36 08/2012 Postavka sistema informisanja i komunikacije unutar organizacije LJUDSKI RESURSI D a bi sistem komunikacije bio uspešan potrebno je prvenstveno da organiza- cija izbegne konfuznu strukturu u kojoj se ne zna ko kome daje informacije i da se po- stavi takav sistem razmene informacija u ko- me postoje kanali komunikacije koji su dvo- smerno prohodni i koji doprinose ciljnom in- ternom informisanju zaposlenih i vraćanju po- vratnih informacija od strane zaposlenih ka top menadžmentu. Osim u okviru same organiza- cije, kompanije koje žele da uspostave kom- pletan sistem komunikacije i informisanja po- sebnu pažnju treba da posvete uspostavlja- nju eksternih kanala za registrovanje reakcije potrošača, kupaca i klijentata, kao i celoku- pne javnosti. Sistem komunikacije u organi- zaciji je širok pojam i podrazumeva osim po- stavke sistema informisanja i kanala komuni- kacije - i sam način na koji se komunicira u konkretnoj kompaniji. Sistem informisanja Ovaj sistem obuhvata: poslovne informacije; • interno informisanje zaposlenih o zbivanjima • u organizaciji, relevantnim za njihov rad i ponašanje; javno informisanje eksterne javnosti. • Sva tri dela sistema su bitna i doprinose stva- ranju integrativne klime, smanjenju konflikata, podizanju morala i usmeravanju i vođenju za- poslenih ka ostvarivanju ciljeva organizacije. Kanali komunikacije 1. Vertikalna komunikacija: Kanal odozgo-nadole, sa protokom informacija • iz viših organizacijskih nivoa naniže. Ove informacije su uglavnom instruktivne prirode: saopštavanje dužnosti i obaveza, ciljeva, planova, informacije o ostvarenim rezultatima i slično; Kanal odozdo-nagore se koristi za • saopštavanje reakcija na instruktivne informacije, ali i za prenos informacija o aktuelnim problemima u radu, odnosu zaposlenih prema organizaciji i slično. Dobro funkcionisanje ovih kanala informacija je • uslov za uspešno upravljanje organizacijom. Ono predstavlja najpovoljniju preventivnu zaštitu od izbijanja konflikata, a istovremeno je nužan uslov za brzo i kvalitetno odlučivanje. 2. Horizontalna komunikacija: Horizontalni kanali se odnose na protok • informacija između organizacionih celina i pojedinaca istog hijerarhijskog nivoa. Ove informacije su osnova za saradnju, integraciju i sinergiju u organizaciji. Bez ovih informacija nema uslova za kvalitetan timski rad i zajedničko rešavanje problema. 3. Komunikacija sa okruženjem: Obezbeđenje i unapređenje kvaliteta u • organizaciji traži da kanali komunikacije sa okruženjem budu stalno otvoreni kako bi se pratile reakcije kupaca. U savremenom poslovanju komunikacija sa okruženjem je ključ opstanka na tržištu, a stalna težnja ka zadovoljavanju i razvijanju potreba tržišta podrazumeva aktivne senzore koji registruju reakcije potrošača. Osim anketnih ispitivanja, potrebno je angažovati i stručnjake sa ciljem identifikacije primedbi i potreba potrošača. Na osnovu dobijenih podataka konkretno se reaguje kroz formiranje programa za dodatnu obuku zaposlenih, zamenu zaposlenih i druge mere. Iskrenost se isplati Ako pođemo od sebe i zapitamo se koliko smo iskreni u komunikaciji sa drugima, većina nas će reći da se trudimo da budemo iskreni i da smatramo da jesmo. Ali, da li je baš tako? Da li ćemo reći najboljoj prijateljici da joj nova ha- ljina ne stoji dobro? Da li ćemo izneti primed- bu na račun kuvanja naše majke? Da li ćemo starijoj tetki reći da nam se baš i ne dopada dar koji nam je poklonila na venčanju? To se jednostavno ne radi. Od detinjstva naš uče da ublažavamo loše vesti i pažljivo rukujemo delikatnim pitanjima. U svakoj kulturi je tako i bez obzira da li se nalazimo u Srbiji, Španiji ili Norveškoj reakcija će biti ista. Kako u privat- nom životu, tako i u poslovnom. Ako u ovu priču uključimo stručna lica i broj- na istraživanja na ovu temu, zaključak je da ljudi ne iznose svoje mišljenje jer je tako jed- nostavnije i lakše. Kada otvoreno kažete ka- ko stvari stoje, veoma lako možete da dove- dete do haosa - besa, bola, konfuzije, tuge, prezira. Situaciju pogoršava i vaše osećanje da ste u obavezi da taj haos i ispravite, a to može biti veoma neprijatan i dugotrajan pro- ces. Stoga, nedostatak iskrenosti ljudi oprav- davaju time da ne iznoseći mišljenje spreča- vaju da druga osoba bude tužna ili povređe- na i da je prećutkivanje ili iznošenje dela be- zazlene laži ono što je prikladno da se ura- di. Po filozofu Imanuelu Kantu, vi na taj način samo olakšavate sebi život i gledate lični in- teres. On je verovao da “kada ljudi izbegava- ju da govore iskreno i otvoreno da bi pridobili naklonost drugih ljudi u stvari uništavaju po- verenje i da na taj način na kraju dovode do erozije društva”. Isto se može reći i za eroziju preduzeća i po- slovanja. Uobičajene pojave u organizacijama su nedostatak iskrenog i otvorenog stava, a Način komuniciranja je ključan za uspeh Autor: Snežana Filipović, direktor Merit plana Svaka organizacija koja namerava da stabilno posluje i da se unapređuje mora da ima uspostavljen i dobro razvijen sistem komuniciranja i informisanja. Posebnu pažnju treba posvetiti ciljnom informisanju zaposlenih, protoku informacija i kvalitetnoj komunikaciji između i unutar svih hijerarhijskih nivoa.