Presentation Skills

1

© Business Edge 2003. All rights reserved

التعلم من أجل النجاح، التعلم من أجل االزدهارLearning for Success, Learning for Prosperity

Presentation Skills

Presented by:Ms. Soha Magdy



Rules of the Game

Workshop Rules

Stayinvolved

Keep your time

Take notes

Turn off your mobile phone

2



Learning methodsLearning methods



Just a Question..

• Why are you here today?• Why did you come to attend this

session?

3



Brain teaser

• What is your targets in your life?



Brain Teaser• What are the most important

characteristics that should be found in presentable people?

4



They should…………• Be well dressed up.• Have great command of the language.• Self-confidence.• Well-prepared (using all tools needed)• Have great knowledge and experience.• Good listener.• Have great communication skills.• Well trained to use the body language and face gestures.• Have excellent skills.• Have no fear to face the public.• Smoothly capable of using computers.



:استخدم اللغة Use language

دقة بAccurate

باختصار Brief

بساطة ب Simple

وضوح ب Clear

مهارات العرض Presentation skills

5



Brain Teaser…..

• What is the best answer for this question?

“Where shall I go from this point?..................................”

Think well…



يجبShould

استخدام جمل بسيطة استخدام مثال لتوضيح فكرتك

استخدام طريقة مقارنة استخدام قصة آتوضيح

استخدام األقوال المأثورة و المقتطفات استخدام الفكاهة لتلطف التعلم

Use simple sentencesUse example to illustrate your ideaUse comparative methodUse story as an illustrationUse proverbs and extractsUse humor to smooth the learning


6



استخدام لغة الجسد Use body language

ضمهارات العرPresentation skills



البصرى االحتكاك Eye contact

غير مرئى، غير معترف بهحافظ على ثبات اتصالك البصرى على مستمع واحد حتى تجئ بفكرة أخرى

ثم انظر الى اآلخرأمام حضور آبير، حافظ على االحتكاك البصرى على المكان بأآمله و آل

المجموعة و آل شخص Not being seen, not being acknowledgedKeep your eye contact on the one listener still your come to another idea and then look at the otherIn front of big audience, maintain eye contact on the whole scene and each group and every person

7



السرعة Speed

حجم الصوت Volume

العاطفة Emotion

النبرة Tone

الشدة Stress

الصوت Voice



تكلم بوضوح و بإعتدال تكلم بصوت عالى

تكلم بصوت عالى ألبعد مستمعينغير النبرة بحكم عرض األفكار

Speak clearly and moderatelySpeak in a loud voiceSound to the farthest listenersChange the tone due to the ideas presented

الصوت Voice

8



اإليماءات و األوضاع Gestures and postures



استخدم المساعدات البصرية Use visual aids


9



تناول األسئلة Handle questions

لخص أو أعد األسئلةآن هادئ

أجب بإختصارأجب على حدة إذا آانت األسئلة تقود لجدال

آن أمينا Summary or repeat questionsBe calmAnswer brieflyAnswer privately if questions leading to argumentBe honest




Are you comfortable speaking in public?

• Learned skills.• Life experience• Instinctive reaction• Accepting discomfort• Uncomfortable experiences

10



Types of communication

verbal

non- verbal

body language

multi-media



What we retain

• 10% of what we read• 20%of what we hear• 30%of what we see• 50%of what we see and hear• 70%of what we say• 90%of what we say and do

11



Planning\Preparing\Presenting

• Planning

Represents the design and research process in the creation of a presentation.



• Preparing:

Represents development and rehearsals\ process in the preparation of the presentation before delivery.

12



• Presenting:

Represents the delivery of the presentation to an audience (group of listeners).



Introduction of the presentation

• Attention grabber• Clearly stated message (brain focus)• benefit for listeners.• Described mapping

13



Conclusion of the presentation

• Repetition

• Application

• Challenge



Technology• Video \ computer projection.• Presentations on individual

monitors.• Integrate use of

technology—don’t let the technology tack over.

• Don’t sit with your back to your audience.

14



To control nervousness• Use a comfortable strategy.• Be familiar with the surroundings.• Meet your audience.• Tense and relax muscles.• Admit your nervousness.• Use positive visualization.• Use deep breathing exercises



Improving presentations

• Project your voice• Be natural• Use names• Be positive• Prepare opening and closing• Share personal experiences• Use success story

15



Effective Presentation

• Visual aids• Presentation software• Practice• Connect• Data• Enthusiasm• Applicability• Use common mistakes



What might make you Fearfacing the public

• Dogs\cats\certain animals• Loneliness• Flying• Sickness• Death• Deep water• Financial problems• Insects and bugs• heights

16



Multiple Intelligencesالذآاء المتعدد

• واضع النظرية هو البروفسور Howard Gardner

• . محاضر بجامعة هارفارد األمريكية • . مؤلف العديد من الكتب التربوية • في آتابه ) الذآاء المتعدد ( وضع نظرية

.1983سنة ) أطر العقل ( في نظريته ) هاورد(حدد * ثمانية أنواع للذآاء يمكن

من خاللها التعرف على أنماط التعلم المختلفة لدى . الطلبة



Multiple Intelligencesالذآاء المتعدد

) جاردنرهاورد (أنواع الذآاء الثمانية آما يحددها

17



الصوري/ الذآاء النظري : أوالVisual / Spatial Intelligence

. يحتاج لخلق صور عقلية محسوسة للتعلمالقدرة على فهم و استيعاب األشياء المرئية، يهتم المتعلم بالصور و .يرآز المتعلم على الصور و الخرائط و األفالم و الشرائح التعليمية

:المهارات/ تصميم النماذج / ترآيب و بناء األشياء / الرسم / فهم الصور و الخرائط و الجداول / الكتابة / القراءة

.القدرة على تحديد االتجاهات و المواقع/ حل األلغاز المرئية :الوظائف المستقبلية

اعمال / اختراع األشياء / وظائف اإلبحار / الفن المرئي / الهندسة / التصميم الداخلي / الفن المعماري . الميكانيكا



اللغوي/ الذآاء اللفظي : ثانيا Verbal / Linguistic Intelligence

يتميز المتعلم . ي مهارتي التحدث و الكتابةالقدرة على استخدام الكلمات و األلفاظ و المعاني و تسلسل الكلمات ف. سهولةبطالقة الحديث و القدرة على تعلم آلمات و ألفاظ و تعابير جديدة بكل

:المهارات/ تذآر المعلومات/ فهم و تصريف معاني الكلمات / الشرح و اإليضاح / قص الحكايات / الكتابة / التحدث

.اتقان األلعاب المعتمدة على الكلمات/ تحليل االستخدام اللغوي / اقناع اآلخرين بوجهات النظر :الوظائف المستقبلية

مجاالت الشعر و الفنون / تأليف القصص و الروايات / الترجمة / المحاماة / الصحافة / مدرس لغات .األدبية

18



الرياضي / الذآاء المنطقي : ثالثا Logical / Mathematical Intelligence

يهتم المتعلم بأنماط التسلسل المنطقي و الرقمي إليجاد عالقات . القدرة على استخدام السبب و األرقام و المنطق.آما يهتم بإجراء العمليات الحسابية و أداء التجارب الرقمية. بين المعلومات

:المهاراتالتعامل مع المفاهيم المجردة الستنباط العالقات بين / تنظيم و تصنيف المعلومات / أسلوب حل المشكالت

اثارة / سهولة التعامل مع األشكال / أداء العمليات المعقدة و المرآبة / أداء التجارب المحددة / األشياء .التساؤالت حول األحداث الطبيعية

:الوظائف المستقبلية.وظائف العلوم الرياضية/ المحاسبة / الهندسة / مبرمجي الكمبيوتر / مدرسي الرياضيات



الجسدي/ الذآاء الحرآي : رابعا Bodily / Kinesthetic Intelligence

/ التعبير عن النفس عن طريق الحرآة / القدرة على التحكم بحرآة الجسد والتعامل بمهارة باألشياء المحيطة . امتالك القدرة على التوازن و التوافق بين العين و اليد

:المهاراتالتعبير عن المشاعر / التوافق الجسدي / تقليد الحرآات الجسدية / التمثيل / أداء التمارين الرياضية بإتقان

). اللمس – لغة الوجه –االيماء ( بأداء الحرآات الجسدية :الوظائف المستقبلية

رجال االطفاء / الممثلين / أبطال ألعاب القوى / مدرسي التربية الرياضية

19



الجماعي / الذآاء الشخصي : خامسا Interpersonal Intelligence

يحاول المتعلم أن يرى األشياء من وجهة نظر اآلخرين للتعرف على / القدرة على فهم و مشارآة اآلخرين استخدام اللغة اللفظية و غير اللفظية من / القدرة على التنظيم مع اآلخرين / نمط تفكيرهم و فهم مشاعرهم

.أجل اقامة عالقات و وسائل اتصال مع اآلخرين:المهارات

التواصل / التشاور مع اآلخرين و العمل ضمن مجموعات / االستماع لآلخرين و تفهم طبائعهم و مشاعرهم بناء الثقة و محاولة التوصل للحلول أثناء / مالحظة توجهات و محفزات و نوايا اآلخرين / مع اآلخرين

.الخالفات:الوظائف المستقبلية

قادة المجموعات / موظفي المبيعات / رجال األعمال / رجال السياسة / المستشارين



الذاتي / الذآاء الشخصي : سادسا Intrapersonal Intelligence

/ فهم المتعلم لمشاعره و أحالمه و تنظيم عالقاته مع اآلخرين / القدرة على فهم الذات و التعرف على آينونتها اتخاذ القرار المعتمد على حاجات المتعلم و مشاعره و / تعرف المتعلم على مكامن القوة و الضعف لديه

.أهدافه الذاتية:المهارات

أداء / فهم المتعلم لدوره بين اآلخرين / التخطيط الجيد / تقييم طريقة التفكير / فهم الذات و تحليلها .عكس القدرات الذاتية للمتعلم لتوجيه أسلوب ممارساته/ المشاريع المعتمدة على الجهد الذاتي

:الوظائف المستقبلية مجاالت البحث و االستشارة / واضعي النظريات / مجاالت العلوم الفلسفية

20



النغمي / الذآاء الموسيقي : سابعا Musical / Rhythmic Intelligence

و ينصب اهتمام المتعلم على األصوات المحيطة بجميع أنواعها و األلحان/ القدرة على أداء و تقدير الموسيقى .يستجيب المتعلم للموسيقى اما بتقديرها أو انتقادها/ األنماط الموسيقية

: المهاراتفهم / تذآر النغمات / تأليف الموسيقى / التعرف على أنماط االيقاعات / عزف اآلالت الموسيقية / الغناء

) تقليد أصوات األشياء– الصفير –الهمهمة (اصدار األصوات / التراآيب و األلحان الغنائية :الوظائف المستقبلية

/ مؤلفي األلحان و األغاني / عازفي آالت موسيقية / مدرسي الموسيقى / مطربين DJ .



الذآاء الطبيعي : ثامنا Naturalist Intelligence

/ تقدير و فهم العالم الطبيعي ) / ظواهر طبيعية – نبات –حيوان ( التعرف على المحيط الطبيعي للمتعلم .االهتمام بأنماط الحياة األخرى و مدى تفاعلها في البيئة

: المهاراتجمع / مالحظة الحيوانات و تربيتها ) / جبال - أنهار-غابات -حدائق( الرغبة في زيارة المحيط الخارجي

براآين – زالزل – آسوف –خسوف ( االهتمام بالظواهر الطبيعية و رصدها / و تصنيف أنواع النباتات .التي تهتم بالطبيعة و العلوم و الكائنات الحية) أفالم – برامج –آتب ( مطالعة المصادر ) /

:الوظائف المستقبلية باحث في / عضو في منظمة بيئية أو رعاية الحيوان / مالحظ أو باحث في حديقة حيوان أو متحف طبيعي

. مقدم نشرة جوية/ مجال الجيولوجيا أو الفضاء

21



آيفية التعرف على أنواع الذآاء لدى الطلبة

. مالحظة سلوك الطالب في الصف-1. مالحظة سلوك الطالب أثناء وقت الفراغ في المدرسة-2

. سجل المالحظات الخاص بالمعلم-3) األعمال المقدمة – النماذج – األشرطة -الصور( جمع وثائق الطلبة -4

. مالحظة سجالت المدرسة-5. الحديث مع المعلمين-6

. التشاور مع أولياء األمور-7. النقاش مع الطلبة-8

. اجراء اختبارات تحديد أنواع الذآاء-9



آيف نسهل تطبيق نظرية الذآاء المتعدد ؟

– مجسمات – خرائط – شرائح تعليمية – فيديو – صور –آتب ( تنويع مصادر التعلم -1 تبادل األدوار – ألعاب – ألغاز – مراآز تعلم ذاتي – وسائط متعددة –زيارات ميدانية

)الخ ... - معامل لغات و علوم – آالت –. المرونة في اختيار الطالب للوسيلة المناسبة -2

. االعتماد على مناهج متطورة و مرنة-3. ايجاد وسائل تقويم بديلة لتحتوي جميع األنشطة و الوسائل -4

. ايجاد مشاريع متنوعة لجميع الطلبة لتوافق أنواع الذآاء -5. تعزيز التمهين للمعلم و الطالب -6

22



االجتماع Meeting

نتائج التعلماظهار القدرة على إدارة و المشارآة فى االجتماعات >

Learning outcomesShow ability to conduct and participate meetings




اجتماع أو ال اجتماع؟ To meet or not to meet?

23



:اعقد االجتماع فى حالة حل الصراعات >أخذ قرارات المجموعة >تحديد أو حل مشكلة >االبالغ عن القضايا الهامة و الحساسة >البحث عن المساندة لمصلحة مشروع أو فكرة >البحث عن أفكار جديدة >االبالغ عن التقدم >عرض لمنتج أو نظام >

Hold a meeting in the case of :Solving conflictsGetting the group’s decisionDefining or solving a problemInforming an important and sensitive issueFind the support in favor of a project or an ideaFind new ideasReporting the progressShow a product or a system

:ال تعقد االجتماع عندما ال يوجد هدف محدد

ال يوجد حاجة لفكرة المجموعةالروتين

ال يوجد فائدة من االجتماعغياب أشخاص هامة

ال يوجد طريقة أفضل ممكن اتخاذها أن تكون التكلفة أعلى من الفائدة المكتسبة من

االجتماعNot to hold a meeting because of:

Having no specific objectiveNo need for the group’s ideaThe routineGaining no benefit from meetingThe absence of important personsA better way that can be takenThe cost is higher than the benefit gained from the meeting




األدوار فى االجتماع Roles in a meeting

رئيس الجلسة A chairman

المشارآين Participants مدونى محضر الجلسة

Minutes takers

24



األدوار فى االجتماع Roles in a meeting :دور رئيس الجلسة

Roles of a chairman :التحكم و فحص االجتماع لتحقيق أهدافه

Controlling and checking the meeting for its objectives:أن يجب الجلسة رئيس

يضمن أن االجتماع يحدث بإتفاق مع االجراءات يضمن أن االجتماع يغطى المحتوى آله خالل مدة االجتماع

يعطى الفرصة لألفكار المساهمة لكل المشارآين يتوقع االختالفات المحتملة أو الصراعات و يحل المشكلة آصانع سالم يستخدم األدوات الضرورية لحل المشكالت و أخذ القرارات بفعالية

A chairman is to :Ensure the meeting taken place by procedureEnsure the meeting covering the whole content during meeting timeGive opportunity of contributing ideas to every participantsPredict the probability of disagreements or conflicts and solve the problem as a peace makerUse the necessary tools to solve problems and make decisions effectively



أدوار المشارك التحضير االستماع

المساهمة باألفكار Roles of a participant

Prepare Listening Contributing ideas


25



أدوار مدونى محضر الجلسةRoles of minutes a taker :

تسجيل األفكار، القرارات أو األفعال الصادرة خالل االجتماعrecord ideas, decisions or actions passed during the meeting

:مدونى محضر الجلسة يحتاجآتابة المحتوى بدقة و باختصار

عدم اقحام أفكارك السياسية آتابة أسماء المسئولين عن المهام و الموعد النهائي، إن وجد

إرسال نسخ من محضر االجتماع لجميع المشارآين فى أقرب وقت A minutes taker need:

Write the content accurately and brieflyDon’t insert your political ideasWrite names of those who are responsible for the tasks and

deadlines, if anySend copies of meeting minutes to all participants in a soonest

time




ما هو االجتماع الفعال؟ What is an effective meeting ?

أن يكون منظم جيدا To be well organized

أن يكون مدار جيدا To be well conducted

مشارآين بسلوآيات مناسبة Participants with appropriate behaviors

26



قيادة االجتماع Conduct a meeting

: المهارات االتصال –حل المشاآل – تناول المواقف – تقنيات لتشجيع المشارآين ليكونوا مشارآين –

Skills– Communication – Problem solving – Handling situations– Techniques of encouraging participants to be involved



:آيف تحل المشكلة فى حالة مشارآين متأخرين دائما – مشارآين ال يقرأوا المعلومات مسبقاً –

How do you solve in the case:– Participants always come late– Participants don’t read information in advance


27



آيف تتناول المشكلة فى الحاالت التى يكون فيها “نعم” مشارآين نادرا ما يساهموا بأفكارهم و يأخذوا موقف سلبى بقول –مشارآين يميلوا أن يكونوا غائبي العقل – مشارآين يميلوا للمبالغة، فى نقد أفكار أخرى مباشرة–مشارآين يتكلموا آثيرا، أو ال يسمحوا لآلخرين أن يعبروا عن آرائهم –

How do you handle in the cases that– Participants rarely contribute his ideas and take

passive attitude by saying “yes”– Participants tend to be minded absent– Participants tend to be over-reacted, to criticize

other ideas directly– Participants talk too much, or do not allow the

others to express their opinions




آيف تتناول المشكلة فى الحاالت التى يكون فيها مشارآين ينتقدوا أفكار مشارآين آخرين

How do you handle in the case thatParticipants criticize ideas of an another’s


28



أدوات مشترآة االستحثاث – الستة قبعات تفكير – التخطيط العقلى –

Common tools– Brainstorming – 6 thinking hats – Mind-Map




االستحثاث Brainstorming

:القواعد اعطاء أفكار بقدر المستطاع

عدم االنتباه الى صحة أو خطأ األفكار عدم تقدير أو الحكم على األفكار أخرى

تطوير أفكار جديدة قائمة على األفكار المذآورة الترآيز على االستحثاث خالل مدة قصيرة

Rules :Giving the ideas as many as possible

Quantity of ideas is more important than its qualityPaying no attention to right or wrong ideasNo assessment or judgment other ideas Developing new ideas based on the mentioned onesFocusing on brain storming within a short period

29



• االحساس القبعة الحمراء• Red hat feeling• الصعوبات، األخطاء، الهفوات القبعة السوداء• Black hat difficulties, mistakes, errors• الفائدة، االحتمال القبعة الصفراء• Yellow hat benefits, possibility• القدرات، التحسن القبعة الخضراء• Green hat abilities, improvement • اجراء التحكم القبعة الزرقاء• Blue hat control procedure

الستة قبعات تفكير Six thinking hats

ادوارد دو بونو Edward de Bono

القبعة البيضاء بيانات، معلومات White hat information, data



:التخطيط العقلى هى طريقة الآتساب األفكار آما يلىالموضوع األساسى يأخذ النقطة الرئيسية داخل الحلقة >األفكار األساسية تتفرع من الموضوع األساسى، و تأخذ شكل الشجرة >األفكار التابعة ممكن أن تنتج فروع تابعة . الفروع تحتوى على صور، أو آلمات رئيسية >

قائمة على أساس األفكار األساسية فروع آثيرة من الشجرة تخلق قالب غير متماسك >

Mind Map is a method to gain ideas as follows:Main topic takes the central point inside the circleMain ideas enbranch from main topic, taking the form of a

treeThe braches contain images, or key words. Sub ideas can

produce sub branches based on the foundation of main ideasMany branches of tree make an incoherent block

التخطيط العقلى Mind Map

30



ارسم الخريطة العقلية Draw Mind Map

اآتب الموضوع فى منتصف الصفحة >

ارسم فروع من األفكار >

أضف تفاصيل للفروع >

أآد على األفكار األساسية بالتقنيات >Write topic in the middle of the page

Draw branches of ideas

Add details to branches

Emphasize key ideas by techniques



مواد مرجعية Materials for reference

، الطبعة الرابعة، هولت،شرآة راينهارت و وينستون، فهم االتصال االنسانى , 1991. و رودمان، ج . ادلر، ر •. الواليات المتحدة األمريكية

. ، دار بنجوان، استراليا ستة قبعات تفكير ، 1987دى بونو،ادوارد •. ، دار ب ب س، لندن آتاب التخطيط العقلى ، 1999بوزان، طونى •- اآتشاف االحتمال الخفى الجتماعات األعمال الفعالة، ماآجرو – التمكن من االجتماعات ، 1994درو، جنين •

. هيل، الواليات المتحدة األمريكية .، الطبعة الرابعة، برينتس هول، سيدنى، استراليا دليل االتصال المهنى ، 1997دوير، جوديث • .، دار بان، لندن و سيدنى لغة الجسد ، 1978فاست، جولياس •. دليل للتمرن، جون ويلى و أبنائه، استراليا – االتصال و الثقافة ، 1997. جالوا، س و آاالن، ف •. دورة تعليمية فى االتصال، ماآميالن، استراليا – أرضية مشترآة , 1990. و تاآر، ك . ك.سادلر، ر •

• Adler, R. & Rodman, G. 1991, Understanding Human Communication, 4th ed., Holt, Rinehart and Winston, Inc., USA.

• De Bono, Edward 1987, Six Thinking Hats, Penguin Books, Australia. • Buzan, Tony 1999, The Mind Map Book, BBC Books, London.• Drew, Jeanine 1994, Mastering Meetings – Discovering The Hidden Potential of Effective

Business Meetings, McGraw-Hill, USA.• Dwyer, Judith 1997, The Business Communication Handbook, 4th ed., Prentice Hall,

Sydney, Australia.• Fast, Julius 1978, Body Language, Pan Books, London & Sydney.• Gallois, C, & Callan, V. 1997, Communication and Culture – A Guide for Practice, John

Wiley & Sons, Australia.• Sadler, R.K. & Tucker, K. 1990, Common Ground – A Course in Communication,

Macmillan, Australia.

Presentation Skills

Documents

learning business edge

rights reserved learning

clear learning

postures business edge

person business edge

honest business edge

mapping business edge

body language business