[Type here] [Type here] [Type here] POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH PROSEDUR KUALITI PS – 04 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN & PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PEMBANGUNAN DAN SELENGGARAAN
[Type here] [Type here] [Type here]
POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
PROSEDUR KUALITI
PS – 04
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
& PEMANTAUAN PROJEK
PEMBANGUNAN
PEMILIK PROSES: KETUA UNIT PEMBANGUNAN DAN SELENGGARAAN
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
i
REKOD KUALITI
Nama Prosedur Pengurusan Penyelenggaraan & Pemantauan Projek Pembangunan
No.Prosedur PSAS-PK-PS-04
Keluaran 05 Pindaan 0
Pemilik Proses Ketua Unit Pembangunan dan Selenggaraan
Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020
REKOD KELULUSAN
Jawatan
Disediakan oleh; Ketua Unit Pembangunan dan Selenggaraan
Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Diluluskan oleh; Pengarah PSAS
REKOD KAWALAN PINDAAN
No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa
Pindaan
Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.
i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua
organisasi
ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa
iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula
pindaan, kajian semula dan edaran
iv. Semua maklumat diedar melalui CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS
v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
ii
KANDUNGAN
HALAMAN
1. Kriteria Kecemerlangan Proses
1.1. Maklumat Umum Proses
1.2. Maklumat yang Dikomunikasi
1.3. Definisi
1.4. Singkatan
1
1
2
3
2. Sipoc Diagram 4.4.1
2.1. Proses Penyenggaraan Pembaikan secara terus
2.2. Proses Penyenggaraan Pembaikan memerlukan perolehan alat ganti
2.3. Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat luar)
2.4. Proses Pembaikian yang tidak ekonomi untuk dibaiki
2.5. Proses Penyenggaraan Berkala
2.6. Proses Pemantauan Projek
3
4
5
5
6
6
3. Proses Kerja 4.4.1
3.1. Proses Penyenggaraan Pembaikan secara terus
3.2. Proses Penyenggaraan Pembaikan memerlukan perolehan alat ganti
3.3. Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat luar)
3.4. Proses Pembaikian yang tidak ekonomi untuk dibaiki
3.5. Proses Penyenggaraan Berkala
3.6. Proses Pemantauan Projek
7
7
8
8
9
9
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 4.1. Proses Penyenggaraan Pembaikan secara terus 4.2. Proses Penyenggaraan Berkala 4.3. Proses Pemantauan Projek
10
11
12
5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 13
6. Rujukan 13
7. Senarai Lampiran 8.5
14
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 1/14
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
i. Objektif Prosedur ini sebagai panduan bagi memastikan
pengurusan pemantauan projek pembangunan dan
pengurusan fasiliti dilaksanakan sepenuhnya supaya
proses Perkhidmatan Pendidikan berjalan dengan lancar.
ii. Skop (key activities) Merancang, Melaksana dan Memantau Penyenggaraan
Fasiliti
Merancang, Melaksana dan Memantau Projek
Pembangunan
iii. Pelanggan Proses 5.2 Pelajar
Kakitangan Politeknik Sultan Azlan Shah
Pembekal Perkhidmatan/ Syarikat Luar
iv. Pihak Berkepentingan 4.2 Kementerian Pendidikan Malaysia
Jabatan Pendidikan Politeknik
Agensi Kerajaan dan Badan Berkanun
Indah Water Konsortium
1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA
Aduan Kerosakan
(Online/Manual)
Penyelaras Aduan 48 jam dari
tarikh yang
diterima
Borang
Online/Manual
Penolong
Jurutera
Senarai Induk
Infrastruktur untuk
Penyelenggaraan
Berkala
Ketua Unit Mengikut
tempoh yang
ditetapkan
Borang Cetakan Penolong
Jurutera
Jadual
Perancangan
Penyelenggaraan
Berkala
Ketua Unit Mengikut
tempoh yang
ditetapkan
Cetakan Jadual Penolong
Jurutera
Jadual
Pelaksanaan
Penyenggaraan
Berkala
Penolong Jurutera Mengikut Bulan Borang Bertulis Ketua Unit
Laporan
Pemantauan
Projek
Penolong Jurutera Mengikut
tempoh projek
Laporan bertulis Ketua Unit
Pembangunan
& Senggaraan
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 2/14
1.3 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Ketua Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PSAS untuk mengurus dan memantau
urusan pembangunan dan pengurusan fasiliti
Jurutera Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk
membantu Ketua Unit dalam urusan pembangunan dan pengurusan fasiliti
Penyelaras Aduan Penolong Jurutera yang dipertanggungjawabkan untuk menerima dan
mengumpul semua laporan kerosakan yang dihantar oleh pengadu
Penolong
Jurutera
Penolong Jurutera membantu Ketua Unit dan Jurutera serta melaksanakan kerja-
kerja pembaikan kerosakan kecil termasuk pemantauan kerja pembangunan dan
pengurusan fasiliti
Pegawai Perolehan Pegawai yang dilantik untuk Unit Pembangunan & Pengurusan Fasiliti bagi
menguruskan urusan perolehan bekalan atau perkhidmatan daripada syarikat luar
Penyelaras Aset Pegawai yang dilantik bagi menguruskan aset alih kerajaan PSAS di unit masing-
masing
Penyenggaraan
Pembaikan
Penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas Infastruktur bangunan & fasiliti yang
rosak dan penyenggaraan dilaksanakan berdasarkan aduan kerosakan yang
diterima
Penyenggaraan
Berkala
Penyelenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan tertentu mengikut jangkamasa
seperti yang dicatatkan di dalam jadual pelaksanaan penyenggaraan berkala
Syarikat Luar Syarikat yang telah dilantik oleh PSAS melalui prosedur perolehan untuk
membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan
Surat Setuju Terima
(SST)
Suatu surat rasmi yang memaklumkan penerimaan tanpa bersyarat daripada
Kerajaan ke atas tawaran yang dikemukakan oleh syarikat
Pesanan Kerajaan Satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan kepada syarikat
untuk memesan bekalan atau perkhidmatan
Inden Kerajaan Satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan kepada
kontraktor untuk melaksanakan perolehan kerja
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 3/14
1.4 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
KU Ketua Unit
J41 Jurutera
PJ Penolong Jurutera
PLA Penyelaras Aduan
PP Pegawai Perolehan
PPA Penyelaras Aset
SL Syarikat Luar
SP Syarikat Pembekal
JKR Jabatan Kerja Raya
KKR Kementerian Kerja Raya
KPM Kementerian Pendidikan Malaysia
PSAS Politeknik Sultan Azlan Shah
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Proses Penyenggaraan Pembaikan Secara Terus
SOURCE OF
INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS
OF OUTPUTS
Pelapor Aduan Kerosakan
(Online/Manual)
Serah Aduan Agihan
Aduan
Kerosakan
Penyelaras
Aduan
Penyelaras
Aduan
Agihan Aduan
Kerosakan
Kenalpasti
Kerosakan
Borang
Aduan
Kerosakan
(Ruangan
Tindakan)
Penolong
Jurutera
Penolong
Jurutera
Kerosakan
Fasiliti
Laksana Senggara/
Pembaikan
Kerosakan
Yang Boleh
Dibaiki
Penyeleras
Aduan
Pelapor
Penolong
Jurutera
Kerosakan Telah
Dibaiki
Sah Status
Pembaikan
Borang Aduan
Kerosakan
Sistem
Aduan
Kerosakan
Pelapor
Penyelaras
Aduan
Ketua Unit/
Jurutera
PSAS-PS-04 Mukasurat 2/18 Pindaan 0
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 4/14
2.2 Proses Penyenggaraan Pembaikan Memerlukan Perolehan Alat Ganti
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVERS OF
OUTPUTS
Pelapor Aduan Kerosakan
(Online/Manual)
Serah aduan Agihan
Aduan
Kerosakan
Penyelaras Aduan
Penyelaras Aduan Agihan Aduan
Kerosakan
Kenalpasti
kerosakan
Borang
Aduan
Kerosakan
(Ruangan
Tindakan)
Penolong Jurutera
Penolong Jurutera Kerosakan Fasiliti Laksana senggara /
pembaikan
Peralatan
Rosak
Pelapor
Pegawai Perolehan
Sebutharga
Perolehan
Proses perolehan Nota Minta
Pesanan
Kerajaan
Syarikat Luar
Syarikat Luar Perolehan
Peralatan
Laksana senggara
pembaikan
Peralatan
Telah
Dibaiki
Penolong Jurutera
Pegawai Perolehan
Penolong Jurutera
Kerosakan Telah
Dibaiki
Sah status
pembaikan
Borang Aduan
Kerosakan/
Sistem
Aduan
Kerosakan
Pelapor
Penyelaras Aduan
Ketua Unit/ Jurutera
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 5/14
2.3 Proses Penyenggaraan Pembaikan Dengan Syarikat Luar
SOURCE
OF
INPUT
INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS
OF OUTPUT
Penolong
Jurutera
Fasiliti/Peralatan
Rosak
Maklum Status
Kerosakan
Kew PA-10/
Borang Aduan
Kerosakan
Ketua Unit
Ketua Unit Fasiliti/Peralatan
Rosak
Pengesahan
Kerosakan
Fasiliti/Peralatan
Boleh Dibaiki/Tidak
Boleh DIbaiki
Penolong
Jurutera
Jurutera
Pelapor
Syarikat Luar Sebutharga
Perolehan
Proses Perolehan Nota Minta/
Pesanan
Tempatan (LO)
Penolong
Jurutera
Pegawai
Perolehan
Syarikat Luar Terima Pesanan
Kerajaan/ Inden
Kerajaan
Laksana Senggara
/ Pembaikan
Fasiliti/Peralatan
Telah Dibaiki
Penolong
Jurutera
Pegawai
Perolehan
Penolong
Jurutera
Kerosakan Telah
Dibaiki
Sah Status
Pembaikan
Borang Aduan
Kerosakan/
Sistem Aduan
Kerosakan
Pelapor
Penyelaras
Aduan
Ketua Unit/
Jurutera
2.4 Proses Pembaikan Yang Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki
SOURCE OF
INPUT INPUT PROSES OUTPUT
RECEIVERS OF
OUTPUT
Penolong
Jurutera
Peralatan
Rosak
Maklum Status
Kerosakan
Kew PA-10
Borang Aduan
Kerosakan
Ketua Unit
Ketua Unit
Jurutera
Penolong
Jurutera
Syarikat Luar
Peralatan
Rosak
Pengesahan
Kerosakan
Fasiliti/Peralatan
Tidak Ekonomi
untuk DIbaiki
Pelapor
Ketua Unit
Jurutera
Penolong Jurutera
Syarikat Luar Peralatan
Rosak
Syor Proses
Pelupusan
Peralatan untuk
dilupuskan
Pegawai Aset
Pegawai Aset Kew. PA-19
Kew. PA-21
Proses Pelupusan Borang Aduan
Kerosakan
Sistem Aduan
Kerosakan
Pelapor
Penyelaras Aduan
Ketua Unit/ Jurutera
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 6/14
2.5 Proses Penyenggaraan Berkala
SOURCE
OF
INPUT
INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS
OF
OUTPUT
Ketua Unit Jadual Senarai
Induk
Penyelenggaran
Berkala
Rancang Kerja
Senggaraan
Jadual
Perancangan
Berkala
Penolong
Jurutera
Ketua Unit Sebutharga
Perolehan
Proses Perolehan Nota Minta
Pesanan Kerajaan/
Inden Kerajaan
Penolong
Jurutera
Pegawai
Perolehan
Syarikat Luar Terima Pesanan
Kerajaan/ Inden
Kerajaan
Laksana
Penyelenggaraan
Laporan Kerja dari
Syarikat Luar
Ketua Unit
Jurutera
Penolong
Jurutera
Pegawai
Perolehan
Penolong
Jurutera
Laporan Kerja
Syarikat Luar
Sah Status
Penyelenggaraan
Jadual
Perlaksanaan
Penyelenggaraan
Berkala
Jurutera
Ketua Unit
2.6 Proses Pemantauan Projek
SOURCE OF INPUT INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF
OUTPUT
Ketua Unit Surat Setuju
Terima
Inden
Kerajaan
Proses Perolehan Spesifikasi
Kerja/Projek
Syarikat Luar
Penolong Jurutera
Pegawai Perolehan
Syarikat Luar Spesifikasi
Kerja
Pelaksanaan Kerja Progress
Kerja/Projek
Penolong Jurutera
Jurutera
Ketua Unit
Penolong
Jurutera
Progress
Kerja/Projek
Proses Pemantauan Borang laporan
Pemantauan
Projek
Ketua Unit
Ketua Unit Borang
laporan
Pemantauan
Projek
Pengesahan Akuan Siap
Kerja
Penolong Jurutera
Syarikat Luar
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 7/14
3. PROSES KERJA 4.4.1
3.1 Penyenggaraan Pembaikan Secara Terus
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. Pelapor Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)
2. Penyelaras Aduan Rekod dan agih aduan
3. Penolong Jurutera Kenalpasti kerosakan
4. Penolong Jurutera Laksana Senggara/Pembaikan
5. Penolong Jurutera Maklum Status Pembaikan
6. Ketua Unit/Jurutera Sah status pembaikan
7. Ketua Unit/Jurutera Tandatangan Pengesahan
8. Penyelaras Aduan Rekod Status Aduan
9. Pelapor Terima Maklumbalas Pembaikan
3.2 Penyenggaraan Pembaikan Memerlukan Perolehan Alat Ganti
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. Pelapor Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)
2. Penyelaras Aduan Terima aduan kerosakan (Online/Manual)
3. Penyelaras Aduan Rekod dan agih aduan
4. Penolong Jurutera Kenalpasti kerosakan
5. Penolong Jurutera Maklum perlu perolehan alat ganti
6. Penyelaras Aduan Senaraikan alat ganti
7. Pelapor Terima Maklumbalas Aduan
8. Ketua Unit/Jurutera Mohon Peruntukan Perolehan Alat Ganti
9. Pegawai Perolehan Unit Sediakan Sebutharga Perolehan
10. Syarikat Luar Perolehan Peralatan
11. Penolong Jurutera Laksana Senggara/Pembaikan
12. Penolong Jurutera Maklum Status Pembaikan
13. Ketua Unit/Jurutera Sah status pembaikan
14. Ketua Unit/Jurutera Tandatangan Pengesahan
15. Penyelaras Aduan Rekod Status Aduan
16. Pelapor Terima Maklumbalas Pembaikan
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 8/14
3.3 Penyenggaraan Pembaikan Dengan Syarikat Luar
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. Pelapor Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)
2. Penyelaras Aduan Terima aduan kerosakan (Online/Manual)
3. Penyelaras Aduan Rekod dan agih aduan
4. Penolong Jurutera Kenalpasti kerosakan
5. Penolong Jurutera Maklum perlu khidmat pihak ketiga
6. Penyelaras Aduan Senaraikan kategori kerosakan fasiliti/ peralatan
7. Pelapor Terima Maklumbalas Aduan
8. Ketua Unit/Jurutera Mohon Peruntukan Perolehan Pembaikan
9. Pegawai Perolehan Unit Sediakan Sebutharga Perolehan
10. Syarikat Luar Laksanakan pembaikan sekiranya boleh dibaiki
11. Pegawai Perolehan Unit Sekiranya tidak boleh dibaiki, rujuk kepada tatacara pelupusan
12. Penolong Jurutera Pantau kerja-kerja pembaikan
13. Penyelaras Aduan Rekod Status Aduan
14. Pelapor Terima Maklumbalas Pembaikan
3.4 Penyenggaraan Pembaikan Tidak Ekonomi untuk dibaiki
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. Pelapor Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)
2. Penyelaras Aduan Terima aduan kerosakan (Online/Manual)
3. Penyelaras Aduan Rekod dan agih aduan
4. Penolong Jurutera Kenalpasti kerosakan
5. Penolong Jurutera Maklum perlu khidmat pihak ketiga
6. Ketua Unit/Jurutera Mendapatkan pengesahan Syarikat Luar
7. Syarikat Luar Mengesahkan kerosakan peralatan/fasiliti adalah tidak ekonomi untuk
dibaiki
8. Ketua Unit/Jurutera Mengesyorkan pelupusan
9. Penyelaras Aset Unit Rujuk Tatacara Pelupusan Peralatan
10. Penyelaras Aduan Rekod Status Aduan
11. Pelapor Terima Maklumbalas Pembaikan
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 9/14
3.5 Penyenggaraan Berkala
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. Ketua Unit/Jurutera Senaraikan Peralatan untuk diselenggara secara berkala
2. Penolong Jurutera Sedia spesifikasi dan jadual perancangan kerja
3. Ketua Unit/Jurutera Sahkan spesifikasi dan Jadual Perancangan
4. Pegawai Perolehan Unit Laksanakan perolehan kerja
5. Pegawai Perolehan Unit Maklumkan Kelulusan Perolehan Kerja
6. Syarikat Luar Menerima Nota Minta Pesanan Kerajaan/ Inden Kerajaan beserta
Spesifikasi Kerja
7. Syarikat Luar Melaksanakan dan Menyediakan Laporan Kerja
8. Penolong Jurutera Lakukan Pemantauan Kerja
9. Syarikat Luar Menyerahkan Laporan Kerja
10. Penolong Jurutera Mengesahkan Siap Kerja
11. Penolong Jurutera Rekod Pelaksanaan Kerja di dalam Jadual Pelaksanaan Kerja
3.6 Proses Pemantauan Projek
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. Ketua Unit/Jurutera Terima Surat Setuju Terima/ Inden Kerajaan
2. Pegawai Perolehan
Unit Laksana Perolehan Kerja
3. Ketua Unit/Jurutera Serahkan Spesifikasi Kerja
4. Syarikat Luar Menerima Nota Minta Pesanan Tempatan/Inden Kerajaan beserta
Spesifikasi Kerja
5. Syarikat Luar Melaksanakan dan menyediakan Laporan Kerja
6. Penolong Jurutera Lakukan pemantauan Kerja
7. Penolong Jurutera Sediakan Laporan Pemantauan Projek
8. Ketua Unit/ Jurutera Mengesahkan Laporan Pemantauan Projek
9. Penolong Jurutera Failkan Laporan Pemantauan Projek
10. Syarikat Luar Menyerahkan Laporan Siap Kerja, Invois, Dokumen Berkaitan & Inden
Kerajaan
11. Pegawai Perolehan Menyemak Laporan Siap Kerja, Invois, Dokumen Berkaitan & Inden
Kerajaan
12. Ketua Unit/ Jurutera Pengesahan Invois & Inden Kerajaan
13. Pegawai Perolehan Hantar Laporan Siap Kerja, Invois, Dokumen Berkaitan & Inden Kewangan
ke Unit Kewangan
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 10/14
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
4.1 Penyenggaraan Pembaikan
PERANCANGAN 8.1 (PLAN)
Output Perancangan Laporan Kerosakan
Senarai Alat Ganti
Senarai Pembaikan Fasiliti
Kelulusan Perancangan Ketua Unit/ Jurutera
PERLAKSANAAN & KAWALAN 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah Kawalan 8.5 Spesifikasi Kerja
Pemantauan Kerja
Kawalan Proses yang disumber
luar 8.4
Syarikat Luar
Syarikat Pembekal
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Borang Aduan Kerosakan
Nama Pengadu
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pengadu
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Pemeriksaan lanjutan
Khidmat nasihat
Kawalan Perubahan 8.5.6 -
TINDAKAN 10
(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif
Penilaian petunjuk prestasi unit
Penilaian audit dalaman dan luaran
Tindakan pembetulan 10.2 Mengambil tindakan dengan kadar segera
Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja penyenggaraan
pembaikan
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 11/14
4.2 Penyenggaraan Berkala
PERANCANGAN 8.1 (PLAN)
Output perancangan Senarai Peralatan/ Fasiliti
Jadual Perancangan Penyelenggaraan
Kelulusan perancangan Ketua Unit/ Jurutera
PERLAKSANAAN & KAWALAN 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Spesifikasi Kerja
Pemantauan Kerja
Jadual perancangan
Kawalan Proses yang disumber
luar 8.4
Syarikat Luar
Syarikat Pembekal
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Kontrak
Surat Setuju Terima
Pesanan Kerajaan/ Inden Kerajaan
Nama Syarikat
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Profail syarikat
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Pemeriksaan lanjutan
Ujilari peralatan/ fasiliti yang disenggara
Kawalan Perubahan 8.5.6 -
TINDAKAN 10
(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif
Penilaian petunjuk prestasi unit
Penilaian Prestasi Pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Mengadakan perbincangan bersama syarikat luar dari masa
ke semasa
Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja penyenggaraan secara
berkala
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 12/14
4.3 Pemantauan Projek
PERANCANGAN 8.1 (PLAN)
Output perancangan Laporan Kerosakan Peralatan/ Fasiliti
Perancangan RMK
Kelulusan perancangan Ketua Unit/ Jurutera
PERLAKSANAAN & KAWALAN 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Spesifikasi Kerja
Pemantauan Kerja
Kawalan Proses yang disumber
luar 8.4
Syarikat Luar
Syarikat Pembekal
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
Kontrak
Surat Setuju Terima
Inden Kerajaan
Nama Syarikat
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Profail syarikat
Pemuliharaan 8.5.4 -
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5
Pemeriksaan lanjutan
Ujilari peralatan/ fasiliti yang disenggara
Kawalan Perubahan 8.5.6 -
TINDAKAN 10
(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif
Penilaian petunjuk prestasi unit
Penilaian prestasi pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Mengadakan perbincangan bersama syarikat luar dari masa
ke semasa
Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja pemantauan projek
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 13/14
5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
BIL REKOD TEMPOH
SIMPANAN
TEMPAT
SIMPANAN
1. Borang Aduan Kerosakan 2 tahun Fail Borang Laporan
Kerosakan
2. Senarai Induk Infrastruktur untuk Penyelenggaraan
Berkala 3 tahun
Fail Penyenggaraan
Infrastruktur Berkala
3. Jadual Perancangan Penyenggaraan Infrastruktur
Berkala 3 tahun
Fail Penyenggaraan
Infrastruktur Berkala
4. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Infrastruktur
Berkala 3 tahun
Fail Penyenggaraan
Infrastruktur Berkala
5. Borang Laporan Pemantauan Projek 3 tahun Fail Laporan
Pemantauan Projek
6. RUJUKAN
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5
Standard ISO 9001:2015
Perkeliling Perbendaharaan
Akta Bekalan Elektrik
Akta Kualiti Alam Sekitar
Garis Panduan & Peraturan Perancangan Bangunan (EPU)
Undang-undang Kecil Bangunan Seragam
Akta Jentera & Kilang
Buku Panduan Pelaksanaan Kaedah Pengeluaran Perakuan Siap dan
Pematuhan oleh para Profesional
Garis panduan penyelenggaraan berjadual bangunan kerajaan
JKR - Jadual Kadar Harga Kerja-kerja Kecil Dan Pembaikan
JKR - Jadual Kadar Harga Elektrik
Semua Proses Kerja
Takwim P&P
Dokumen Kualiti PSAS
Buku Panduan Pembangunan Dan Penyelenggaraan Politeknik
PS-04 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 14/14
7. SENARAI LAMPIRAN 8.5
BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1 PSAS-PS-04/FOR/1 Borang Laporan Kerosakan
2 PSAS-PS-04/FOR/2 Senarai Induk Infrastruktur untuk Penyenggaraan Berkala
3 PSAS-PS-04/FOR/3 Jadual Perancangan Penyenggaraan Berkala
4 PSAS-PS-04/FOR/4 Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Infrastruktur Berkala
5 PSAS-PS-04/FOR/5 Borang Laporan Kemajuan Pemantauan Projek
PS-04/DOC/1 Keluaran 05 Pindaan 0
Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan Secara Terus
PELAPOR PENYELARAS ADUAN PENOLONG JURUTERA
JURUTERA/KETUA UNIT
TERIMA ADUAN
KEROSAKAN LAPOR ADUAN
KENALPASTI ADUAN
LAKSANA
SENGGARA/
PEMBAIKAN
MAKLUM STATUS
PEMBAIKAN
TANDATANGAN
PENGESAHAN MAKLUMBALAS
PEMBAIKAN
REKOD DAN AGIH
ADUAN
SAH STATUS
PEMBAIKAN
REKOD STATUS
ADUAN
PS-04/DOC/2 Keluaran 05 Pindaan 0
Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan Memerlukan Perolehan Alat Ganti
PELAPOR PENYELARAS
ADUAN PENOLONG JURUTERA
PEGAWAI PEROLEHAN
UNIT
KETUA UNIT/ JURUTERA
SYARIKAT LUAR
TERIMA ADUAN
KEROSAKAN
LAPOR ADUAN
REKOD DAN AGIH
ADUAN
KENALPASTI
ADUAN
MAKLUM PERLU
PEROLEHAN ALAT
GANTI
SENARAIKAN ALAT
GANTI
SEBUTHARGA
PEROLEHAN
PERUNTUKAN
PEROLEHAN
ALAT GANTI
PEROLEHAN
PERALATAN
MAKLUM
BALAS
ADUAN
LAKSANA
SENGGARA/
PEMBAIKAN
MAKLUM STATUS
PEMBAIKAN
TANDATANGAN
PENGESAHAN
MAKLUMBALAS
PEMBAIKAN
SAH STATUS
PEMBAIKAN
REKOD STATUS
ADUAN
PS-04/DOC/3 Keluaran 05 Pindaan 0
Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan Dengan Syarikat Luar
PELAPOR PENYELARAS
ADUAN PENOLONG JURUTERA
PEGAWAI PEROLEHAN
UNIT
KETUA UNIT/ JURUTERA
SYARIKAT LUAR
BOLEH
DIBAIKI
TERIMA ADUAN
KEROSAKAN LAPOR ADUAN
REKOD DAN AGIH
ADUAN
KENALPASTI
ADUAN
MAKLUM PERLU
KHIDMAT PIHAK
KETIGA
SENARAIKAN
KATEGORI
KEROSAKAN
FASILITI/
PERALATAN
SEBUTHARGA
PEROLEHAN
PERUNTUKAN
PEROLEHAN
PEMBAIKAN
MAKLUM
BALAS KERJA
SELESAI
REKOD STATUS
ADUAN
YA
TIDAK
LAKSANA
PEMBAIKAN
MAKLUM
STATUS
ALAT/FASILITI
PANTAU KERJA
PEMBAIKAN
MAKLUM
BALAS
ADUAN
RUJUK
TATACARA
PELUPUSAN
PS-04/DOC/4 Keluaran 05 Pindaan 0
Proses Kerja Kerosakan Yang Tidak Ekonomi Dibaiki
PELAPOR PENYELARAS
ADUAN PENOLONG JURUTERA
PEYELARAS ASET UNIT
KETUA UNIT / JURUTERA
SYARIKAT LUAR
SAHKAN DAN
SYOR TIDAK
EKONOMI
DIBAIKI
TERIMA ADUAN
KEROSAKAN
LAPOR ADUAN
REKOD DAN AGIH
ADUAN
KENALPASTI
ADUAN
MAKLUM PERLU
KHIDMAT
NASIHAT PIHAK
KETIGA
SYORKAN
PELUPUSAN
DAPATKAN
PENGESAHAN
SYARIKAT LUAR
MAKLUM
BALAS KERJA
SELESAI
REKOD STATUS
ADUAN
RUJUK
TATACARA
PELUPUSAN
PS-04/DOC/5 Keluaran 05 Pindaan 0
Proses Penyenggaraan Berkala
JURUTERA/ KETUA UNIT
PENOLONG JURUTERA PEGAWAI
PEROLEHAN UNIT
SYARIKAT LUAR
SEDIAKAN SPESIFIKASI &
JADUAL PERANCANGAN
SENARAIKAN PERALATAN
UNTUK DISELENGGARA
SAHKAN SPESIFIKASI DAN
JADUAL PERANCANGAN
LAKSANA PEROLEHAN
KERJA
TERIMA NOTA MINTA /
INDEN & SPESIFIKASI
KERJA
LAKSANA DAN SEDIA
LAPORAN KERJA
LAKSANA PEMANTAUAN
KERJA
MAKLUM KELULUSAN
PEROLEHAN
SERAH LAPORAN KERJA PENGESAHAN SIAP KERJA
REKOD PELAKSANAAN
KERJA
PROSES PEMANTAUAN
PS-04/DOC/6 Keluaran 05 Pindaan 0
Proses Pemantauan Projek
JURUTERA/ KETUA UNIT
PENOLONG JURUTERA PEGAWAI
PEROLEHAN UNIT
SYARIKAT LUAR
LAKSANA PEROLEHAN
KERJA
TERIMA SURAT SETUJU
TERIMA & INDEN
SERAH SPESIFIKASI
KERJA
LAKSANA PEMANTAUAN
KERJA LAKSANA DAN SEDIA
LAPORAN KERJA
SEDIAKAN LAPORAN
PEMANTAUAN PROJEK
SERAH LAPORAN SIAP
KERJA, INVOIS, DOKUMEN
BERKAITAN & INDEN
PENGESAHAN LAPORAN
PEMANTAUAN PROJEK
TERIMA NOTA MINTA /
INDEN & SPESIFIKASI
KERJA
PROSES PEMANTAUAN
SEMAK DOKUMEN INVOIS &
DOKUMEN BERKAITAN
FAILKAN LAPORAN
PEMANTAUAN PROJEK
PENGESAHAN INVOIS &
INDEN
HANTAR LAPORAN SIAP
KERJA, INVOIS, DOKUMEN
BERKAITAN & INDEN KE
UNIT KEWANGAN
PS-04/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
BORANG LAPORAN KEROSAKAN
MAKLUMAT PELAPOR
JABATAN / BHGN / UNIT :_________________________ NAMA PELAPOR :_________________________ LOKASI / BLOK / BILIK :_________________________ NO. TEL :_________________________ TARIKH LAPOR :_________________________ MASA :_________________________
KATEGORI & BUTIRAN KEROSAKAN (diisi oleh pelapor)
KATEGORI KEROSAKAN : AWAM / ELEKTRIK / MEKANIKAL / LAIN-LAIN
BUTIRAN KEROSAKAN : _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
(TANDATANGAN PELAPOR ) TARIKH :
PENERIMAAN ADUAN ( diisi oleh wakil UPS)
TARIKH TERIMA : NAMA & T/TGN PENERIMA :
TINDAKAN PENOLONG JURUTERA : _________________________________________________________
Bil KategoriKerosakan Tandakan (√ )
a Kerosakan yang boleh dibaiki terus
b Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti
c Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal
d Kerosakan yang tidak ekonomi untuk dibaiki
CATATAN :
(COP & TANDATANGAN )
TARIKH :
PENGESAHAN WAKIL/PENGADU : PENGESAHAN KETUA UNIT/JURUTERA UPS :
____________________ COP & TANDATANGAN TARIKH :
____________________ COP & TANDATANGAN TARIKH :
PS-04/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
SENARAI INDUK INFRASTRUKTUR UNTUK PENYELENGGARAAN BERKALA
BIL PERALATAN PENYELENGGARAAN DI
PSAS / LUAR PSAS
PS-04/FOR/3 Keluaran 05 Pindaan 0
JADUAL PERANCANGAN PENYENGGARAAN BERKALA
Jenis Infrastruktur:
BIL ITEM PENYENGGARAAN KEKERAPAN
PS-04/FOR/4 Keluaran 05 Pindaan 0
JADUAL PELAKSANAAN PENYENGGARAAN INFRASTRUKTUR BERKALA
Jenis Infrastruktur:
Tahun :
BIL ITEM PENYENGGARAAN
BULAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PS-04/FOR/5 Keluaran 05 Pindaan 0
BORANG LAPORAN KEMAJUAN PEMANTAUAN PROJEK
MINGGU / TARIKH
PROJEK
KONTRAKTOR
………………………………….. ……………………………….. Tandatangan & Cop Tandatangan & Pengesahan Pelapor Ketua Unit/Jurutera