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INTRODUCCIN
En un ambiente de evolucin permanente, determinado por las
actuales tendencias
mundiales, las cuales se centran en el plano econmico soportadas
por la evolucin
tecnolgica, surge la necesidad de que la funcin de Control
Interno pretenda el
mejoramiento de su gestin.
Los tpicos que se comentan a continuacin se refieren a la
prctica de nuevas
tcnicas para evaluar el control interno a travs de las cuales,
la funcin de Control
Interno pretende mejorar la efectividad de su funcin y con ello
ofrecer servicios ms
eficientes y con un valor agregado.
La Direccin de Control Interno juega con un papel importante
para la Entidad
Gubernamental, pues es el ente fiscalizador para que est cumpla
con sus objetivos,
procedimientos, procesos y ejecute su presupuesto de la mejor
manera, evitando el uso
incorrecto de sus recursos. Por lo que se hace fundamental que
el personal que integra
la Direccin, sea un personal capacitado, actualizado al mundo de
la auditoria.
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Antecedentes.
Resumen histrico creacin de la Direccin de Auditora Interna, fue
segn oficio No.
1550, el 04 de junio de 1991 la Viceministra Administrativa de
la Secretaria de
Educacin solicit al Ministro de Finanzas Pblicas de la poca,
traslade a la Oficina
Nacional de Servicio Civil la gestin necesaria para crear un
puesto (Especialidad
Auditoria) de Profesional Jefe II y dos de Profesionales I. En
la peticin indicada se
justifica que La Secretaria General de Educacin (denominada de
ahora en adelante
Entidad Gubernamental) enfrentaba la ausencia de mecanismos de
fiscalizacin
preventiva y permanente de sus recursos financieros y advertan
la necesidad de
disponer con dicha unidad para que llevara a cabo las funciones
de Auditora
Interna, para cuyos efectos, menciona, se emiti el Acuerdo
General Ministerial No.
424, de fecha 30 de mayo de 1991, que crea la Direccin de
Auditora Interna de La
Secretaria General de Educacin y a la vez le establece la funcin
de revisin
preventiva permanente, con las siguientes caractersticas:
Su relacin es directa con el Director General de la Entidad
Gubernamental.
a) Esta encargada de verificar la correcta utilizacin de los
recursos financieros
asignados a la Entidad Gubernamental y garantizar el
cumplimiento de disposiciones
legales y la aplicacin adecuada de los procedimientos contables
y/o
presupuestarios.
b) Se le delega la funcin de revisar preventiva y
permanentemente las operaciones
contables y presupuestarias ministeriales.
c) Su Jurisdiccin estaba delimitada en todas las dependencias de
la Entidad
Gubernamental manejan fondos y valores. Finalmente, la
Presidencia de la
Repblica aprueba la creacin de los tres puestos mencionados en
el rengln 011
Personal Permanente en el Interior, en Acuerdo Gubernativo No.
340-91, el 30 de
diciembre de 1,991 luego se emitieron los nombramientos
correspondientes y se dio
inicio a la institucionalidad de la Auditora Interna en La
Secretaria General de
Educacin (Entidad Gubernamental).
Cambios importantes en el sustento legal.
Siguiendo con la resea de la creacin y desarrollo de la Direccin
de Auditora
Interna de La Secretaria General de Educacin, fue por medio del
Acuerdo
Gubernativo 21-2004 Reglamento Orgnico Interno de fecha
12-01-2004, en su
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Artculo 32 en donde se establecieron las funciones de control
interno como se
detalla:
sos financieros asignados a La Entidad.
les y la aplicacin adecuada de
los procedimientos contables y presupuestarios que
correspondan.
cuentas sobre el uso
y administracin de los recursos encomendados a La Entidad.
finanzas que se utilizan en el control de las operaciones.
cin para la conservacin y control de los
derechos y obligaciones de Entidad.
Finalmente en artculo 3 del Acuerdo Gubernativo 378-2007, pasa a
denominarse
Direccin de la Unidad de Auditora Interna, nombre que es
cambiado en el Acuerdo
Gubernativo 226-2008 por Direccin de Auditora Interna segn
artculo 34, donde se
menciona que es responsable de ejercer el control interno
institucional y de mantener
actualizado los procesos y sistemas operativos de La Secretaria
General de Educacin
conforme a los lineamientos de Auditora
El Control Interno es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y
consulta, cuya finalidad es aumentar el valor y mejorar las
operaciones de la
organizacin. Ayuda a que la organizacin cumpla con sus objetivos
mediante la
aplicacin de un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y
mejorar la
efectividad de los procesos de manejo de riesgos, control y
gobierno.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
En la evolucin de la teora del control interno se defini en
principio a los controles
como mecanismos o prcticas para prevenir o identificar
actividades no autorizadas,
ms tarde se incluy el concepto de lograr que las cosas se hagan;
la corriente actual
define al control como cualquier esfuerzo que se realice para
aumentar las
posibilidades de que se logren los objetivos de la
organizacin.
En este proceso evolutivo se considera actualmente, y en muchas
organizaciones, al
Director de Finanzas, Contralor o al Director de Auditora como
los responsables
principales del correcto diseo y adecuado funcionamiento de los
controles internos.
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A la auditora externa tambin le corresponde evaluar el control
interno contable de
acuerdo a los parmetros establecidos en las Normas de Auditora
Generalmente
Aceptados.
1. Qu es el COSO?
Organizacin voluntaria del sector privado, establecida en los
EEUU, dedicada
a proporcionar orientacin a la gestin ejecutiva y las entidades
de gobierno
sobre los aspectos fundamentales de organizacin de este, la tica
empresarial,
control interno, gestin del riesgo empresarial, el fraude, y la
presentacin de
informes financieros. COSO ha establecido un modelo comn de
control interno
contra el cual las empresas y organizaciones pueden evaluar sus
sistemas de
control.
En esta presentacin se expondr exclusivamente lo relativo al
Control
Interno.
2. INFORME COSO
Hace ms de una dcada el Committee of Sponsoring Organizations of
the
Treadway Commission, conocido como COSO, public el Internal
Control -
Integrated Framework (COSO I) para facilitar a las empresas a
evaluar y mejorar
sus sistemas de control interno. Desde entonces sta metodologa
se incorpor
en las polticas, reglas y regulaciones y ha sido utilizada por
muchas compaas
para mejorar sus actividades de control hacia el logro de sus
objetivos.
COSO I COSO II
- Internal
Control
- Integrated
Framework
- Enterprise Risk
Management
- Integrated
Framework
-
Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de
escndalos,
e irregularidades que provocaron prdidas importante a
inversionistas,
empleados y otros grupos de inters, nuevamente el Committee of
Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission, public el Enterprise
Risk
Management - Integrated Framework (COSO II) y sus Aplicaciones
tcnicas
asociadas, el cual ampla el concepto de control interno,
proporcionando un foco
ms robusto y extenso sobre la identificacin, evaluacin y gestin
integral de
riesgo.
Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno,
sino que lo
incorpora como parte de l, permitiendo a las compaas mejorar sus
prcticas
de control interno o decidir encaminarse hacia un proceso ms
completo de
gestin de riesgo.
A nivel organizacional, este documento destaca necesidad de que
la alta
direccin y el resto de la organizacin comprendan cabalmente la
trascendencia
del control interno, la incidencia del mismo sobre los
resultados de la gestin, el
papel estratgico a conceder a la auditora y esencialmente la
consideracin del
control como un proceso integrado a los procesos operativos de
la empresa y no
como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos
burocrticos.
A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido
que cuando
se plantee cualquier discusin o problema de control interno,
tanto a nivel
prctico de las empresas, como a nivel de auditora interna o
externa, o en los
mbitos acadmicos o legislativos, los interlocutores tengan una
referencia
conceptual comn, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la
multiplicidad
de definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre
control interno.
Anlisis de resultados a travs del FODA.
Anlisis interno Fortalezas
1. Todo el personal que integra la Direccin de Auditora Interna
ostenta la
profesin de Contador Pblico y Auditor, lo que facilita la
implementacin del
control interno basado en el Informe COSO-ERM.
-
2. La Secretara de Educacin invierte en sistemas de informacin
financiera y
tecnologa de punta.
3. El personal de la Direccin de Auditora Interna cuenta con
accesos a portal
legal para consultar cualquier tipo de ley relacionado con las
leyes
gubernamentales, normas, entre otras.
4. Todo el personal de la Direccin de Auditora Interna cuenta
con el equipo
necesario para la realizacin de los trabajos asignados.
Debilidades
1. No contar con el personal necesario para cubrir las cedes
regionales y poder
tener un mejor impacto en el alcance y cobertura de las reas
donde es
importante evaluar el control interno a nivel nacional.
2. No contar con asignacin de vehculos para realizar las
distintas comisiones
asignadas al personal de la Direccin de Auditora Interna.
3. No tener asignacin presupuestaria suficiente en el rengln 133
Viticos en
el interior, par una mayor cobertura y supervisin del trabajo de
Auditoria.
4. Los responsables de los procesos no colaboren en la
implementacin de las
recomendaciones efectuadas.
Anlisis Externo Oportunidades
1. Contar con el apoyo de la Contralora General de Cuentas y
otras Entidades
Gubernamentales para las diferentes capacitaciones del personal
de la
Direccin de Auditora Interna.
2. Obtener el apoyo de las Autoridades Superiores para elaborar
modificaciones
en Acuerdos Ministeriales y Manuales de Procedimientos.
3. Contar con sueldos competitivos para el personal que integra
la Direccin de
Auditora Interna.
Amenazas
1. Cambio constante de autoridades y por lo tanto no se le da
continuidad a la
planificacin inicial elaborada.
2. No existe una asignacin suficiente de fondos para el
desarrollo de las
actividades programadas.
3. La Contralora General de Cuenta no atiende los descargos
presentados
para el desvanecimiento de hallazgos.
-
Proceso realizado por el consejo de directores, administradores
y otro personal
de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable
mirando el
cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las
categoras
anteriores respectivamente, si quienes lo llevan a cabo tienen
seguridad
razonable sobre que:
Comprenden la extensin en la cual se estn obteniendo los
objetivos de
las operaciones de la entidad.
Los EEFF publicados se estn preparando confiablemente.
Se est cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.
Ya que el Control Interno es un proceso, su efectividad es un
estado o
condicin del mismo en uno o ms puntos a travs del tiempo
ESTRUCTURA DE COSO I
- Ambiente de Control
- Evaluacin de Riesgo
- Actividad de Control
- Informacin Comunicacional
OBJETIVOS
Establecer una definicin comn
de control interno que responda
a las necesidades de distintas
partes.
Facilitar un modelo en base al cual
las empresas y otras entidades,
cualquiera sea su tamao y
naturaleza, pueda evaluar sus
Sistemas de Control Interno.
,
-
- Monitoreo
Componentes del Control Interno.
Ambiente de Control.
Es el fundamento de todos los dems componentes del control
interno,
proporcionando disciplina y estructura.
Valoracin de Riesgos.
Identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la
consecucin de
los objetivos, constituyendo una base para determinar cmo se
deben
administrar los riesgos.
Actividades de Control.
Polticas y procedimientos que ayudan asegurar que las
directivas
administrativas se lleven a cabo.
Informacin y Comunicacin.
Identificacin, obtencin y comunicacin de informacin pertinente
en una
forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con
sus
responsabilidades.
Monitoreo.
Proceso que valora el desempeo de sistema en el tiempo.
Definicin de Riesgo
Es la probabilidad que ocurra un determinado evento que puede
tener efectos
negativos para la institucin.
Riesgos es uno de los cinco componentes del Marco de Control
Interno COSO.
Gestin de Riesgo
Todas las organizaciones independientemente de su tamao,
naturaleza o
estructura, enfrentan riesgos
LOS OBJETIVOS DE LA GESTION DE RIESGO SON IDENTIFICAR,
CONTROLAR Y ELIMINAR LAS FUENTES DE RIESGOS.
COSO II
Conceptos claves de el COSO II
Administracin del riesgo en la determinacin de la estrategia
Eventos y riesgo
-
Apetito de riesgo
Tolerancia al riesgo
Visin de portafolio de riesgo
Administracin de riesgo de la empresa ERM
Estructura del COSO II.
Los 8 componentes del coso II estn interrelacionados entre si.
Estos procesos
debe ser efectuados por el director, la gerencia y los dems
miembros del
personal de la empresa a lo largo de su organizacin
Los 8 componentes estn alineados con los 4 objetivos.
Donde se consideran las actividades en todos los niveles de la
organizacin
-
La administracin de riesgos de la empresa (ERM) COSO describe en
su marco
basado en principios tales como:
La definicin de administracin de riesgos de la empresa
Los principios crticos y componentes de un proceso de
administracin de riesgo
corporativo efectivo.
Pautas para las empresas, para que ellas sean capaces de
administrar sus
riesgos.
Criterios para determinar si la administracin de riesgo de la
empresa es efectiva
Descripcin de Componente del COSO II.
Ambiente interno
Sirve como la base fundamental para los otros componentes del
ERM, dandole
disciplina y estructura.
Dentro de la empresa sirve para que los empleados creen
conciencia de los
riesgos que se pueden presentar en la empresa
Actividades de control
Son las polticas y procedimientos para asegurar que las
respuestas al riesgo se
lleve de manera adecuada y oportuna.
Tipo de actividades de control:
Preventiva, detectivas, manuales, computarizadas o controles
gerenciales
Respuesta al riesgo
Una vez evaluado el riesgo la gerencia identifica y evala
posibles repuestas al
riesgo en relacin al las necesidades de la empresa.
Las respuestas al riesgo pueden ser:
Evitarlo: se discontinan las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia
o ambas
Compartirlo: se reduce el impacto o la probabilidad de
ocurrencia al transferir o
compartir una porcin del riesgo.
Aceptarlo: no se toman acciones que afecten el impacto y
probabilidad de
ocurrencia del riesgo.
Informacin y comunicacin
La informacin es necesaria en todos los niveles de la
organizacin para hacer
frente a los riesgos identificando, evaluando y dando respuesta
a los riesgos.
-
La comunicacin se debe realizar en sentido amplio y fluir por
toda la
organizacin en todos los sentidos.
Debe existir una buena comunicacin con los clientes,
proveedores, reguladores
y accionistas.
Monitoreo.
Sirve para monitorear que el proceso de administracin de los
riesgos sea
efectivo a lo largo del tiempo y que todos los componentes del
marco ERM
funcionen adecuadamente.
El monitoreo se puede medir a travs de:
Actividades de monitoreo continuo
Evaluaciones puntuales
Una combinacin de ambas formas
-
Anlisis
COSO II ERM toma muchos aspectos importantes que el coso I no
considera,
como por ejemplo
El establecimiento de objetivos
Identificacin de riesgo
Respuesta a los riesgos
Se puede decir que estos componentes son claves para definir las
metas de la
empresa
Si los objetivos son claros se puede decidir que riegos tomar
para hacer
realidad las metas de la organizacin.
De esta manera se puede hacer una clara identificacin,
evaluacin, mitigacin y
respuesta para los riesgos.
-
COSO en la Organizacin.
Gobiernos Corporativos:
Es el conjunto de relaciones, de mejores prcticas, que debe
establecer
una empresa entre su Junta de Accionistas, su Directorio y
su
Administracin Superior para acrecentar el valor para sus
accionistas y
responder a los objetivos de todos sus stakeholder.
La auditoria interna se considerar entonces como una parte del
sistema
de control.
Informe COSO es una herramienta utilizada por la Auditoria
interna para
realizar el control interno de la empresa.
GOBIERNOS CORPORATIVOS
VOS
ACCIONISTAS DIRECTORIO ADM. SUPERIOR
GESTION DE RIESGO
ENTORNO
-
La responsabilidad de los Auditores Internos en este proceso es
la de
revisar el Control implementado.
-
NORMATIVIDAD MECI
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones. Como parte
de la aplicacin de un apropiado Sistema de Control Interno el
representante legal en
cada organizacin deber velar por el establecimiento formal de un
sistema de
evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas propias
de la entidad y de
acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Constitucin
Nacional y dems
disposiciones legales vigentes.
Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la
organizacin y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la
funcin administrativa,
determina la estructura y define los principios y reglas bsicas
de la organizacin y
funcionamiento de la Administracin Pblica.
Determina los fundamentos del sistema de desarrollo
administrativo, entendido como el
conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y
mecanismos de carcter
administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los
recursos humanos,
tcnicos, materiales, fsicos, y financieros de las entidades de
la Administracin pblica,
orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo
institucional, de
conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el
Gobierno Nacional
Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el
Sistema Nacional de
Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administracin Pblica del Orden
Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 87 de 1993 en
cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el
Sistema de Control
Interno de las entidades y organismos del Estado.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de
Control Interno
para el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la
estructura necesaria
para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema
de Control Interno
en las entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de la
Ley 87 de 1993.
Decreto 2913 de 2007, Que el Modelo Estndar de Control Interno y
el Sistema de
Gestin de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como
propsito comn el
fortalecimiento institucional, la modernizacin de las
instituciones pblicas, el
mejoramiento continuo, la prestacin de servicios con calidad, la
responsabilidad de la
-
alta direccin y los funcionarios en el logro de los objetivos,
por lo tanto, su
implementacin debe ser un proceso armnico y complementario.
- Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los
productos
mnimos para evaluar la implementacin del MECI
Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de
2007, y se ampla el
plazo de implementacin del MECI en las entidades de 3, 4, 5 y 6
categora hasta
junio de 2009.
Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el
fortalecimiento en la
implementacin del MECI en las entidades que hacen parte de los
municipios de 3a,
4a, 5a y 6a categora.
- Mediante circular 100-006 de 2009 se definen las fases y
fechas para culminar el
proceso de implementacin del MECI en los municipios mencionados
en el Decreto
3181 de 2009
IMPLEMENTACIN
DEL MECI
Qu es el MECI?
Es un Modelo Estndar de Control Interno que tiene como fin
servir de control de
controles para que las entidades del Estado logren cumplir con
sus objetivos
institucionales y con el marco legal aplicable a ellas.
Est dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen
dentro del ciclo de
mejoramiento contino (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar),
partiendo del
Subsistema de Control Estratgico en el cual se crea el ambiente
organizacional
necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de
manera tal que el
control sea transversal a todas sus actividades; as mismo, en
este subsistema se evita
la exposicin de la entidad a los distintos riesgos propios de su
razn de ser, agotando
la etapa del Planear.
El segundo subsistema, el de Control de Gestin, operacionaliza
el control dentro de la
entidad por medio de todas aquellas actividades de control
necesarias para garantizar
el cumplimiento de sus objetivos, y adems indica, como se debe
desarrollar la captura
-
y procesamiento de la informacin, y la creacin de canales
efectivos de comunicacin
para que la toma de decisiones sea basada en hechos reales, por
este medio se
desarrolla el Hacer. Por su parte, el tercer y ltimo subsistema,
el de Control de
Evaluacin, logra que los funcionarios evalen los controles y la
gestin de la entidad, y
le da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y
los rganos de Control
como evaluadores independientes del sistema, llevando a cabo el
Verificar. Para
finalizar se llevan a cabo planes de mejoramiento
institucionales, por procesos e
individuales, terminando con el Actuar del ciclo de mejoramiento
contino. Finalmente
para entender que el Modelo Estndar de Control Interno ha sido
implementado deben
estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control
que hacen parte del
mismo. El nivel de implementacin de stos se establece en el
Manual de
Implementacin del MECI y los productos mnimos que se requieren
para cada uno de
ellos han sido evidenciados en un comunicado expedido por le
Consejo Asesor del
Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades
del Orden Nacional y
Territorial que se encuentra dentro de la normatividad
relacionada en sta cartilla.
Qu entidades estn obligadas a implementar el MECI?
El artculo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que: Adoptase el
Modelo Estndar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el
cual determina las
generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y
mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes
obligados conforme al
artculo 5 de la Ley 87 de 1993.
El citado artculo a su vez plantea: Campo de aplicacin. La
presente Ley se aplicar a
todos los organismos y entidades de las ramas del poder pblico
en sus diferentes
rdenes y niveles, as como en la organizacin electoral, en los
organismos de control,
en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y
comerciales del
Estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el
Estado posea el 90% o
ms de capital social, en el Banco de la Repblica y en los fondos
de origen
presupuestal
Cules son los roles en la implementacin del MECI?
Respuesta: El rol de la Oficina de Control Interno en la
implementacin del MECI, es el
siguiente:
Evaluar peridicamente el nivel de desarrollo e
implementacin.
-
Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los
recursos asignados para la
implementacin.
Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a
las ejecutadas.
Evaluar permanentemente el desempeo de los grupos de
trabajo.
Evaluar la gestin de Responsables.
Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el
Directivo Responsable.
Concluir y recomendar acciones de ajuste.
Ajustes al diseo e implementacin.
Por su parte, el Representante de la Alta Direccin tiene como
funciones:
Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e
implementacin del
Modelo Estndar de Control Interno.
Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control
Interno.
Informar a la alta direccin.
Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.
Coordinar con los directivos o responsables de rea o
procesos.
Hacer seguimiento a las actividades planeadas.
Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin
de Control
Interno.
Finalmente las responsabilidades del equipo MECI son las
siguientes:
Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar
de Control
Interno bajo las orientaciones del representante de la
direccin.
Capacitar a los servidores de la entidad.
Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de
Control Interno.
Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar
propuestas.
Trabajar en coordinacin con los servidores designados por
rea.
El representante legal puede delegar a cualquier funcionario
para la
implementacin del MECI?
El Representante Legal de la entidad como nico responsable de
establecer,
desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designar a
un directivo de primer
nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina
de Control Interno, para
efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones
necesarias al desarrollo,
implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control
Interno basado en el
-
Modelo Estndar de Control Interno que establece el Anexo Tcnico
MECI 1000:2005
quien actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de
Coordinacin de Control
Interno.
La entidad deber contar con un equipo de trabajo institucional
con diferentes niveles
de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno,
conformado por tres (3) grupos
as:
Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado
Comit de
Coordinacin de Control Interno.
Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo MECI
conformado por
servidores pblicos de la entidad, de carcter multidisciplinario
con representatividad
de todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deber
ser coordinado y
supervisado por el representante de la direccin.
Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u
Oficina de Control
Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los
Servidores Pblicos a
su cargo, que tendrn bajo su responsabilidad la evaluacin
independiente y objetiva
del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento
continuo del MECI
1000:2005.
Las instituciones educativas pblicas de carcter Departamental o
Municipal
deben implementar el MECI?
Las instituciones de educacin bsica y media departamentales o
municipales son
dependencias de la Gobernacin o Alcalda - Secretara de Educacin,
y no
organismos ni entidades independientes de stas y por lo tanto no
estn obligadas a
implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una
Oficina de Control
Interno.
Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde
implementar el control interno
en toda la Gobernacin o Alcalda de manera integral, incluidas
las secretaras y
dependencias como son los establecimientos educativos.
Los Rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de
tales dependencias,
son responsables ante su superior inmediato de implementar y
aplicar mtodos y
procedimientos adecuados de control y velar por la calidad,
eficiencia y eficacia de
estos, en la dependencia a su cargo. Finalmente, la gobernacin o
alcalda pueden
realizar procesos de sensibilizacin y capacitacin al personal
docente y administrativo
-
de las instituciones, sobre los conceptos tcnicos y las normas
que regulan el Modelo
Estndar de Control Interno e invitarlos a que sean partcipes en
su implementacin.
Los Concejos Municipales deben implementar el MECI?
Por mandato constitucional, segn lo disponen los artculos 209 y
269 de La Carta
Magna, el control interno debe implementarse en todas las
entidades pblicas.
Conforme al artculo 5 de la ley 87 de 1993, que desarroll las
citadas disposiciones
constitucionales, la misma se aplica a todos los organismos y
entidades de las Ramas
del Poder Pblico en sus diferentes rdenes y niveles as como en
la organizacin
electoral, en los organismos de control, en los establecimientos
pblicos, en las
empresas industriales y comerciales del Estado, en las
sociedades de economa mixta
en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital social, en
el Banco de la
Repblica y en los fondos de origen presupuestal.
De acuerdo con el artculo 312 de la Constitucin Poltica, los
Concejos municipales
son corporaciones administrativas elegidas popularmente. Segn el
artculo 39 de la
Ley 489 de 1998, Estatuto Bsico de la Administracin Pblica, sta
se integra por los
organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y
por todos los dems
organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera
permanente tienen a su
cargo el ejercicio de las actividades y funciones
administrativas o la prestacin de
servicios pblicos del Estado colombiano.
El mismo artculo determina que las Asambleas Departamentales y
los Concejos
Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de
eleccin popular que
cumplen las funciones que les sealan la Constitucin Poltica y la
ley.
La Corte Constitucional en la sentencia C-538 de 1995, ha sido
clara en precisar que
los Concejos municipales y distritales, as como las Asambleas
departamentales, son
entes administrativos.
De lo expuesto se deduce que el rgimen de control interno es
aplicable a todo
organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y
maneje recursos
pblicos, no sujeto a rgimen privado de administracin. Esta
deduccin encuentra
mayor fundamento en los objetivos, caractersticas y elementos
del control interno,
detallados en los artculos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, todos
los cuales hacen
relacin a aspectos meramente administrativos y financieros
comunes a todos los
organismos y entidades del Estado.
-
Las empresas de servicios pblicos deben implementar le MECI?
El artculo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que sta reglamenta
de manera general
las actividades relacionadas con los servicios pblicos definidos
en esta Ley; deroga
todas las leyes que le sean contrarias; y prevalecer y servir
para complementar e
interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de
los servicios pblicos a
los que ella se refiere.
En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se
preferir sta, y para
efectos de excepciones o derogaciones, no se entender que ella
resulta contraria por
normas posteriores sobre la materia, sino cuando stas
identifiquen de modo preciso la
norma de esta Ley objeto de excepcin, modificacin o
derogatoria.
Conforme al artculo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el
rgimen aplicable a las
entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que
presten servicios pblicos,
en todo lo que no disponga directamente la Constitucin, ser el
previsto en dicha Ley
la cual contempla las siguientes competencias en materia de
control interno para las
Empresas de Servicios Pblicos domiciliarios.
Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Pblicos:
realizar un conjunto
de actividades de planeacin y ejecucin para lograr que sus
objetivos se cumplan;
definir y disear los procedimientos de control interno, as como
la evaluacin peridica
de su cumplimiento, de acuerdo siempre con las reglas que
establezcan las
Comisiones de Regulacin, actividad que podr ser contratada con
empresas privadas,
y organizar la auditoria interna de la empresa, estableciendo
sus funciones.
Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseo y aplicacin
del control interno
de la respectiva empresa.
A la Auditoria Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y
vigilar el control interno
de la respectiva entidad, por delegacin del Gerente.
A las Comisiones de Regulacin: promover y regular el balance de
los mecanismos
de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de
control interno. Balance
de los mecanismos de control buscado por la respectiva
Comisin de Regulacin; velar por la progresiva incorporacin y
aplicacin del control
interno en las empresas de servicios pblicos. Para ello, vigilar
que se cumplan los
criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las
Comisiones de
Regulacin, y podr apoyarse en otras entidades oficiales y
particulares.
-
Las entidades en liquidacin deben implementar el MECI?
El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control
Interno se ha
pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en
liquidacin, para garantizar
una gestin eficiente, eficaz y transparente, encaminada
exclusivamente hacia la
liquidacin, se intensifica la obligacin de verificar el buen
manejo de los recursos, el
cumplimiento de las normas, la sujecin de los planes, programas
y proyectos
relacionados con el proceso de liquidacin institucional, por lo
que cobra mayor
importancia la necesidad de contar con un rea o empleo que tenga
a su cargo las
funciones de asesora, evaluacin y seguimiento a dichos
elementos, los cuales
constituyen el Sistema de Control Interno.
Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno,
contemplados en el artculo 2
de la ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos
de la organizacin,
buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que lo
afecten; velar
porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn
dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la
correcta evaluacin y
seguimiento de la gestin institucional; definir y aplicar
medidas para prevenir los
riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten
en la organizacin y que
puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el
Sistema de Control Interno
disponga de sus propios mecanismos de verificacin y
evaluacin.
Esta misma norma, en su artculo 6, seala la responsabilidad del
Representante
Legal de cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las
entidades en
liquidacin, para que establezcan y desarrollen el Sistema de
Control Interno en la
organizacin.
El artculo 34, numeral 31 del Cdigo Disciplinario nico, Ley 734
de 2002, establece
que es deber de los servidores pblicos, en este caso del
Representante Legal,
adoptar el Sistema de Control Interno y la funcin independiente
de Auditora Interna
de que tratan la ley 87 de 1993 y dems normas que la modifiquen
o complementen.
Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir
que durante el
proceso de liquidacin de una entidad, cobra mayor vigencia la
necesidad de
desarrollar las labores de asesora, seguimiento y evaluacin de
todos los
componentes del Sistema de Control Interno. Aunque la Empresa se
encuentre en
liquidacin, contina la obligacin del Representante Legal de
implementar y
-
desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas
objeto de su consulta hacen
parte de los diferentes componentes del Sistema de Control
Interno, razn por la cual
se considera que es necesario que se continen desarrollando,
adaptadas a la nueva
situacin de liquidacin mientras la entidad termina su
proceso.
ARMONIZACIN
MECI - CALIDAD
Se puede implementar MECI y Sistema de Gestin de la Calidad al
tiempo?
Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse
simultneamente, ya
que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que
sea el mismo lder
para los dos sistemas, as como el mismo equipo operativo.
Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestin
de la Calidad, son
herramientas que tienen como propsito central contribuir al
fortalecimiento de la
accin de las diversas organizaciones que los implementen. Por lo
general, estos
Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberan
ser identificados en
etapas tempranas de la implementacin, a fin de evitar que se
dupliquen esfuerzos
(NTCGP 1000:2009).
Los tres Subsistemas, el de Control estratgico, el de Control de
Gestin y control de
Evaluacin que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y
optimizar los recursos
dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo
anterior, la planeacin y
formulacin articulada debe ser coherente con el uso de
herramientas para evitar la
duplicidad de acciones para el logro de los objetivos
comunes.
Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad
administrativa, el desempeo
institucional, y la gestin de los principales recursos de la
entidad: humanos, materiales
y financieros.
Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Tcnica de
Calidad en la
Gestin Pblica no implica el implementar el Modelo Estndar de
Control Interno, y
viceversa, no obstante aporta a su cumplimiento.
Son armnicos el MECI y el Sistema de Gestin de Calidad? y
Cmo
interactan dentro del mejoramiento continuo de una entidad?
La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de
control se encuentra
bsicamente bajo la dinmica del proceso de gestin, con una mirada
de mejoramiento
-
continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y
Actuar) integra los
elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI.
En la fase de planeacin institucional, el Direccionamiento
Estratgico, la
Administracin de Riesgos y el Ambiente de Control como
componentes MECI al igual
que la responsabilidad de la Alta Direccin y Gestin de Recursos
del Sistema de
Calidad, son elementos indispensables en la planeacin, por parte
de la Gerencia
Pblica.
En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestin y sus
respectivos
componentes dentro del Sistema de Control Interno, as como la
realizacin del
producto y prestacin del servicio en el Sistema de Gestin de la
Calidad, aportan al
desarrollo de las actividades propias de la entidad.
En la fase de verificacin, el MECI a travs de la Autoevaluacin,
la Evaluacin
Independiente; la medicin, anlisis y mejora que presenta el
Sistema de Gestin de la
Calidad son los mecanismos que garantizan que el quehacer
institucional est
orientado a las necesidades reales de los clientes.
Finalmente en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento
formulados al interior de la
entidad, sumados al anlisis y mejora de los productos de cada
entidad permiten que
se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo.
Tanto el Sistema de Gestin de la Calidad como el Modelo Estndar
de Control Interno
se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la
gestin y el Sistema de
Control Interno de las entidades del Estado.
A travs del cumplimiento de los requisitos incluidos en los
numerales 4, 5 y 6 de la
Norma Tcnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de
Control Estratgico
del MECI, a travs de los procesos gerenciales, las entidades
planean su gestin
orientada a la satisfaccin de sus usuarios.
Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo
establecido en el numeral
7 de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestin
del MECI, a
travs de los procesos misionales y de apoyo las entidades
ejecutan y desarrollan los
productos y servicios que suministran a sus clientes.
Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral
8 de la Norma Tcnica
de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluacin del MECI,
por medio de sus
procesos de control y evaluacin las entidades miden los
resultados de su gestin y
-
trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la
satisfaccin de sus usuarios
con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las
cuales nuevamente
alimentan el proceso de planeacin.
-
Bibliografa ARENS ALVIN. Auditoria. Un enfoque integral Mexica:
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Manual de Auditora Gubernamental. Committee of Sponsoring
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Tcnicas de Aplicacin, (Septiembre 2004) COSO-ERM. Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica Repblica de Colombia PAGINAS
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