349 UDK 005.334:659 Pregledni rad / Review article METODA ZA ANALIZU POTREBNIH INFORMACIJA U SUSTAVU UPRAVLJANJA KRIZNIM SITUACIJAMA Mr. sc. Ivan Radošević, Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica, R. Hrvatska Mr. sc. Vladimir Lebinac, Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica, R. Hrvatska Sažetak Informacija je temeljni resurs za upravljanje kriznim situacijama i događajima. Kako su krizne situacije „izvanredni“, nepredvidivi i najčešće neplanirani događaji to je analiza mogućih i potrebnih informacija za preventivno ili posljedično upravljanje vrlo otežano. Ovaj rad predstavlja metodu za analizu potrebnih, mogućih i predvidivih elementarnih podataka (atributa) koji se mogu prepoznati u svim fazama krizne situacije. Podaci su glavne sastavnice svake informacije. Prepoznati i dobiveni elementarni podaci se dalje modeliraju s ciljem dobivanja glavnih objekata (entiteta) i njihovih mogućih veza u kriznim situacijama. Na kraju se uspostavlja jedinstven relacijski model podataka pomoću kojeg se dobivaju potrebne informacije za upravljanje kriznim situacijama (događajima). Ujedno dobiveni model podataka je glavni ulazni resurs za uspostavu informacijskog sustava za konkretan ili više mogućih kriznih situacija. Predložena metoda je originalni postupak modeliranja podataka koji se razlikuje od tradicionalnih metoda za razvoj informacijskih sustava. U postojećim metodama prvo se polazi od analize postojećih podataka koji se dalje modeliraju s ciljem dobivanja potrebnih informacija. U ovoj metodi prvo se provodi analiza potrebnih informacija za upravljanje krizama koje se dalje razlažu na elementarne podatke (atribute). Ključne riječi: analiza, informacija, krizna situacija, model podataka, podaci.
17
Embed
Pregledni rad / Review article...349 UDK 005.334:659 Pregledni rad / Review article METODA ZA ANALIZU POTREBNIH INFORMACIJA U SUSTAVU UPRAVLJANJA KRIZNIM SITUACIJAMA Mr. sc. …
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
349
UDK 005.334:659
Pregledni rad / Review article
METODA ZA ANALIZU POTREBNIH INFORMACIJA U SUSTAVU
UPRAVLJANJA KRIZNIM SITUACIJAMA
Mr. sc. Ivan Radošević,
Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica,
R. Hrvatska
Mr. sc. Vladimir Lebinac,
Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica,
R. Hrvatska
Sažetak
Informacija je temeljni resurs za upravljanje kriznim situacijama i događajima. Kako su krizne
situacije „izvanredni“, nepredvidivi i najčešće neplanirani događaji to je analiza mogućih i
potrebnih informacija za preventivno ili posljedično upravljanje vrlo otežano. Ovaj rad
predstavlja metodu za analizu potrebnih, mogućih i predvidivih elementarnih podataka
(atributa) koji se mogu prepoznati u svim fazama krizne situacije. Podaci su glavne sastavnice
svake informacije. Prepoznati i dobiveni elementarni podaci se dalje modeliraju s ciljem
dobivanja glavnih objekata (entiteta) i njihovih mogućih veza u kriznim situacijama. Na kraju se
uspostavlja jedinstven relacijski model podataka pomoću kojeg se dobivaju potrebne informacije
za upravljanje kriznim situacijama (događajima). Ujedno dobiveni model podataka je glavni
ulazni resurs za uspostavu informacijskog sustava za konkretan ili više mogućih kriznih
situacija. Predložena metoda je originalni postupak modeliranja podataka koji se razlikuje od
tradicionalnih metoda za razvoj informacijskih sustava. U postojećim metodama prvo se polazi
od analize postojećih podataka koji se dalje modeliraju s ciljem dobivanja potrebnih
informacija. U ovoj metodi prvo se provodi analiza potrebnih informacija za upravljanje
krizama koje se dalje razlažu na elementarne podatke (atribute).
Ključne riječi: analiza, informacija, krizna situacija, model podataka, podaci.
350
1. Uvod
Informacija je oduvijek bila važna za rad i opstanak ljudskog roda. Međutim, njenoj vrijednosti i
značaju nije uvijek pridavana potrebna pozornost. Više je razloga za to. Vrijeme i aktualna
tehnologija kroz povijest uvjetovali su da se o informaciji kao pojmu, činjenici, neophodnosti i
važnosti pridavalo onoliko značaja koliko su ljudi mogli razumjeti i koristiti je u svojem
svakodnevnom radu (u početku za opstanak a u kasnijim fazama i razvoju društva).
Industrijalizacija na svjetskoj razini, čiji početak se u najrazvijenijim zemljama smatra period
pronalaska parnog stroja i nafte kao novog energenta1, stvorila je velik i brzi razvoj na svim
područjima ljudskog življenja (osobnom, poslovnom, društvenom). U to vrijeme stvorila se
velika složenost funkcioniranja društvenih, gospodarskih i vojnih sustava posebno je bio izražen
problem upravljanja na svim razinama. Problem se u prvom redu osjećao u nemogućnosti
postojećom tehnologijom prikupljati, obrađivati i distribuirati podatke odnosno informacije kao
najvažnijem upravljačkom resursu. To je pored ostalog (ratnih potreba) utjecalo na pronalazak
prvog elektroničkog računala (drugi svjetski rat).
Cilj rada je prikazati jednu do sada „neuobičajenu“ metodu za analizu potrebnih informacija za
upravljanja kriznim situacijama. U tom upravljanju postoje dva osnovna izvora podataka za
upravljanje kriznom situacijom. Jedan izvor je krizna situacija ili događaj i isti je povremen i
nepredvidljiv, drugi izvor su postojeći informacijski sustavi (IS) iz kojih se zahtijevaju
(dobivaju) podaci o resursima ugroženosti i resursima potrebnim za rješavanje krizne situacije.
Težište ovog rada odnosno metode je na prvom izvoru dobivanja podataka i njihovoj integraciji
(modeliranju) s podacima drugog izvora (postojećih informacijskih sustava) s ciljem dobivanja
potrebnih informacija za upravljanje odgovarajućim krizama.
Hipoteze rada su:
a) Postojećim metodama za analizu realnih (postojećih) sustava s ciljem dobivanja potrebnih podataka (informacija) za upravljanje i odlučivanje nije moguće osigurati sve potrebne podatke
za upravljanje kriznim situacijama i događajima iz razloga što krize nastaju nepredviđeno i nisu
sastavni dio „redovnih“ procesa tih postojećih sustava.
b) Svaka vrsta krize je sustav za sebe, zbog toga se cjelovit skup podataka o njima teško
može unaprijed predvidjeti. Ono što se može predvidjeti su potrebne informacije za upravljanje
tim krizama. Model podataka iz kriznih situacija kao glavni resurs suvremenih informacijskih
sustava je moguće dobiti obrnutim redoslijedom od uobičajenog. To je metoda analize potrebnih
informacija za dobivanje elementarnih podataka koji se dalje modeliraju s postojećim podacima
iz realnih sustava u jedinstvenu bazu podataka informacijskog sustava za upravljanje kriznim
situacijama.
2. Od simbola do informacijskog sustava
Ljudi uče i trebaju poznavati pojedinačne simbole kako bi mogli opisivati određene pojmove,
stvari, objekte i komunicirati s okolinom. Ti simboli su, u prvom redu, slova (abeceda), brojevi,
simboli, slike, zvuk, grafički simboli i obilježja određenih životnih i poslovnih potreba.
Podatak u fizičkom smislu predstavlja skup simbola koji ima određeno značenje. U suvremenoj
informacijskoj tehnologiji najjednostavniji je tzv. elementarni podatak koji predstavlja prikaz
(zapis) jednog obilježja određenog objekta. Primjer: podatak Velika Gorica prikazuje obilježje
1 Pronalazak i primjena parnog stroja sredinom 18. stoljeće i nafte sredinom 19. stoljeća.
351
imena jednog grada. Stvarni svijet (objekti, procesi, događaji) opisujemo s podacima, struktura
svakog podatka sastoji se od:
- značenja (naziv osobine, obilježja) i
- vrijednosti (mjera, iznos navedene osobine).
Koliki je značaj podataka u poslovnim sustavima, kao i u kriznim situacijama i događajima bilo
koje vrste, govori i nepisano ali vrlo uvjerljivo pravilo: „što podacima nije zabilježeno, nije se ni
dogodilo“.
Informacija ili vijest nastaje tumačenjem, odnosno interpretacijom podatka (ili više povezanih
podataka) i njihovo stavljanje u kontekst određenog značenja u zavisnosti od interesa onog koji
takvo tumačenje traži ili očekuje. Informacija je riječ latinskog porijekla „informare“ i izvorno je
značila stavljanje u određenu formu, odnosno davanje oblika nečemu. Suvremena i najčešća
definicija polazi od semantičkog2 tumačenja koji se koristi u definiranju pojma informacija i
glasi „informacija je protumačeni podatak“. Danas nema jedinstvenog pristupa objašnjenju
pojma i fenomena informacije, opće prihvaćene definicije su (Pavlić, 2011):
- Informacija je nešto što ukida ili smanjuje neodređenost;
- Informacija je vrsta novog saznanja koja se može uporabiti za upravljanje;
- Informacija je značenje koje dodjeljujemo podatku;
- Informacijama stječemo nova znanja.
Na slici 1 prikazan je informatički redoslijed dobivanja informacije.
Slika 1. Formalna informatička hijerarhija dobivanja informacije
2.1.Informacija i upravljanje
Informacija je glavni resurs za upravljanje u organizacijskim sustavima. Ti sustavi po prirodi
svojeg funkcioniranja teže ka neorganiziranosti – entropiji (Radošević, 2001). Najvažniji „lijek“
za smanjenje entropije organizacijskog sustava je informacija. Glavne osobine koje informacija
treba imati kako bi ispunila upravljačku ulogu su:
- Točnost – netočne informacije mogu dovesti do još veće neorganiziranosti pa i krize u
sustavu;
- Pravovremenost – kašnjenje informacija može prouzročiti određene štete i produljenje
kriznih situacija;
- Potpunost – nepotpune ili djelomične informacije onemogućuju djelotvorno upravljanje.
- Pouzdanost – posebno je važna kod izvora i oblika prenošenja informacija;
- Važnost (relevantnost) - „umijeće“ je prepoznati važne od nevažnih informacija;
2 Semantika od Grčke riječi „semantikos“ koja polazi od značenja pojedinog znaka odnosno podatka.
352
- Provjerljivost – potrebna je brza provjera informacija, zbog toga se u važnim sustavima
osigurava više izvora i oblika dobivanja informacija.
2.2.Informacijski sustavi
Informacijski sustavi su oduvijek bili sastavni dijelovi organizacijskih sustava. Pojavom i
korištenjem suvremene informatičko-komunikacijske tehnologije, IS je postao nezaobilazan
čimbenik u ocjeni kvalitete, funkcioniranja i procesa donošenja odluka u svakoj organizaciji.
Informacijski sustav preko svojih najvažnijih funkcija: prikupljanja, obrade, čuvanja, distribucije
i korištenja podataka, odnosno informacija o svim resursima i stanjima predstavlja model
postojećeg organizacijskog sustava (slika 2).
Slika 2. Informacijski sustav kao model realnog sustava (izvor: Pavić, 1990)
Suvremeni razvoj informacijskih sustava odvija se kao i razvoj svakog organizacijskog ili
materijalno složenog proizvoda i promatra se kroz faze životnog ciklusa sustava. Na slici 3
prikazan je tradicionalni pristup razvoja IS kroz faze njegovog životnog ciklusa. Za složene IS
prvo se odgovarajućim metodama provodi planiranje razvoja informacijskih sustava.
Planiranjem se definiraju podsustavi koji su u fizičkom smislu relativno nezavisni dok su u
komunikacijskom i informacijskom obliku povezani. U ovoj fazi se vrši i procjena izgradnje IS s
aspekta troškova, resursa, vremena provedbe i drugih uvjeta koji mogu doprinijeti ili
onemogućiti naredne faze razvoja.
Analiza sustava je jedna od najvažnijih faza razvoja. Od njegove sveobuhvatnosti i
dokumentiranosti zavise naredne faze razvoja. Greške koje se dogode analizom u kasnijim
fazama razvoja informacijskih sustava se vrlo teško i skupo ispravljaju. Najčešći uzroci grešaka
u analizi su:
353
- Ne provedi se analiza svih postojećih i planiranih procesa (poslova) u sustavu: tko, kako, u
koje vrijeme i zbog čega su glavna pitanja na koje se trebaju dati odgovori na njih u okviru
analize poslovnih i drugih procesa u realnom sustavu;
- Nesuradnja projektanata IS i korisnika (provoditelja) postojećih procesa;
- Nezainteresiranost vodećeg kadra sustava za razvoj IS;
Rezultat analize je dobivanje tri glavna modela informacijskog sustava (Pavlić, 1996):
- model procesa,
- model podataka i
- model resursa.
Analiza organizacijskih sustava upravo ide navedenim redoslijedom. Modelom procesa
upoznajemo se s procesima koji se odvijaju u sustavu i onim koji se planiraju da će se u
narednom periodu uvesti. U modelu procesa su sadržani i tzv. tokovi podataka (kretanje
podataka) između procesa i sudionika u sustavu i izvan toga sustava. Model resursa predstavlja
analizu svih resursa u funkcioniranju realnog sustava. Najvažniji resursi su: ljudi, postojeća
tehnologija, vrijeme izvršavanja procesa, mjesto odvijanja procesa, zakonski okviri,
organizacijski postupci. Za dobivanje svakog od navedenih modela postoje odgovarajuće
metode. U fazi analize pored projektanata IS, najvažniju ulogu imaju sudionici u sustavu
(voditelji i provoditelji poslovnih procesa). Poslije analize slijedi projektiranje IS u kojem se
oblikuje novi model informacijskog sustava. U ovoj fazi težište je na radu projektanata IS uz
sudjelovanje korisnika pri verifikaciji pojedinog dijela projekta. Uvođenje IS je jedna od
najkritičnijih faza i treba je provoditi sustavno, postupno i organizirano uz stalnu nazočnost
projektanata IS. Održavanje informacijskih sustava traje dokle traje i sam IS. Težište je na
održavanju programskih (softverskih) proizvoda iz razloga što se mijenjaju uvjeti poslovanja
(zakonski, tržišni, tehnološki).
354
Slika 3. Faze životnog ciklusa u razvoju informacijskih sustava (izvor: Pavlić, 1996)
3. Kriza kao situacija, događaj, sustav
Riječ kriza grčkog je porijekla i znači prijelom, svaki iznenadni prekid do tada normalnog stanja,
razvoja, organiziranja, života, uvjeta života, ponašanja i drugih oblika narušavanja normalnog
funkcioniranja sustava u kojem se događa krizna situacija.
Kriza kao pojam s kojom se u svijetu i kod nas najčešće podrazumijeva neko opće stanje,
pojava, situacija ili događaj koji nije očekivan u promatranom organizacijskom, prirodnom,
prostornom ili drugom sustavu. Pojam društvene krize u organizacijskim sustavima (država,
poslovna organizacija i sl.) je vrlo relativan jer on u najvećem broju slučajeva zavisi od
„promatrača“ i ne može se kvantificirati kao kriza ukoliko se ne uspoređuje sa istim ili sličnim
sustavima, pojavama, događajima. Prema (Levitt, 1999), kriza je vrlo relativan pojam koja
predstavlja različite stvari različitim ljudima pri tome većina smatra da je kriza nešto loše, nešto
što obično rezultira uništenjem, ozljedama, smrću i drugim oblicima štete i gubitka. Krize se ne
pojavljuju, one su rezultat izvanrednih događaja (koje obično nazivamo problemima ili
potencijalnim problemima) koji rezultiraju i značajnim posljedicama na organizaciju. To znači
da je kriza rezultat, a ne uzrok problema.
Teško je i gotovo nemoguće nabrojati sve moguće krizne situacije i događaje, najopasnije su one
krize koje se mogu definirati univerzalnom definicijom (Laušić, 2010): „Kriza je situacija koja
355
započinje potencijalno ozbiljnom prijetnjom ili najavom ugroze, a zatim prerasta u događaj koji
ugrožava živote ljudi i materijalna dobra“.
Svaku krizu možemo promatrat i kao sustav iz razloga što ima svoje elemente koji su u
uzajamnoj interakciji (struktura sustava) i ima određenu funkciju, svrhu, cilj. Međutim, za
razliku od organizacijskih sustava, kriza kao sustav skoro uvijek predstavlja negativni predznak
cilja s pogleda društvene zajednice u kojoj se kriza dogodila i traje. Jednostavnije rečeno, krizna
situacija djeluje na povećanje entropije organizacijskih sustava.
3.1.Uzroci i vrste kriznih događaja i situacija
Danas su krizne situacije i događaji u stvarnom i mogućem obliku vrlo rašireni tako da im uzroci
mogu biti vrlo različiti i međusobno povezani. Više različitih uzroka može dati jedan oblik krize
isto tako više različitih kriza može proizvesti jedna vrsta uzroka. Najčešći uzroci nastanka
kriznih situacija su (Laušić, 2010):
- Slučajne krizne situacije, izazvane su uglavnom od ljudskih postupaka u kojima su ugroženi
ljudski životi i/ili materijalna i životinjska dobra. Navedena riječ slučajne vrlo je relativna iz
razloga što kod svake slučajnosti ljudskih postupaka postoji veći broj objektivnih i
subjektivnih razloga te slučajnosti;
- Namjerno izazvane krize su posljedica protupravnih djelovanja pojedinca ili skupina. Ovaj
oblik kriza danas u svijetu je vrlo izražen;
- Priroda kao uzrok kriza.
Poznate slučajne krizne situacije su: epidemije – zarazne bolesti, kvarovi na vodovodnoj ili
elektro mreži (nuklearnim) za život i rad opasnim postrojenjima, nesreće u zračnom, cestovnom
ili željezničkom prometu, požari, trovanje prehrambenim artiklima, nesreće na radu i sl.
U namjerno izazvane krize možemo svrstati: razne vrste sabotaža (elektro i dugih važnih
b) Preuzimajući ID vrste krize iz prethodnog koraka, ulazimo u R1, učitamo o kojoj se vrsti krize radi i koji su ostali atributi (osobine) toga kriznog događaja,
c) Preuzimajući ID prostora iz koraka pod a), ulazimo u R2, učitamo gdje je nastala kriza,
d) Preuzimajući ID vremena iz koraka pod a), ulazimo u R3, učitamo datum i vrijeme pojave
krize.
Za upit: Kako (s kojim resursima) rješavati kriznu situaciju, potrebnu informaciju dobijemo na
sljedeći način:
Koristeći ID prostora iz koraka pod a), ulazimo u R4, učitamo redom sve zapise kod kojih
je ID prostora iz R5 = ID prostora u R4, na taj način dobijemo vrste (nazive), količine
resursa i njihove kompetencije s kojim bi se moglo upravljati za rješavanje krize.
5. Zaključak
Krizna situacija, događaj ili sustav su nepredvidljive, nestalne i nepoželjne kategorije što samo
po sebi otežava primjenu postojećih metoda za analizu postojećih i potrebnih podataka koji su
sastavni dio procesa sustava. Isto tako nemogućnost sagledavanja svih potrebnih i mogućih
4 Pseudo kod je tehnika s kojom se riječima opisuje logički slijed (postupak, algoritam) dobivanja informacija iz
baze podataka.
364
podataka koji se mogu pojaviti u kriznim situacijama a koje u danom trenutku ne postoje već
„pretpostavljamo“ mogućnost njihove pojave odgađa sustavnu analizu potrebnih podataka. Iz
navedenih razloga je otežano oblikovanje BP i suvremenih IS pomoću kojih bi dobili potrebne
informacije za upravljanje kriznim situacijama.
Izloženim glavnim sadržajem rada s prikazom metode za analizu potrebnih informacija u
dobivanju potrebnih podataka koji će poslužiti u oblikovanju baze podataka a time i
informacijskih sustava za krizne situacije, potvrđene su hipoteze:
a) Tradicionalnim metodama koji polaze od analize postojećih sustava nije moguće dobiti
sve podatke iz kojih bi se „formirale“ potrebne informacije za upravljanje kriznim situacijama iz
jednostavnog razloga što krizne situacije nisu „realne“ ne postoje kao poslovni i slični sustavi.
b) Podatke iz kriznih situacija kao glavni resurs za uspostavu suvremenih informacijskih
sustava moguće je dobiti „obrnutim“ redoslijedom od uobičajenog (analizom postojećih
organizacijskih sustava), a to je metoda analize potrebnih informacija za dobivanje tipova
entiteta i njihovih elementarnih podataka koji se dalje modeliraju s postojećim podacima iz
realnih sustava.
Prikazani rad može doprinijeti u prevladavanju problema u praksi pri projektiranju i izgradnji
informacijskih sustava za potrebe kriznih situacija (a i poslovnih sustava) pri zajedničkom radu
menadžera koji se bave upravljanjem konkretnim sustavima i projektantima informacijskih
sustava. Menadžeri kriznog upravljanja znaju koje informacije im trebaju za upravljanje a
projektanti IS znaju kako iz tih informacija prepoznati podatke kao temeljne fizičke jedinice u
stvaranju informacijskih sustava koji su utemeljeni na informatičko- komunikacijskoj tehnologiji
(menadžer znaju što a informatičari kako).
Dalje istraživanje utemeljeno na ovom radu, bi moglo biti na području: integracije modela
podataka iz postojećih informacijskih sustava s modelom podataka koje stvaraju krizne situacije.
Time bi se omogućilo oblikovanje IS koji bi u svakom trenutku mogao omogućiti upravljanje
kriznim situacija u onom inicijalnom – najkritičnijem (početnom) trenutku nastajanja krize gdje
je vrijeme upravljanja krizom najvažniji čimbenik.
Literatura
Haddov, G., Bullock, J. (2003), Introduction to Emergency Management, Amsterdam,
Butterworth-Heinemann
Manger, R. (2012), Baze podataka, Zagreb, Element.
Levitt, A. M., (1997), Disaster Planning and Recovery, New York, John Wiley&Sonc, Inc.
Lucke, R. (2005), Upravljanje u kriznim situacijama, Zagreb, Zgombić & Partneri.
Pavlić, M. (1990), Sistem analiza i modeliranje podataka, Beograd, Naučna knjiga.
Pavlić, M. (1996), Razvoj informacijskih sustava, Zagreb, Znak.
Pavlić, M. (2011), Informacijski sustavi, Zagreb, Školska knjiga.
Radošević, D. (2001), Osnove teorije sustava, Zagreb, Nakladni zavod Matice hrvatske.
Tkalac, S. (1990), Relacijski model, Zagreb, Informator.
Žugaj, M., Dumičić, K., Dušak, V. (2006), Temelji znanstvenoistraživačkog rada,
Varaždin, Fakultet organizacije i informatike.
Izvori s interneta
Laušić, M. (2010), Krizni menagement i procedure postupanja u kriznim ili akcidentnim
situacijama, http//hgk.biznet.hr/hgk/fileovi/21125.pdf prvi uvid: 15. siječnja 2013.