Una Solución Efectiva para Facilitar los Procesos de las Instituciones Educativas, ajustado a las necesidades específicas del sector, COLEGIOS -GAFIN les ofrece de forma integrada todos los módulos de Tesorería, Secretaría, Docentes y Padres, para que los Colegios puedan suministrar mejores servicios cada día.
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Presentación de PowerPoint - ... · Elaboración de Recibos o FACTURAS de matriculas y/o ... SOFTGAFIN LTDA. ha creado el SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN WEB, ... exigidas por el Colegio.
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Una Solución Efectiva para Facilitar los Procesos de las Instituciones Educativas, ajustado a las necesidades específicas del sector, COLEGIOS -GAFIN les ofrece de forma integrada todos los módulos de Tesorería, Secretaría, Docentes y Padres, para que los Colegios puedan suministrar mejores servicios cada día.
SOLUCION SOFTWARE - COLEGIOS
La siguiente es la oferta de productos y servicios que ofrece Softgafin para
Colegios:
Solución para administrar la Cartera,
Calificaciones
Boletines de los alumnos.
Arquitectura Web que facilita la gestión administrativa, docente y de
padres de familia.
EN QUÉ CONSISTE ESTE NUEVO SISTEMA Funcionalidad: TESORERIA, SECRETARIA, DOCENTES Y PADRES:
Manejo de Familias.
Datos básicos de los Alumnos y Acudientes.
Elaboración de Recibos o FACTURAS de matriculas y/o pensiones.
Generar Recibos de Caga y Notas de Ajuste.
Cargue se pagos realizados por medio del Banco o por PSE.
Cargue de transacciones al programa contable que tenga el colegio.
Estado de cuenta por Alumno o Familia.
Calificaciones, una a nivel evaluativa con letras E)xcelente, S)obresaliente,
A)ceptable, D)eficiente, I)insuficiente, etc. y otra a nivel numérico, por lo que
le facilita que puedan sacar los BOLETINES en cualquiera de las dos
modalidades.
Control de calificaciones por Docente.
Lista de Alumnos a calificar, consultas de calificaciones por Alumno(a).
Boletines para que los padres los puedan bajar por Internet.
CARACTERISTICAS DEL SISTEMA
Plataforma JAVA: El sistema está desarrollado bajo plataforma JAVA (JE2).
Bases de Datos MySql: Se toma esta Base de Datos, por tener Amplia funcionalidad, Seguridad para los Datos de aplicativos WEB, Base de Datos GPL (Libre).
Servidor: SOFTGAFIN LTDA, instalará las aplicaciones de los COLEGIOS en su página o si el Colegio está en capacidad de tener sus propios servidores SOFTGAFIN LTDA, realizará el respectivo montaje.
Instalación: SOFTGAFIN LTDA, instalará los aplicativos en un SERVIDOR que cumpla con los requerimientos establecidos, tanto en capacidad de almacenamiento, como en seguridad de los datos.
Implementación: Se puede hacer en las instalaciones del Colegio, si este tiene la capacidad de adquirir un Servidor de DATOS y Comunicaciones, de lo contrario se trabajara en el servidor asignado por SOFTGAFIN LTDA (www.colegiosgafin.com).
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
GENERALIDADES DEL NUEVO SISTEMA.
SOFTGAFIN LTDA, tiene actualmente el Sistema COLEGIOS en versión DOS, lo que le ha dado gran experiencia en este tipo de mercado.
Identificando las necesidades actuales de información y agilidad que requieren lo Colegios, SOFTGAFIN LTDA. ha creado el SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN WEB, el cual está desarrollado en ambiente WEB de manera que el cliente pueda acceder a este sistema desde cualquier lugar del mundo, con todas las características de seguridad.
Quienes lo adquieran, tendrán acceso a esta nueva solución vía web, donde encontrarán la funcionalidad requerida, para la operación efectiva de su Institución Educativa (COLEGIOS).
GENERALIDADES DEL NUEVO SISTEMA
Plataforma JAVA: El sistema está desarrollado bajo plataforma JAVA (JE2).
Bases de Datos MySql: Se toma esta Base de Datos, por las siguientes razones fundamentas:
- Amplia funcionalidad.
- Seguridad para el manejo de aplicativos vía WEB.
- Por ser una Base de Datos GPL (Libre) el Colegio no incurre en costos por cada usuario conectado.
- Desarrollo y soporte.
Servidor: SOFTGAFIN LTDA, instalará las aplicaciones de los COLEGIOS en su página o si el Colegio está en capacidad de tener sus propios servidores SOFTGAFIN LTDA ó en COLEGIOS ONLINE COLOMBIA, donde realizará el respectivo montaje.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
EN QUÉ CONSISTE ESTE NUEVO SISTEMA Tesorería: Este modulo está orientado al manejo de la Cartera que adeuda cada Alumno, donde
se puede generar los Recibos (Facturas) de cobro de Matriculas, Pensión o Cobros adicionales.
Al ser generada una cartera por Alumno(a), el sistema le permite tener facilidad de bajar los
Pagos que se realizan por medio de los Bancos o PSE, donde cada pago es aplicado a cada uno
de los Alumnos. El colegio está en la capacidad de sacar un informe de Cartera por Curso o
Estados de Cuenta por Alumno o Familia. También puede hacer un control de Ingresos por
conceptos que no son de Cartera (Fotocopias, Certificados, etc.), elaborar Notas de Ajuste que
considere necesario.
Secretaría: Este modulo es de gran importancia en los Colegios, para el manejo de todos los
datos básicos de los Docentes, Aéreas, Materias, Indicadores, Logros, Frases de FDR, toda la
carga académica del Docente. Con base en la información anterior se procede hacer las
respectivas calificaciones, donde el sistema le permite manejar diferentes periodos académicos
(Normales, Promedio o Definitivas) y por cada uno de ellos manejar (N) periodos dentro del
año electivo. Tipos de Calificaciones, una a nivel evaluativa con letras E)xcelente,
S)obresaliente, A)ceptable, D)eficiente, I)insuficiente, etc. y otra a nivel numérico, por lo que
le facilita que puedan sacar los BOLETINES en cualquiera de las formas en que haya
calificado.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
BENEFICIO PARA LOS DOCENTES
Este modulo consta de opciones especiales, para que el Docente pueda ingresar los
Indicadores, Logros, Frases FDR y las respectivas Calificaciones por Curso y Alumno.
Tener consultas de todo lo que ha calificado, revisar promedios, hacer seguimiento a un
determinado Curso o Alumno(a).
Los profesores pueden ingresar desde cualquier sitio, vía Internet.
Pueden ingresar a: Indicadores, Logros, Frases y Recomendaciones.
Pueden revisar y corregir en línea sin necesidad de depender de Secretaría.
Cuando se está calificando, el docente puede hacerlo en Línea en la medida que
lo estime conveniente, lo que permitirá al Colegio tener las Notas en tiempos
reales.
La Secretaría solo revisará que la impresión y los datos que debe traer el Boletín,
cumplan con las normas exigidas por el Colegio.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
BENEFICIOS PARA LOS PADRES DE FAMILIA Este modulo es importante, es por donde los Padres de Familia pueden entrar a revisar el Estado
de Cuenta, de cada uno de sus Hijos, que Alumno(a)s están en el curso en que esta su Hijo, que Docentes son los que están dictándole Clase a sus hijos y que materias manejan cada uno de ellos, los promedio de las calificaciones que llevan, poder enviar correo a los compañeros de curso de su hijo(s). Este modulo le presenta varias alternativas al Padre de Familia, es importante que el Colegio resalte las bondades que se le pueden ofrecer.
Los padres podrán ingresar todos los datos básicos del Alumno(a), permitiéndole actualizar los datos de sus hijos en línea.
Les permite consultar su estado de cuenta con el Colegio a nivel de Cartera.
Pueden revisar qué pagos han realizado.
Conocer los Docentes que están asignados en las diferentes materias que tienen sus hijos.
Pueden recibir datos en línea a sus correos.
Pueden recibir los Boletines en Línea y/o poderlos imprimir en el momento que lo deseen en forma segura, siempre y cuando estén al día con el Colegio.
Pueden mantener una comunicación continua y permanente, lo cual es muy importantes tanto para el Padre de Familia como para el Colegio.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
IMPLEMENTACION Tipo de Aplicación: Esta aplicación está desarrollada vía WEB.
Las consultas se pueden realizar desde cualquier equipo, siempre y cuando este tenga acceso a Internet.
Se pueden originar accesos a los Padres de Familia, Docentes y Administradores del Colegio, para que consulten sus Estados de Cuenta, dando restricciones de seguridad.
Las modificaciones que se realicen al aplicativo quedan en tiempo real, una vez que han cumplido con los requisitos de calidad.
Conectividad con Contabilidad GAFIN: Al ser desarrollado el aplicativo directamente por nosotros, garantizamos que toda la información de Cartera aplique directamente a la Contabilidad GAFIN.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
SERVICIOS QUE OFRECEMOS Tiempo de Acompañamiento: El acompañamiento será permanente, ya que cada
Colegio tendrá soporte individual, el cual se establece a través del Contrato Permanente de Asesoría.
Si existen nuevos desarrollos o ajustes necesarios en cualquier momento se ejecutarán y se pondrán en marcha sin costo adicional para el COLEGIO.
Capacitación a los Usuarios: Los usuarios se empezarían a capacitar a medida que se está instalando el sistema de Tesorería, Secretaria, Docentes y Padres. Una vez terminado el tiempo de montaje, se realizará una capacitación global del sistema instalado en un sitio asignado por el Colegio. A los padres de familia se les enviará un instructivo, para el manejo de este nuevo sistema de información.
Código Fuente: Todo el CODIGO FUENTE desarrollado pertenece a SOFTGAFIN LTDA, si el COLEGIO quiere que el CODIGO FUENTE quede de su propiedad, este tendrá un costo, el cual se establecería entre las partes.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
CONTRATACION
El Colegio contratará el Programa “COLEGIOS GAFIN” y su mantenimiento permanente, el cual se discrimina de la siguiente manera:
Instalación: SOFTGAFIN LTDA, instalará los aplicativos en un SERVIDOR que cumpla con los requerimientos establecidos, tanto en capacidad de almacenamiento, como en seguridad de los datos.
Esta implementación se puede hacer en las instalaciones del Colegio, si este tiene la capacidad de adquirir un Servidor de DATOS y Comunicaciones, de lo contrario se trabajara en el servidor asignado por SOFTGAFIN LTDA (www.colegiosgafin.com), lo cual es más aconsejable y menos costoso.
Licencia por Usuario: El sistema esta desarrollado de manera que el único que puede dar acceso a los Usuarios del Colegio, es el mismo Colegio.
Asesoría: El COLEGIO tendrá un Contrato Permanente de Asesoría con SOFTGAFIN LTDA, cuya vigencia es vitalicia, puesto que es parte del Programa, con el fin de darle mantenimiento todo el tiempo al sistema de COLEGIOS GAFIN.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
COSTOS Y FORMAS DE PAGO DE LA IMPLEMENTACION
Costo Total de la Instalación y la Implementación del Programa COLEGIOS GAFIN,
esta soportado por cada Alumno(a), donde cada uno de ellos cancelara un valor mensual.
SOFTGAFIN LTDA, cobrar una mensualidad a parir del momento en que instale el
Sistema Colegios GAFIN, de acuerdo a la cantidad de Alumnos que maneje el Colegio, el
cobro mensual deberá ser cancelado hasta que el Colegio decida no seguir mas con el
sistema Colegios GAFIN .
Si el Colegio tiene la Capacidad de instalar el sistema en los Servidores del Colegio y tiene
dirección IP Fija, la instalada del sistema en el Colegio tendrá un costo y se evaluara el
valor de Contrato de Asesoría Mensual.
A los valores que se cobren, se les debe adicionar el 16% del IVA.
Forma de Pago : Mensual dentro de los Cinco (5) primeros días de cada mes.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
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CONTRATO PERMANENTE DE ASESORIA El Contrato Permanente de Asesoría incluye:
Desarrollo de los procesos de acuerdo a lo estipulado en el manejo de
TESORERIA, SECRETARIA, DOCENTES y PADRES.
Licencia para todos los usuarios que estime el Colegio.
Capacitación a los usuarios designados por EL COLEGIO.
Soporte técnico y funcional del sistema para funcionarios del Colegio.
Ajuste a los procesos, nuevos requerimientos y sugerencias que hagan los
COLEGIOS o el Ministerio de Educación.
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COSTOS DEL CONTRATO DE ASESORIA
Con el fin de dar el mantenimiento permanente al sistema, así como el correspondiente soporte, se suscribe un contrato de asesoría según la siguiente tabla:
Estrato Cobro Mensual por Alumno
Costo Anual por Alumno
1 $ 600 $ 7.200
2 $ 750 $ 9.000
3 $ 1.000 $12.000
4 $ 1.300 $ 15.600
5 $ 1.700 $ 20.400
6 $ 2.000 $ 24.000
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
Metodología de Implementación
Gerencia del Proyecto
Ejecución Cierre Preparación Planeación
Duración: 15 a 30 días calendario
•Planificación Inicial del proyecto
•Aceptación de la propuesta, contrato, equipo del proyecto
•Socialización de la metodología de implementación
•Entrenamiento en las generalidades del sistema
•Monitoreo del sistema
•Cierre de asuntos pendientes
•Inicio soporte post venta
•Aceptación de resultados
•Salida en operación con el nuevo sistema
•Validación de la satisfacción de los resultados odtenidos
•Capacitación a los interesados
•Validación y configuración de parámetros
•Cargue Saldos e Ingreso de información de la operación
•Validación resultados
•Ajustes y configuración a la parametrizacion
•Instalación aplicativos en plataforma de hardware/software
•Levantamiento y recolección de los requerimientos de la empresa
•Organización del Personal que intervendrá en el proceso
Soporte
Razón Social Dirección Teléfonos
COLEGIO DON BOSCO AV. DORADO No. 69 - 96 2630808
BUHLER S.A. AVENIDA CALLE 127 N. 16 76 OF.706 6279354
CENTRO COMERCIAL CIUDAD TUNAL CALLE 47B N. 24B-33 SUR 2057161
CENTRO COMERCIAL UNICENTRO AVENIDA 15 N. 123-30 OFICINA 219 2138121
CENTRO COMERCIAL Y DE NEGOCIOS ANDINO CARRERA 11 N. 82-71 PISO 3 ADMINISTRACCION 6213111
COLEGIO FUNDACION MARYMOUNT CALLE 169 B No. 74 A - 20 6699077
DISAM LTDA CALLE 19 12 90 3342888
COLEGIO HIJAS DE CRISTO REY AV. CALLE 138 No. 58 D - 50 2262432
ENERGIA Y ELECTRIFICACION S.A. CARRERA 12 N. 13 - 35 2841177
FENALCO BOGOTA CARRERA 4 N. 19-85 3500699
COLEGIO DIVINO SALVADOR CARRERA 75 No. 162 – 05 6815635/6815360
FONDO DE EMPLEADOS DE SHOTT ENVASES AUTOPISTA MEDELLIN GLORIETA SIBERIA 3353600
GALERIAS CIUDADELA COMERCIAL CALLE 54 N. 26 - 41 3470419
GAS NATURAL VEHICULAR SAN BUENAVENTURA CALLE 161 A N. 39 - 99 6774315
HIGH QUALITY ENGINERING CARRERA 12 N. 79-32 3171630
INMOBILIARIA LA SOLEDAD CALLE 36 NO 20-17 2881291
MESA HERMANOS S EN C CALLE 12 N. 14 - 31 3800800
MORIAH COMPANY LTDA CARRERA 13 No. 27 - 00 OFICINA 802 2839400
OG PUBLICIDAD LTDA CALLE 9 N. 27-82 4085173
PRODUQUIMICA DE COLOMBIA S.A. CRA 16 NO. 39-33 2880624
SEPECOL LTDA CALLE 83 BIS N. 24-78 2360818
SUPERBODEGA MAICAO P.H. CRA.45A N. 197-75 6763240
Es un Sistema Integrado de Información, ajustado a las necesidades específicas del sector. GAFIN les ofrece de forma integrada todos los módulos (Contabilidad, Proveedores, Tesorería, Activos, Cartera, Facturación, Inventarios, Propiedad Horizontal, CrediPagos) que están relacionados, logrando así, el mejor programa de Gestión Administrativa y Financiera para las empresas de los diferentes sectores económicos.