1 de 15 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA MUNICIPIO DE PIEDECUESTA EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESP TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FECHA: NOVIEMBRE DE 2014 OFICINA PRODUCTORA: 100 GERENCIA ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL CT E M o D S 100.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 100.01.01 Acción Contractual Requerimiento Respuesta a la acción Documentos Soportes Probatorios 100.01.02 Acción de Cumplimiento Requerimiento Respuesta a la acción Documentos Soportes Probatorios 100.01.03 Acción de Grupo Requerimiento Respuesta a la acción Documentos Soportes Probatorios 100.01.04 Accion de Nulidad Simple Requerimiento Respuesta a la acción Documentos Soportes Probatorios 100.01.05 Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho Requerimiento Respuesta a la acción Documentos Soportes Probatorios 100.01.06 Acción de Tutela Requerimiento Respuesta a la acción Documentos Soportes Probatorios 2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la eliminación dado que carecen de valores secundarios. 2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la eliminación dado que carecen de valores secundarios. 2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la eliminación dado que carecen de valores secundarios. 2 1'0 X Agotados sus valores administrativos se procede a la eliminación dado que carecen de valores secundarios. 2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la eliminación dado que carecen de valores secundarios. 2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la eliminación dado que carecen de valores secundarios. PROCEDIMIENTO UNIDAD ADMINISTRATIVA: RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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1 de 15PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
MUNICIPIO DE PIEDECUESTA
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESPTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FECHA: NOVIEMBRE DE 2014
OFICINA PRODUCTORA: 100 GERENCIA
ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E M o D S
100.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES
100.01.01 Acción Contractual
Requerimiento
Respuesta a la acción
Documentos Soportes Probatorios
100.01.02 Acción de Cumplimiento
Requerimiento
Respuesta a la acción
Documentos Soportes Probatorios
100.01.03 Acción de Grupo
Requerimiento
Respuesta a la acción
Documentos Soportes Probatorios
100.01.04 Accion de Nulidad Simple
Requerimiento
Respuesta a la acción
Documentos Soportes Probatorios
100.01.05 Acción de Nulidad y Restablecimiento del Derecho
Requerimiento
Respuesta a la acción
Documentos Soportes Probatorios
100.01.06 Acción de Tutela
Requerimiento
Respuesta a la acción
Documentos Soportes Probatorios
2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
2 1'0 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
2 10 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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OFICINA PRODUCTORA: 100 GERENCIA
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GESTIÓN
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PROCEDIMIENTO
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100.02 ACTAS
100.02.01 Actas de Capacitación
Citación
Registro de asistencia
Acta
Documentos soportes de los temas tratados
100.02.06 Actas de Comité de Calidad
Citación
Registro de asistencia
Acta
Documentos soportes de los temas tratados
100.02.07 Actas de Comité de Conciliacion
Citación
Registro de asistencia
Acta
100.02.08Actas de Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno
Citación
Registro de asistencia
Acta
Documentos soportes de los temas tratados
100.02.09 Actas de Comité de Gerencia
Citaciones
Registro de asistencia
Acta
Documentos soportes de temas tratados
2 10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.2 10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
10 X X2
2 10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
2 2 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
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PROCEDIMIENTO
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100.02.13 Actas de Junta Directiva
Citaciones
Registro de asistencia
Acta
Documentos soportes de temas tratados
100.03 ACTUACIONES
100.03.01 Actuaciones Administrativas
Requerimiento
Respuesta
100.03.02 Actuaciones Judiciales
Queja
Respuesta
Periodo de Prueba
Alegatos
Fallos
Recursos
100.04 ACUERDOS
100.04.01 Acuerdos de Junta Directiva
Acuerdo
Documentos soportes de temas tratados
100.07 CAMPAÑAS
100.07.01 Campañas Institucionales
Justificación de la necesidad
Presupuesto
Comunicación a los posibles proveedores
2 3 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza una selección del 10% de la serie en soporte papel
teniendo en cuenta la importancia de su contenido y la utilidad
que pueda tener como fuente de consulta, para digitalizar y
conservar.
4 X
Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
2 10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
2 3 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
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1
10 X X
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Cotizaciones de oferentes
Cotizacion aprobada
Cronograma de actividades
Invitaciones al evento
Material publicitario
Plan de medios
Guión de Difusión (internet, radio , prensa y tv)
100.13 CONTRATOS
100.13.06 Contratos Interadministrativos
Estudio de conveniencia y oportunidad
Resolución de Tesorería
CDP
RP
Minutas del Contrato
Acta de Inicio
Actas Parciales
Acta de Entrega
Acta de liquidación
100.13.07 Convenios Interadministrativos
Estudio de conveniencia y oportunidad
Resolución de Tesorería
CDP
RP
Minutas del Contrato
Acta de Inicio
Actas Parciales
2 20 X X Las tipologías o requisitos se ajustaran dependiendo de la
formalidad exigida, de acuerdo a la cuantía del contrato y
conforme a la Ley de Contratación. Esta serie se debe
digitalizar desde su inicio para facilitar su acceso de consulta.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se seleccionará el 10% en soporte papel y en soporte digital
para conservación, teniendo en cuenta aquellos de mayor
impacto social, económico, cultural y tecnológico para la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP.
2 20 X X Las tipologías o requisitos se ajustaran dependiendo de la
formalidad exigida, de acuerdo a la cuantía del contrato y
conforme a la Ley de Contratación. Esta serie se debe
digitalizar desde su inicio para facilitar su acceso de consulta.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se seleccionará el 10% en soporte papel y en soporte digital
para conservación, teniendo en cuenta aquellos de mayor
impacto social, económico, cultural y tecnológico para la
empresa Píedecuestana de Servicio Públicos ESP.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza una selección del 10% de la serie en soporte papel
teniendo en cuenta la importancia de su contenido y la utilidad
que pueda tener como fuente de consulta, para digitalizar y
conservar.
4 X1
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GESTIÓN
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PROCEDIMIENTO
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CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Acta de Entrega
Acta de liquidación
100.13.08 Convenios Interinstitucionales
Estudio de conveniencia y oportunidad
Resolución de Tesorería
CDP
RP
Minutas del Contrato
Acta de Inicio
Actas Parciales
Acta de Entrega
Acta de liquidación
100.16. COPIAS DE SEGURIDAD
100.16.01 Copias de seguridad de software
Formato registro de copias de seguridad
100.18 DERECHOS DE PETICION
100.18.01 Derecho de Petición
Requerimiento
Respuesta a la acción
Evidencia de la Corrección
100.19 DISCURSOS
100.19.01 Discursos Públicos
Invitación
Ponencia
2 20 X X Las tipologías o requisitos se ajustaran dependiendo de la
formalidad exigida, de acuerdo a la cuantía del contrato y
conforme a la Ley de Contratación. Esta serie se debe
digitalizar desde su inicio para facilitar su acceso de consulta.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se seleccionará el 10% en soporte papel y en soporte digital
para conservación, teniendo en cuenta aquellos de mayor
impacto social, económico, cultural y tecnológico para la
empresa Píedecuestana de Servicio Públicos ESP.
2 4 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
4
2 20 X X Las tipologías o requisitos se ajustaran dependiendo de la
formalidad exigida, de acuerdo a la cuantía del contrato y
conforme a la Ley de Contratación. Esta serie se debe
digitalizar desde su inicio para facilitar su acceso de consulta.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se seleccionará el 10% en soporte papel y en soporte digital
para conservación, teniendo en cuenta aquellos de mayor
impacto social, económico, cultural y tecnológico para la
empresa Píedecuestana de Servicio Públicos ESP.
10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
10 X Para proteger la información digital se recomienda realizar
copias de seguridad y guardarla en un lugar diferente.
Para mantener la información se debe revisar periódicamente y
cerciorarse de su correcta visualización y/o audición. Y para
prolongar la información digital es recomendable crear nuevas
copias de medios cada 5 años o cuando sea necesario para
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PROCEDIMIENTO
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CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Registro digital
Registro fotográfico
100.24 HISTORIALES
100.24.01 Historial de equipos de computo
Solicitud de compra
Cotizaciones
Estudio de necesidad de contartación
Solicitud de baja de equipos
100.24.02 Historial de software
Formato requisito de software
Solcitud de compra
Cotizaciones
Estudio de necesidad de contartación
Software
Licencia de software
Solicitud de baja de software
100.25 IMAGEN CORPORATIVA
100.25.01 Imagen corporativa
Manual de imagen corporativa
100.27 INFORMES
100.27.02 Informes a otras entidades
Solicitud de informe
Informe a otra entidad
10 X X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza una selección del 10% de la serie en soporte papel
teniendo en cuenta la importancia de su contenido y la utilidad
que pueda tener como fuente de consulta, para digitalizar y
conservar.
10 X X Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP, puesto que establecen decisiones de importancia para el
conocimiento de la evolución de la empresa. Se digitaliza y/o
microfilma para una consulta ágil y para su preservación en
medio perdurable.
2
2
4 Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
4 4 X
4 X
82 X Transcurrido el tiempo en el archivo central, se seleccionará el
10% aleatoriamente como una muestra para conservar;
teniendo en cuenta que sirven como fuente de consulta para el
estudio de la historia económica, social y política de la
Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP.
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PROCEDIMIENTO
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CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Seguimiento a actividades
Documentos soportes de los informes
100.27.03Informes de Administración del Riesgo
Informe de oficina gestoras
Indicadores
Documento soporte matriz
100.27.07 Informes de Gestión y Resultados
Informe de Gestión
Evaluación encuestas de satisfacción de eventos
Informe mensual de actividades
Registro fotográfico
100.27.10 Informes de Proyectos
Informe
Manual de instalación
Instructivos
100.29 INVITACIONES
100.29.01 Invitaciones a Eventos Publicos
Lista de invitados
Invitación
100.31 MANTENIMIENTOS
100.31.01 Mantenimiento de Hardware
Formato de mantenimiento preventivo/correcctivo
Solicitud de mantenimiento
Cronograma de mantenimiento
X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza una selección del 10% de la serie en soporte papel
teniendo en cuenta la importancia de su contenido y la utilidad
que pueda tener como fuente de consulta, para digitalizar y
conservar.
10 X X Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las
acciones y la gestión de las actividades realizadas en la
Gerencia, de gran valor para la historia de la entidad. Se
recomienda la digitalización para su consulta y preservación.
1
4
4 4 x x Agotados sus valores administrativos se procede a la
digitalizacion para consulta y posterior eliminación del
documento fisico.
4 4 X Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación dado que carecen de valores secundarios.
4
82
2
X Transcurrido el tiempo en el archivo central, se seleccionará el
10% aleatoriamente como una muestra para conservar;
teniendo en cuenta que sirven como fuente de consulta para el
estudio de la historia económica, social y política de la
Empresa Piedecuestana de Servicios Públicos ESP.
Transcurrido el tiempo en el archivo central, se seleccionará el
10% aleatoriamente como una muestra para conservar;
teniendo en cuenta que sirven como fuente de consulta para el
estudio de la historia económica, social y política de la
EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS
ESP.
8 X
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PROCEDIMIENTO
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CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
100.31.02 Mantenimiento de Software
Formato requisito de software
Solicitud de modificación
Diagnostico
Historia de usuario
Concepto de modificación
Informe de necesidad resuelta
100.32 MAPAS
100.32.01 Mapas de Riesgos
Formato base de mapa de riesgos
100.38PLANES
100.38.01
Plan de Acción
Plan de acción
Programa anual de auditorias
100.38.02Plan de Auditorias
Informe de auditoria
Documento soportes del informe
100.38.04Plan de Mejoramiento
Informes de Oficinas gestoras
Informes de seguimiento a compromisos
Agotados sus valores administrativos se procede a la
digitalizacion para consulta y posterior eliminación del
documento fisico.
4 4 x x
x
4
4 10
10 X X Esta serie consolida el seguimiento realizado por la oficina de
Control Interno a los compromisos y resultados alcanzados por
las demás dependencias de la EMPRESA PIEDECUESTANA
DE SERVICIOS PUBLICOS ESP
10
X X En esta serie se identifica el seguimiento al cumplimiento de
metas, propuestas por las dependencias de la entidad.
Consolidan las políticas de la entidad y se convierte en una
fuente de consulta para la historia y la investigación. Se
digitaliza o microfilma para garantizar la consulta y
preservación en medio perdurtable.
Agotados sus valores administrativos se procede a la
digitalizacion para consulta y posterior eliminación del
documento fisico.
1 4 X
4
X X Esta serie consolida el seguimiento realizado por la oficina de
Control Interno a los compromisos y resultados alcanzados por
las demás dependencias de la EMPRESA PIEDECUESTANA
DE SERVICIOS PUBLICOS ESP
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GESTIÓN
ARCHIVO
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PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
100.40 PROCESOS
100.40.04 Proceso Control Interno de Gestión
Manual de Calidad/ impreso- electrónico
Guías/ impreso- electrónico
Procedimientos/ impreso- electrónico
Instructivos/ impreso- electrónico
Formatos/ impreso- electrónico
Caracterización/ impreso- electrónicoRegistro de Acciones Correctivas, preventivas y de
mejoraEstado de las Acciones Correctivas-Acciones
Preventivas// impreso- electrónico
Reporte de Indicadores/ impreso- electrónico
Listado Maestro de Documentos/ impreso- electrónico
Mapa de Riesgos
Normograma
Informes de Revisión por proceso
Plan de Acción
Reportes de Avance
Solicitud Acción de Mejora Documental
Oficios remisorios/recibidos –enviados
Actas de Reunión
Documentos soporte de temas relacionados
100.40.07 Proceso Gerencia General
Manual de Calidad/ impreso- electrónico
Guías/ impreso- electrónico
Procedimientos/ impreso- electrónico
Instructivos/ impreso- electrónico
2
X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
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ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E M o D S
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
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CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Formatos/ impreso- electrónico
Caracterización/ impreso- electrónicoRegistro de Acciones Correctivas, preventivas y de
mejoraEstado de las Acciones Correctivas-Acciones
Preventivas// impreso- electrónico
Reporte de Indicadores/ impreso- electrónico
Listado Maestro de Documentos/ impreso- electrónico
Mapa de Riesgos
Normograma
Informes de Revisión por proceso
Plan de Acción
Reportes de Avance
Solicitud Acción de Mejora Documental
Oficios remisorios/recibidos –enviados
Actas de Reunión
Documentos soporte de temas relacionados
100.40.10 Proceso Gestión de la Comunicación
Manual de Calidad/ impreso- electrónico
Guías/ impreso- electrónico
Procedimientos/ impreso- electrónico
Instructivos/ impreso- electrónico
Formatos/ impreso- electrónico
Caracterización/ impreso- electrónicoRegistro de Acciones Correctivas, preventivas y de
mejoraEstado de las Acciones Correctivas-Acciones
Preventivas// impreso- electrónico
Reporte de Indicadores/ impreso- electrónico
Listado Maestro de Documentos/ impreso- electrónico
2
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
2
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
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GESTIÓN
ARCHIVO
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PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Mapa de Riesgos
Normograma
Informes de Revisión por proceso
Plan de Acción
Reportes de Avance
Solicitud Acción de Mejora Documental
Oficios remisorios/recibidos –enviados
Actas de Reunión
Documentos soporte de temas relacionados
100.40.12 Proceso Gestión Jurídica
Manual de Calidad/ impreso- electrónico
Guías/ impreso- electrónico
Procedimientos/ impreso- electrónico
Instructivos/ impreso- electrónico
Formatos/ impreso- electrónico
Caracterización/ impreso- electrónicoRegistro de Acciones Correctivas, preventivas y de
mejoraEstado de las Acciones Correctivas-Acciones
Preventivas// impreso- electrónico
Reporte de Indicadores/ impreso- electrónico
Listado Maestro de Documentos/ impreso- electrónico
Mapa de Riesgos
Normograma
Informes de Revisión por proceso
Plan de Acción
Reportes de Avance
Solicitud Acción de Mejora Documental
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
2
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
2
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OFICINA PRODUCTORA: 100 GERENCIA
ARCHIVO DE
GESTIÓN
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PROCEDIMIENTO
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RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Oficios remisorios/recibidos –enviados
Actas de Reunión
Documentos soporte de temas relacionados
100.40.13 Proceso Medición y Análisis
Manual de Calidad/ impreso- electrónico
Guías/ impreso- electrónico
Procedimientos/ impreso- electrónico
Instructivos/ impreso- electrónico
Formatos/ impreso- electrónico
Caracterización/ impreso- electrónicoRegistro de Acciones Correctivas, preventivas y de
mejoraEstado de las Acciones Correctivas-Acciones
Preventivas// impreso- electrónico
Reporte de Indicadores/ impreso- electrónico
Listado Maestro de Documentos/ impreso- electrónico
Mapa de Riesgos
Normograma
Informes de Revisión por proceso
Plan de Acción
Reportes de Avance
Solicitud Acción de Mejora Documental
Oficios remisorios/recibidos –enviados
Actas de Reunión
Documentos soporte de temas relacionados
100.41 PROGRAMAS
100.41.01 Programa de auditoría externa
Plan de Auditoria
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
2
5 X La información de esta serie se encuentra acutalizada en la
Dependencia de Calidad. Es un documento de consulta y
actualización periódico. Las modificaciones o nuevas
versiones se registran en la Dependencia de Calidad,
garantizando la trazabilidad de los mismos. El tiempo de
retenci{on se aplica solo para los formatos porque son las
evidencias, los dem{as tipos docuemntales son de consulta.
2
4 10 X X Muestran la evolución de la entidad a no conformidades y
hallazgos en el Sistema de Gestión de la Calidad. Su
consevación es total ya que sirven como base para futuras
auditorias y constituyen referente investigativo. Se digitilizan
para consulta ágil.
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EMPRESA PIEDECUESTANA DE SERVICIOS PUBLICOS ESPTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FECHA: NOVIEMBRE DE 2014
OFICINA PRODUCTORA: 100 GERENCIA
ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E M o D S
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Informe de Auditorias Externas
Encuesta de Satisfacción de Auditorias
Comunicación de realizacion de Auditoria Externa
100.41.02 Programa de auditoría Interna
Programa de Auditorias Internas
Plan de Auditoria
Hoja de vida de auditores
Acta de apertura
Lista de Verificación de Auditoria
Informe de Auditorias Internas
Encuesta de Satisfacción de Auditorias
Acta de cierre
Comunicación de realizacion de Auditoria Interna
100.41.04 Programa de Cultura de Autocontrol
Boletines
Carteleras
Encuestas
Evaluaciones
Entrevistas
Material de capacitación
100.41.05 Programa de Rendición de cuentas
Citación
Documentos de divulgación
Informe
Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las
acciones y la gestión de las actividades realizadas en la
Gerencia, de gran valor para la historia de la entidad. Se
recomienda la digitalización para su consulta y preservación.
2 10 X
4
4 10 X
Agotados sus valores administrativos se procede a la
eliminación, dado que carecen de valores secundarios
2 2 x
X Muestran la evolución de la entidad a no conformidades y
hallazgos en el Sistema de Gestión de la Calidad. Su
consevación es total ya que sirven como base para futuras
auditorias y constituyen referente investigativo. Se digitilizan
para consulta ágil.
10 X X Muestran la evolución de la entidad a no conformidades y
hallazgos en el Sistema de Gestión de la Calidad. Su
consevación es total ya que sirven como base para futuras
auditorias y constituyen referente investigativo. Se digitilizan
para consulta ágil.
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ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E M o D S
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
100.43 PROYECTOS
100.43.01 Proyectos de Construcción
Certificado de construccion
Solicitud de recursos de inversión
Evaluación del Proyecto
Carta de aprobación
Certificado de autorización
Paz y salvo
Resolución de ejecución del proyecto
Formato diagnostico de entidades prestadoras de
servicios publicos
100.43.04 Proyectos de sistemas de información
Propuestas comerciales
Concepto
Registros de capacitación
Informe de ejecución
100.45 PUBLICACIONES
100.45.01 Publicaciones oficiales
Solicitud
Aprobación
Publicación Digital o Impresa
100.47 RESOLUCIONES
100.47.01Resoluciones
Resolución
Documentos soportes
Resoluciones modificatorias
Constituyen el patrimonio histórico del funcionamiento de la
Empresa Piedecuestana de Servicios, puesto que establecen
decisiones de importancia para el conocimiento de la evolución
de la empresa. Se digitaliza y/o microfilma para una consulta
ágil y para su preservación en medio perdurable.
2 10 X X
X Una vez se traslada al archivo central, esta serie constituye
una fuente de consulta para la investigación y tiene valor
administrativo y para la historia.
4 10 X Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las
acciones y la gestión de las actividades realizadas en la
Gerencia, de gran valor para la historia de la entidad. Se
recomienda la digitalización para su consulta y preservación.
Esta serie consolida acciones sociales, económicas y políticas,
la cual se convierte en una fuente de consulta para la historia e
investigación. Se digitaliza o microfilmar para garantizar la
consulta y conservación.
2
2 10 X X Serie de conservación total ya que en ella se consolidan las
acciones y la gestión de las actividades realizadas en el área
de Sistemas, de gran valor para la historia de la entidad. Se
recomienda la digitalización para su consulta y preservación.
Esta serie consolida acciones sociales, económicas y políticas,
la cual se convierte en una fuente de consulta para la historia e
investigación. Se digitaliza o microfilmar para garantizar la
consulta y conservación.
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ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRALCT E M o D S
PROCEDIMIENTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
100.48 VIDEOS
100.48.01 Videos Institucionales
Video
CT = Conservación Total D = Digitalizacion
E = Eliminación S = Selección
M = Microfilmación
Jefe de Archivo
CONVENCIONES:
X Una vez se traslada al archivo central, esta serie constituye
una fuente de consulta para la investigación y tiene valor
administrativo y para la historia.
Firma Responsable:
Fecha:
2
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