Presentazione di PowerPoint - Conservazione Sostitutiva · PPT file · Web view2010-10-26 · la valutazione e pianificazione dei progetti di gestione documentale e conservazione
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Centro Congressi Papa Luciani 20 febbraio 2007
LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
20 FEBBRAIO 2007
CENTRO CONGRESSI PAPA LUCIANIIL RISPARMIO OTTENBILE DALLA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI
dott. Alberto Bobbo
Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it
Nuove Tecnologie e Qualità del SoftwareTel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981
L’informazione: è una risorsa essenziale per il funzionamento di una organizzazione.
La gestione dell’informazione nelle organizzazioni èdi importanza strategica e fattore/leva della competitività aziendaleL’ottimizzazione dei processi aziendali e quindi dell’organizzazione
efficace ed efficiente dell’azienda è potenziale di risultato dell’ottimizzazione della gestione delle informazioni
• Necessità di gestire in modo efficace, efficiente ed integrato tutte le informazioni disponibili in azienda.
• Necessità di informazioni corrette (e dei documenti che le contengono) per prendere le decisioni tempestivamente imposte dal mercato.
• Tali decisioni hanno un impatto su:1. Profitto 2. Qualità dei servizi offerti (anche i processi secondari generano valore)3. Efficienza4. Immagine
In definitiva, la disponibilità delle informazioni e una gestione efficiente delle stesse può portare a un grande vantaggio competitivo su due direttrici:
1. Processi: Ottimizzazione delle risorse e incremento della produttività2. Costi: Riduzione dei costi improduttivi della gestione documentale
Conservare i documenti cartacei significa sostenere:
• Costi dei locali adibiti ad archivi nonché problemi connessi alla localizzazione degli archivi.
• Costi di archiviazione e di gestione degli archivi.• Tempi di ricerca (difficoltà nel reperimento del documento).• Rischi di errore (documenti obsoleti o non aggiornati) • Rischi di deperimento per cause accidentali (incendi, allagamento, ecc.).• Costi di per sicurezza degli ambienti (Legge 626).• Costi per la vigilanza degli ambienti.• Costi concernenti la disciplina della Privacy (Trattamento dati sensibili).• …………• Costi relativi alla diffusione di informazioni aziendali protette da segreto
• Per documento cartaceo si intende sia il supporto che il contenuto che in esso viene rappresentato• La sottoscrizione autografa sancisce l’ autenticità ed il sottoscrittore si assume la paternità del contenuto del documento
• Un documento informatico, per sua natura, può essere modificato e riprodotto infinite volte, ottenendo copie identiche all’originale.• Il suo contenuto è svincolato dal supporto.• Per renderlo simile al documento cartaceo occorre “autenticarlo”, cioè modificare gli attributi di volatilità tramite l’apposizione di una firma digitale per:
garantire la segretezza dei contenuti del documento dichiarare la paternità del sottoscrittoreassicurare l’integrità dei contenuti del documentogarantire il non ripudio quindi assicurare la validità legale del documento
La firma digitale GARANTISCE, in un documento informatico, la stessa valenza della firma autografa nei documenti cartacei.La tecnologia a “chiavi pubbliche” garantisce inoltre:
• l’integrità del contenuto del documento• la certezza della provenienza del documento
I formati dei documenti informatici• La firma digitale deve essere applicata a documenti informatici STATICI ovvero redatti in modo tale per cui il contenuto non risulti alterabile durante le funzioni di accesso e di conservazione, generalmente documenti informatici in formato PDF o TIFF ….. con beneficio di inventario..• Gli elementi dinamici (macro, funzioni, script) possono provocare la visualizzazione di contenuti differenti al momento della sottoscrizione e della successiva verifica
• Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti (informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda (informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed ordinataordinata
• I documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazioneI documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazione
• Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di archiviazione elettronica ed è da questi tenuto distintoarchiviazione elettronica ed è da questi tenuto distinto
• Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione
• Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione cartacea su cui vi è obbligo di legge per la conservazione nel tempocartacea su cui vi è obbligo di legge per la conservazione nel tempo
• La documentazione dovrà essere archiviata e conservata, secondo le La documentazione dovrà essere archiviata e conservata, secondo le norme previste dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle norme previste dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte delle Autorità competentirichieste da parte delle Autorità competenti
• Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi vigentivigenti
• I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03) che non si chiudono con alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03) che non si chiudono con la redazione di un Documento Programmatico della Sicurezzala redazione di un Documento Programmatico della Sicurezza
• Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano l’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservatol’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservato
• La conservazione deve quindi garantire:La conservazione deve quindi garantire:
• un approccio che tenga conto del rapporto costi-benefici dei processi di supporto per il reperimento sia della documentazione amministrativa sia di quella storico-culturale.
• minimi rischi di deperimento o non accessibilità alle informazioni a fronte di una seria analisi dei rischi derivanti da perdita di informazioni (Sicurezza Sistemi informativi, BS 17799,….).
• livelli adeguati di sicurezza a garanzia dell’autenticità e la validità giuridica delle informazioni conservate (Privacy: D.Lgs. 196/03,…).
• Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della documentazione in formato digitale nel tempodocumentazione in formato digitale nel tempo
• La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…)tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…)
• La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari motivazioni tecniche (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili, ect..)motivazioni tecniche (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili, ect..)
• La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure tecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitaletecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitale
Marca Temporale: Marca Temporale: evidenza informatica che consente di rendere evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporaleopponibile a terzi un riferimento temporale
Sottoscrizione elettronica:Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma elettronica qualificata apposizione della firma elettronica qualificata ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato rilasciato da una CA)rilasciato da una CA)
Documento statico non modificabile:Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazioneaccesso e di conservazioneSupporto di memorizzazione:Supporto di memorizzazione: qualsiasi tipo di supporto di qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile della Conservazione)della Conservazione)
Modalità operative:Modalità operative: libertà d’ iniziativa per l’adozione delle modalità libertà d’ iniziativa per l’adozione delle modalità operative per la conservazione sostitutiva. operative per la conservazione sostitutiva.
• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazioneSistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione
• Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di un disco tradizionale, garantendo il rispetto della un disco tradizionale, garantendo il rispetto della normativa con accessi di tipo WORM.normativa con accessi di tipo WORM.
• Punti di forza: performancePunti di forza: performance• Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli volumivolumi
• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazioneSistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione
• MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura ottica. Capacità di memorizzazione da parecchi ottica. Capacità di memorizzazione da parecchi GbyteGbyte
• Punti di forza: relativamente economiciPunti di forza: relativamente economici• Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al dispositivo magneticodispositivo magnetico
• DVD: sistema di memorizzazione consolidatoDVD: sistema di memorizzazione consolidato• Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di memorizzazionememorizzazione• Punti di debolezza: performance non elevatePunti di debolezza: performance non elevate• Facilità e convenienza di utilizzoFacilità e convenienza di utilizzo
• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazioneSistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione• Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio se trattati sotto questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio se trattati sotto specifiche condizioni)specifiche condizioni)
• Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD)e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD)
• Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed essere indipendente da S.O.essere indipendente da S.O.
• Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM)standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM)
• Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di controllo periodica e all’eventuale controllo periodica e all’eventuale riversamento sostitutivoriversamento sostitutivo
• Come accennato in precedenza i formati ammessi Come accennato in precedenza i formati ammessi dalla normativa sono quelli che non contengono dalla normativa sono quelli che non contengono macroistruzioni, codice eseguibile, etc…macroistruzioni, codice eseguibile, etc…
• I formati ammessi e portati in conservazione sono a I formati ammessi e portati in conservazione sono a discrezione dell’utente finalediscrezione dell’utente finale
• XMLXML• PDFPDF• TIFFTIFF• JPEGJPEG
• Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato PDFPDF
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: L’EVOLUZIONE VERSO IL DIGITALE
Fattori determinanti di tipo:
• Tecnologico (aumentano i volumi dei documenti digitali nelle aziende)• Business (spinta alla riduzione ei costi e ottimizzazione dei processi)• Legislativo (disciplina giuridica sempre più matura e completa)
Spingono il passaggio all’era del “paperless”….ma nonostante la spinta:
• La gestione documentale nel Sistema Italia (pubblico e privato) soffre ancora enormi costi ed inefficienze relative alla gestione del documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5 % del PIL per un costo stimabile tra i 42 e i 70 miliardi di €uro!!
• I risparmi ottenibili, per tipologia di documento vanno dal 50 % al 90 % del costo di gestione del documento!
Diventare efficienti ed efficaci nella gestione delle conoscenze è fonte di economie di costo e di miglioramento delle prestazioni della organizzazione, rapidità nel reperimento dei dati, creazione di nuove opportunità, risposte alle esigenze dei clienti/utenti
VALUTARE I VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: COSTI-BENEFICI
Costi di spazio ufficio/magazzino1. Spazio Ufficio ___ mq. X € ___ = € 2. Spazio Magazz. ___ mq. X € ___ = €3. Scaffali, materiale per attività = €4. Materiale di consumo = €
COSTI TOTALI
€
Costo del lavoro1. Addetto magazzino ____ x €/h. = € 2. Amministrazione ____ x €/h. = € 3. Gestione ____ x €/h. = €
€
Costi per la perdita di informazioni1. Costo statistico per perdita info N° files x € 200 = € €
Customer Service1. Chiamate al richiedente dopo ricerca # chiamate/anno2. Costi telefonici # chiamate/anno x € = €3. Ritardi nel processo di ricerca docs = €
In ogni caso alcuni dati di riferimento da indagini di Conservazione-sostitutiva.it:Fascie di investimento riguardanti tutta l’infrastruttura di impianto (componenti HW-SW-SV) e
quindi, nel caso sia opportuno l’aggiornamento di tutto l’impianto informatico (escluse le applicazioni – licenze- già presenti in azienda per scopi di gestione del proprio business)…..progetti valutati al consuntivo finale:
Obiettivo Progetti: Gestione Documentale, Workflow Management e Conservazione Sostitutiva di tutti i documenti con valenza fiscale
FASCIA A:
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 1 PDL a 10 PDL ………..…Costo: da 10.000,00 € a 30.000,00 €
FASCIA B:
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 10 PDL a 50 PDL…….…..Costo: da 30.000,00 € a 100.000,00 €
FASCIA C:
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 51 PDL a 100 PDL……….Costo: da 100.000,00 € a 150.000,00 €
outsourcing dei sistemi di gestione documentale (hw+sw):• Utilizzo del bene, non proprietàRispetto all’acquisto diretto del bene, l’azienda può diluire nel tempo l’impatto
economico attraverso il pagamento di un canone costante onnicomprensivo.
• Vantaggi fiscali sia a fini IRES che IRAPDeducibilità totale dei canoni, inclusivi anche della manutenzione,
dall’imponibile IRES a prescindere dalla durata. Non sono previste durate minime legate agli ammortamenti del bene
Deducibilità totale dei canoni a fini IRAP senza la distinzione tra capitale e interessi come per un contratto di leasing.
• Nessuna immobilizzazione di risorse finanziarieIl noleggio consente di lasciare il capitale disponibile per altri impieghi, anziché
immobilizzarlo. Il noleggio non intacca le linee di credito dell’azienda, che possono essere più utilmente sfruttate per lo sviluppo del core business.
outsourcing dei sistemi di gestione documentale (hw + sw):• Eliminati i rischi di obsolescenza del beneCon Nolè il locatario elimina i rischi legati all’obsolescenza tecnologica dei beni
noleggiati, che rimangono tutti in capo al locatore. E’ questo un elemento di estrema rilevanza in settori merceologici come ad
esempio l’IT. Elimina i problemi relativi allo smaltimento dei beni al termine del noleggio
• Servizi accessoriCon Nolè è possibile inserire nel contratto di noleggio oltre al bene una serie di
servizi accessori come l’assistenza tecnica, la manutenzione, l’assicurazione ed eventualmente i materiali di consumo
• Pianificazione dei costi di gestioneIl canone Nolè è onnicomprensivo e consente all’azienda di utilizzare il bene
conoscendo esattamente il flusso dei canoni periodici da riconoscere a fronte dell’utilizzo del bene
Riprendiamo le Fascie di investimento riguardanti tutta l’infrastruttura di impianto (componenti HW-SW-SV) e quindi, nel caso sia opportuno l’aggiornamento di tutto l’impianto informatico (escluse le applicazioni – licenze- già presenti in azienda per scopi di gestione del business) applichiamo i coefficenti dei canoni di outsourcing di Nolè Spa:
Obiettivo Progetti: Gestione Documentale, Workflow Management e Conservazione Sostitutiva di tutti i documenti con valenza fiscale
Fascia A (da 1 a 10 PDL):
Media N. Postazioni di Lavoro (PDL): 8 PDL ………….…..Investimento: 20.000,00 €
Outsourcing durata 36 mesi con canone mensile pari a 629,20 €
Fascia B (da 11 a 50 PDL):
Media N. Postazioni di Lavoro (PDL): 25 PDL ………….…..Investimento: 45.000,00 €
Outsourcing durata 48 mesi con canone mensile pari a 1107,00 €
Quindi calcoliamoci quanto ci costa mensilmente la gestione cartacea…..e quindi valutiamo il Break-even point temporale…..
Poi cominciate a contare……quanto stiamo guadagnando con l’innovazione digitale
VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE:Miglioramento e snellimento dei processi aziendaliMiglioramento e snellimento dei processi aziendali
• Diminuzione della % di perdita di documentiDiminuzione della % di perdita di documenti• Recupero veloce dell’informazioneRecupero veloce dell’informazione• Riduzione drastica della circolazione cartaceaRiduzione drastica della circolazione cartacea• Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei
clienticlienti• Maggiore controllo sui costi di gestioneMaggiore controllo sui costi di gestione
Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Italia Research 2006 e Net Consulting):Italia Research 2006 e Net Consulting):• mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni
immagazzinate negli archivi (gestione documentale immagazzinate negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato
• il 5% di tutti i documenti viene persoil 5% di tutti i documenti viene perso• l’azienda spende tra i 18 e i 20 € per l’archiviazione l’azienda spende tra i 18 e i 20 € per l’archiviazione
manualemanualedi ciascun documentodi ciascun documento• in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si
spendonospendonocirca 120 € per ricercare documenti archiviati in modo erratocirca 120 € per ricercare documenti archiviati in modo errato
SE CIO’ NON BASTA UNA PREVISIONE:DOMANI….CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGATORIA PER TUTTI!
Al di là dell’intensa attività di legislazione sui temi dell’innovazione digitale iniziata sin dagli anni ‘90, la volontà del legislatore di ridurre l’evasione fiscale, percorrendo la strada dell’innovazione tecnologica, emerge recentemente e chiaramente nel D.L.
223/2006, dove vengono introdotte alcune importanti novità……………con una importante affermazione di premessa circa queste novità “in attesa
dell’introduzione della Fatturazione Elettronica”, ovvero in attesa dell’introduzione della normativa cogente sulla fatturazione elettronica che renderà poi obbligatoria anche la conservazione sostitutiva secondo quanto già previsto dal Codice della
Pubblica Amministrazione Digitale.
Sulla base di queste considerazioni la previsione è che se non è domani è dopodomani ma la normativa sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica e conservazione
CONSERVAZIONE-SOSTITUTIVA.IT:1. Corsi ogni mese nel 2007… domani 21 Febbario 2007 presso Centro
Direzionale Noalis a Spinea-Venezia
2. Con Elitec Srl/Prosyt Srl: Incontri personalizzati per valutare il Roi di un’implementazione di un DMS nella Vostra azienda o supportarVi nelle gestione del processo di conservazione
3. Continueremo a essere un punto di riferimento con Conservazione-sostitutiva.it………….l’osservatorio del mercato di domanda e offerta
GRAZIE PER L’ATTENZIONE!dott. Alberto Bobbo
Coordinatore Conservazione-sostitutiva.itNuove Tecnologie e Qualità del SoftwareTel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981