Portima zocht een oplossing om hun mailings professioneler en efficiënter aan te pakken. Cegeka adviseerde een overstap van Outlook naar de online mailtoepassing Addemar. Daarmee kunnen de marketeers van Portima hun klanten in één keer en op een gepersonaliseerde manier informeren via e-mail en SMS. Ze werken dus efficiënter en sneller bij het uitsturen van hun communicatie. Bovendien kan men de lay-out van de mailings volledig aanpassen en zijn er uitgebreide opvolgmogelijkheden. Zo kan men klanten nog beter op maat bedienen en worden de marketingactiviteiten professioneler aangepakt. Valérie Dechamps Coördinator marketing & communicatie bij Portima Een professionele uitstraling en tijdswinst dankzij Addemar. Portima levert software aan verzekeringsmakelaars. “Met onze netwerkdiensten kunnen de makelaars eenvoudig met zeventien verschillende verzekeringsmaatschappijen samenwerken. Boven- dien kan de makelaar dankzij onze online toepassing BRIO4YOU gemakkelijk alle gegevens van zijn klanten en zijn kantoor beheren”, vertelt Valérie Dechamps, coördinatrice marketing en communicatie bij Portima. “We houden onze klanten via nieuwsbrieven op de hoogte over updates in de software of over evenementen. Ook in geval van onvoorziene omstandigheden informeren we de betrokken klanten. We werken samen met 4.600 makelaarskantoren, wat zich vertaalt in iets meer dan 12.000 gebruikers die we telkens moeten bereiken via e-mail”, aldus Valérie Dechamps. Voorheen werkte Portima voor zijn mailings met Outlook, een software die voor kleinere mailings wel voldeed, maar niet meer geschikt was voor dergelijke massamailings. Zo was het niet eenvoudig om mailings te personaliseren of van een lay-out te voorzien. Daarom besloot Portima, in samenspraak met Cegeka, om over te stappen naar Addemar, een online toepassing voor het versturen van e-mail en SMS-berichten. Portima schakelde Cegeka al eerder in om te helpen bij het bouwen en onderhouden van hun website en is tevreden over de samenwerking. Toen Portima op zoek ging naar een alternatief voor Outlook was de keuze snel gemaakt. Valérie Dechamps: “Doordat Cegeka onze organisatie al kende, verliep de implementatie uitermate vlot. De twee personen die instaan voor de mailings en dus met Addemar gingen werken, moesten slechts een halve dag opleiding volgen. De toepassing is heel intuïtief en behoeft weinig uitleg, het was hoofdzakelijk het lay-outgedeelte waar de opleiding meer van pas kwam”. Gerichter en efficiënter werken dankzij databases en statistieken Met Outlook is het aantal ontvangers beperkt. “Voordien moesten we een grote mailing per taal in minstens twee tot drie keer uitsturen, wat tijdrovend en inefficiënt was. Met Addemar kan dit voor alle talen in één keer”, vertelt Dechamps. “Een ander groot voordeel zijn de statistieken die we kunnen opvragen. We kunnen zien hoeveel mensen onze e-mail ontvangen hebben, hoeveel er hem geopend hebben, gelezen hebben, enzovoort. Op deze manier is het veel makkelijker om onze mailing gericht op te volgen. Als de mail niet gelezen wordt kunnen we een herinnering sturen, en ongeldige e-mailadressen kunnen verwijderd of aangepast worden om onze database constant up-to-date te houden. Ontvangers kunnen zich ook gemakkelijk uitschrijven door een link te volgen onderaan de e-mail. Dit was niet voorzien in Outlook, we kregen er soms opmerkingen over”, aldus Valérie Dechamps. CASE STORY PORTIMA