Presentasi Yang Effektif

Bagaimana Presentasi yang Efektif ?Indra [email protected] UI

AcknowledgePart of this presentation is given by Mr. Bob Hardian

ObjectiveMemahami bagaimana mempersiapkan dan melakukan presentasi yang efektif agar sesuai dengan hasil yang diharapkan

Topik BahasanPerencanaanTipe PresentasiPersiapanOutliningElemen-elemen pentingLatihanSiap presentasiSaat presentasiMenangani tanya-jawab

PerencanaanSebelum mempersiapkan sebuah presentasi beberapa hal perlu diketahui terlebih dahulu: (SPAM)Situation : Perhatikan waktu dan tempat Anda akan memberikan presentasiPurpose (Tujuan) : Apa tujuan yang ingin dicapai dari presentasi yang dilakukanAudience : perhatikan siapa saja yang menjadi peserta dari presentasi AndaMethod : metode apa yang akan Anda pakai sehingga tujuan presentasi dapat tercapai

Tipe PresentasiInformasi : menyampaikan suatu informasi baru kepada audience dengan harapan audience akan mengetahui dan memahami topik yang dipresentasikan, mis: workshop, seminar, kuliah, dsb.Persuasi: bertujuan untuk mengubah perilaku atau kebiasaan dari audience, misalnya: kampanye, penyuluhan narkoba, dsb.Entertaining: bertujuan untuk menghibur peserta, berusaha agar peserta tetap memperhatikan kita, mis:

PersiapanLangkah pertama dalam presentasi adalah memilih topik (apa yg akan dipresentasikan).Apakah Anda tertarik dengan topik ?Apakah Anda enjoy berbicara ttg topik tsb ?Apakah Anda ingin entertain, inform atau persuade ?Apakah audience akan tertarik dengan topik ?Apakah topik yg dibicarakan topik yg sensitif thd sekelompok pihak dari audience ?Apakah ada peristiwa tertentu yang berkaitan dengan topik ?

Persiapan (2)Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya bagaimana membuat dan menyampaikannya.Beberapa hal yang dipersiapkan:Apa yang dibutuhkan untuk disampaikanKumpulkan materi-materi presentasi yang terkaitBuatlah materi presentasi yang baik, danGunakan komputer (mis: Powerpoint) sedapat mungkin

OutliningIsi presentasi yang disampaikan agar tetap diingat audience.Materi presentasi perlu outline yang baikApakah materinya sudah cukup? Terlalu banyak?

Beberapa Elemen PentingKecepatan presentasiPembukaan yang menarik -- examplesTransisi yang benar Konklusi (relevansi topik)Panjang presentasi: jangan melebihi waktu yang tersedia!

Audience mendengarkan!

LatihanLatihan akan membantu menghasilkan presentasi yang baik.Mendapatkan bagaimana presentasi tersebut mengalir.Mendapatkan feedback.Lakukan beberapa kali.

Siap PresentasiKalau bisa, sehari sebelumnya coba lagi presentasi anda. (dapat dibantu dengan kaca)Atur slide sesuai urutan.Pastikan alat-alat bantu bekerja dengan baik.Pastikan siapa yang membantu (apabila diperlukan)Pastikan pengeras suara bekerja dengan baikDatang lebih awal.Perhatikan: penampilan Jangan berdiri dibelakang meja, jangan menghalangi slide, usahakan dekat dengan audience

Saat PresentasiUtarakan objective anda diawal prsentasi, dan ulangi kembali di akhir presentasi.Jangan membuat lawakan kalau anda tidak ahli untuk itu.Perhatikan kelakuan anda, hindari kebiasaan tidak baik.Gunakan laser pointer dengan benar, dan jangan ganggu audience anda dengannya.Libatkan audience dalam prosesAwasi waktu anda!Jangan mengkritik hal-hal diluar topik.

Saat Presentasi (2)Hindari membaca notes, kata per kataUsahakan Anda lihat terlebih dahulu setiap transisi slide ke layarapakah Audience dapat melihat slide Anda dengan baik ?

Dont do it when presentationmumbletalk to the blackboard/screenapologize all the timeread your talk (unless it is a speech)sit down while talkingtalk in a monotonehave a poor attitudesay um repetitivelydiscuss things you dont understand

Menarik Perhatian AudienceBerhenti berbicara (stop talking) / diamAjukan pertanyaan ke audienceGunakan board untuk membuat lebih jelasUbah intonasi suaraLakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku, matikan slide, dsb)

Menangani Tanya-JawabPertanyaan audience tidak selalu bisa diprediksiUlangi pertanyaan audience agar yang lain tahu apa yang ditanyakan.Berikan jawaban untuk si penanya dan audienceTunggu penanya selesai sebelum menjawabnya.Atau potonglah dengan taktis.Apabila ada pertanyaannya selama presentasi mengenai ketidak jelasan/kerancuan jawablah segera.

Menangani Tanya-Jawab (2)Tundalah pertanyaan yang terlalu spesifik pada akhir presentasi atau tawarkan offlineHindari pertanyaan yang mengarah ke diskusi panjang dengan seseorang (Berikan batasan waktu dalam menjawab pertanyaan)Tidak bisa menjawab?

PRESENTASI YANG BAIK SAAT SIDANG TUGAS AKHIR

Bahan PresentasiBiasanya presentasi ujian pendadaran dilakukan selama 10 15 menit. Slide yang dipersiapkan sebanyak 5 bagian, meliputi judul dan penulis/peneliti (1), latar belakang, lingkup, tujuan, dan metodologi (2), Istilah, definisi, konsep penunjang analisis (3), diagram analisis (3), perancangan/konsep baru (4), dan kesimpulan serta saran (5). b.Gunakan program presentasi yang baik (power point) c. Tampilan materi sederhana tetapi informatif dan menarik. d. Persiapkan back-up files, jangan sampai kehilangan teks presentasi ataupun skripsi.

Persiapan Fisik Mahasiswa Jaga badan agar tetap sehat dan jangan sampai sakit ketika ujian pendadaran : makan, istirahat, bekerja, dan berolah raga yang seimbang. Kendalikan rasa takut karena kekhawatiran tidak mampu melakukan presentasi dengan baik, materi tidak menarik, atau dosen penguji yang mungkin killer. Rasa takut ini normal karena kita belum terbiasa presentasi, dan juga perlu karena akan memotivasi kita agar berhati-hati dan mau mempersiapkan materi dengan baik, tidak over confidence . Berlatihlah seefektif mungkin: lafal, kejelasan ucapan, gaya non verbal : eye contact, body language, penampilan fisik dll. di depan cermin. Suara lebih baik direkam agar bisa didengarkan kembali dan dievaluasi kejelasan pengucapan dan waktunya, terlebih ketika akan presentasi dalam bahasa non-Indonesia. Usahakan presentasi di depan sekelompok teman dan saling memberikan masukan yang positif. Boleh berlatih diskusi sampai berdebat sekalipun. Berlatihlah untuk menghilangkan nervous , misalnya dengan menarik nafas panjang, minum air putih, dan berusaha rileks. Pada waktu presentasi pakailah baju yang sopan dan nyaman. Riasan mahasiswi sebaiknya sederhana tetapi menarik.

AudienceYang penting, Anda harus mampu berempati, yaitu bersedia menempatkan posisi sebagai pendengar ( dewan penguji, teman mahasiswa). Hal ini berarti Anda harus mampu menerangkan dengan jelas, bersedia menerima kritikan dan masukan, serta menghormati pendengar.

IntelektualSelain memahami isi skripsi, Anda sebaiknya juga membaca, melihat program tivi, dan informasi lain berkaitan dengan topik yang dipresentasikan, baik itu paparan ilmiah ataupun populer. Semakin banyak informasi yang diperoleh akan membuat Anda semakin percaya diri.

EmosionalPengendalian emosi sangat diperlukan selama presentasi, terutama dalam melakukan diskusi dengan dosen penguji. Rasa percaya diri yang tinggi dapat diperoleh dengan penguasaan materi dan pengalaman selama penelitian. Dengan demikian, semua pertanyaan dosen penguji pasti terjawab. Pertanyaan dosen yang aneh/ menyimpang bisa ditangkis dengan cara diplomatis, misalnya menyebutkan ruang lingkup, literatur yang dibaca, atau pengalaman selama meneliti. Yang penting adalah jangan keras kepala dan lepas emosi, serta jangan malu untuk mengakui jika tidak bisa menjawab pertanyaan dosen penguji. Sebelum menjawab, ucapkan terima kasih begitu pula apabila diberi masukan.

SpiritualPersiapan spiritual dilakukan dengan berdoa secara khusuk, terutama menjelang ujian pendadaran. Mintalah restu orang tua atau yang dituakan agar hati lebih tenang dan percaya diri tinggi. Dengan persiapan ini diharapkan Anda semua berhasil dalam ujian pendadaran dan mendapatkan nilai A atau B+. Silakan dipraktikkan.

Tujuan PresentasiMedia melatih kemampuan verbal dalam menyampaikan pokok-pokok pikiran hasil penelitian.Mendapatkan feedback berupa saran-saran guna penyempurnaan laporan penelitian yang telah dirumuskan.Menyampaikan secara lisan hasil penelitian yang telah dilakukan dan dapat digunakan sebagai media untuk mendapatkan masukan-masukan jika ada masalah berat yang dihadapi dalam penelitian.

MATERI PRESENTASI SIDANG TUGAS AKHIRLATAR BELAKANGTUJUANRUMUSAN MASALAHBATASAN MASALAHMETODOLOGI PENELITIANLANDASAN TEORIPEMODELAN/DESAIN HAL YANG DITELITIANALISIS HASIL PENELITIANKESIMPULAN DAN SARAN PENGEMBANGANDEMONSTRASI

PenutupUntuk menghasilkan presentasi yang baik perlu persiapan dan proses yang baik pula.

Tahapan ini sangat penting untuk kesuksesan presentasiJenis presentasiMis: diskusi seminar, presentasi formal, sales presentationMasing-masing jenis mempunyai audience dan tujuan yang berbeda.AudienceApakah general audience atau specialistBerapa orang peserta nyafriendly audience? Interactive audience?WaktuUntuk waktu yang singkat, perlu presentasi yang jelas dan langsung ke topik permasalahanApakah termasuk watu untuk tanya jawab?HarapanAdakah harapan khusus? Pesan sponsor?Memeperkenalkan konsep baru? menambah pengetahuan peserta? (dari berdasarkan apa yang sudah dimiliki)

Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan one-shot atempt to make a pointUntuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu.Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audienceGunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya.Gunakan komputer untuk menulis presentasihindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, keduaSehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip).Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaanGunakan kalimat yang singkat,Cobalah apakah urutannya sudah logis!Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audienceTentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchartjangan lupa proof-read.Kalau perlu latihandi depan kacadengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan one-shot atempt to make a pointUntuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu.Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audienceGunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya.Gunakan komputer untuk menulis presentasihindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, keduaSehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip).Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaanGunakan kalimat yang singkat,Cobalah apakah urutannya sudah logis!Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audienceTentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchartjangan lupa proof-read.Kalau perlu latihandi depan kacadengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Kadangkala, pembahasan yang terlalu detail dan intensif tidak akan diingat audience (bisa membuat peserta tidur)

Untuk menjaga interest dari audience materi perlu mempunyai outline atau organisasi yang baik.Outlining yang linear (heading, subheading, etc) may be restrictiveA list of terms and ideas can be daunting, and tends to focus attention on the final items -> alternative: idea network

Kadang kala diperlukan kemampuan untuk memotong materi yang tidak penting pada saat presentasi

Berikutnya beberapa guideline untuk menentukan seberapa cukup materi untuk presentasiKecepatan presentasiGunakan jeda dan pengulangan terhadap informasi pentingPembukaanDapatkan ketertarikan dan atensi dari peserta.Hindari penggunaan technical jargon.Transisitransisi harus terencana dengan hati-hati, smooth, dan logisKonklusiSimpulkan main concept yang sudah dibicarakan.bertujuan agar audience mempunyai retensi atas isi presentasiJangan terlalu cepat melakukan konklusi (audience akan lebih cepat meninggalkan anda)Panjang presentasidapat dipersingkat dengan menghilangkan detail.Untuk detail bisa diberikan handout.cadangkan waktu diakhir untuk pertanyaan.

Mendapatkan feed back sehingga anda tahu apakah tracknya benar.

Testing mic sebelum audience datang!

Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contactLibatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contactTidak bisa menjawab?Katakan terus terang.Tawarkan untuk mencarikan jawabannyaBerikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb.atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.

Tidak bisa menjawab?Katakan terus terang.Tawarkan untuk mencarikan jawabannyaBerikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb.atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.