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PMO Oficina de Gestin de Proyectos
FrameWork Ciclo Vida para la Madurez de la PMO.
Criterios para definir una PMO.
Lneas de Accin para Implementar una PMO
Competencias de la PMO
Modelo de Gestin PM. 1
INGENIERA DE MODELOS DE GESTIN
IMG S.A. - Cristian Bailey
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Contenido:
Parte 1: La gestin de Proyectos: Parte 2: FrameWork del Ciclo de
Vida:Organizaciones con poco criterio en la direccin de
Proyectos
Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos.
Proyecto Conceptos.
Metodologas para la Gestin de proyectos.
1. Necesidad o Idea 2. Ante Proyecto3. Viabilidad del
Caso de Negocio
4. Gestin del Portafolio de
Proyectos
5. Ciclo Vida Proyecto
2Parte 3: La PMO
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Parte 1: La gestin de Proyectos:
Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos
Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos.
Proyecto Conceptos.
Metodologas para la Gestin de proyectos.
3
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4
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La Solicitud del UsuarioLo que Entendi el
Sponsor
Lo que Entendi el Lder
de Proyecto
El enfoque del Equipo de
Proyecto
La recomendacin del
Consultor Externo
La documentacin del
Proyecto
La implantacin del
ProyectoEl Presupuesto del
Proyecto
Puesta en Operacin del
Proyecto
Lo que el Usuario
realmente necesita
5
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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos
6
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Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos
Inicio de Proyectos deficientes:
Sin objetivos Claros
Sin seleccin Estratgica de Proyectos
Sin informacin histrica
Definiciones inadecuadas:
Alcances indefinidos o ambiguos
Estimaciones Optimistas
Sin gestin de Riesgos
Mala Administracin del Trabajo y Recursos:
Crecimiento incontrolado del alcance
Conflictos en la asignacin de recursos.
Conflictos de Territoriales o de Poder
Incapacidad de tomar acciones correctivas
Proveedores Inadecuados
Fuente: PMI.
7
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Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos
Procesos:
Improvisados sin orientacin a procesos
Reinvencin continua
Estrs permanente
Reactivos
Cronogramas y Presupuestos:
Impredecibles
Generalmente se exceden por mala planificacin
Ausencia de polticas de gobierno de proyectos
Poca claridad en el dimensionamiento
Sin gestin de riesgos
Fuente: PMI.
8
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Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos
Efectos de la entorno Empresarial:
Poco o inexistente documentacin de ante proyectos
Sin un caso de negocio que lo sustente
Sin alineacin a la estrategia del negocio
Sin Metodologa de administracin
Factores de xito:
Hroes Impositivos o Dictatoriales
Sobre Tiempo y Costos
Bomberos Profesionales Apagando Incendios todo el tiempo
Fuente: PMI.
9
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Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos
Y Los Mismos Recursos?
Y Los Mismos Recursos?
Y Los Mismos Recursos?
Y Los Mismos Recursos?
3 Proyectos3 Lideres de
Proyecto
Tres Cronogramas
Tres Presupuestos
10
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Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos
Grandes Esfuerzos pero con rumbos diferentes,
resultados inconsistentes.
Fuente: PMI.
11
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Personas Procesos Resultados
31 %
9 %
57 %
28 %
76 %
38 %
% de organizaciones
de alto desempeocon alta agilidad
organizativa.
% de organizaciones de bajo desempeo con alta agilidad
organizativa.
Las organizaciones de Alto desempeo son tres
veces ms propensas a tener agilidad operativa.
Las organizaciones de Alto desempeo son
dos veces ms propensas a tener una alta
alineacin de los proyectos a la estrategia.
% de organizaciones de alto desempeo con alta alineacin
de los proyecto a la estrategia
organizativa.
% de organizaciones de bajo desempeo con alta alineacin de los
proyectos a la estrategia organizativa.
% de iniciativas estratgicas en organizaciones de alto
desempeo que cumplen los objetivos y los propsitos
comerciales originales.
% de iniciativas estratgicas en organizaciones de bajodesempeo
que cumplen los objetivos y propsitos comerciales originales.
Las organizaciones de Alto desempeo tienen el doble
de iniciativas estratgicas exitosas.
Pobres resultados de
rendimiento previsto de
proyectos en las
organizaciones, perdiendo
109 MM por cada US $ 1 mil millones invertidos.
De alto desempeo logran significativamente
ms xito en iniciativas estratgicas por medio
de la gestin eficaz de su proyecto y la gestin
del talento. Adems, demuestran que la
gestin del cambio organizacional exitosa, que
es ms eficaz con los patrocinadores que
participan activamente en la misma.
Administracin
del Talento
Humano
y
Cambio
OrganizacionalFalta de Alineacin
58% de los proyectos no estn alineados a la
estrategia Organizacional.
44 % de las Iniciativas estratgicas fracasan por
falta de una adecuada y
detallada planeacin del
proyecto.
Falta Agilidad15 % de organizaciones
que reportan falta de
agilidad en el apoyo a la
gestin del proyecto.
Administracin
de la Madurez
del Portafolio
Programas y
Proyectos
Las organizaciones de alto desempeo
entienden plenamente el valor de la gestin de
proyectos, el aporte de tener una oficina de
proyectos (PMO) y el uso del estndar de
administracin de proyectos basados en
buenas practicas que adopta la organizacin.
Las organizaciones deben centrarse en
establecer una manera efectiva (metodologa
basada en buenas practicas) para medir y
comunicar los beneficios previstos de los
portafolios, programas y proyectos que se
gestionan en las oficinas de proyectos.
Realizacin De Beneficios
Fuente:12
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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos
13
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Definicin de Madurez en la Gestin de Proyectos
Estado en el cual una organizacin
esta condicionada para ejecutar sus proyecto en forma
exitosa consistentemente.
OPM3Organization
Project Management
MaturityModel
Diagnostico1
2
3
4
5
6
Realizar
Plan
MejorasImplementacin
Mejoras
Repetir
Resultados
Satisfactorios
Fuente: PMI.
14
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Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos
Direccin de Portafolios, Programas, Proyectos:
Seleccin y priorizacin formal de Proyectos alineados a las metas
estratgicas.
Cumplimiento de los objetivos: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad,
Riesgo, Satisfaccin del Cliente.
Disciplina Organizacional Enfocada en la documentacin,
informacin histrica, compromiso gerencial, lecciones aprendidas,
Mejora continua de TODOS los proyectos de la organizacin.
Adherencia a los procesos y a la metodologa formal que contenga
mejores practicas, consistente, flexible, medible y capaz de ser
mejorada.
PMO por lnea de Negocio.
Gestin del Cambio:
Cuentan con una unidad de Mejora de Procesos del Negocio.
El equipo de Gestin del Cambio Interacta en los proyectos.
La mejora continua esta activa en la organizacin.
Enfocados en buenas practicas que empoderan a los dueos de
procesos a optimizar, monitorear, generar oportunidades de Mejora,
no permitiendo que se llegue a una zona de confort.
Fuente: PMI.
15
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Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos
Efectos de la entorno Empresarial:
Posee una Metodologa que apoya la Administracin.
Cuenta con Equipos Especializados que utilizan la
Metodologa.
Los Proyectos estn Alineados a la Estrategia de la
organizacin.
Claridad en la Definicin de los Ante Proyectos.
Factores de xito:
Casos de Negocio que definen la factibilidad y viabilidad el
Proyecto.
Gobierno de Proyectos y Niveles de autoridad claros y
agiles.
Compromiso organizacional con los proyectos.
Fuente: PMI.
16
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Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos
Marco de Trabajo de la(s) Oficina(s) de Proyectos:
Clara definicin del Marco de Trabajo.
Roles de gestin bien delimitados.
Metodologa estructurada y documentada.
Plantillas de Documentos Estandarizadas.
Modelo de Gestin de la Oficina de Proyectos:
Claridad del Nivel de Madurez de la organizacin en la gestin de
proyectos.
RoadMap de Evolucin del Modelo de Gestin con un plan de
accin.
Se basa en un acuerdo de Gobierno de Proyectos.
Estructura de Gobierno definida, con un Rol en la gestin.
Fuente: PMI.
17
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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
Proyecto Conceptos.
18
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Que es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico. La naturaleza temporal de
los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un
final
definidos. Un Producto Un servicio Un resultado nico
Alcance Tiempo Costo
Cumplir una Meta Estratgica.
Generar Valor a la Organizacin.
Habilita la Mejora Continua.
Finito Cumple con la triple
Restriccin.
No existen dos Proyectos Iguales.
Principales Caractersticas
Funciones Clave
Que puede Generar
Elementos Esenciales
Fuente: PMI.
19
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Reflexin de termino Proyecto:
Si define un Proyecto, trtelo como un proyectocon el apego del
caso a la metodologa.
Proyecto
Ciclo de Vida & Adopcin
Metodologa de Gestin
Ejecucin y Desempeo
Soporte Decisin Estratgica
Gobierno y Gestin del
Cambio
Gestin y Reporte del Rendimiento
Comunicacin y Relacionamiento
20
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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
Metodologas para la Gestin de proyectos.
21
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Marcos de Gestin de Proyectos.
Se Enfoca en las Competencias del Director
IPMA
Se enfoca en la tica de la Gestin del Proyecto
PRINCE2 Marco
Metodolgico.
Competencias y tica.
PMI
Existen Mltiples Marcos de Referencia para la Gestin de
Proyectos. Entre ellos:
IPMA
PRINCE2
PMI
SCRUMJaponReino Unido PMI22
APMBOK P2M SBOK PMBOK
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Metodologa de Gestin de Proyectos.
CENTRO DE EXCELENCIA
Gestiona la mejora continua.
Tiene equipos Certificados y enfocados en la gestin de
proyectos.
La organizacin se apoya en la PMO.
Etapa 5
PMO AVANZADA
Gestiona un Portafolio, programas y Proyectos.
Alinea los mismos a la estrategia.
Equipos Altamente especializados.
Etapa 4
PMO ESTNDAR
Establece equipos de Proyectos en base acuerdos de Gobierno de
Proyectos.
Etapa 3
PMO BSICA
Monitorea una Metodologa y apoya a que se utilice.
Etapa 2
OFICINA DEL PROYECTO.
Genera Entregables.
1 o mas Proyectos.
Etapa 1
Elementos:
Se basa en Buenas Practicas.
Se gestiona por un acuerdo de Gobierno.
Se apoya en Procesos claramente definidos.
Define responsabilidades en base a polticas, reglas de
negocio.
Cuenta con Plantillas para Documentar sus diferentes fases del
ciclo de vida del proyecto.
Se basa en un Marco Trabajo Ampliamente reconocido.
Cuenta con Equipos de gente especializados.
Cuenta con Herramientas, Tcnicas de Anlisis y Software
Especializado para la gestin.
Es Monitoreada por la PMO.
Fuente: PMI.
23
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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
Parte 2: Fases del Ciclo de Vida.
24
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Parte 2: FrameWork del Ciclo de Vida:
1. Necesidad o Idea 2. Ante Proyecto3. Viabilidad del Caso
de
Negocio4. Gestin del Portafolio
de Proyectos
5. Ciclo Vida Proyecto
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RoadMap de Administracion Proyectos
Entrada
Salida
Transformacin
Transformar la
Forma de Plantear
Analizar, Evaluar,
Propuestas de Proyectos
Y finalmente Gestionar los
mismos. 26
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RoadMap de Administracion Proyectos
Modelo de Gestin de Ante Proyectos
y Proyectos Nivel 0
Nivel
1
Nivel
2
Nivel
3
Nivel
4
Nivel
5
Marco Metodolgico
Modelo Gestin PM Marco Trabajo PM Metodologa Gestin PM
Acuerdo Gobierno Proyectos.
o Polticaso Reglas Negocio
o Roleso Procesos
o Procedimientoso Instructivos
o Formulario
Gestin Cambio Cultura PM.
Se muestra el QUE se necesita estructurar UN MARCO
metodolgico.
El Como consiste en construir el Marco Metodolgico a
adoptar.
UN GRAN RETO:Tomar la Construccin de la
Metodologa como un Proyecto. Dando el Tratamiento
respectivo.
27
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RoadMap de Administracion Proyectos
Actividades
Clave
Resultados
TrabajoHerramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.
28
-
RoadMap de Administracion Proyectos
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Nivel
0
Nivel
1
Nivel
2
Nivel
3
Nivel
4
Nivel
5
1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.
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RoadMap de Administracion Proyectos
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
Herramientas
Y
Tcnicas
1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.
30
Que se Propone Realizar?
Definir Marco Metodolgico de Gestin1
Definir Marco de Gobierno para Gestin 2
Polticas, reglas negocio, procesos,
procedimientos, instructivos, manuales3
Estructura Organizacional, Roles4
Escalabilidad de los Proyectos5
Gestin de Escalabilidad PM6
Control PM7
Nivel de
Escalabilidad
Herramientas
Y
Tcnicas
Definir los Niveles de
Escalabilidad PM
-
31
< 100 k >= 101 k
>= 1000 k
-
Termino: Escalabilidad de los Proyectos. A que se Refiere?
32
Escalabilidad PM?
Se refiere a las dimensiones de los proyectos y el nivel de
requisitos de anlisis debe llevar un proyecto.
Grandes: Se debe hacer Todo lo requerido por la Metodologa.
Medianos: Un Bloque de lo requerido por la Metodologa.
Pequeos: Solo temas esenciales y claves de la metodologa.
US $ Inversin
PM
Grandes US $ Millones
MedianosUS $ Cientos Miles
Pequeos US $ Miles
-
33
RoadMap de Administracion Proyectos
Como se Propone Alcanzar?
Definicin y Construccin Polticas, reglas, procesos,
procedimientos,
instructivos, manuales, plantillas de documentos
DefinicinMetodologa, Modelo de Gestin, Marco de Trabajo,
Estructura
Organizacional, Roles
Construccin y Aprobacin Establecer ciclo de Mejora
continua Gobierno Proyectos
Escalabilidad en
la Gestin PM
Gestin PM
-
34
1. Necesidad o Idea.
2. Formulacin de Ante Proyecto.
3. Evaluacin Caso de Negocio.
4. Gestin del Portafolio de Proyectos.
5. Ciclo de vida del Proyecto.
RoadMap del Ciclo de Vida de los Proyectos
RoadMap del Ciclo de
Vida:
34
-
FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
1. Necesidad o Idea.
35
-
1. Necesidad o Idea.
Las organizaciones en sus operacionesidentifican problemas o
idea asolucionar para optimizar su gestin.
La oportunidad de solventar dichoproblema genera
automticamenteuna necesidad a satisfacer.
La forma de analizar y diagnosticar sila necesidad es factible
es por mediode la Formulacin de una AnteProyecto.
Problema a
Solucionar
Necesidad a
Satisfacer
Ante Proyecto
36
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Por qu el Anlisis de una Necesidad o Idea previo al Ante
Proyecto?
Es la base para estructurar un marco lgico de elementos
(metodologa) que se deben de considerar para dimensionar un posible
proyecto que solucione una necesidad del negocio.
Permite despejar el mayor numero de dudas y permite ordenar
sistemticamente la formacin del proyecto.Necesidad
Pro
ble
ma
Ide
a
Entrada Transformacin Salida
Grupo de Pasos
Preliminares antes
de la Autorizacin
del Proyecto
37
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Que es un Ante Proyecto?
Habilita el Monitoreo de su
Construccin
Line
amie
ntos
Cla
ros
de s
us C
ompo
nent
es
Mar
co
Met
odol
gic
o
gil
Beneficios Marco de Trabajo Lista de Elementos
Tiene la Misin
de Anticipar
Caractersticas
del posible
Proyecto.
Documentos
Diseos
Especificaciones
Legales
Otros
38
-
Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante
Proyecto
Necesidad o
Idea1.-
Identificacin
Idea o
Problema
1.1.- Necesidad a Satisfacer
1.1.
-N
eces
idad
a S
atis
face
r1.2.- Proceso Negocio
1.2.
-P
roce
so N
ego
cio
1. Identificar origen de la Necesidad.
2. Establecer Alcance Inicial de la Necesidad.
3. Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Idea o Necesidad +
Equipo PM)
4. Definir un lder de Iniciativa (Idea o Necesidad) en caso de
ser valida.
5. Identificar un Patrocinador de Iniciativa.
6. Documentar en plantilla Oficial, Validar y Aprobar.
A. Documentos de perfil de la Idea o Necesidad.
B. Documento Aprobado para Evaluacin de Impacto y Viabilidad
en
el Flujo de Procesos.
1. Identificar Proceso(s) que se beneficia.
2. Analizar y Diagnosticar la Oportunidad de Mejora.
3. Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Proceso + Equipo
PM)
4. Evaluar Causa y Efecto de cambios propuestos y su relacin
con
otros procesos.
5. Determinar si es viable la Idea o Necesidad ya que beneficia
el flujo
del proceso de negocio.
6. Documentar en plantilla oficial, Validar y Aprobar.
A. Reporte de Anlisis de Flujo de Valor del Proceso.
B. Documentos Enunciado Preliminar del Alcance.
C. Minuta de Alta a Portafolio de Ante Proyectos
D. Asignacin de Cdigo de Ante Proyecto.
E. Asignacin Recursos de Evaluacin de Factibilidad y
Viabilidad
del Ante Proyecto.
39
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FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
1. Ante Proyecto
40
-
Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante
Proyecto
Ante
Proyecto
41
1. Evaluacin de Documentos de Enunciado Preliminar Alcance.
2. Evaluacin de Lluvia de Ideas.
3. Evaluacin de Flujo de Valor.
4. Anlisis de Requisitos de la Necesidad.
5. Evaluacin de Requisitos de Calidad del Entregable.
6. Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros.
7. Identificacin de Actividades Iniciales del Ante Proyecto.
8. Estimacin de Tiempo Ante Proyecto.
9. Control de Cambios Ante Proyecto
10. Lecciones Aprendidas Ante Proyecto.
2.-
Evaluacin
Ante
Proyecto
2.1.- Plan de Trabajo
2.2.- Equipo de Trabajo2.
1.-
Pla
n d
e Tr
abaj
o2.
2.-
Eq
uip
o d
e Tr
abaj
o 1. Evaluacin de Perfil de Integrantes de Equipo segn Tipo
Ante
Proyecto.
2. Identificacin de Expertos para el Ante Proyecto.
3. Identificacin de Lecciones Aprendidas previamente.
4. Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros como
asesores.
5. Roles del equipo de Ante Proyecto.
6. Estructura de Organizacional Equipo Ante Proyecto.
A. Plan de Trabajo Ante Proyecto.
B. Acta de Constitucin Ante Proyecto
C. Enunciado Preliminar Alcance de Ante Proyecto.
D. Estructura de desglose de trabajo EDT.E. Minuta de
Identificacin de Nivel de Escalabilidad PM.
F. Plan de Riesgos de Ante Proyecto.
G. Plan de Comunicacin de Ante Proyecto.
A. Matriz RACSI de Equipo de Ante Proyecto.
B. Matriz de Roles y niveles de Responsabilidad.
-
FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
2. Validacin del Caso de Negocio
42
-
Evaluacin
Caso
Negocio
Ejemplo: Evaluacin Caso Negocio.
43
1. Revisin de Documentos Requeridos segn Minuta de
Escalabilidad.
2. Anlisis de Ante Proyecto versus Estrategia del negocio.
3. Matriz de Riesgos
4. Estrategias de Gestin de Riesgos
5. Factibilidad Tcnica.
6. Factibilidad Funcional.
7. Factibilidad Econmica.
8. ROI TIR - VAN 9. TCO
3.-
Evaluacin
Caso
Negocio
3.1.- Factibilidades
3.2.- Impacto Vialidad
1. Definicin de Impacto en Procesos de Negocio ,
Temporalidad.
2. Viabilidad de Ejecutar el Ante Proyecto.
3. Presentacin Ejecutiva (Equipo Caso Negocio + Equipo Ante
Proyecto) .
4. Construccin de Material de Soporte de Caso de Negocio.
5. Calendario de Presentacin.
A. Reporte de Factibilidad Tcnica, Funcional, Econmica.
B. Reporte de Anlisis de TIR o TCO del Ante Proyecto.
C. Documentacin Anexa de soporte del Ante Proyecto.
A. Reporte de Aprobacin o Denegacin de Ante Proyecto.
B. Informe Ejecutivo para aprobacin Comit Ejecutivo PM.
C. Minuta de Aprobacin o Rechazo de Comit Ejecutivo PM.
D. Acta Constitucin Proyecto y su Cdigo de PM.
E. Definicin de Momento de Ejecucin PM para asignacin
recursos
PPM.
3.1.
-F
acti
bili
dad
es3.
2.-
Imp
acto
Via
lidad
-
FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
3. Gestin del Portafolio del Proyectos
44
-
Gestin
Portafolio
Proyectos.
Ejemplo: Gestin Portafolio Proyectos.
45
Ejemplo: Gestin de Portafolio de Proyectos.
1. Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.
2. Cdigo de Proyecto.
3. Anlisis de Portafolio, Programas y Proyectos versus el
proyecto
recin ingresado, posibles relaciones.
4.- Portafolio
de Proyectos
PPM
4.1.- RoadMap del Portafolio
4.2.- Programas y Proyectos
1. Anlisis de Relaciones entre Proyectos.
2. Anlisis de GANTT Master de Proyectos.
3. Anlisis de PERT Master de Proyectos y Recursos.
4. Definicin de Momento Idneo de Ejecucin PM.
A. Informe de Relacin de PPM versus nuevo Proyecto.
B. Reporte de Anlisis de PPM Gantt Master de Proyectos
versus
PERT Master de proyectos en curso y cargas de uso de sus
recursos.
A. Minuta definicin de Momento en Lnea de Tiempo para la
ejecucin del Proyecto.
B. Minuta de Asignacin de Proyecto a PMO de lnea de Negocio.
C. Requerimiento PM - Planificacin & Estimacin Final de
Proyecto,
Alcance, Tiempo, Costos, Recursos, Riesgos, Entregables,
Calidad de Entregables, Matriz de Stakeholder.
Portafolio
de
Proyectos4.
2.-
Pro
gra
mas
y
Pro
yect
os
4.1.
-R
oad
Map
del
Po
rtaf
olio
-
FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
4. Ciclo Vida del Proyecto
46
-
Ciclo
Vida.
Ejemplo: Gestin Proyectos.
47
1. Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.
2. Revisin de Ante Proyecto versus costos vigentes.
3. Iniciacin Procesos definicin de Proyecto.4. Planificacin
Procesos de Planificacin del Proyecto.5. Ejecucin Procesos de
Ejecucin del Proyecto.6. Monitoreo y Control Procesos de Monitoreo
y Control.7. Planes de Gestin Paralelos Riesgos, Comunicacin,
Adquisiciones,
Control de Cambios, etc.
8. Cierre Procesos de Cierre del Proyecto.
4.- Gestin
Proyectos
PMP
4.1.- Requerimiento PM
4.2.- Ciclo Vida PM
1. KickOff del Proyecto.
2. Ejecucin del Proyecto
3. Monitoreo y Control.
4. Cierre del Proyecto.
5. Lecciones Aprendidas Proyecto.
A. Planes de Gestin de PM.
B. Plan de Gestin de Recursos.
C. Plan de Gestin de Comunicacin del Avance del Proyecto.
A. Documentacin de Administracion y Gestin del Proyecto.
B. Reportes de KPI de Valor Ganado del Proyecto.
C. Reportes al PPM del ciclo de vida del proyecto.
D. Reportes ejecutivos del proyecto.
E. Alimentacin de Sistema de Gestin de Proyectos PPM.
4.1.
-R
equ
erim
ien
to P
M4.
2.-
Cic
lo V
ida
PM
-
48
Anlisis de Brechas
Identificacin de Necesidades
Identificacin de Equipo de trabajo.
Definicin de Comit de Monitoreo.
Plan de Trabajo
Actividades Relevantes:
Que Sigue?
48
-
49
Definir que la construccin de la
Metodologa y Marco de Trabajo
de PM se constituir en un
Proyecto.
Metodologa y Marco de Trabajo:
Como alcanzar el Objetivo?
49
-
Beneficios:
50
METODOLOGA TROPICALIZADAY BASADA EN
BUENAS PRACTICAS
CRITERIOS UNIFICADOS
HOMOLOGACIN DE LA FORMA DE
HACER LOS PROYECTOS
-
El Reto:
51
Gobiernos Proyectos
Escalabilidad PM
Estructura y Roles
PMO
Polticas & Reglas Negocio
Modelo Gestin PM
Marco de Trabajo PM
Procesos
ProcedimientosInstructivos - Manuales -
Plantillas
-
FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos
PMO y el Rol de Cambio en la Organizacin
52
-
Elementos de una PMO
Contenido
Introduccin
Definicin
Objetivos
Para que tener una PMO?
Algunas Ventajas
Algunas Desventajas
Marco de Trabajo
Marco Metodolgico
Marco de Gestin
Madurez de la PMO
Plan para Implementar una PMO
Tipos de PMO
Triangulo de Valor
Mtricas e Indicadores53
-
Introduccin:
La PMO:
Es un concepto de rpido crecimiento mundial enlas organizaciones
que tienen claridad de la ruta aseguir en la gestin de
proyectos.
Tiene como finalidad el cumplimiento de lasexpectativas del
cliente acorde a las condicioneseconmicas que permitan ser
competitivos.
El rol es mostrarle a una empresa como sacar elmximo provecho a
sus proyectos.
54
-
Definicin PMO
La Oficina de Direccin de Proyectos es unrea funcional dentro de
la organizacin;encargada de coordinar la administracinde los
proyectos bajo su responsabilidad,se enfoca en la planeacin,
priorizacin yejecucin coordinada de proyectos queestn ligados a los
objetivos del negocio.
55
-
Definicin PMO
Una oficina de Proyectos proporciona unesquema completo de
funciones deadministracin que asegura contar con unportafolio de
proyectos basado en un ciclode vida de inicio a fin, logrando
comoresultado un flujo de trabajo y unacoordinacin horizontal, sin
la tradicionalcadena jerrquica de mandos, es decir,organizando por
varios grupos funcionalesde trabajo, gestin del cambio,gestionando
informacin, metodologa,conocimiento, expertis, visin,
control,generando valor y rentabilidad a laorganizacin.
56
-
Objetivos de una PMO
Ser un facilitador de un modelo degestin, de un marco de
trabajo, de unmarco metodolgico, apoyar en la gestinde un
portafolio, programa o proyectosegn la lnea de negocio que
atiende.
Ser un habilitador de la gestin eficiente ygil de proyectos segn
un acuerdo degobierno de proyectos que la regula.
Monitorear los Proyectos asignados deuna forma metodolgica,
disciplinada yrentable.
57
-
Para que tener una PMO?
La gestin de mltiples proyectos.
Complejidad de los mismos.
Necesidad de gestionar por un mtodo sistemtico.
Crecimiento de la practica de gestin de proyectos.
La demanda de una gestin eficaz.
La rentabilidad de los proyectos segn lo planificado.
Vigilar por que se cumpla con el acuerdo de gobierno de
proyectos.
58
-
Algunas Ventajas
Monitorea Comportamiento de los Proyectos.
Establece Procesos y Mtricas estndar para todos los
proyectos.
Centraliza la gestin de informacin relacionada a los
proyectos.
Emite juicio de expertos en aspectos metodolgicos.
59
-
Algunas Desventajas
Puede ser percibida como un enteburocrtico cuando no tienen un
plan demadurez de su gestin.
Personal no preparado en la metodologay contar con experiencia
amplia en lagestin de proyectos.
La cultura de la PMO y su dbil manejo dela gestin del cambio
pueden convertirseen enemigos.
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Funciones
Habilita la prestacin de servicios degestin basada en polticas,
procesos,metodologa, plantillas.
Facilita la capacitacin en metodologay herramientas de gestin.
Proporcionamentora y asesora a los directores deproyecto.
Monitorea el cumplimiento delineamientos de polticas, reglas
degestin, procesos, plantillas,formularios y la
metodologarespectiva.
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Funciones
Centraliza la comunicacin entredirectores de
proyectos,patrocinadores, interesados y partesque tienen
participacin.
Monitorea el cumplimiento del Marcode trabajo.
Monitorea y controla el Marco deGestin.
Monitorea y controla el MarcoMetodolgico.
Monitorea el cumplimiento del acuerdode gobierno de
proyectos.
Apoya a la gestin del portafolio deproyectos.
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PMI define las siguientes premisas de la PMO
Grado de control e Influencia: La PMO estipificada segn la
injerencia que realizaen los proyectos de la organizacin,
talescomo: Soporte, Control y Directivas.
Integracin de Informacin: Recopiladatos de los diferentes
proyectos, analizalos mismos y genera informacin delcumplimiento de
los objetivos de altonivel.
Estructura y Rol: La forma, funcin yestructura de la PMO
dependen de lasnecesidades de la organizacin a la queda
soporte.
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PMO Segn PMI
PMO Program Management Office.Organizacin responsable de definir
ygestionar los procesos de gobiernorelacionado con los programas,
procesos,plantillas, etc. y de soportar a los equiposde gestin de
los programas manejandode manera centraliza las
funcionesadministrativas o previendo asistenciadedicada al PMP.
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Para Implementar una PMO Aspectos Claves de xito
1. Tener reconocimiento y disciplina degestin de proyectos en
laorganizacin.
2. Tener claridad de que la PMO no esparte de la operacin de
laorganizacin.
3. Tener visin del tipo de PMO que sedesea tener en la
Organizacin.
4. Tener un plan de implementacin dela PMO segn el grado de
Madurezque se espera tener, esto derivado dela visin del tipo de
oficina deproyectos.
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Para Implementar una PMO Aspectos Claves de xito
5. Tener equipos con disponibilidad deinteraccin
multidisciplinaria capacesde trabajar los proyectos.
6. Determinar una EstructuraOrganizacional basada en procesos
yno en funciones, para que se puedanasignar roles segn los
proyectos.
7. Contar con Metodologa,Herramientas, tcnicas, claradefinicin
del marco de accin de laPMO.
8. Determinar el Nivel de conocimientosen la gestin de proyectos
de losequipos involucrados.
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10 Pasos para implementar una PMO
1. Definicin de la Visin y tipo de PMO.
2. Obtencin de los recursos para laestructuracin de la oficina
deproyectos.
3. Evaluacin del anlisis de brechas de lagestin de proyectos
actual de laorganizacin versus las buenaspracticas de PMI.
4. Definicin del plan de Trabajo con lasactividades claves, los
resultados detrabajo que alcanzaran la meta deimplementar la
PMO.
5. Definicin del Acuerdo de Gobierno deproyectos que regulara
la(s) PMO (s)que integraran la organizacin.
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10 Pasos para implementar una PMO
6. Definicin de las Polticas, reglas degestin, procesos,
procedimientos,instructivos, manuales, plantillas,formularios,
marco metodolgico, marcode trabajo, marco de gestin, tipo
deestructura organizacional, roles yfunciones.
7. Estimacin de recursos segn ladefinicin de la PMO.
8. Obtencin y aprobacin del presupuestopara el proyecto de
implementacin dela PMO.
9. Asignacin del personal fijo de la PMO.
10. Plan de Implementacin, comunicacin,gestin del cambio,
asimilacin de loaPMO en la organizacin.
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Mtricas e Indicadores
Los objetivos de la PMO:
Claro y Tangibles.
Agiles y Solidos.
Medibles en el tiempo.
Fijacin de Metas en el Plan de evolucin de la madurez de la
PMO.
RoadMap a 5 aos de niveles de Madurez de la PMO, Metas asociadas
a cada ao de gestin.
Mtricas que debe medir de los proyectos basadas en las tcnicas
de valor ganado.
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Mtricas de Monitoreo de la PMO
Debe velar por:
El valor ganado de los proyectos.
Gestin del riesgo.
Hitos importantes de los proyectos.
Inversiones de Proyectos por fase, recurso, tarea, etc.
Gestin de Problemas durante la ejecucin de los proyectos.
Alcance, tiempo, costo, entregables, calidad de los
proyectos.
Beneficios esperados de los proyectos.
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Mtricas de Monitoreo de la PMO
Inventarios de proyectos en el Portafolio o programas que
gestiona.
Control de cambios.
Comunicacin de los proyectos.
Gestin de lecciones aprendidas.
Cumplimiento del acuerdo de Gobierno de proyectos.
Cumplimiento de la metodologa.
Niveles de escalabilidad de los proyectos.
Monitorear la correcta documentacin de los proyectos.
Uso de las herramientas de gestin.
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Monitoreo del Nivel de Madurez de la PMO
Es responsable de Monitorear y Controlar el cumplimiento de la
visin del Nivel de Madurez de la PMO en el RoadMap que se trazo a 5
aos en temas como:
Cumplimiento Metodolgico.
Cumplimiento Acuerdo de Gobierno de Proyectos.
Anlisis Financiero.
Anlisis de Riesgos.
Planeacin de Proyectos.
Asignacin de recursos.
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Algunos pasos del modelo
De gestin de la PMO
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Se posee una Metodologa de Formulacin yAdministracion de
Proyectos? Deber estardocumentada en procesos,
procedimientos,polticas, reglas de gestin, formularios, equipode
monitoreo de aplicacin, gente entrenada enPMI u otro estndar.
Se cuenta con un plan de Implementacin de laPMO? La fijacin de
una Meta CrucialmenteImportante, para poder generar los
indicadorespredictivos, los tableros de gestin deimplementacin, as
como la rendicin decuentas.
Enfoque: Cual es el Modelo de Trabajo de la yCul es el Marco de
Trabajo que tiene la PMOcomo parte de su Enfoque?
Tablero de Medicin de Madurez PMO, losobjetivos por ao, las
metas asociadas, losequipos responsables de alcanzar dichas
metas.
Planes de trabajo de la implementacin, por cadauna de las fases
y etapas que se visualizan.
Aspectos a Evaluar:
Cmo evalu en que nivel de Madurez esta la Oficina de Proyectos
de la Organizacin?
Las 20
Funciones
Clave
Le ayudaran.
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La Madurez de la PMO
La importancia de saber el grado de madurez de la PMO.
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20 Funciones Clave de la Madurez de la PMO:
Funciones Clave de la PMO
Practicas de Gestin. 1.- Metodologa de Gestin de Proyectos.
2.- Herramientas de Gestin de Proyectos.
3.- Estndares y Mtricas
4.- Gestin del Conocimiento en Proyectos.
Gestin de
Infraestructura5.- Gobierno de Proyectos.
6.- Evaluacin de la Aplicacin Metodologa.
7.- Organizacin, Estructura, Roles.
8.- Instalaciones y equipo de Apoyo.
Integracin de Recursos 9.- Gestin de Recursos.
10.- Formacin y Educacin en Proyectos.
11.- Desarrollo de Carrera.
12.- Desarrollo de Equipo
Soporte Tcnico 13.- Gua acompaamiento Modelo Gestin.
14.- Apoyo a la Planificacin PM.
15.- Auditoria de Proyectos.
16.- Recuperacin de Proyectos.
Alineacin de Lneas
de Negocio17.- Gestin de Cartera Proyectos.
18.- Relacin con los Clientes.
19.- Relaciones con Proveedores.
20.- Evolucin de los Negocios.
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Ruta para una implementacin de una PMO:
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Etapa 1: Oficina de Proyectos
Asumir Rol enfoque Metodolgico Anlisis global de situacin
Proyectos.
Etapa 2: La PMO Bsica
Asumir responsabilidad de Enfoque Estndar.
Evaluacin de los avances de los proyectos registrados.
Etapa 3: La PMO Estndar
Rol entre entorno Empresarial y entorno de gestin de
proyectos.
Facilitar la metodologa de gestin de proyectos en base buenas
practicas.
Etapa 4: La PMO
Avanzada
Se constituye en una seccin de los servicios compartidos de la
organizacin.
Supervisa y gestiona los resultado de los proyectos.
Etapa 5: Centro de Excelencia
La orientacin de la PMO es hacia la estrategia del negocio.
Alineacin del portafolio integral del proyectos.
Se enfoca en la unidad de negocio que tiene injerencia.
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Reflexion: No es el plan lo que importa, sino la
planificacin
Preguntas? Gracias por su tiempo.
86Cristian Bailey