Instrukcja Integra 7 (moduły podstawowe) - ver. 4.03 [2012-01-31] / Copyright by Integra Software 1 Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły podstawowe 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI .......................................................................................... 1 2 INTEGRA 7, INFORMACJE OGÓLNE................................................... 4 2.1 PRZEZNACZENIE PROGRAMU .............................................................. 4 2.2 BUDOWA PROGRAMU ......................................................................... 4 3 INSTALACJA........................................................................................ 10 3.1 INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) ................................... 11 3.2 INSTALACJA ZAAWANSOWANA ........................................................... 12 3.3 PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU ........................................... 14 3.4 AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU................................... 16 4 URUCHOMIENIE PROGRAMU............................................................ 17 4.1 ODBLOKOWANIE PROGRAMU............................................................. 17 4.2 LOGOWANIE DO PROGRAMU.............................................................. 19 5 PORUSZANIE SIĘ W SYSTEMIE INTEGRA 7 .................................... 20 5.1 OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU .................................................. 20 5.2 OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU .................................................. 23 5.3 FILTROWANIE – WYSZUKIWANIE DANYCH ........................................... 26 6 KONFIGURACJA PROGRAMU ........................................................... 27 6.1 KREATOR PIERWSZEGO URUCHOMIENIA ............................................ 27 6.2 PARAMETRY PROGRAMU – EDYCJA DANYCH FIRMY............................. 29 6.3 KONFIGURACJA SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH ................................... 30 6.4 ARCHIWIZACJA DANYCH.................................................................... 31 6.5 KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ................................................ 33 6.6 ZMIANA BAZY DANYCH ...................................................................... 33 6.7 KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH .................................. 34 6.8 DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW I MODYFIKACJA UPRAWNIEŃ.................. 34 6.9 KONFIGURACJA MAGAZYNÓW............................................................ 35 6.10 KONFIGURACJA REJESTRÓW SPRZEDAŻY .......................................... 37 6.11 KONFIGURACJA MODUŁU KASA ......................................................... 37 6.12 KONFIGURACJA PUNKTÓW SPRZEDAŻY .............................................. 39 6.13 KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH ................................... 44
217
Embed
Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły ... · odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
1 SPIS TREŚCI .......................................................................................... 1
2 INTEGRA 7, INFORMACJE OGÓLNE................................................... 4
2.1 PRZEZNACZENIE PROGRAMU .............................................................. 4 2.2 BUDOWA PROGRAMU ......................................................................... 4
3.1 INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) ................................... 11 3.2 INSTALACJA ZAAWANSOWANA ........................................................... 12 3.3 PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU ........................................... 14 3.4 AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU ................................... 16
4 URUCHOMIENIE PROGRAMU ............................................................ 17
4.1 ODBLOKOWANIE PROGRAMU ............................................................. 17 4.2 LOGOWANIE DO PROGRAMU.............................................................. 19
5 PORUSZANIE SIĘ W SYSTEMIE INTEGRA 7 .................................... 20
5.1 OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU .................................................. 20 5.2 OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU .................................................. 23 5.3 FILTROWANIE – WYSZUKIWANIE DANYCH ........................................... 26
6 KONFIGURACJA PROGRAMU ........................................................... 27
6.1 KREATOR PIERWSZEGO URUCHOMIENIA ............................................ 27 6.2 PARAMETRY PROGRAMU – EDYCJA DANYCH FIRMY............................. 29 6.3 KONFIGURACJA SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH ................................... 30 6.4 ARCHIWIZACJA DANYCH .................................................................... 31 6.5 KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ ................................................ 33 6.6 ZMIANA BAZY DANYCH ...................................................................... 33 6.7 KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH .................................. 34 6.8 DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW I MODYFIKACJA UPRAWNIEŃ .................. 34 6.9 KONFIGURACJA MAGAZYNÓW............................................................ 35 6.10 KONFIGURACJA REJESTRÓW SPRZEDAŻY .......................................... 37 6.11 KONFIGURACJA MODUŁU KASA ......................................................... 37 6.12 KONFIGURACJA PUNKTÓW SPRZEDAŻY .............................................. 39 6.13 KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH ................................... 44
2
7 KARTOTEKI SYSTEMU INTEGRA 7 .................................................. 47
7.1 KONTRAHENCI ................................................................................. 47 7.2 POJAZDY ......................................................................................... 49 7.3 SPRZĘTY ......................................................................................... 50 7.4 TOWARY ......................................................................................... 50 7.5 USŁUGI ........................................................................................... 51 7.6 KONFIGURACJA KARTOTEK PROGRAMU ............................................. 52 7.7 GRUPOWA ZMIANA PARAMETRÓW KARTOTEK. ................................... 77 7.8 EKSPORT KARTOTEK I LIST DO PLIKU *.XLS ........................................ 80 7.9 SCALANIE KARTOTEK ....................................................................... 82 7.10 KONFIGURACJA GRUP CENOWYCH .................................................... 84 7.11 KONFIGURACJA GRUP RABATOWYCH ................................................ 85
8 PRACA Z PROGRAMEM ..................................................................... 86
na których formą płatności jest „przelew”. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer
konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.
7. Stopka – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może zawierać
klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.
8. Stopka (dane rejestrowe firmy) – miejsce na dane rejestrowe firmy.
9. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na stronie.
76
Rys. 7-30 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Domyślne
1. Typ i ustawienia statusów –Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne.
Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące,
Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu.
2. Data i godzina odbioru – ustawia datę i godzinę odbioru sprzętu; w konfiguracji należy podać
opóźnienie w godzinach.
3. Dane odbiorcy – ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych
na zleceniach.
4. Uwagi dodatkowe dla zlecenia – domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy.
Może zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia.
5. Uwagi dodatkowe dla odbierającego – domyślny tekst, który jest drukowany na
potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy.
6. Uwagi serwisanta – domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej
przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania.
7. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia – domyślny tekst, który jest drukowany na
potwierdzeniu pozostawienia sprzętu w serwisie do naprawy.
77
7.7 Grupowa zmiana parametrów kartotek.
Grupowa zmiana parametrów towarów i usług umożliwia posegregowanie i uporządkowanie kartoteki
towarów/usług. Grupowa zmiana parametrów w połączeniu z modułem CRM/Zadania pozwala na
uaktualnienie przypomnień do wykonanych już usług lub sprzedanych towarów (może to być istotne w
przypadku np. dokupienia modułu CRM, kiedy chcemy, aby wykonane do tej pory naprawy, czy
okresowe przeglądy zostały umieszczone na liście przypomnień dla klientów).
Uwaga! Przed użyciem tej funkcji zalecane jest utworzenie archiwum bazy danych (rozdz. 6.4).
7.7.1 Grupowa zmiana parametrów kartoteki towarów.
Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do Kartoteki-> Grupowa zmiana
parametrów towarów.
Rys. 7-31 Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Podstawowe
1. Wybór towarów - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu towarów, który chcemy poddać
grupowej zmianie parametrów. (na rys. 7-31wybrano cały asortyment z grupy Filtry, którego
dostawcą jest Hurtownia Motoryzacyjna). Przycisk Wyświetl wybrane towary pozwala sprawdzić,
które kartoteki zostaną zmienione zgodnie z zaznaczonymi parametrami.
2. Zmień parametry podstawowe - sekcja parametrów możliwych do zmiany (na rys. 7-31 wybrano
zmianę dostawcy na firmę Auto Partner) .
UWAGA! Wybór przycisku Zapisz uruchamia proces zmiany parametrów
78
Rys. 7-32 Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Cenowe
Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek, które możemy zmieniać (np.
w celu uruchomienia promocji na dany asortyment, bądź aktualizację cen dla danej grupy
kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu towarów
odfiltrowanych na zakładce Podstawowe (rys.7-31).
7.7.2 Grupowa zmiana parametrów kartoteki usług.
Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do menu Kartoteki-> Grupowa zmiana
parametrów usług.
Zakładka Podstawowe (rys. 7-33).
1. Usługi - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu usług, który chcemy poddać grupowej
zmianie parametrów.
2. Zmień parametry podstawowe - sekcja podstawowych parametrów możliwych do zmiany (np.
zmiana jednostki lub przypisania usługi do określonego rodzaju punktu sprzedaży).
3. Zmień parametry CRM – sekcja parametrów umożliwiających grupową zmianę parametrów na
kartach usług odpowiadających za generowanie przypomnień w module CRM.
79
Rys. 7-33 Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Podstawowe
Rys. 7-34 Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Cenowe
Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek usług, które możemy zmieniać (np. w
celu uruchomienia promocji na dany rodzaj usług, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów
powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu usług odfiltrowanych na
zakładce Podstawowe rys. 7-33.
80
7.8 Eksport kartotek i list do pliku *.xls
Program Integra 7 umożliwia eksportowanie kartotek (np. kontrahentów, towarów) oraz list programu
(np. zleceń, dok. sprzedaży) do formatu xls obsługiwanego przez program Microsoft Excel. Przed
przeprowadzeniem eksportu musimy najpierw ustalić jaki zakres danych chcemy wyeksportować. W
tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy np. na liście kartotek, wybieramy Konfiguracja kolumn
(rys. 7-35) i określamy zakres wyświetlanych kolumn. Po ustaleniu które kolumny mają się wyświetlać,
a zarazem eksportować, ponownie klikamy prawym przyciskiem myszy na liście towarów i wciskamy
przycisk Eksportuj (rys 7-35).
Rys. 7-35 Eksport kartoteki pojazdów do programu MS Excel
81
Analogicznie, można wyeksportować inne listy z programu (np. listę zleceń widoczną na rysunku
7-36). W przypadku zleceń mamy w tej sposób możliwość przygotowania szeregu zestawień, w
zależności od tego wg jakich parametrów jest prezentowana lista zleceń np. status zlecenia, serwisant
itp. - takie pozycje zostaną umieszczone w eksportowanym pliku.
Rys. 7-36 Eksport listy zleceń do programu Microsoft Excel
UWAGA!
Eksportowanie list jest uzależnione
od posiadania odpowiedniego
uprawnienia w module Menadżer !
Rys. 7-37 Uprawnienie do eksportu list
82
7.9 Scalanie kartotek
Funkcja scalania kartotek umożliwia łączenie dwóch i więcej kartotek w jedną w celu uporządkowania
danych znajdujących się w programie. Przy pomocy tej funkcji możliwe jest np. połączenie w jedną
dwóch kartotek założonych na tego samego kontrahenta.
Rys. 7-38 przedstawia dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta. Do każdej kartoteki
dołączony jest dokument sprzedaży.
Rys. 7-38 Dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta
W celu scalenia tych kartotek w jedną należy zaznaczyć myszą kartotekę, która po scaleniu ma zostać
usunięta, a następnie prawym przyciskiem z menu podręcznego wybrać funkcję Porządkowanie
(scalanie) powielonych kartotek (Rys. 7-39).
Rys. 7-39 Menu podręczne
83
W oknie scalania kartotek (Rys. 7-40) w sekcji(1) wprowadzona została kartoteka, która będzie po
scaleniu usunięta. W sekcji (2) za pomocą przycisku Wybierz należy wskazać kartotekę, która po
scaleniu pozostanie w bazie. Do tej kartoteki zostaną podłączone wszystkie dokumenty powiązane z
usuniętą kartoteką.
W celu scalenia wybranych kartotek, należy zatwierdzić przyciskiem Scal.
Rys. 7-40 Okno scalania powielonych kartotek
Kartoteka, która po scaleniu pozostała w bazie posiada powiązania ze wszystkimi dokumentami , które
były przedtem powiązane z kartoteką usuniętą (Rys. 7-41).
Rys. 7-41 Scalona kartoteka z powiązanymi dokumentami sprzedaży
UWAGA!
Opisaną funkcję scalania można wykorzystywać do wszystkich kartotek w programie
(kontrahenci, towary, usługi, pojazdy, sprzęty).
84
7.10 Konfiguracja grup cenowych
Grupy cenowe służą do przygotowania wielu schematów wyliczania cen sprzedaży dla towarów i
usług. Każdy klient powinien być przypisany do jednej z grup cenowych. Dzięki takiemu zabiegowi
program automatycznie przypisze odpowiedni poziom cen dla klienta na zleceniu i dokumencie
sprzedaży.
Konfigurację grup cenowych przeprowadza się w module
Menadżer w menu Administracja -> Grupy cenowe.
Rys. 7-42 Menu Grupy cenowe
Konfiguracja nowej grupy cenowej została przedstawiona na Rys. 7-43.
Zgodnie z przykładową konfiguracją w grupie Stały klient ceny towarów i usług zostaną wyliczone z
upustem 10%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał
upust 5% oraz towary z grupy Filtry z upustem 15%, których producentem jest firma Bosch.
Rys. 7-43 Konfiguracja grupy cenowej
Tak przygotowaną grupę cenową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta.
85
7.11 Konfiguracja grup rabatowych
Grupy rabatowe służą podobnie jak grupy cenowe do przygotowania wielu schematów wyliczania cen
sprzedaży dla towarów i usług. W ten sposób można przygotować schemat warunków handlowych,
który następnie będzie przypisany do odpowiedniego kontrahenta.
Konfigurację grup rabatowych przeprowadza się w module Menadżer
w menu Administracja -> Rabaty.
Rys. 7-44 Menu Rabaty
Konfiguracja nowej grupy rabatowej została przedstawiona na Rys. 7-45.
Zgodnie z przykładową konfiguracją indywidualnego rabatu dla klienta Jan Kowalski wszystkie ceny
usług zostaną objęte 20% rabatem, natomiast ogólny rabat dla towarów został ustalony na poziomie
15%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał rabat 5%
oraz towary , których producentem jest firma Bosch. W tym przypadku Filtry zostaną objęte rabatem
10%, natomiast paski napędowe rabatem 20%.
Rys. 7-45 Konfiguracja grupy cenowej
Tak przygotowaną grupę rabatową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta.
UWAGA!
Przypisanie kontrahenta jednocześnie do grupy cenowej i grupy rabatowej powoduje
sumowanie rabatów z obydwu grup.
86
8 Praca z programem
Informacje zawarte w poprzednich rozdziałach będą bardzo pomocne w dalszej pracy, która nie opiera
się wyłącznie na tworzeniu nowych towarów, usług czy też wprowadzaniu kontrahentów i ich
pojazdów. Głównym elementem programu jest możliwość tworzenia zleceń naprawy, dokumentów
sprzedaży, dokumentów magazynowych oraz dokumentów kasowych.
OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW
8.1 Terminarz – planowanie pracy serwisu
Bardzo ważnym elementem pracy każdego serwisu jest odpowiednie zaplanowanie pracy
w celu pełnego wykorzystania możliwości firmy w zakresie wykonywania napraw.
W systemie Integra 7 dostępny jest Terminarz napraw, służący do planowania pracy na
poszczególnych stanowiskach naprawczych w serwisie. Dzięki temu możliwe jest poprawienie
organizacji firmy, zwiększenie wydajności serwisu z jednoczesnym obniżeniem kosztów, a co za tym
idzie – zwiększeniem obrotów.
Terminarz jest dostępny w module Serwis i można go uruchomić na dwa sposoby:
wybierając pozycję Terminarz w obszarze wyboru modułów,
wybierając ikonę Terminarza z paska ikon.
Terminarz umożliwia wyświetlenie widoku jednego dnia (zakładka Dzień), jak również całego tygodnia
roboczego. Dzięki takiemu rozwiązaniu, umawiając klienta na naprawę mamy pełny podgląd aktualnej
sytuacji w serwisie. Ustalając datę i godzinę naprawy możemy zaplanować godziny pracy
indywidualnie dla każdego stanowiska naprawczego oraz przydzielić naprawy poszczególnym
serwisantom. Ponadto system po wprowadzeniu pojazdu do terminarza może wysyłać wiadomość
SMS z ustalonym terminem i zakresem naprawy, a także przypominać klientowi o umówionym
terminie na godzinę przed naprawą.
Rys. 8-1 przedstawia widok zakładek Dzień i Tydzień Terminarza.
87
Rys. 8-1 Planowanie pracy w Terminarzu
Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy można przeprowadzić
poprzez menu Administracja – Ustawienia (w module Terminarz).
Rys. 8-2 Konfiguracja stanowisk Terminarza
88
1. Dodaj/Edytuj/Usuń - Przyciski odpowiadające za edycję stanowisk z terminarza.
2. Soboty pracujące – pole włączające na terminarzu możliwość rezerwowania terminów w soboty.
3. Dodawaj przypomnienia w module CRM – zaznaczając to pole przypomnienia do zapisywanego
terminu w terminarzu będą się dodawały automatycznie.
4. Kontroluj czas napraw – zaznaczając pole program będzie kontrolował zarezerwowany termin z
czasem wynikającym z dodanych na terminie usług.
8.1.1 Utworzenie nowego wpisu w terminarzu
- Z poziomu modułu Terminarz dodajemy nowy termin.
- Zaznaczamy zakres czasu dla odpowiedniego stanowiska. Po czym klikamy prawym przyciskiem
myszy i wybieramy Rezerwuj termin (Rys. 8-3).
Rys. 8-3 Rezerwacja terminu na stanowisku naprawczym
- Wypełniamy kartę Zapis w terminarzu (Rys. 8-4).
Rys. 8-4 Zapis w terminarzu
89
1. Przypisanie serwisanta poprzez wciśnięcie przycisku.
2. Dodanie przypomnienia w module CRM.
Okno pośrednie dodawania daty przypomnienia w CRM (rys 8-5) pozwala określić czas
przypomnienia, zmienić tytuł czy też zmodyfikować opis widoczny w systemie CRM. Aby je wyłączyć
możliwość określenia daty przypomnienia trzeba zaznaczyć opcje Nie pokazuj okna z ustawieniem
godziny przypomnienia i zapisać termin.
Rys. 8-5 Okno pośrednie z możliwością określenia daty przypomnienia
Uwaga! Jeśli z poziomu Terminarza wejdziemy w menu Administracja -> Ustawienia
i włączymy Dodawaj przypomnienia w module CRM to przycisk (2) będzie wyszarzony,
a przypomnienia do zapisu w terminarzu będą dodawane automatycznie.
3. Ustalenie zakresu zlecenia:
Wybór usterki ze słownika (przycisk Usterki),
Wybór usługi ze słownika (przycisk Usługi),
Dodanie nowej usterki (przycisk D).
4. Uzupełnienie danych pojazdu i zleceniodawcy (wpisanie nowego, lub wybór z listy).
W przypadku dodania nowego, dane zostaną zapisane do odpowiednich karotek.
5. Dodanie dodatkowych uwag dotyczących wpisu w terminarzu.
6. Zaznaczenie pól Wyślij SMS spowoduje, że klient otrzyma wiadomość SMS dot. terminu i
zakresu naprawy (ew. z podaniem wstępnego kosztu) oraz przypomnienie o naprawie na godzinę
przed umówionym terminem.
90
8.1.1.1 Funkcje terminarza
- Przypisanie kosztorysu do terminu bezpośrednio z poziomu terminarza.
Za pomocą przycisku Kosztorys (u dołu okna terminarza – Rys. 8-6) można przypisać utworzony
wcześniej kosztorys do terminu, dzięki czemu dane pojazdu, kontrahenta, usterki i usługi zostaną
przeniesione do terminarza. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas potrzebny na umówienie klienta
na naprawę (jeśli wcześniej przygotowano dla niego kosztorys naprawy).
Rys. 8-6 Wystawienie kosztorysu z terminarza
- Tworzenie zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza
Za pomocą przycisku Dodaj zlec. (u dołu okna terminarza – Rys. 8-7) można otworzyć zlecenie,
automatycznie przenosząc do niego wszystkie dane wprowadzone podczas umawiania klienta na
naprawę. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę i skraca czas obsługi klienta.
Z poziomu terminarza można także podejrzeć wystawione zlecenie (przycisk Info Zlec.) albo edytować
(przycisk Edytuj Zlec.)
Rys. 8-7 Wystawienie zlecenia z terminarza
91
- Rezerwacja towarów z poziomu terminarza
Do wpisu w terminarzu można wykonać rezerwację towarów, aby nie zostały zużyte do innych napraw.
W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Rezerwuj towary (Rys.
8-8). Zostanie wyświetlony nowy dokument RT, w którym wpisujemy towary do rezerwacji.
Rys. 8-8 Rezerwacja towarów z terminarza
- Przenoszenie wpisów na inny termin
W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Wytnij. Następnie
zaznaczamy obszar w innym terminie i wybieramy Wklej .
Rys. 8-9 Przenoszenie wpisów na inny termin
92
8.2 Wystawianie zleceń
Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe
informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego pojazdu, zakresu czynności do wykonania, oraz
dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie
wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji.
Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na 4 sposoby:
za pomocą ikony Nowe zlecenie
wybierając Dodaj z paska edycji
wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy).
przy użyciu czytnika kodów 2D
Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 8-10).
Z poziomu listy możemy skonfigurować zakres wyświetlanych kolumn, a sama lista pozwala na
kontrolowanie bieżącej sytuacji i nadzorowanie pracy serwisu. Domyślnie wyświetlane są otwarte
zlecenia, natomiast w każdej chwili można wyświetlić listę wszystkich zleceń (także zamkniętych),
odznaczając opcję Otwarte.
Rys. 8-10 Lista zleceń z widoczną kolumną Nr nadwozia VIN
Jedną z funkcji programu dostępnych z poziomu tego okna jest wyszukiwanie w polu szukania
złożonego po numerze VIN (Rys. 8-10). To czy program będzie wyszukiwał po numerze VIN czy nie,
ustalamy klikając na zaznaczoną w prawym górnym rogu ikonę (Rys. 8-10).
93
8.2.1 Szybkie zlecenie
Program Integra 7 umożliwia otwarcie szybkiego zlecenia, które zawiera tylko podstawowe dane
niezbędne do rozpoczęcia naprawy, natomiast pozostałe informacje uzupełniane są w dogodnym dla
klienta momencie. Dzięki temu można szybko i sprawnie obsłużyć klientów, którzy się spieszą. Przy
tworzeniu tego rodzaju zleceń można korzystać z bazy kontrahentów i pojazdów oraz z gotowych
słowników usterek i usług. Na zleceniu widoczny jest wstępny koszt usługi. Czas wystawienia
szybkiego zlecenia to około 30 sekund.
Szybkie zlecenia wykorzystywane są np. przy usługach: wymiany oleju, regulacji świateł, wymiany
wycieraczek itp.
Rys. 8-11 Karta szybkiego zlecenia
94
8.2.2 Zlecenie pełne
8.2.2.1 Zakładka Zlecenie
Jeżeli klient naprawiał już pojazd w danym serwisie można wprowadzić nr rejestracyjny lub jego część
i pozostałe dane na temat pojazdu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Niezależnie od
tego czy już naprawiał pojazd czy nie, zawsze można sczytać dane klienta wraz z pojazdem z nowego
dowodu rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D (rys. 8-12), co nie tylko oszczędza czas, ale eliminuje
błędy np. w danych teleadresowych, czy numerze VIN.
Opis funkcji sczytywania danych z dowodu rej.
W trakcie sczytywania czytnikiem priorytetowym polem identyfikacyjnym jest numer rejestracyjny
pojazdu, w przypadku braku pojazdu o takim numerze rej. sprawdzane jest czy w bazie występuje
kontrahent o numerze pesel lub regon odpowiadający sczytanemu z dowodu rej. Jeśli kontrahent
nie zostanie zidentyfikowany po tych numerach, sprawdzana jest następnie nazwa kontrahenta.
Jeśli program zidentyfikuje go w bazie kontrahentów, których nazwa odpowiada temu z dowodu
rej., wyświetli ich w postaci listy, z której można wybrać odpowiedniego kontrahenta. Jeśli żaden z
nich nie jest właścicielem pojazdu wprowadzonym w dowodzie rej., zamknięcie listy spowoduje
pobranie danych kontrahenta z dowodu rejestracyjnego.
Uwaga!
Sczytywania za pomocą czytnika dokonujemy z dowolnego miejsca w module serwis pojazdów.
W programie wprowadzono możliwość przepisania danych pojazdu i kontrahenta sczytanych
z dowodu rejestracyjnego do bazy programu Integra. Do tego celu służy przycisk P (rys. 8-13).
Przycisk ten dostępne jest tylko po operacji sczytania danych z dowodu.
Rys. 8-12 Sczytywanie danych za pomocą czytnika 2D
95
Rys. 8-13 Karta zlecenia po sczytaniu pojazdu za pomocą czytnika
W przypadku ręcznego wprowadzania danych możemy wykorzystać specjalny formularz dowodu
rejestracyjnego (przycisk Dow. Rej.) lub też wypełniać dane z poziomu karty zlecenia (rys. 8-14). W
ramce można ustalić czy program ma drukować załączniki tekstowe dołączane do zlecenia. Ich
ustawienie zostało opisane w r.6.12.
Rys. 8-14 Karta zlecenia pełnego
96
Po wprowadzeniu danych kontrahenta i pojazdu, kolejny krok to określenie Zakresu zlecenia (Rys. 8-
14), który można uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek i usług oraz
katalogu czasów napraw (moduł dodatkowy). Czasy napraw to baza czynności serwisowych
wyrażonych w rbh przygotowana przez firmę AuDaCon AG na podstawie danych producentów
samochodów. Istnieje również możliwość dodania do zakresu zlecenia części zamiennych łącznie z
cenami. W tym celu należy przy wciśniętym na klawiaturze klawiszu CTRL wybrać przycisk Towary
(zastąpi przycisk Usługi w zakresie zlecenia). Wstępny zakres naprawy jest automatycznie
przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi. Dzięki temu, że widoczny jest koszt
poszczególnych usług, można przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy.
Okna czasów napraw, usług oraz usterek do wyboru przedstawiono na rysunku poniżej.
Rys. 8-15 Baza czasów napraw, Słowniki usług i usterek
Przy otwieraniu zlecenia dot. pojazdów istnieje możliwość szybkiego opisu
uszkodzeń zewnętrznych pojazdu w Module uszkodzeń, dzięki czemu w
zleceniu znajdują się informacje o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach. W
tym celu należy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty
zlecenia (Rys. 8-16). Moduł uszkodzeń pojazdu opisano w rozdziale 10.
Rys. 8-16 Uruchomienie modułu uszkodzeń z karty zlecenia
97
Jeśli wcześniej określiliśmy pola definiowane (patrz p.6.12), istnieje możliwość wprowadzenia
informacji w te pola. Może to być informacja o numerze: polisy, szkody, zlecenia wewnętrznego,
umowy, autoryzacji, a także o pojeździe zastępczym czy lokalizacji (rys. 8-17).
Rys. 8-17 Pola definiowane
Na rysunku 8-14 warto zwrócić uwagę na pole Wstrzymaj. Zaznaczając je możemy zmienić status
zlecenia na Wstrzymane w związku z zawieszeniem realizacji zlecenia np. z powodu oczekiwania na
dostawę części.
Aplikacja umożliwia również wstawienie nowych statusów oraz edycje już istniejących, co sprawia że
w sposób bardziej naturalny możemy uporządkować listę zleceń oraz mamy dokładniejszą kontrolę
stopnia realizacji naprawy. Konfiguracja statusów została omówiona w r. 6.12.
Warto zwrócić uwagę na funkcję Przywróć zlecenie (rys. 8-18). Można z niej skorzystać, gdy zlecenie
posiada status Zamknięte i nie wystawiono do niego dokumentu sprzedaży. Opcja ta umożliwia powrót
zlecenia do statusu Rozpoczęte.
Rys. 8-18 Menu podręczne, opcja Przywróć zlecenie
98
8.2.2.2 Zakładka Towary / Usługi
Dodawanie towarów do zlecenia
Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz
wykonanych usług. Towary / Usługi wprowadzane są z domyślną ceną (rys. 8-19) dla wybranego
kontrahenta, jednakże podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena jak i narzut mogą
zostać zmienione (rys. 8-20). Automatycznie są również uwzględniane stałe rabaty przyznane
klientowi oraz przynależność do konkretnej grupy cenowej (np. cena promocyjna, sezonowa itp.),
określona w karcie kontrahenta.
Rys. 8-19 Zlecenie – zakładka Towary/Usługi
Rys. 8-20 Narzut na towarze w trakcie dodawania towaru
99
Szybkie dodawanie towaru
Podczas dodawania towaru do zlecenia można skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru
(przycisk „Dodaj tow. >>” dostępny z wciśniętym na klawiaturze przyciskiem Ctrl). Wyświetlone okno
pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie „z ręki”). W
przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co
znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaży. Funkcja ta jest szczególnie
przydatna dla użytkowników programu, którzy nie prowadzą ścisłej kontroli magazynu.
Uwaga!
W przypadku skonfigurowanej współpracy punktu sprzedaży z magazynem program nie
pozwoli wystawić dok. magazynowego zanim towar nie zostanie przyjęty do magazynu.
Rys. 8-21 Szybkie dodawanie towaru do zlecenia
Po wciśnięciu przycisku Dodaj towar na zakładce zlecenia w obszarze towarów (Rys. 8-19),
wyświetlona zostanie lista towarów (w zależności od ustawień magazynu, patrz r. 6.9) widoczna na
rysunku 8-22. Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą lewego przycisku myszy i klawisza
Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwy jest również wybór
wielokrotny kilku towarów naraz ( z użyciem przycisku Wybór wielokrotny). W tym przypadku wybrane
z listy towarów pozycje są dodawane do zlecenia (domyślnie po jednej sztuce), bez wyświetlania okna
pośredniego przy każdym towarze. W przypadku, gdy istnieje potrzeba sprawdzenia dostępności
towaru u dostawców należy skorzystać z funkcji Sprawdź stan online (Rys. 8-22) dostępnej z menu
podręcznego wywołanego prawym klawiszem myszy. Wywołane okno prezentuje stany online (w
czasie rzeczywistym) w centrali oraz obsługującej nas fili, u dostawców do których dostęp został
wcześniej skonfigurowany w parametrach programu. Należy zwrócić uwagę na pierwszego dostawcę
na liście. Tylko przy tym dostawcy prezentowane są nie tylko stany, ale również ceny zakupu
wynikające z warunków handlowych.
100
Rys. 8-22 Lista towarów
Po wybraniu towaru, który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się „okno pośrednie”,
w którym określamy ilość towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 8-23). Z poziomu tego okna dostępne
są cztery opcje: wybranie innego towaru (przycisk Wybierz…), utworzenie nowej pozycji w
magazynie(przycisk Dodaj), podgląd informacji o towarze (przycisk Info) oraz edycja karty wybranego
towaru (przycisk Edytuj).
Przycisk Pokaż/Ukryj historię dostaw pozwala sprawdzić w jakiej cenie był zakupiony towar podczas
konkretnej dostawy. Klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na liście historii dostaw, istnieje
możliwość wyboru dostawy, z której chcemy sprzedać towar (np. ze względu na datę produkcji). W
celu sprawdzenia dotychczasowych cen sprzedaży, należy wybrać przycisk Pokaż historię sprzedaży.
Podobnie jak w przypadku usług, podczas dodawania towaru do zlecenia, można dołączyć do niego
odpowiedniego pracownika, którego chcemy premiować na podstawie sprzedaży części. W tym celu
wybieramy przycisk Dołącz w obszarze Pracownicy.
Z wyświetlonej listy pracowników wybieramy nazwisko pracownika lub pracowników i określamy udział
procentowy. W ten sposób informacja o udziale w sprzedaży części trafi do raportu serwisanta.
101
Rys. 8-23 Okno Towar
Opis funkcji w oknie Towar:
1. Drukuj opis w nowym wierszu – Informacja widoczna w oknie opis zostanie wydrukowana na
dokumencie sprzedaży od nowej linii.
2. W komplecie – dodany towar zostanie automatycznie przypisany do kompletu (patrz dalej opis
Komplety – grupowanie towarów i usług do jednej pozycji).
3. Nr seryjny – w przypadku, gdy towar ma na swojej karcie zaznaczone pole Numery seryjne,
można dodając towar wprowadzić jego numer seryjny (który będzie drukowany na dokumencie
sprzedaży).
Dodawanie usług do zlecenia
Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu przycisku Dodaj usługę
w obszarze usług (Rys. 8-19), wyświetlona zostaje lista usług do wyboru (Rys. 8-24). Wybrane pozycje
dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą lewego przycisku myszy i przycisku Wybierz,
lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwe jest także szybkie dodawanie
usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane założenie karty usługi w kartotece.
102
Rys. 8-24 Lista usług
Rys. 8-25 Okno Usługa
103
Zwiększanie ilości operacji na usłudze W przypadku, gdy chcemy zwiększyć ilość operacji na usłudze, program oferuje taką funkcjonalność w bardzo prosty sposób. Przykład (Rys. 8-25): Wymiana amortyzatorów przedniej osi (czas pracy 0,7rbh za 1 stronę). Wystarczy wprowadzić w polu (1) ilość rbh przypadających na wymianę 1 amortyzatora (0,7rbh), w polu (2) liczbę operacji do wykonania – 2, a następnie, wcisnąć przycisk „=” . Odpowiednio zaktualizuje się: pole (1) - 1,4 rbh pole (2) – zostanie puste pole (3) – zostanie uzupełnione opisem dotyczącym ilości operacji pole (4) – skorygowane zostają roboczogodziny przypisanych serwisantów.
Również w przypadku usług, można przypisać określony udział procentowy poszczególnym
pracownikom, poprzez wciśnięcie klawisz Dołącz w obszarze Serwisanci (Rys. 8-25, 8-26). Do jednej
usługi można dodać kilku pracowników z różnym udziałem w danej naprawie. Takie informacje
stanowią podstawę do prowizyjnego wynagradzania mechaników.
Rys. 8-26 Dołączanie serwisanta do usługi
Dodatkowo istnieje możliwość importu usług z systemu ESI[tronic] oraz korzystanie z bazy czasów
napraw zaimportowanej do programu z aplikacji AuDaCon (przycisk Czasy napraw rys. 8-27). Atutem
tego rozwiązania jest dużo szybsze załadowanie listy czasów napraw lepsze tłumaczenie pojęć oraz
uwzględnienie tzw. prac zespolonych. Dużym ułatwieniem jest fakt, że usługi wpisane wcześniej w
zakresie zlecenia przenoszone są automatycznie na listę usług w zleceniu. Kolejnym atutem jest
informacja na kosztorysie/fakturze, że koszt naprawy został wyliczony w oparciu o dane przygotowane
przez firmę AuDaCon A.G (rys. 8-28). Dokładny opis współpracy z systemami serwisowymi i
katalogami części opisano w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział 2.
104
Rys. 8-27 Czasy napraw – Praca zespolona
Rys. 8-28 Informacja o sposobie wyliczania kosztu naprawy
105
Komplety – grupowanie towarów i usług do jednej pozycji
Dzięki funkcji Kompletacji w trakcie tworzenia dokumentu można decydować o pozycjach, które
zostaną wydrukowane na rozliczeniu zlecenia lub fakturze czy paragonie. Funkcja ta umożliwi
zastąpienie wielu pozycji wchodzących w zakres danej naprawy czy usługi jedną pozycją, np. Przegląd
pojazdu po 30.000 km, Montaż instalacji gazowej itp. Istnieje możliwość utworzenia 2 kompletów na
jednym dokumencie sprzedaży.
Po zaznaczeniu towarów i usług, które mają stanowić komplet należy z menu podręcznego wybrać
opcję Dołącz zaznaczone do kompletu. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K1,
który będzie informował o przypisaniu pozycji do pierwszego kompletu. Następnie w polu Nazwa
kompletu należy wprowadzić nazwę, która na wydruku dokumentu sprzedaży będzie reprezentowała
komplet K1. Nazwę można wprowadzić ręcznie lub skorzystać z gotowego słownika klikając na lupę.
Następnie można zaznaczyć kolejne pozycje i z menu podręcznego wybrać opcję Dołącz zaznaczone
do kompletu 2. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K2. Nazwę drugiego
kompletu wprowadzamy w polu oznaczonym etykietą K2 rys 8-29).
Rys. 8-29 Tworzenie kompletów
UWAGA!
Konfiguracja domyślna programu umożliwia utworzenie tylko jednego kompletu. W celu włączenia obsługi dwóch kompletów należy w module Menadżer w menu Administracja -> Parametry programu na zakładce Dodatkowe zaznaczyć opcje Obsługa 2 kompletów na zleceniu/dok. sprzedaży.
106
Zakładka Rozliczenie / Dok. sprzedaży
Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do każdego zlecenia można
wystawić dokument sprzedaży typu: faktura, paragon fiskalny, faktura unijna. Można również rozliczyć
zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku opcjonalnie może nie być naliczany
podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie
samochodu służbowego). Do zlecenia można nie wystawiać dokumentu sprzedaży – taka
funkcjonalność jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo lub w przypadku, gdy będzie
wystawiana faktura zbiorcza do kilku zleceń.
Uwaga! Dokument sprzedaży można wystawić do zlecenia jeśli zostało ono zakończone.
Na Rys. 8-30 przedstawiono przykład wypełnienia zakładki Rozliczenie / Dok. sprzedaży
w zleceniu. Jako typ wybrano fakturę VAT. Ustawiono także dwie formy płatności.
W obszarze Drukowane informacje można wybrać informacje, które zostaną umieszczone na wydruku
dok. sprzedaży. Na wydruku znajdzie się także tekst dodatkowy wpisany w polu Uwagi.
Rys. 8-30 Rozliczenie zlecenia
Informacje dotyczące kontrahenta związane z zakończeniem zlecenia (np. grupa cenowa, rabat, forma
i termin płatności) są automatycznie pobierane z karty kontrahenta, co znacznie skraca czas obsługi
zlecenia. Można je w każdej chwili zmienić, np. gdy klient kolejny raz korzysta z usług serwisu i
upomina się o większy rabat.
107
Możliwa jest także zmiana kontrahenta na wystawianym dokumencie sprzedaży, jeżeli ma on być inny
niż w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca użytkownik (kierowca), a dokument sprzedaży ma
zostać wystawiony na firmę właściciela pojazdu).
Rys. 8-31 Zmiana kontrahenta na dokumencie sprzedaży
Jeśli istnieje taka potrzeba, można podzielić należność za wykonanie zlecenia i określić dwie różne
formy oraz dwa terminy płatności. Integra 7 umożliwia także eksport dokumentu sprzedaży do pliku.
Funkcja ta może być wykorzystywana do rozliczeń gwarancyjnych, obsługi flot, czy do wysyłania na
życzenie klienta faktury pocztą elektroniczną. Na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży można także
określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu,
udzielony klientowi rabat itp.
Program umożliwia usunięcie faktury z ostatnim wystawionym numerem (rys. 8-32). Operacja ta różni
się tym od anulowania, że w systemie nie zostaje żaden ślad po dokumencie. Funkcja ta wymaga
odpowiednich uprawnień nadanych przez administratora systemu.
Uwaga!
Po usunięciu dokumentu należy przeprowadzić korektę w numeracji dokumentów
z poziomu Administracja -> Rejestry sprzedaży -> Rejestr podstawowy, a następnie Numery
kolejne, pozycja Faktura VAT.
108
Rys. 8-32 Usuwanie dokumentu sprzedaży
Program posiada wbudowane mechanizmy pozwalające automatycznie kontrolować sprzedaż
poszczególnym kontrahentom. Każdy kontrahent może mieć ustaloną domyślną formę płatności,
termin płatności, maksymalny kredyt kupiecki (rys. 8-33). Program kontroluje te parametry podczas
tworzenia dokumentu i w przypadku przekroczenia któregokolwiek z parametrów (np. zbyt długi termin
płatności) możliwe jest zablokowanie sprzedaży.
Rys. 8-33 Karta kontrahenta
109
Dokument sprzedaży wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer
zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaży, a dostęp do zlecenia jest możliwy także z
poziomu dokumentu sprzedaży. Dzięki temu możliwy jest szybki podgląd zlecenia, które zostało
rozliczone danym dokumentem (rys. 8-34).
Rys. 8-34 Powiązanie dokumentu sprzedaży ze zleceniem
8.2.2.3 Zakładka Inne
Ostatnia zakładka Zlecenia to zakładka Inne (Rys. 8-35), z poziomu której możliwa jest m.in. obsługa
dokumentów powiązanych ze zleceniem (dok. kasowych, magazynowych oraz innych, np. kosztorysu
na podstawie którego utworzono zlecenie). W zakresie tych dokumentów program umożliwia ich
dołączanie i odłączanie od zlecenia oraz podgląd i edycję. Na ostatniej zakładce zlecenia znajduje się
także pole Uwagi, w którym można wpisać wszelkie dodatkowe informacje dot. zlecenia (m.in.
naprawy które należałoby wykonać ze względu na stan techniczny pojazdu, a na które klient nie
wyraził zgody, np. wymiana podzespołów układy hamulcowego).
110
Z poziomu zakładki Inne możliwe jest także tworzenie raportów:
Historia pojazdu – wyświetla wszystkie wykonane w danym pojeździe naprawy i użyte do nich części;
takie informacje są przydatne np. przy weryfikacji usterki, zgłaszaniu przez klienta reklamacji itp.
Raport kontrahenta – wyświetla informacje dot. sprzedaży towarów i usług danemu kontrahentowi,
przydatne np. przy ustalaniu rabatu czy innych warunków płatności danego klienta.
Rys. 8-35 Zlecenie – zakładka Inne
111
8.3 Kosztorysy napraw
Tworzenie kosztorysów pozwala na przygotowanie klientom wstępnej wyceny naprawy. Ważne jest,
aby informacja dotycząca kosztów została przekazana klientowi szybko i rzetelnie. Pomyłka związana
z niedoszacowaniem kosztów naprawy może narazić serwis na straty, natomiast zawyżenie ceny
może zniechęcić klienta.
Uzgadniając koszty napraw możemy korzystać z różnych źródeł: w przypadku towarów: Integra
Katalog, Integra WebKatalog, Integra Cennik, TecDoc, ESI[tronic]; natomiast w przypadku usług ze
słownika usterek, usług oraz dostępnych w systemach serwisowych informacji dotyczących czasów
napraw (AuDaCon, Autodata, ESI[tronic], VIVID).
Jeżeli klient zdecyduje się na naprawę, na podstawie wcześniejszych ustaleń zawartych
w kosztorysie można szybko i sprawnie utworzyć zlecenie. W tym przypadku koszty i zakres naprawy
na zleceniu będą zgodne z ustaleniami zawartymi w kosztorysie.
Rys. 8-36 Karta Kosztorysu
112
8.3.1 Kosztorysy wzorcowe
System Integra 7 umożliwia obsługę kosztorysów wzorcowych, tj. kosztorysów do wielokrotnego
użytku dla popularnych napraw (np. montaż autoalarmu, montaż instalacji gazowej czy montaż
ogrzewania postojowego). Główną ich zaletą jest to, że można korzystać z nich wielokrotnie oraz to
przypisać (lub nie) do konkretnej marki/modelu/wersji pojazdu. Spróbujmy stworzyć taki kosztorys dla
instalacji Autoalarmu. Po wybraniu nowego kosztorysu na zakładce Nagłówek wprowadzamy tylko
dane w pole Uwagi/Opis – będzie to przydatne do późniejszego odnalezienia kosztorysu. Resztę pól
pozostawiamy niewypełnione. Można również skorzystać z automatycznego przeliczania wartości
kosztorysu dołączonego do zlecenia naprawy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana cen towarów lub
stawek za usługi serwisowe. W tym celu należy zaznaczyć opcję Po dołączeniu aktualizuj ceny
towarów i usług.
Rys. 8-37 Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Nagłówek
Notatka:
Przygotowując kosztorys pod konkretną markę/model/wersję pojazdu trzeba te pola wybrać.
Teraz przechodzimy na pola Towary/Usługi i dopieramy potrzebne komponenty. Po zakończeniu
wciskamy przycisk Zapisz.
113
Rys. 8-38 Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Towary/Usługi
Tak przygotowany kosztorys można już wykorzystać do zlecenia. W tym celu korzystamy
z przycisku K widocznego obok żółtego dymka. Wybieramy kosztorys, towary i usługi zostaną
przeniesione – w zależności od potrzeb możemy zmodyfikować dodane towary/usługi.
Rys. 8-39 Karta zlecenia i przycisk do pobierania danych z kosztorysu
Uwaga! Kosztorys pobrany przez przycisk K można wykorzystywać wielokrotnie. Jeśli
dołączymy go z zakładki Inne, to nie będziemy mogli go więcej wykorzystać.
114
OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU
Moduł serwisu sprzętu jest dedykowany dla firm prowadzących serwis, naprawy i regenerację
w różnych branżach technicznych.
Rodzaje modułów w Serwisie Sprzętu:
Serwis Podzespołów np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, silników,
fiskalne), sprzętu ogrodowego, maszyn budowlanych itp.
Serwis Urządzeń np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, urządzeń
rejestrujących (tachografy), linii produkcyjnych itp.
8.4 Terminarz – planowanie pracy serwisu
Funkcje Terminarza zostały szczegółowo omówione w punkcie 8.1.
Podczas konfiguracji Terminarza należy dodać odpowiednie stanowisko dla serwisu sprzętu, w którym
będzie można planować pracę serwisu sprzętu. Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza
wraz z godzinami pracy można przeprowadzić poprzez menu Administracja – Ustawienia (w module
Terminarz).
Konfiguracja stanowisk terminarza jest przedstawiona na Rys. 8-40, a widok zaplanowanego dnia
pracy na Rys. 8-41.
Rys. 8-40 Konfiguracja stanowisk serwisu sprzętu w Terminarzu
115
Rys. 8-41 Planowanie pracy w Terminarzu
8.5 Wystawianie zleceń
Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe
informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego sprzętu, zakresu czynności do wykonania, oraz
dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie
wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji.
Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na trzy sposoby:
za pomocą ikony Nowe zlecenie
wybierając Dodaj z paska edycji
wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz
myszy)
Poniższe rysunki przedstawiają kartę nowego zlecenia dla podzespołów, urządzeń i sprzętu. Jeżeli
klient naprawiał już sprzęt w danym serwisie, można wprowadzić nr fabryczny, seryjny, własny lub
jego część i pozostałe dane na temat sprzętu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie.
Informacje o sposobie dodawania towarów i usług, wystawiania dok. sprzedaży ze zlecenia
oraz wystawiania dokumentów magazynowych i kasowych, przedstawiono odpowiednio w p.
8.2.2.
116
8.5.1 Przykład zlecenia w serwisie podzespołów
Rys. 8-42 Zlecenie w serwisie podzespołów
8.5.2 Przykład zlecenia w serwisie urządzeń
Rys. 8-43 Zlecenie w serwisie urządzeń
117
8.5.3 Przykład zlecenia w serwisie sprzętu
Rys. 8-44 Zlecenie w serwisie sprzętu
118
OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU
8.6 Wystawianie dokumentów sprzedaży
Bez względu na rodzaj punktu sprzedaży, z którego będzie wystawiany dokument, karta do jego edycji
pozostaje bez zmian. Nie zmienia się on również w przypadku wystawiania różnego rodzaju
dokumentów (paragon, faktura). Wystawienie faktury z poziomu zlecenia zostało omówione w
poprzednim rozdziale. Można to zrobić również inaczej- wybrać z drzewa gałąź Dokumenty
Sprzedaży (ewentualnie wybrać konkretny typ dokumentu np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk
Dodaj.
Rys. 8-45 Karta Dokumentu sprzedaży
Dane dokumentu
Po wyświetleniu karty można przystąpić do jej uzupełniania. Typ dokumentu może zostać wybrany
automatycznie w dwóch przypadkach: jeżeli wybrany został wcześniej przy edycji rozliczania zlecenia
lub w przypadku wybrania konkretnego dokumentu sprzedaży. Pole to pozostaje puste tylko w
przypadku wybrania dokumentu otwartego. Numer dokumentu generowany jest automatycznie po
zapisaniu dokumentu z zaznaczonym polem wyboru Wystaw. Grupa cenowa i rabat są przejmowane
domyślnie z ustawień kontrahenta (oczywiście można je w każdej chwili dowolnie zmienić). Data
119
sprzedaży i wystawienia dokumentu są ustawiane samoczynnie chyba, że jest konieczność ich
zmiany, można zrobić to ręcznie. Formy płatności, kwoty i terminy płatności są przejmowane z
dokumentu zlecenia lub można je ustawić samodzielnie w przypadku dokumentu sprzedaży nie
związanego ze zleceniem (punkt sprzedaży detalicznej). Wybór kontrahenta odbywa się w ten sam
sposób jak miało to miejsce w przypadku zlecenia naprawy.
Pola definiowane – na karcie dokumentu sprzedaży w sekcji Dane dokumentu zostały umieszczone 3
pola definiowane. W polach tych można umieszczać dodatkowe informacje (np. Nr umowy), których
brakuje w standardowym dokumencie sprzedaży. Zmiana nazwy pola definiowanego jest możliwa w
module Menadżer, menu Administracja -> Punkty sprzedaży .W wybranym do edycji punkcie
sprzedaży na zakładce Wydruki w sekcji Drukowane informacje – dokumenty zmiana nazwy pola
definiowanego odbywa się przez podwójne kliknięcie myszą na nazwie pola (pola w kolorze
niebieskim).
Eksport to funkcja, która eksportuje dokument sprzedaży do wybranego formatu elektronicznego w
celu późniejszego wysłania go i zaimportowania w innym programie u odbiorcy.
Drukowane informacje umożliwiają wybór elementów drukowanych na dokumencie sprzedaży.
Stosowane ceny – istnieje możliwość zmiany stosowanych cen (np. z brutto na netto). Zmiana będzie
obowiązywała wyłącznie na wystawionym dokumencie. Zmiana stosowanych cen jest możliwa przed
dodaniem towarów/usług do dokumentu sprzedaży.
Statusy są polami wyboru uzupełnianymi automatycznie po dokonaniu operacji modyfikujących
dokument sprzedaży. W przypadku wystawienia dokumentu sprzedaży do zlecenia statusy są
dziedziczone.
W polu uwag można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu.
Pola dotyczące tego kto wystawił dokument i kto go odebrał mogą być uzupełniane przez program
(odpowiednio – osoba zalogowana w systemie i imię oraz nazwisko wybranego kontrahenta) lub
wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.
Towary/Usługi - dodawanie towarów i usług opisane zostało szczegółowo w rozdziale poświęconym
wystawianiu zleceń tj. 8.2 i 8.5.
Inne - na zakładce Inne (Rys. 8-46) zamieszczone są informacje dotyczące dołączonych dokumentów
magazynowych, kasowych i innych (np. kosztorysów czy faktur pro forma). Można z niej także
wykonać raport kontrahenta, zawierający historię sprzedaży dla kontrahenta oraz anulowanie
dokumentu.
120
Rys. 8-46 Karta dokumentu sprzedaży- zakładka Inne
Uwaga! Istnieje możliwość usunięcia ostatniej faktury VAT. Opis operacji usunięcia faktury znajduje się w r. 8.2.2.3. Notatka: Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj (rys. 8-46) znajdujący się w lewym dolnym rogu karty dokumentu sprzedaży, pojawi się możliwość wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaży (kolejno pojawiające się komunikaty prezentowane są poniżej).
Rys. 8-47 Drukowanie oryginału, kopii i duplikatu dokumentu sprzedaży
121
8.6.1 Tworzenie dok. sprzedaży z listy towarów
Przydatną funkcją jest możliwość utworzenia dokumentów sprzedaży z listy towarów. W tym celu
wyświetlamy listę towarów, zaznaczamy wybrane towary (trzymając przycisk CTRL na klawiaturze),
klikamy prawym przyciskiem myszy na zaznaczonej pozycji, a następnie wybieramy odpowiednią
opcję z menu podręcznego (Rys. 8-47):
- Dodaj do dok. sprzedaży – jeśli wybrane pozycje mają trafić do zapisanego, lecz niewystawionego
dok. sprzedaży (dokumenty bez numeru).
- Dodaj do nowego dok. sprzedaży - jeśli wybrane pozycje mają trafić do nowego dok. sprzedaży
(pojawi się wówczas nowy dokument do edycji).
Rys. 8-47 Dodawanie towarów do dok. sprzedaży z listy towarów
Uwaga!
Opisana powyżej funkcjonalność dotyczy modułów typu sprzedaż. W przypadku modułów typu serwis
w podobny sposób można dodawać towary i usługi również do zleceń.
122
8.6.2 Podsuwanie wartości dok. sprzedaży
Program umożliwia zaznaczenie od kilku do kilkudziesięciu dokumentów sprzedaży
i skorzystanie z funkcji Podsumowanie wartości dokumentów. Zaznaczone dokumenty zostaną
zsumowane z rozbiciem na wartość brutto / netto oraz towary i usługi rys. 8-48.
Rys. 8-48 Podsumowanie wartości na liście faktur VAT
8.6.3 Dokumenty korygujące
Do każdego dokumentu sprzedaży można wystawić dokument korygujący. Aby tego dokonać należy
wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Sprzedaży Korygujące. Następnie przyciskając klawisz Dodaj
wyświetli się lista możliwych dokumentów (Rys. 8-49).
Rys. 8-49 Lista dokumentów korygujących
123
Po wybraniu typu dokumentu wyświetla się lista dokumentów, np. faktur, do których możemy wykonać
korektę. Dzięki tej funkcji można dokonywać zwrotu towarów, anulowania usług lub dodawania tychże
elementów do już wystawionego dokumentu sprzedaży. System Integra 7 dbając o prawidłowy stan
kasy oraz poprawne stany magazynowe wystawia do dokumentu korygującego odpowiednie dla niego
dokumenty kasowe oraz magazynowe. Aby ułatwić obsługę korekt dokumentów, towary i usługi
zostały rozdzielone na dwie zakładki. W oknie znajdującym się w górnej części karty jest stan obecny
towarów lub usług na dokumencie sprzedaży, a w dolnym stan jaki powinien być po korekcie.
Rys. 8-50 Dokument korygujący, zakładka Usługi
Po uzupełnieniu odpowiednich danych można zapisać korektę. Pozostałe zakładki wyglądają tak samo
jak w przypadku standardowego dokumentu sprzedaży.
UWAGA!
Istnieje możliwość utworzenia korekty bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży. Wystarczy
wskazać na liście odpowiedni dokument, a następnie z menu podręcznego wybrać opcję
Wystaw korektę.
124
8.7 Wystawianie dokumentów magazynowych
W większości przypadków dokumenty magazynowe są wystawiane samoczynnie. Ma to zastosowanie
w małych firmach, w których pracuje kilka osób i nie ma pracowników wyznaczonych do kontroli
gospodarki magazynowej. W takiej sytuacji do zleceń i dokumentów sprzedaży automatycznie
dołączane są odpowiednie dokumenty magazynowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku
dokumentów korygujących. Ręczne wystawianie dokumentów magazynowych jest wymagane tylko w
przypadku przyjęć magazynowych, przyjęć wewnętrznych lub rozchodów wewnętrznych na potrzeby
własne.
Oczywiście w firmach o rozbudowanej strukturze można wyłączyć automatyczne generowanie
dokumentów magazynowych i przekazać to w ręce pracowników. Pracownik serwisu wystawiając
zlecenie lub dokument sprzedaży może do niego taki istniejący dokument magazynowy dołączyć.
8.7.1 Dokument PZ
Dokumenty typu PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawia się w przypadku wprowadzenia na magazyn
zakupionych towarów. Możliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn, automatyczny import
faktury elektronicznej z pliku oraz import faktur elektronicznych online (Rys. 8-51).
Rys. 8-51 Karta dokumentu PZ
125
Import faktur elektronicznych z pliku
Przycisk Wczytaj faktury (1) w sekcji Faktury elektroniczne - offline (Rys. 8-51) pozwala na
automatyczny import faktury elektronicznej z pliku. Po wyborze tego przycisku wyświetla się
standardowe okno obsługi plików systemu operacyjnego MS Windows, gdzie można wskazać plik z
fakturą elektroniczną otrzymaną od dostawcy (Rys. 8-52).
Rys. 8-52 Wybór pliku z fakturą elektroniczną
Po imporcie takiego pliku wszystkie towary, które były w nim umieszczone są przyjęte na magazyn. W
przypadku, gdy towar jest przyjmowany na magazyn pierwszy raz, zostanie założona dla niego nowa
kartoteka. Jak widać na Rys. 8-53 towary, które znajdowały się na fakturze elektronicznej przeszły na
zakładkę towarów.
Ta funkcja jest bardzo wygodna w przypadku, gdy do wczytania jest bardzo duża ilość towarów.
Normalnie pracownik wprowadzałby je cały dzień. W tym przypadku import trwa kilka sekund, a rola
pracownika ogranicza się jedynie do kontroli poprawności stanów magazynowych i zgodności
asortymentu z listą.
Po wczytaniu towarów z pliku do dok. PZ istnieje możliwość wprowadzenia lokalizacji oraz daty
produkcji przyjmowanego towaru. W tym celu należy wywołać menu podręczne prawym przyciskiem
myszy. Informacja o lokalizacji towaru pojawi się na wydruku dok. PZ, co pozwoli na odpowiednie
rozmieszczenie towaru w magazynie. Informacja o lokalizacji ułatwia również przeprowadzenie
inwentaryzacji magazynu. Wprowadzenie daty produkcji przyjmowanego towaru pozwoli podczas
dodawania części do zlecenia (lub dok. sprzedaży) na wybór towaru z dowolnej dostawy w taki
sposób, aby wydać z magazynu towar ze starszą datą.
126
Dokument PZ może być drukowany w cenach zakupu/sprzedaży w wartościach netto/brutto.
Wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję.
Rys. 8-53 Dokument PZ, zaimportowane towary
Import faktur elektronicznych online
Program umożliwia import faktur elektronicznych online (2) bezpośrednio z systemu dostawcy (Rys. 8-
51). Przycisk Pobierz faktury po wcześniejszym wskazaniu dostawcy pobiera listę faktur dostępnych
online (Rys. 8-54). Po wskazaniu odpowiedniej faktury i wyborze przycisku Pobierz, następuje import
pozycji do dok. PZ w podobny sposób jak w przypadku importu z pliku.
Rys. 8-54 Lista faktur pobrana online z systemu dostawcy
127
Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ
Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ jest również możliwe i nie różni się niczym od
dodawania towarów do zleceń lub dokumentów sprzedaży. Na zakładce Towary, po wciśnięciu
klawisza Dodaj… wyświetla się odpowiednia lista, z której można dodać towary do dokumentu.
Niestety w przypadku dodawania ręcznego nie są zakładane automatycznie karty towarów, co
oznacza, że jeżeli przyjmujemy towar, którego wcześniej na magazynie nie było, należy ręcznie
utworzyć jego kartę za pomocą przycisku Dodaj znajdującego się na liście towarów (możliwość
utworzenia karty towaru z pełnymi danymi). Istnieje również możliwość szybkiego utworzenia karty
towaru (z podstawowymi danymi o towarze). W tym celu należy na zakładce Towary należy wybrać
przycisk Dodaj nowy towar.
8.7.1.1 Obsługa dodatkowych jednostek miar
Program Integra 7 podczas wprowadzania towarów do magazynu pozwala na przypisanie dodatkowej
jednostki miary. Ma to zastosowanie np. podczas wprowadzania do magazynu oleju w beczkach,
który ma być sprzedany w litrach; wycieraczek w kompletach, które mają być sprzedane na sztuki itp.
Konfiguracja dodatkowych jednostek odbywa się w kartotece towaru, w zakładce Dodatkowe (Rys.
8-55). Należy wpisać nazwę jednostki, skrót oraz mnożnik (przelicznik jednostki).
Rys. 8-55 Konfiguracja dodatkowych jednostek miar w kartotece towaru
128
Podczas dodawania towaru do PZ można wybrać z listy dodatkową jednostkę miary (Rys. 8-56).
Rys. 8-56 Dodawanie tow. do PZ - wybór dodatkowej jednostki miary
Dzięki funkcjonalności dodatkowych jednostek miar można:
Przyjąć olej w beczkach i sprzedać w litrach,
Przyjąć towar w beczkach i sprzedać w beczkach,
Przyjąć towar w litrach i sprzedać w litrach.
129
8.7.1.2 Drukowanie etykiet towarowych
Etykiety towarowe pozwalają na uporządkowanie towarów na magazynie. Program Integra pozwala na
ich wydruk na zwykłych drukarkach i papierze do etykiet. Do okna umożliwiającego wydruk takich
etykiet możemy przejść z poziomu listy towarów (rys. 8-57) , klikając prawym przyciskiem na towarze –
lub z poziomu listy dokumentów magazynowych (PZ, PW itd.)
W obu przypadkach wybieramy opcje Drukuj etykiety towarowe. Przytrzymując klawisz CTRL/SHIFT
na klawiaturze możemy zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów magazynowych lub towarów.
Rys. 8-57 Przejście do drukowania etykiet towarowych
Za pomocą przycisku Ustaw (rys. 8-57) możemy określić liczbę drukowanych etykiet dla
poszczególnego towaru - wyniki wprowadzonych zmian widać w kolumnie Druk. Klawiszem Przepisz
Ilość -> Druk do kolumny Druk możemy przepisać ilość dostępną na magazynie. Klikając w okienko
Szablon możemy wybrać typ szablonu na którym wydrukujemy etykiety – znajdziemy tutaj cztery
zdefiniowane formaty do wyboru. Program oferuje możliwość określenia własnego formatu. W tym celu
wybieramy przycisk z trzema kropkami, a później Dodaj (rys. 8-58). Papier dopasowany do
dostępnych w programie szablonów można zamówić w Dziale Handlowym firmy Integra (tel. 094 348
80 11).
Po ustaleniu liczby drukowanych etykiet jak i wybraniu stosownego szablonu klikając na ikonę lupy
(Podgląd – Rys. 8-59) w ten sposób sprawdzimy rozkład i czytelność etykiet przed wydrukiem. W
przypadku, gdy wydruk etykiet ma odbyć się na arkuszu wcześniej częściowo wykorzystanym, można
określić kolumnę i wiersz etykiety, od której rozpocznie się wydruk. Jeśli brakuje nam kodów
kreskowych, musimy zaznaczyć opcje Uzupełniaj kod kreskowy indeksem i w celu sprawdzenia
wybrać ponownie Podgląd.
130
Rys. 8-58 Przejście do drukowania etykiet towarowych
Rys. 8-59 Podgląd wydruku Etykiet towarowych
Uwaga! Każda drukarka ma inne parametry zadruku strony – zaleca się przeprowadzenie
wydruku testowego.
131
8.7.2 Dokument PW
Dokument PW (Rys. 8-60) służy do wprowadzania towarów na magazyn. Jest to tzw. przyjęcie
wewnętrzne, które można wykorzystać jeżeli firma prowadzi np. działalność produkcyjną. Po
przekazaniu elementów do montażu (dokument RW) można przyjąć już gotowy wyrób dokumentem
PW. Przyjęcie wewnętrzne można też wykorzystać wtedy, gdy posiadamy towar, który powinien
znaleźć się na magazynie, a nie mamy na niego dokumentu zakupu bo zaginął (np. gdy sklep gdzie
towar był kupiony został zlikwidowany i nie można poprosić o duplikat dokumentu sprzedaży).
Rys. 8-60 Dokument PW, przyjęcie wewnętrzne
W tym przypadku towary do dokumentu można dodawać:
Ręcznie (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć nową ),
Przyciskiem Importuj - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku CSV
(format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software).
132
8.7.3 Dokument WZ
Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) towarzyszy zawsze dokumentom sprzedaży. Jest on najczęściej
generowany automatycznie przy wystawianiu faktury, ale można go przygotować również ręcznie.
Nie dołączaj do dokumentu sprzedaży (1) – zaznaczenie opcji spowoduje, że dok. WZ utworzony
ręcznie, nie będzie automatycznie podpinany do nowego dokumentu sprzedaży wystawianego na tego
samego kontrahenta.
Drukowane informacje (2) – standardowo na wydruku dok. WZ są prezentowane ceny zakupu netto.
Istnieje możliwość wydruku tego dokumentu w cenach brutto oraz w cenach sprzedaży.
Kolektor danych (3) – sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla
większych magazynów).
Karta dokumentu WZ jest przedstawiona na Rys. 8-61.
Rys. 8-61 Dokument WZ (wydanie zewnętrzne)
W przypadku, gdy towar wydawany jest z magazynu na podstawie dok. WZ, a dopiero w późniejszym
terminie na jego podstawie wystawiany jest dokument sprzedaży, możliwe jest podczas dodawania
towaru do dokumentu określenie indywidualnej ceny sprzedaży (1) (Rys. 8-62).
133
Rys. 8-62 Dokument WZ – ustalenie indywidualnej ceny sprzedaży
Dokument WZ może być wydrukowany w cenach zakupu lub sprzedaży (2) zgodnie z ustawieniami na
Rys. 8-62.
Rys. 8-63 Wydruk dok. WZ z cenami zakupu i sprzedaży
134
8.7.4 Dokument RW
Dokumenty RW (rozchód wewnętrzny, Rys. 8-64) powiązane są najczęściej zleceniami napraw (pole z
numerem zlecenia) i są przeważnie generowane automatycznie. Można je wystawiać również ręcznie.
Wystawianie ręczne dokumentów RW odbywa się w dwóch przypadkach:
przy prowadzeniu zaawansowanej gospodarki magazynowej obsługiwanej przez wyznaczone do
tego osoby (numer zlecenia, do którego wydawane są części ustawiany jest ręcznie),
gdy dokument wystawiany jest na potrzeby własne firmy - wymaga zaznaczenia opcji Potrzeby
własne (1) (nie jest powiązany ze zleceniem ani dokumentem sprzedaży - np. zużycie płynu do
szyb w samochodach firmowych).
Rys. 8-64 Dokument RW, rozchód wewnętrzny
Istnieje możliwość przypisania do dokumentu osoby, która pobrała towar z magazynu (2)
Kolektor danych (3) – sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla
większych magazynów – została opisana w rozdziale 8.7.9.4).
135
8.7.5 Dokument BO
Bilans otwarcia BO jest dokumentem, który wykonuje się zwykle tylko raz na początku pracy
z programem Integra 7 (Rys. 8-65). Utworzenie dokumentu BO polega na dodaniu wszystkich towarów
jakie są w firmie (np. na podstawie przeprowadzonego spisu z natury) i ustalenie ich stanów
początkowych wynikających z inwentaryzacji.
Towary do dokumentu można dodawać:
Ręcznie – przycisk Dodaj (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć
nową),
Przyciskiem Importuj (1) - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku
CSV (format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software).
Pole Szukanie złożone (2) służy do szybkiego wyszukiwania pozycji na liście. Możliwe jest szukanie
po nazwie, numerze katalogowym oraz indeksie
Rys. 8-65 Dokument BO, bilans otwarcia
136
8.7.6 Dokument ZA
Dokumenty ZA to zamówienia do dostawców. Generowanie zamówień możliwe jest na 3 sposoby:
Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy,
Automatyczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy,
Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie,
Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie Zamówienia od klienta.
8.7.6.1 Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy
Zamówienie tworzy się w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego (prawy
przycisk myszy) należy wybrać funkcję Dodaj (Rys. 8-66). W celu dodania pozycji do zamówienia,
należy przejść na zakładkę Towary i przyciskiem Dodaj wybrać towary z listy).
Rys. 8-66 Dokument ZA tworzony ręcznie
8.7.6.2 Automatyczne tworzenie zamówienia do jednego dostawcy
Istnieje możliwość utworzenia zamówienia na towary w sposób automatyczny (Rys. 8-67). Warunkiem
prawidłowego działania tej funkcji jest uzupełnienie na kartotekach ilości minimalnych, zalecanych i
maksymalnych dla towarów na własnym magazynie (zmiana parametrów opisana w rozdziale 7.7.1).
Tworzenie zamówienia rozpoczyna się identycznie jak w rozdziale 8.7.6.1, z tą różnicą, że do
wprowadzenia pozycji wykorzystuje się przycisk Automatyczne przygotowanie.
Podczas automatycznego przygotowania zamówienia można sprecyzować kryteria wyboru towarów
do zamówienia, tj.: grupę, podgrupę, producenta oraz dostawcę towaru. Dodatkowo można zaznaczyć
ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów.
137
Rys. 8-67 Dokument ZA tworzony automatycznie do jednego dostawcy
8.7.6.3 Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie
Istnieje możliwość utworzenia automatycznie kilku zamówień do różnych dostawców (Rys. 8-66).
Zamówienia przygotowujemy w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego
(prawy przycisk myszy) należy wybrać funkcję Automatyczne przygotowanie zamówień lub skorzystać
z funkcji dostępnej na pasku ikon (Rys. 8-66). Podczas automatycznego przygotowania zamówienia
można sprecyzować kryteria wyboru towarów do zamówień, np.: grupę, podgrupę, producenta...
Dodatkowo można zaznaczyć ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów.
Warto zwrócić uwagę na funkcję Uzupełnij stany wg sprzedaży z wybranego zakresu dat, która
umożliwia przygotowanie zamówień na towary, które w zadanym okresie czasu zostały wydane z
magazynu (1).
Warunkiem prawidłowego tworzenia automatycznego zamówienia jest uzupełnienie na kartotekach
towarów informacji o dostawcy, u którego zamawiany będzie towar.
Po automatycznym wprowadzeniu pozycji na kartę zamówienia w kolumnie Dostawca prezentowa jest
nazwa domyślnego dostawcy ustawionego na karcie towaru. Przed wygenerowaniem zamówień
istnieje możliwość sprawdzenia online dostępności towaru u dostawcy. W tym celu należy skorzystać z
przycisku Dostępność (2). Czas sprawdzenia dostępności towarów umieszczonych w zamówieniu
zależy od ilości pozycji oraz liczby dostawców u których dostępność będzie sprawdzana. Po
wykonaniu tej funkcji zostaną wypełnione kolumny Stan (centrala) oraz Stan (filia) z prawej strony
138
okna zamówienia. W prezentowanym na rys. 8-66 przykładzie wyraźnie widać, że filtr powietrza z
przypisanym dostawcą Inter Cars jest dostępny w firmie Auto Partner(zarówno w centrali jak i filii
dostępność tego towaru jest >10). W celu zmiany dostawcy dla tego towaru na zamówieniu należy
wywołać funkcję Sprawdź stan online towaru dostępną z menu podręcznego (3). W wyświetlonym
oknie prezentującym stan online towaru wyraźnie widać, że jest dostępny u wszystkich
skonfigurowanych dostawców. Aby towar trafił na zamówienie do dostawcy, który ma go aktualnie na
stanie magazynowym, należy ustawić dostawcę wybierając przycisk Dla tworzonego zamówienia.
W ten sposób na tworzonym zamówieniu w kolumnie Dostawca nastąpi zamiana firmy u której
będziemy zamawiać towar.
Po wybraniu przycisku Zapisz (4), okno Automatycznego przygotowania zamówień zostanie
podzielone na kilka zamówień do różnych dostawców. O tym, na jakie zamówienie (do jakiego
dostawcy) trafi konkretny towar decyduje przypisanie dostawcy na karcie towaru.
Rys. 8-68 Dokument ZA tworzony automatycznie do wielu dostawców
8.7.6.4 Eksport zamówienia (ZA) do pliku
Przygotowane zamówienie (ZA) można wyeksportować do pliku txt. (Rys. 8-67). Tak utworzony plik
może być wykorzystany przy tworzeniu zamówienia na części w systemie zamówieniowym dostawcy.
Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby ręcznego przepisywania zamówienia z Integry do
Katalogu części.
Format Integra Katalog (TXT) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy
tworzeniu zamówień w cennikach dostawców: AP Katalog, Inter-Team Katalog, Fota Katalog, Integra
Katalog Motogama, Integra Katalog FHU Górecki.
Format Inter Cars(txt) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy tworzeniu
zamówień w IC Katalogu.
139
8.7.6.5 Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie dok. ZK.
Można utworzyć zamówienie do dostawcy (ZA) na podstawie wcześniej utworzonego zamówienia od
klienta (ZK) (Rys. 8-69). Przygotowanie takiego zamówienia polega na dołączeniu w sekcji
Zamówienia od klientów odpowiedniego dokumentu wskazanego na liście dok. ZK wywołanej
przyciskiem Dodaj. W ten sposób pozycje zamówione przez klienta z dokumentu ZK zostaną
automatycznie przeniesione na kartę dokumentu ZA.
Rys. 8-69 Automatyczne tworzenie zamówienia
140
8.7.7 Inwentaryzacja magazynu
8.7.7.1 INSTRUKCJA INWENTARYZACJI – WSTĘP
Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury
stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą
spisu faktycznego stanu wszystkich towarów, oraz zweryfikowaniu różnic pomiędzy stanem
stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji przychodów i
rozchodów towarów prowadzonej w programie.
Różnice te mogą wynikać z różnych powodów, m.in.: upływu daty ważności towaru (np. środki
chemiczne, elementy gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania
towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp),
kradzieże, nadużycia, itp.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie.
Zalecane jest przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z załączonym harmonogramem (Zał. nr 1).
Czynności związane z inwentaryzacją obejmują m.in.:
1. Utworzenie Arkusza spisu (AS) z natury zawierającego listę towarów, które powinny znajdować
się w magazynie. Zazwyczaj przygotowuje się jeden arkusz obejmujący wszystkie towary.
Można także, w przypadku inwentaryzacji częściowej, przygotować arkusz, który będzie zawierał
towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Regał 1 Półka 2; Regał 2
Półka 3, itp.).
Jeśli towar w magazynie nie jest pogrupowany wg rodzaju asortymentu zaleca się automatyczny
podział towaru w magazynie na grupy asortymentowe za pomocą funkcji „Grupowa zmiana
parametrów towarów”. Taka operacja nie powinna zająć dużo czasu, a może ułatwić
przeprowadzenie inwentaryzacji. Weryfikacja podziału towaru na grupy asortymentowe może być
wykonana za pomocą dynamicznych raportów magazynowych.
Przed inwentaryzacją zalecane jest wydrukowanie etykiet z kodami kreskowymi dla towarów,
które nie posiadają kodów kreskowych. Znacznie ułatwi to wykonanie inwentaryzacji przy użyciu
czytnika kodów lub kolektora danych. Etykiety można drukować za pomocą funkcji Drukuj
etykiety towarowe dostępnej z poziomu kartoteki towarów.
2. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) służących do określenia (spisania) faktycznej
ilości towarów znajdujących się w magazynie. Można przygotować jeden arkusz obejmujący
wszystkie towary lub wiele arkuszy z podziałem towarów na grupy towarowe lub lokalizacje. Taki
podział umożliwi przeprowadzenie inwentaryzacji etapowej bez konieczności blokowania
sprzedaży całego asortymentu znajdującego się w magazynie.
3. Spis rzeczywistych stanów towaru, które aktualnie znajdują się w magazynie. W programie są
dostępne cztery metody spisywania stanów magazynowych:
a) za pomocą papierowych arkuszy AI,
b) z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych,
c) przy pomocy bezprzewodowych kolektorów danych,
d) za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych.
141
4. Weryfikacja stanów magazynowych zapisanych w programie ze stanem rzeczywistym towarów,
poprzez wprowadzenie spisanych danych o stanie rzeczywistym do arkusza/y
inwentaryzacyjnego w programie – dok. AI.
5. Zakończenie procesu inwentaryzacji na Arkuszu spisu z natury oraz automatyczne wystawienie
dokumentów RI+ oraz RI – obejmujących ewidencje różnic stanów magazynowych dot. braków
jak i nadmiarów towaru w magazynie.
6. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby
wykonujące inwentaryzację.
Uwaga!
Moduł magazyn zawiera funkcje umożliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji bez
konieczności przerywania sprzedaży wszystkich towarów – możliwe jest stopniowe wyłączanie
kolejnych spisywanych grup, dzięki czemu możliwa jest w tym czasie sprzedaż pozostałego
asortymentu.
8.7.8 Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS).
Aby utworzyć arkusz spisu z natury (AS) wybieramy moduł magazynu, w którym będzie
przeprowadzany spis. Następnie z menu Dokumenty->Magazynowe-> Dok. Inwentaryzacyjne
zaznaczamy pozycję AS-Arkusze Spisu z Natury. W celu utworzenia nowego arkusza AS, w głównym
obszarze okna należy wybrać z menu podręcznego (spod prawego klawisza myszy) opcję Dodaj.
Rys. 8-70 Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS)
142
W polu Opis głównego okna arkusza spisu z natury należy wprowadzić informację pozwalającą łatwo
odszukać dok. AS (Rys.8-71). W górnej części arkusza znajduje się pole Uwagi, w które można
wpisywać uwagi dotyczące danego spisu. Arkusz spisu z natury zawiera wszystkie aktywne towary,
które powinny znajdować się w wybranym magazynie. Należy pamiętać, że na liście towarów dok. AS
domyślnie prezentowane są towary ze stanem większym od zera. Stan magazynowy towarów przed
spisem jest określany na dzień, który został wybrany przy tworzeniu arkusza w polu „Data spisu” Jeśli
spis ma zostać ustalony na inny dzień, należy zmienić datę spisu w dokumencie a następnie nacisnąć
przycisk „Odśwież listę” znajdujący się w dolnej części okna.
Rys. 8-71 Przygotowanie Arkusza Spisu z Natury (AS)
Aby przeprowadzić spis towarów znajdujących się w dok. AS, tworzymy Arkusze inwentaryzacyjne
(AI). Z dokumentów AI drukowane są arkusze, na których pracownicy nanoszą faktyczny stan
magazynowy towarów, a następnie wprowadzają je w programie do dokumentu AI . W systemie
dostępne są różne szablony wydruków AI różniące się od siebie wielkością czcionki i ilością pozycji
towarowych na wydruku. Dokumenty AS powinny być tworzone przez osoby posiadające duży zakres
uprawnień np. właściciel firmy, kierownik magazynu itp.. Dostęp do Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI)
powinni mieć pracownicy o mniejszych uprawnieniach np. pracownicy sklepów, działów części, osoby
obsługujące magazyn.
143
8.7.9 Tworzenie Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI).
Arkusz AI tworzymy za pomocą przycisku Utwórz arkusz AI (dostępny w dolnej części okna Arkusza
spisu na zakładce podstawowe). Można także utworzyć arkusz AI nie powiązany z dok. AS (z poziomu
listy dok. AI), a następnie dołączyć go do dok. AS za pomocą przycisku Dołącz z poziomu zakładki
Inne w sekcji Dołączone dokumenty.
8.7.9.1 Wprowadzenie towarów do arkusza inwentaryzacyjnego.
Tworząc Arkusz Inwentaryzacyjny AI możemy ustalić, jakie towary mają znaleźć się na tym arkuszu.
Istnieje możliwość utworzenia wielu arkuszy AI zawierających towary wg określonych grup (np.: Filtry
oleju, Świece zapłonowe) lub wg lokalizacji (np. Regał 1, Regał 2, itp). Utworzenie arkuszy z
podziałem na grupy towarowe lub lokalizacje umożliwi wykonanie spisu z natury w kilku etapach, nie
blokując sprzedaży całego asortymentu. Po wyborze opcji Utwórz arkusz AI, dostępnej z poziomu
dokumentu AS, pojawi się okno wyboru towarów (Rys. 8-72).
Rys. 8-72 Okno wyboru towarów na dok. AI
Jeśli nie wybierzemy konkretnej lokalizacji lub grupy/podgrupy, arkusz zostanie utworzony dla całego
asortymentu znajdującego się na magazynie. Opcja „Inwentaryzacja ręczna” powinna być stosowana
w przypadku gdy spisujemy stan rzeczywisty towaru za pomocą papierowych arkuszy AI oraz metek
inwentaryzacyjnych. W tej opcji jest wypełniana kolumna „Stan ze spisu” co zapewnia nam szybszą i
sprawniejszą inwentaryzację, ponieważ przy wpisywaniu stanów rzeczywistych z arkusza papierowego
do programu, edytujemy tylko pozycje, dla których stan magazynowy w programie jest niezgodny z
rzeczywistą ilością towaru.
Jeśli podczas inwentaryzacji stosujemy czytniki kodów kreskowych lub kolektory danych powinna być
stosowana opcja Inwentaryzacja czytnikiem kodów (Rys. 8-73). W tej opcji kolumna Stan ze spisu nie
jest wypełniana ponieważ uzupełniamy te dane na bieżąco podczas spisywania stanów
magazynowych za pomocą czytnika kodów kreskowych.
144
Rys. 8-73 Okno wyboru towarów na dok. AI (opcje dodatkowe)
W opcjach dodatkowych (rozwijanych przyciskiem Opcje dodatkowe) mamy możliwość wybrania
funkcji Uwzględnij towary ze stanem zerowym – uwzględniamy wtedy na arkuszach również te towary,
których nie powinno być na stanie magazynu. W/w funkcja powinna być stosowana tylko przy spisie
małej liczby towarów np. o dużej wartości.
Należy pamiętać, że włączenie tej funkcji może spowodować, że na dokumencie AI pojawi się nam
bardzo duża ilość towarów z pozycjami, które zakupiono i sprzedano tylko jeden raz. np. dla 20 tys.
towarów wydruk takiego dok. AI zajmie około 700 stron A4.
Uwaga!
W przypadku większej liczby kartotek towarowych (pow. 1000), nie zaleca się używania funkcji
Uwzględnij towary ze stanem zerowym ponieważ może to znacznie wydłużyć i utrudnić
inwentaryzację.
W opcjach dodatkowych jest również dostępna funkcja Nie wyświetlaj kolumny ilość początkowa na
liście towarów dok. AI, która pozwala ukryć na liście dokumentu AI stan towarów przed spisem (stan
magazynowy z programu). Stosowanie tej funkcji zalecane jest również tylko w przypadku małej ilości
pozycji na dok. AI, ponieważ weryfikując stany magazynowe w dok. AI będzie wymagana edycja
wszystkich pozycji również tych dla których stan magazynowy na dokumencie AI jest zgodny ze
spisem na wydruku.
Jeżeli utworzono arkusz AI z błędnie wybranym zakresem grup lub lokalizacji, istnieje możliwość
zmiany tego zakresu za pomocą przycisku Zmień zakres AI (Rys. 8-74).
UWAGA !
Wykonanie tej operacji spowoduje usunięcie dotychczas wprowadzonych stanów ze spisu.
145
Rys. 8-74 Okno Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI)
8.7.9.2 Wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury.
W zależności od wybranej metody przeprowadzenia inwentaryzacji (inwentaryzacja kolektorem
danych, czytnikiem kodów lub inwentaryzacja ręczna) należy wybrać jedną z opcji przy tworzeniu dok.
AI oraz przyjąć odpowiedni sposób spisywania stanów magazynowych do arkusza AI.
Ręczny spis stanów magazynowych – wykorzystujemy w przypadku braku kodów kreskowych
EAN na towarach znajdujących się w magazynie.
Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych - wykorzystujemy w
przypadku, gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w
programie, są dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada czytnik w/w kodów.
Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych - wykorzystujemy w przypadku
gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w programie , są
dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada w/w kolektor danych .
Ręczny spis stanów magazynowych przy częściowym użyciu czytnika kodów kreskowych
lub kolektorów danych – wykorzystujemy w przypadku, gdy kody kreskowe EAN są dostępne
tylko na części towarów znajdujących się w magazynie.
146
Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych – Spis towarów za
pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej
czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej
wartości, gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji.
8.7.9.3 Ręczny spis stanów magazynowych.
Po utworzeniu w programie Arkusza inwentaryzacyjnego należy go wydrukować (Rys. 8-75). W
systemie są dostępne różne szablony wydruków dokumentów AI, różniących się wielkością czcionki i
ilością pozycji towarowych, które mieszczą się na jednej stronie kartki A4.