Presentación Documental 662056

GESTIÓN DOCUMENTAL

Ley 594 del 2000«Ley General de Archivo»

Por la cual se crea la ley General de Archivos en Colombia y se dictan otras disposiciones.

La Gestión de documentos es un conjunto de actividades administrativas y técnicas para el manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

SU OBJETO ES

Facilitar su utilización y conservación.

Se promueve la conservación y acceso a los documentos.

1) Producción y recepción2) Trámite3) Distribución 4) Consulta5) Retención6) Almacenamiento7) Recuperación8) Protección9) Preservación Temporal10) Disposición final « Eliminación, transferencia primaria

o secundaria»

ORDEN DE UN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1) Archivo de Gestión: Es el de las oficinas productoras de documentos en el que se reúne los documentos en tramite y buscan soluciones a los asuntos iniciados

2) Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos, transferidos y trasladados

3) Archivo Histórico: Aquel en el cual se transfiere la documentación del archivo central al de Gestión, debe conservarse permanentemente.

HAY 3 CLASES DE ARCHIVOS

Hay tres formas de organizar el Archivo

NuméricoAlfabético Cronológico

Por carpetas en promedio se puede ingresar 200 folios

La foliación consiste en dar un número consecutivo desde uno a todos escritos de cada unidad de conservación, la documentación debe numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma

FOLIACIÓN

ARCHIVO CLÍNICO: Instrumento que sirve para conservar los estudios que se realizan los pacientes, también es el lugar donde se resguardan los expedientes clínicos de los pacientes que han tenido alguna atención médica en el hospital. “ El resguardo de .los expedientes es de 5 años”.

ARCHIVO DE OFICINA: Conjunto de documentos que se forman en la oficina como punto de gestión y que permanecen en ella mientras dura su tramite o la necesidad de su uso constante.

Los documentos cuando ya no se usen, NO podrán ser destruidos, sino que pasaran al archivo central.

IMPORTANCIA

Es muy importante cumplir la norma al momento de archivar por organización y lograr un estándar de calidad. Así mismo ser el ejemplo para muchas instituciones.

“Organización = Calidad”

ARCHIVO ACREDITADO

ARCHIVO NO ACREDITADO