anual.pdf
-
PRO-25-2-04-11
RECAUDO EN EFECTIVO T
ES
OR
ER
ÍA
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
1
Recibir dinero en
buzon
2
Realizar Plantilla
de resumen en
Excel
Tipo de
Concepto
recibido
PARQUEADERO
LIBRERÍA
4
Registrar
recaudo
5
Realiza Traslado
de la Caja
General al Banco
3
Realizar
causación de
CxC
Documento Contable
de Recaudo
6
Recaudo por
Ventas de
Librería
VOLVER A RECAUDO NIVEL 2
FICHA TÉCNICA
Ficha técnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓNFechaEjecutor
Versión No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Gestión Financiera
Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos
Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador
Proceso Nivel 3:Recaudo en Efectivo
Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo en efectivo en
parqueaderosFirmante
AlcanceDesde que se recibe el dinero en el buzón hasta el
registro de traslado de la caja en el sistema
Código:PRO-25-2-04-11
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realización del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que
reciben los productos del proceso.
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
proceso
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecución del proceso.
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.- Proceso de Gestión de
Cartera- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Recibir
dinero en buzonLos dineros en efectivos recibidos en el buzón de la
Tesorería, se dan por recaudos en parqueaderos y librería, llegan
en bolsas transparentes con una planilla detallando el contenido y
su total.TesoreríaRecaudo RegistradoDirección Financiera
2Realizar Plantilla de resumen en ExcelRealizar Plantilla de
resumen en ExcelTesorería
3Realizar causación de CxCEn caso que el recaudo sea por
concepto de parqueadero, se realiza la causación de la Cuenta por
Cobrar, mediante la transacciónCuentas por CobrarARF-22
4Registrar recaudoRegistrar recaudo en el sistema, mediante la
transacción F-28TesoreríaTRF-28Documento Contable de Recaudo
5Realiza Traslado de la Caja General al BancoRealiza Traslado de
la Caja General al Banco, mediante cualquiera de la transacciones
FB50/F-02/F-03TesoreríaTRFB50/F-02/F-03
6Recaudo por Ventas de LibreríaEn caso que el recaudo sea por
ventas en librería, pasa al proceso de Recaudo por Ventas de
LibreríaTesorería
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Alberto Poveda Caputo
Revisado por:
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de
producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción
del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico:
carpetas del archivo xxx)
(Electrónico: Sistema de información XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que
su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas
puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe
limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la
información.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad
Uniandes
P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no
pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFísico
InternaElectrónico
ExternaAmbos
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versión No.Unidad Académica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripción
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo
asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control
enunciado
rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-11-recaudo en
efectivo.xlsx
-
PRO-25-2-04-12
RECAUDO EN BANCOS T
ES
OR
ER
ÍAC
ON
TA
BIL
IDA
D
Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos
Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda
Caputo
Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por
Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación
Tipo de
Concepto
recibido
PAGOS
REFERENCIADOS
CONSIGNACIÓN Y
TRANSFERENCIA
1
Cargar Archivo
multicash
¿Las partidas
fueron
identificadas?
SÍ
7
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