SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES 5INKO
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
5INKO
CONTENIDO1. Sistema de Información de contratistas
Tipos de registro
Trámites del registro
UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios
3. Descarga de documentos
4. Formulario virtual - Consultas para el usuario
5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro
SIST
EMA
DE
INFO
RM
AC
IÓN
DE
CO
NTR
ATI
STA
S
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación,
dado que:
Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos
de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
1.Recepción y procesamiento documentos.
2. Análisis y Verificación
3. Aprobación o devolución G
UÍA
DE
INSC
RIP
CIÓ
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SIST
EMA
DE
INFO
RM
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5IN
KO
Entregable Final del Servicio
Análisis y Verificación Jurídico-Financiera -
Técnica
Canales de Servicio
GRUPO EPM/ PROVEEDORES-CONTRATISTAS
KONFIRMA
Constancia de Inscripción
Formularios Virtuales (Liviano-integral)
1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
(www.konfirma.com.co)
2. Ingreso a la opción “Descarga de
Formularios” el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para
el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico
Clave4. Iniciar la creación y
el ingreso de información para el
trámite virtual.
PROVEEDORES -CONTRATISTAS
1. Servicio Virtual
3. Orientación Personalizada
2. Atención Telefónica
4. Recepción Documentos
PROVEEDORES -CONTRATISTAS
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO
Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractualcon GRUPO EPM.
Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción deaquellos casos donde el proceso de contratación lo defina.
Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros Información de experiencia. Declarativa y opcional. Se puede realizar por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni
entrega de documentación en las oficinas de Konfirma®.
INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL
Presentar Información de experiencia técnica de los últimos 10 años, con losrespectivos soportes.
Presentar información financiera de los dos últimos años. Se puede realizar por medio de formularios virtuales requiere la firma y entrega
de documentación en las oficinas de Konfirma®.
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO
INFORMACIÓN BÁSICA
INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA -DECLARATIVA
AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES
ESPECÍFICAS
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO
INFORMACIÓN BÁSICA
Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos
Formulario No. 2 Datos Básicos
Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)
Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)
Copia de las certificaciones de calidad vigentes
Copia del RUT
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO
OTROS
Autorizaciones para actividades como:
- Vigilancia,
- Servicio postal,
- Alimentación,
- Agencias de viajes,
- Transporte de personas o carga,
- Actividades de salud humana.
Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
INFORMACIÓN EXPERIENCIA
Formulario No. 4 Experiencia Técnica
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN BÁSICA
INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA
AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES
ESPECIFICAS
INFORMACIÓN FINANCIERA
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN BÁSICA
Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos
Formulario No. 2 Datos Básicos
Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)
Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)
Copia de las certificaciones de calidad vigentes
Copia del RUT
TIP
OS
DE
REG
ISTR
O
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
OTROS
Autorizaciones para actividades como:
- Vigilancia,
- Servicio postal,
- Alimentación,
- Agencias de viajes,
- Transporte de personas o carga,
- Actividades de salud humana.
Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
TIP
OS
DE
REG
ISTR
OREQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN FINANCIERA
Formulario No. 3 Información Financiera
Nota aclaratoria de cuentas financieras
Balance General
Estados de Resultados
Nacionales: Notas a los Estados FinancierosExtranjeras: Memorias
Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contadorExtranjeras: Documento equivalente o Carta RL
Nacionales: Dictamen del Revisor FiscalExtranjeras: Informe auditoria
Nacionales: Certificados de la Junta Central de ContadoresExtranjeras: Documento equivalente o carta RL
TIP
OS
DE
REG
ISTR
OREQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN EXPERIENCIA
Formulario N°4 Información Experiencia
- Certificación de Contratos Ejecutados
o en su defecto el acta de finalización del contrato, expedida por elcontratante.
- Orden de Compra o Factura para suministros.
Formulario N° 5 Maquinaria y Equipo
TRÁ
MIT
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN
CANCELACIÓN
Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envíode documentos por correo postal para quienes lo requieran.
No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirseindividualmente.
Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 parael liviano.
Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.
TRÁ
MIT
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CTU
ALI
ZAC
IÓN
Es responsabilidad del proveedor.
Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información quehaya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribirexperiencia de nuevos contratos ejecutados.
La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema deInformación de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, almomento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades queestán acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos.
TRÁ
MIT
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E R
ENO
VA
CIÓ
N Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen
continuar con el registro. Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de
inscripción.
Renovación Registro Liviano
Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento dela inscripción.
En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado.
Renovación Registro Integral
Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantilde la cámara de comercio de su domicilio.
Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza lainformación, dicho registro será cancelado.
TRÁ
MIT
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E C
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CEL
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IÓN
Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos
Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ningunainformación
Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirsenuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación)
Requisitos:
La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación.
CLA
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SER
VIC
IOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos yservicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica.
Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basaen estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entreempresas y gobierno.
La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida alespañol.
Es una clasificación de cuatro niveles, los niveles a utilizar son:
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf
UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
Estructura:Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos.
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfCLA
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UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOShttp://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfCLA
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IOS
UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOShttp://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf
CLA
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IOS
UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
ACH HIGH VOLTAGE LTDA
· Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos
· Instalaciones eléctricas72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos
CLA
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CLA
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IOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
KONFIRMA
· Proveedores321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos
· Instalaciones eléctricas72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos
DES
CA
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UM
ENTO
S
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
www.konfirma.com.co
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UM
ENTO
S
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.
DES
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A D
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UM
ENTO
SPASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
www.konfirma.com.co
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual.
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IODESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA)
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
TRAMITES INSCRITOS
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPMPRESENCIAL
Konfirma Centro
Carrera 46 Nº 52 - 82 Medellín
Sótano ingreso por la Avenida Oriental
TELEFONICA
Línea Única de Atención al Usuario
(574) 444 56 56
CORREO ELECTRONICO
HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM
ATRAS
Debe cumplir con:
Indicar el año(s) que seesta certificando.
La fecha de expedicióndebe ser posterior al añoque se esta certificando
Debe ser expedida yfirmada por elRepresentante legal yContador
ATRAS
LEGALIZACIONAPOSTILLA
Debe cumplir con:
Dicho certificado deberá tener una antigüedad menorde 6 meses (a la fecha de la inscripción).
ATRAS
Debe cumplir con:
- Nombre del contratante (PJ conmembrete) y datos de contacto-Nombre del contratista-Número del contrato-Fecha de inicio y de finalización-Objeto del contrato-Alcance del contrato-Detalle de las actividades-Valor del contrato a la fecha determinación sin IVA.-Indicar el valor de las adiciones.
ATRAS
Debe cumplir con:
Alguna Firma o sellos deRecibido
Aplica solo para Suministros.
Debe cumplir con:
Membrete de la entidad Contratante
ATRAS
ATRAS
ATRAS
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ATRAS
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ATRAS
ATRAS
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ATRAS
ATRAS
ATRAS
ATRAS
ATRAS
ATRAS
¿INQUIETUDES?
Gracias