DISEÑO PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO PRESENTACIÓN FINAL. José Sánchez Vigara. Madrid, 1 de octubre Módulo C Los Nuevos Instrumentos de Gestión de Recursos Humanos. Curso de Especialista en Administración Pública FEMP 2014
Jul 03, 2015
DISEÑO PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO
PRESENTACIÓN FINAL. José Sánchez Vigara. Madrid, 1 de octubre Módulo C Los Nuevos Instrumentos de Gestión de Recursos Humanos. Curso de
Especialista en Administración Pública FEMP 2014
UN AYUNTAMIENTO HACIA LA PARTICIPACIÓN Y LA TRASPARENCIA• Orientación a la ciudadanía.
• Voluntad y actitud de apertura.
• Calidad de servicio.
• Mejores herramientas para la comunicación.
• Objetivos: Participación y Transparencia.
ESCASA COMUNICACIÓN INTERNA
• Esfuerzo en comunicación hacia el ciudadano.
• Olvido de la comunicación interna.
• Demasiado formal.
• No traslada objetivos.
• No implica a los empleados.
• Sin cortesía.
¿QUÉ VAMOS A HACER?
El alcance de este trabajo es dotar a la organización de un
sistema de comunicación interna.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Sistematizar las relaciones formales e informales de la organización.
• Crear relaciones de responsabilidad.
• Fomentar el trabajo en equipo.
• Participación y transparencia interna.
LAS NECESIDADES• Liderazgo.
• Sinergia: Departamento de Recursos Humanos y Departamento de Comunicación.
• Canales de comunicación: formales e informales.
• Actitud de compartir como cultura organizativa. Todas las personas.
• La comunicación es un herramienta de trabajo y no un instrumento de poder.
AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANONuestras cosas.
La ciudad creada por todos ‘nadie se opone a sus propias ideas, implica a la gente en los cambios’
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EL AYUNTAMIENTO
• Gobierno del Partido Socialista desde 1979
• Plantilla 420
• Organización administrativa tradicional. Dirección política orientada al resultado.
• Plan de viabilidad.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA INTEGRAL
Meta
IMPLANTAR UN PCI
• Sistematizar las relaciones interpersonales del ayuntamiento y establezca los cauces y herramientas necesarias para fomentar la transparencia y la participación, favoreciendo la mayor eficacia, el desarrollo y la mejora de la cultura organizativa.
DIAGNÓSTICO• Concejalía de Personal y Departamento de RR.HH. son responsables políticos y
técnico de políticas y relaciones internas.
• Programas escasos de relaciones internas. El departamento RR.HH. se dedica a labores de administración de personal (nóminas, vacaciones, planes de empleo,…)
• No existe PCI.
• Los empleados reciben comunicados que proceden de múltiples fuentes: Jefe de Administración Interna, Personal del departamento…
• La Alcaldía y los responsables de comunicación tienen sistematizada la comunicación exterior. Notas de prensa y ruedas de prensa.
LOS CANALES ACTUALES
• La implantación del correo electrónico en la organización no ha favorecido el desarrollo.
• No existen responsables, no hay comunicación.
• Las carpetas como método de comunicación interdepartamental.
– @pepevigara
“La vida en una organización sin recibir un ¡hola!”
CÓMO SE INFORMA EL EMPLEADO DEL AYUNTAMIENTO
Medios de comunicación y portal web municipal
RETOS DEL PLAN• Evitar la formalización como
norma exclusiva de comunicación.
• Implicar a los empleados. Hacer preguntas y conversar. Feedback.
• Establecer cauces de comunicación en linea con los objetivos de la organización.
• Diseminar información para mayor claridad y transparencia.
PLANIFICACIÓN DEL PSI• Formar equipo de trabajo
Responsables del proyecto: Dirección, Organización, RR.HH y Comunicación.
Trasladar objetivos organización.
Establecer modos y decidir cuáles la información que debe fluir por todas las herramientas.
Proponer canales para una comunicación eficaz descendente y ascendente.
ESTRATEGIA• Comunicar no solo lo qué está
pasando, también el porqué y el cómo está sucediendo.
• Comunicar lo qué se sabe, no esperar a tener todo los detalles. Genera confianza.
• Comunicar relacionando la visión del conjunto con el área concreta o el trabajo de la persona que recibe la información.
• Comunicar sin imponer.
LAS HERRAMIENTASInstrumentos de mejora de la comunicación interna
municipal
TIPOS DE SOPORTES
• Soportes de comunicación: aquellos que soportan el intercambio de información.
• Soportes de información: unilaterales ya sean ascendentes o descendentes.
NUEVOS SOPORTES DE COMUNICACIÓN
• Comunicación de instrucciones a grupos. Idóneo para implantar el plan.
• Grupos de mejora y calidad. Reuniones de empleados para identificar problemas y proponer soluciones.
• Entrevistas. Se utilizarán para presentar sugerencias, la toma de decisiones disciplinarias, la evaluación,…
• Recorridos por el lugar de trabajo. Sistematizada para dirección y responsables, trasladar interés y cercanía.
• Directorios de correos y mailings internos: Establecer normas de uso para evitar los excesos y que la cantidad de información sea adecuada.
• Buzón de sugerencias.
• Encuestas.
NUEVO ESTILO DE INFORMAR• Asambleas: maximos responsables
para comunicar planes y objetivos organizativos.
• Manual de acogida. Hola soy el ayuntamiento de Puertollano.
• Directorio y guía de servicios. En el portal del empleado.
• Imagen corporativa y vídeos del Ayuntamiento.
• Memorias y boletín interno municipal.
EL CANAL: LA RED MUNICIPAL
• Internet y su uso eficaz: puesta en marcha para comunicar de la intranet municipal.
• Replica de las herramientas de comunicación e información en el Portal Web del Empleado.
CENTRALIZAR INFORMACIÓN DEL EMPLEADO
• Web donde recopilar todas las actuaciones e información necesaria para la vida en el ayuntamiento.
• Acceso personal.
• Información de los objetivos del Ayuntamiento y Planes de Actuación Municipales.
• Información grupos de mejora.
• Avisos, calendario, tablón de anuncios,…
• Información personal en la organización.
• Buzón de sugerencias.
• Organización municipal y Directorio de correos.
• Relación con departamento de RR.HH. (nóminas, solicitud de vacaciones, ficha personal, formación,…)
• Y mucho más… blogs, RRSS,…
EL PORTAL DEL EMPLEADOPortal web para comunicar e informar. Repositorio y canal
directo de participación.
PUESTA EN MARCHAImplantar el PCI en el Ayuntamiento
PLANIFICACIÓN Y CALENDARIO (HITOS)
• Propuesta técnica conjunta Departamentos Comunicación, Organización y RR.HH a Concejalía RR.HH.
• Informe jurídico de secretaría general.
• Visto bueno Alcaldesa.
• Presentación propuesta al Comité de empresa y a los concejales de distintas áreas.
• Periodo de diagnóstico y análisis con creación de Grupo de Trabajo.
• Establecer calendario de reuniones para implantar.
• Planificar y acordar el PCI teniendo en cuenta los informes previos. Identificación de responsables. Objetivos de trabajo.
• Aprobar el Plan de Comunicación en el Pleno Municipal.
• Presentación de la Alcaldesa a todos los empleados.
• Puesta en marcha de Plan de Comunicación del propio PCI para implicar a todos.
• Poner en marcha la web del empleado.
• Presentar los distintos espacios de trabajo y Plan de Comunicación Externa.
CONTROLAR Y MEDIR• Indicadores de coste (coste del plan y coste
de la implantación)
• Indicadores de proceso (nº de comunicaciones, % de acciones de los empleados, evaluación de su conocimiento, eventos realizados, visitas de trabajadores,…
• Indicadores de resultados: Evaluación de calidad, evaluación clima laboral, % consecución de objetivos de la organización.
• Indicadores de impacto: Aportaciones, propuestas, sugerencias por departamento. Incremento de la productividad, incremento de la atención imputable al plan. Incremento de la satisfacción del personal,…
SEGUIMIENTO Y MEJORA
• Informe de despliegue y seguimiento anual.
• Memoria Anual y propuestas de mejora.
• Evaluación en profundidad en dos año.
UN AYUNTAMIENTO MÁS EFICAZ GRACIAS A LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
Una visión adecuada de las relaciones interpersonales en el Ayuntamiento favorecerá el capital humano.
– @pepevigara
“Muchas gracias, nos vemos en las redes”