Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones Doctorado en Administración PROJECT MANAGEMENT Semana: 3 19 de marzo de 2013
Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
Doctorado en Administración
PROJECT MANAGEMENT
Semana: 3
19 de marzo de 2013
La Gestión de la Integración del Proyecto
incluye los procesos y actividades necesarios
para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y
actividades de la dirección de proyectos
dentro de los grupos de procesos de dirección
de proyectos, hasta la terminación del proyecto,
la gestión exitosa de las expectativas de los
interesados y el cumplimiento de los requisitos.
La gestión de la integración del proyecto
implica tomar decisiones en cuanto a la
asignación de recursos, balancear objetivos y
alternativas contrapuestas, y manejar las
interdependencias entre las áreas de
conocimiento de la dirección de proyectos.
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¿ Qué es la Gestión de la Integración?
Procesos de la Integración de Proyectos
PROCESO Grupo de procesos
4.1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
4.5 Realizar el Control integrado de cambios
4.6 Cerrar proyecto o fase.
Planificación
Planificación
Ejecución
Control
Control
Cierre
Fuente: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – PMBOK
Versión 2008
Procesos
1. Desarrollar Acta de constitución del Proyecto:
Autoriza formalmente el proyecto.
2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Establece cómo se realizará el trabajo, documentando todo lo
necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los
planes subsidiarios.
3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Ejecutar el trabajo definido en el Plan
Procesos
4. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
Seguimiento, revisión y regulación del progreso de los procesos
requeridos para el logro de los objetivos definidos en el Plan.
5. Realizar el Control integrado de cambios
Revisar las solicitudes de cambio, aprobar y controlar los cambios en los
productos entregables y en los activos de proceso de la organización.
6. Cerrar el proyecto o fase
Finalizar las actividades en todos los grupos de proceso de Dirección de
Proyectos para cerrar formalmente el proceso o una parte del mismo.
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Resultados de la Gestión de
Integración del Proyecto
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DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Tiene como objetivo primordial
autorizar de manera formal el
proyecto o fase, documentando
requerimientos iniciales,
necesidades y expectativas de
los interesados. Esta
autorización generalmente
viene dada por alguien externo
al proyecto como el
patrocinador, la oficina de
gestión de proyectos o el
comité de portafolio de
proyectos. Al ser este un
documento que formalmente
inicia un proyecto, se
recomienda que el gerente de
proyecto participe de su
elaboración, ya que de esta
manera le otorga mayor
autoridad para disponer de los
recursos que asignara a las
actividades
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Factores Ambientales de la empresa
Incluyen pero no se limitan a:
Cultura y estructura organizacional.
Estándares del gobierno o la industria.
Infraestructura.
Recursos humanos existentes.
Administración de personal.
Sistema de autorización de trabajo.
Condiciones del mercado.
Tolerancias al riesgo de los interesados.
Bases de datos comerciales.
Sistemas de información de gestión de proyectos.
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Factores Ambientales de la empresa
Se usan para desarrollar el acta y otra documentación, y así
influenciar el éxito del proyecto.
Las organizaciones involucradas pueden tener políticas,
procedimientos, planes, y guías.
Representan el aprendizaje y el conocimiento obtenido de la
ejecución de proyectos previos.
Se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo de
la industria, organización, y área de aplicación.
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Activos de Procesos de la organización
Incluyen pero no se limitan a:
Procesos estándar de la organización.
Normas y procedimientos internos.
Templates y modelos de gestión de proyectos utilizados:
Líneas -guía.
Criterios de evaluación.
Procedimientos de control de cambios.
Archivos de proyectos pasados
Conocimiento base y documentos relacionados
Estándares, políticas y procedimientos establecidos sobre proyectos.
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Se usa para evaluar las entradas.
Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión.
Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o
entrenamiento especializado.
Puede provenir de muchas fuentes:
Otras unidades de la organización.
Consultores.
Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores.
Asociaciones profesionales y técnicas.
Grupos industriales.
Técnica del Juicio Experto
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Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
Es el proceso que define, prepara, integra y coordina todos los planes subsidiarios del proyecto ( tiempo,
alcance, costo, calidad etc). El plan de gestión del proyecto siempre debe tener la respuesta al cómo
ejecutar, monitorear y cerrar el proyecto. La característica de elaboración progresiva de un proyecto se
ve reflejada claramente en este documento, puesto que el plan debe ser actualizado ante cualquier
cambio aprobado en el proyecto.
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DESARROLLAR EL
PLAN DE GESTIÓN
DEL PROYECTO
“Utiliza los resultados de otros
procesos de planificación para
elaborar un documento que se va
usar como guía para la ejecución
y control del proyecto”
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El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planificación, incluyendo la planificación estratégica, para crear un documento consistente y coherente que pueda usarse para guiar tanto la ejecución como el control del proyecto.
El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con el uso de una Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS), permitiendo al equipo captar y luego descomponer todo el trabajo del proyecto.
Desarrollo del Plan del Proyecto
19 19
Guiar la ejecución del proyecto.
Documentar las suposiciones de planificación del proyecto.
Documentar las decisiones de planificación del proyecto con respecto a las alternativas escogidas.
Facilitar la comunicación entre los involucrados (stakeholders).
Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a contenido, magnitud y tiempo.
Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y control del proyecto.
El plan del proyecto se usa para:
DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Es el proceso de llevar a cabo lo definido en el plan del proyecto de tal manera que se alcancen los
objetivos del proyecto. Los entregables son producidos e información acerca del estatus del trabajo se
recolecta para ser informados a todos los interesados. Este proceso también realiza la implementación
de cambios aprobados manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y reparación de
defectos
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DIRIGIR Y GESTIONAR
LA EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
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Sistema de Gestión de Proyectos
Relaciona entregable-actividad-
recurso/costo
Relaciona tres baselines:
WBS
Schedule
Presupuesto
Indica el progreso del trabajo del proyecto.
Información es valida, oportuna y auditable.
Niveles de sumarización de información.
Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (p.e. Sistemas de Información) para
administrar en forma completa un proyecto.
Gestión de Valor Ganado “EVM”
SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
Es un proceso que el Gerente de Proyecto realiza a lo largo del proyecto e incluye recolectar, medir y
distribuir la información del rendimiento del proyecto, pero a su vez explotar esta información
elaborando tendencias, ajustando métricas y mejorando los procesos. Es una actividad constante del
equipo del proyecto determinar acciones correctivas y preventivas o replanificar algún aspecto de tal
manera que solucione un problema encontrado durante el ciclo de vida del proyecto.
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SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO
REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS DEL PROYECTO
Es el proceso donde se decide si un
cambio será implementado o no, siguiendo
un procedimiento que incluya la solicitud
del cambio, la aprobación del cambio y el
mantenimiento actualizado de la
documentación de configuración y
planificación relacionada. Los cambios en
un proyecto son inevitables y pueden ser
solicitados por cualquier interesado
involucrado en el proyecto, su factibilidad
de implementación esta basado en
analizar el impacto que tendría el cambio
en la triple restricción (alcance, tiempo,
costo, calidad, etc).
Es recomendable que cada proyecto cuente con un
comité de control de cambios que sea el responsable de
aprobar o rechazar los cambios, dicho comité formado
por interesados claves del proyecto deberá tener un
procedimiento de control de cambios claramente
definido que incluya la configuración tanto del producto,
de la información relacionada al cambio así como de la
verificación y auditoria del cambio aprobado.
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REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS
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CIERRE DEL PROYECTO O DE UNA FASE
Cerrar el proyecto o la fase
consiste en asegurar y
formalizar la finalización del
proyecto, a tal punto que el
Gerente de Proyecto deberá
realizar una revisión de todos
los cierres de fase anteriores,
de tal forma que asegure que el
proyecto esta dentro de sus
objetivos definidos. Cualquiera
sea la razón por la cual un
proyecto se haya terminado,
este debe pasar por un proceso
de cierre formal. El cierre del
proyecto es el momento donde
se aplican los procedimiento de
pasar el producto a las
operaciones de la empresa, así
como de recolectar y organizar
la información generada por el
proyecto, generando las
lecciones aprendidas que
servirán para futuros proyectos
de la organización
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Gestión del alcance
Gestión de calidad
Gestión del tiempo
Gestión del costo
Gestión de Comunicac.
Gestión de la procura
Gestión de RRHH
Gestión del riesgo
Planeamiento Iniciación Control Ejecución
Proyecto Exitoso
Cierre
Gestión de Integración del Proyecto
Integración de Procesos
INTEGRACIÓN DE ÁREAS/ PROCESOS
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TIEMPO
CALIDAD
ALCANCE
RIESGOS
COMUNICACIÓN
RECURSOS HUMANOS
CONTRATO / PROCURA
COSTO
GERENCIA DE INTEGRACIÓN
Objetivos de
costos,
restricciones
Impacto del
Riesgo Ideas, Directivas, Precisión
en el intercambio
Expectativas de Factibilidad
Objetivos de tiempos,
restricciones
Servicios, Infraestructura,
Materiales: Performance
Disponibilidad
Productividad
Requerimientos
Estándares
GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
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TIEMPO
CALIDAD
INTEGRACIÓN
RIESGOS
COMUNICACIÓN
RECURSOS HUMANOS
CONTRATO / PROCURA
COSTO
ALCANCE
Objetivos de
costos,
restricciones
Impacto del
Riesgo Ideas, Directivas, Precisión
en el intercambio
WBS
Objetivos de tiempos,
restricciones
Servicios, Infraestructura,
Materiales: Performance
Disponibilidad
Productividad
Requerimientos
Estándares
GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
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TIEMPO
CALIDAD
ALCANCE
INTEGRACIÓN
COMUNICACIÓN
RECURSOS HUMANOS
CONTRATO / PROCURA
COSTO
RIESGO
Objetivos de
costos,
restricciones
Impacto del
Riesgo Ideas, Directivas, Precisión
en el intercambio
WBS
Objetivos de tiempos,
restricciones
Servicios, Infraestructura,
Materiales: Performance
Disponibilidad
Productividad
Requerimientos
Estándares
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X
X X
X
X
X
X
INTEGRACIÓN WBS-RBS
WBS
RBS
RIESGO ENTRE GABLE
INTEGRACIÓN ALCANCE RIESGO
WBS= Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT
RBS= Estructura de Desglose de Recursos
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Entradas, Herramientas - Técnicas
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto
1. Otras salidas de planificación.
Todas las salidas de los procesos de planificación de las otras áreas de
conocimientos son las entradas para desarrollar el plan del proyecto.
Otras salidas de planificación incluyen documentos bases, como el WBS,
y documentos de consulta
Muchos proyectos también requerirán las entradas específicas de las
áreas de aplicación (por ejemplo, los principales proyectos requerirán una
presupuesto de flujo de caja).
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Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto
2. Información histórica.
– La información histórica disponible (por ejemplo, bases de datos para
estimación, registros de rendimiento de proyectos pasados) debe
haber sido revisada durante los demás procesos de planificación del
proyecto.
– Esta información también debe estar disponible durante el desarrollo
del plan de proyectos de modo tal de ayudar a verificar los supuestos
y evaluar las alternativas que se identifican como parte de este
proceso.
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3. Políticas Organizacionales. – Las organizaciones involucradas en el proyecto tienen políticas formales
e informales, cuyos efectos se deben considerar.
– Las políticas que comúnmente se deben considerar:
• La gestión de calidad – auditorias a procesos, metas de mejoramiento
continuo.
• La administración de personal – pautas de contratación y de despido,
revisiones de desempeño de empleados.
• Controles financieros – reportes de tiempo, revisiones de gastos y
desembolsos requeridos, códigos contables, disposiciones contractuales
estándares.
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Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto
4. Limitaciones.
– Una limitación es una restricción que afectará el rendimiento o
desempeño del proyecto.
– Por ejemplo, un presupuesto previamente definido es una restricción que
probablemente limite las opciones del equipo respecto del alcance,
contratación de personal y el programa.
– Cuando se ejecuta un proyecto por contrato, las disposiciones
contractuales constituirán generalmente restricciones.
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Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto
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5. Supuestos. Los supuestos son factores que, para propósitos de planificación, se
consideran verdaderos, reales o ciertos. Afectan todos los aspectos de
planificación del proyecto y son parte de la elaboración progresiva del
proyecto.
Los equipos de proyectos están frecuentemente identificando,
documentando y validando los supuestos, como parte de su proceso de
planificación.
Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo.
Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto
1. Metodología de planificación del proyecto.
– Es cualquier enfoque estructurado usado para guiar al equipo del
proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto, éstos pueden
ser tan simple como formatos típicos o plantillas (papel o electrónico,
formal o informal) o tan complejo como una serie de simulaciones
requeridas.
Ej. Planificación Lineal, Modelo de Transporte, Teoría de Juegos.
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Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan
del Proyecto
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2. Habilidades y Conocimiento de los StakeHolders.
Cada accionista tiene habilidades y conocimiento que pueden ser útiles
en el desarrollo del plan del proyecto.
El equipo de gestión del proyecto debe crear un ambiente en el que los
accionistas y/o clientes puedan hacer adecuadamente sus aportes.
Variará de acuerdo a quién contribuye, en qué contribuye y cuándo
contribuye.
Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan
del Proyecto
3. Sistema de información de gestión del proyecto (SIGP).
◦ Un SIGP lo componen las herramientas y técnicas utilizadas para
recopilar, integrar y diseminar los resultados de los procesos de gestión
del proyecto.
◦ Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde la
iniciación al cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como
automatizados.
4. Gestión del valor ganado (Earned Value Management -EVM).
◦ Es una técnica empleada para integrar el alcance, el programa y los
recursos del proyecto y para medir y reportar el rendimiento del proyecto
desde la iniciación a cierre.
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Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan
del Proyecto
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Técnicas y Herramientas de Planificación
Project, Hoja de CálculoValor Ganado
Planilla ElectrónicaEvolución de gastos
Project (y otros)Perfil de uso de Recursos
Project (y otros)Gantt
Project (y otros)PERT
Project (y otros)CPM
Esquema numerado WordWBS
HerramientaTécnica
Project, Hoja de CálculoValor Ganado
Planilla ElectrónicaEvolución de gastos
Project (y otros)Perfil de uso de Recursos
Project (y otros)Gantt
Project (y otros)PERT
Project (y otros)CPM
Esquema numerado WordWBS
HerramientaTécnica
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Resultados del Desarrollo Plan del Proyecto
1. Plan del proyecto Documento formal y aprobado, utilizado para gerenciar la ejecución del
proyecto.
El cronograma del proyecto registra las fechas planificadas para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los hitos identificados en el plan del proyecto
El plan del proyecto y el cronograma debe distribuirse según como se defina en el plan de gerencia de las de comunicaciones
El plan del proyecto es un documento o colección de documentos que debe esperarse cambien con el tiempo mientras, más información del proyecto se vuelve disponible.
Las líneas base (baseline) de la medida de la performance cambian intermitentemente y sólo en repuesta a cambios aprobados en el alcance o los entregables del proyecto.
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Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
• El plan del proyecto incluye:
Documento de inicio del proyecto (Project Charter)
Una descripción del enfoque o estrategia de la gerencia del proyecto (un
resumen de los planes de gerencia individuales de las otras áreas del
conocimiento).
Declaración del alcance, el cual incluye los entregables y los objetivos del
proyecto.
WBS, como línea base (baseline) del documento de alcance, al nivel en el
cual el control se ejecutará .
Estimaciones de costo, fechas programadas de inicio y culminación
(cronograma) y asignaciones de responsabilidad para cada entregable
dentro del nivel del WBS en el cual el control se ejecutará.
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Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
• El plan del proyecto incluye:…..
Línea base (baseline) de medida de performance para alcance técnico, cronograma y costo, es decir, la línea base del cronograma (cronograma del proyecto) y la baseline del costo (presupuesto del proyecto desfasado en el tiempo).
Principales hitos y fechas meta para cada uno.
Personal clave o requerido y sus expectativas de costo y/o esfuerzo.
Plan de gerencia de riesgos, incluyendo: riesgos claves, restricciones y suposiciones, y respuestas y contingencias planificadas (apropiadas) para cada uno.
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Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
2. Información de Soporte.
El detalle de respaldo para el plan del proyecto incluye:
– Resultados de otros procesos de planificación que no están
incluidos dentro del plan del proyecto.
– Información o documentación adicional generada durante el
desarrollo del plan del proyecto (por ejemplo, las restricciones y
supuestos que no se conocían previamente).
– Documentación sobre normas relevantes.
– Especificaciones de la planificación
anterior del desarrollo del proyecto.
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Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto
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Proverbios del Planeamiento del Project Management
1. “Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve meses, pero nueve
señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebe en un mes”
2. “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta
por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades
distintas”
3. “Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente, la promesa se
recordará para siempre”.
4. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran
mayoría de estas crea más problemas de los que puede resolver”.
5. “Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha
de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan”.
6. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no
puedes congelar sus expectativas”.