Top Banner
Gabinet Innovació digital Coordinació General Metodologia Material de suport. Sessió 3
88

Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Dec 25, 2019

Download

Documents

dariahiddleston
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Gabinet Innovació digital Coordinació General

Metodologia Material de suport. Sessió 3

Page 2: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM AVUI?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

INTRODUCCIÓ

CLOENDA

Page 3: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Què és SeTDIBA?

És el conjunt de serveis de transformació digital que

ofereix la Diputació i que inclou:

Implantació del model de treball eSET.

Els serveis de suport permanent als ajuntaments,

tant en la part funcional com en temes d’administració

digital.

Implantació de les eines que donen suport al model:

registre i gestor d’expedients i integració amb la resta de

serveis i sistemes que ofereix la Diputació i AOC:

e-notum, e-tauler, seu-e i i-arxiu.

Page 4: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Com s’implantarà? Sessions i fases

Indicadors

Presentació del

projecte

1

Registre,

diligència i

tercers

4

Gestió

exped I

5

Metodologia

3

Diagnosi

2

Indicadors

6

Sessió

Arrencada

9

Sessió

suport

arrencada

8

Gestió

exped III

Etapa 0 Etapa 1 Etapa 4 Etapa 2 Etapa 3

Presentació

i diagnosi Metodologia Registre i apertura

expedients Gestió dels expedients i signatura electrònica Avaluació i

tancament

12

Sessió

tancament

10

Sessió

reforç

arxiu,

en cas

necessari

11

Sessió reforç,

en cas

necessari

7

Gestió

exped II

Page 5: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Gestió del canvi

Competències

Temps -

+

+

Sorpresa i negació

Por, resistència i ansietat

Depressió

Apertura i experimentació

Acceptació

Compromís

Page 6: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Les persones

Tothom és important en aquest model Tots estem aprenent Tothom necessita un període d’adaptació

Estem davant un canvi en la forma de treballar dins les administracions públiques, però el canvi més important no és el tecnològic, sinó és el de les persones

Gestió del canvi

Practiquem?

Page 7: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

e-SET és un model de treball impulsat per l’Administració Oberta de Catalunya (AOC).

Consisteix en una metodologia per a gestionar digitalment els

expedients, els documents i les tasques diàries d’un Ajuntament.

transversal

electrònic

informació

Implica a tot el personal de l’organització que intervé en

algun moment en la tramitació d’expedients i, a excepció de

RRHH, Policia Local, Tresoreria i Serveis Socials, la

informació és compartida. Les firmes manuscrites i el trasllat del paper es

substitueixen per la signatura i gestió electrònica. Potencia

l’ús intensiu de les tecnologies.

Sobre els expedients, sobre els terminis i sobre la feina

pendent de cada treballador (amb la gestió de tasques).

El model de treball

Page 8: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients,

documents i tasques.

Compartireu la informació, a excepció dels expedients de

tresoreria, policia local, serveis socials i recursos humans

criteris

comuns

treball

compartit

transversal

Les unitats de xarxa del servidor estaran organitzats de igual

manera que el gestor d’expedients

Hi ha responsables de l’impuls dels expedients

sense unitats “personals”

impulsor

Per què ?

Page 9: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

0 paper Es deixarà de gestionar els expedients en suport paper

La signatura serà electrònica en tots els casos signatura

electrònica

electrònic

Si els interessats són subjectes obligats, els notificareu

electrònicament

notificació electrònica

Per què ?

Page 10: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Els expedients tindran terminis, i les tasques també.

Els post-its per assignar tasques seran electrònics

Tothom sabrà buscar els expedients dins del gestor

tasques i tràmits

els originals, al gestor

terminis

informació

Per què ?

Page 11: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Què ens aporta a nosaltres?

Som més coneixedors del que hem de fer

en l’àmbit electrònic

Controlem què tenim pendent, com anem

amb els terminis, què és urgent…

Tenim documentats tots els temes.

Requerim menys de la memòria

Ens podem dedicar al que realment importa

Tenim tot en el sistema corporatiu

+ segurs

+ tranquils -estrès

+ informats

+ eficients + temps

Page 12: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Què ens aporta a nosaltres? Quina fruita falta? Quant temps necessiteu per trobar-la?

Page 13: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Què ens aporta a nosaltres? Quina fruita falta? Quant temps necessiteu per trobar-la?

Page 14: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

Page 15: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

1 Registre

Page 16: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Registre d’entrada

Presencial

Registre

Digitalitzar

Correu

Diligència

El registre Què inclou

Oficina general de registre Safata anotacions telemàtiques

Oficina de factures electròniques

Safata anotacions e-FACT

Presencial, en suport digital

N: AAPP registre electrònic

N: registre electrònic interoperable

Page 17: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

El registre d’entrada El procés

Page 18: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

El registre Què inclou

Registre de sortida SORTIDES

EACAT (ADMINISTRACIONS

PÚBLIQUES) EN NOVA VERSIÓ

DIRECTE FIRMADOC

GESTOR EXPEDIENTS (FIRMADOC)

(OBLIGATS: ENTITATS,

EMPRESES...)

(NO OBLIGATS: CIUTADANIA)

REGISTRE MANUAL ACCEDE

?

Page 19: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Les eines de Registre: ACCEDE i TERCERS

Page 20: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

Page 21: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

2 Digitalització

Page 22: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Reutilització de documents i còpies autèntiques

Els documents que es presentin per registre han de ser digitalitzats. Les eines SeTDIBA permeten lligar els documents a l’interessat, i

poder-los recuperar per NO haver-los de tornar a demanar al ciutadà. Reutilitzeu sempre que pugueu (no sempre és possible) es poden recuperar documents d’altres expedients del gestor. DNI, NIE, PASSAPORT, CERTIFICATS, ESCRIPTURES...Recomanem digitalitzar DOCUMENT A DOCUMENT

Per a fer còpies autèntiques a SeTDIBA s’han de signar amb segell

d’òrgan sol·licitat al CAOC

Si el ciutadà ens aporta còpies autèntiques elaborades per altres administracions, què hem de fer?

1. Entrar a la seu electrònica que indica el document 2. Consultar el CSV (Codi Segur de Verificació) 3. Descarregar el document i vincular-lo a l’anotació

Page 23: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Simplificar el procés de digitalització

En el futur, no ens quedarem cap document dels ciutadans en

suport paper, però de moment: - Digitalitzar ACCEDE (Registre) - Diligenciar - Tramitar en electrònic FIRMADOC (Gestor d’expedients) - Ens quedarem els documents en paper en una caixa, SEMPRE A L’OFICINA DE

REGISTRE. Els documents no correran pels despatxos. Els guardarem per ordre cronològic i l’arxiver més endavant els revisarà.

Els documents tècnics cal sol·licitar-los signats (visats electrònic)

(descarregar a partir del CSV) o bé en pdf (pendrive...). Els obligats han de fer-ho per normativa.

Recomanem revisar les instàncies per tal de simplificar/demanar en electrònic la

documentació requerida per cada tràmit

Page 24: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

originals

Reutilitzar:

Fer còpia autèntica

individual

còpies

PLAN A: Reutilitzar

Còpia simple

individual

PLAN B: No reutilitzar

Còpia simple

1 fitxer per tots

Només demanarem originals si la normativa ho exigeix.

Mai es fan còpia autèntica d’una còpia

Via Oberta per no haver de demanar documents elaborats per altres AAPP als ciutadans

Simplificar el procés de digitalització

Page 25: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Càrrega de documents

Identifiqueu el tipus de document indicat en l’anotació

1

Indiqueu un títol descriptiu del document

2

Seleccioneu el document a inserir

3

Guardeu el document per carregar-lo i visualitzar-lo

4

Page 26: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Com anomenar els documents

[CODI TIPOLOGIA_] + [DESCRIPCIÓ] + [_DDMMAAAA]

Exemples: ACTA_REUNIO COMITE ORGANITZADOR_05052019 INF_OCUPACIO VIA PUBLICA_08042019

[AUTOMÀTIC] + [MANUAL] + [AUTOMÀTIC]

NORMES PER ANOMENAR ELS DOCUMENTS: - Ha d’anar en majúscules (l’aplicatiu ho fa automàticament) - No pot incloure articles, ni preposicions, signes de puntuació,

(apòstrofs, accents, punts, comes...)

Page 27: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Com anomenar els documents

Casos especialment importants: És important establir correctament la tipologia documental per a què el document sigui incorporat en el llibre corresponent (Llibre de decrets, Llibre d’actes del Ple, Llibre Junta de Govern Local)

Exemples: DEC_ALC_APROVACIO SUPORT ENTITATS_05052019 ACTA_PLE_EXTRAORDINARI 2_08042019 ACTA_JGL_ORDINARIA 3_03052019

Page 28: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

Considerem tipus documental el model estructurat i reconegut

que adopta un document en el desenvolupament d'una

competència concreta, en base a una regulació i el format del

qual, contingut informatiu o suport són homogenis.

Identificar documents

Creació de plantilles

Reutilitzar i interoperar

Cercar documents

Page 29: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Els documents. Codis

Feu sempre el

mateix tipus de

documents?

MARQUEU-LOS!

Documents de decisió

Documents del ciutadà

Documents de descripció

i registre

Documents de

transmissió

Documents de

constància

Documents de judici

Documents de planificació i

funcionament

Documents financers,

comptables i tributari

Documents d’obres

Documents de

condicions

Documents judicials

Documents audiovisual

Page 30: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD09-010

Justificant de recepció

Page 31: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD08-010

Anunci

Page 32: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD14-010

Sol·licitud

Page 33: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD06-011

Carta

Page 34: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD13-013

Informe

Page 35: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD99-205

Padró

Page 36: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD09-011

Rebut

Page 37: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD99-351

Fotografia

Page 38: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD10-010

Acta

Page 39: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD01-010

Decret

Page 40: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD06-014

Convocatòria

Page 41: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

TD99-107

Plànol

Page 42: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

Page 43: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

DILIGÈNCIA 3

Page 44: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

La diligència Què significa “Formar part d’una Unitat de Treball?”

Tothom pot veure tots els expedients, excepte els confidencials i el personal extern.

Totes les anotacions de registre que s’assignin a les UTS a

les que estic donat d’alta les visualitzaré a la meva safata de registre d’entrada del gestor d’expedients.

Si NO tinc assignada una UT determinada.... La principal diferència serà que no tindré en la meva safata

d’entrada les assignacions.

Page 45: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

La diligència El croupier

QUI (Unitat de Treball - UT)

ROL: TRÀMIT ASSABENTAT INFORME

Croupier

Diligència determina

i

Page 46: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

La diligència Qui (UT-UNITATS DE TREBALL)

La nomenclatura e-SET que s'utilitzarà per a complimentar la diligència de procés:

AL Alcaldia ARX Arxiu BIB Biblioteca CC Centre cívic COM Comunicació i protocol CU Cultura, festes, serveis culturals ENS Educació, formació de les persones EE Equipament esportiu EM Escola de Música ES Esports LLI Llar d’infants MA Medi Ambient MUS Museu OAC Oficina d'atenció a la ciutadania ORG Organització interna, processos

PEC Promoció econòmica, ocupació, comerç, consum

PM Policia municipal i vigilància RH Recursos humans SA Sanitat i Salut SE Serveis de suport secretaria SEC Serveis econòmics i tresoreria SGI Secretaria general i intervenció SIN Intervenció SPU Serveis públics, infraestructures

urbanes, subministraments SS Serveis socials SSG Secretaria General SUR Brigada municipal TIC Informàtica i noves tecnologies TUR Turisme URB Urbanisme, serveis territori, activitats

D: Codis Unitat Treball - versió

Page 47: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Rols

ASSABENTAT Aquesta opció s’assignarà a totes les unitats de treball que hagin de tenir coneixement del document que ha arribat. L’assabentat té PROHIBIT iniciar la tramitació del document, i imprimir-lo. INFORME Aquesta opció s’assignarà a aquelles unitats de treball que d’acord amb el procediment a què es troba afectat el document, es prevegi que un tècnic hagi d’emetre informe. Prohibició d’iniciar la tramitació del document, i d’imprimir-lo.

n

n

TRÀMIT Aquesta opció s’assignarà a la unitat de treball que sigui la responsable d’impulsar tramitació de l’expedient a què es trobi lligat el document.

1

Page 48: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

Page 49: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

CREACIÓ DE

L’EXPEDIENT 4

Page 50: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

“El conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.”

Expedients administratius (Tràmits i Documents)

Quins expedients donem d’alta a Firmadoc?

O bé, allò que no siguin expedients administratius però tinguin:

• Registre d’entrada

• Documents amb signatura electrònica

Page 51: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Què no donem d’alta a Firmadoc?

Firmadoc

Temes de comunicació: notes de premsa, fotografies,...

Temes de protocol que no generin expedient administratiu

Dies de vacances sense aprovació formal,...

Préstec de material a entitats

Reserva de sales

Page 52: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Figures en la creació i gestió de l’expedient

El creador

o Obre l’expedient: o D’ofici o De part (safata registre entrada)

L’impulsor (o responsable)

o Vetlla perquè l’expedient evolucioni fins a la seva resolució dins de termini i no quedi adormit.

o Assigna tràmits i vetlla perquè no quedin aturats.

Page 53: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Visibilitat de les anotacions

Safata Registre d’entrada Les meves Les de les meves UT’s Totes (RRHH, SS, Tresoreria i Policia són CONFIDENCIALS)

Safata Avisos i correu Rebo els avisos d’anotacions indicant motiu (ASS- i INF).

Aquestes

safates s’han

de revisar cada

dia!

Page 54: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Què fer?

Si tenim una anotació com a TRAMITADORS Crear expedient Vincular a un expedient ja existent Reassignar a algú de la unitat de treball (opcional) Retornar a registre si no és de la nostra Unitat

Page 55: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Dades de l’expedient

Tots els expedients han de tenir: • Sèrie documental • Codi de l’expedient • Títol descriptiu • Termini [generalment 3 mesos] • Unitat de treball • Impulsor/responsable • Emplaçament de l’objecte de l’expedient (camp

adreça) • interessats

El nom de l’expedient estarà format per [Any] – [Codi] – [Títol]

Page 56: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Safata Expedients oberts Perfil tramitador

Els meus Els de les meves unitats Tot (RRHH, SS, Policia i Tresoreria són CONFIDENCIALS)

Perfil Extern Només veuen els expedients que els assignem a

través d’un tràmit

Recordem: La visibilitat de l’expedient

Page 57: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Curs gestió documental i arxius municipals L’arxiu i la gestió documental. Quadre de classificació

Objectiu

1.- Criteri únic d’organització de la documentació

2 .- Aplicar polítiques de gestió documental

Conegut per tota l’organització

Facilita la recuperació de la documentació

Per tota la documentació: històrica, electrònica

Page 58: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Quadre de classificació

Tots els expedients s’han d’assignar a una sèrie documental Per triar la sèrie documental utilitzem uns classificadors anomenats:

Funció Grup

Familiaritzar-vos

amb els codis que

més utilitzareu, us

facilitarà el dia a dia

Page 59: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Les funcions

2. Organització

i gestió administra-

tiva

3. Personal 4. Patrimoni 5. Recursos econòmics i financers

6. Urbanisme,

obres i mobilitat

7. Sostenibilitat

i medi ambient

8. Ordenació i promoció de

l’activitat econòmica

9. Població i eleccions

10. Serveis culturals, de

l’esport el lleure

11. Serveis per a

l’educació

12. Serveis per al

benestar i la salut

13. Seguretat i

protecció ciutadana

1. Acció i

òrgans de govern

Administració recursos propis

Administració territori

Servei a les persones

Govern

Page 60: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Els grups

Planificació

Règim disciplinari

Gestió del servei

Gestió d’equipaments

Page 61: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

1. Preguntar a la persona responsable de gestió documental de l’ajuntament.

2. Si no hi és el codi sol·licitat, es comunicarà a l’Oficina de Patrimoni Cultural la necessitat d’incorporar la sèrie.

3. Una vegada es tingui el codi, es donarà d’alta en el llistat de sèries de tots els ajuntaments.

Mentre no es dona d’alta la nova entrada a la llista de sèries,

• L’usuari classificarà l’expedient a la sèrie d’expedient de secretaria, 1289.

• Una vegada l’usuari obtingui el codi que es necessita, reclassificarà l’expedient en la sèrie corresponent.

Què fer si el codi de sèrie

que necessitem

no hi és?

Creació de l’expedient Sèries documentals

Page 62: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Creació de l’expedient Les sèries documentals

1259 Correspondència sortida

1260 Correspondència d’entrada

1278 Circulars i comunicacions internes

2376 Comunicats de treball de la brigada

Sèries especials

Expedients acumulatius per un període determinat de temps. 1 any, 1 trimestre....

1659 Manament de pagament

1651 Manament d'ingrés

Tasques amb documents associats

SICALWIN

Page 63: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

Page 64: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

IMPULS DE

L’EXPEDIENT 5

Page 65: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Sempre estan vinculats a un expedient. Ens expliquen què ha passat. Es poden iniciar diversos tràmits de forma paral·lela. S’han d’assignar a persones i han d’especificar termini (que es pot

canviar) . Poden tenir documents o no. Els tràmits d’expedients confidencials són també confidencials

(només els veuen les persones a qui li assignem el tràmit).

5. Els tràmits 5.1 Característiques

Page 66: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quan fem encàrrecs a altres persones. Quan ens han quedat coses per fer a l’expedient (recordatoris per

nosaltres mateixos). Quan l’expedient s’espera (una notificació, un requeriment

d’esmena, audiència,...).

5. Els tràmits 5.2 Quan els incorporem

Page 67: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Tràmits del procediment genèric EN VERMELL, el títol dels tràmits del procediment simplificat. Art. 96

TANCAMENT DE L’EXPEDIENT

Cal especificar el motiu de tancament i s’ha de generar l’índex electrònic. Art 70.2. I art 84

00 ACTUACIONS PRÈVIES Art. 55. Període d’informació o actuacions prèvies per conèixer en detall els fets que motiven l’inici de l’expedient.

ACORD INCOACIÓ / DECLARACIÓ TRAM. SIMPLIFICADA

Art. 58-60 02 SOL·LICITUD/AL·LEGACIONS/ DESISTIMENT/RENÚNCIA/ SOL. TRAM. SIMPLIFICADA

05 ELABORAR DOCUMENTACIÓ TÈCNICA/REALITZAR ACTUACIONS

06 ELABORAR INFORME Per mitjans electrònics, en 10 dies.

Art. 79 i 80 07 EXPOSICIÓ PÚBLICA / AUDIÈNCIA INTERESSATS Tràmit d’audiència: els interessats tenen mínim 10 dies i màxim 15 per al·legar. Exposició pública: els interessats tenen com a mínim 20 dies. per fer al·legacions . Art. 82 i 83 ACTUACIONS COMPLEMENTÀRIES A practicar en un període no superior a 15 dies, durant els quals es suspén termini. Un cop finalitzades s’han de concedir 7 dies a l’interessat per formular al·legacions. Art. 87

08

01 03 04

REQUERIMENT SUBSANACIÓ/ AMPLIACIÓ

PENDENT REBRE DOCUMENT/ COMPLIMENT ACCIÓ

PROPOSTA D’ACORD Art. 88.7 09

FISCALITZACIÓ ECONÒMICA/CONTROL INTERN

RD 424/2017 del 28 abril 10

FASE

INIC

I I O

RDEN

ACIÓ

FA

SE IN

STRU

CCIÓ

Art. 62, 66, 69

Art. 68

11 ADOPCIÓ DE L’ACORD (atorgament, denegació, declaració caducitat, suspensió, etc)

La resolució ha de ser electrònica. Art. 88

12 EMISSIÓ CERTIFICAT O DILIGÈNCIA

A l’expedient constarà el certificat de l’acord del Ple o es relacionarà el Decret. Art. 70.2

13 NOTIFICACIÓ L’acreditació de la notificació s’ha d’incorporar a l’expedient .

Art. 41-46 14 ACCIONS EXECUCIÓ ACORDS (forçoses, constrenyiment, subsidiària, coercitiva)

Art. 97-105

FASE

FIN

ALIT

ZACI

Ó I R

ESOL

UCIÓ

15 GESTIO ECONÒMICA

S’ha de relacionar els documents de gestió de la despesa vinculada amb l’expedient. RDL 2/2004

16 FI Recordeu:

Tots els expedients oberts han de tenir com a mínim un tràmit vinculat, encara que sigui d’espera. Si no el tenen, són expedients que estan dormint. Versió 13.05.2019

VERSIÓ PROVISIONAL

Practiquem?

Page 68: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Servidor- Nova Etapa

Page 69: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Servidor- Nova Etapa

Page 70: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Equivalències eSET i SeTDiBa

Page 71: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Equivalències eSET i SeTDiBa

Page 72: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Equivalències eSET i SeTDiBa

Page 73: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Equivalències eSET i SeTDiBa

Page 74: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Quadre de classificació Equivalències eSET i SeTDiBa

Page 75: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

3. Recomanacions i propostes Cal revisar tots els expedients de nova etapa i firmadoc híbrids i fer la seva gestió per l’arxiu 9

Anterior Nova etapa Signatura amb FirmaDOC

Valor jurídic de la documentació

Document paper Document digital a FirmaDOC

Recuperació documentació

GIAM FirmaDoc

Destinació documentació

Arxiu Municipal iArxiu

EXPEDIENT HÍBRID

Page 76: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

Page 77: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

TASQUES 6

Page 78: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

No estan vinculades a cap expedient administratiu.

No tenen documents. Són els post-it en paper i els correus que ens enviem ara. Poden ser confidencials. S’han d’assignar a persones i han d’especificar un termini.

6. Les tasques 6.1 Característiques

Page 79: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Des d’on? Des de la safata de tasques i tràmits

6. Les tasques 6.2 Creació

Page 80: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Tasques Cleanning

Perquè tinc la taula plena de papers?

Així doncs, Si les tasques i els tràmits són

electrònics Si els documents es signen de forma

electrònica Si tot el que entra per registre es

digitalitza?...

Page 81: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Tasques Cleanning En què consisteix?

Els documents que tenim impresos com a

recordatoris es converteixen en tràmit o tasca LLISTAT ELECTRÒNIC COMPARTIT EN EL SERVIDOR

Els documents que estan fora de l’expedient, es guarden al seu expedient en paper. Si no existeix cap expedient, s’ha de crear.

Els documents de suport que tenim (lleis, materials de consulta, els encuadernem o guardem una còpia digital i els traiem de la taula)

La taula ha de quedar neta de papers

Page 82: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

El canvi ha de ser real...

En Pepet és un bon exemple de l’èxit del nostre canvi al SeTDIBA....

Page 83: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

CLOENDA

Page 84: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Ara que ja coneixem el model i el que suposarà en el nostre dia a dia...

Page 85: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Recursos per a bons viatges

setdiba.diba.cat

Gabinet Innovació Digital

[email protected]

934 022 803

Page 86: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Propers passos

Fer cleaning (fotografies

d’abans i desprès) i llista de tasques i tràmits al servidor

compartit

Consultar documents

metodologia de la Comunitat

Virtual SeTDIBA (setdiba.diba.cat)

Sessió de formació

de registre

[email protected] [email protected]

Page 87: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

El viatge continua... feu fotos!

#eseteXperience #SeTDIBA

Envieu-nos fotos!

Page 88: Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

88