POMPEU FABRA

Confluencia de servicios en un entorno CRAI:

la experiencia de la Universitat Pompeu Fabra

IV Jornadas CRAI de REBIUNUniversidad de Burgos, 11 de mayo de 2006

Confluencia de servicios en un entorno CRAI: la experiencia de la UPF

• Mercè Cabo Rigol• Montserrat Espinós i Ferrer• Xavier Ibáñez Jofre• Anna Magre Ferran

Universitat Pompeu Fabra(www.upf.edu)


1. Antes de la confluencia

2. La confluencia

3. Los CRAI en la UPF

4. Conclusiones


1990: Fundación de la Universitat Pompeu Fabra

El Servicio de Informática y la Biblioteca inician su andadura a la vez que la propia universidad

Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF



Años 1990 – 2003:

Servicio de Informática y Biblioteca:

• Funcionamiento separado

• Relaciones servicio - cliente

servicio - usuario

• Dependencias orgánicas distintas


Años 1990 – 2003:

La Biblioteca de la UPF:

� Biblioteca única

� Orientada al usuario

� Organización flexible




Años 1990 – 2003:

El Servicio de Informática de la UPF:

� Servicio único

� Unidad de Soporte a la Docencia y a la Investigación en cada uno de loscampus



Años 1990 – 2003:

El Servicio de Informática de la UPF:

� Fuerte orientación a la implementación y mantenimiento de los aplicativos de gestión y baja orientación a la prestación de servicios al usuario final



Años 1990 – 2003:

Técnicos audiovisuales:

� Dan soporte directo a la docencia y en especial a los Estudios de Comunicación Audiovisual

� No son una unidad orgánica. Dependen de distintas unidades



2. La confluencia


4. Conclusiones


2. La confluencia

Reestructuración administrativa

Creación del Área de Recursos de Información (2003)

Biblioteca + Servicio de Informática

+ técnicos audiovisuales


2. La confluencia

La creación del Área de Recursos de Información (2003-2004)

• Nuevo contexto organizativo• Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías

y Recursos de Información

• Revisión del funcionamiento del Servicio de Informática e implantación de un nuevo organigrama


2. La confluencia

Reestructuración organizativa del Servicio de Informática

Revisión del modelo de funcionamiento con la finalidad de dotarlo de una organización más flexible y orientada al usuario final

Nuevo organigrama


Organigrama del Servicio de Informática

DIRECCIÓ DEL SERVEI D’INFORMÀTICA

Administrativa

Directora

Edifici Mar

Edifici Mercè

Edifici Jaume I

Edifici França

Edifici Rambla

GESTIÓ DE RECURSOS

INFORMÀTICA JAUME I - MERCÈ

INFORMÀTICA MAR

INFORMÀTICA FRANÇA-RAMBLA

PROJECTES I SISTEMES

COMUNICACIONS, AUDIOVISUALS I

SEGURETAT

Equip de Direcció: Cap de l’ARI, Directora del Servei d’Informàtica, Cap de Gestió de Recursos, Cap de Projectes i Sistemes, Cap de Comunicacions, Audiovisuals i Seguretat, Cap d’Edifici JI-ME, Cap d’Edifici FR-RA, Cap d’Edifici Mar

11/10/2004

Cap Edifici MARCap Edifici FR-RACap Edifici JI-ME

1 Coordinador Tècnic

4 Tècnics 2 Tècnics

2 CoordinadorsTècnics

2 CoordinadorsTècnics

1 Analista

5 Gestors de Projectes

1 Programador

1 Gestor de Projectes

5 Tècnics 2 Tècnics

11 Tècnics Audivisuals1 Tècnic Audiovisuals

11 Programadors

1 Resp. Audiov.

1 Analista

3 Programadors

Cap de la Unitat

1 Programador

10 Analistes

Cap de la UnitatCap de la Unitat

3 Tècnics

1 Analista


2. El caso de la UPFOrganigrama de la Biblioteca


2. La confluencia

Área de Recursos de InformaciónModelo de confluencia basado en:

• la prestación conjunta en espacios comunes de servicios que anteriormente se ofrecían de forma dispersa y separada en distintos puntos del campus por parte de bibliotecarios, informáticos y técnicos audiovisuales

• la creación de equipos multidisciplinares para dar servicios de apoyo a la docencia, el aprendizaje y la investigación


2. La confluencia

Planificación y organización

Comisiones conjuntas:

• Comisión de Calidad de los Recursos de Información

Comisión de usuarios

• Comisión de Estrategia de Tecnologías y Recursos de Información

Comisión estratégica


2. La confluencia


Plan estratégico de la UPF (2003-2005): Pla d'Actuacions 2003-2005

Programas de objetivos de gestión (POG): P10 Programa de Tecnologías i Recursos de

Información

Dirección por objetivos (DpO) anual del período


2. La confluencia


Plan estratégico de la UPF (2006-2009): Pla d’Actuacions 2006-2009

Programas de objetivos de gestión (POG):• P2 Programa de Soporte al Aprendizaje y la

Investigación• P11Programa de Tecnologías i Recursos de

Información

Dirección por objetivos (DpO) anual del período


2. La confluencia


Equipo de dirección conjunto ARI:

• Vicegerente del Área

• Miembros de los equipos de dirección del Servicio de Informàtica y Biblioteca

Reuniones mensuales


2. La confluencia

Gestión de los recursos humanos

• Superación de culturas organizativas distintas

• Desarrollo de nuevas competencias

• Diseño de un plan de formación conjunto para el equipo directivo del ARI (Equipo de dirección+ Equipo de gestión) basado en competencias



2. La confluencia


4. Conclusiones



Nueva estructura organizativa (ARI)

Mejora y ampliación de servicios



Mejora y ampliación de servicios:

• Dirigidos al personal docente e investigador:

• Proporcionar acceso a las TIC necesarias para la creación de materiales didácticos

• Ofrecer asesoramiento y asistencia personalizada en el proceso de producción, mantenimiento y gestiónde los materiales didácticos





• Dar apoyo al proceso de integración de los recursos de información en los materiales didácticos: evaluarlos; seleccionarlos; adquirirlos o contratarlos; digitalizarlos; gestionar los derechos de autor...

• Programar e impartir sesiones de formación





• Publicar tesis doctorales (TDR)

• Crear un depósito institucional que recoja la producción científica de la Universidad




• Dirigidos a los estudiantes:

• Préstamo de ordenadores portátiles y equipamientos audiovisuales

• Servicio de resolución de incidencias, tanto del hardware como del software (atención presencial, electrónica, telefónica...)

• Sesiones de formación en el uso de las TIC



Implantación de los CRAI a través de dos vías:

- Creación de nuevos CRAI (nuevas instalaciones): proyectos de futuro

- Adaptación de las instalaciones actuales de la Biblioteca para que puedan asumir nuevas funciones



Proyectos de futuro:

� CRAI de Ca l’Aranyó

(Campus de la Comunicació)

� CRAI del Mar

(Campus del Mar)



Campus de la Comunicació

Concentrará toda la formación, la investigación y la producción en el ámbito de la comunicación y la

tecnología



Campus de la Comunicació:

- 3.000 personas (estudiantes, PDI y PAS)

- 25.000 m2

- Inauguración: curso 2008-2009



Campus de la Comunicació:

Proyecto arquitectónico consistente en la rehabilitaciónde dos naves y la construcciónde tres nuevos edificios









CRAI de Ca l’Aranyó:

- Rehabilitación de la nave de telares de la antigua fábrica textil de Ca l’Aranyó

- 3.000 m2


CRAI de Ca l’Aranyó

Biblioteca Biblioteca

de Rambla de França





- Integración de recursos y servicios: bibliotecarios, informáticos, multimedia, etc.

- Espacios para el aprendizaje y la investigación: aulas de informática, de autoformación, salas de trabajo en grupo, platós, talleres multimedia, etc.




- Espacios de trabajo compartidos(bibliotecarios + informáticos + técnicos audiovisuales, etc.)











Campus del Mar

PRBB

Entidad conjunta de las Fundaciones Universitat Pompeu Fabra, Instituto Municipal de Investigación Médica (IMIM) y Centro de Regulación Genómica (CRG)











Campus del Mar

Creación del CRAI del Mar

Espacios, recursos y servicios compartidos (bibliotecarios +

informáticos)







2. La confluencia


4. Conclusiones

4. Conclusiones

Ventajas de la confluencia:

� Un liderazgo fuerte para la planificación estratégica de las unidades implicadas

� Una visión integrada de la planificación estratégica y de la gestión de los servicios


4. Conclusiones


� Una mejor posición para el responsable de las unidades convergidas en la estructura gerencial de la universidad

� Establecer economías de escala y compartir recursos


4. Conclusiones


� Potenciar y desarrollar proyectos transversales en las unidades convergidas



4. Conclusiones

Integración de servicios:

• Mayor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales

• Mayor grado de visibilidad de los recursos y servicios

• Más agilidad y facilidad para su uso

4. Conclusiones


• Concentración de equipamientos en espacios comunes:

– Evitar duplicidades– Economizar en mantenimiento– Ampliar horarios– Propiciar un uso más intensivo de los

recursos



4. Conclusiones

Integración de servicios:Creación de una estructura potente de

soporte a todos los ámbitos de actividad de la Universidad (administración, docencia y

aprendizaje e investigación)

Situación de ventaja competitiva para la Universidad


4. Conclusiones


Todos ganan:

Se avanza más rápidamente

Aumenta la calidad de los servicios

Mejora la Universidad


4. Conclusiones

Integración de servicios:Trabajo compartido y equipos de trabajo mixtos

Universitat Pompeu Fabra

Posición innovadora y competitiva

•Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF


Muchas gracias por su atención

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