Presentatie Factuurautomatisering P2 P Ricoh 2013

Factuur-automatisering

P2P

Onze bijdrage aan uw productiviteit

Gerrit van den Brink : Account ManagerBusiness Solutions

Den Bosch, 2013

Agenda

• Ricoh in het kort• Optimalisatie factuurverwerking• Scannen en herkennen met ReadSoft• Factuurverwerking met Basware Alusta• Demonstratie van de oplossing• Vragen en antwoorden

Ricoh Nederland

16Ricoh Document Centers

Marktaandeel21%

Omzet in FY 2011€ 300 miljoen

Klanten14.000

Werknemers1.300

Specialisten Business Solutions180

In Nederland marktleider in “Innovatieve Digitale Oplossingen” zoals digitale factuurverwerking

Ricoh

KantoormachinesPrinters, Copiers, Faxen, MFP’s

SoftwareDigitalisering, Document automatisering, P2P, Document management

DienstenAdvies, implementatie,Beheer, training

OutsourcingRepro-services, Scanservices, Drukwerk & Distributie

IT ServicesWerkplek, Email, Documenten delen, Netwerkbellen, Hardware, Print & Scan oplossingen

“Ricoh is een onderscheidende leverancier van innovatieve Document Automatiserings-oplossingen om de productiviteit van onze klanten te optimaliseren”

E-invoicing

platform

Payment

Matching

Invoice Processing

E-InvoicingReceiving

Procurement

Contracting

Sourcing

Spend Visibility

P2P Cyclus

Benchmarks tonen aanzienlijk potentieel bij de optimalisatie van het AP process

Research has shown that best-in-class enterprises report:

Top performers are four times as productive as Non-top performers

• Invoice processing costs that are, on average, 84% below their peers;

• Invoice processing time cycle times that are, on average, 59% faster than their peers.

Number of invoices a full time employee can process per year

Source: The Hackett Group

Stap 1 – Mix & match automatisering ~5000 Facturen/FTE

Stap 2 – Basis matching en workflow ~15 000 Facturen/FTE

Stap 3 – Volledig PO matching ~30 000 Facturen/FTE

Stap 4 – Volledige AP automatisering ~100 000 Facturen/FTE

10%

33%

75%

100%

Paper-based handling

Paperless workflow

Invoice automation

Touchless invoicing

Optimalisatie in stappen

Ricoh maakt o.a. gebruik van drie onderliggende producten:

•I-invoicing – Managed Services • Volledige ontzorging door uitbesteden factuur scanning, herkenning en

validatie

•ReadSoft Documents for Invoices – On premise / Online• scannen van facturen • herkennen van factuurgegevens

•Basware Alusta – On premise / Cloud• matchen van facturen met orders of contracten• voorboeken van de kosten• coderen van de factuurkosten• workflow• factuurautorisatie • boeken van facturen• archief• rapportages

Onderliggende producten

Ricoh, Readsoft en Basware

• Eerste partner Basware in Nederland

• Start partnership in 1999

• 50+ Basware implementaties door Ricoh

• In totaal meer dan 1.000.000 gebruikers bij meer dan

1.600 grote organisaties

• Start partnership in 1997

• 200+ Readsoft implementaties door Ricoh

• Wereldwijd meer dan 5.000 operationele klanten

• Marktleider op het gebied van document scanning en data capture met de beste beschikbare technologie en functionaliteit.

• Automatische data capture mogelijk door een combinatie van verschillende technologieën:

• Out of the Box Free Form herkenning met 70-80% herkenning op veld niveau

• Optimaliseert zelf templates door middel van user input• Optionele optimalisatie van templates voor belangrijke crediteuren om

uitzonderingen te kunnen afhandelen

• Bewezen Ricoh interface tussen Readsoft en Basware producten

• Automatische crediteuridentificatie

• Mogelijk automatische bedrijfsortering

• Mogelijk automatische factuurtype identificatie (PO/non PO)

• Toepassing landenprofielen

• Mogelijkheid tot uitbreiding naar factuurregel herkenning

ReadSoft

Verwerking met Readsoft Invoices

VerifyInterpret Transfer

Optimise

IMAGE & DATA

E-MAIL COLLECTORE-MAIL COLLECTOR

Tuning

Inkomende facturen

Administration Manager

Scan

ERPERP

Transport

Gezondheidszorg

Financieel

Food & Beverages

Overheid

Productie

Retail

Vastgoed & bouw

En ook …

200+ Readsoft klanten

Basware Alusta

Basware PurchaseBasware Purchase

Basware SourceBasware Source Basware ContractsBasware Contracts BaswareMatch - Plans

BaswareMatch - Plans

BaswareMatch - Orders

BaswareMatch - Orders

Basware InvoiceBasware Invoice

Procurement Invoice Automation

Basware ShopBasware Shop

Basware AnalyticsBasware Analytics

Basware ArchiveBasware Archive

Basware MobileBasware Mobile

Basware ExpenseBasware Expense

Basware Alusta P2P Solutions

Kernpunten van de oplossing

12/04/23 16

Single client. Gemakkelijk en intuïtief •Ontwikkeld en getoets met gebuikers in de praktijkRol-gebaseerde gebruikers interface• Optimaliseerde Gebruikerservaring voor elke rol in

uw organisatieModerne Rich Internet Application (RIA)• Moderne intuïtieve UI technologie voor gebruikersOveral toegankelijk• WEB client, Mobile clients, WidgetsModerne Smart-Client technologie• Snelle gebruikservaring (zoals Windows)

Unieke gebruikerservaring

12/04/23 17

Startscherm•Met mogelijkheid om recente acties en informatie terug te zien•Samenwerking bijv. (chat-)discussies op basis van zakelijke documentenMijn taken•Een interface voor het hele P2P procesAP Dashboard•Een direct totaaloverzicht van de facturen en actieve taken in het systeemMobile Client•Voor touchscreen apparaten bijv. Android, iPhone & iPadGeoptimaliseerde schermen voor takenVoorspelde, voorgestelde coderingVolledige audit trail•Oude / nieuwe waarden, veranderingen aan leveranciers, gebruikers, rollen, rechten, processen worden bewaard

Unieke functionaliteit

Volledige factuurdata

Basware Invoice Automation

Matchen met inkooporders1

Matchen met contracten2

Automatische workflow3

Handmatige workflow4

Basware anyERP adapter

Stamgegevens

ERP

Data capture

eInvoicing

Overdracht voor betaling

Factuurautomatisering

Meer dan 50 Ricoh klanten

Transport & Logistiek Bouw & Vastgoed

Food & Beverage

Productie

Publieke sector

Gezondheidszorg

Overig

Vragen

?

Neem contact met ons op:

Gerrit van den Brink+31 (0)[email protected]