PRIMER ENCUENTRO DE ARCHIVISTAS DE LOS PODERES DE LA … · Fiscalía General del Estado PRIMER ENCUENTRO DE ARCHIVISTAS DE LOS PODERES DE LA UNIÓN MÉXICO DF, 31 DE MAYO – 1 DE

Fiscalía General del Estado

PRIMER ENCUENTRO DE ARCHIVISTAS DE LOS PODERES DE LA UNIÓN

MÉXICO DF, 31 DE MAYO – 1 DE JUNIO DE 2011

La Gestión de los Archivos en el mundo: el caso español

María Luisa Conde Villaverde

Fiscalía General del EstadoCONTEXTO INTERNACIONAL

Siglo XIX

Proyección histórica de los archivos Abandonan el contexto burocrático que había sido hasta ese

momento su hábitat natural y exclusivo Erudición – Positivismo

Las características del documento de Archivo: Soporte papel Firma manuscrita Unidad inseparable de soporte y contenido

La esencia de la función archivística es la custodia física

Fiscalía General del EstadoCONTEXTO INTERNACIONAL. MEDIADOS DEL SIGLO XX

• MUNDO ANGLOSAJÓN Crisis de la prioridad absoluta

de la custodia física : Records Management

– Alejamiento de los profesionales de los archivos del mundo burocrático

– Creación de una nueva profesión que se adscribe al contexto burocrático

– Se controla la producción de documentos

– Los porcentajes de conservación descienden de forma considerable

• PAÍSES EUROPEOS DE TRADICIÓN LATINA

– A excepción de Francia, todos quedan al margen de la victoria aliada

– Francia diseña su modelo del Préarchivage

– Preponderancia de la custodia física

– Enorme volumen de fondos históricos

– Alejamiento de los profesionales del mundo burocrático

– Existencia del Derecho Administrativo

– Se conserva prácticamente todo lo que se produce

Incremento desmesurado del volumen de producción de documentos en papel

Fiscalía General del EstadoCONTEXTO INTERNACIONAL. ÚLTIMO TERCIO DEL SIGLO XX

Sociedad de la Información Crisis definitiva de los aspectos físicos Inicio de una nueva era La Información adquiere una dimensión extraordinaria Nuevos soportes Nuevos medios de grabación Obsolescencia tecnológica : conservación y recuperación Desmaterialización, deslocalización y descontextualización Problemas de integridad y autenticidad Los países europeos de tradición latina ven inicialmente estos cambios

como algo lejano y ajeno Estándares Internacionales (ISO 15489), Modelo europeo de Requisitos

(MoReq) Etapa post-custodia Proyecto INTERPARES

Fiscalía General del EstadoLA EXPERIENCIA ESPAÑOLA

Siglo XIX Buena estructura Archivística

Creación en 1858 del Archivo Intermedio Creación de nuevos archivos en las Instituciones surgidas como resultado de la separación de

Poderes Creación del Archivo Histórico Nacional en 1866

Acertada adscripción funcional Ministerio de Justicia

Creación del Cuerpo de Archiveros Creación de la Escuela de Diplomática

Siglo XX. 1ª Parte Reglamento de Archivos de 1901 Adscripción al Ministerio de Instrucción Pública Desaparición de la Escuela de Diplomática La formación de los profesionales dependerá del perfil exigido para superar las

pruebas de acceso al Cuerpo Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios El perfil será esencialmente historicista


Siglo XX. 2ª Parte Se consolida la estructura Archivística Centralizada

El Decreto de 8 de mayo de 1969 crea el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, como Archivo Intermedio de la Administración General del Estado

Real Decreto de 4 de julio de 1977, Transformación de la Estructura del Estado Creación del Ministerio de Cultura al que se adscriben los

Archivos 6 de diciembre de 1978, promulgación de la Constitución Año 1985,

Incorporación de España a la Unión Europea Ley 16/1985 de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español


Década de 1980

Consolidación del Estado de las Autonomías 17 territorios con Gobiernos Autónomos 2 Ciudades Autónomas Leyes de Archivos y/o Patrimonio Histórico

Los estudios de Archivística pasan a la Universidad, generalmente en el contexto de las Facultades de Biblioteconomía y Documentación

Empieza a diferenciarse la investigación en el Área de Ciencias Historiográficas y en Archivística

Fiscalía General del EstadoMAPA POLÍTICO DE LOS TERRITORIOS DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS


Década de 1990 Desarrollo de la Sociedad de la Información Desarrollo de la Administración Electrónica Obligatoriedad de incorporar a la legislación española las

Directivas de Europa Se van promulgando normas para solucionar los problemas a

medida que se diagnostican y detectan Legislación dispersa

Firma electrónica Medios de conservación a largo plazo Metadatos Formatos

Fiscalía General del EstadoNORMATIVA EUROPEA

Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece el marco comunitario para la firma electrónica.

Estrategia de Lisboa (Consejo Europeo 23-24 de marzo de 2000): Hacia la Europa de la innovación y el conocimiento. El Consejo europeo pide a los Estados miembros que garanticen el acceso electrónico generalizado a los principales servicios públicos básicos para el año 2003.

Plan e-Europe 2002. Comunicación de la Comisión de 13 de marzo de 2001. Se enmarca dentro de la estrategia de Lisboa y tiene por objetivo estimular el uso de internet

Plan e-Europe 2005. Comunicación de la Comisión de 28 de mayo, al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social Europeo y al Comité de las Regiones:”Una Sociedad de la Información para todos

Fiscalía General del EstadoNORMATIVA EUROPEA

Comunicación de la Comisión de 1 de junio de 2005. “2010: La Sociedad de la Información y los medios de comunicación al servicio del crecimiento y el empleo”. Uno de los objetivos es estimular el uso de las TIC’s en los servicios públicos.

Comunicación de la Comisión de 19 de mayo de 2006: “Iniciativa 2010- Primer Informe Anual sobre la Sociedad de la Información Europea”.

Fiscalía General del EstadoNORMATIVA ESPAÑOLA

Artículo 45 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común. Prevé la incorporación de medios técnicos a las Administraciones Públicas.

Real Decreto- Ley 14/1999 de 17 de septiembre sobre firma electrónica.

Real Decreto 1290/1999 de 23 de julio por el que se desarrolla el artículo 81 de la Ley 66/1997 de 30 de diciembre de Medidas fiscales, administrativas y del orden social en materia de prestación de servicios de seguridad por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda.

Ley 24/2001 de 27 de diciembre de Medidas fiscales, administrativas y del orden social que modifica la Ley 30/1992 para impulsar la e-administración.


Administración. es: Plan de choque para el impulso de la Administración Electrónica en España. Pretende la aplicación de las directrices de e- Europe 2005.

Real Decreto 209/2003 de 21 de febrero por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.

Ley 59/2003 de 19 de diciembre sobre firma electrónica que deroga el Real Decreto-Ley 14/1999 de 17 de septiembre.

Plan Conecta. Plan de Modernización Tecnológica de la Administración Pública 2004-2007


Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre por el que se regula laexpedición del documento Nacional de Identidad y sus certificados defirma electrónica.

Plan Avanz@ 1 (2005-2008). Aprobado por Acuerdo de Consejo deMinistros de 4 de noviembre de 2005.

Plan Moderniz@: Plan de Medidas 2006-2008 para la mejora de laAdministración. Aprobado por Acuerdo del Consejo de Ministros de 9de diciembre de 2005. En este contexto es en el que se redacta la Ley11/2007 de 22 de junio

Fiscalía General del EstadoLEY 11/2007, DE 22 DE JUNIO, DE ACCESO ELECTRÓNICO

Es una norma básica para impulsar la administración electrónica(eAdministración)

No es un modelo específico de eAdministración.

Lo más interesante es que al margen de los principios generales,régimen jurídico, preceptos y criterios, se establecen derechosconcretos de los ciudadanos que, obviamente significa demanday, por tanto,

Implica que las Administraciones Públicas deberán desarrollaruna amplia oferta de servicios a través de la Red.

Fiscalía General del EstadoCARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA LEY

En relación a la posibilidad de los ciudadanos de relacionarse con laAdministración por medios electrónicos,

marca un cambio importante respecto a la situación anterior, como seexpresa en la Exposición de Motivos “se pretende dar el paso del podránpor el deberán”.

Establece la fecha de 31 de diciembre de 2009 como límite para que lasAdministraciones adapten sus procedimientos y actuaciones a lo quedispone la Ley.

Destaca la importancia que corresponde en este contexto a la adecuadaproducción de documentos, su tramitación en el contexto de unprocedimiento que se materializará en un expediente, y a su posteriorarchivo y recuperación.

Fiscalía General del EstadoDESARROLLO DE LA LEY

REAL DECRETO 3/2010 de 8 de enero por el que se regula elEsquema General de Seguridad Este Real Decreto que desarrolla parcialmente la Ley, pretende ser el

complemento necesario, en la Administración General del Estado, paraconseguir la efectiva realización de los derechos reconocidos en la Ley,facilitándolos en la medida que lo permiten las nuevas tecnologías ygarantizando que no resulten afectados otros derechos constitucionales como laprotección de datos, el acceso a la información o la preservación de intereses deterceros.

Establece también un marco muy flexible para la implantación de las vías decomunicación de las Administraciones con los ciudadanos, cuidando los nivelesde seguridad y protección de derechos e intereses previstos en la legislaciónadministrativa en general.

Desarrolla también la identificación y firma electrónica, los registros,notificaciones y comunicaciones electrónicas y la regulación detallada de losdocumentos y expedientes administrativos electrónicos, así como los elementosnecesarios para evitar la solicitud a los ciudadanos de documentos que ya obranen poder de las Administraciones Públicas.

Fiscalía General del EstadoDESARROLLO DE LA LEY

REAL DECRETO 4/2010 de 8 de enero por el que se regula el esquema Nacional de Interoperabilidad

Regula la cooperación, el desarrollo, la integración y la prestación de servicios conjuntos por las Administraciones Públicas

Garantiza la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas por los ciudadanos

Garantiza un nivel adecuado de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa para evitar la discriminación de los ciudadanos por razón de su elección tecnológica

Considera la interoperabilidad como un proceso integral en el que no caben actuaciones puntuales o tratamientos coyunturales

Comprende los criterios y recomendaciones de seguridad, normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para evitar la discriminación de los ciudadanos

Fiscalía General del EstadoOTRAS DISPOSICIONES LEGALES Y PLANES POSTERIORES

Ley 56/2007 de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de laInformación que se enmarca en las estrategias previstas en el Plan Avanz@ yque modifica una serie de normas anteriores en coherencia con la Ley 11/2007

Real Decreto 1494/2007 de 12 de noviembre por el que se aprueba elReglamento sobre las condiciones básicas para el acceso, de las personas condiscapacidad, a las tecnologías, productos y servicios relacionados con laSociedad de la Información

Plan Avanz@ 2 (2009-2012). Marca 5 líneas estratégicas entre las que destaca ladenominada “Servicios Públicos Digitales” con los que “se mejorará la calidadde los servicios prestados por las Administraciones Públicas en Red, conénfasis especial en el apoyo a las Entidades Locales….

Esta línea apoyará igualmente la creación de nuevas plataformas y contenidosen el ámbito de la Educación y en el Sanitario a partir de los logros de Avanz@

Fiscalía General del EstadoASPECTOS DESTACABLES DE LA LEY

RECONOCIMIENTO DE DERECHOS COMPLEMENTARIOS DE LOS CIUDADANOS Acceso electrónico a las Administraciones Públicas Elegir (entre los existentes y disponibles) el canal a través del cual relacionarse No aportar documentos que ya obren en poder de las Administraciones Igualdad en el acceso electrónico a los Servicios Públicos Acceder por medios electrónicos a la información de los expedientes Obtener copias electrónicas La conservación en formato electrónico de los documentos electrónicos que

formen parte de un expediente Usar la firma electrónica como medio de identificación y presentación de

documentos La garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los

ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas Calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos Utilizar estándares abiertos para comunicarse con las Administraciones

Públicas

Fiscalía General del EstadoNUEVAS OBLIGACIONES DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Fomentar múltiples canales de acceso a la información

Asegurar la interoperabilidad organizativa, semántica y técnica

Garantizar la validez documental y de gestión de la copia electrónica

Proporcionar herramientas de consulta del expediente electrónico

Admitir el DNI-e y demás sistemas de firma electrónica

Garantizar la producción y conservación de documentos electrónicos válidos, auténticos yrecuperables

Garantizar el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos

Garantizar la calidad de los servicios prestados

Asegurar la disponibilidad 24x7

Garantizar la compatibilidad con los diferentes navegadores y formatos

Fiscalía General del EstadoNUEVAS DEFINICIONES DE CONCEPTOS TRADICIONALES

Documento (artículo 29 y anexo de definiciones) “Información de cualquier naturaleza en forma electrónica,

archivada en un soporte electrónico según un formatodeterminado y susceptible de identificación y tratamientodiferenciado”

Expediente (artículo 32) “Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un

procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo deinformación que contengan”.

Archivo Electrónico (artículo 31) La Ley hace un reconocimiento expreso al derecho del ciudadano

a que las Administraciones Públicas “conserven sus documentosen formato electrónico que formen parte de un expediente”

Fiscalía General del EstadoNUEVOS ELEMENTOS DE CONTROL Y COORDINACIÓN

Comité Sectorial de Administración Electrónica Asegurar la compatibilidad e interoperabilidad de los

Sistemas y Aplicaciones Preparar Planes y Programas conjuntos para impulsar el

desarrollo de la Sociedad de la Información

Defensor del Usuario Velará por la garantía de los derechos reconocidos por la

Ley Elaborará anualmente un Informe para el Consejo de

Ministros que posteriormente se remitirá al Congreso de los Diputados

Fiscalía General del EstadoREFLEXIONES FINALES. La Macro y la Micro Archivística

• El gran desarrollo de la Archivística desde la segunda mitad del siglo XX, se ha centrado en determinados aspectos de la gestión y control, tanto físico como intelectual, de los fondos de los archivos. Es decir tomando el término de la Economía, podríamos afirmar que lo que se ha desarrollado de forma espectacular ha sido la Micro Archivística

•Por el contrario, todo lo referente a la Macro Archivística, es decir, la regulación y coordinación de esos esfuerzos individuales, y sobre todo la presencia activa de los Archivos en el contexto del Gobierno y de la Administración Electrónicos, y en las Políticas Públicas de Información, no ha alcanzado todavía , en la mayoría de los países, los niveles adecuados

•El contenido del concepto de Política Archivística tiene todavía niveles importantes de confusión: a veces se confunde con Memoria Histórica, otras con Patrimonio Histórico

•Las políticas Archivísticas deben estar siempre en el más alto nivel, en el contexto de las políticas de Información.

Fiscalía General del EstadoREFLEXIONES FINALES. Los Archivos en el mundo virtual

Respecto al mundo virtual, es evidente que los Archivos han logrado incorporar a su contexto los grandes avances de la tecnología y en consecuencia ésta forma parte indudable de su entorno, pero

¿Los Archivos forman realmente parte del mundo virtual?

Una condición imprescindible para lograr esa presencia es analizar las relaciones entre los Archivos y sus usuarios, es decir el entorno burocrático y los ciudadanos

Fiscalía General del EstadoREFLEXIONES FINALES. LOS ARCHIVOS Y LOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS

Los Archivos deben trabajar en equipo, y de forma insustituible, con los responsables de la definición de: Los modelos de Administración Electrónica

Los Sistemas de Validación de documentos electrónicos Los modelos de formatos Los modelos de metadatos Los modelos de Conservación a largo plazo de los documentos

electrónicos Los medios de recuperación de la información a largo plazo

Los modelos de requisitos de cualquier aplicación tecnológica que vaya a producir documentos de archivo

Fiscalía General del EstadoREFLEXIONES FINALES. LOS ARCHIVOS Y LOS USUARIOS

La diversificación y ampliación del perfil de los usuarios de la información es uno de los cambios más profundos y trascendentales que ha producido la Sociedad en la que vivimos

Todo el mundo necesita para su actividad diaria, volúmenes importantes de información de todo tipo que debe buscar, localizar y recuperar en fuentes también muy diversas

La accesibilidad de las fuentes de información dependerá de su inclusión en los circuitos conocidos, de que esté sistematizada mediante lenguaje comprensible y que sea recuperable a través de los motores de búsqueda que operan en internet

La relación de los archivos con sus usuarios no deben ser unidireccionales sino interactivas

Fiscalía General del EstadoREFLEXIONES FINALES. RESULTADOS DE ESTOS CAMBIOS

Todos estos cambios deberán reflejarse en la normativa y en la propia estructura de los Archivos

Pero, ¿Realmente es posible lograr estos objetivos?

Hay algunos países que lo han logrado

Analicemos el organigrama de los Archivos Nacionales de Australia, Canadá y Francia

Fiscalía General del EstadoARCHIVO NACIONAL DE AUSTRALIA

Fiscalía General del EstadoARCHIVO NACIONAL DE CANADÁ

Fiscalía General del EstadoARCHIVO NACIONAL DE FRANCIA

Fiscalía General del Estado

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

María Luisa Conde Villaverde

[email protected]

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