PKO IAAS LC UB 2012

IAAS Indonesia LC UNIBRAW 1

PEDOMAN KERJA ORGANISASI

2011

International Association of Students in Agricultural and Related Sciences Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya

IAAS LC-UB

Sekretariat bersama kav.18

Universitas Brawijaya

jl. Mt. Haryono 161 Malang 65145

email: [email protected]

INTERNATIONAL

GAMBARAN UMUM

International Association of Students In Agricultural and Related Sciences (IAAS) adalah organisasi mahasiswa pertanian sedunia yang didirikan pada tahun 1957 oleh 8 negara di Tunisia, dan bermarkas (Headquarter) di Universitas Kristen Leuveun Belgia. Organisasi ini tidak terikat pada pemerintahan manapun, badan-badan internasional, dan tidak dicampuri oleh masalah politik. Di dalam PBB, IAAS dikenal sebagai Non Government Organization (NGO). Sekarang IAAS lebih dari 42 negara anggota yang tersebar di empat benua yaitu eropa, Asia, Amerika dan Afrika. IAAS adalah wadah bagi mahasiswa pertanian untuk mewujudkan aspirasinya melalui berbagai kegiatan dalam bidang pertanian. Melalui program kerja IAAS para mahasiswa pertanian dilatih untuk mengasah kemampuannya mencari jalan keluar dari masalah yang dihadapi dunia pertanian. IAAS juga memfasilitasi pertukaran informasi bagi mahasiswa berbagai negara. TUJUAN

Tujuan utama IAAS adalah memfasilitasi minat mahasiswa untuk mendalami ilmunya, mengasah profesionalisme dan untuk menggalang kerjasama dengan mahasiswa lain. Tujuan utama tersebut dapat dijabarkan menjadi beberapa tujuan, yaitu : 1. Mendorong pertukaran gagasan dalam pendidikan dan pelaksanaan sistem pertanian, 2. Mendorong timbulnya kerjasama dan saling pengertian di antara mahasiswa pertanian sedunia,

mailto:[email protected]


3. Menyiapkan mahasiswa pertanian untuk dapat memecahkan masalah pertanian yang saat ini dihadapi. 4. Mendorong pembentukan dan pengembangan perkumpulan mahasiswa pertanian tingkat nasional mengorganisasir pertemuan,

seminar, dan pelatihan tingkat nasional dan internasional KEANGGOTAAN Keanggotaan IAAS adalah 1. Candidate Members; perkumpulan mahasiswa suatu negara yang mencalonkan diri sebagai candidate member dan disahkan

pada General Assembly (GA). 2. Full Members; candidate member yang telah disahkan menjadi full member oleh GA. 3. Correspondent Members; individual atau organisasi yang bekerjasama dengan association. 4. Honorary Member; diberikan kepada orang yang telah berjasa terhadap IAAS. 5. Frozen Members; Full members dapat menjadi Frozen Members bila tidak dapat membayar membership fee dan tidak mengikuti 2

(dua) kali GA tanpa keterangan. GENERAL ASSEMBLY General Assembly (GA) merupakan badan legislatif dan mempunyai wewenang tertinggi. General Assembly diadakan sekali setahun dengan bergantian antar negara-negara IAAS dengan forum yang disebut dengan World Congress. General Assembly memiliki keuatan untuk : 1. membuat, merubah atau memperbaiki Constitutions and By Laws. 2. membubarkan organisasi 3. menerima anggota baru IAAS 4. mengeluarkan anggota IAAS 5. memutuskan jumlah membership fee 6. penyetujuan laporan kerja Executive Committee dan Full Members 7. penyetujuan anggaran belanja organisasi 8. mengangkat dan memilih Executive Committee dan Control Committee 9. membicarakan program organisasi STRUKTUR ORGANISASI Dalam IAAS, roda organisasi dijalankan oleh Executive Committee dengan dikontrol oleh Control Committee. Executive Committee (EC) merupakan badan eksekutif IAAS Internasional yang bertanggung jawab atas tugas IAAS di antara dua GA sesuai dengan Constitution and By Laws IAAS serta semua keputusan yang diambil dan ditetapkan pada GA. EC terdiri dari : President, Vice President of Exchange, Vice President of Finance, Vice President of Communication, Vice President of Partnership. Executive Committee ini haruslah berkantor dan menetap di HQ selama masa kepengurusannya (1 tahun). Control Committee (CC) merupakan badan legislatif IAAS Internasional yang memiliki wewenang untuk mengawasi kerja Executive Committee. CC akan bertanggungjawab pada GA. CC terdiri dari 4 orang yang akan dipilih pada GA. AKTIVITAS 1. Seminar 2. Pertemuan Regional

Pertemuan regional merupakan pertemuan yang dilakukan secara berkelanjutan di antara negara-negara pada suatu regional atau benua. Diantaranya adalah : a. European Director Meeting (EDM) b. Africa Director Meeting (ADM) c. Asia Pacific Regional Meeting (APRM)

3. Village Concept Project VCP ini adalah aksi langsung para IAAS dalam membantu penduduk setempat memperbaiki kondisi lingkungan pertanian untuk kesejahteraan bersama. Program ini telah dilaksanakan di Ghana, Mexico, Thailand. Program ini juga melibatkan para mahasiswa yang tergabung dalam asosiasi mahasiswa lain seperti IMSA, IFSA dan lain-lain.

4. Exchange Program Merupakan program pertukaran pelajar yang merupakan salah satu program utama IAAS. Dengan program ini, mahasiswa pertanian dapat bekerja di lahan pertanian negara lain selama beberapa waktu untuk menggali pengalaman, melakukan studi banding serta mempelajari sistem aplikasi pertanian di negara yang bersangkutan.

5. Working Group Dikenal juga dengan kelompok kerja bersama, dilaksanakan dalam skala nasional dalam berbagai bentuk aktivitas yang mencakup mengenai alternatif dalam sistem pertanian, perlindungan lingkungan.

6. Working Camp Program ini adalah kegiatan yang memberikan aspek pendidikan dan prkatek langsung kepada para peserta, dengan topik-topik yang berhubungan dengan pertanian.

7. Dan lain-lain IAAS INDONESIA

SEJARAH Mulainya partisipasi Indonesia pada kegiatan IAAS adalah pada tahun 1991, ketika World Congress ke-36 di Thailand. World Congress 36

th in Thailand

Berawal dari diundangnya Institut Pertanian Bogor (IPB) oleh IAAS Internasional untuk ikut serta pada World Congress 36 di Thailand. Menjawab undangan tersebut maka Senat Mahasiswa (Sema) IPB mengirim delegasinya sebanyak 6 orang yaitu : Mia Siscawati (ketua delegasi), Masniarti Silalahi, Arwa Inayati nasution, Niely Sunkar dan Husni Rizal. Pada Congress ini Indonesia diberi kesempatan untuk mempresentasikan dirinya di GA dan secara aklamasi diterima menjadi Candidate Member. Sekembali dari world Congress maka Arwa Inayati Nasution berinisiatif untuk mensosialisasikan IAAS di Senat Mahasiswa IPB, dan kemudian pada bulan Desember 1991 tepatnya tanggal 29, didirikanlah IAAS Indonesia yang pada saat itu masih dibawah senat mahasiswa IPB. World Congress 36

th in Belgia


Kehadiran kedua delegasi Sema IPB atas nama IAAS Indonesia pada World Congress ini adalah untuk memperjuangkan IAAS Indonesia menjadi Full Member IAAS. Hal tersebut diharapkan dapat membuka hubungan kerjasama yang lebih erat dan dapat melibatkan partisipasi mahasiswa pertanian di Indonesia dalam kegiatan IAAS Internasional, selain itu esensi yang diperoleh dengan masuknya Indonesia sebagai anggota IAAS, antara lain terbukanya kesempatan bagi mahasiswa pertanian Indonesia untuk ikut serta Exchange Program, yang akan menambah wawasan. Melalui seleksi, Sema IPB akhirnya memutuskan 3 (tiga) orang mahasiswa sebagai delegasi resmi yaitu : Arwa Irma Nasution (ketua delegasi), Ahmad Saufi dan Nik Retno Purwandari. Hasilnya GA memutuskan Indonesia dengan suara bulat sebagai anggota penuh IAAS. Keputusan lain dari GA ini adalah terpilihnya Arwa Inayati Nasution sebagai Control Committee I IAAS Indonesia dari negara Asia. Pada tahun 1992 itu pula tercetus ide bahwa mahasiswa pertanian Indonesia tidak hanya berasal dari IPB saja, tetapi banyak universitas yang memiliki disiplin ilmu pertanian ini, maka dibentuklah yang disebut dengan National Congress (NC) dan Local Committee (LC). Sebagai Local Committee I dibentuk Local Committee IPB, dengan memulai sistem pengkaderan melalui IOP I pada tahun 1993. Kemudian dalam sosialisasinya IAAS Indonesia mengajak rekan-rekan dari Universitas Brawijaya, Universitas Sumatera Utara, Universitas Tanjungpura, Universitas Halueleo, univeristas Jambi dan Universitas Tahulako melalui forum National Congress I. Dan kemudian bersama IPB (kecuali Universitas Tahulako) disahkan menjadi local Committee IAAS Indonesia, dengan disahkan melalui SK Dirkjen Dikti seangai Local Committee dari IAAS Indonesia yang termasuk dalam Ikatan Organisasi mahasiswa Seprofesi (sekarang Ikatan Organisasi Mahasiswa Sejenis). Tahun 1996 ketika National Congress di Kendari LC. USU dan LC. Tanjungpura dikeluarkan dari IAAS Indonesia, karena tidak aktif menjalankan program-program kerja dan tidak pernah lagi mengikuti agenda IAAS Indonesia. Tetapi pada tahun itu pula IAAS Indonesia menambah satu lagi LC, yaitu LC Unpad (Universitas Padjadjaran) dan kemudian disusul oleh LC. Unram (Universitas Mataram) pada tahun 1999 pada NatCon V di Bandung. KEANGGOTAAN IAAS INDONESIA Keanggotaaan IAAS Indonesia bersifat anggota kelembagaan, sedangkan bersifat individual (perorangan) berada di bawah Local Committee. 1. Candidate Member; Universitas yang mencalonkan dirinya menjadi anggota IAAS Indonesia pada Forum Nasional IAAS Indonesia 2. Full Member; Candidate Member yang telah disahkan menjadi Full Member pada national Congress 3. Honorary Member (anggota kehormatan); kelompok orang atau individual yang berjasa pada IAAS Indonesia BENTUK ORGANISASI Sebagai organisasi kemahasiswaan internasional, IAAS Indonesia mengikuti kebijakan dan aturan dari IAAS Internasional, tetapi walaupun demikian IAAS Indonesia juga memiliki Pedoman Dasar dan Pedoman Rumah Tangga sendiri, sebab kita langsung dibawah Direktorat Perguruan Tinggi yang termasuk dalam Ikatan Organisasi Mahasiswa Sejenis (IOMS). IAAS Indonesia adalah wadah bagi mahasiswa pertanian Indonesia untuk mendalami disiplin ilmunya dan mengasah keprofesiannya melalui kegiatan-kegiatan nasional serta berwawasan internasional. IAAS Indonesia merupakan organisasi struktural fungsional dengan sistem kepemimpinan non kolektif dimana kekuasaan tertinggi terletak pada National Committee dengan penanggung jawab umum National Director untuk nasional dan Local Committee Director di tingkat lokal (PRT IAAS Indonesia). National committee berfungsi untuk memfasilitasi kegiatan-kegiatan Local Committee. NATIONAL CONGRESS Adalah badan tertinggi anggota IAAS Indonesia, diselenggarakan sekali setahun. NatCon memiliki kekuatan : 1. Menetapkan, mengganti atau memperbaiki PD, PRT, dan PKO organisasi 2. Meminta pertanggung jawaban national Director 3. meminta pertanggung jawaban CCNC 4. Memilih dan mengangkat ND dan CCNC 5. Meminta laporan kerja Local Committee 6. Menerima Candidate Member dan Full Member IAAS Indonesia STRUKTUR ORGANISASI Dalam menjalankan organisasi kepengurusan IAAS Indonesia disebut dengan National Committee. Dalam pembagian tugasnya National Director (ND) memegang dan langsung membawahi fungsi-fungsi administrasi dan fungsi Eksternal yaitu :Vice Director of Finance, Vice Director of Communication, Vice Director of Exchange, Vice Director of Partnership. Dalam menjalankan tugasnya National Committee akan dikontrol oleh Control Committee of National Committee (CCNC) yang anggotanya berasall dari setiap Local Committee. AKTIVITAS Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa IAAS Indonesia (NC) bersifat fasilitator dari LC, sehingga setiap program nasional selalu ditenderkan pada LC-LC. Sejak berdirinya IAAS Indonesia telah melakukan : 1. The 1

st Asia Pacific Regional Meeting and International Seminar “Sustainable Agricultural System and it‟s Impact on Environment

in Asia Pacific Region” in 1992; 2. National Seminar “Indonesia farmer in the 21

th Century” in 1993;

3. National Seminar “Organic Farming system” in 1994; 4. Working Camp “Potential of Youth farmers” in 1994; 5. The host of The 39

th World Congress and Seminar “Tropical Agriculture in The Global Market” in 1996;

6. Global Program I “Improve Human Resources in Agriculture to Increase Productivity – Relation with AFTA” in 1997; 7. International Student Association Festival (ISAF) in 1998; 8. Global Program II “Dreams in light years, thinks in miles but work step by step” in 1999; 9. ExchangePrograms sejak 1993. hingga sekarang NC IAAS Indonesia menerima beberapa mahasiswa dari IAAS Switzerland,

Belgium, Slovene, Austria and Denmark untuk melakukan magang di Indonesia. Pada waktu yang sama beberapa anggota IAAS Indonesia telah dikirim ke Netherlands, Norway, and Switzerland for the same training, dalam waktu dekat juga akan mengirimkan dua anggotanya ke Switzerland and Netherlands;


10. NSPCA (National Scientific Paper Competition in Agricultural) I th. 2003 di IPB, II th. 2005 di Universitas Halueleo dan III th. 2008 di Universitas Brawijaya.

11. The 3rd Asia Pacific Regional Meeting th. 2005 di Unibraw.

12. ..... 13. ....

LC UNIBRAW (LOCAL COMMITTEE UNIVERSITAS BRAWIJAYA)

IAAS Local Committee Universitas Brawijaya (LC-UB) diterima sebagai candidate member IAAS Indonesia pada tahun 1993. pihak yang mengajukan pendirian IAAS LC-UB saat itu adalah Ketua SEMA Fakultas Pertanian, Ahmad Sirojuddin yang kemudian menjabat sebagai local Committee Director (LCD) IAAS LC-UB periode pertama. Pada tahun 1994 status ini telah berubah menjadi full-member. Kegiatan pertama yang dilakukan adalah kegiatan Exchange Program khususnya pada program sending dengan mengirim satu orang anggota IAAS LC-UB ke Swiss untuk mengikuti program magang di petani setempat selama lebih kurang 3 bulan. Aktivitas-aktivitas bersifat intern organisasi banyak dilakukan pada periode ketiga kepengurusan IAAS LC-UB. Pengusahaan sekretariat tetap, pengadaan dan pembenahan sarana kantor, sosialisasi kelembagaan di lingkungan Brawijaya, pelaksanaan language education, serta pengiriman delegasi ke National Congress dan interaksi dengan LC-LC lain merupakan agenda yang telah dilaksanakan. Di bidang exchange program, periode ini telah meloloskan banyak orang anggotanya untuk mengikuti program magang di negara lain. Melanjutkan program periode sebelumnya, kepengurusan sekarang mencoba melakukan perbaikan dan pembenahan. Dengan beranggotakan 4 fakultas agrokompleks, maka diajukanlah status IAAS LC-UB sebagai Unit Aktivitas (Unitas). Kegiatan terprogram yang link dengan NC dan International Students Association (ISA) di Brawijaya juga masuk dalam agenda kepengurusan ini. Sampai saat ini IAAS LC-UB telah melakukan 15 kali LCC (Local Committee Conference). Ini berarti telah ada 13 LCD yang pernah memimpin IAAS LC-UB. Mereka adalah :

1. Ahmad Sirojuddin, Fak. Pertanian (1993-1994), 2. Endah Agus, Fak. Perikanan (1994-1995), 3. Andhika Karunia, Fak. Pertanian (1996-1998), 4. Citra Wardhani, Fak. Pertanian (1998-1999), 5. Johan B. Pambudi, Fak. Pertanian (1999-2000), 6. Ani Yulika, Fak. Pertanian (2000-2001), 7. Fauzian Noor, Fak. Pertanian (2001-2002) 8. Wahyu Purwaningsih, Fak. Pertanian (2002-2003) 9. Firman Jaya, Fak. Peternakan (2003-2004) 10. Rudy Rahadian, Fak. Pertanian (2004-2005) 11. Endah Wijayanti, Fak. Tekologi Pertanian (2005-2006) 12. Fandi Arisrahman, Fak. Peternakan (2006-2007) 13. Saiful Rijal, Fak. Teknologi Pertanian (2007-2008) 14. Wawan Wahyudiono, Fak. Teknologi Pertanian (2008-2009) 15. Hafiz Iqbal Maulana, Fakultas Teknologi Pertanian (2009-2010) 16. Attabik M. Amrillah, Fak. Perikanan (2010-2011) 17. Rio Rizky F., Fak. Perikanan (2011-2012)


PEDOMAN

KEORGANISASIAN

IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya

Daftar Isi.... ................................................................................................................................ 1 Pendahuluan.................................................................................................................................2 Sistem ........................................................................................................................................ 2 Tugas dan Kewajiban ................................................................................................................ 5 Detail Managing Project ............................................................................................................. 9 Aktivitas ..................................................................................................................................... 14 IOP & BOS I..................................................................................................................................15 LCC ........................................................................................................................................... 15 Pendelegasian .......................................................................................................................... 17 Standar Organisasi .................................................................................................................... 19


PENDAHULUAN

Tiga komponen pokok yang mendukung sebuah organisasi tumbuh dengan baik adalah lingkungan yang kondusif, sarana organisasi yang memadai dan SDM berkualitas yang dapat menjalankan dan mengoptimalkan segala sumber daya yang ada dengan baik.

Sarana organisasi memegang peranan yang penting karena didalamnya terdapat aturan-aturan, perangkat dan berbagai sistem bagaimana sebuah organisasi dijalankan. Keberadaan sarana ini sebagai ciri khas/karakteristik yang membedakan dengan organisasi lain.

Penyusunan sarana organisasi ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi pengurus IAAS Local Committee Universitas Brawijaya [IAAS LC UB] dalam menjalankan berbagai aktifitas organisasi sehingga kemampuan teknis dan non teknis mempunyai fungsi standar.

KEORGANISASIAN

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Sedangkan prosedur yang dimaksud adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagamana (how) mengerjakannya.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Di dalam IAAS Indonesia LC-UB, ada beberapa sistem yang digunakan untuk menjalani roda keorganisasian, yaitu :

1. Rantai Wewenang

Rantai wewenang dibuat untuk mengatasi kekosongan kepemimpinan selama LCD tidak berada di tempat, seperti sakit yang memerlukan istirahat panjang, diluar kota, masa pendelegasian dan tidak dapat dihubungi. Hal ini penting dalam pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan dalam waktu yang singkat. Pemindahan wewenang dilakukan melalui penetapan resmi dalam sebuah surat keputusan yang ditandatangani oleh LCD yang berisi nama dan jabatan pihak yang diserahi wewenang. Ketika LCD berada kembali di LC, maka wewenang harus diserahkan kembali kepada LCD melalui surat resmi pula. Ada 2 bentuk rantai wewenang yang diterapkan dalam LC-UB :

a. Menurut hirarki jabatan Karena garis hirarki Executive Committe (LCD, DLD dan ES) sejajar, maka apabila LCD tidak ditempat, secara otomatis DLD memegang kendali hirarki jabatan. Begitu pula apabila LCD dan DLD tidak ditempat, maka ES memegang kendali hirarki jabatan.

b. Apabila Executive Committe tidak ditempat, maka kendali hirarki jabatan harus diserahkan berdasarkan SK LCD yang menunjuk bawahannya sebagai PJS ( Penanggung Jawab Sementara) sampai dengan berakhirnya SK yang bersangkutan. PJS ditunjuk berdasarkan urutan departemen sebagai berikut : 1. PR; departemen yang mengetahui informasi internal dan eksternal 2. Expro; departemen yang mengatur pertukaran mahasiswa antar anggota IAAS sedunia 3. HRD; departemen yang mempunyai database anggota yang terdahulu dan sekarang 4. STD; departemen yang bertugas meningkatkan kemampuan teknis anggota 5. ERD; departemen yang bertugas untuk pengabdian pada masyarakat Menurut hirarki jabatan : EC Co. Dept. staff Sistem ini juga meliputi kewenangan-kewenangan yang dapat dilakukan oleh seseorang sesuai jabatannya dan ketidakwenangan mencampuri hal-hal yang tidak masuk akal dalam wewenangnya.

Bertujuan untuk menanamkan secara benar dan proporsional tentang fungsi pemimpin, jalur-jalur wewenang tertinggi sampai dengan terendah. Membiasakan staf untuk memegang tanggung jawab yang lebih besar serta menjadikan pergantian pemimpin sebagai hal wajar yang tak perlu ditakuti melainkan disikapi dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Struktur organisasi dalam pengurus inti IAAS Indonesia LC-UB adalah sebagai berikut:

2. Rantai Konsultasi

Rantai konsultasi dibuat sebagai pedoman alur konsultasi bagi IAAS Indonesia LC-UB dengan komponen konsultatif, meliputi EC, CCLC, pembina, PR III dan anggota. Alur konsultasi digambarkan sebagai berikut :

I. SISTEM

LCD

Deputy

ES

PR

EXPRO

ERD

STD

HRD


PR III

Pembina

CCLC

EC

Anggota

3. Meeting

Merupakan pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh EC, CCLC, panitia kegiatan dan anggota dalam melaksanakan fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling). Pertemuan tersebut meliputi :

1 LCC (Local Committee Conference)

Merupakan forum pengambilan keputusan tertinggi di tingkat lokal. Dilaksanakan tiap akhir periode [1 tahun] dan dihadiri oleh seluruh anggota local committee.

2 EC-CC ( Executive Committee-Control Council ) Meeting

Agenda utama pembicaraan adalah tentang perkembangan aktivitas LC, kendala-kendala yang dihadapi EC, saran/solusi penyelesaian dan evaluasi dari CC. Hasilnya merupakan rekomendasi dan bahan untuk EC-CC meeting berikutnya serta untuk LCC. Peserta meliputi seluruh EC dan CCLC aktif pada periode bersangkutan serta undangan. Dalam hal ini, departemen PR dapat ikut serta karena fungsinya untuk mencari informasi terkini sehingga dapat dijadikani masukan/ ide yang bermanfaat bagi pertemuan ini.

3 CC Meeting

Pertemuan intern Control Council guna membahas, merencanakan dan melaksanakan fungsi kontrol demi kemajuan LC. Selain itu, sebagai persiapan untuk menyajikan laporan yang akan disampaikan dalam LCC.

4. EC (Executive Committee) Meeting

Pertemuan antara LCD, DLD dan ES untuk membahas, merencanakan dan melaksanakan fungsi kontrol sebelum mengadakan rapat koordinasi pengurus atau pada saat tertentu untuk memungkinkan mengadakan rapat koordinasi.

5. Rapat Koordinasi

Merupakan pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh pengurus harian dan panitia kegiatan dalam melaksanakan fungsi manajemen ( planning, organizing, actuating, controling ). Pertemuan tersebut meliputi :

a. LPJ Departemen Kepada EC

Berisi laporan pelaksanaan program tiap departemen dan non departemen kepada EC. Laporan tersebut sebagai pertanggungjawaban staf yang dipilih dan diangkat EC dan sekaligus sebagai bahan penyusunan laporan EC yang disampaikan pada saat LCC. Waktu koordinasi dikondisikan sesuai kegiatan yang akan dan yang telah dilaksanakan.

b. Rapat Koordinasi Pengurus

Forum pertemuan pleno yang dihadiri oleh seluruh departemen dan non departemen untuk melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan yang akan datang, evaluasi pelaksanaan program sebelumnya. Hasilnya digunakan sebagai laporan triwulan LC.

c. Koordinasi departemen ( intern departemen )

Pertemuan-pertemuan yang dihadiri oleh anggota tiap departemen. Pokok bahasan adalah tentang bagaimana melaksanakan dengan baik program/kegiatan yang telah ditetapkan, pembuatan laporan, pembentukan tim yang solid, regenerasi anggota departemen, dan fungsi-fungsi lain yang mendukung optimalisasi dan efektifitas kerja departemen.

d. Koordinasi kepanitiaan

Pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh panitia suatu kegiatan dibawah departemen terkait. Bertujuan untuk mensukseskan pelaksanaan kegiatan, mendapatkan pemasukan bagi kas LC dan terciptanya tim work kerja yang solid dengan deskripsi kerja yang jelas.

4. Administration Regulation IAAS Indonesia LC-UB

Berfungsi untuk mengatur administrasi yang meliputi alur administrasi kegiatan dan administrasi keorganisasian seperti pembuatan surat, pengaturan arsip, pembuatan proposal dan laporan, publikasi, sertifikat, data form, inventarisasi serta pembuatan lembar notulensi dan lembar kehadiran saat pertemuan. Executive secretary mempunyai hak penuh atas pengaturan regulasi administrasi. Untuk menjalankan tugas administrasi, executive secretary dapat dibantu oleh vice ES

Ket : Konsultasi anggota/ pengurus berkaitan dengan program kerja dapat dilakukan kepada EC. Kritik dan saran dari anggota/ pengurus terhadap EC disampaikan kepada CCLC yang kemudian akan menyampaikannya kepada EC setelah menyaringnya terlebih dahulu. Sedangkan konsultasi EC dan atau dengan CCLC dapat dilakukan kepada pembina dan atau PR III.


5. Financial Regulation IAAS Indonesia LC-UB

Berfungsi untuk mengatur segala hal yang berkaitan dengan masalah keuangan LC seperti keuangan global LC-UB, pemasukan dan sumber-sumbernya, pengeluaran rutin dan insidental, insentif dan royalti, fundrising, pedoman-pedoman yang mengatur beserta instrumen kontrolnya. Termasuk didalamnya mengatur siapa saja yang berwenang perihal keuangan, model dan sistematika pelaporannya.

6. Mekanisme Penawaran Kegiatan dan Kerjasama

Sebelum mengadakan kegiatan, maksimal 6 minggu sebelumnya harus dikeluarkan sebuah penawaran pekerjaan sebagai panitia penyelenggara (organizing committee=OC) beserta job description global. Sedangkan untuk perihal kerjasama, dibagi dua bagian :

a. Semua bentuk kerjasama dari luar (eksternal) keorganisasian IAAS Indonesia LC-UB, harus diketahui dan disetujui oleh EC.

b. Bentuk kerjasama yang akan ditawarkan oleh IAAS Indonesia LC-UB, dapat dilakukan oleh departemen PR LC-UB dan atau panitia kegiatan dimana sebelumnya sudah diputuskan dalam rapat koordinasi.

7. Managing Project

Berisi standar-standar yang harus dipenuhi khususnya oleh staf untuk mengantisipasi sebuah/ lebih kegiatan. Standar tersebut meliputi :

a. Penyusunan Konsep Suatu kegiatan yang baik harus mempunyai dasar pemikiran/ konsep sehingga tujuan dari kegiatan dapat tercapai sesuai yang diharapkan. Konsep kegiatan dirumuskan oleh tim SC (Steering Committee) yang dipilih dari perwakilan departemen yang mengadakan kegiatan atau orang-orang yang dipilih oleh EC. Setelah konsep dirumuskan maka tim OC (Organizing Committee) berkewajiban menjalankan konsep tersebut sampai selesai.

b. Vacancy

Vacancy adalah proses pengrekrutan dan penyeleksian panitia yang akan mengadakan kegiatan. Vacancy dapat diikuti oleh seluruh komponen anggota IAAS Indonesia LC-UB.

c. Penetapan skala keberhasilan Perlu dilakukan agar keberhasilan/ kegagalan sebuah kegiatan dapat dinilai melalui parameter yang objektif. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Detail Managing Project. Laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah isi laporan kegiatan dengan konten sebagai berikut:

Latar belakang kegiatan

Waktu dan tempat pelaksananaan

Deskripsi acara mulai awal hingga akhir

Kendala dan solusi kegiatan

Evaluasi

Dokumentasi kegiatan

Anggaran dan beserta bukti pengeluaran yang sesuai

Batas pembuatan LPJ adalah dua minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Apabila LPJ dibuat melebihi batas waktu yang ditentukan, maka panitia akan mendapatkan denda sebesar Rp. 100.000,- yang nantinya uang tersebut akan masuk kas LC

d. Planning Activity Menggambarkan urutan kerja, PJ (Penganggung Jawab) dan waktu yang diperlukan dalam sistematika yang jelas dan teratur. Planning Activity dapat disusun dengan cara pembuatan time line. Penggunaan time line dapat mencegah overlaping tugas, contohnya individu yang terlibat harus melaksanakan dua tugas atau lebih dari tim yang berbeda. Dengan urutan waktu yang jelas anggota tim akan mengetahui dengan baik kapan dia mulai bekerja, apa yang dikerjakan dan berapa lama tugas tersebut harus diselesaikantugas tersebut. Time line juga sangat membantu penentuan keberhasilan atau kegagalan sebuah kegiatan dan mempermudah evaluasi.

e. Budgeting Yaitu penyusunan anggaran riil berpedoman pada terlaksananya kegiatan dengan anggaran sekecil mungkin. Hal ini penting guna mengetahui berapa sebenarnya anggaran yang dibutuhkan agar kegiatan terlaksana. Budget juga berfungsi untuk mengontrol sedemikian rupa sedekat mungkin dengan rencana, menghindari keborosan-keborosan ( pengeluaran yang tidak perlu ) serta sumber pemasukan kas LC.

f. Organizing/ Actuating Merupakan segala sesuatu yang harus dikerjakan sebelum dan saat hari-H. Untuk memudahkannya maka harus dbuat Job Description/ deskripsi tugas yang jelas agar masing-masing individu/ tim yang terlibat mengerti benar apa yang harus dikerjakan disamping mencegah overlap dengan tim lain saat melaksanakan tugasnya. Selain itu, dapat membantu terbentuknya tim solid dalam hal tanggung jawab dan tahap evaluasi yang berguna untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan sejenis di masa mendatang. Standar tim yang diterapkan yaitu kesekretariatan, acara dan konsumsi. Aturan kesekretariatan berisi hal-hal penting tentang penerapan standar-standar kesekretariatan yang harus dipenuhi, sehingga terpenuhi 2 syarat pokok kesekretariatan yaitu legality dan good performance (kelegalan dan penampilan yang menarik). Standar-standar tersebut meliputi pembuatan proposal dan laporan, surat dan penomorannya, stempel dan penandatanganannya. Sedangkan tim acara bertanggung jawab atas perencanaan, terlaksananya acara dengan baik dan evaluasi kegiatan. Adapun tim konsumsi bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan dan distribusi konsumsi kegiatan.

g. Reporting

Merupakan penyampaian laporan kegiatan yang telah terlaksana yang dilaporkan oleh ketua pelaksana dan perwakilan dari departemen yang mempunyai program kerja. Isi dari laporan ini meliputi aktivitas pra-kegiatan, hari-H, kendala serta solusi untuk kegiatan dimasa mendatang.


.

8. Progress dan Evaluation

Forum EC dimana di dalamnya berisi penyampaian laporan aktivitas dan perkembangan LC dalam kurun waktu tertentu. Evaluasi pelaksanaanya berupa keaktifan para staf. Selain itu dapat dilakukan pula teguran bagi staf yang kurang aktif, pemindahtugasan staf yang tidak aktif dengan yang aktif serta penawaran lowongan bagi anggota biasa yang berkeinginan menjadi staf/ pengurus LC.

9. Aturan Operasional

Berisi tentang hal-hal teknis yang biasa dan menjadi standar yang dilakukan oleh LC UB dalam menjalankan aktifitas organisasi. Aturan operasional tersebut adalah :

a. Standar busana dalam kegiatan, dengan motto tampil excelent but not arrogant dengan standar busana pria menggunakan dasi, kemaja panjang berkerah, celana selain dari bahan jeans dan wanita menggunakan rok.

b. Aturan panitia inti yang menyatakan : - panitia inti adalah kapel, sekretaris dan bendahara - sebelum menyelesaikan LPJ kegiatan maka panitia inti tidak boleh mengikuti/menjadi panitia pada kegiatan lain.

c. Pembukaan (pembacaan) e-mail LC UB

Diwajibkan kepada setiap pengurus atau staf pada saat berinternet untuk membuka dan juga e-mail LC UB. Bila terdapat informasi yang terkait dengan departemennya bisa langsung dibalas dengan share copy to draft folder LC terlebih dahulu. Bila untuk lain departemet, info dicopy atau dicatat dan disampaikan ke departemen yang bersangkutan untuk ditindak lanjuti. Setiap melakukan transaksi e-mail harus mengetahui executive secretary untuk diarsip

d. PD/PRT, PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide).

10. Pengrekrutan dan Pengkaderan

Mengatur tentang bagaimana seoarang mahasiswa pertanian dan yang berkaitan dengannya bergabung menjadi anggota IAAS. Tahapan seseorang menjadi anggota IAAS adalah melalui pengrekrutan yang disebut IOP (IAAS Orientation Program) dimana dalam kegiatan ini dilakukan penyeleksian dan mengikuti beberapa bentuk acara.

Sedangkan pengkaderan ditujukan kepada anggota IAAS Indonesia yang berminat menjadi pengurus LC-UB dimana didalamnya terdapat berbagai bentuk pelatihan dan beberapa acara untuk meningkatkan kemampuan anggota baik teknis maupun non teknis. Tahap pengkaderan ini dilakukan dalam suatu kegiatan yang disebut BOS I (Building On Success I). Apabaila ingin melanjutkan pada tahap pengurus IAAS Indonesia maka anggota IAAS Indonesia harus mengikuti kegiatan BOS II yang diadakan oleh National Committee (NC) pada saat melaksanakan Natcon.

11. Pergantian Kepengurusan

Pergantian pengurus dilakukan setelah masa jabatan selama satu periode berakhir. Sebelumnya, para pengurus setiap departemen harus memberikan laporan pertanggujawaban kepada EC maksimal dua minggu sebelum LCC dilakukan yang nantinya akan dilaporkan oleh EC pada saat LCC. Kemudian, pengurus berhak menerima sertifikat yang menyatakan pernah menjadi pengurus IAAS Indonesia LC-UB yang ditandatangani oleh LCD dan Rektor/ Pembantu Rektor III Universitas Brawijaya sebagai perwakilan dari pihak rektorat.

12. Kehumasan

Mengatur tata cara bagaimana presentasi dilakukan dengan baik dalam rangka memperkenalkan IAAS dan ataupun memperluas jaringan kerjasama. Perlengkapan yang memadai memegang peranan penting agar presentasi berhasil dan menghasilkan. Tata cara dan perlengkapan yang diperlukan diharapkan menjadi sebuah standar yang dipenuhi apabila sebuah presentasi dilakukan dengan standar kelengkapan. Perlengakapan presentasi minimal meliputi :

- leaflet - profile - merchandise - transparansi .

13. Pendelegasian

Pendelegasian berperan penting dalam meningkatkan wawasan dan kualitas IAAS LC-UB secara perorangan ataupun lembaga. Keikutsertaan anggota diluar programnya sendiri meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh IAAS maupun non IAAS dengan skala lokal, regional, nasional dan internasional. Tentunya hal tersebut sebagai sarana potensial bagi pihak-pihak/ instansi yang hendak mempromosikan produk/ jasanya melalui acara-acara yang diikuti oleh para delegasi.

II. TUGAS & KEWAJIBAN

A. Executive Committee (EC)


Executive Committee (EC) yang terdiri dari LCD, DLD dan ES merupakan hirarki jabatan tertinggi dalam LC-UB. Dalam menjalankan kepemimpinannya, EC mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : Aktif memantau perkembangan keseluruhan kegiatan IAAS dengan cara:

Melihat perkembangan informasi di Sekretariat

Menjalin komunikasi dengan rekan-rekan kerja dalam satu departemen/ tim kerja maupun dari departemen/ tim kerja lain

Mendampingi IAASer pada saat persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan. Berhak dan berkewajiban untuk mengembangkan kemampuan manajerial organisasi dan kemampuan pendukung lainnya

(IAAS Service Guide/ Constitution and By Laws) Mengetahui dan memahami dalam melakukan sistem organisasi yang berlaku di IAAS Setiap anggota Executive Committee mempunyai fungsi sebagai humas IAAS sehingga diharapkan membawa bahan-

bahan yang diperlukan bila ada yang bertanya seperti leaflet. A. Standar Operasional EC

Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka EC harus memiliki dokumen-dokumen sebagai berikut : - PD/PRT, PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide) - Laporan Pertanggungjawaban EC periode sebelumnya - Keputusan-keputusan yang dihasilkan dalam LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group - Program Kerja LC pada periode yang sama - Hasil-hasil National Congress IAAS Indonesia - Dokumen-dokumen dari periode-periode EC sebelumnya, - Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.

B. Departemen

Anggota IAAS Indonesia LC-UB yang menjadi koordinator departemen harus mengikuti BOS I terlebih dahulu. Pemilihan pengurus diputuskan oleh EC pada periode tersebut dengan mengadakan konsultasi terlebih dahulu kepada CCLC. Dalam IAAS Indonesia LC-UB memiliki lima departemen yang saling berkaitan, yaitu : 1. Public Relation Tugas Pokok - Penanggung jawab dari kerja PR di tingkat Local Committee. - Menjalin hubungan dengan pihak internal maupun eksternal kampus dalam rangka penyebaran informasi tentang IAAS LC-UB. - Bila diperlukan, membantu PR dalam suatu kegiatan tertentu

2. Exchange Program Tugas Pokok - Penanggung jawab dari Expro dan kegiatan-kegiatan pendukungnya. - Menyelenggarakan koordinasi pengawasan terhadap segi program maupun edukatif terhadap pelaksanaan Expro di tingkat

Local Committee. - Bekerja sama dengan departemen lain untuk melaksanakan kegiatan terutam syarat dan pendukung kegiatan Expro. 3. Environmental and Rural Development Tugas Pokok - Memfasilitasi keinginan anggota LC-UB untuk aktualisasi diri dalam pengabdian kepada masyarakat. - Mengelola dan melaksanakan Working Camp dan Monthly Program. - Support (pendukung) yang diberikan LC-UB kepada Village Concept Project (VCP) dari segi sumber daya manusia. 4. Human Resources Development Tugas Pokok - Menyelenggarakan pengrekrutan anggota IAAS dalam bentuk IOP - Menyelenggarakan kegiatan lain yang dapat menunjang upaya pengkaderan anggota seperti BOS I - Menyelenggarakan kegiatan pengembangan diri (kepribadian) dari anggota maupun mahasiswa pertanian pada umumnya

dalam berorganisasi - Menyelenggarakan sistem pengolahan dan distribusi data potensi anggota LC-UB - Bertanggung jawab atas pengumpulan, pengelolahan dan distribusi database anggota LC-UB.

5. Science and Technology Development Tugas Pokok - Menyelenggarakan kegiatan yang dapat menambah wawasan dan kemampuan (skill) baik kepada anggota maupun mahasiswa

pertanian pada umumnya - Menyelenggarakan seminar, diskusi, simposium, atau sejenisnya yang berkenaan dengan pengkajian peningkatan

pembangunan pertanian khususnya di tingkat Local Committee. - Membina, mendorong anggota untuk lebih melakukan, meningkatkan diskusi kelompok yang membahas perkembangan

Science and Technology khususnya di bidang agrokompleks dengan memakai bahasa internasional seperti English. C. Standar Operasional Koordinator dan Staf/ Staf Magang Departemen

Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka koordinator dan staf/ staf magang departemen harus memiliki dokumen-dokumen sebagai berikut : - PD/PRT, PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide) - Keputusan-keputusan yang dihasilkan dalam LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group - Program Kerja LC pada periode yang sama - Dokumen-dokumen dari periode-periode pengurus sebelumnya, - Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.

D. Control Council of Local Committee


Control Council of Local Committee berfungsi sebagai tempat konsultasi bagi pengurus dan anggota, mengawasi serta

mengontrol kinerja pengurus. Pengembangan selanjutnya diserahkan kepada CCLC periode yang bersangkutan sesuai dengan situasi pengembangan IAAS pada masa itu. Tugas dan kewajiban CCLC adalah sebagai berikut :

1. Controlling

Pada dasarnya tugas controlling dibagi 2 (dua), yaitu : a. Antisipasi, yaitu controlling yang dilakukan sebelum suatu kegiatan berjlan. Hal ini merupakan kegiatan preventif untuk memberi

kepastian supaya tingkat kesalahan LC dalam menjalankan tugasnya dapat diperkecil. Termasuk dalam jenis controlling ini adalah : PPJ (Pendidikan Pra Jabatan). Untuk kegiatan ini, pelaksanaan kegiatan dikelola oleh LC, sedangkan CCLC bertugas

sebagai pengonsep materi PPJ. Pesertanya adalah seluruh badan eksekutif, yaitu LCD, Deputy, Executive Secretary, Treasure, Co. Departement, staf dan staf magang. Materi yang diberikan bertujuan untuk membekali para pengurus LC untuk dapat menjalankan tugasnya sehari-hari dengan baik melalui achievement motivation training dan pengenalan serta peningkatan kemampuan pribadi. Dokumen yang dihasilkan adalah dokumen rahasia yang hanya boleh diketahui CCLC, dan diketahui sebagian oleh EC.

BOS I (Building on Success). Seperti halnya PPJ, kegiatan ini dilaksanakan oleh LC, sedangkan CCLC menjadi pemateri pada sebagian sesi. Program ini masuk dalam Program Kerja LC, bukan CCLC, tetapi CCLC diharapkan dapat memberikan masukan-masukan berharga berdasarkan pengalamannya mengikuti berbagai acara di IAAS, baik kegiatan tingkat nasional maupun lokal. Materi yang diberikan di sini adalah materi-materi dasar keorganisasian (praktis) dan aturan-aturan dasar IAAS.

b. Controlling, yaitu kegiatan pengontrolan yang dilakukan secara periodik untuk memantau kinerja LC. Termasuk dalam jenis

controlling ini adalah :

EC-CC Meeting. Dilaksanakan pada waktu-waktu tertentu sesuai kesepakatan dengan LC. Pada forum ini diadakan diskusi dan proses konsultasi-asistensi mengenai perkembangan LC. EC-CC Meeting dihadiri oleh seluruh anggota CCLC dengan anggota EC (LCD, Deputy, Executive Secretary) dan jika diperlukan dihadiri pula oleh Coordinator PR dan atau para Coordinator Department.

Controlling Session. Masa dimana CCLC melakukan penilaian akhir tentang kinerja LC melalui angket. Dari angket ini dapat diambil banyak hasil analisa, yang secara lengkapnya akan ditransfer kepada CCLC baru melalui Overlapping Session. Overlapping Session, yang dilakukan pada saat overlapping session : o Penghapusan e-mail – e-mail periode sebelumnya (+konfirmasi dokumen lampiran LPJ) o Peralihan password e-mail o Peralihan dokumen o Transfer informasi, sistematika kerja dan konsep evaluasi dari tim periode sebelumnya kepada tim yang baru terpilih

pada saat LCC o Transfer dana (bila ada), termasuk di dalamnya perubahan rekening dan PIN Bank, dan lain-lain

2. Controlling Sheet Untuk mengetahui tingkat keberhasilan dari progress report pengurus maka dibutuhkan suatu penilaian. Penilaian dapat diambil dari Controlling Sheet yang terdiri dari 2 (dua) bagian : a. Work Checker, yang terdiri dari 4 dokumen :

Inventaris, Administrasi, Keuangan, Department b. General Quissionaire, yang terdiri atas 3 (tiga) jenis dokumen yang harus diisi oleh : LCD, Deputy dan ES

Kesekretariatan (jika ada), Treasurer, Co. Departement Staff/ Staff Magang.

Penilaian yang dapat dibuat :

PENILAIAN KONFIRMASI (beri tanda O)*)

Sudah dibuat

Tidak/belum selesai dibuat

INVENTARISASI Inventarisasi seluruh harta benda IAAS LC-UB :

Buku/majalah Brosur Arsip : Proposal, LPJ Dll yang meliputi tanggal diperoleh, jumlah, harga per satuan, dan kondisi).

ADMINISTRASI Ada tabulasi/ inventarisasi :

Surat Masuk Surat Keluar E-Mail Keluar E-Mail Masuk

KEUANGAN Pembuatan laporan keuangan Periodik :

Cash-flow Neraca


DEPARTEMEN Keberhasilan kegiatan (dinilai per kegiatan) Tidak ada pemunduran jadwal Target jumlah peserta Tanggapan peserta atas hasil angket Surplus/ Defisitnya Anggaran kegiatan Dll

HASIL QUISSIONAIRE Pertanyaan untuk masing-masing kelompok responden dinilai tersendiri. Hasil dari beberapa kasus : 1. kemandirian dan wawasan 2. kemampuan menerima kritik 3. kemampuan menghadapi kondisi yang kurang menyenangkan 4. kemampuan menilai IAAS secara obyektif 5. kemampuan membuat analisa SWOT sederhana 6. pandangan tentang diri sendiri (IAAS).

*) Prosentase keberhasilan : a.) bila sudah dibuat = 100 %, b.) bila belum selesai dibuat menulis prosentase yang telah selesai dari pekerjaan yang bersangkutan, c.) bila tidak dibuat = 0%.

3. Mekanisme Kerja Untuk memperlancar tugas CCLC, harus dibuat suatu mekanisme sistem kerja yang dipatuhi oleh semua anggota CCLC, yaitu :

Ada hari khusus yang disepakati per minggunya untuk mengecek E-mail.

Anggota CCLC dibagi dalam bidang-bidang kerja. Bidang tersebut adalah: 1) financial dan administrasi (auditting) 2) VCP dan HRD 3) research and development.

Masing-masing anggota CCLC harus rutin membuat outline/ overview kepada koordinator CCLC.

Masing-masing anggota CCLC harus membuat laporan lengkap (terutama yang terkait dengan bidang kerjanya) secara periodik, dan membuat rekomendasi kepada LC berdasarkan hasil analisa dalam laporan tersebut.

Masing-masing anggota CCLC (bukan koordinator saja) bertanggungjawab langsung kepada LCC.

4. Anggaran Dalam menjalankan tugas-tugasnya, CCLC perlu memiliki sumber dana tersendiri. Usulan mengenai dana CCLC harus dibuat dalam LCC untuk didiskusikan proporsinya dan nantinya harus dimasukkan dalam anggaran LC. Selama ini, segala pengeluaran CCLC masih menggunakan dana pribadi anggota CCLC.

E. Standar Operasional

Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka CCLC harus memiliki dokumen-dokumen berikut : - PD/PRT/PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide), - Laporan Pertanggungjawaban CCLC periode sebelumnya, - Keputusan-keputusan yang dihasilkan dala LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group, - Program Kerja LC pada periode yang sama, - Hasil-hasil National Congress IAAS - Dokumen-dokumen dari periode-periode CCLC sebelumnya, - Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.

A. Penyusunan Konsep

a. Komponen : wakil EC/ wakil CCLC/ wakil departemen/ pembina/ orang yang ditunjuk oleh EC b. Job Description/ Fungsi :

- Vacancy kepanitiaan - Menyusun garis besar kegiatan, maksud tujuan, target, kisaran waktu, tema dan bentuk kegiatan - Membuat susunan panitia yang dibutuhkan - Mengarahkan dan mengontrol kegiatan dari awal sampai evaluasi serta tersusunnya LPJ - Mendampingi saat audiensi (bila diperlukan)

c. Tim SC paling lambat kerja delapan minggu sebelum kegiatan

B. Vacancy

Vacancy dibuka setelah sekitar 50% konsep terealisasi untuk mengantisipasi jika kegiatan dibatalkan, tidak disetujui, dsb. Penutupan vacancy paling lambat enam minggu sebelum kegiatan dilakukan. Vacancy dibuka untuk IAASer dan SC akan mencantumkan posisi yang dibutuhkan. Vacancy non-IAASer tidak dilakukan untuk memaksimalkan sumber daya manusia IAASer kecuali dalam situasi dan kondisi yang sudah mendesak. Standar dalam melakukan vacancy adalah :

- merekrut panitia sesuai dengan standar teknis dan non teknis (lihat standar teknis dan non teknis) - menyeleksi panitia sesuai dengan standar teknis dan non teknis

C. Skala Keberhasilan

1. Pengertian skala keberhasilan adalah suatu patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai suatu kegiatan. 2. Arti penting skala keberhasilan, dapat digunakan sebagai masukan untuk penyempurnaan kegiatan dikemudian hari 3. Cara merumuskan suatu tolak ukur keberhasilan, ada beberapa hal yang dijadikan tolak ukur antara lain:

III. Detail Managing Project


a. Mencantumkan batas waktu, seperti persiapan panitia dalam waktu 1 minggu. b. Menyebutkan jumlah angka yang pasti. c. Mencantumkan mutu maksimal yang diharapkan, misal pada suatu perlombaan target juara 1 d. Catatan : Contoh diatas dapat dikembangkan sesuai dengan relevansi kebutuhan masing-masing kepanitiaan.

4. Perumusan skala keberhasilan harus menghindari penggunaan kata-kata yang mempunyai pengertian relatif. Seperti baik/buruk, cepat/lambat, banyak/sedikit

5. Fungsi tolak ukur keberhasilan. a. Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan b. Menjamin obyektifitas dalam menilai program. c. Memudahkan penilaian, sejauh mana hasil dicapai menyimpang dari yang ditetapkan. d. Memberi petunjuk tetang hal-hal yang harus dilakukan (penyelenggara) bagi sasaran yang telah ditetapkan. e. Memudahkan prioritas tujuan yang hendak dicapai. f. Mempermudah pengukuran tingkat keberhasilan program kerja.

6. Syarat-syarat tolak ukur keberhasilan : SMART a. Spesifik : khas, tidak ada tolak ukur yang berlaku untuk semua kegiatan b. Measurable : dapat diukur c. Attainable : dapat dicapai, sesuai Sumber Daya Organisasi d. Reasonable : logis e. Time limit : batasan waktu

h. Planning Activity

Menggambarkan urutan kerja, PJ (Penganggung Jawab) dan waktu yang diperlukan dalam sistematika yang jelas dan teratur. Planning Activity dapat disusun dengan cara pembuatan time line. Penggunaan time line dapat mencegah overlaping tugas, contohnya individu yang terlibat harus melaksanakan dua tugas atau lebih dari tim yang berbeda. Dengan urutan waktu yang jelas anggota tim akan mengetahui dengan baik kapan dia mulai bekerja, apa yang dikerjakan dan berapa lama tugas tersebut harus diselesaikan tugas tersebut. Time line juga sangat membantu penentuan keberhasilan atau kegagalan sebuah kegiatan dan mempermudah evaluasi

D. Planning Activity

Job Description [Pedoman dasar penyusunan deskripsi kerja suatu kepanitiaan]

KETUA PELAKSANA (dipilih setelah tim terbentuk)

a. Membuat konsep proposal kegiatan. b. Merencanakan anggaran yang diperlukan. c. Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan. d. Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan. e. Bertanggungjawab kepada Local Committee Director.

TIM ACARA

Tugas Pokok

Bertanggung jawab atas perencanaan, terlaksananya acara dengan baik dan evaluasi kegiatan.

Komponen Penilaian Parameter Keterangan

Target Rencana Realisasi 75 % dari rencana terlaksana

a. Peserta 50 orang

b. Anggaran Rp. 100000,-

c. ..........................

Surat-menyurat Ketersampaian

Proposal Ketepatan & jumlah

Laporan Ketepatan & jumlah

Kepanitiaan Efektifitas Antara jumlah dengan yang aktif

Acara Ketepatan waktu

75 % dari rencana terlaksana

Rencana Realisasi

a. Materi/Pemateri

b. Jumlah

c. Isi, .....dsb

Scheduled tim Ada Tidak 75 % (dari yang tercantum)

terlaksana


Rincian

a. Membuat jadual acara & person pelaksananya per item, seperti MC, dlsb. b. Membuat dan menyebarkan publikasi ke 4 (empat) fakultas agrokomplek dan wilayah UNIBRAW/ umum. c. Menghimpun informasi pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan, seperti data-data pimpinan fakultas, perijinan,

pendanaan, pemateri dsb. Serta menginfromasikannya kepada ketua. d. Menghubungi pembicara, menyiapkan kisi-kisi (dengan Tim Konseptor) serta mendiskusikan materi yang hendak

disampaikan, kepastian waktu mengisi acara, memintakan materi, menentukan & memberikan honorium, e. Menentukan tema diskusi, pembicara dan moderator. f. Menentukan/membuat acara selingan yang menarik, g. Menyiapkan peralatan yang diperlukan : sistem suara, OHP, peminjaman tempat, dll. h. Menentukan, membuat dekorasi ruangan dan tempat diskusi (inside or outside), i. Membuat/menyiapkan Discussion Kit (makalah - booklet-, map, stiker, notebook, dsb), j. Membuat evaluasi kegiatan. k. Membuat laporan hasil kegiatan kepada ketua.

TIM KESEKRETARIATAN

Tugas Pokok

Bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan administrasi dan laporan kegiatan Rincian

a. Merencanakan sarana administrasi yang diperlukan meliputi : 1) surat pemberitahuan kegiatan,

2) surat permohonan pembicara beserta detail acara, 3) surat ucapan terima kasih, 4) surat peminjaman tempat, 5) surat peminjaman alat/perlengkapan, 6) surat permohonan bantuan dana, 7) surat undangan, 8) Sertifikat, dsb

b. Bertanggung jawab dalam pendokumentasian prakegiatan, selama kegiatan berlangsung dan setelah kegiatan berlangsung. c. Membantu acara dalam distribusi informasi selama kegiatan berlangsung. d. Membuat dan melakukan database peserta, panitia dan pembicara. e. Menyiapkan form yang diperlukan selama acara. f. Pengetikan, editing, pembuatan, pencetakan dan perbanyakan materi/booklet dan sarana administrasi lain yang diperlukan

selama acara. g. Membantu memperlancar pemenuhan kebutuhan dan distribusi form/informasi yang diperlukan selama acara berlangsung. h. Mengelompokkan data-data yang diperoleh dalam disket (file), dokumen dan map/snel. i. Melakukan evaluasi kegiatan tim. j. Membuat bahan laporan pertanggungjawaban.

TIM KONSUMSI Tugas Pokok

Bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan dan distribusi konsumsi kegiatan. Rincian

Merencanakan jenis, jumlah konsumsi sesuai tujuan [orang] dan budget kegiatan. Melaksanakan rencana konsumsi yang sudah dibuat. Melakukan distribusi dan memastikan ketersampaiannya dengan baik. CATATAN Penyusunan tim pelaksana ini berdasar kebutuhan pada suatu kegiatan. Bisa jadi kebutuhan Tim Kegiatan A berbeda dengan Tim Kegiatan B. Yang penting untuk dilakukan adalah Susun deskripsi kerja baru kemudian Susun Kepanitiaannya.


ALUR KEGIATAN

Penawaran Pembentukan Kepanitiaan

Tim Building

Pelatihan Project Management

Filing and Data Management (komputer)

Pembuatan proposal, anggaran dan susunan acara

Tabulasi surat keluar

Rancangan publikasi

Job description in action Pembuatan surat-surat

Penggandaan, penyebaran publikasi &/spanduk

Realisasi rencana - Ke tujuan surat (pembicara,

pendanaan, perlengkapan) - Konsumsi, fasilitas (peserta

kit), dsb.

Kesekretariatan Kehumasan (pelayanan informasi

kegiatan) Pendaftaran dan database peserta

H-1 Kepastian dekorasi, tata ruang dan perlengkapan

Hari H

All in one

Evaluasi Hari terakhir pelaksanaan + 1 minggu sesudah

Laporan 2 minggu setelah pelaksanaan

C. Budgeting

Visualisasi Pembuatan Budget [riil] dan Mark Up


No Item Pengeluaran Riil Mark Up

1. KESEKRETARIATAN

a. Proposal & LPJ [10 exemplar]

30.000.00 50.000.00

b. Rental & Print [15 jam]

[komputer sendiri] 10.000.00 20.000.00

c. Fotocopy materi [50 booklet] [@500] 25.000.00 [@1000] 50.000.00

d. Kertas kop & amplop [dari inventaris] - [dianggarkan] 75.000.00

e. Sertifikat [peserta & panitia] (50@650) 32.500.00 (50@1000) 50.000.00

f. Name tag [cetak sendiri] 5.000,00

(50@500) 25.000.00

g. Data form (40@75) 30.000.00 (40@75) 30.000.00

h. Kuitansi [dari inventaris] - [dianggarkan] 2.500.00

i. Pos [untuk proposal dan surat] 10.000.00 10.000.00

Sub Total 142.500.00 312.5000.00

2. ACARA

Pemateri [3 orang] (3 orang) 225.000.00 (3 orang) 225.000.00

Dokumentasi [1 roll film + cuci

cetak] 50.000.00 50.000.00

Telekomunikasi [untuk lokal] 10.000.00

25.000.00

Transportasi [sewa mobil +

sopir] [pinjam IOM] 75.000.00

150.000.00

Peralatan [Sound, OHP,Masak] [tenaga kasar] 15.000.00

25.000.00

Juri Lomba [3 orang] 150.000.00 150.000.00

Sub Total 525.000.00 625.000.00

3. KONSUMSI

a. Makan [65@2000] 120.000.00

[65@3000] 195.000.00

b. Snack [65x2@750] 97.500.00

[65x2@1000] 130.000.00

c. Drink [Aqua Galon 2] 10.000.00

[65x2@500] 65.000.00

Sub Total 227.500.00 390.000.00

4. TOTAL SEMENTARA 895.000.00 1.327.500.00

5. LAIN-LAIN (10% Total Sementara)

89.500.00 132.750.00

6. TOTAL 984.500.00 1.460.250.00

Catatan: hindari mark up yang irasional

D. Time Line

Schedule : Catur Wulan

No Departemen Program kerja

Bulan

Juli 2004 Agustus 2004 September 2004 November 2004

Schedule : Dwi Wulan

No Departemen Program kerja

September'04 Oktober'04

1 …. …. …. …. …. …. …. 29 30 1 2 …. …. …. …. …. …. 14 15

mailto:35@750

mailto:30@1000

mailto:5@500

mailto:30@75

mailto:30@75

mailto:75@2000


Schedule : Per Bulan

No Kegiatan PJ Agustus 2004

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …. …. …. …. …. …. …. 29 30 31

Schedule : Detail

No Bidang/Kegiatan PJ Durasi Start Waktu

….

9 10 …. …. …. 29 30 31 …. …. …. 9

Susunan Acara

I V . A K T I V I T A S

Tetap

1. PPJ ( Pendidikan Pra Jabatan )

Adalah berisi pendidikan dan pelatihan bagi pengurus LC sebelum melaksanakan tugasnya selama satu tahun kepengurusan. Bentuknya teori dan praktek dengan materi-materi yang disesuaikan dengan kebutuhan individu, organisasi dan pengembangan

Hr,Tgl/

Pkl

Senin,

5/7‟99

Selasa,

6/7‟99

Rabu,

7/7‟99

Kamis.

8/7‟99

Jumat,

9/7‟99

Sabtu,

1

0/7‟99

Minggu,

11/7‟99

Senin.

12/7‟99

- 07.45 B R E A K F A S T BREAK

FAST

07.45 -10.00

Pembukaan/ Ceremonial

[90‟]

Lanjutan Agenda II

[60‟]

Agenda III

[30‟]

Lanjutan Agenda IV

[30‟]

Agenda V

[60]

Agenda VII

[90‟]

Pelantikan/ Ceremonial, Penutupan

[90‟]

Back to Campus

S

A

Y

O

N

A

R

A

10.00 -10.15

B R E A K

10.15-13.00

Agenda I

[75‟]

Lanjutan Agenda III

[75‟]

Lanjutan Agenda V

[75‟]

Lanjutan Agenda VII

[75‟]

Technical Meeting Vacation

[75‟]

13.00 -13.15

I S H O M

13.15 -16.00

Lanjutan Agenda I

[135‟]

Lanjutan Agenda III

[135‟]

Lanjutan Agenda V

[135‟]

Lanjutan Agenda VII

[135‟]

Free

16.00 -16.15

B R E A K S H O L A T

16.15 -19.30

Lanjutan Agenda I

[60‟]

Lanjutan Agenda III

[30‟]

Agenda IV

[30‟]

Lanjutan Agenda VI

[60‟]

Lanjutan Agenda VIII

[60‟]

Free

19.30 -19.45

I S H O M I S H O

19.45 -21.45

Technical Meeting

Agenda II

[105‟]

Lanjutan Agenda IV

[105‟]

Lanjutan Agenda VI

[105‟]


[105‟]

Bromo

Ramah Tamah dengan Walikota

21.45 -22.00

Dan B R E A K In

22.00 -23.45

Pemba

hasan Agenda

Lanjutan Agenda II

[105‟]

Lanjutan

Agenda IV

[105‟]

Lanjutan Agenda VI

[105‟]


[105‟]

Action

Free

23.45 –

. . . . .


teknologi terkini. Yaitu tentang penguasaan dan pengembangan diri, manajemen dan keorganisasian serta penguasaan teknologi komputer dan komunikasi. Materi diperisiapkan oleh CCLC dan diikuti EC, co. Department dan staf/ staf magang.

2. IOP ( IAAS Orientation Program )

Merupakan gerbang awal yang harus dilalui oleh para mahasiswa yang ingin menjadi anggota dan berperan aktif dalam kegiatan IAAS baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional. Materi pokok yang disampaikan adalah wawasan IAAS, seminar dan Share Experience.

3. BOS I ( Building On Success I)

Adalah pola pengkaderan tingkat lokal sebagai follow up IOP. Dititik beratkan pada pengenalan lebih mendalam tentang IAAS Internasional, IAAS Indonesia LC-UB, PD/PRT IAAS Indonesia serta pola-pola yang mengarah pada penyiapan kader-kader yang akan melanjutkan roda organisasi, khususnya ditingkat lokal.

4. Seminar

Dengan materi-materi terkini di bidang agrokomplek secara kajian teori maupun terapan di masyarakat, bidang edukatif dan bidang-bidang lainnya, dalam rangka menambah wawasan bagi IAASer.

5. LCC ( Local Committee Conference )

Merupakan forum pengambilan keputusan tertinggi ditingkat lokal dilaksanakan tiap akhir masa bakti dihadiri oleh seluruh anggota local committee dengan tugas pokok : a. Menyusun garis-garis besar progja LC b. Mengangkat dan memberhentikan EC (Director, Deputy, ES) dan Anggota CCLC c. Membuat ketetapan-ketetapan demi kelangsungan dan kemajuan LC

6. Diklat Traktor

Dilaksanakan dalam rangka memenuhi persyaratan Exchage Program internasional serta merespon keinginan mahasiswa anggota untuk menguasai salah satu kemampuan teknis dibidang mekanisasi pertanian. Rencananya dilaksanakan secara kontinyu dan sebagai syarat wajib bagi mahasiswa peserta Expro. Tujuan utamanya adalah mahasiswan peserta kegiatan mampu mengemudikan traktor sebagai salah satu sarana meningkatkan hasil dan mutu produksi pertanian.

7. Languange Course

Dilakasanakan dalam rangka memenuhi persyaratan bahasa sesuai dengan ruang lingkup IAAS yang bersifat internasional. Languange Course disesuaikan dengan bahasa internasional yang sering dipakai seperti English, Mandarin, France, dll.

Insidental/Pilihan

1. Weekly Program ( WP )

Adalah program mingguan yang dilaksanakan dalam upaya untuk memperbanyak lokasi hosting bagi peserta Expro nasional/internasional di Malang, kunjungan kerja, magang dan PKL bagi anggota IAAS Indonesia, khususnya LC-UB.

2. One Day in English with Native Speaker

Program interaktif percakapan dalam bahasa inggris dengan mendatangkan pembicara asing dan kegiatan-kegiatan lain yang terkait dengan bahasa inggris. Terutama ditujukan bagi siswa-siswi SMU dan bertujuan untuk mengembangkan kemampuan berkomunikasi dalam bahasa inggris serta menjalin hubungan yang baik antara lembaga kesiswaan dan lembaga kemahasiswaan.

3. Exchange Program Provisioning (sending dan hosting)

Merupakan pembekalan bagi anggota IAAS LC-UB yang berpartisipasi dalam kegiatan Expro Internasional dan atau nasional. Menitikberatkan pada hal-hal yang harus dipersiapkan serta deskripsi kondisi negara/tempat tujuan magang.

Rutin

1. Newsletter

Sebagai sarana mempublikasikan berbagai aktifitas dan perkembangan yang terjadi ditingkat lokal khususnya, nasional dan internasional pada umumnya. Disamping sebagai wadah bagi anggota yang tertarik menekuni bidang jurnalistik. Diterbitkan secara kontinyu khusus bagi anggota dan instansi/ pihak-pihak tertentu saja.

2. Presentasi/Publikasi

Dalam rangka memperkenalkan dan menyebarluaskan informasi tentang IAAS ke instansi pemerintah, swasta, fakultas, universitas ( intern dan ekstern kampus ) guna menjalin dan meningkatkan kerjasama demi kemajuan IAAS Indonesia umumnya, LC-UB khususnya. Presentasi/ publikasi dilakukan dengan instrumen-instrumen dan metode-metode yang diharapkan menjadi standar untuk pelaksanaan serupa di masa selanjutnya sehingga pada akhirnya penggunaan slide, infocus dan homepage merupakan hal wajar dan biasa dalam presentasi.

IOP Sesuai PD/ PRT IAAS Indonesia tahun 2005 Pasal 11 tentang Jenis Pengkaderan, IAAS Orientation Program (IOP) merupakan program pengenalan IAAS dan jenjang pertama pengkaderan. IOP minimal dilaksanakan satu kali setiap periode kepengurusan. Materi pokoknya adalah :

V . I O P & B O S I


a. Pengenalan IAAS Internasional, Indonesia, dan LC. b. Wawasan pertanian. c. Manajemen Organisasi dan kemahasiswaan.

BOS I

Sesuai PD/ PRT IAAS Indonesia tahun 2005 Pasal 11 tentang Jenis Pengkaderan, Building On Success I (BOS I) merupakan jenjang kedua pengkaderan setelah anggota mengikuti IOP. BOS I minimal dilaksanakan 6 bulan setelah pelaksanaan IOP. Materi pokoknya adalah :

a. Pendalaman IAAS Internasional, Indonesia, dan LC. b. Wawasan pertanian. c. Manajemen organisasi dan kepemimpinan. d. Pengenalan C & BL IAAS dan pedomannya(Service Guide, Exco Guide dll) e. Pendalaman PD/PRT IAAS Indonesia dan pedoman lainnya (PKO).

Local Committee Conference (LCC) merupakan forum musyawarah tertinggi di tingkat Local Committee (LC). Dalam PD/PRT disebutkan bahwa kekuasaan dipegang oleh National Congress (Natcon) dan LCC serta forum pengambilan kebijakan lainnya. Dijelaskan dalam PRT* pasal 19 bahwa LCC merupakan musyawarah LC, memegang kekuasaan tertinggi di tingkat LC dan dilaksanakan satu tahun sekali.

Apabila dilihat dari kedudukannya LCC memegang peran sangat penting dalam meletakkan, menata dan mengatur dinamika organisasi, karena di dalamnya terdapat kekuasaan tertinggi untuk menetapkan suatu kebijakan bagi kemajuan dan kelangsungan hidup LC.

A. Aturan Operasional Panitia LCC

Berisi tentang standar panitia dalam mengadakan LCC. Panitia inti LCC haruslah orang-orang yang benar-benar paham dan menguasai tentang persidangan (2-3 orang). Bentuk successor team yang berfungsi untuk memperlancar tugas-tugas panitia inti sekaligus kader untuk kegiatan selanjutnya. Panitia LCC harus memakai standar operasional seperti busana dan atribut sebagai panitia, PKO LC-UB dan standar penguasaan komputer (SPK). Kontak para senior/ alumni, dapat sebagai undangan, peserta, pemateri, penyumbang dana dan sebagainya agar mereka mengetahui aktifitas LC-UB. B. Pelaksanaan LCC

Memperhatikan By Laws Chapter 7 Annual Congress dan Chapter 8 General Assembly, maka LCC dapat terinci sebagai berikut : 1. LCC dilaksanakan oleh Organizing Committee [OC] yang ditetapkan oleh Executive committee [EC] berdasarkan aplikasi

anggota yang mendaftar sebagai panitita. 2. Dalam menjalankan tugasnya panitia terpilih senantiasa mengadakan kontak dengan EC khususnya mengenai undangan,

budget dan kontribusi peserta. 3. Penyelenggaraan LCC sedapatnya dilaksanakan secara bergantian diantara anggota institusi LC. 4. LCC dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 hari pada minggu terakhir bulan Mei. 5. Kepanitiaan bertanggungjawab pada pendanaan LCC. 6. Biaya peserta diupayakan seminimal mungkin.

F. Musyawarah Umum

Musyawarah umum mencakup : 1. Tiap pengurus departemen harus menyampaikan LPJ-nya maksimal 2 minggu sebelum pelaksanaan LCC. 2. Berdasarkan LPJ departemen, EC menyusun LPJ LC dan kemudian memberhentikan dengan hormat seluruh pengurus. 3. Bersama dengan panitia, EC mempersiapkan berbagai dokumen/ draft LCC. 4. Dokumen harus telah diterima oleh panitia LCC sekurang-kurangnya 1 minggu sebelum pelaksanaan LCC. 5. Sesi dalam musyawarah umum terdiri dari dua yaitu Pleno dan Working Group [WG]. Pleno adalah suatu pertemuan di mana

terdapat beberapa pembicara, moderator dan audience untuk membicarakan suatu topik yang nantinya akan diambil sebuah keputusan bersama dan akan ditindaklanjuti ke tahap berikutnya bila diperlukan. Sedangkan working group yang membahas tentang : a. PKO LC Unibraw (dibagi menjadi kesekretariatan- keorganisasian-kebendaharaan- kehumasan) b. Standar baku pelaksanan LCC & Natcon (sebagai bahan usulan ke Natcon dan HQ) c. Aktivitas standar LC d. Bedah departemen

6. Agenda LCC minimal meliputi : a. Pembukaan oleh LCD ketua pelaksana LCC b. Pengesahan tatib sidang dan agenda sidang c. Pemilihan presidium sidang yang terdiri dari ketua, wakil, notulen d. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban LCD e. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban Deputy f. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban ES g. Pengesahan/ revisi laporan CCLC h. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban LCC terakhir i. Tatib pemilihan EC (LCD, Deputy dan ES)

Untuk itu diperlukan beberapa persyaratan untuk menjadi EC : o EC harus orang yang mengerti mengenai dasar-dasar organisasi, terutama yang berkaitan dengan Pedoman Dasar,

Pedoman Rumah Tangga, C&BL serta Juklak dan Juknis baik untuk tingkat tingkat lokal, nasional maupun internasional o EC harus orang yang pernah bekerja sebagai pengurus IAAS (baik lokal maupun nasional) setidaknya selam 1 (satu)

periode.

V I . L C C


o EC masih aktif di kampus sehingga dapat mendampingi dan memantau pekerjaan LC sehari-harinya. o EC terpilih khususnya ES harus mampu dan mau mengintensifkan penggunaan E-mail khusus untuk urusan tugas-tugas

CCLC minimal seminggu sekali. o Mengetahui program tahunan dari IAAS LC-UB baik pada departemen masing-masing maupun keseluruhan program

(lihat buku Program Kerja, diharapkan masing-masing anggota Executive Committee memiliki buku ini) j. Pemilihan LCD, Deputy dan ES k. Tatib pemilihan CCLC

Persyaratan menjadi CCLC harus memiliki standar agar alur konsultasi, pengawasan dan controlling dapat berjalan dengan baik. Persyaratan ini adalah : o anggota CCLC harus orang yang mengerti mengenai dasar-dasar organisasi, terutama yang berkaitan dengan Pedoman

Dasar, Pedoman Rumah Tangga, C&BL serta Juklak dan Juknis baik untuk tingkat tingkat lokal, nasional maupun internasional

o Anggota CCLC harus orang yang pernah bekerja sebagai pengurus IAAS (baik lokal maupun nasional) setidaknya selam 1 (satu) periode.

o Sebaiknya banyaknya anggota CCLC yang dipilih berjumlah ganjil. o Sebaiknya ada 2-3 orang anggota CCLC yang masih aktif di kampus sehingga dapat mendampingi dan memantau

pekerjaan LC sehari-harinya. o Anggota CCLC terpilih harus mampu dan mau mengintensifkan penggunaan e-mail khusus untuk urusan tugas-tugas

CCLC minimal seminggu sekali. l. Pemilihan anggota CCLC m. Pengesahan pokok-pokok program kerja n. Penetapan tempat LCC berikutnya o. Pengesahan PKO dengan terlebih dahulu dilakukan voting p. Agenda tambahan

Salah satu bentuk partisipasi LC-UB dalam berbagai aktifitas kemahasiswaan dan keorganisasian, baik sebagai anggota

IAAS Indonesia dan internasional maupun dalam lingkungan Universitas Brawijaya adalah melalui pengiriman anggota IAAS dalam berbagai kegiatan lokal, nasional, internasional atau lebih sering disebut pendelegasian. Oleh karena itu, diperlukan waktu untuk mempersiapkan berbagai hal yang diperlukan.

Ada lima hal yang harus dipersiapkan berkaitan dengan keberangkatan delegasi dari LC-UB, yaitu :

1. Perlengkapan Standar

Perlengakapan standar ini meliputi : a. Pribadi, khususnya alat tulis-menulis usahakan untuk tidak sampai meminjam saat acara. b. Organisasi, masing-masing harus mempunyai & membawa :

Constitutions & By Laws

Tag

PKO LC Unibraw

Name Tag

Booklet ide/ misi yang hendak disampaikan

Penyimpanan sata digital

Ketentuan yang disyaratkan panitia. c. Kelompok persiapkan & bawa :

Program kerja LC

Surat mandat/ delegasi dari LCD dan atau rektorat

Booklet ide/ misi yang hendak disampaikan

Tustel/ kamera atau alat dokumentasi lainnya

Disket/ CD R atau RW/ flashdisc kerja

Proposal kegiatan

Dokumen lain yang diperlukan.

Buat catatan khusus dari berbagai uraian di atas. 2. Pra Keberangkatan

Sebelum keberangkatan, lakukan pertemuan dengan seluruh personal yang akan berangkat ke acara tersebut. Agenda utamanya mencakup tentang misi apa yang dibawa dari LC-UB, kelengkapan administratif & non yang perlu dibawa (buat checklist-nya), analisa kelebihan-kekukaran diri & anggota lain sehingga mengusahakan untuk bisa saling mengisi menentukan pemimpin delegasi selama perjalanan (utamakan laki-laki), menentukan tempat dan waktu awal keberangkatan, serta tentukan kesepakatan standar keberhasilan di forum. Usahakan mengundang anggota (IAASer) yang pernah menjadi delegasi LC-UB. Lakukan sharing atau dengar pendapat tentang berbagai kemungkinan dan karakter masing-masing LC yang akan dihadapi. Jika memungkinkan lakukan simulasi atau latihan singkat.. Apabila LCD ikut serta menjadi delegasi maka harus menentukan PJS. Apabila akan menghadiri suatu acara diluar negeri maka harus mempersiapkan segala perlengkapan transportasi seperti paspor, visa dan viskal maksimal tiga bulan sebelum acara dimulai. Selain itu, dipersiapkan juga peta/ map perjalanan dan negara yang dituju.

3. Dalam Perjalanan (ke lokasi)

Usahakan dalam perjalanan menuju lokasi kegiatan, membuat catatan perjalanan seperti biaya perjalanan, jenis transportasi yang dipakai, konsumsi dan lainnya. Hal ini akan berguna dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban dan berguna bagi IAASer yang akan pergi di kemudian hari.

V I I . P E N D E L E G A S I A N


4. Selama Acara

Untuk setiap acara, setiap delegasi harus mempunyai susunan acara, tata tertib & ketentuan lain dari panitia. Pahami tata tertib dan aturan main yang ditetapkan/ disepakati. Selalu siapkan & bawa kelengkapan standar (pribadi, organisasi dan kelompok) sesuai forum/ acaranya. Setiap delegasi dari LC-UB harus satu suara, kecuali untuk diskusi bebas. Sampaikan hal-hal yang bermanfaat dan hindari perdebatan yang menggunakan emosi. Ciptakan atau sepakati kode komunikasi tersendiri untuk sesuatu yang bersifat intern atau agar tidak mengganggu jalannya acara seperti komunikasi dengan kertas kecil. Ambil dokumentasi yang diperlukan dan buat catatan jalannya acara versi delegasi LC-UB. Di luar acara, perluas pergaulan, berinteraksilah dengan delegasi lain. Amati-pelajari-ambil hikmah tentang bagaimana mereka berbicara, berpendapat, berpikir dan bekerja. Cobalah sesekali untuk berposisi sebagai mereka. Perhatikan suasana kerja panitia. Ambil dokumentasi dan buat catatan menurut versi delegasi LC-UB. Selain dua hal di atas jika memungkinkan:

lakukan pertemuan intern untuk sharing hasil pengamatan, tentukan langkah selanjutnya.

buat resume-nya.

minta dan atau buatlah selalu bukti setiap kali melakukan transaksi keuangan.

Lakukan kontak ke Malang untuk update informasi. 5. Pra Kepulangan

Pastikan hak dan kewajiban dari delegasi LC-UB sudah terlaksana dengan baik. Usahakan masing-masing anggota mempunyai contact person setiap delegasi untuk komunikasi lebih lanjut. Pastikan bahwa Anda telah mengambil dokumentasi (foto & tulisan) dengan baik pada moment-moment penting. Apabila memungkinkan, kontak Malang untuk menindaklanjuti kepulangan para delegasi LC-UB.

6. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Isi dari laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah melaporkan semua aktifitas delegasi mulai dari pra keberangkatan sampai datang kembali di LC-UB. Batas waktu pembuatan LPJ diusahakan dua minggu setelah delegasi berada di Malang untuk mengantisipasi kehilangan/ kerusakan seluruh dokumentasi yang telah disusun pada saat acara. Berikut deskripsi LPJ delegasi :

Gambaran Umum IAAS internasional dan Indonesia

Latar belakang kegiatan

Aktifitas sehari-hari (day to day activity)

Evaluasi secara menyeluruh mulai dari penentuan delegasi sampai realisasi tugas/ visi dan misi

Realisasi biaya

Visi & misi yang ditugaskan kepada delegasi

Biodata delegasi

No Aktifitas/Item PJ/Tim Proses Instrumen

1. Alur Kegiatan LC

2. Aturan standar dalam kegiatan LC

3. Rantai Wewenang LC

4. Penanggungjawab Sementara LCD

5. Rantai Konsultasi CCLC

6. Meeting

a. Internal Departemen Dept

b. Rapat Koordinasi Pengurus Secretary

c. LPJ Staff [EC] Secretary

d. EC Meeting Secretary

e. EC-CC Meeting Secretary

f. CC Meeting CCLC

7. Administration Regulation

a. Pembuatan Surat Secretary

b. Pembuatan Proposal, LPJ, Program Secretary

c. Pembuatan Booklet Secretary

d. Alur Surat masuk/ keluar Secretary

e. Sistem Dokumentasi [“byte-atom”] Secretary

f. Pengaturan Arsip Secretary

g. Publikasi Secretary

h. Sertifikat Secretary

i. Dataform Secretary

j. Invetariasasi Secretary

k. Lembar Notulensi & Kehadiran Secretary

8. Financial Regulation

a. Keuangan Global LC-UB Treasurer

b. Pemasukan dan Sumber-sumbernya Treasurer

c. Pengeluaran rutin dan insidental Treasurer

d. Insentif dan royalti Treasurer

e. Fundrising Treasurer

f. Finance Support bagi delegasi Treasurer

g. Pasal Financial Regulation Treasurer

h. Perjanjian Keuangan Treasurer

i. Pembayaran Tagihan-tagihan Treasurer


1. Arahan penetapan dan Pelaksanaan Standar-standar IAAS LC Unibraw yang meliputi : 2. Penguasaan kemampuan tekis dan non teknis khususnya bagi pengurus- IAAS LC Unibraw berdasar hirarkinya melingkupi standar di bawah ini

No Criteria/Item Understanding

Koordinator Staf Staf Magang

I Penguasaan Komputer

MS Word

a) Bisa mengetik dokumen [surat-proposal-laporan]

b) Bisa mencetak dokumen [pada printer dot matrik-Canon-HP-laser]

c) Memanfaatkan utilities [WordArt-frame]

d) Membuat bagan/struktur organisasi

e) Membuat booklet

f) Membuat cover [proposal-laporan]

g) Membuat cover booklet

h) Membuat header & footer

i) Membuat header & footer pada booklet

j) Membuat header footer berbeda [ganjil-genap]

k) Membuat kolom newsletter

l) Membuat kop

m) Membuat newsletter

n) Membuat publikasi kegiatan

o) Membuat sertifikat

p) Membuat nametag

q) Membuat tabel [presensi-keuangan]

r) Memodifikasi logo IAAS

s) Memodifikasi tampilan [font-tabel-object]

t) Mem-password dokumen

u) Mencetak dokumen [all item]

v) Mencetak dokumen pada amplop

w) Menggambar & memodifikasi [format] object

Excel

a) Membuat table

b) Mengoperasionalkan fungsi logika [rumus]

c) Membuat laporan keuangan

Power Point

a) Membuat slide untuk presentasi

b) Memodifikasi tampilan slide

II Penguasaan Internet

a) Surfing data [search engine]

9. Mekanisme Penawaran Kegiatan dan Kerjasama

10. Managing Project

a. Penyusunan Konsep EC/ SC

b. Vacancy Tim/Dept

c. Penetapan Skala Keberhasilan SC d. Planning Activity Tim/Dept

e. Budgeting Tim/ Treasurer

f. Organizing/Actuating Tim/Dept

g. Reporting Tim/Dept

11. Progress dan Evaluation EC

12. Auran Operasional

a. Standar Busana Dalam Kegiatan

b. PD/PRT, PKO dan SPK c. C&BL dan Service Guide

13. Weekly Program ExPro

14. Alur Hosting [lokal-nasional-internas] ExPro

15. Alur Fieldtrip ExPro

16. IOP HRD

17. BOS I HRD

18. Data base Anggota HRD

19. Internet STD

20. Newsletter STD

21. Presentasi [how to make it better] PR

22. Aturan-aturan Promosi/ sponsorship PR

23. Alur Beasiswa PR

24. Distribusi Informasi PR

25. Skala Keberhasilan Dept/LC

26. Pelatihan Pra Jabatan Tim/LC CCLC

29. Sending/ Delegasi [local-nas-internas] ExPro-PR-HRD

30. VCP Tim, ExPro&PR

31. Sistem Delegasi PR& HRD

32. LCC Tim

Proses dinyatakan dalam Diagram Alur disertai deskripsi/ penjelasannya dan Instrumen merupakan kelengkapan apa saja yang dibutuhkan pada setiap Proses sesuai jenis Aktifitas/Item yang dilakukan

VIII. STANDAR ORGANISASI


b) Mempunyai email address

c) Operasional email [open-write-reply-attach]

d) Chatting dalam Yahho Messanger atau lainnya

III Organisasi & Pengorganisasian

a) Constitution & By Laws IAAS

b) Tahu & pernah membaca PD/ PRT IAAS Indonesia, & PKO, SPK LC-UB [IAAS Indonesia & LC-UB]

c) Tahu sejarah LC-UB

d) Memahami isi PD/PRT IAAS Indonesia, & PKO, SPK LC-UB [IAAS Indonesia & LC-UB]

e) Menyusun rencana kegiatan/ konseptor [start-end]

f) Membuat time line/schedule

g) Menyusun job description

h) Membuat proposal

i) Membuat laporan pertanggung jawaban

j) Membuat skala keberhasilan

k) Negosiasi

l) Presentasi

m) Mengorganisasikan kegiatan [planning-organizing-actuating-controling]

Juni 2006


PEDOMAN

KESEKRETARIATAN


Daftar Isi.... ................................................................................................................................ 1 Pendahuluan.................................................................................................................................1 Rapat dan Notulensi .................................................................................................................. 1 Standar Proposal ....................................................................................................................... 2 Standar Laporan ........................................................................................................................ 4 Surat Menyurat .......................................................................................................................... 6 Sistem Pengarsipan..................................................................................................................... 11 Standar Sertifikat ....................................................................................................................... 14 Standar Publikasi ....................................................................................................................... 14 Data Form .................................................................................................................................. 15 Lampiran........................................................................................................................................17

IAAS Indonesia LC Unibraw 1

PENDAHULUAN

Keberadaan sebuah organisasi tidak akan bisa dilepaskan dari kegiatan administrasi. Memimpin rapat, membuat

surat, mengirim proposal, mengatur konsumsi, pelatihan persidangan, pelatihan komputer adalah sebagian dari

kegiatan administrasi. Sudah barang tentu tiap-tiap aktifitas tersebut ada maksud dan tujuannya.

Ordway Tead dalam bukunya Administration a fine art mendefinisikan administrasi sebagai usaha yang luas yang

mencakup segala-galanya untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerja manusia yang ditujukan pada

tujuan-tujuan/maksud-maksud tertentu [administration is the comprehensive effort to direct, guide and integrate

associated human strivings which are focused toward some spesific ends or aims].

Untuk mewujudkannya, diperlukan sarana yang mendukung dan memadai agar setiap aktifitas yang dilakukan dapat

tercata dan terdokumentasi dengan baik dalam sebuah arsip. Tujuannya adalah supaya aktifitas yang dilakukan dapat

diketahui, diperbaiki dan dilanjutkembangkan periode selanjutnya. Sejalan dengan ide tersebut John Pfiffer dan

Rovert Vauce Presthus dalam Public Administration menyatakan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan atau

proses terutama mengenai cara-cara [alat-alat] sarana untuk mencapai tujuan yang ditentukan [administration is an

activity of process mainly concerned with means for carrying out prescribed ends].

Kesekretariatan IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [IAAS LC UB] disusun dan berisi panduan

administratif bagi pengurus dalam menjalankan aktifitas organisasinya. Apa saja instrumen rapat, bagaimana

sistematika usulan kegiatan, membuat surat yang baik serta bagaimana mempublikasikannya adalah sebagian dari

apa yang terdapat dalam kesekretariatan ini.

1.1. Rapat

Adalah pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh anggota &/ dan atau pengurus baik dalam membahas program ataupun aktifitas yang dilakukan. Komponen utama yang harus tersedia dan disediakan pada saat melakukan rapat atau pertemuan ini adalah : 1. Agenda, yaitu hal-hal apa saja yang akan dibicarakan, 2. Peserta, siapa saja yang berkompeten dengan pertemuan yang diadakan, 3. Pimpinan, siapa yang bertanggung jawab memimpin/mengarahkan jalannya rapat. Pimpinan ini bisa juga

berfungsi sebagai moderator [tidak membuat keputusan], 4. Daftar Hadir untuk mengetahui siapa saja peserta pertemuan, dan 5. Notulensi, catatan selama berlangsungnya rapat atau pertemuan

1.1.1. Prosedur Rapat/Meeting

1. Pembukaan oleh Executive Secretary/Secretary [kegiatan], meliputi ; a. salam pembuka, b. doa, c. pembacaan agenda pertemuan, d. pengisian daftar hadir.

2. Pembahasan agenda pertemuan dipimpin oleh LCD/Chief of Committee. 3. Penutup, berisi :

a. pembacaan resume meeting sesuai agenda, b. doa, c. salam penutup.

1.2. Notulensi

Merupakan catatan selama berlangsungnya rapat/pertemuan yang diisi oleh Executive Secretary atau sekretaris kegiatan. Lihat lampiran 1. Sistematika lembar notulensi sebagai berikut :

Lembar Notulensi

Hari,tgl : _________________ Acara : _________________ [tulis apa nama acaranya] Waktu,Tempat : _________________ [pukul berapa, dimana] Agenda : _________________ [tulis apa saja agenda yang

_________________ dibicarakan] Pembicara* : _________________ Moderator* : _________________ Peserta* : _________________

KESEKRETARIATAN

I. RAPAT DAN NOTULENSI


Proses & Hasil ** ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ dst __________ keterangan :

* dicantumkan apabila berbentuk presentasi/seminar/negosiasi (negosiator & lawan bicara)

** dituliskan segala hal (usulan, pendapat, perdebatan, dsb) yang dilontarkan dalam acara tersebut dan hasil/kesimpulan apa yang didapatkan.

1.2.1. Daftar Hadir Komponen pokok pada pembuatan presensi/daftar kehadiran adalah; Nama, Identitas lembaga [Fakultas, jurusan, program studi, UKM Fak/univ, Local/National Committee, dsb], Alamat [rumah, kost, e-mail, lembaga] & Telp [yang bisa dihubungi] dan Tanda Tangan.

Format daftar hadir dapat dibagi untuk kegiatan intern dan kegiatan ekstern. Contoh daftar hadir dapat dilihat pada lampiran 2. 1 dan 2.2

DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal : __________________________________________ Acara : __________________________________________ Waktu : __________________________________________ Agenda : __________________________________________ Tempat : __________________________________________

No N A M A NIM / FAK JABATAN ALAMAT, E-MAIL & TELP.

TANDA TANGAN

KETERANGAN

1.

2.

3.

4.

Keterangan : - Untuk kegiatan intern

- Pada kolom keterangan bisa diisi dengan [misalnya] : alasan ketidakhadiran dsb sesuai dengan keperluan

DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal : __________________________________________ Acara : __________________________________________ Tempat/Waktu : __________________________________________ Tema : __________________________________________ Pemateri/Mod : __________________________________________

No N A M A LEMBAGA ALAMAT & TELP T. TANGAN

1.

2.

3.

4.

Keterangan : - Untuk kegiatan ekstern

2.1. Proposal

Proposal adalah sebuah usulan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk supaya orang dapat membaca dan mengerti tentang apa tujuan dari kegiatan tersebut. Dalam suatu kegiatan proposal sangat diperlukan, karena untuk menjelaskan secara terperinci dan tertulis dalam suatu kegiatan. 2.2. Sistematika

II. STANDAR PROPOSAL


Sistematika penulisan/penyusunan proposal memenuhi aturan :

Cover,

Lembar Usulan Kegiatan

IAAS History (Disertakan apabila instansi kurang mengenal IAAS dan sebagai sarana publikasi)

Latar Belakang,

Landasan Pelaksanaan,

Maksud dan Tujuan,

Target,

Rencana Kegiatan,

Penutup,

Lampiran.

Cover

Merupakan lembar terdepan proposal yang menyajikan tema kegiatan, tanggal dan tempat pelaksanaan. Lembar Usulan Kegiatan Merupakan lembar proposal yang menyajikan secara ringkas gambaran umum kegiatan yang diajukan beserta pengesahannya. Lihat llampiran 3. Format lembar usulan kegiatan :

USULAN KEGIATAN Nama Kegiatan : _______________ Tema : _______________ Waktu Pelaksanaan : _______________ [Tanggal pelaksanaan] Tempat Pelaksanaan : _______________ Peserta : _______________ [Disesuaikan dengan target kegiatan] Penyelenggara : _______________ [Panitia kegiatan atau departemen] Malang,___________ _______ ________________________ Director Chief of committee or Co. Dept IAAS History Merupakan lembar yang memuat mengenai gambaran umum sejarah IAAS. Lembar ini dapat digunakan untuk instansi yang belum mengenal IAAS secara mendalam serta sebagai sarana pengenalan IAAS.

I. LATAR BELAKANG Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi kegiatan tersebut dilaksanakan, minimal berisi :

1. Pandangan/uraian umum pentingnya kegiatan, 2. Alasan pelaksanaan, 3. Hasil yang diinginkan.

Poin tersebut di atas disampaikan secara global, sebagai pengantar untuk bab selanjutnya.

II. LANDASAAN PELAKSANAAN Hal-hal yang dijadikan dasar/acuan pelaksanaan kegiatan. Dapat berupa dasar hukum, hasil pertemuan, norma atau ide-ide yang relevan dengan kegiatan. Dengan hirarki penulisan :

1. Pedoman Dasar [PD], Pedoman Rumah Tangga [PRT], Pedoman Kerja Organisasi [PKO] IAAS Indonesia. 2. Program Kerja IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [LC-Unibraw] sesuai periode yang

bersangkutan 3. Rapat kerja departemen/panitia, dsb. 4. Keinginan untuk lebih banyak berbuat dan bermanfaat bagi diri dan masyarakat sekitar sebagai perwujudan Tri

Dharma Perguruan Tinggi. dst…

III. MAKSUD DAN TUJUAN Berisikan keinginan (pelaksana) yang dikehendaki dalam jangka panjang/yang bersifat obyektif (untuk maksud) dan jangka pendek/yang bersifat subyektif dan spesifik pelaksana (untuk tujuan)

Misalnya : Maksud - Peningkatan SDM Tujuan - Mampu berbahasa Inggris aktif IV. TARGET Penentuan hal-hal spesifik sebagai parameter/tolak ukur keberhasilan kegiatan, baik kualitatif maupun kuantitatif.

Misalnya : - Target peserta 50 orang, sponsorship 500 ribu, dsb. - Peserta mampu menguasai teknik penyusunan proposal

V. RENCANA KEGIATAN Berisi informasi kegiatan yang hendak dilaksanakan, baik detail (dengan petunjuk pelaksanaannya) ataupun tidak.

Informasi tersebut meliputi :


1. Nama Kegiatan, 2. Tema (apabila ada), 3. Bentuk 4. Pelaksanaan :

a. Waktu dan tempat, b. Acara, materi/pemateri, c. dsb.

5. Penyelenggara/Panitia* 6. Peserta [darimana saja] 7. Pendanaan* [budget dan mark up]

a. Pemasukan b. Pengeluaran

8. Pembuatan Simbol Dalam suatu kegiatan, pembuatan proposal daperlukan sebuah simbol yang mencirikan kegiatan tersebut. Simbol bisa diletekkan di header dari suatu proposal, sedangkan bagian footer dituliskan kata-kata International Assosiation of Student ...., dengan huruf Arial 8 spasi 1 Lihat lampiran 9. Lain-lain

Berisi informasi relevan yang ditambahkan

VI. PENUTUP Uraian singkat sebagai penutup semua kegiatan/proposal. Minimal meliputi : 1. Harapan terlaksananya kegiatan, 2. Dukungan semua pihak bagi terselenggaranya kegiatan, 3. Bermohon kodrah dan irodah Allah SWT atas keberhasilan, kebermanfaatan kegiatan dan bernilai ibadah.

Malang, dd-mm-yy Lampiran (rata kiri)

KONTRAK KERJASAMA (centre)

(sesuai keperluan)

* Susunan Panitia dan rencana anggaran dimasukaan dalam isi proposal [bukan pada lampiran tersendiri] untuk

optimalisasi penggunaan kertas. 3.1 Laporan Laporan dari suatu kegiatan ialah bentuk pertanggungjawaban dari sebuah kegiatan yang telah dilaksanakan. Merupakan hasil evaluasi kegiatan yang dapat dijadikan sebagai acuan kegiatan berikutnya. 3.2 Sistematika Pembuatan Sistematika pembuatan laporan memenuhi aturan :

Cover,

Lembar Laporan Kegiatan

Latar Belakang,

Landasan Pelaksanaan,

Maksud dan Tujuan,

Target,

Hasil/Realisasi Kegiatan,

Evaluasi Kegiatan,

Penutup,

Lampiran.

Cover

Merupakan lembar terdepan proposal yang menyajikan tema kegiatan, tanggal dan tempat pelaksanaan Lembar Laporan Kegiatan Merupakan lembar terdepan laporan yang menyajikan secara ringkas kegiatan yang dilaporkan beserta pengesahannya. Lihat lampiran 4. Format lembar laporan kegiatan :

LAPORAN KEGIATAN Nama Kegiatan : _______________ Tema : _______________ Waktu Pelaksanaan : _______________ [Tanggal pelaksanaan] Tempat Pelaksanaan : _______________ Peserta : _______________ [Disesuaikan dengan target kegiatan] Penyelenggara : _______________ [Panitia kegiatan atau departemen]

III. STANDAR LAPORAN


Malang,___________ _______ ________________________ Director Chief of committee or Co. Dept I. LATAR BELAKANG Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi kegiatan tersebut dilaksanakan, minimal berisi :

1. Pandangan/uraian umum pentingya kegiatan, 2. Alasan pelaksanaan, 3. Hasil yang diinginkan. Point tersebut di atas disampaikan secara global, sebagai pengantar untuk bab selanjutnya.

II. LANDASAAN PELAKSANAAN Hal-hal yang dijadikan dasar/acuan pelaksanaan kegiatan. Dapat berupa dasar hukum, hasil pertemuan, norma atau ide-ide yang relevan dengan kegiatan. Dengan hirarki penulisan :

1. Pedoman Dasar [PD], Pedoman Rumah Tangga [PRT], Pedoman Kerja Organisasi [PKO] IAAS Indonesia. 2. Program Kerja IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [LC-Unibraw] sesuai periode yang

bersangkutan 3. Rapat kerja Departemen/panitia, dsb. 4. Keinginan unttuk lebih banyak berbuat dan bermanfaat bagi diri dan masyarakat sekitar sebagai perwujudan Tri

Dharma Perguruan Tinggi. dst…

II. MAKSUD DAN TUJUAN Berisikan keinginan (pelaksana) yang dikehendaki dalam jangka panjang/yang bersifat obyektif (untuk maksud) dan jangka pendek/yang bersifat subyektif dan spesifik pelaksana (untuk tujuan)

Misalnya : Maksud - Peningkatan SDM - Mampu berbahasa Inggris aktif IV. TARGET Penentuan hal-hal spesifik sebagai parameter/tolak ukur keberhasilan kegiatan, baik kualitatif maupun kuantitatif.

Misalnya : - Target peserta 50 orang, sponsorship 500 ribu, dsb. - Peserta mampu menguasai teknik penyusunan proposal V. HASIL/REALISASI KEGIATAN Kesesuaian rencana dengan realisassi yang meliputi : 1. Persiapan Kegiatan

Berisi tentang hal-hal yang berkenaan dengan pra sampai dengan menjelang pelaksanaan, a. Waktu pelaksanaan

Selang waktu yang dipergunakan mulai pembentukan panitia sampai dengan pelaksanaan. b. Kerja panitia

Berisi aktifitas panitia secara keseluruhan (per sie), mulai persiapan administrasi sampai dengan perlengkapan yang dibutuhkan.

2. Pelaksanaan Kegiatan

Nama kegiatan Tema (bila ada) Bentuk kegiatan (diskusi, pelatihan, dsb) Waktu dan tempat Pelaksanaan Peserta Susunan acara

3. Hasil yang dicapai

Berisi hal-hal yang diperoleh dalam pelaksanaan kegiatan. Misal : - Adanya peserta terbaik, - Kritik dan saran peserta, - Jumlah panitia dan peserta, - Jumlah pendanaan, dsb.

VI. EVALUASI KEGIATAN Berisi penilaian hasil perbandingan antara Target/Rencana (yang diharapkan) dengan kenyataan di lapang. Misal evaluasi terhadap : - Kegiatan panitia, - Partisipasi peserta, - Ketepatan waktu dan tempat pelaksanaan, - Pendanaan, dsb. VII. PENUTUP

1. Identifikasi Permasalahan Perumusan hal-hal yang menyebabkan timbulnya permasalahan dan mengapa hal tersebut sampai terjadi.


2. Saran Berisi alternatif penyelesaian masalah Kiat/harapan perbaikan kegiatan di masa mendatang.

Uraian penutup yang intinya berisi : 1. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas terlaksananya kegiatan serta ucapan terima kasih kepada segenap pihak

yang turut membantu, 2. Harapan kemanfaatan hasil aktifitas yang dilakukan dan dicatatnya sebagai amalan sholeh/ibadah.

Malang, dd-mm-yy Panitia Pelaksana

Lampiran

1. Susunan Panitia [panitia inti dan one day committee] 2. Daftar Peserta [min : Nama, asal lembaga, alamat/telp, tanda tangan] 3. Surat, selebaran, piagam, dsb [asli dan copy sesuai laporan] 4. Jadual dan realisasi acara 5. Form yang digunakan [kuitansi, presensi, dataform, dsb] 6. Realisasi Anggaran [budget, riil]

[termasuk didalamnya bukti transaksi siapa-dapat dari mana-berapa digunakan-untuk apa saja harus jelas. “Darimana datangnya uang dan kemana perginya, harus tercatat”]

7. dsb 4.1 KOP SURAT 1. Kop Local Committee/Control Council

Kop surat terdiri dari tiga bagian, yaitu kepala surat, lembaran kosong tempat menulis surat dan pada bagian bawah merupakan penjelasan tentang IAAS. Kepala surat terdiri dari : nama organisasi, lambang organisasi, alamat dan nomor telpon atau data-data lain yang dapat dihubungi oleh instansi atau pihak lain yang dikirimi surat.

Ketentuan-ketentuan lainnya:

a) Ukuran kertas A4. b) Logo LC warna abu-abu ditengah surat

1. Ketentuan Header : a) Background gambar setengah bola dunia b) Kata – kata International Association of Agricultural Students in Agricultural and Related Science Indonesia c) Logo LC ditengah

2. Ketentuan Footer Model kop surat adalah seperti lampiran 5.

Untuk setting header

INTERNATIONAL ASSOCIATION OF STUDENTS IN AGRICULTURAL AND RELATED SCIENCES INDONESIA

IV. SURAT-MENYURAT


Untuk setting footer

IAAS LOCAL COMMITTEE BRAWIJAYA UNIVERSITY

Sekretariat Bersama Kav. 18 Universitas Brawijaya

Jl. MT. Haryono 16 Malang 65145 Telp : +623415470193

E-mail: [email protected]

International Association of Students in Agricultural and Related Sciences is a non-governmental, non-political and non-profit making organization with more than 40 members countries. IAAS seeking to

promote international understanding and the exchange of knowledge in agriculture and related fields.

2. Kop Kegiatan

Sedangkan kop surat panitia kegiatan adalah dengan menambahkan kata-kata di atasnya Panitia Kegiatan…… dan lambang kegiatan pada samping kanan kop surat . Contoh kop surat seperti di bawah ini dan pada lampiran 6..

WORKSHOP-Net 2006

International Association of Students in Agricultural And Related Sciences Local Committee Brawijaya University

4. 2 SISTEM PENULISAN 1. Ketentuan / aturan dasar Format surat IAAS Indonesia LC UB adalah: Full Block Style. Lihat lampiran

Page setup

Margin : Top (5 cm), Bottom (5 cm), Left (2,5 cm), Right (2,5 cm) Paper Length : A4

Format Fonts : Arial, Size (11) Paragraph : Before (0 pt), After (3 pt), Spacing (Single/disesuaikan dengan panjang surat)

2. Pembuatan Surat

A. Pokok Surat

Bagian ini terdiri dari penomoran (nomor), lampiran, perihal dan alamat surat 1) Penomoran Surat

Standarisasi penomoran surat IAAS Indonesia LC UB adalah mengikuti contoh berikut: Nomor.Kode/IAAS Ind./LC-Unibraw/departemen atau panitia kegiatan/bulan/tahun

Nomor surat dimulai dengan 001 pada setiap kepengurusan baru dan tidak terputus sampai kepengurusan tersebut berakhir.

Kode surat terbagi atas 3 kode, yaitu : 01 untuk surat yang bersifat internal 02 untuk surat yang bersifat external 03 untuk surat yang bersifat khusus (surat keputusan, surat mandat).

Setelah nomor dan kode dengan dibatasi tanda garis miring(/) ditulis IAAS Ind, kemudian Nama LC [LC.Unibraw]. Setelah itu departemen yang mengeluarkan surat tersebut. Kemudian bulan [angka Romawi] dan tahun [empat digit] surat dikeluarkan Contoh: 049.02/IAAS Ind./LC-Unibraw/IV/2000

Berarti surat tersebut merupakan surat ke-49, dikeluarkan oleh LC pada bulan IV [April] tahun 2000 yang bersifat surat eksternal.

Untuk surat penyelenggaraan kegiatan, nama depertemen diganti dengan kode kegiatan. Penomoran setiap kegiatan dimulai dengan nomor 001.C Contoh: 002.01/IAAS Ind./LC-Unibraw/PAN IOP/XII/2000

Ini berarti surat ke-2 yang dikeluarkan oleh panitia IOP yang dikeluarkan pada bulan XII Desember [XII] tahun 2000, yang bersifat internal.

Untuk surat khusus, penomoran dimulai dari nomor satu. Contoh: 001.03/IAAS Ind/LC Unibraw/LCC-Presidium Sidang/KPTS/V/2000

2) Lampiran Ditulis jikaterdapat berkas yang dilampirkan, contoh. Lampiran : 1 (satu) berkas proposal

3) Perihal

Merupakan inti dari surat yang dimaksud. Penulisannya tidak perlu panjang tetapi jelas dan tepat, mempermudah penerima surat mengetahui isi surat. Perihal ditulis KAPITAL pada huruf pertama, bold dan digaris bawahi. Contoh: Perihal : UNDANGAN


Catatan:

Penulisan Dapat diganti

Nomor Lampiran Perihal

No. Lamp. Hal.

Dengan syarat apa bila penulisan satu bagian dengan singkatan maka semua bagian ini juga ditulis dengan singkatan, begitu juga sebaliknya.

4) Alamat surat

Harus jelas ditujukan kepada siapa surat dikirim. Apabila ditujukan kepada lembaga/ instansi misalnya, bisa ditulis u.p (untuk perhatian). Penulisan orang atau nama perusahaanya ditulis bold dan digaris bawahi Contoh:

Kepada Yth.

Drs. Tjahjanulin Domai, Ms. Pembantu Rektor III Universitas Brawijaya

di Malang

B. Badan / Isi Surat

Sistematis pembuatan surat harus memiliki kalimat pembuka, pendahuluan, isi dan penutup.

Kalimat Pembuka : Kalimat pembuka adalah kalimat yang mengawali suatu surat, kata-kata yang biasa digunakan adalah Dengan Hormat atau Assalamu’laikum Wr. Wb. atau Salam Sejahtera.

Pendahuluan Pendahuluan dimaksudkan untuk menarik minat pembaca atau penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam suatu surat. Contoh: “Diberitahukan bahwa…………” “Dengan ini disampaikan bahwa ……….” “Menindaklanjuti surat saudara tanggal ……… nomor………. Mengenai …….”

Panjang pendahuluan, sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Apabila orang atau instansi yang kita kirimi surat belum mengenal IAAS, kalimat pendahuluan dimulai dengan pengenalan IAAS Indonesia dan LC UB (apa, kapan berdiri, tujuan, aktifitas yang dilakukan dan lain-lain). Atau bisa juga Sekilas tentang IAAS dimasukkan dalam lampiran surat yang dikirim.

Isi Maksud, sasaran dan tujuan isi surat harus jelas dan dapat dipertanggung-jawabkan. Dengan memperhatikan hal-hal seperti berikut: a. Menggunakan kaidah penulisan kalimat efektif [langsung ke pokok permasalahan yang dimaksud]. b. Satu surat hanya mempersoalkan satu permasalahan saja. c. Pergunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar [sesuai Ejaan Yang Disempurnakan], dengan

memperhatikan norma-norma kesopanan.

Penutup Untuk kesopanan dalam koresponden perlu adanya kalimat penutup. Contoh: Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih.”

C. Akhir Surat

Akhir surat ini merupakan pengesahan surat yang bersangkutan. Pengesahan dilakukan oleh Ketua Pelaksana [dalam kegiatan tertentu] atau koordinator departemn [untuk surat departemen], Executive Secretary dan LCD. Contoh :

Malang, 11 Mei 2006

Fandi Arisrahman Wawan Wahyudiono Director Chief of Committee

Contoh surat internal dapat dilihat pada lampiran 7 dan surat eksternal pada lampiran 8.

Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat :

– Pemberitahuan, pengaturan, pengesahan, perubahan status atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim dan lain-lain.

– Pelimpahan dan penyerahan wewenang tertentu kepada seseorang

– Mengesahkan petunjuk pelaksanan suatu peraturan

– Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian seseorang dari suatu jabatan, mutasi

– Penetapan hal-hal yang bersifat umum, prinsipil dalam rangka kebijakan pokok.


A. Susunan Susunan surat keputusan terdiri dari:

1) Kepala surat keputusan terdiri dari:

a. Lambang organisasi b. Kata ”KEPUTUSAN” dikuti oleh nama director atau coordinator yang mengambil keputusan tersebut,

dibuat dengan huruf besar semua. 2) Nomor

diawali dengan nomor satu 3) Perihal (tentang) keputusan

Harus singkat mencerminkan inti keputusan secara ringkas dan jelas (dibuat dengan huruf besar semua) 4) Nama director, penanggung jawab sementara, koordinator yang berwenang mengeluarkan keputusan

(huruf CAPITAL) 5) Konsideran

a) kata-kata “Menimbang” yang diikuti dengan uraian kalimat mengenai pertimbangan /tujuan/kepentingan/alasan hingga perlu dikeluarkan keputusan

b) Kaka-kata”Mengingat” yang diikuti oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dalam pembuatan keputusan sehingga dapat dipertimbangkan, dapat dipertanggung jawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat

c) Selanjutnya, sekiranya diperlukan masih dapat ditambahkan dengan kata ”Memperhatikan” yang diikuti uraian mengenai ketentuan-ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan.

6) Diktum diawali dengan kata-kata “MEMUTUSKAN”, disusun disebelah kiri dan “Menetapkan” dan selanjutnya diuraikan isi diktum tersebut. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan, maka pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yan bersangkutan.

7) Kaki surat keputusan a) Tempat kedudukan keputusan itu dikeluarkan dengan menyebutkan terlebih dahulu kalimat “

Ditetapkan di……” b) Tanggal, bulan dan tahun dengan membuat terlebih dahulu kalimat ” di tetapkan di………… pada

tanggal……....” c) Tanda Tangan d) Nama terang penandatanganan e) Stempel organisasi

8) Distribusi apabila surat keputusan memiliki lampiran maka pengetikannya adalah sebagai berikut :

a) Dimulai 4 spasi dari batas atas kertas, lalu dipingirnya ditulis”LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN …….” b) Pada bagian bawah ditandatangani oleh pengambil keputusan. c) Penggunaan tembusan sama dengan surat keluar/dinas.

Contoh Surat Keputusan dapat dilihat pada lampiran 9. 4.3 AMPLOP SURAT Bertuliskan lambang, nama organisasi dan alamat organisasi. Dengan ketentuan sebagai berikut:

a. ukuran amplop: Enpelove DL 110-220 mm b. Ditulis dengan huruf arial, ukuran huruf adalah:

Nomor dan perihal dengan ukuran 8

Nama LC ditulis dengan ukuran 9

Kata-kata International dengan ukuran 7

Alamat dengan ukuran 7

Contoh amplop dapat dilihat pada Lampiran 10

IV.4. STEMPEL & LOGO


D. Stempel Penempatan Stempel pada pengesahan adalah sebagai berikut:

1). Menggunakan Kop IAAS LC-UB

Fandi Arisrahman Farina Damayanti Director Executive Secretary

2). Kop IAAS LC-UB, 1 stempel


3). Kop IAAS LC-UB &/ Kop Kegiatan, 2 stempel


4). Kop Kegiatan, 1 stempel IAAS LC-UB


Untuk aturan stempel pada sertifikat, dicantumkan LCD dan PR III.

Drs. Tjahjanulin Domai, MS Fandi Arirahman Vice Rector of Student Affairs Director

Catatan : Apabila dalam kegiatan yang dilaksanakan bekerjasama dengan pihak/instansi lain, pada pengesahan sertifikat/piagam disertakan pula nama, jabatan dan stempel instansi tersebut.

4.4 PENGARSIPAN SURAT

Setiap surat masuk atau surat keluar harus dicatat pada buku pengarsipan, dengan format buku pengarsipan adalah sebagai berikut:

A. Surat Masuk

No Dari/pengirim Tanggal

No Surat Pokok Surat

Alamat Ket Surat Terima Lampiran Perihal Isi


B. Surat Keluar

C. Penyusunan File Penyusunan file dibagai menjadi dua bagian, yaitu :

1). Pending File untuk file surat/email yang perlu pembahasan lebih lanjut atau belum dapat dijawab 2). Follow up File untuk surat-surat/email yang sudah dibahas/dijawab.

Keuntungan:

1. Mempermudah sekretaris dan pengurus lain ingat terhadap surat-surat yang belum dibahas atau dijawab. 2. Mempermudah sekretaris mengingatkan pengurus untuk segera membahas surat-surat yang belum dibahas

atau pending file. Pengarsipan dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar. D. Komunikasi Lewat E-mail Pelaksanaan komunikasi lewat e-mail harus lebih dilakukan secara intensif, sebab komunikasi lewat e-mail lebih cepat dan bebas hambatan. Pengiriman email dilakukan oleh NC ke LC, LC ke NC dan LC ke LC. Setiap NC dan LC khususnya Executive Committee, selayaknya telah bisa menggunakan jalur komunikasi ini.

Untuk masa yang akan datang, diharapkan komunikasi lewat e-mail minimal harus dilakukan dua kali dalam satu bulan oleh NC dan LC, baik itu e-mail yang bersifat formal maupun non formal, apa lagi sekarang IAAS Indonesia telah memiliki mailing list sendiri dan diharapkan arus informasi melalui mailing list hendaknya dimanfaatkan semaksimal mungkin.

Ketentuan pengiriman e-mail secara fomal, adalah sebagai berikut:

Format untuk pengarsipan email : Tanggal : Nomor : (mengikuti aturan penomoran surat + E setelah kode) Contoh : 001.01/E/IAAS Ind/LC UNRAM/Sec/VI/1999 Perihal : Sedangkan contoh pengiriman e-mail keluar negeri ; Date : Number : sama dengan atas Subject :

Penomoran email : Nomor. Kode/E/IAAS Ind/LC.Unibraw/departemen atau panitia kegiatan/ bulan/tahun E = email

Hal atau subject harus disamakan dengan subject pada tabel commpose

E-mail yang masuk dan keluar harus diprint dan diarsipkan, terpisah dari arsip surat masuk dan surat keluar.

Bahasa yang digunakan tidak harus bahasa yang formal dengan tetap menjaga kesopanan dan isi bebas (tidak harus ada kata pembuka dan penutup).

No

Untuk/Tujuan Tanggal

No Surat Pokok Surat

Alamat

Ket Surat Kirim Lampiran Perihal Isi

1. LCD LC Unpad 20/6/99 21/6/99 035.02/…. 1 berkas Himbau

an

LPJ Triwulan Jln. Ciseke 54, Jatinangor, Bandung


Tanggal : 28/05/06 Nomor : 001.01/E/ IAAS Ind/LC.Unibraw /Pan.LCC XI/V/2006 Perihal : Informasi tentang LCC XI

Hai IAASer LC Unibraw berhubung masa kepengurusan untuk pengurus yang lama akan habis, maka iaas akan mangadakan LCC ke XI (Local Committee Conference) untuk memilih calan-calon pengurus yang baru terutama untuk EC yang mana acaranya akan dilaksanakan pada:

Tanggal: 9, 10, 11 Juni 2006 Hari : Jumat, Sabtu dan Minggu Waktu : 07.30-16.00 WIB Tempat: Ruang Seminar ,Gedung IV Fakultas Peternakan Tema : New Leader, New Spirit Make Better Future with IAAS

Dan untuk bakal bakal calon EC berikutnya adalah; 1.Toto. susilo (MSP Fpi‟03) 2.Ibnu (Sosek Fapet‟04) 3.Tanti (THT ‟03) 4.Tri. Murvianto (TIP‟03) 5.Nur. Azizah (THP‟02) 6.Andi. F (BP‟02) 7.Farina. D (THT‟03) 8.Fitri (PSP‟02) 9.Astrid. (Ars. Pertamanan‟03) 10.Mayang. A (Sosek FP‟03) Untuk Tata Tertib LCC dan Susunan Acara Tercantum pada Draft LCC XI so tolong dibuka di attachment.

Diharapkan masukannya untuk perubahan/ revisi untuk Amandemen PKO n‟ juga Draft LCC XI yang dapat disampaikan atau diberikan pada panitia LCC XI di sekretariat IAAS dengan tempo waktu untuk masukan tersebut adalah satu minggu mulai dari tanggal 28 mei sampai 3 juni 2006. Bisa dikirim melalui Mailing List IAAS LC UNIBRAW ditujukan buat panitia LCC XI atas nama Wawan (sie pubdekdoktrans)

Trus, untuk PKO, sesuai yang diamanahkan pada LCC X, untuk pembuatan PKO dilakukan oleh tim yaitu : 1.Fandi (Co.) 4. Ika 2.Dian 5. Tanti 3. Firman 6. Mala

Malang, 28 Mei 2006 Panitia LCC XI Wawan Sie Pubdekdoktrans

Contoh :

E. PENAMAAN FILE

Merupakan aturan arsip yang disimpan dalam bentuk byte (file komputer)

1. Aturan penamaan file mengikuti standar : a. LC/CCLC

Rumus = Singkatan LC/CCLC‟ periode nama dokumen Contoh:

b. Departemen Rumus = Singkatan Dept‟ periode-Nama dokumen. Contoh :

STD‟04-05 LPJ HRD‟04-05 Guide Book EPD‟04-05 Progja PRD‟ Daftar CP Perusahaan

T‟04-05 Financial Regulation ES‟04-05 Panduan Kesekretariatan ES‟04-05 Surat Keluar ES‟04-05 Inventaris

c. Kegiatan

Rumus = Nama kegiatan „tahun nama dokumen Contoh :

IOP VI‟04 Prop BOS I‟04 Pub ExProProv‟04 Surat

ODIEWNS‟04 Lap Internet‟04 Booklet ECCC Meeting‟00 Draft

LC UB‟04-05 Progja LC UB‟04-05 LPJ LC UB‟04-05 Surat

LC UB‟04-05 Standar CCLC‟04-05 Progja CCLC‟04-05 LPJ


Keterangan : Progja = Prog = Program Kerja Prop = Proposal Lap = Laporan

LPJ = Laporan Pertanggungjawaban Pub = Publikasi S = Surat

Catatan : semua surat kegiatan dijadikan dalam 1 [satu] nama file ‟99 = 1999 ‟00 = 2000

„99-00 = 1999-2000 ‟04-05 = 2004-2005

Arsip merupakan kumpulan warkat atau dokumen yang disimpan secara teratur, berencana, karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Pengarsipan yang baik sangat penting, terutama dalam mempermudah kebutuhan dan keperluan praktis

yang memperbaiki dan meningktakan efisiensi dalam keorganisasian. Arsip juga menyangkut keberlangsungan hidup

organisasi dan sejarah perjalanan suatu organisasi.

5.1. Klasifikasi Arsip

Beberapa arsip yang ada sekarang ini dapat diklasifikasi sebagai berikut :

No. Kelompok Jenis dokumen / arsip

1 Laporan Lap. Pertanggungjawaban Lap. Caturwulan/triwulan Lap. Kegiatan Lap. Pengiriman delegasi Lap. Peserta expro Lap. Lain – lain

2 Media massa Buletin Newsletter Majalah Jurnal Koran Lain – lain

3. Buku Teks book Kamus Fiksi

4. Proposal Prop. Kegiatan Prop. Pengiriman delegasi Prop. Peserta expro

5. Arsip khusus PD, PRT dan PKO Proker Organisasi Booklet kegiatan Hasil – hasil seminar Lain – lain

6. Peralatan Alat elektronik Alat tulis Perlengkapan

5.2. Pemberian Kode Arsip

Arsip yang telah diklasifikasi tersebut akan diberi kode dan kode ini akan ditempelkan pada masing –

masing arsip. Kode untuk arsip baik non dokumen maupun dokumen akan dibuat pada label dengan ukuran 2 x 3.

Penempelan label untuk arsip non dokumen pada tempat yang sesuai. Sedangkan penempelan label untuk arsip

dokumen pada sebelah samping kiri bawah dari arsip, seperti pada contoh di bawah :

Label arsip

V. SISTEM PENGARSIPAN

Proposal Kegiatan

IOP XII

LC – UB IAAS Indonesia

2004


Prop. 01.1 IAAS Indonesia

LC UNIBRAW 2004

Teknik pemberian kode adalah sebagai berikut :

Kelompok Kode Jenis dokumen / arsip Kode

Laporan Lap Lap Pertanggungjawaban Lap. Caturwulan/triwulan Lap. Kegiatan Lap. Pengiriman delegasi Lap. Peserta expro Lap. Lain – lain

01 02 03 04 05 06

Media massa MM Buletin Newsletter Majalah Jurnal Koran Brosur Lain – lain

01 02 03 04 05 06 07

Buku Buk Teks book Kamus Fiksi

01 02 03

Proposal Prop Prop. Kegiatan Prop.Pengiriman delegasi Prop. Peserta expro

01 02 03

Arsip khusus Arkhu PD/PRT,CBL,exco guide, service guide, PKO Proker Organisasi Booklet kegiatan Hasil – hasil seminar Database Lain – lain

01 02 03 04 05 06

Peralatan Perl Alat elektronik Alat tulis Perlengkapan

01 02 03

Ketentuan penulisan kode adalah sebagai berikut :

1. Pada bagian atas menunjukkan kode jenis arsip dan no. urut arsip yang dibatasi dengan titik. Standarisasi

pemberian kode arsip IAAS Indonesia LC UB adalah sebagai berikut :

Kode kelompok arsip.kode jenis dokumen.no. urut arsip.

Contoh : Prop.01.1

2. Pemberian no. urut arsip dilakukan bila ada jenis arsip yang meniliki kode arsip yang sama. Misal untuk prop.

kegiatan dalam satu periode kepengurusan ada proposal kegiatan IOP XII, IEC, APRM (kode 01) dsb maka

diberi no. urut yang berbeda.

3. Bagian bawahnya ditulis penerbit atau bila pada laporan atau proposal nama LC – UB yang mengeluarkan.

4. Tahun dokumen tersebut diterbitkan. Khusus untuk kode kelompok laporan dan proposal pemberian tahun terbit

berdasarkan akhir periode kepengurusan. Maksudnya bila periode kepengurusan 2004/2005 maka tahun

terbitnya ditulis 2005.

Kode dapat ditulis sebagai berikut :

Kode dan no. urut arsip

menunjukkan kepemilikan

Tahun terbit atau keluar

5. Semua arsip yang telah diberi kode dicatat pada buku dokumentasi dan dalam komputer dengan format

pencatatan sebagai berikut :

No. Judul

arsip

Penerbit Tahun terbit Kode arsip Jumlah

6. Semua arsip / dokumen yang telah diberi kode akan dikelompokkan sesuai dengan kelompok dan jenisnya dan

kemudian disusun pada rak arsip. Untuk arsip kelompok laporan, proposal dan beberapa arsip khusus yang


dikeluarkan oleh salah satu periode kepengurusan maka dikelompokkan berdasarkan periode kepengurusan

tersebut.

5.3. Alur Peminjaman Arsip

1. Pengeluaran arsip atau peminjaman arsip sebaiknya sepengetahuan Executive Secretary atau Vice Secretary

atau Secretariat Department. Setiap arsip yang dipinjam haruslah dicatat pada buku peminjaman dengan format

sebagai berikut :

N

O

Nama

Peminjam

Alamat/Telp Judul arsip

yang dipinjam

kode

arsip

Tgl.

Pinjam

Tgl.

kembali

Paraf

2. Batas peminjaman arsip maksimal 2 minggu dihitung tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang dengan

sepengetahuan pihak – pihak diatas. Keterlambatan peminjaman didenda Rp. 250,00 per hari keterlambatan.

3. Arsip yangdiperpanjang harus dicatat kembali dalam buku peminjaman sebagai pinjaman baru.

6.1 Sertifikat Sertifikat merupakan salah satu tanda penghargaan yang diberikan oleh LC atau panitia kegiatan kepada pengurus LC, panitia kegiatan, peserta kegiatan atau pemateri. 6.2. Sistem Penulisan Sertifikat dibuat dengan menggunakan bahasa inggris, kertas A4. Margin, jenis dan ukuran tulisan tidak diatur. 6.2 Format Format pembuatan sertifikat meliputi :

1. Kepala atau kop sertifikat 2. Tulisan “Certificate” 3. No. Sertifikat 4. Isi 5. Tanda tangan

1. Kepala atau kop Isi kepala atau kop sertifikat disamakan dengan pembuatan kop surat. Margin, jenis dan ukuran tulisan tidak diatur. 2. Tulisan “Certificate” Ukuran tulisan Certificate lebih besar dibandingkan ukuran tulisan yang lain. 3. No. Sertifikat Aturan no. sertifikat mengikuti aturan penomoran surat. Bila dikeluarkan untuk IAASer maka menggunakan kode 01 sedangkan untuk non IAASer menggunakan kode 02 Penomoran sertifikat :

Nomor. Kode/IAAS Ind./LC-Unibraw/departemen atau panitia kegiatan/ bulan/tahun Contoh :

001.03/IAAS Ind./LC-Unibraw/Pan. DT/V/2006 4. Isi Memuat nama yang akan diberi sertifikat dan kontribusi dalam suatu kegiatan atau kepengurusan. Untuk sertifikat kegiatan meliputi nama kegiatan, waktu, tempat pelaksanaan kegiatan, materi yang diberikan selama kegiatan (bila ada dan jika perlu). 5. Tanda tangan Memuat tanda tangan Rektor/PR 3, LCD/Ketua kegiatan dan Pimpinan organisasi atau perusahaan bila bekerja sama dalam suatu kegiatan.

Contoh Sertifikat dapat dilihat pada lampiran 11

VI. STANDAR SERTIFIKAT


Lihat lampiran 12.

7.1. Penjelasan Data form merupakan data awal bagi anggota yang akan masuk ke IAAS. Contohnya dapat dilihat di lampiran 13 Merupakan salah satu form yang digunakan untuk mengetahui pengalaman dan aktivitas IAASer baik di kepanitiaan maupun kepengurusan di IAAS maupun organisasi lain. Name : _______________________ Faculty/University : _______________________ Student Number : _______________________

No Year Activities and Involved as

1.

2.

3.

4.

5.

Malang, May the 26th 2004

VI. STANDAR PUBLIKASI

Sekretariat : IAAS INDONESIA LOCAL COMMITTEE BRAWIJAYA UNIVERSITY Sekretariat Bersama K-18 Universitas Brawijaya Jl Veteran Malang 65145 Telp : +623415470193 Email : [email protected]

Contact Person:

Kristian Rohmatullah Jl. Kertowaluyo 12 Malang 65145

Telp 62+341+588448 Email: [email protected]

VII. Data Form

VIII. Organization Experience

Contact Person

Logo

Nama / judul publikasi

Isi



Lampiran 1. Lembar Notulensi

LEMBAR NOTULENSI

Hari, Tgl : __________________________________ Tempat/waktu : __________________________________ Acara : __________________________________ Pemateri/Mod : __________________________________ Agenda : __________________________________ Hasil_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Lampiran 2.1 Daftar Hadir (Kegiatan Intern)

DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal : __________________________________________ Acara : __________________________________________ Tempat/Waktu : __________________________________________ Agenda : __________________________________________

No N A M A NIM / FAK JABATAN ALAMAT, E-MAIL & TELP.

TANDA TANGAN

KETERANGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

Keterangan : - Pada kolom keterangan bisa diisi dengan [misalnya] : alasan ketidakhadiran dsb sesuai dengan keperluan


Lampiran 2.2 Daftar Hadir (Kegiatan Ekstern)

DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal : __________________________________________ Acara : __________________________________________ Tempat/Waktu : __________________________________________ Tema : __________________________________________ Pemateri/Mod : __________________________________________

No N A M A LEMBAGA ALAMAT & TELP T. TANGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.


Lampiran 3. Format Lembar Usulan Kegiatan

USULAN KEGIATAN

Nama Kegiatan : Diklat Traktor

Tema : Be Extraordinary People with Technology

Waktu Pelaksanaan : 4, 5, 11 dan 12 Maret 2006

Tempat Pelaksanaan : Balai Latihan Kerja Pusat Pelatihan Tenaga Kerja

Luar Negeri (BLK PPTKLN) Singosari

Peserta : Anggota IAAS dan Mahasiswa Universitas Brawijaya

Penyelenggara : Panitia Diklat Traktor

Malang, 13 Februari 2006 Fandi Arisrahman Tunggal Afrilia Director Chief of Committee


Lampiran 4. Format Lembar Laporan Kegiatan

LAPORAN KEGIATAN

Nama Kegiatan : Diklat Traktor

Tema : Be Extraordinary People with Technology

Waktu Pelaksanaan : 4, 5, 11 dan 12 Maret 2006

Tempat Pelaksanaan : Balai Latihan Kerja Pusat Pelatihan Tenaga Kerja

Luar Negeri (BLK PPTKLN) Singosari

Peserta : Anggota IAAS dan Mahasiswa Universitas Brawijaya

Penyelenggara : Panitia Diklat Traktor

Malang, 13 Mei 2006 Fandi Arisrahman Tunggal Afrilia Director Chief of Committee


Lampiran 5. Format Header dan Footer


Lampiran 6. Kop Kegiatan

WORKSHOP-Net 2006

International Association of Students in Agricultural And Related Science Local Committee Brawijaya University

______________________________________ Sekretariat Contact Person Sekretariat Bersama Kav-18 Universitas Brawijaya Andik Febrian Putra (564963) Jl. Veteran Malang 65145 Website : www.iaaslcub.brawijaya.ac.id email : [email protected]

email : [email protected]



Lampiran 7. Surat Internal (Dikeluarkan oleh LC)

Number : 001.01/IAAS Ind./LC.Unibraw/XII/2005 Enclosure : - Subject : INVITATION To : We have pleasure to invite you to participate in The Committee Coordination Meeting, that will be held on : Day and date : Saturday, December 24

th 2006

Time : 2 pm sharp Place : IAAS Base Camp Agenda : Job description and working program each department. Thank you for all your participation and coming. The future of IAAS is in your hands. Malang, December 22

nd 2006

Executive Committee

.


Lampiran 8. Surat Eksternal

No. : 003.02/IAAS Ind./LC.Unibraw/Diklat Traktor/III/2006

Lamp. : -

Hal : PERMOHONAN PEMINJAMAN ALAT

Yth.

Ketua KSR Unibraw

di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan diadakannya Diklat Traktor oleh International Association of Students in

Agricultural and Related Sciences Local Committee Brawijaya University (IAAS LC-Unibraw)

dengan tema “ Be Extraordinary People with Technology”, yang Insya Allah akan dilaksanakan

pada :

Hari : Sabtu dan Minggu

Tanggal : 4 dan 5 Maret 2006

Waktu : 08.00 – selesai

Tempat : Balai Latihan Kerja Pusat Latihan Tenaga Kerja Luar Negeri (BLK PPTKLN)

Singosari

Untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan tersebut, kami mengajukan permohonan ijin

peminjaman megaphone selama pelaksanaan kegiatan tersebut.berlangsung.

Demikian surat permohonan kami, atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Malang, 3 Maret 2006

Fandi Arisrahman Tunggal Afrilia Director Chief of Commitee


Lampiran 9. Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN LOCAL COMMITTEE CONFERENCE X (LCC X)

IAAS INDONESIA LOCAL COMMITTEE UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN 2005

No. 001.03/IAAS Ind/LC. Unibraw/LCC-Pimpinan Prasidang/KPTS/VII/2005 Tentang

TATA TERTIB DAN AGENDA SIDANG

Bismillahirrohmanirrohiim Pimpinan Pra-Sidang LCC X Tahun 2005 dengan mengharap ridho Allah SWT, setelah Menimbang :

1. Demi kelancaran sidang yang akan dilakukan selama LCC, maka perlu adanya

Tata Tertib dan Agenda Sidang,

2. Agar dapat digunakan sebagai dasar hukum, maka Tata Tertib dan Agenda Sidang

perlu ditetapkan melalui Surat Keputusan,

3. Usulan dan saran para peserta sidang mengenai isi Tata Tertib dan Agenda

Sidang,

Mengingat :

1. Pedoman Dasar Bab VI Pasal 10 tentang Kekuasaan

2. Pedoman Rumah Tangga Bab I Pasal 2,3,4 dan 5 tentang Local Committee

Conference

MEMUTUSKAN

Menetapkan

Tata Tertib dan Agenda Sidang LCC X IAAS Indonesia Local Committee Universitas

Brawijaya Tahun 2005 sebagaimana terlampir dalam keputusan ini.

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan tidak akan dilakukan

perubahan.

Ditetapkan di : Malang tanggal 9 Juli 2005 pukul 09.22 wib

Pimpinan Pra-Sidang

Bintang S Adnan N Ibnu Sina

0001040436 0110430001 0410530031

Fakultas Pertanian Fakultas Pertanian Fakultas Peternakan

I


Lampiran 10. Contoh amplop

No. : 001.02/IAAS Ind/LC.Unibraw/Pan.LCC XI/V/2006 Lamp. : 1 ( satu ) berkas proposal Hal : Permohonan Ijin Kegiatan

LOCAL COMMITTEE BRAWIJAYA UNIVERSITY International Association of Students in Agricultural and Related Sciences Sekretariat Bersama Kav. 18 Universitas Brawijaya JL. MT. Haryono 161 Malang 65145 E-mail: [email protected]

Kepada Yth, Rektor Universitas Brawijaya

Di tempat



Lampiran 11. Contoh Sertifikat REVISI: UNTUK SERTIFIKAT KODE NOMORNYA BUKAN 01 tapi 03


Lampiran 12. Contoh Publikasi


Lampiran 13. Data Form

IAAS LC-UniBraw Data Form

PERSONAL RECORD

Male Female Mr Mrs Miss Date of Birth

Lastname Firstname Nickname

Place of birth Blood type Religion

HOME ADDRESS

Street City

Province Postalcode

Home phone number Fax/e-mail

MAILING ADDRESS IN MALANG

Dormitory name Address

Phone number Postal code

CURRENTLY STUDYING IN

Year of entry

__________

SKILL SPECIFICATION

ESEKRETARIATAN

Language* English, speak : good/fair/poor English, understand : good/fair/poor German : good/fair/poor French : good/fair/poor Other : Javanesse/Sundanesse/………………….

Faculty Department

Majoring Student identification number


Computer* Word processing Database Programming Mechanical/maintenance

Other Scientific writing Other : ……………………… ....... ....……………..

ORGANISATION EXPERIENCE

IOP on ________

Year Formal organization/

Incidental event [mention] Position

ACHIEVEMENTS

KJJK Give details of awards/scholarship/prizes/honours received. If you‟ve joined exchange programme before, please give details.

I declare that the particulars stated in this application are true to the best of my knowledge and belief and that I have not wilfully suppressed any facts

Date Signature of applicant


PEDOMAN

KEBENDAHARAAN


Daftar Isi.................................................................................................................................... 1 Pendahuluan............................................................................................................................. 2 Financial Regulation ............................................................................................................... 2 Fundraising ............................................................................................................................. 6 Penawaran Kerja Sama ......................................................................................................... 7 Form kebendaharaan .............................................................................................................. 7

Form Kesediaan ................................................................................................................ 7 Kartu Iuran ........................................................................................................................ 8 Form Kuitansi .................................................................................................................... 8 Form Transaksi Pengeluaran ............................................................................................ 8 Form Transaksi Pemasukan.............................................................................................. 9


1.1 PENDAHULUAN Sebagai bidang yang bertanggung jawab dalam mengatur regulasi keuangan organisasi, kebendaharaan dituntut untuk tetap dapat

meningkatkan kondisi keuangan organisasi. Dalam meningkatkan kondisi keuangan, kebendaharaan harus terus berusaha mencari potensi dan peluang sumber dana lain disamping mengelola dana yang telah tersedia. Dalam mengoptimalkan dana yang tersedia, dibutuhkan kebijaksanaan yang diterapkan dalam anggaran pendapatan dan belanja organisasi yang disepakati bersama. Sesuai dengan PD/PRT Bab .... (Mana PD/PRT nya ye?!) dan PKO Bab Keorganisasian.... (Pasal?!), pengaturan keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw berada di bawah tanggung jawab Deputy Local Director (DLD).

1.2 SUMBER DAYA MANUSIA

Deputy Local Director (DLD) 1. Bertanggung jawab mengelola keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw.

a. Penerimaan : menerima segala transaksi yang melibatkan kas (seperti dari sisa kegiatan, iuran anggota, donatur, dll) b. Pengeluaran : melakukan semua transaksi yang berhubungan dengan kas seperti pengeluaran LC tiap bulan, iuran kepada NC, administrasi perbankan, dll.

2. Membuat anggaran dan laporan keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw per bulan dan per tiga bulan secara skontro. Treasurer 1. Mencari dan mengelola sumber dana LC baik dari iuran anggota, dana plafon dan kegiatan dari rektorat maupun sumber lain. 2. Menggalang dana, misalnya dari fund raising dan sponsorship. Vice Treasurer 1. Mencatat semua pengeluaran rutin dan kegiatan organisasi secara cash flow. 2. Menangani dan berhubungan secara langsung dengan bendahara kegiatan rutin dan insidental. 3. Menginventaris kuitansi semua transaksi baik rutin maupun insidental. 4. Membantu Treasurer dalam menyusun laporan keuangan. Organizing Treasurer 1. Membuat anggaran keuangan kegiatan secara riil dan mark-up. 2. Mencatat semua transaksi keuangan kegiatan secara cash flow. 3. Membuat LPJ keuangan kegiatan. 4. Mengkoordinir pemasukan dana dari pendaftaran peserta atau sumber lain.

1.3 KEUANGAN GLOBAL

Sebagai organisasi keprofesian mahasiswa agrokomplek internasional, pengelolaan keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw harus dilakukan secara profesional pula. Keuangan LC dibagi menjadi dua macam pembukuan, yaitu: keuangan umum (kas LC) dan keuangan per kegiatan. Masing-masing mempunyai ketentuan pembuatan tersendiri. 1.3.1 Keuangan Umum

Disebut juga sebagai kas riil LC. Kas ini merupakan „terminal‟ dari semua lalu lintas keuangan LC. Di dalamnya terdapat transaksi debet kredit (cash flow) harian organisasi. Saldo kegiatan dari pembukuan per kegiatan ditransfer masuk kas umum, sehingga saldo akhir pada pembukuan kegiatan selalu nol bila terjadi surplus dana. Bila dana minus/defisit, maka kas umum akan mensubsidinya hingga dijumpai balance saldo nol. Dari kas ini baru ditransfer ke pembukuan bank (bila kita menyetor uang di bank).

Standar kategori transaksi dibuat untuk memudahkan dalam memilah jenis transaksi yang dilakukan dalam mengolah data untuk pembuatan laporan keuangan. Kategori ini dapat diubah sesuai dengan kondisi keuangan masing-masing kegiatan dengan catatan tidak menyimpang jauh dari standar yang ada. Adapun kategori transaksi meliputi:

a. Pemasukan (income):

saldo awal, yaitu saldo kepengurusan yang lalu

saldo kegiatan, yaitu saldo dari kegiatan yang diselenggarakan LC

dana dari NC/LC

dana dari fakultas

dana dari rektorat

iuran anggota

donatur/sponsorship

b. Pengeluaran (expenses):

dana operasional EC

delegasi LC, pengiriman delegasi oleh undangan

foto kopi, meliputi: arsip, surat, publikasi, umum

KEBENDAHARAAN

I. FINANCIAL REGULATION


inventaris LC

kesekretariatan, meliputi: alat tulis kantor (ATK), komputer (rental, print)

komunikasi, meliputi: pos, internet dan telepon

lain-lain, yang tidak masuk kategori diatas 1.3.2 Keuangan Kegiatan

Pembukuan keuangan kegiatan dipisahkan dari pembukuan umum, tujuannya untuk memudahkan dalam membuat laporan keuangan kegiatan oleh Organizing Treasurer kepada Treasurer. Organizing Treasurer bertugas untuk membuat dua buah laporan keuangan kegiatan, yaitu laporan riil untuk LC dan NC dan laporan mark up untuk LPJ bagi instansi yang memberikan dana. Kategori pembukuan kegiatan dapat dibuat sesuai keperluan atau per seksi (sie) kegiatan, misalnya:

a. Pemasukan (income):

dana awal, yaitu dana dari iuran panitia kegiatan atau subsidi kas umum yang digunakan untuk membiayai operasional kegiatan sementara sebelum memperoleh pemasukan sesuai proposal.

dana fakultas dan rektorat, bila memperoleh bantuan dana dari kedua institusi tersebut.

donatur atau sponsor lain.

b. Pengeluaran (expenses):

acara (sewa gedung dan peralatan, honor pemateri, dekorasi, dll)

konsumsi (makan, minum, makanan ringan, peralatan konsumsi)

kesekretariatan kegiatan (Foto kopi surat-surat, proposal, sertifikat, dll) 1.3.3 Pengelolaan Keuangan

Pengelolaan keuangan dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi. Secara manual adalah dengan menggunakan buku catatan harian (buku kas) dan laporan keuangan yang ditulis dengan tangan. Yang dimaksud dengan komputerisasi adalah dengan memindahkan cash flow harian dan mengolah data dengan menggunakan program komputer tertentu. Program yang digunakan dapat berupa Quicken for Windows versi 4 dan 6, DacEasy, Microsoft Money, Excel, dan software pengolah data keuangan lainnya.

Sebuah rekening bank dapat dibuka untuk memudahkan penyimpanan uang kas LC. Selain itu, rekening dapat berfungsi sebagai media transfer keuangan dari dan untuk LC. Rekening bank dibuat dengan jenis account atau atas nama DLD.

Treasurer mempunyai dua buah kuitansi/bukti pembayaran khusus Treasurer, yaitu kuitansi intern untuk pengeluaran sehari-hari (Treasurer/Vice Treasurer) dan kuitansi kegiatan untuk setiap kegiatan (Organizing Treasurer). Setiap transaksi disertai bon/bukti pembayaran barang yang sah dari toko/rental/dsb oleh si pelaku transaksi.

Treasurer hanya akan mengganti uang dengan bukti pembayaran tersebut, dengan menyertakan kuitansi/bukti pembayaran khusus dari bendahara. Untuk mempermudah penyusunan dan pelacakan, kuitansi dapat diberi nomor berdasarkan tanggal atau per kategori. Penomoran dapat dibuat menyerupai penomoran surat atau lainnya menurut keinginan bendahara. Bukti pembayaran sah hendaknya disimpan selama satu periode kepengurusan bendahara.

1.4 PEDOMAN PELAKSANAAN KEUANGAN UMUM 1. Setiap pengeluaran dan pemasukan yang berkaitan dengan LC atau NC harus diketahui dan disetujui oleh DLD. 2. Treasurer hanya akan mengganti pengeluaran yang disertai kuitansi/bon/bukti pembayaran lainnya. 3. Selama pengeluaran belum diganti, bukti pembayaran harus dipegang oleh yang bersangkutan (pelaku transaksi).

Alur Penggantian Pengeluaran

Anggota/Pengurus

Deputy Local Director

Treasurer

Keterangan : : Pelaporan pengeluaran : Penggantian pengeluaran (sesuai ketentuan yang ditetapkan)

1.5 PEDOMAN PELAKSANAAN KEUANGAN KEGIATAN 1. Anggaran riil dan mark up harus diketahui dan disetujui oleh DLD. 2. Rencana anggaran dana kegiatan disampaikan kepada DLD untuk direkap dan diusulkan pada pihak rektorat dan fakultas dengan

memberikan mark up pada masing-masing item sebesar 15%.


3. Besar dana kegiatan yang diajukan kepada LC maksimal 80% dari total dana riil yang dibutuhkan. 4. Untuk pelaksanaan kegiatan, Treasurer akan memberikan dana sesuai anggaran riil yang telah disetujui oleh DLD. 5. Dana awal kegiatan didapatkan dengan cara mengumpulkan dana awal dari panitia yang akan dikembalikan di akhir acara dan subsidi

sementara dana kas LC. 6. Organizing Treasurer hanya akan mengganti pengeluaran yang disertai kuitansi/bon/bukti pembayaran lainnya. 7. Bila terjadi defisit keuangan, maka jumlah kekurangan dana harus dilaporkan kepada EC dan EC bertanggung jawab untuk menemukan solusi

penutupan kekurangan dana tersebut. 8. Pengeluaran yang berbeda dari anggaran riil atau pengeluaran di luar anggaran riil sebesar minimum Rp 10.000,- harus

dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada DLD atau Treasurer.

1.5.1 Pedoman Penyusunan Anggaran Keuangan Kegiatan

Kegiatan yang akan diadakan oleh LC harus didukung oleh pendanaan yang memadai. Anggaran keuangan kegiatan digolongkan menjadi tiga kategori yaitu:

1. Kesekretariatan Meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi pendukung acara. Kategori ini terdiri dari: a. Rental dan print, meliputi: pengetikan draf acara, data form, presensi, kuitansi, kuisioner, LPJ, proposal, paket rental, print,

dsb. b. Foto kopi, meliputi: publikasi, penggandaan booklet, materi, proposal, LPJ, jilid, dsb. c. Booklet / materi. d. Sertifikat peserta, panitia dan pemateri. e. Name tag. f. Kertas berkop dan amplop. g. Participant kit. h. Stempel.

2. Acara

a. Gedung dan peralatan (sound system, komputer, infocus, kursi, meja, OHP, spidol, tenaga publikasi) b. Dekorasi c. Dokumentasi d. Pemateri e. Transportasi f. Komunikasi g. Sewa lab komputer

3. Konsumsi dan akomodasi a. Penginapan b. Makan c. Minum d. Makanan ringan e. Peralatan konsumsi (alat masak, alat makan dan minum, tenaga pelaksana, dll)

4. Lain-lain Berisi biaya-biaya yang secara spesifik tidak dapat dikategorikan / diklasifikasikan pada ketiga kategori sebelumnya. Misal: biaya tak terduga.

1.5.2 Mekanisme Keuangan Kegiatan 1. Usulan Dana Kegiatan

a. Dana Kegiatan Tetap dan Rutin

Masing-masing departemen memberikan rencana anggaran dana kegiatan tetap dan rutin tahunan pada rapat kerja pertama setelah kepengurusan baru terbentuk. Contoh kegiatan tetap adalah IOP, BOS I dan LCC. Sedang contoh kegiatan rutin adalah penerbitan newsletter dan pengadaan kelas bahasa.

Isi Rencana Anggaran Dana Kegiatan Rutin (RADKR) meliputi: Jenis kegiatan, rencana waktu pelaksanaan, total dana yang diperlukan, rincian (draf) penggunaan dana kegiatan dan sumber dana yang diharapkan.

b. Dana Kegiatan Insidental

Kegiatan insidental dianggarkan pada item „Kegiatan Insidental‟ untuk masing-masing departemen sesuai dengan perkiraan jumlah yang dibutuhkan selama satu tahun anggaran. Contoh kegiatan insidental adalah fund rising (dijelaskan secara mendetail pada bab tersendiri dalam PKO Kebendaharaan ini).

Rencana anggaran kegiatan insidental diajukan bersamaan dengan pengajuan dana kegiatan rutin kepada DLD.

Isi Rencana Anggaran Dana Kegiatan Insidental sama dengan RADKR, dengan penyesuaian pada jenis kegiatan dan waktu pelaksanaan.

2. Penerimaan Dana

3. Pengambilan dan Penggunaan Dana

a. Proposal kegiatan (tetap, rutin dan insidental) telah ditandatangani oleh LCD dan Ketua Pelaksana paling lambat 6 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan.

b. Rencana anggaran dana kegiatan sesuai dengan usulan masing-masing departemen pada rapat kerja I


c. Panitia menerima 75% dari anggaran dana riil yang diusulkan saat menyerahkan proposal kegiatan dan 25% sisanya saat menyerahkan LPJ kegiatan, selambat-lambatnya satu bulan setelah pelaksanaan.

d. Semua pengeluaran panitia minus konsumsi di dalam kota (kecuali pada malam persiapan kegiatan) merupakan dana kegiatan. Dana kegiatan ini juga termasuk seluruh pengeluaran EC dalam mengatur dan mengawasi kegiatan (misal: telepon dan surat) .

4. Pengembalian Dana

Dana kegiatan merupakan dana hak panitia penyelenggara kegiatan. Namun, untuk memberikan jaminan atas penggunaan dana yang bertanggung jawab dan memacu kinerja panitia penyelenggara kegiatan maka diatur pengembalian dana sebagai berikut:

a. Panitia kegiatan bertanggung jawab atas pengembalian dana kegiatan minimal 25% anggaran yang telah diterima dari LC (pada saat mencapai BEP).

b. Apabila terdapat keuntungan dari kegiatan yang dilaksanakan, maka pembagian keuntungan disesuaikan dengan aturan pada sub bab 1.7.4 tentang Royalti Kegiatan.

c. Keuntungan yang diberikan panitia kepada LC merupakan pengganti dari pengembalian 25% anggaran. d. Hal-hal diluar yang telah tertulis diatur sesuai kesepakatan EC dan panitia.

5. Pencatatan

Setiap seksi harus melakukan pencatatan terhadap semua jenis pengeluaran untuk kemudian diserahkan kepada Organizing Treasurer.

1.6 DELEGASI 1. Delegasi adalah orang yang ditunjuk oleh EC untuk mewakili LC pada suatu kegiatan atau undangan. 2. Dana delegasi diperoleh dari kas LC dengan persetujuan EC maksimal 75% dari total biaya pendelegasian. 3. Seluruh dana sponsor yang diperoleh dengan proposal persetujuan EC masuk ke kas LC sebelum dikeluarkan kembali untuk biaya

pendelegasian dengan jumlah nominal yang disetujui oleh EC.

1.7 REWARDS

1.7.1 Deskripsi Rewards

1. Reward merupakan suatu penghargaan berbentuk uang yang diberikan kepada pengurus LC, panitia pelaksana kegiatan maupun anggota lain yang telah memberikan kontribusi pemasukan terhadap kas LC. Rewards terdiri dari Insentif, Royalti Kegiatan dan Royalti Sponsor.

2. Reward berperan sebagai salah satu usaha untuk menambah saldo kas LC.

1.7.2 Deskripsi Insentif dan Royalti

1. Insentif adalah penghargaan berupa uang yang berasal dari kas LC serta diberikan kepada EC dan koordinator departemen atau non departemen IAAS Indonesia LC-Unibraw.

2. Royalti kegiatan adalah penghargaan berupa uang dan diberikan kepada panitia pelaksana kegiatan dan berasal dari keuntungan tiap kegiatan yang dilaksanakan IAAS Indonesia LC-Unibraw.

3. Royalti sponsor adalah penghargaan berupa uang dan diberikan kepada anggota yang berhasil mendapatkan jaringan sponsor baik sebagai sponsor kegiatan yang diadakan oleh LC maupun sebagai sponsor organisasi bagi LC.

1.7.3 Insentif

1. Insentif diberikan kepada EC dan koordinator departemen atau non departemen apabila mereka mampu memberikan masukan kepada kas IAAS Indonesia LC-Unibraw selama 3 bulan berturut-turut dengan masukan perbulan minimal Rp 1.000.000.

2. Besar insentif ditetapkan berdasarkan kesepakatan pengurus dan keadaan kas IAAS Indonesia LC-Unibraw.

1.7.4 Royalti Kegiatan

Royalti kegiatan dapat diberikan dengan batasan sebagai berikut: a. Keuntungan di bawah Rp. 200.000 akan diberikan seluruhnya kepada panitia sebagai royalti. b. Pembagian keuntungan lebih dari Rp. 200.000 adalah sebagai berikut :

- 40% untuk kas LC - 60% untuk tim pelaksana kegiatan

c. Pemberian royalti dan pembagian keuntungan bisa bersifat kondisional dan tidak sesuai dengan hal-hal tersebut di atas apabila telah ada kesepakatan antara LC dan paitia di awal.

1.7.5 Royalti Sponsor

Royalti sponsor dapat diberikan dengan batasan sebagai berikut: a. Pengajuan penawaran kerja sama dengan pihak sponsor telah mendapat persetujuan EC. b. Jika pihak sponsor memberikan bantuan berupa uang tunai, royalti sponsor diberikan sebesar 25% dari jumlah uang tunai

tersebut. c. Jika pihak sponsor memberikan bantuan berupa barang, maka bantuan tersebut dapat dijual kembali. Sebesar 25 % dari hasil

penjualan diberikan sebagai royalti sponsor.

1.7.6 Mekanisme Pembagian Reward


1. Insentif dibagikan oleh Treasurer dengan persetujuan DLD dan masuk dalam laporan keuangan LC per bulan sebagai pengeluaran tetap LC.

2. Royalti kegiatan dan royalti sponsor kegiatan dibagikan oleh Organizing Treasurer dengan persetujuan DLD. Royalti tersebut dibagikan setelah Organizing Treasurer menyerahkan LPJ riil dan mark up kepada Treasurer.

3. Royalti sponsor organisasi dibagikan oleh Treasurer dengan persetujuan DLD. 4. Royalti sponsor dimasukkan sebagai pengeluaran insidental LC.

PENDAHULUAN

Fund raising merupakan upaya penggalangan dana yang dilakukan oleh IAAS Indonesia LC-Unibraw dalam membiayai aktifitas organisasinya. Fund rising ini dikoordinir oleh Treasurer.

JENIS FUND RISING

Penjualan Merchandise LC

1. Sasaran penjualan merchandise adalah anggota IAAS Indonesia LC-Unibraw, alumni IAAS Indonesia serta anggota IAAS

Indonesia. 2. Contoh merchandise antara lain berupa topi, blazer, kalender, jumper, kaos, kop publishing, kartu ucapan ultah, pin, binder, map,

jaket, stiker, kartu anggota, tas, undangan dan kartu ucapan hari raya.

Penjualan Barang Rutin 1. Penjualan barang rutin merupakan bentuk usaha penjualan barang non merchandise yang dilakukan secara rutin oleh tim fund

rising. 2. Contoh kegiatan ini adalah penjualan makanan ringan di sekretariat LC.

Penjualan Barang Insidental 1. Penjualan barang insidental merupakan bentuk usaha penjualan barang non merchandise yang dilakukan secara insidental oleh

tim fund rising dengan memanfaatkan suatu momen tertentu. 2. Contoh kegiatan ini adalah penjualan bunga dan minuman saat wisuda.

Bazar

1. Bazar dapat dilakukan baik dengan atau tanpa mitra kerja (event organizer lain). 2. Aturan keuangan mengenai pelaksanaan bazar secara terperinci dapat dibicarakan dan ditentukan kemudian berdasarkan

kesepakatan tim pelaksana dibawah koordinasi Treasurer dan berpedoman pada aturan kerja sama yang dijelaskan pada bab tersendiri dalam PKO Kebendaharaan ini.

2.3 MEKANISME FUND RISING

1. Pembuatan konsep. a. Penanggung jawab pembuatan konsep fund raising adalah Treasurer. b. Untuk penjualan merchandise, konsep dituangkan dalam desain dengan ukuran, warna dan bentuk yang sesuai dengan

aslinya. 2. Pengadaan barang

a. Barang-barang yang akan dijual dalam fund raising dapat diperoleh melalui pemesanan (seperti merchandise), pembelian langsung (seperti makanan kering untuk penjualan rutin) maupun pembuatan secara mandiri (seperti pembuatan bunga untuk wisuda).

b. Jika terdapat pihak sponsor yang bersedia membantu dalam pengadaan barang, maka diberlakukan aturan kerja sama yang dijelaskan pada bab tersendiri dalam PKO Kebendaharaan ini.

3. Penjualan a. Sistem penjualan

Penjualan dilakukan oleh tim fund raising dibantu oleh staf lainnya.

Penjualan barang oleh team fund raising dan tim yang lain sebesar minimal 50% dari harga pokok pengadaan barang.

Penjualan yang dilakukan diluar staf tetap mengikuti harga yang ditetapkan oleh tim fund raising. b. Papan penjualan

Papan ini digunakan untuk mempromosikan barang-barang yang akan dijual. Papan yang digunakan terbuat dari bahan sterofoam yang sederhana dan bisa dibawa kemana-mana (misal: berukuran 45 cm x 90 cm).

4. Administrasi

Pencatatan barang yang keluar dan masuk dan aliran keuangan dalam control sheet, artinya semua barang yang keluar dan masuk harus berada dalam kontrol tim fund raising beserta aliran pemasukan dan pengeluarannya. Contoh pengisian dalam control sheet dapat dilihat pada lampiran (belum ada contoh).

Pembukuan keuangan, dimana semua aliran barang dan keuangan dalam control sheet dibukukan untuk mengetahui laba dan rugi yang dialami.

II. FUND RAISING


3.1 PENDAHULUAN

IAAS Indonesia LC-Unibraw tidak akan pernah lepas dari kebutuhan untuk melakukan kerja sama dengan berbagai pihak dalam menunjang kelangsungan hidupnya sebagai organisasi. Salah satu bentuk kerja sama tersebut adalah dalam hal penggalangan dana. Untuk itu, diperlukan sebuah aturan khusus mengenai penawaran kerja sama yang akan dilakukan oleh LC sehingga dapat tercipta situasi dan kondisi yang saling menguntungkan. Sasaran kerja sama ini antara lain institusi/perusahaan yang terkait dengan IAAS, alumni IAAS maupun LC lain baik di Indonesia maupun di seluruh dunia.

JENIS KERJA SAMA

Sponsoring

1. Sponsoring merupakan sebuah penawaran kepada pihak luar untuk menjadi sponsor dalam penyelenggaraan sebuah kegiatan

atau program kerja LC maupun untuk menjadi sponsor organisasi bagi LC. 2. Sponsoring dapat diberikan dalam bentuk uang tunai maupun barang. 3. Sponsoring dapat dilakukan oleh semua anggota baik secara perorangan maupun tim (lobbying team) dengan persetujuan Ketua

Pelaksana (untuk sponsor kegiatan) dan/atau EC (untuk sponsor organisasi). 4. Reward berupa royalti sponsor akan diberikan sebagai penghargaan atas keberhasilan dalam mendapatkan jaringan sponsor. 5. Beberapa contoh institusi yang dapat dimasukkan dalam daftar calon sponsor antara lain:

Pemerintah, baik pusat maupun daerah.

Universitas dan organisasi mahasiswa.

Perusahaan negara maupun swasta, baik yang berhubungan dengan pertanian maupun yang tidak.

Pengadaan Proyek atau Kegiatan Bersama

1. Kerja sama dalam pengadaan proyek atau kegiatan bersama dapat dilakukan oleh LC dengan pihak-pihak yang berkompeten selama proyek atau kegiatan tersebut tidak bertentangan dengan visi dan misi organisasi.

2. EC berhak melakukan pengambilan keputusan kerja sama dalam hal pengadaan proyek atau kegiatan bersama dengan pembahasan dan pertimbangan matang melalui rapat koordinasi dan diketahui oleh CCLC.

3. Deputy menetapkan standar bagi hasil antara LC dan pihak yang bekerja sama atas persetujuan CCLC. 4. Persentase bagi hasil dari kegiatan yang dilaksanakan disesuaikan dengan standar yang ditetapkan oleh Deputy dengan nilai:

Jika sebuah institusi mengajukan permohonan kerja sama pelaksanaan kegiatan, maka persentase bagi hasil untuk LC minimal sebesar 30%.

Jika LC mengajukan permohonan kerja sama pelaksanan kegiatan kepada sebuah institusi, maka persentase bagi hasil untuk LC maksimal sebesar 70%.

Pengadaan Merchandise

1. Kerja sama dalam pengadaan merchandise LC merupakan bentuk kerja sama dengan pihak-pihak yang berkaitan baik dengan

biaya 100% maupun kurang dari 100%. 2. Sasaran kerja sama antara lain perusahaan percetakan, pusat kerajinan dll.

c. Follow-up dari kerja lobbying team

Yaitu kerjasama yang dilakukan tim fund raising merupakan tindak lanjut atas lobi dari lobbying team dalam upaya penggalian dana.

Form Kesediaan

III. PENAWARAN KERJA SAMA

IV. FORM KEBENDAHARAAN

Saya berkeberatan atas penarikan iuran anggota sebesar Rp 1.000,- per bulan. Alasan dan saran saya adalah:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Malang, Agustus 2000

Nama :

NIM/Fak/Jur: ttd


Kartu Iuran

Form Kuitansi

Form Transaksi Pengeluaran Nama : ____________________ Alamat & telp : _______________________ Jabatan/sie : ____________________ _______________________

No KW : Nomor Kuitansi (bukti transaksi diberi nomor sendiri untuk mempermudah pengecekan dana)

No Iuran Bulan Nominal Paraf No Iuran Bulan Nominal Paraf

1. Juli‟04 7. Januari‟05

2. Agustus‟04 8. Pebruari‟05

3. September‟04 9. Maret‟05

4. Oktober‟04 10. April‟05

5. Nopember‟04 11. Mei‟05

6. Desember‟04 12. Juni‟05

No Nama Fak/Jur Jabatan Alamat KARTU IURAN ANGGOTA IAAS INDONESIA LC UNIV. BRAWIJAYA

Nama

NIM

Fak/Jur

Periode 2004-2005

1. Rudi R FP/SE LCD Kertoaji 86

Telp. 576453

2. Mala H FTP/THP Deputy Sumbersari 57

Telp. 572334

3. Isna A.M FTP/BP ES Sumbersari 256

Telp. 572456

4. Dian S FTP/TEP PR Co. Watugong 31

Telp. 595125

5. Huda A.B FTP/THP STD Co. J.A Suprapto 2

Telp. 324433

TANDA BUKTI PEMBAYARAN No . . . . . . Telah terima dari : Nama/NIM : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fak/Jur/PS : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alamat/Telp. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uang sebesar : Rp Terbilang : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Untuk Biaya Pendaftaran IAAS Orientation Program [IOP] di Local Committee Univ. Brawijaya, tanggal 7-8 Oktober 2000.

Malang, Panitia (untuk panitia)

BUKTI PEMBAYARAN

No . . . . . . Dari Sdr/I : Nama : . . . . . . . . . . . . . . . . Fak/NIM : . . . . . . . . . . . . . . . . Uang sebesar Rp ( . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ) Untuk Biaya IAAS Orientation Program [IOP] di Local Committee Universitas Brawijaya tanggal 7-8 Oktober 2000.

Malang, Panitia

No No Kw Tanggal Jumlah [Rp] Uraian Pengeluaran

1. - 9 Feb '05 75.000.00 Transport ke Bandungrejo with vice pres IAAS [tanpa Kw]

30. 26 6 Agt '05 18.000.00 Refill ink u/ pencetakan standar LC [via Isna-duit pribadi]

Total 1.360.000.00


Form Transaksi Pemasukan Nama : ____________________ Alamat & telp : _______________________ Jabatan/sie : ____________________ _______________________

No Tanggal Sumber Jumlah [Rp] Uraian Pengeluaran

1. 13 Mei '05 Dewi 115.000.00 Pembayaran rekening telp LC

30. 30 Mei '05 Totok 50.000.00 Deposito dan Sisa Kas

Total 2.015.000.00 Dalam bentuk saldo di bank


PEDOMAN KEHUMASAN


Standart Operating Prosedure [SOP]

Kehumasan IAAS Indonesia Local Committee Brawijaya University

Pendahuluan ........................................................................................................................... 2 Internal Public Relation ..................................................................................................... 2 Eksternal Public Relation .................................................................................................. 2

Sistem Distribusi Informasi ...................................................................................................... 2 Alur Informasi .................................................................................................................... 2 Informasi Masuk ................................................................................................................ 2 Informasi Keluar ................................................................................................................ 3

Prosedur Publikasi dan Humas ............................................................................................... 4 Objek Publikasi ................................................................................................................. 4 Prosedur Publikasi ............................................................................................................ 4

Protokol .................................................................................................................................. 6 Standar Mengundang Tamu ................................................................................................... 6 Standar Penerimaan Tamu ..................................................................................................... 6 Kamus/Katalog Contact Person .............................................................................................. 7


1. Pendahuluan Definisi humas/Public Relation (PR) 1. PR adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan, dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka. 2. PR adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau suatu organisasi/badan. IAAS membutuhkan Pedoman Kehumasan karena memiliki hubungan yang banyak dengan masyarakat baik secara individu maupun organisasi. Semua kebijakan yang telah dihasilkan tidak akan bermanfaat jika tidak disampaikan kepada orang lain, sehingga perlu diatur pedoman-pedoman dalam mempublikasikan dan mempromosikan semua penetapan kebijaksanaan dan hasil-hasil kegiatan. Dengan kata lain, Humas/PR adalah “corong”-nya IAAS. Secara struktural, fungsi Humas diemban oleh Departemen Public Relation. Namun pada prinsipnya setiap IAASer memiliki fungsi Humas. Humas dalam IAAS terbagi dua yaitu Humas internal atau Internal Public Relation dan Humas Eksternal atau Eksternal Public Relation. 1.1. Internal Public Relation Merupakan fungsi dan kegiatan Humas yang sasarannya adalah IAASer sendiri atau lingkup internal IAAS Indonesia LC Unibraw, misalnya publikasi kegiatan rapat koordinasi, LCC, rapat kerja, Pendidikan Pra Jabatan (PPJ), rapat kepanitiaan, perayaan Anniversary IAAS, buka puasa bersama dan kegiatan lainnya. 1.2. Eksternal Public Relation Merupakan fungsi dan kegiatan Humas yang sasarannya adalah pihak-pihak di luar IAAS Indonesia LC Unibraw, di antaranya: - alumni - mahasiswa non iaaser - fakultas - rektorat - community groups - pemerintah - media / pers - masyarakat umum.

2. Sistem Distribusi Informasi

2.1. Alur Informasi

Informasi masuk [karena datang/dicari]

Public Relation Dept.

[proses]

Informasi keluar

[karena diminta /sengaja dikeluarkan] 2.2. Informasi Masuk Semua informasi yang masuk harus melalui satu atap/departemen [PR] untuk kemudian ditindaklanjuti sesuai dengan informasi bersangkutan. Misal ke Executive Secretary untuk Arsip, HRD Dept untuk urusan pendelegasian, kepada panitia untuk kegiatan dan seterusnya, sehingga diharapkan PR dapat mengetahui seluruh aktifitas yang terjadi dan tidak ada informasi yang simpang-siur antar satu departemen dengan departemen yang lain [mengenai LC] kecuali jika menyangkut internal departemen bersangkutan. 2.2.1. Alur Informasi Masuk Informasi masuk didapat melalui 2 [dua] cara yaitu : 1. Didapat dari sumber-sumber yang sengaja menyebarkan informasi tertentu tanpa didahului permintaan dari LC UB.

Sumber-sumber lain [datang menyampaikan informasi]


[proses]

2. Didapat melalui mekanisme permintaan informasi dari LC UB. Dilakukan melalui:

a. Surat permohonan informasi identitas pejabat penting Rektorat.


Deskripsi : yaitu surat yang berisi permintaan informasi mengenai nama, alamat, tanggal lahir dan agama pimpinan/pejabat direktorat.

Sasaran : Rektor, Pembantu Rektor, Dekan Fakultas-Fakultas Agrokompleks, Pembantu Dekan Contoh surat : lihat lampiran

b. Permohonan informasi pengangkatan pejabat dan pengukuhan Guru Besar. Sasaran : Humas dan Tata Usaha Rektorat Contoh surat : lihat lampiran

c. Permohonan Kerjasama Deskripsi : Kerjasama disini menyangkut seluruh kerjasama yang dilakukan IAAS dengan pihak luar, baik

kerjasama financial maupun penyaluran informasi keluar. Sasaran : Kolega IAAS, HUMAS Rektorat, Kedutaan Asing, Media cetak Agrokompleks (Canopy, Mimbar,

Prasetya, Aqua, Mafaterna, Techno, majalah milik ekstensi, D-3 maupun biologi). Media elektronik diseputar Universitas Brawijaya.

Contoh surat : lihat lampiran

d. Permohonan informasi alamat kedutaan Asing di Indonesia dan kedutaan Asing Indonesia di luar negeri. Deskripsi : surat ini ditujukan untuk mengetahui alamt kedutaan tersebut untuk membantu penyaluran

informasi dari negara asing serta bentuk kerjasama lain. Sasaran : kantor kedutaan Contoh surat : lihat lampiran

e. Permohonan informasi Beasiswa dan Magang dari foundation Asing Deskripsi : Karena sasaran IAAS yang utama adalah Exchange Program, diusahakan banyak kesempatan

Exchange didapatkan anggota IAAS. Oleh karena itu perlu dicari informasi beasiswa baik sekolah maupun sekedar homestay dan informasi magang keluar negeri, untuk dapat mencapai sasran utama IAAS disamping pogram Expro yang dimiliki oleh IAAS itu sendiri.

Sasaran : Kedutaan asing di Indonesia dan kedutaan asing di LN, Foundation asing, Pihak Rektorat (PRIV) Contoh surat : lihat lampiran.


[mencari informasi]

Sumber-sumber informasi

[informasi keluar]

Public Relation Dept. [proses]

2.3. Informasi Keluar Sebagaimana dengan informasi masuk, informasi keluar juga harus ditangani oleh PR Dept untuk satu kesatuan suara dari LC. Untuk hal-hal yang menyangkut citra LC, harus sepengetahuan dan persetujuan LCD [misalnya mengenai statement/kebijakan] 2.3.1. Metode Penyebaran Informasi Informasi yang sengaja dikeluarkan oleh LC UB berkaitan dengan suatu hal tertentu dilakukan melalui : 1. Surat Sosialisasi

Deskripsi : yaitu surat yang berisi tentang informasi baru dalam tubuh IAAS Indonesia Local Cammittee Univeritas Brawijaya, antara lain menyangkut Pengangkatan Pengurus Baru, Program Kerja, Pedoman Audiensi, dll.

Sasaran : EM dan DPM Universitas Brawijaya, BEM Fakultas, Rektorat, Fakultas Agrokompleks dan MIPA, Fakultas-fakultas lain, Unitas, Organisasi Internasional di lingkup Universitas Brawijaya, Universitas lain, Instansi yang terkait dengan program kerja IAAS.

2. Sosialisasi

Tujuan :

Membangun citra IAAS Indonesia Local Committe Univeritas Brawijaya yang proffesional, service exellent, good relation dan full dedication.

Membangun company profile, memperkenalkan IAAS Indonesia Local Committe Univeritas Brawijaya.

Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak dan mencegah serta menghilangkan problem yang dihadapi IAAS Indonesia Local Committee Univeritas Brawijaya.

Sasaran :

PEMDA Malang, Bupati Malang, Gubernur Jawa Timur, Menpora, Menlu, Mendagri, Mendiknas dan Mentan, Mentri Pariwisata, Mentri Kelautan dan Perikanan, dll.

Mahasiswa Baru fakultas-fakultas Agrokomplek.

Instansi-instansi dan pihak luar yang terkait dengan IAAS Instrument :

Appointment Mencari informasi waktu kapan dapat bertemu langsung dengan pihak yang bersangkutan, lalu membuat perjanjian bertemu. Ini bertujuan agar dengan bertatap muka langsung kita akan lebih mudah untuk mnyampaikan segala informasi tentang IAAS.


IAAS Profile (Profil IAAS), History Book dan surat pangantar Kelengkapan ini dibawa dan ditunjukkan pada saat sosialisasi agar segala keterangan yang disampaikan lebih jelas dan meyakinkan. Segala kelengkapan ini sifatnya hanya ditunjukkan saja, kecuali pada saat yang bersamaan sosialisasi bertujuan untuk mendukung suatu kegiatan proposal kegiatan dapat ditinggal.

Target Sosialisasi ini mengarah pada tujuan yang ingin dicapai yaitu memperkenalkan IAAS, dan selanjutnya terjalin link yang dapat menguntungkan antara kedua belah pihak.

3. Lobby

Tujuan : Merangkul pihak-pihak yang akan menjadi patner IAAS dalam menjalankan kegiatan. Sasaran :

Departemen yang ada kaitannya dengan agrokompleks, kehutanan dan holtikultura.

Pihak Rektorat untuk kemudahan hubungan keluar dan penerimaan informasi beasiswa dari luar.

Pihak-pihak yang berkompeten untuk mendukung kegiatan IAAS. Instrument :

Appointment Membuat perjanjian bertemu langsung agar lobbying yang akan dilakukan berlangsung sesuai dengan harapan, bisa lewat telpon atau e-mail.

IAAS Profile(Profil IAAS), History Book, Program Kerja, Proposal Kegiatan dan surat Pengantar. Kelengkapan ini untuk menunjang proses lobbying.

Lobbiying Untuk lobbi yang mengarah pada kerjasama jangka panjang perlihatkan program kerja IAAS Indonesia Local Committee Brawijaya University pada periode itu dan program-program yang telah terlaksana dengan sukses pada periode sebelumnya yang kiranya dapat mendukung. Sedangkan untuk lobbi kerjasama jangka pendek (insidental) untuk suatu kegiatan, tunjukkan proposal kegiatan yang akan dilaksanakan.

Tekankan bahwa IAAS bukan profit oriented tetapi lobbi yang dilakukan ini untuk memperlancar segala kegiatan yang akan dilaksanakan, kesulitan untuk mendapatkan fresh money dapat dialihkan pada lobbi kemudahan fasilitas, akomodasi atau yang lainnya. Lobbying ini juga dilakukan untuk selanjutnya membangun link kerjasama.

Target Mengarah pada kerjasama minimal dapat mengurangi jumlah financial suatu pelaksanaan kegiatan.

4. Kerjasama

Tujuan : Menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak yang terkait dengan IAAS Indonesia Local Committe Brawijaya University.

Sasaran :

Pihak-pihak teknologi : Jalin Net, Fakultas Teknik, MITEK lab, Wasantara Net Malang, FE Rental dsb.

Pihak Bahasa Asing; Inggris, Belanda, Jerman, mandain, Jepang, Perancis dan Lembaga YPIA, KLC, SOB, LP3I, BTC, IEC, SMB dsb.

Publikasi; Malang Post, Jawa Pos, Kalimaya Bhaskara, Makobu.

Instansi yang ada kaitannya dengan Agrokompleks; BPTP, BLIP, Lab-lab agrokompleks, dsb.

AIESEC, ALSA, dan Unitas yang ada di Brawijaya.

Fakultas-fakultas agrokompleks yang ada di Universitas swasta/negeri di Malang.

Pihak Rektorat; Humas Universitas Brawijaya. Instrumen

Kelanjutan dari proses Lobbying, kerjasama terjalin jika terjadi lobbi yang baik dengan pihak terkait.

Surat Permohonan Kerjasama

Quisoner yang berisi range bentuk kerjasama yang akan terjalin

Kesepakatan bentuk kerjasama (autentik) bisa yang dikeluarkan dari patner kerjasama, atau dari IAAS.

Contact person dari parter kerjasama tersebut. Target

Dari usaha menjalin kerjasama yang ingin dicapai, secara tidak langsung mengarah pada minimalis jumlah financial suatu pelaksanaan kegiatan.

3. Metode Publikasi dan Humas 3.1. Objek Publikasi Departemen PR melakukan publikasi pada: a. Hasil Kegiatan b. Profile IAAS c. Kegiatan Mendatang 3.2. Metode Publikasi 1. Presentasi

Tujuan : memperkenalkan IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya kepada pihak luar dan mahasiswa non anggota IAAS

Sasaran :

Mahasiswa Universitas Brawijaya dan Universitas di sekitarnya

Instansi yang terkait dengan kegiatan IAAS Instrumen :

Hand Out Presentasi Berisi bahan-bahan yang wajib dipresentasikan. Terdapat 2 macam HOP yaitu berisi transparansi dan kertas. HOP transparan digunakan untuk presentasi yang disediakan OHP, sedangkan kertas sebaliknya. Isi HOP ada yang tetap, yaitu berisi data global IAAS dan yang selalu berubah, yaitu yang berisi up-coming program, Program


Kerja dan realisasi kegiatan, yang tergantung pada momen dilaksanakan presentasi. HOP merupakan standar presentasi IAAS LC-UB. Contoh HOP pada lampiran.

Leaflet IAAS Indonesia (NC) dan IAAS LC-UB Berisi data global mengenai IAAS LC-UB antara lain deskripsi, tujuan, sasaran dan program kerja (umum). Idealnya leaflet dibuat setiap terjadi pergantian kepengurusan. Contoh lihat lampiran.

IAAS PROFILE Berisi data global IAAS HQ sampai LC-UB. Terdapat dua macam yaitu dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, yang digunakan sesuai kondisi audiens yang dihadapi. Contoh IAAS Profile lihat lampiran.

Foto slide atau CD berisi foto dan rekaman video kegiatan Berisi foto-foto kegiatan IAAS yang telah dilakukan, terutama kegiatan besar. Digunakan terutama untuk presentasi di perusahaan-perusahaan besar. Contoh lihat lampiran.

Waktu Pelaksanaan :

Student day

Sewaktu-waktu/insidental Teknis Pelaksanaan :

Perkenakan diri - dari mana - sebut tujuan kedatangan [+ 5 menit]

Sampaikan materi tentang IAAS [International - Indonesia - LC UB] yang meliputi : - Sejarah - Aktfitas - Program - Anggota [+ 20-25 menit]

Penyebaran brosur/leaflet

Tanya jawab 2. Open House

Tujuan : memperkenalkan IAAS dalam suatu stand lengkap dengan segala pernak –pernik IAAS. Sasaran : mahasiswa anggota IAAS dan non anggota IAAS Instrumen :

Leaflet IAAS Indonesia (NC) dan IAAS LC-UB Berisi data global mengenai IAAS LC-UB antara lain deskripsi, tujuan, sasaran dan program kerja (umum). Idealnya leaflet dibuat setiap terjadi pergantian kepengurusan. Contoh lihat lampiran.

Fotoslide Berisi foto-foto kegiatan IAAS yang telah dilakukan, terutama kegiatan besar. Digunakan terutama untuk presentasi di perusahaan - perusahaan besar. Tidak ada contoh.

History Book Yaitu bku yang berisi segala hal yang berhubungan dengan IAAS, berisi deskripsi IAAS, sejarah IAAS dan sebagainya. History Book hanya dipamerkan bagi pengunjung pen house. Konsep History Book lihat dalam lampiran.

Dokumentasi Berisi foto-foto yang disusun sedemikian rupa dilengkapi dengan keterangan yang memadai. Foto –foto disusun baik dalam album foto maupun sebagai hiasan dinding.

IAAS in Brief Merupakan suatu lembaran kertas yang isinya merupakan ringkasan hand-out presentasi. Lembara ini dibuat fixed (tetap) untuk hal-hal yang tidak mengalami perubahan (seperti diskripsi IAAS, department dsb) agar memudahkan persiapannya. Contoh konsep IAAS in Brief lihat lampiran.

News Letter + Majalah + Buku koleksi IAAS LC-UB

Pernak-pernik IAAS Merupakan segala merchandise milik IAASm (atau anggota) yang berkaitan dengan akses IAAS dengan dunia internasional.

Waktu Pelaksanaan :

saat interaksi bersama Maba UB

student day

IOP dan kegiatan yang melibatkan pihak luar Teknis Pelaksanaan :

Open house dilaksanakan dalam suatu stand yang tidak ada standar tetap mengenai luas stand tersebut. Sehingga open house ditata sesuai sikon. Namun untuk menjaga standarisasi IAAS dan misi IAAS serta motto IAAS kami mengusulkan konsep Open House seperti dalam lampiran.

3. Publikasi Acara (Programmes Publication)

Tujuan : mempublikasikan kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilakukan oleh IAAS keseluruh pihak yang berkompeten.

Sasaran : anggota LC, NC, Mahasiswa LC, Rektorat dan kolega Instrument :

IAAS News Berupa buletin satu sisi halaman yang berisi liputan acara IAAS selama satu bulan penuh yang secara rutin (tiap bulan) ditempel dipapan pengumuman (min. Di 4 fakultas Agrokompleks). Contoh konsep lihat lampiran. Hubungi HMJ masing-masing jurusan.

Laporan TRIWULAN Berupa laporan-laporan kegiatan IAAS selama tiga bulan yang dilporkan kepada rektorat dan kolega-kolega IAAS. Hubungi sekretaris.

IAAS Final Newsletter: buletin IAAS yang berisi berita-berita seluruh kegiatan IAAS LC UB selama satu periode kepengurusan dilengkapi dengan profil LC beserta pengurus. Newsletter dibuat dalam bahasa Inggris untuk kemudian dipublikasikan pada semua elemen IAAS, termasuk pada LC lain, NC, dan IAAS World.

Pengiriman artikel di Majalah dan koran UB Secara rutin IAAS mengirimkan liputan mengenai kegiatannya di majalah. PJ : Dyah, cari CP di msg media tersebut.

Pengirman artikel/liputan ke NC Mengirimakan liputan kegiatan-kegiatan IAAS ke Executive Secretary NC.

Mading

Panflet / Spanduk /Baliho / Leaflet Announcement


Berisi pengumuman acara yang akan dilakukan oleh IAAS menyangkut antara lain nama kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, kontribusi dsb. Pamflet menyangkut antara lain : - Nama kegiatan - Hari dan tanggal - Jam pelaksanaan - Tempat pelaksanaan - Range pendaftaran dan batas pembayaran - Jumlah kontribusi - Contact person

Tema Spanduk : Lambang IAAS., tema, tanggal dan tempat Baliho : kurang lebih sama dengan panflet. Leaflet : point = panflet + deskripsi + teknis pelaksanaan PJ : panitia kegiatan dan sepengatahuan PR

4. Gathering

Tujuan :

untuk menumbuhkan kekompakan sesama IAASer dan alumni dan menumbuhkan sense of belonging to IAAS.

menjalin hubungan yang baik dengan pihak extern IAAS. Sasaran cb: ntern (anggotan IAAS + alumni), ekstern (rektorat), institusi (kolega IAAS) Instrument :

Perayaan ulang tahun anggota Berupa rujak party dan sejenisnya (tergantung budget) yang dananya berasal dari iuran yang ber-ulangtahun. Akumulasi setiap 1 atau 2 bulan. Data anggota yang berulang tahun didapat dari HRD. Perayaan setiap akhir bulan.

Menghubungi alumni Membuat buku untuk menghimpun alumni (hubungi HRD). Berisi temapat kerja, jabatan, dsb. Undang pada saat ada acara besar di IAAS dan saat Ultah IAAS, kirim berita tentang IAAS ( 3 bulan/6 bulanan). Hubungi team publikasi.

Komunikasi dengan NC, HQ dan IAAS internasional Mengusulkan bikin mailing list external lewat NC, kirim ke Mailing List IAAS International.

4. Protokol Merupakan susunan acara pembukaan dan penutupan secara umum pada kegiatan-kegiatan IAAS LC Unibraw. - Greeting - Welcoming Note (mencakup salam selamat datang kepada seluruh audiens) - Pembacaan susunan acara (materi apa, nama pemateri, durasi per materi) - Penutup - Pengumuman-pengumuman Contoh teks pembukaan acara (in English) dapat dilihat di lampiran.

5. Standar Mengundang Tamu

Dalam mengundang tamu baik sebagai pemateri, pemberi kata sambutan, pembuka acara dan sebagainya, perlu memperhatikan hal-hal berikut ini: - contact person yang bersangkutan - selalu memantau keberadaan tamu hingga di lokasi acara - penjemputan - fee - surat ucapan terima kasih dan atau vandel/kenang-kenangan atau bentuk reward lainnya - menginformasikan dengan jelas tema acara, durasi, lokasi dan waktu acara. - menanyakan media apa yang diperlukan tamu dalam presentasi

6. Standar Penerimaan Tamu 1. Dengan pemberitahuan sebelumnya

a. Konfirmasikan

kapan kepastian kedatangan ke Malang [via surat-email-telp],

siapa saja [berapa jumlah] yang datang,

apa yang hendak dilakukan di Malang [agenda kerja].

kondisi Malang terkini [lokasi,situasi, akomodasi]. b. Koordinasikan dengan staf dan atau pihak terkait mengenai

lokasi/tempat hosting, di rumah/kost staf atau di penginapan.

agenda yang hendak dilakukan guest di Malang,

lokasi yang hendak dituju. c. Tentukan siapa penanggungjawabnya [LO]. d. Lakukan penjemputan. e. Antarkan ke lokasi hosting yang telah ditentukan [istirahat]. f. Bicarakan dan sampaikan kepada guest tentang

agenda yang hendak dilakukan,

kapan pelaksanaan dimulai dan apa tujuan yang hendak dicapai,

kondisi [politik, ekonomi, sosial, budaya, dsb] Malang dan terkini yang terkait dengan agenda kegiatan di Malang.


g. Dampingi sesuai agenda yang disepakati. h. Buat progress report [laporan kemajuan]. i. Organisasikan kepulangan.

2. Tanpa pemberitahuan sebelumnya a. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang lokasi hosting. b. Tentukan siapa penanggungjawabnya [LO]. c. Lakukan penjemputan. d. Antarkan ke lokasi hosting yang telah ditentukan [istirahat]. e. Bicarakan dan sampaikan kepada guest tentang

agenda yang hendak dilakukan,

kapan pelaksanaan dimulai dan apa tujuan yang hendak dicapai,

kondisi [politik, ekonomi, sosial, budaya, dsb] Malang dan terkini yang terkait dengan agenda kegiatan di Malang. f. Dampingi sesuai agenda yang disepakati. g. Buat progress report [laporan kemajuan]. h. Organisasikan kepulangan.

7. Kamus/Katalog Contact Person Setiap IAASer yang memiliki Contact Person orang-orang yang berkompeten, pemerintah, lembaga atau organisasi yang berelasi dengan IAAS, pejabat rektorat, fakultas dan jurusan, alumni, media dan pers dan lain-lain segera diserahkan kepada Departemen PR untuk diarsipkan dalam Kamus atau Katalog Contact Person. Hal ini berguna untuk memudahkan menghubungi pihak-pihak tersebut untuk keperluan-keperluan selanjutnya, dan dimungkinkan tetap terjalinnya hubungan, misalnya dengan mengirimi kartu ucapan perayaan hari besar dan sebagainya.

PKO IAAS LC UB 2012

Documents

mengikuti 2 dua kali

iaas indonesia lc unibraw

frozen members full

full members candidate

menerima anggota baru

general assembly ga