PPBIP_LATEST.pdf

PPBIP

olehNOR KAMSIAH JAAPAR

OBJEKTIFDi akhir kursus dapat:

menjelaskan kerangka konsep Pengurusan Projek. mengenalpasti dan merancang projek dengan

sistematik. mengguna pelbagai alat dalam Pengurusan Projek. memantau pelaksanaan projek secara berkesan menilai keseluruhan projek untuk penambahbaikan.

A project is a job that is done once. (Lewis, 1995)

A project is problem scheduled for solution

(Juran)

Bezanya Projek denganTugasan

Tugasan adalah kerja-kerja yang dapatdilakukan oleh satu atau lebih tenaga kerjadengan menggunakan senarai kerja yang ringkas.

merupakan kerja yang lebih ringkasberbanding dengan projek kerana mempunyaiaktiviti yang pelbagai.

(Weiss & Wysocki, 1992)

Bezanya Projek dengan Program

Program pula adalah meliputi skop yang lebih besar dan mengandungi pelbagaiprojek-projek lain.

Contohnya : Program Pembinaan Taman Teknologi yang mempunyai projek-projeklain di dalamnya seperti Taman Ekologi, Taman Robotik, Taman Cyber dan lain-lain.


PROGRAMPROGRAM

PROJEKPROJEK

TUGASAN TUGASAN

APAKAH PROJEK ?

Kompleks dan aktiviti yang pelbagai Finit ada mula dan akhir Sumber-sumber kewangan dan sumber

lain yang terhad Ramai tenaga kerja Aktiviti tersusun Berorientasikan matlamatMenampakkan hasil akhir


Apakah Pengurusan Projek ?

Pengurusan projek adalah aplikasipengetahuan, kemahiran, alatan danteknik kepada aktiviti projek supayadapat mencapai keperluan projek

(PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000, p. 6)

*The Project Management Institute (PMI) adalah Persatuan Professional Antarabangsa. http://www.pmi.org.

Apakah Pengurusan Projek ?

memfokuskan proses dan kaedah yang meliputi set teknik-teknik tertentu

berasaskan prinsip-prinsip pengurusan yang digunakan untuk merancang, mengelola, menganggar dan mengawal kerja-kerja / aktiviti-aktiviti

mementingkan juga hasil akhir menekankan masa yang ditetapkan,

mengikut anggaran belanjawan dan spesifikasi yang dirancang.

KERANGKA PENGURUSAN PROJ EK

Kitaran Pengurusan Projek

Identifikasi

Perancangan

PelaksanaanKawalan

Tamat

PENGURUSAN PROJEK

PERANCANGAN

PELAKSANAAN

PENGAWALAN

REFLEKSI

Project Life Cycle

Initiation Phase

Definition Phase

Planning Phase

Implementation Phase

Deployment Phase

Closing Phase

Avneet Mathur

Five Phases of Project Management

Scoping the Project

Developing the Plan

Scoping the Project

Launching the Plan

Monitoring &Controlling

Closing Out the Project

Adapted from Weiss, J.W., and Wysocki, R.K. 1992. 5-Phase Project Management: A Practical Planning and Implementation Guide. Reading, MA:

Addison Wesley.

Initiating

Specifying

Producing

Closing

LIFE CYCLE FOR A PROJECT

Joseph Eby Ruin, DBAThe Art and Soul of

Project ManagementJanuary 2011

Project Management Framework

Information Technology Project Management, Fourth Edition 18

How It Should GoRequirements

Analysis

Implementation

Design

System Testing

Delivery and Installation

Requirements Analysis

Implementation

Design

System Testing

Delivery and Installation

Project Life Cycles Are Like Snowflakes!

Simple Three-Phase Project Life Cycle

Initiation Execution Close-Out

Project

Nine-Phase Project Life Cycle

Formulate Concept Evaluate Concept Verify Scope Design Construct Deploy Maintain Close

Project

KERANGKA PENGURUSAN PROJ EK

PENGURUSAN PROJEK

Melibatkan :

- Perancangan : objektif jelas

- Pengelolaan : struktur berkesan

- Kepimpinan : stail

- Pengawalan: laporan& prestasi

- Perlu buat scanningpersekitaran

Menitikberatkan kos, kualiti dan jadualpelaksanaan.

Kemahiran&

IlmuYang

Diperlukan

KEMAHIRAN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGURUS PROJEK

KEPIMPINAN

PENGURUSAN MENGENAL PASTI PUNCA MASALAH TEAM BUILDING TEORI & AMALI PENGURUSAN PROJEK ALAT-ALAT DALAM PENGURUSAN

PROJEK PENGAWALAN DAN PENILAIAN

LAPORAN DAN DOKUMENTASI

Triple Constraint

QScopeScope

TimeTime

CostCost

PPBIP

olehNOR KAMSIAH JAAPAR

Kenapa Merancang?

kurangkan risiko jelas tentang objektif dan hala tuju projek. standard / piawai dalam prestasi kerja projek. struktur asas menjalankan tanggungjawab tertentu. prosedur-prosedur/ laksana kerja yang efektif. hasil optimum dengan usaha minimum

tapi kos & masa yang minimum.

8 SEBAB UTAMA PROJEK SELALU GAGAL

1. Kurang jelas tentang spesifikasi atau arahan atautugas yang diberikan.

2. Kurang maklumat.3. Dokumentasi tidak teratur.4. Lemah dalam komunikasi.5. Objektif yang ditetapkan terlalu ambitious6. Terkeluar dari perancangan asal.7. Ahli pasukan tidak melaksanakan tugas dengan

baik.8. Kepemimpinan untuk menguruskan projek lemah.

Apa isu / Bagaimana kritikal?

Kenalpasti punca masalah

SWOT / TOWS

Strategi

Pelan Tindakan ( review / rujuk PS )

Pelan Operasi

Pelaksanaan/ Pemantauan / Pengawalan

Review / Penilaian / Refleksi

CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN PROJEK

Projek diadakan bertujuan untuk :

penambahbaikan inovasi

CONSTRAINTS

DATA

Rekod Dapatan Ujian

SUMBANGSARAN

Minitmesyuarat

Laporan

TINJAUAN Soal selidik Kajian

FASA 1 : PERANCANGAN PROJEK a) Identifikasi Projek

ISU /POTENSI

CONSTRAINTS

ALAT PERT Pareto Jadual

Pemberatan

SWOT/ TOWS

Jadual Perancangan

Sekolah

KEKANGAN Bajet

Kepakaran Masa

KRITIKAL


SENARAIISU /

POTENSI

MENGENALPASTI MASALAH

Pastikan masalah/cabaran yang perluditangani atau yang ingin dibuatpenambahbaikan atau inovasi.

Cth: Pencapaian akademik rendahSistem fail bercelaru

Keadaan fizikal sekolah daifTahap membaca murid rendah

Tahap penguasaan BI murid rendah

CONSTRAINTS

ALAT Cause & effect Tulang Ikan

Ishikawa etc


KENALPUNCA

MASALAH

Mengenalpasti Punca Masalah

Pilih SATU punca masalah sahaja

Contoh : Murid tidak yakin untuk bertutur

dalam Bahasa Inggeris

Penjanaan Strategi bagiCadangan Projek

Contoh : Melalui SWOT dan TOWS

42

KEKUATAN (S) SMKPP 11 (1) KELEMAHAN (W) SMKPP 11 (1)S1 Sekolah pada kedudukan Band 3.S2 Pelbagai aktiviti/program akademikS3 Kelas-kelas tambahan berterusanbagi semua mata pelajaranS4 Pentadbir memberikan sokonganpaduS5 Para guru bersedia memberikanbimbingan dan bantuan

W1 Tidak fokus pada pelajaranW2 Ponteng kelas, ponteng sekolahW3 Tidak yakin berbahasa InggerisW3 Tidak seriusW4 Tiada tumpuan ketika p&pW5 Budaya berbahasa asing kurangdiamalkan.W6 Budaya belajar yang tidakkonsistenW7 Guru terlibat dengan pelbagaiaktiviti luar sekolah

PEMILIHAN STRATEGIKPELUANG (O) SMKPP 11 (1) Strategi S-O Strategi W-O

O1: Sokongan padu PIBG O2: Hubungan baik dengan komunitiO3: Progam Bersama-sama Komuniti

pada setiap hari KhamisO4: Program Sarana Ibu Bapa dan

Sarana Sekolah berupaya. meningkatkan kecemerlangansekolah.

O5: Rakan jalinan dan jaringan aktif

S3 + S4 + S5 + O1 + O4 + O5Meningkatkan kemahiranasas berbahasa Inggeris

dalam kalangan murid lemahmelalui kerjasama rakan

sebaya, guru, ibu bapa dantenaga profesional.

.

W1 + W4 + W6 + O1 + O4 + O5

Meningkatkan tahap disiplindan keyakinan murid lemahmelalui penampilan diri dan

gaya bercakap.

CABARAN (T) Strategi S-T Strategi W-TT1: angka masa pelaksanaan

program terhad.T2: Pengaruh muzik yang tinggi .T3: Pengaruh negatif persekitaran.T4 Pengaruh rakan sebaya di luar

sekolah. Yang tinggi

S2 + S3 + S5 + T1 + T2Menyelaras dan

meningkatkan mutuprogram/aktiviti akademik.

W1 + W4 + W6 + T1 + T4Meningkatkan kemahiranpengurusan masa dalamkalangan murid lemah.

PENJANAAN STRATEGI

MatriksTOWS

Contoh Analisis SWOT/tows(Amend)Contoh Analisis SWOT/tows(Amend)

1.W5 + T1+ T2= Melaksanakan pemantauan berkesan dengan kerjasama barisan pentadbir dan JPN (contoh program: sistem pemantauan berkala, Bengkel monitoring & controlling)2.T1+ T2+ W2 +W3=Memantapkan infrastruktur bagi memastikan sebaran maklumat terkini dilaksana(contoh:e-bulletin,website,emel rasmi)3.T3, W4 = Memantapkan ICT technical support dengan kerjasama JPN dan warga sekolah( contoh : Juruteknik , juruteknik Muda, It Brigade, Cyber Brigade)

1.S1+S2 +T2= Menstrukturkan pengkhususan kerja dalam kalangan warga sekolah (contoh program: Carta Organisasi JK ICT Sekolah, Gunasama tenaga)

2.S4,+ S5 +T1 = mengoptimumkan penggunaan aplikasi Sistem Pengurusan Sekolah Bestari dalam guru dan pentadbir (contoh program:Jadual penggunaan makmal, penyenggaraan berkala, pembimbing rakan ICT Muda)

T=Threats (Ancaman)T1-Kekangan masaT2-Program ad hoc daripada Pejabat Pendidikan Daerah dan Jabatan Pendidikan NegeriT3-Pelayan tidak berfungsi dari semasa ke semasaT4-Sekolah mempunyai dua sesi, kemasukan murid ramai

1.W2 + W3 + O3 = memantapkan pengurusan sekolah bestari dengan kerjasama Jabatan Pendidikan Negeri melalui kursus dan bengkel (Contoh program: kursus pengurusan berkesan melalui ICT)

2.W4 + O1 + O2 = Meningkat kemahiran penyenggaraan dengan kerjasama pakar daripada UUM, IPDA (contoh : Bengkel Troubleshooting,Bengkel Preventive & Corrective Maintainance)

1.S1+S2+S5 = Meningkatkan kompetensi/literasi ICT murid dengan kerjasama institusi pengajian tinggi (contoh program : kursus, kelas bimbingan)2. S3+O1=Meningkatkan kemahiran

kejurulatihan ICT dalam kalangan guru yang mahir ICT dengan sokongan kewangan PIBG (contoh: program mantap ICT, kursus JU ICT, kursus pemudahcaraan kursus)

O=Opportunities (Peluang)O1-Persatuan Ibu Bapa - Guru memberi sokonganO2-Sokongan daripada komuniti sekitar seperti IPDA, IAB, UUM dan PSPN yang sedia memberi latihan dalam bidang berkaitan dengan ICTO3-Sumber kewangan daripada Jabatan Pendidikan Negeri dan tenaga profesional

W=Weaknesses (Kelemahan)W1-Masih ada guru yang kurang latihan ICTW2-Penyelarasan antara pihak pentadbiran, Penyelaras IT, Guru Sumber, dan guru mata pelajaran kurang memuaskanW3-Maklumat terkini tentang sistem bestari lambat disampaikan kepada guruW4-Motivasi guru terjejas apabila berlaku gangguan pada sistem

S=Strengths (Kekuatan)S1-Kebanyakan guru terlatih dan berdedikasiS2-Murid cemerlang dalam bidang akademikS3-Ada beberapa orang guru yang mahir dalam bidang ICTS4-Guru dan Penyelaras IT berpengalamanS5-Murid berkemahiran dan berminat tinggi dalam ICT

Strengths, Weaknesses(Kekuatan, Kelemahan)

Opportunities, , ThreatsThreats(Peluang, Ancaman)

CONSTRAINTS

TOWS

DJ Corner Klinik B.I. Kem B.I.

CONTOH

MURID TAK YAKIN

BERBAHASAINGGERIS

Punca Masalah

StrategiJenis Projek

Senaraikan Projek Pilihan Menyenaraikan projek-projek yang mungkin

dipilih untuk dijadikan projek pilihan

Cth : Projek-projek yang mungkin bolehmenyelesaikan masalah murid tidak yakin untukbertutur dalam Bahasa Inggeris.

1. English Enrichment Program2. DJ Corner3. 4. .

Daripada senarai projek, pilih SATU projek untukdilaksanakan

Projek yang ingin dilaksanakan

Pilih satu projek yang boleh memberiimpak yang bermakna kepada

1. keberkesanan (boleh mencapaiobjektif)

2. kecekapan (bertambah mahir) , atau3. produktiviti atau kualiti hasil

Contoh : Projek DJ Corner

CONSTRAINTS

MATLAMAT

OBJEKTIF

SKOP

KOS

MASA

FASAPERANCANGAN

PROJEK

PENILAIAN

WBS

Matlamat Projek

Mestilah jelas Dapat meningkatkan kualiti dan

produktiviti kerja atau prestasi Berupaya memberi rangsangan kepada

mereka yang berkenaan

Contoh: Matlamat Projek DJ CornerUntuk memberi keyakinan kepada

murid untuk berkomunikasi

Objektif Projek Guna petua s.m.a.r.t dalam

menentukan objektif projek.

S : specific M : measurable (boleh diukur) A : attainable (boleh dicapai) R : realistic T : time frame (tempoh masa)

Contoh Objektif Projek DJ Corner

1. menggunakan 75% daripada 20 minit yang diperuntukkan untuk menyampaikan maklumat (berkomunikasi di udara) dalam bahasa Inggeris dengan yakin

2. menghasilkan skrip sendiri tanpa kesalahan tatabahasa yang serius dan ketara

1. Murid terpilih menggunakan 75% daripada20 minit yang diperuntukkan untukmenyampaikan maklumat (berkomunikasi diudara) dalam Bahasa Inggeris dengan yakindari bulan Mei 2011 sehingga Jun 2011.

2. menghasilkan 2 buah skrip sendiri ( tempoh60 minit ) dengan penggunaan 80% tatabahasa yang betul

1. Pelajar terpilih menggunakan 75% daripada20 minit yang diperuntukkan untukmenyampaikan maklumat (semasaberkomunikasi di udara) dalam BahasaInggeris dengan yakin dari bulan Mei 2011 sehingga Jun 2011.

2. menghasilkan 2 buah skrip sendiri ( tempoh60 minit ) dengan penggunaan 80% tatabahasa yang betul pada ujian bulan Julai2011.

spesificmeasurable

Time frame

OUTPUT

attainablerealistic

OUTCOME

3. Murid terpilih mendapat A dalam ujian lisanBahasa Inggeris akhir tahun 2014.

4. Meningkatkan bilangan murid (8 orang) yang yakin berbahasa Inggeris pada hujung tahun2011.

5. Meningkat kepada 80 peratus murid lulus Bahasa Inggeris UPSR 2015.

spesific measurable

Time frame

attainablerealistic

OUTCOME

OUTCOME

Murid terpilih telah mendapat B+ dalam ujian lisan Bahasa Inggeris akhir tahun 2013.

Murid terpilih mendapat A dalam ujian lisan Bahasa Inggeris akhir tahun 2014.

TOV

ETR

TOV ETRRESOS

PENETAPAN KPI

KPI

CONSTRAINTS

RESOS

RANGKAIANKERJA

MASA

MATRIKSTGJAWAB

PROJECT TEAM

PERANCANGAN

WBS

LALUAN KRITIKAL

CARTA GANTT

JADUAL PENDAHULU

JK PELAKSANA

b) BINA KERANGKA KERJA : STRUKTUR PECAHAN KERJA

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Membahagikan projek kepada sub unit atau aktiviti-aktiviti yang lebih banyakdan berhirarki.

Memberi gambaran yang lebih jelastentang aktiviti yang terlibat dan bolehmenjangka masa, kos dan spesifikasitertentu mengikut kompleksiti aktivitiyang ditentukan.

KEPENTINGAN SPK (WBS)

Memberikan matriks tanggungjawab

Menghubungkaitkan jaringan kerja

Menganggar masa

Penyediaan kos

Analisis risiko

DJ CORNER

Pembelianperalatan

Bengkel penulisan

skrip

Bengkel latihan DJ

Pengendalian konti

Pemantauan Penilaian

Set Karaoke

CD lagu

Konti DJ

Kerusi dan meja DJ

Pemilihan murid

Keluar surat kepada waris

Sedia kumpulan murid

Sedia fasilitator kumpulan

Sedia bahan

Keluar surat kepada waris

Sedia kumpulan murid

Sedia fasilitator kumpulan

Sedia bahan

Sedia tempat

Jadual bertugas DJ

Pasangan DJ

Buku log DJ

Sedia jadual pemantauan

Buku log DJ

Borang pemantauan

Borang soal selidik

Pengumpulanborang

pemantauan

Borang penilaian

Analisis maklumat

Sedia tempat

Qiamullail

Kenalpastiustaz /

motivator

Keluar surat

Persiapantempat

KesedaranBerorganisasi

Sediakansurat

Sediakanbahan

edaran / taklimat

Sediakantempat /

peralatan

Jamuan

Penandaarasan

Kenalpastisekolah

cemerlang

Atur lawatan

Kenalpastikriteria untuk

penandaarasan

Senarai semak

Borang

Penjadualan

Maklumbalas

Pengumpulanborang

Borangpenilaian

Analisismaklumat

Analisisborang

pemarkahan

Borangpemantauan

Sediakanjadual

Suratjemputan

Persiapantempat

Jamuan

Hadiah

Teks ucapan

STRUKTUR PECAHAN KERJA (CONTOH)

PERISTIWA AKTIVITI PENDAHULU MASA

HARI

TARIKH MULA TARIKH

AKHIR

1. Penubuhan AJK - 1 21/10/06 21/10/06

2. Mesyuarat AJK 1 1 28/10/06 28/10/06

3. Pembelian alatan 2 30 01/11/06 11/12/06

4. Penyediaan borang dan jadual 3 11 12/12/06 25/12/06

5. Bengkel menulis skrip oleh guru 4 1 26/12/06 26/12/06

6. Pemilihan murid 5 10 03/01/07 16/01/07

7. Bengkel 1 penulisan skrip 6 1 18/01/07 18/01/07

8. Bengkel 2 latihan DJ 7 1 25/01/07 25/01/07

9. Bengkel 3 penulisan skrip 8 1 14/06/07 14/06/07

10. Bengkel 4 Latihan DJ 9 1 28/06/07 28/06/07

11. Sedia soalan kuiz 7 1 19/01/07 19/01/07

12. Beli hadiah 8 1 26/01/07 26/01/07

13. Pengendalian konti 12 185 01/02/07 17/10/07

14. Pemantauan guru 12 185 01/02/07 17/10/07

15. Pengedaran soal selidik 1 12 1 21/03/07 21/03/07




19. Penilaian 1 15 1 22/03/07 22/03/07

20. Penilaian 2 16 1 24/05/07 24/05/07

21. Penilaian 3 17 1 23/08/07 23/08/07

Rujuk Contoh Jadual Pendahulu DJ Corner

Peristiwa AKTIVITI (WBS) Pendahulu Masa(M)

1 - 2

2 1 2

3 2 2

4 3 10

5 3 10

6 3 10

7 4,5,6 2

CONSTRAINTS

SENARAI SEMAK

GAMBAR FOTO

CARTA GANTT

JADUAL PENDAHULU

LAPORAN PROGRES

FASA PELAKSANAAN

PELAKSANAAN

AGIHAN PAKEJ KERJASPEC TUGASMATRIKS TGJAWABJARINGAN KER JA

sebelum,semasa,selepas

Setiap j/k kerja Jika ada perubahan (laporkan)

FASA 2 :

PELAKSANAAN PROJ EKmenentukan keperluan sumber manusia untuk melaksanakan projek

memastikan sumber manusia mempunyai: kewibawaan sebagai pemimpin kepakaran yang releven pengalaman komited pengetahuan

PELAKSANAAN PROJ EKBENTUK TINDAKAN

memastikan sumber manusia(rujuk SPK/WBS)

tenaga kerja ; berapa ramai?

siapa? menentukan masa pelaksanaan;

tempoh? bila?

PELAKSANAAN PROJ EK

Mengelola pasukan melalui:

membahagikan pakej-pakej kerjamenyediakan spesifikasi tugas secara terperinci mengikut pakej-pakej kerja

Menyediakan matriks tanggungjawab

PELAKSANAAN PROJ EK

Lain-lain sumber yang perlu ditentu pasti:

kemudahan yang diperlukan seperti tempat, alat atau perkakasan dan sebagainya.

bahan-bahan

bahan apa, bila, berapa banyak

sumber kew angan

berapa yang diperlukan, dari sumber mana, bila diperlukan

MENGENAL PASTI AKTIVITI KRITIKAL

Kenalpasti aktiviti-aktiviti yang dianggapkritikal bagi sesuatu projek dengan;

Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang tidakboleh tertangguh atau slack/float

Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang mempunyai jaringan hubungan yang kritikal / penting.

Jaringan Kerja (Network Diagram)

Contoh : Projek K2K

Rajah Jaringan Kerja Bahagian 1.

Rajah Jaringan Kerja Bahagian 2

Rajah Jaringan Kerja Bahagian 3

CONSTRAINTS

KOMITMEN/ MANUSIA

KOS

MASA

BIROKRASI

BEBAN TUGAS/SKOP

REFLEKSI MINI

OBJEKTIF

CONSTRAINTS

DIRECTIVE

DETECTIVE

PREVENTIVE

CORRECTIVE

COMPENSATING

CONTROLLING GROUP

CONTROL

CONSTRAINTS

SKOP/AKTIVITI

KOS

MASA

KUALITI

RESOS

FASA KAWALAN

KAWALANRISIKO

+ALAT

Pengawalan Dalam PengurusanProjek

COST

BALLPARK 25% COMPARATIVE 15%

FEASIBLE 10% DEFINITIVE 5%

RISK

People Risk Cost Risk System Risk Operational

POLICY DASAR : Sedia ada Pelaksanaan

S.O.P ISO

CONTROL

DOC

Pengurusan Risiko Sebagai KawalanDalam Pengurusan Projek

COST BALLPARK 25%

COMPARATIVE 15% FEASIBLE 10% DEFINITIVE 5%

RISK People Risk Cost Risk

System Risk Operational

POLICY DASAR : Sedia ada

Pelaksanaan

S.O.P ISO DOC

WHAT IF

ContohRISK

MGMT

FASA 3 : PENGAWALAN PROJ EK

kenal pasti sistem/polisi dan gaya pengurusan dalam organisasi yang dapat membantu menentukan bentuk pengawalan projek

Menetapkan alat kawalan untuk memantau projek

PENGAWALAN PROJEK

menyediakan laporan status projek

menyatakan sejauh manakah projek telah dilaksanakan

membandingkan status projek melalui carta Gantt atau alat lain yang digunapakai

Mengkaji semula jadual projek menganalisis perbezaan di

antara aktiviti yang dirancang dengan aktiviti sebenar

PENGAWALAN PROJEK

PENGAWALAN PROJEK

Tindakan pengawalan

kenalpasti tindakan-tindakan yang masih perlu dilakukan dalam aktiviti projek tersebut

kenalpasti tindakan untuk penambahbaikan

Tujuan penambahbaikan

mencapai hasil yang ditetapkan

PENGAWALAN PROJEK

Tindakan penambahbaikan atau perubahan dalam aktiviti projek

mengeluarkan arahan perubahan sekiranya perlu:

guna pendekatan seperti:

lisan

memo

surat

mesyuarat

CONSTRAINTS

OBJ

KPI

OUTPUT

OUTCOME

KAEDAH

FASAPENUTUP

PENILAIAN DAPATAN

CONSTRAINTS

KEKUATAN

KELEMAHAN

CADANGANPENAMBAH

BAIKAN

LAPORANPOST

MORTEM

FASAPENUTUP

REFLEKSI

FASA 4 : REFLEKSI PROJEK

Penilaian projek merujuk kepada menilai pencapaian objektif dan indikator prestasi bagi setiap aktiviti dan keseluruhan projek

Melaksanakan audit pasca pelaksanaan dengan

Menganalisis maklumat mengenai aktiviti dijalankan

Mengenalpasti faktor-faktor kejayaan / kegagalan bagi aktiviti tertentu dan juga keseluruhan projek

REFLEKSI PROJEK

Mencadangkan tindakan -tindakan penambahbaikan bagi projek akan datang

Menyediakan laporan akhir projek Mendokumentasikan bahan-bahan atau

hasil projek yang telah berjalan

CONSTRAINTS

FORMAT

VERIFIKASI

MUATNAIKDI PORTAL

e-LEARNING IAB

CONTOH

PENULISAN

CONSTRAINTS

KURSUS / TAKLIMAT

KERTAS CADANGAN

KOMUNIKASI MELALUI PORTAL e-LEARNING

IAB

VERIFIKASI

PELAKSANAAN

PENULISAN

PROSES PPBIP PKPGB

PROSES

Pilih satu yang kritikal yang perlu ditanganiCth: Tahap penguasaan BI murid rendah

Contoh alat yang boleh digunakan:

- Carta Pareto- Dapatan analisa keperluan- Minit mesyuarat

Contoh alat yang boleh digunakan:

- sumbangsaran- soal selidik- maklumat dari pelbagai pihak- rekod- dapatan analisa keperluan

Gantt Chart

Responsibility Matrix Creates accountability by assigning each task to a person

Task Joe Mary ReneeActivity 1 x

Activity 2 x

Activity 3 x

PERT Chart

Time

Prog

ress

1/3 time - 1/4 progress

2/3 Time - 3/4 Progress

Standard S Curve

Time

Prog

ress

The Curve To Avoid!

70% to 80% of the time gone by

About 30% of the work done

Analisis Jurang

AmalanAmalanSemasaSemasa

LangkahLangkahTindakanTindakan

AmalanAmalandikehendakidikehendaki

BuktiBuktiKejayaanKejayaan

JurangJurang iniini masalahmasalah

PembaziranMasa (4) Kekuatan (1)

Kekurangankecil

(3)

RuangRuangpenambahbapenambahba

ikanikan (2)(2)

Gaps ModelPersepsi Persepsi

PelangganPelanggan

Baik

Kepentingan Kepentingan /Harapan /Harapan

Rendah

Lemah

Tinggi

Contoh Analisis JurangProjek Peningkatan Prestasi Pasukan Olahraga Sekolah 3POS

Status Quo Jangkaan

40 atlet sedia ada (sederhana & cemerlang)

40 atlet cemerlang sehingga akhir 2010

Latihan secara bermusim Latihan secara berterusan sepanjangtahun

Atlet terlibat dalam lebih 2 acara Maksimum 2 acara sahaja

Tiada peruntukan khas bagi melahirkanatlet berprestasi tinggi

Peruntukan khas diwujudkan

Bidang olahraga hanya satu aktivitibiasa dalam sukan

Olahraga menjadi fokus sabagai satuniche sekolah

Bakat atlet tamat apabila tiba tahunpeperiksaan awam / tamatpersekolahan

Wujud barisan atlet yang mantap danmelangkaui peringkat sekolah untukjangka masa panjang

Pemakanan dan pengambilan nutrisitambahan atlet merupakantanggungjawab atlet sendiri

Pemakanan dan pengambilan nutrisitambahan atlet terancang berdasarkankeperluan

SMK Taman Connaught 3POS

Contoh Jadual Pengawalan Projek

Aktiviti AnggaranKos

Kos Sebenar

Varian Kos

TempohDalamPelan

TempohSebenar

Varian Tempoh

Mesyuarat 200.00 200.00 - 5 hari 5 hari -

Ceramah 600.00600.00 500.00500.00 +100.00+100.00 3 hari 3 hari -

Kertas cadangan

pakar pemakanan

- - - 2 2 harihari 6 6 harihari +4 +4 harihari

Matriks Tanggungjawab

Peristiwa Aktiviti Tanggungjawab

P PK HEM

PKKoku

SU Suka

n1 Mesyuarat J/K Sukan K A A A

2 Melantik JK Pelaksana K A A A

3 Mesyuarat JK Pelaksana K A

4 Pembahagian kumpulanatlet

K

Contoh Projek 3POSAktiviti: Ceramah

Bil Peristiwa Ya Tidak1 Mengenal pasti

penceramah2 Menjemput penceramah3 Persediaan dewan4 Laporan ceramah

Senarai Semak

KERTAS CADANGAN PROJEK

MESTI MENYATAKAN PERKARA BERIKUT:Nama ProjekLatar Belakang OrganisasiMasalah ( ISU, POTENSI, MANDAT) Jadual Pemberatan,

PERT, PARETO dan Punca Masalah (Ishikawa)Matlamat dan ObjektifAktiviti-aktiviti projek (boleh juga ditulis dalam bentuk

SPK/WBS , KPI, Jadual Pendahulu, Jaringan KerjaAnggaran kos (Jenis Anggaran)Jadual projek (Carta Gantt), Carta Alir.Pelan kontigensiPenilaian projek kaedah penilaian / indikator pencapaian

hank

nkj

PPBIP_LATEST.pdf

Documents