Prepare EICC and Buyers’ Audit - Green Management … HKPC Seminar 110715... · rd Party EICC Audit managed solely by EICC ... with a management system as set forth ... • On site

How to Better Prepare EICC and Buyers’ AuditC Y TamProduct ManagerSGS Hong Kong Limited15 July 2011

2

How to Better Prepare EICC and Buyers’ AuditROADMAP TO SUCCESS

1. Know your clients’ required audit type

3. Know your gap from conformance

4. Action Plan

2. Know the audit criteria

5. The Audit

3

1. Know Your Clients’ Required Audit Type

A company utilizes its own internal auditors to audit their suppliers or potential suppliersUse the EICC process, code and its provisions and 

tools

2nd Party EICCBased Audit

A company uses an EICC approved independent audit firm to audit a supplier or potential supplier or in some cases the company’s own facilities. Use the EICC process, code and its provisions and 

tools

EICC Validated Audit

(VAP)

3rd Party EICC Audit managed solely by EICC appointed Audit Program manager (APM)Executed by an EICC approved independent Audit firmA validated audit Report (VAR) is quality reviewed and 

released by the APM

3rd Party EICC Based Audit

4

EICC Code of Conduct

Applicable Local Laws and Regulations

International Standards

Client Specific Code of Conduct / Requirements

2. Know the Audit Criteria

Ethics CommonAudit

ManagementSystems

Health &Safety

Environment

Labor

5

Need Expertise in

CSR / OHS / EMS / Sales / Sourcing / QA

Maintain and update a legal database

2. Know the Audit Criteria

6

… declare support for the code and actively pursue conformance to the Code and its standards in accordance with a management system as set forth in the Code.

… At a minimum, participants shall also require its next tier suppliers to acknowledge and implement the Code.

2. Know the Audit Criteria

Pay Attention to all sections of EICC Code

7

Self Assessment Questionnaire

Gap Assessment • Competent employee• External party

3. Know the Gap from Conformance

8

Action Plan to Close the GapEstablish company policy covers Labor / Ethics / Health & 

Safety / EnvironmentAssign responsible persons Objective and targetsTimelineEstablish action plansImplement the plansReview the progress

4. Action Plan

9

External supportSeminar

Training 

Consultancy

4. Action Plan

10

Before the Audit

Logistics supportDiscuss the audit planObtain a document list from audit firmProvide auditors with a meeting room with internet and 

telephone lines 

5. The Audit

11

5. The Audit

12

Opening Meeting

Management and other involved personnel to attend

Introduce your company to the audit team

CSR program organization, goals and performance

5. The Audit

13

Document Review

Available at the start of audit:• Personnel records• Attendance records, payrolls …• System documents, procedures, 

training records …• Permit, license, certificates …• Others (refer to document list)…

5. The Audit

14

Site Visit

Production areasFacilities areas (equipment rooms, wastewater 

treatment, etc.)Office areasMaterial, chemical and waste storage areasDistribution Centers / shipping and receivingCanteens and kitchensDormitories

5. The Audit

15

Escorting Site Visit

Provide an escort to auditor

Familiar with site operation and factory personnel

Ensure auditors have access to all facilities

Not an auditee to answer all question

5. The Audit

16

Gathering Information from Management

Ensure key staff members are available:• Site manager(s) • Production manager(s) • Maintenance staff • Environment manager(s) • Health & Safety manager(s) • Quality manager(s) • Human Resources manager(s) • On site services staff such as canteen, dormitory    

supervisors, security staff • Finance manager / payroll manager • Procurement manager / supply chain manager • Onsite medical staff • Other personnel (as appropriate) 

5. The Audit

17

Gathering Information from Workers

Formal and information interaction with workerAbout 20‐30 min for each formal interviewSample size based on global leading practiceGroup and individual sessionsPrivate and confidential

5. The Audit

18

Closing Meeting

The same group of auditee personnel to attendProvide additional evidence or clarification Agreement on the findingsClassification of findings:

• Priority issue • Major non‐compliance • Risk of non conformance • Minor non‐compliance 

5. The Audit

19

OverGlobal network

In 1878 in Geneva, Switzerland

Founded

World’s largestInspection, verification, testing, certification, and information company

15064,000+

1,250 offices and labscountries

employees

Expertise &

Confidentiality

SGS