PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN MATEMÁTICAS, A.C. COMITÉ DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Jalisco s/n, Valenciana C.P.36240, Guanajuato,Gto., México Apodo. Postal 402 www.cimat.mx ENERO 2013 1 PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 Aprobado por el Comité de Información del CIMAT en la 1ª Sesión Ordinaria de 2013
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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO … · La ejecución del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, a través de la actualización e implementación de los instrumentos de control
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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 CENTRO DE INVESTIGACIÓN EN MATEMÁTICAS, A.C.
I. PROYECTO DE ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Objetivo General: En cumplimiento de las obligaciones legales, el CIMAT, debe realizar los instrumentos archivísticos, apegándose también a los estándares nacionales e internacionales en la materia. Alcance: a todas las unidades administrativas Participantes: Dirección Administrativa, Dirección de Planeación e Información, Coordinación de Archivos y Archivos de Trámite Descripción de acciones del proyecto:
Dar continuidad a la Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. Dar continuidad a la elaboración y actualización de los Instrumentos Archivísticos. Se llevará acabo la planeación para la creación de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes) Determinar las funciones de las Unidades de Documentación en Trámite. Se establecerá la funcionalidad del Archivo de Concentración del CIMAT Realizar el Informe anual del cumplimientos de actividades 2013 Elaborar del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2014
Periodo de ejecución: enero a diciembre
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Establecer mecanismos para el desarrollo profesional del personal responsable de las unidades de archivo que integran el
Sistema Institucional de Archivos del CIMAT, que propicien el conocimiento de la administración de documentos y favorezcan el
contacto con instituciones expertas en la administración de documentos para participar en eventos de la materia, con la finalidad
de mantener la actualización permanente.
Alcance: a todas las unidades administrativas
Participantes: Coordinación de Archivos Descripción de acciones del proyecto:
Capacitación a los responsables de archivo que conforman el Sistema Institucional de Archivos del CIMAT (SIAC), con la finalidad de homologar los criterios en la materia.
Periodo de ejecución: Permanente
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III. PROYECTO PARA LA ADQUISICIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES PRIORITARIOS QUE REQUIEREN LOS ARCHIVOS, CON BASE A LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES. Objetivo General: Garantizar el abasto de los recursos materiales que requieren los Archivos, para su óptima operación, mantenimiento de los archivos e instalaciones, atendiendo la conservación de sus acervos documentales y asegurando condiciones de seguridad e higiene que permitan resguardar, conservar y localizar la documentación cuando se requiera. Alcance: Archivo de Concentración Participantes: Dirección de Planeación e Información, Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. y Coordinación de Archivos. Descripción de acciones del proyecto: Adaptar el área destinada a la unidad de archivo de concentración para su correcto funcionamiento.
Mobiliario, materiales y equipo de trabajo. Equipo de conservación.
Periodo de ejecución: Permanente
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IV. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGIAS EN MATERIA DE ARCHIVOS Objetivo General: Establecer estrategias que permitan el diseño y desarrollo de herramientas informáticas que operan dentro del marco legal en materia de archivos, con objeto de aplicarlas a las tareas cotidianas. Alcance: a todas las unidades administrativas Participantes: Dirección de Cómputo y Redes y Coordinación de Archivos Descripción de acciones del proyecto:
Continuar la elaboración del proyecto de digitalización del acervo del CIMAT. Implementar el Sistema de Administración y Control de Gestión. Continuar la formalización e instrumentación de la normatividad en materia de archivos electrónicos.
Periodo de ejecución: Permanente
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V.- PROYECTO PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL CIMAT. Objetivo General: Garantizar la óptima conservación y mantenimiento de la documentación resguardada en los acervos, asegurando condiciones que garanticen el uso, que permitan su consulta y preservando su autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad permanente en la institución. Alcance: Archivo de Concentración Participantes: Coordinación de Archivos y Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Descripción de acciones del proyecto:
Realizar limpieza y fumigación de las áreas en donde se encuentren depósitos documentales, como medida preventiva. Proporcionar instalaciones, adecuadas, acceso controlado y resguardo de los archivos como acción permanente. Adaptar los archivos en condiciones ambientales óptimas para conservar y preservar los soportes documentales en mejores
condiciones posibles. Periodo de ejecución: enero a diciembre
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VI.- ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA INSTITUCIONAL EN MATERIA. Objetivo General: En base al marco de transparencia y la Ley Federal de Archivos, establecer mecanismos de coordinación para la difusión de las actividades archivísticas que permitan el conocimiento institucional y el fomento de una cultura acerca de la organización e importancia de los acervos como soporte de gestión y memoria de la institución. Alcance: a todas las unidades administrativas y a la ciudadanía en general Participantes: Coordinación de Archivos y Dirección de Planeación e Información Descripción de acciones del proyecto:
Publicar en el portal del CIMAT el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2013. Gestionar la creación de un micro sitio en el portal de Internet del CIMAT para difundir el Sistema Institucional de Archivos
del CIMAT (SIAC). El Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental serán difundidos a través de micro
sitio. Publicar en el Portal de Transparencia el informe anual del cumplimiento 2012 y el calendario de ejecución. Difundir en todo el año en las unidades administrativas, la importancia de la aplicación de una adecuada administración
documental. Periodo de ejecución: enero a diciembre