Plan van Aanpak voor H7 Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers Onderzoek naar de landelijke omvang van de problematiek en het ontwikkelen van hulpmiddelen voor de gereedschapskist Datum voltooid: 22-01-2020 Auteur: Niels Komen Versie: 1.1 (publieksversie zonder begroting) Status: Definitief
15
Embed
Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Plan van Aanpak voor
H7
Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers Onderzoek naar de landelijke omvang van de problematiek en het ontwikkelen
van hulpmiddelen voor de gereedschapskist
Datum voltooid: 22-01-2020
Auteur: Niels Komen
Versie: 1.1 (publieksversie zonder begroting)
Status: Definitief
H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers
1
Documenthistorie
Revisies
Versie Status Datum Wijzigingen
0.1 Concept 19-2-2019 Eerste versie
0.2 Concept 27-2-2018 Aanpassingen en verduidelijkingen n.a.v. opmerkingen
van Walter Swagemakers, Frans Neggers, Barbara
Sierman, Johan van der Knijff, Gaby Wijers en Marjon
van Schendel.
0.3 Concept 9-5-2019 Aanpassingen n.a.v. Domeingroep Houdbaar en
Klankbordgroep
1.0 Definitief 11-10-2019 wijziging in begroting
1.1 Aanpassing wegens
herstart project en
feedback ICTU
22-01-2020 Wijziging scope en fasering project, tekstuele
wijzigingen
Distributie
Dit document is verstuurd aan:
Versie Datum
verzending
Naam Functie
0.1 19-2-2019 Projecteam
Marcel Ras
Domeinmanager Houdbaar
0.2 27-2-2019 Projecteam
Marcel Ras
Domeinmanager Houdbaar
0.3 9-5-2019 Klankbordgroep
Domeingroep Houdbaar
H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers
2
1.0 11-10-2019 Klankbordgroep
Domeingroep Houdbaar
1.1 22-01-2020 Marcel Ras
Jeffrey van der Hoeven
Klankbordgroep
Domeinmanager Houdbaar
Sponsor project
H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers
3
1 Inleiding en achtergrond 4
2 Projectdefinitie 6
2.1 Fasering 6
2.2 Doelstellingen 6
2.3 Resultaten 7
2.4 Projectaanpak 7
2.5 Scope 7
2.6 Producten 8
2.7 Uitsluitingen 9
2.8 Relaties en afhankelijkheden 10
2.9 Uitgangspunten 11
2.10 Risico’s 11
3 Projectorganisatiestructuur 12
Bijlages 13
Bijlage A: Kwaliteitsplan 13
Bijlage B: Planning 14
H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers
4
1 Inleiding en achtergrond
Inleiding
Het doel van dit document is om duidelijkheid te geven hoe vanuit NDE invulling gegeven wordt aan de
verschillende onderdelen van de intensiveringsopdracht vanuit OC&W, zoals beschreven in het Programmaplan
Intensivering NDE 2019-2020. Dit project is onderdeel van Projectfiche 3: Generieke voorzieningen Houdbaar. Het
voorliggende ‘plan van aanpak H7 – Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers’ geeft richting aan de uitvoering
van dit project.
Problematiek bedreigd erfgoed op fysieke dragers
Veel erfgoedinstellingen hebben digitale collecties die opgeslagen zijn op fysieke dragers op de plank liggen. Deze
collecties kunnen onder anderen bestaan uit digitaal geboren materiaal dat geleverd is op een fysieke drager of uit
gedigitaliseerd materiaal dat opgeslagen is op een fysieke drager. Ook krijgen veel instellingen nog met regelmaat
nieuwe collecties op fysieke dragers aangeleverd. Regelmatig kennen deze collecties geen analoge tegenhanger,
waardoor het voortbestaan van deze collecties volledig afhankelijk is van de drager.
Digitale informatie die opgeslagen is op magnetische, optische en solid-state dragers, zoals floppies, cd-rom’s en
USB-sticks, werd in november 2017 en ook in de 2019 review aangemerkt als Critically Endangered door de Bit List
Jury van The Digital Preservation Coalition. Het risico op verlies van deze informatie is zeer groot, en wanneer er
sprake is van verzwarende omstandigheden kan deze zelfs beschouwd worden als Practically Extinct: praktisch
uitgestorven. Dit is bijvoorbeeld het geval als er sprake is van afhankelijkheden met verouderde hardware, een
gebrek aan verversingsstrategieën en ongeschikte bewaaromstandigheden.12
De ‘Trendmonitor Audiovisuele Collecties in Nederland’ van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid laat zien
dat de problematiek rond deze bedreigde collecties groeit3. In de trendmonitor wordt geschat dat alleen al
200.000 fysieke beeld- en geluidsdragers binnen erfgoedinstellingen urgent moet worden gedigitaliseerd4. Omdat
er tot nu toe alleen maar onderzoek is gedaan naar AV collecties, is de omvang van de totale problematiek binnen
erfgoedinstellingen niet duidelijk. Hiervoor is verder onderzoek nodig.
Niet iedere erfgoedinstelling met fysieke dragers in haar collectie beschikt over de benodigde middelen (kennis,
hard- en software) om de informatie die erop staat veilig te stellen5. Ook zijn erfgoedinstellingen zich vaak niet
bewust van de problematiek. Dit speelt met name bij kleinere erfgoedinstellingen6. Deze instellingen moeten
bewust worden gemaakt van de problematiek en in staat worden gesteld om de juiste stappen te nemen om deze
Buiten scope geplaatste onderdelen kunnen alleen nog worden meegenomen als dit door de opdrachtgever als
afwijking op het project is goedgekeurd.
2.8 Relaties en afhankelijkheden
Het project Landelijke aanpak veiligstellen bedreigde digitale collecties of fysieke dragers heeft een relatie met:
● Gereedschapskist
Hulpmiddelen die is fase 2 van dit project ontwikkeld worden zullen onderdeel worden van de
gereedschapskist van generieke voorzieningen.
● Deskundigheidsbevordering
Kennis die opgedaan wordt in dit project moet doormiddel van het Netwerk van Ondersteuning
terechtkomen bij kleinere instelling.
● Knooppunten
○ Sectorale Knooppunten
Leveren expertise/kennis/(inter)nationale contacten en maken onderdeel uit van de
klankbordgroep
○ Provinciale en Thematische knooppunten
Worden gebruikt om kleinere instellingen te betrekken, bijvoorbeeld om ze te attenderen op de
inventarisatie
● projecten binnen het Domein Houdbaar
○ H4 Softwarearchivering
Dragers zijn vaak afhankelijk van specifieke softwareconfiguraties die eventueel middels emulatie
beschikbaar zijn
○ H10 Bijdrage aan gereedschapskist
Output van dit project kan worden opgenomen in best practices voor de gereedschapskist
○ H14 Leren Preserveren
Bevindingen van dit project kunnen worden toegevoegd aan de cursusstof voor Leren Preserveren
Relaties buiten NDE
● Het programma Metamorfoze dient voor dit project als inspiratiebron omdat dit project naast het digitale
ook het fysieke als onderwerp heeft. Gedurende het project wordt bekeken op welke vlakken er
eventueel samengewerkt kan worden;
● Veel expertise en kennis zal aanwezig zijn bij hobbyisten. Gedurende het project wordt geprobeerd om,
waar nodig, deze kennis te benutten;
● Omdat de problematiek zich niet beperkt tot de erfgoedsector zullen ook wetenschappelijke bibliotheken
benaderd worden tijdens de inventarisatie.
Uitvoering van het project en/of de implementatie van resultaten en producten kan worden belemmerd door:
● Onvoldoende respons in de inventarisatiefase, waardoor een incompleet beeld ontstaat van de
problematiek.
H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers
11
2.9 Uitgangspunten
Binnen dit project zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
● Er wordt gewerkt volgens de DERA 2.0 (daar waar dat relevant is voor dit project)
● Projecten zijn altijd samenwerkingsprojecten waar meerdere instellingen bij betrokken zijn;
● Resultaten zijn aantoonbaar sectoroverstijgend en leveren een bijdrage aan de ontwikkeling van een
netwerk van gemeenschappelijke voorzieningen;
● Projecten leveren een bijdrage aan ontwikkeling van duurzame toegang van digitale collecties in
Nederland en hebben een focus op concrete problematiek;
● Onder veiligstellen van digitale collecties wordt in dit project verstaan dat deze duurzaam zijn opgeslagen
in een beheerde opslagomgeving15 volgens de OAIS-definitie: Long Term Preservation The act of
maintaining information, Independently Understandable by a Designated Community, and with evidence
supporting its Authenticity over the Long Term.16
2.10 Risico’s
De volgende risico’s worden bij aanvang van het project onderkend:
● Beschikbaarheid medewerkers bij de betrokken instellingen.
○ Maatregel: Hierover worden aan het begin van het project afspraken gemaakt;
● Er worden veel projecten tegelijkertijd gestart die een inventarisatiefase kennen. Hiermee bestaat het risico dat
erfgoedinstellingen ‘inventarisatie-moe’ worden, waardoor de opgehaalde informatie minder volledig is dan
gewenst;
○ Maatregel: afstemming van timing, communicatie en opzet tussen de inventariserende projecten.
15 https://www.dpconline.org/handbook/organisational-activities/legacy-media 16 OAIS Reference model for an open archival information system (OAIS). Recommended practice CCSDS 650.0-m-2 Magenta Book. Issue 2. Washington, D.C.: CCSDS, June 2012. (https://public.ccsds.org/Pubs/650x0m2.pdf)