- 1. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALSEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN
PROYECTO DE AUTOMATIZACIONAutorAMANDA BARRERA PEREZColaboradores:
MYRIAM MEJIA ECHEVERRILILIA JEANNETTE CAON RODRIGUEZJORGE WILLIAM
TRIANA TORRESALEXANDER MELO CASTROARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE
COLOMBIA 2005
2. OBJETIVOABORDAR LOS ASPECTOSCONCEPTUALES,METODOLGICOS Y
NORMATIVOS, QUE COMPRENDENLOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
PARACONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LASTECNOLOGAS EN EL
DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS 3. I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGDEl
Archivo General de la Nacin, como rector de la poltica archivstica
ycon miras a dotar a las entidades de una herramienta
metodolgica,que lespermita hacer mas eficiente la implantacin de su
Programa de GestinDocumental, emiti el documento GUA PARA LA
IMPLEMENTACIN DEUN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005)Se
describe en dicho documento el Programa de Gestin Documentalcomo:
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIN
E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos,
se define Gestin documental como el Conjunto de actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin. Un programa de gestin
documental se define como el conjunto de instrucciones en las que
se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de
la gestin documental al interior de cada entidad, tales como
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta,
conservacin y disposicin final de los documentos. 4. Definicion y
objetivos de un PGDCon la implantacin de un Programa de Gestin
Documental se pretendealcanzar los siguientes objetivos: Resaltar
la importancia del papel de los documentos y archivos, como
lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento
de la misma, elementos necesarios para la participacin ciudadana,
apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin
pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en
atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la normalizacinde modelos y formatos
para la produccin documental. Normalizar la utilizacin de
materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven
el cuidado del medio ambiente. 5. Definicion y objetivos de un
PGDLograr una acertada normalizacin en los procedimientos para
elrecibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediantela
utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. Regular el
manejo y organizacin del sistema de administracinde documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total ylos enunciados de
finalidad, responsabilidad, confidencialidad,seguridad y
accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos bsicos de
aplicacin dela tabla de Retencin Documental, organizacin,
transferenciasprimarias, recuperacin, preservacin, conservacin de
lainformacin y disposicin final de los documentos. Facilitar la
recuperacin de la informacin en forma rpida yoportuna. Encaminar
los archivos para que sean verdaderos centros deinformacin, tiles
para la administracin e importantes para lacultura. Gua para la
implementacin de un Programa de Gestin Documental - AGN 6. II.
ANTECEDENTESEn torno al tema de la aplicacin de un PGD y de
losprincipios y procesos archivsticos teniendo encuenta que los
documentos estn contenidos endiversos soportes, se han generado
vacos einquietudesplanteadosporprofesionales yestudiosos en la
materia, particularmente en lo quecorresponde al tratamiento de los
documentoselectrnicos.La siguiente es una mirada general hacia las
diversasinquietudes planteadas durante los ltimos aos 7.
AntecedentesInquietudes encontradas y fuentes de informacinREVISTA
DE LA ASOCIACIN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS ALA 22JULIO DICIEMBRE
DE 1999POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOSSEMINARIO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE - ALA ABRIL DE
2002REVISTA DE LA ASOCIACIN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS ALA 25ENERO
DICIEMBRE DE 2002ARCHIVO GENERAL DE LA NACINGUA DE CONSERVACIN
PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGAS . BOGOT, D.C.MARZO 2004SOPORTES
DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DEINFORMACINMario
Javier Santander Surez. Qumico, Laboratorio de
RestauracinPARTICIPACIN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN
LA REUNION REGIONAL DECONSULTA SOBRE PRESERVACIN DEL PATRIMONIO
DIGITAL INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE
LAINFORMACIN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE
2004GESTIN DOCUMENTAL EN INTRANETDOCUMENTO INFORREA CONSULTORES EN
INFORMACIN Y DOCUMENTACINESPAA 8. Inquietudes encontradas y fuentes
de informacinARCHIVO GENERAL DE LA NACINLOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS
TECNOLOGIASMEMORIAS DCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOSCOLOMBIA - 2001 EL DESAFO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS
TECNOLOGIAS Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard,
Estados Unidos PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS
NUEVAS TECNOLOGIAS Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nacin
EL DOCUMENTO ELECTRNICO Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora
del Departamento de Documentacin Editorial Banco de la Repblica
DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TCNICAS RELACIONADAS CON EL EMPLEO
DE NUEVAS TECNOLOGAS Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado,
Asesor externo del Archivo General de la Nacin IMAGEN INTEGRADA
Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas Eastman
Kodak company 9. III. REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE
AUTOMATIZACIN DEUN PGDLa Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos,
regulen su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacinque tienen
las entidades pblicas y privadas quecumplen funciones pblicas, en
elaborar programas degestin de documentos, independientemente
delsoporte en que produzcan la informacinCon miras al proceso de
automatizacin del PGD ycon fundamento en la norma, se identifican
aspectosque se constituyen en un requisito previo, dado suvalor
conceptual o metodolgico, a saber: 10. ... REQUISITOS PARA INICIAR
UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIN DE UN PGD...CONCEPTUALIZACIN DEL PGD
Formulacin de lineamientos y normalizacin de los aspectos
involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de
informacin, formatos y normatividad. El AGN elabor el documento:
GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTALELABORACIN , APROBACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS
DE3.1RETENCIN DOCUMENTAL 11. IV. PGD AUTOMATIZADOPara abordar el
proyecto de automatizacin, vamos a considerartres puntos
principales, a partir de los cuales se efectuar unanlisis tendiente
a identificar las reas o aspectos mnimos quedebern estar
contemplados en una herramienta de software,desarrollada para
automatizar el Programa de Gestin Documental.Adicionalmente, para
llegar a la formulacin de los aspectosmencionados, se integrar en
el procesodel anlisis, lasconclusiones obtenidascomo resultado del
estudio deantecedentes (Captulo II), ya que constituyen una
necesidad aresolver con la herramienta de automatizacin. 12. PGD
AUTOMATIZADOPUNTO DE PARTIDA Anlisis de los aspectos relevantes del
panorama inicial de4.1 la Entidad y determinantes en el proceso de
automatizacinESQUEMA GENERALSe DEL SISTEMA busca plantear la
conformacin general del sistema 4.2automtico, teniendo en cuenta un
marco conceptual ynormativoCOMPONENTES DELSISTEMACorresponde a un
anlisis particular de los componentes4.3mnimos que integrarn el
sistema, al igual que en el puntoanterior, partiendo de un marco
conceptual especfico 13. 4.1 PUNTO DE PARTIDAGeneralmente se
presenta un panorama inicial de la Gestin Documental en
laEntidades, que integra elementos como los siguientes:
INTERNETAMBIENTE REALAMBIENTE VIRTUALEXTRANETINTRANET FORMATOS
SOPORTESTextosCuadrosPapelImgenes digitalBases de datosVideosDatos
SonidoPortalesFotografas 14. 4.1.1 CARACTERSTICAS La informacin se
produce con el empleo de variedad de HERRAMIENTAS. Para el caso de
informacin digital: Software de oficina (procesadores de texto,
mensajera), software de diseo, soft. de digitalizacin, Bases de
Datos, etc., generndose diversidad de FORMATOS en diversidad de
SOPORTES. En todo proyecto de automatizacin, se surte una etapa de
anlisis en donde se identifican las caractersticas iniciales del
sistema y de la informacin involucrada. Se puede considerar que
para el caso de un PGD, se cuenta con algunos productos que
constituyen ya una parte fundamental en el levantamiento de
informacin inicial o etapa de anlisis as: 15. a. Documento GUA PARA
LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL publicado por
el AGN aporta los siguientes elementos:Conceptualizacin general del
PGDProcedimientos: Flujos de informacin y FormatosNormatividad EL
DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANLISIS PARA LA ETAPA DE DESARROLLO
DEL SOFTWARE 16. b. LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Este
instrumento aporta los siguientes elementos:Organizacin de los
documentos (Series, subseries, etc)Identificacin de los tipos
documentalesIdentificacin de tiempos de permanencia en cada fase
delciclo vitalDisposicin final del documentoPOR LOS ELEMENTOS QUE
INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NOSOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE
AUTOMATIZACIN, SINOEL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA 17. c.
Finalmente para la proyeccin adecuada de la herramienta desoftware
que se ajuste a la gestin documental de la Entidad, esimportante
complementar la etapa de anlisis, con la generacin deun tercer
producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. Elobjetivo de este
cuadro es precisar informacin sobre los tiposdocumentales como se
describe a continuacin 18. MAPA DOCUMENTALProduccin de documentos
Por cada tipo documental especificar:Herramienta de
produccinFormato (si se trata de herramientas paraproduccin
digital, el formato se puedeespecificar con la extensin del
archivo) Soporte para produccin (Digital,) Reproduccin. Soporte en
el cual se reproduce (Papel,Microfilm,...)Motivo (Valor probatorio,
Trmite,Conservacin, Para el acceso futuro )Etapa del ciclo en que
se debe efectuar lareproduccin Aproximacin de volumen documental en
unperiodo 19. MAPA DOCUMENTALRecepcin de documentos Identificar los
siguientes elementos con respecto a tipos documentales que se
reciben y estn identificados en la TRD de la Entidad:Va de
recepcinTipo DocumentalReproduccin. Soporte en el cual se reproduce
(Papel, Digital, Microfilm). Motivo (El tipo documental se
encuentra en la TRDy difiere del soporte original, por trmite,
porconservacin, para el acceso futuro). Etapa del ciclo en que se
efecta la reproduccinDependencia que recibeDependencia que efecta
el trmiteAproximacin de volumen documental en un periodo 20. MAPA
DOCUMENTALDiseo de Tipos Documentales.Un segundo aspecto objeto de
automatizacin, se presentar enel Archivo de Gestin, mas exactamente
en el proceso dePRODUCCIN.Para este punto, un insumo fundamental lo
constituye ladefinicin previa de la forma como se aplicarn en la
Entidad losaspectos relativos a la DIPLOMATICA
DOCUMENTAL.Bsicamente especificaciones en cuanto a formas, impresin
yfirmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2) 21. MAPA
DOCUMENTAL El diseo y estandarizacin de formas de presentacin de
tipos documentales. Para el efecto se requiere revisar y/o redisear
o crear las nuevas formas necesarias para la presentacin de los
documentos, tomando como fuente las normas existentes para
produccin documental. Mecanismos de impresin de documentos (Papel,
Tinta) Definicin del procedimiento a adoptar para firma de los
documentos en que esta sea requerida:Tipo de firma: Posibilidad de
implementar la firma digitalcertificada o continuar con firma
manuscritaDefinicin de cargos que estn autorizados para firmar
ladocumentacin externa e interna Numeracin de Actos Administrativos
22. MAPA DOCUMENTALLOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA
DOCUMENTAL,PERMITIRN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A
SOPORTES,FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIN DE LOSDOCUMENTOS, POR
LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACINSobre los resultados iniciales
del anlisis, se efectuar una estandarizacin o normalizacin para
producir el mapa documental definitivo. Esta herramienta constituye
un insumo importante para dos fines, de una parte el proyecto de
automatizacin del PGD y de otra, definir las polticas de
eliminacin, almacenamiento, reproduccin y conservacin de la
documentacin en los diferentes soportes, lo cual contribuye a la:
Actualizacin del SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN. Es recomendable
disear e implementar paralelamente este sistema con el sistema de
informacin automatizado del PGD. 23. 4.1.2 MARCO CONCEPTUALNORMAS
ARCHIVSTICAS AGNNORMAS TECNICAS4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y
ESTNDARESNORMAS LEGALESDIPLOMTICA DOCUMENTAL4.1.2.2 CONCEPTOSFIRMA
DIGITAL SISTEMA INTEGRADO DE4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS CONSERVACIN
24. 4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARESFORMATOS PARA USO GENERAL DE
LA ENTIDAD, consultados y adaptadossegn la norma ICONTEC 3393 o la
que la modifique o actualiceMANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA
ENTIDADDIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTALMANUAL DE
ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004.ORDENACIN DOCUMENTAL.
AGN, 2003.Resolucin No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de
Internet y CorreoElectrnico en el AGN.Circular Interna AGN No.13 de
1999, No se deben utilizar micropuntas oesferos de tinta hmeda .Gua
para la administracin de comunicaciones oficiales. Bogot : AGN,
2003.Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio
de RestauracinAGNCdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. Distintas
clases de documentos.Son documentos los escritos, impresos, planos,
dibujos, cuadros,fotografas, cintas cinematogrficas, discos,
grabaciones magnetofnicas,radiografas, talones, contraseas,
cupones, etiquetas, sellos y, en general,todo objeto mueble que
tenga carcter representativo o declarativo, y lasinscripciones en
lpidas, monumentos, edificios o similares. 25. Ley 43 de 1913 Sobre
el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.Ley 527 de 1999
Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.Decreto 2150
de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo
No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para
laadministracin de las comunicaciones oficiales en las entidades
pblicas y lasprivadas que cumplen funciones pblicasCdigo de
Procedimiento PenalArtculos 218 a 228. Sobre las disposiciones
relacionadas con falsificacin de losdocumentos pblicos.Artculo 231.
Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Artculo 261.
Sobre el valor probatorio de documento pblico.Artculos 262 a 263.
Sobre valor probatorio de documento privado.Cdigo de
ComercioArtculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante
a las normascomerciales - medios para el asiento de
operacionesArtculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte
integral de la contabilidad.Artculo 54. Obligatoriedad de conservar
la correspondencia comercial.Decreto 2649 de 1993 Por el cual se
reglamenta la Contabilidad en General y seexpiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artculo
123. Soportes contablesDecreto 1584 de 1994 Documentacin
indispensable Registro proponentes Cmarasde Comercio 26. NTC 1673
ICONTEC. Papel y cartn: papel para escribir e imprimirNTC
2223:1986:, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para
escribirNTC 3369 Elaboracin de sobresNTC 3393. Elaboracin
documentos comercialesNTC 2896: Sistemas de procesamiento de la
informacin. Estructura de archivo yrotulado de cintas magnticas
para intercambio de informacin.NTC 2676: Elementos para informtica.
Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35pulgadas) caractersticas
fsicas y dimensionales, numeral 6.1.4AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO
DE INFORMACIN A TRAVS DELMAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRAR LA NECESIDAD
DE MODIFICARNORMAS, DADA LA ACTUALIZACIN DE TIPOS
DOCUMENTALES,FORMATOS Y SOPORTES 27. 4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIN (SIC)El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de
un sistema integral paraconservacin de documentos en los diferentes
soportes. Como resultado dela etapa de anlisis y conformacin de un
Mapa Documental, con miras alproyecto de automatizacin del PGD, se
hace necesario la revisin y ajustedel sistema de conservacin,
acorde a la nueva situacin de la Entidad encuanto a soportes
documentales.o PROYECTO DE CONSERVACIN PREVENTIVAo INVESTIGACIONESo
ESTADSTICASo HISTORIAS CLNICASPRINCIPALES o DIAGNOSTICO DE LA
DOCUMENTACINOBJETIVOS DEL o MONITOREO DE CONDICIONES
AMBIENTALESSIC.o OBRAS INTERVENIDASo EXPOSICIONESo CONTRATOSo
REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONESTCNICAS DE PRODUCTOS Y
MATERIALESo INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOSo REGISTRO DE
PROFESIONALESo CENTRO DE DOCUMENTACIN ESPECIALIZADOo MATERIAL
DIDCTICOGrupo de Laboratorio y Restauracin AGN 28. 4.2 ESQUEMA
GENERALDEL SISTEMAPara este punto se van a considerar los
siguienteselementos: cuales son las caractersticas quedebe
presentar el sistema, se hace un esquema desu conformacin general y
se incluyen algunosaspectos tericos relacionados 29. 4.2.1
CARACTERSTICAS La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos
Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin,
la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para
efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental,
se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados
entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo
Histrico):Produccin,Recepcin,Distribucin,Trmite,Organizacin,Consulta,Conservacin,
yDisposicin final de documentos. 30. 4.2.2 ESQUEMAPROCESO ENTRADA
SALIDA TABLA DE RETENCINMAPADOCUMENTALDOCUMENTAL DISTRIBUCIN Y
TRMITEORGANIZACIN CONSULTA CONSERVACIN DISPOSICIN FINALDOCUMENTOS
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVOGESTIN CENTRALHISTRICO DOCUMENTOS AREAS
QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMTICO 31. El sistema automatizado del
PGD integrar como mnimo los siguientes aspectos:a. El principal
insumo lo constituyen los documentos. Los documentos se producen y
se reciben en la Entidad en diferentes formatos y soportes. El
sistema debe admitir vincular todo tipo de documentos en la
produccin y en la recepcin, efectuando la validacin de formatos y
soportes frente a lo establecido en la TRD y en el MAPA
DOCUMENTAL.b. Conformar una central automtica de correspondencia
recibida y producidac. Requerir un registro de informacin que
identifica el documento producido o recibidod. Involucrar los
procedimientos automticos necesarios para la Distribucin, Trmite y
Organizacin electrnica de los documentose. Involucrar los
procedimientos automticos para consulta de los documentos, en
cualquiera de las fases del ciclo vitalf. Incluir mecanismos de
seguridad de la informacin 32. ARCHIVO DE GESTINSISTEMAARCHIVO
CENTRALPGDARCHIVO HISTRICOUSUARIOS INTERNOS AREA DE(DEPENDENCIAS DE
LA USUARIOS EXTERNOSENTIDAD)CORRESPONDENCIA 33. 4.2.3 MARCO
CONCEPTUAL4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARES4.2.3.2 CONCEPTOS
INTEROPERABILIDAD SISTEMAS DE GESTIN DE LA4.2.3.3 TEMAS
RELACIONADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIN 34. 4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y
ESTNDARESPAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS Y PLANESDE
AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS. BOGOT : AGN, 1998. 53 P. REGLAMENTO
GENERAL DE ARCHIVOS. 3 ED. BOGOT : AGN,2003 NTC-BS 7799-2 SISTEMAS
DE GESTIN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN (SGSI)ESTNDARES PARA
INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2) 35. 4.3 COMPONENTESDEL SISTEMASE
EFECTUAR UN ANLISIS DE CARACTERSTICAS DE LOSPROCESOS DEL PGD, EN
CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLOVITAL, CON LA FINALIDAD DE
IDENTIFICAR ELEMENTOSRELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO.4.3.1.
PROCESOS EN EL ARCHIVO DE
GESTIN:PRODUCCIONRECEPCINDISTRIBUCINTRMITE4.3.2. PROCESOS PRESENTES
EN TODO EL CICLOVITAL DEL DOCUMENTO: ORGANIZACIN CONSULTA
CONSERVACIN DISPOSICIN FINAL 36. 4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE
GESTIN4.3.1.1. CARACTERSTICAS A. PRODUCCINDEFINICIN: Generacin de
documentos de las instituciones encumplimiento de sus funciones.
(GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL1.Creacin y diseo de
documentos.a. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas
deescribir y procesadores de texto).b. Determinacin y seleccin de
soportes documentales (cintasmagnticas, CD-ROM, discos pticos,
disquetes, discos duros,microfilme, video).c. Determinacin de
tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje,tintas.d.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios. 37.
CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALe. Determinacin de uso y finalidad de
los documentos.f. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen
corporativa o logotipo dela entidad, caractersticas internas y
externas, tipo de letra, firmasautorizadas.g. Adecuado uso de la
reprografa.2. Normalizacin de la produccin documentala.
Identificacin de dependencias productoras.b. Definicin de tipologas
documentales, conforme a formatos yformularios regulados en los
manuales de procesos y procedimientos eidentificados en la TRD.c.
Directrices relacionadas con el nmero de copias.d. Control de la
produccin de nuevos documentos.e. Determinacin de la periodicidad
de la produccin documental. 38. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA
AUTOMTICOEN EL PROCESO DE PRODUCCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE
FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Para el proceso de produccin
del documento, el sistema automticodel PGD, en adelante SAPGD, debe
contar con los siguienteselementos implementados:TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTALCUADRO O MAPA DOCUMENTALFORMULARIOS O FORMATOS (a manera
de plantillas deacuerdo a lo identificado en el mapa)DEFINICIN DE
USUARIOS HABILITADOS PARA LAPRODUCCIN (Opciones para administracin
de usuarios conidentificacin de perfiles y niveles de acceso)MENU U
OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCINDEL DOCUMENTO 39. ESQUEMA
DEL PROCESO DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTO EN ELSISTEMA AUTOMTICO DEL
PGD PRODUCCINEFECTA VALIDACIONES PARA DATOSBSICOS DEL
DOCUMENTOSAPGDOFRECEPLANTILLAS PARAPRODUCCIN DEL DOCUMENTO HABILITA
MENU PARA CARGUE DE INFORMACIN DE IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO
ASIGNA FECHA Y NMERO DE RADICACIN AL DOCUMENTO SI SE REQUIERE EL
SOPORTE FSICO (Ej: Impreso y firmado, segn lo establecido en el
mapa documental), se registra la informacin sobre reproduccin 40.
B. RECEPCINDEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y
control queuna institucin debe realizar para la admisin de los
documentosque son remitidos por una persona natural o jurdica.
(GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALRecepcin de documentos: se debe
verificar que estn completos,que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidadpara efectos de su radicacin y registro
con el propsito de dar inicioa los trmites correspondientes.Las
comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs dediferentes
medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax,correo
electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para talfin de
acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y debenestar
regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se
pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de
medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo
electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo 41. 1. Radicacin de documentosAsignacin de un
nmero consecutivo a los documentos en lostrminos establecidos en el
artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envo.Impresin de rtulo de la
radicacin.Registro impreso de planillas de radicacin y control.2.
Registro de documentosRecibo de documentos oficiales.Verificacin y
confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de
recibo.Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN
060de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad
Remitente odestinataria, Nombre o cdigo de la(s)
Dependencia(s)competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del
funcionarioresponsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si
loamerita), entre otros.Conformacin del consecutivo de
comunicaciones oficialesdespachadas.Establecimiento de controles de
respuesta a partir de lainterrelacin de documentos recibidos y
enviados. 42. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE
RECEPCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL
SISTEMA.El proceso de Recepcin de documentos se da en dos vas,
losdocumentos que generan las dependencias para el envo a
unaEntidad externa y los documentos que llegan de Entidades
externas.En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes
elementosimplementados: CUADRO O MAPA DOCUMENTAL DEFINICIN DE
USUARIOS HABILITADOS PARA LA RECEPCIN (Opciones para administracin
de usuarios con identificacin de perfiles y niveles de acceso) MENU
U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO 43. ESQUEMA
DEL PROCESO DE RECEPCIN EN EL SA PGDHABILITAMENU PARACARGUE
DEINFORMACIN DE IDENTIFICACINDELDOCUMENTO EN CORRESPONDENCIAINGRESO
DE DOCUMENTOSUBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZNVIRTUALPARA LA
DEPENDENCIADESTINATARIAY LO HABILITA PARACONSULTARLO EMITIENDO
MENSAJE ALSAPGD DESTINATARIOUSUARIO CONSULTA EL BUZN, VALIDA
TIPODOCUMENTALSI EL DOCUMENTO NO EST IDENTIFICADOCOMO UN TIPO
DOCUMENTAL DE LADEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECERLA OPCIN DE
UBICARLO EN UN BUZNTEMPORAL PARA ACTUALIZACIN DE TRD (REA DE La
Entidad debe efectuar un anlisis paraCORRESPONDENCIA determinar si
se requiere actualizacin de laTRD, as como un tiempo de permanencia
delos documentos en este buzn )HABILITAMENU PARACARGUE DEENVO DE
DOCUMENTOSINFORMACIN DE IDENTIFICACINDELDOCUMENTO POR EL
DESTINATARIO 44. C. DISTRIBUCINDEFINICIN: Actividades tendientes a
garantizar que losdocumentos lleguen a su destinatario.
(GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALLa distribucin se relaciona con
el flujo de los documentos al interior yal exterior de la entidad.
Sin interesar el medio de distribucin de losdocumentos, se debe
contar con mecanismos de control y verificacinde recepcin y envo de
los mismos. En este proceso se distinguenactividades como:1.
Distribucin de documentos externosIdentificacin de dependencias
destinatarias de acuerdoa lacompetencia.Clasificacin de las
comunicaciones.Organizacin de documentos en buzones o
casilleros.Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.Reasignacin de documentos mal direccionados.Registro de
control de entrega de documentos recibidos. 45. 2. Distribucin de
documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de
documentos a dependencia competente.CARACTERSTICASde entrega de
documentos internos. Registro de control SISTEMA MANUAL 3.
Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de
distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico,
apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del
cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y
embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo
tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas
y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin
mensajera externa. Registro de control de envo de documentos. 46.
CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE
DISTRIBUCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL
SISTEMA.Como consecuencia del proceso de Recepcin, la Distribucin
seefecta desde tres puntos:REMITIDOS A UNA
DEPENDENCIAINTERNADISTRIBUCIN DE DOCUMENTOSPRODUCIDOS EN LA
ENTIDADREMITIDOS A UNA ENTIDADEXTERNADISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOSRECIBIDOS DE UNA ENTIDADEXTERNA 47. EL PROCESO DE
DISTRIBUCIN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CONLAS SIGUIENTES
ACTIVIDADES.AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIN DELDOCUMENTO EN
LA ETAPA DE PRODUCCIN EL SAPGD: UBICA EL DOCUMENTO EN UNA
ESTRUCTURA DISEADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y
TRMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU
ALTERACIN Y ENVA MENSAJE AL DESTINATARIO SI EL DESTINATARIO ES
EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA
CONSULTA, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU
ALTERACIN. ENVIA MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE
REGISTRARN EL ENVO. CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIN EXTERNA A LA
ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE INFORMACIN, EL
SAPGD:UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEADACONFORME A LA
TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRMITE,IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE
SEGURIDAD QUE IMPIDAN SUALTERACIN 48. A PARTIR DE LA UBICACIN, EL
SAPGD, DEBE INICIAR UN REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON
CADA DOCUMENTO,DONDE LOSPRIMEROSREGISTROS SE PRODUCIRN CON EL
MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO INTERNO O EXTERNO FECHA DE No. DE
TIPO DE FECHA YDESCRIPCIN RADICACIN RADICACIN OPERACIN HORA DE LA
DE LA DELDELREALIZADA OPERACINOPERACIN DOCUMENTODOCUMENTO
DISTRIBUCIN (documentos internos o documentosMENSAJE DE AVISO AL
externos recibidos) DESTINATARIO DISTRIBUCIN (envo de documento
externo)Forma de envo a Entidad externa: personal,fax, correo
tradicional, correo electrnico,apartado areoMtodos de empaque y
embalaje.ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA /Peso y porteo de
documentos.ACTUALIZACIN PARA EL CASO DEGestin del correo
tradicional: Normal,DOCUMENTOS BORRADOR )certificado,
especial.Fecha de entrega.AutorFecha de recepcin por el
destinatarioVersin del documentoDevolucin. 49. D. TRMITE DE
DOCUMENTOSDEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o
recepcinhasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
(GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESEn desarrollo de sus
funciones, cada dependencia genera un conjunto dedocumentos objeto
de trmites administrativos, dichos documentos integransus
respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad
existente en el pas, se deben tener en cuentalos tiempos mximos
establecidos para el trmite oportuno de lascomunicaciones. 50. En
este proceso se sealan las actividades de:1. Recepcin de solicitud
o trmiteConfrontacin y diligenciamiento de planilla de control y
ruta deltrmite.Identificacin del trmite.Determinacin de
competencia, segn funciones de lasdependencias.Definicin de los
periodos de vigencia y tiempos de respuesta.2. RespuestaAnlisis de
antecedentes y compilacin de informacin.Proyeccin y preparacin de
respuesta.Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos
hastala culminacin del asunto. 51. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA
AUTOMTICOEN EL PROCESO DE TRMITEANALISIS DEL DIAGRAMA DE
FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Los elementos del trmite
automtico de los documentos, sedeterminan en el curso de los
procesos sealados previamente.El SAPGD, podr generar reportes o
informes con los datos quese requieran respecto a los documentos
producidos en el cursode un determinado trmite 52. 4.3.1.2. MARCO
CONCEPTUAL4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESCONSIDERACIN DE LAS
NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTOPRODUCIDO POR EL AGN : GUA PARA LA
IMPLEMENTACIN DE UNPROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto
2005)4.3.1.2.2 CONCEPTOS LA DESCRIPCIN DE OTROS SOPORTES 53. 4.3.2
PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 54.
4.3.2.1. CARACTERSTICAS A. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOSDEFINICIN:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenaciny
descripcin de los documentos de una institucin, como parte
integralde los procesos archivsticos (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA
MANUALACTIVIDADESComprende los procesos archivsticos de:1.
Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual
seidentifican y establecen las series que componen cada agrupacin
documental(fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura
orgnico-funcionalde la entidad (GRGA).Actividades:Identificacin de
unidades administrativas y funcionales.Aplicacin de la tabla de
retencin y/o valoracin de la dependencia.Conformacin de series y
subseries documentales.Identificacin de tipos documentales de la
tabla de retencin y /ovaloracin y de los documentos de
apoyo.Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.
55. 2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos
dentro de lasrespectivas series en el orden previamente
acordado.Actividades:Relaciones entre unidades documentales,
series, subseries y tiposdocumentales.Conformacin y apertura de
expedientes.Determinacin de los sistemas de ordenacin.Organizacin
de series documentales de acuerdo con los
pasosmetodolgicos.Foliacin.3. Descripcin documental: Es el proceso
de anlisis de los documentos dearchivo o de sus agrupaciones, que
permite su identificacin, localizacin yrecuperacin, para la gestin
o la investigacin (GRGA).Actividades:Anlisis de informacin y
extraccin de contenidos.Diseo de instrumentos de recuperacin como
Guas, Inventarios,Catlogos e ndices.Actualizacin permanente de
instrumentos. 56. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO
DE ORGANIZACIN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS
DEL SISTEMA.En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso
de organizacin dedocumentos se desarrollan as: CLASIFICACIN AL
REGISTRAR LOS DATOS BASICOS EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO
ORDENACINCONFORMACIN DE EXPEDIENTES DESCRIPCIN SE DAN NIVELES DE
DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE SU PRODUCCIN O
RECEPCIN (LO QUE DENOMINAMOS IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO) 57.
ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN EL
SAPGDSERIE 1SUBSERIE 1SAPGDEXPEDIENTE A DOCUMENTO UNO METADATOS
DOCUMENTO DOSEXPEDIENTE BDOCUMENTO UNODOCUMENTO ENEL
SAPGD:Metadatos, Datos,Anexos La ordenacin de documentos se puede
establecer por cualquier criterio que se desee: Fechas, Tipos
Documentales, etc 58. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Previo a la
definicin del Proceso de Consulta, es importante tratar el tema de
las TransferenciasDEFINICIN: Con base en la Gua para la organizacin
y manejo de losarchivos de gestin del Archivo General de la Nacin,
elaborada por elGrupo de Correspondencia y Archivo AGN, 2004. La
transferenciadocumental es un proceso mediante el cual, una vez
cumplidos lostiempos de retencin estipulados en la Tabla de
Retencin Documental,se trasladan los documentos del Archivo de
Gestin al Archivo Centraly/o de ste, al Archivo Histrico.Todas las
dependencias debern preparar los documentos a transferir,de
conformidad con las series, subseries y tiempos de
retencinestipulados en la TRD vigente 59. ESQUEMA DE LOS PROCESOS
DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOSEN EL SAPGD EMITE INFORMES AL AREA
DE ARCHIVO RESPECTO ATRANSFERENCIAS PREVISTAS SEGN LAS TRD
SAPGDHABILITA OPCIN PARA QUE EL AREA DE ARCHIVOPROGRAME EN EL
SISTEMA EL CRONOGRAMA DETRANSFERENCIAS PARA UN PERIODO REQUERIDO
EMIITE MENSAJES DE ALERTA A LAS REAS INVOLUCRADAS EN LA
TRANSFERENCIA EMITE REPORTE A LA DEPENDENCIA QUE EFECTUAR LA
TRANSFERENCIA, CORRESPONDIENTE ALINVENTARIO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN
SER TRANSFERIDOS (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL)PARA LOS
DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ADEMS EN SOPORTEFSICO, HABILITA MENU
PARA QUE LA DEPENDENCIA PUEDACOMPLEMENTAR LA INFORMACIN DEL
INVENTARIO.SE REGISTRA INFORMACIN SOBRE LAS UNIDADES DE
ALMACENAMIENTOEN QUE SERN ENTREGADOS ESOS SOPORTES 60. LA
TRANSFERENCIA AUTOMTICA SE EFECTA MEDIANTE LA IDENTIFICACIN O
MARCADO DE LOS DOCUMENTOS OBJETO DE LA TRANSFERENCIA. ESTA OPERACIN
CONSISTE EN AGREGAR EN FORMA AUTOMTICA UN DATO AL DOCUMENTO, QUE
IDENTIFICA EN QUE FASE DEL CICLO VITAL SE ENCUENTRA. ASI MISMO ESTE
DATO SE ENLAZA CON LA INFORMACIN DE LA TRANSFERENCIA EN EL
CRONOGRAMA PROGRAMADO. LA TRANSFERENCIA AUTOMTICA, NO REQUIERE
TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES, SU ORGANIZACIN NO SE MODIFICA
Y LA TOTALIDAD DE LA INFORMACIN DEL DOCUMENTO PUEDE ESTAR
DISPONIBLE EN CUALQUIERA DE SUS FASES.DOCUMENTO UNOI.
T.METADATOSFECHA TIPO DE DEPENDENCIAFECHA DEFECHA DE
IDENTIFICACIONPROGRAMADATRANSFERENCIA QUE TRANSFIERE TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA DE TRANSFERENCIAPARA AUTOMTICASOPORTES
FISICOSTRANSFERENCIA 61. RESULTADOS DE LAS TRANSFERENCIAS EN EL
SAPGD Y OPCIONES QUE OFRECE EN LOS ARCHIVOS CENTRAL E
HISTRICOARCHIVO CENTRALPOSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS
TRANSFERIDOS, PARAACTUALIZAR EN ELLOS LA INFORMACIN CORRESPONDIENTE
A LAUBICACIN DE LOS SOPORTES FSICOSPARA LOS CASOS EN LOS CUALES SE
TENGAN DOCUMENTOS EN FONDOSACUMULADOS, EL SAPGD DEBER OFRECER
MECANISMOS PARAVINCULACIN AUTOMTICA O REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS AL
ARCHIVOCENTRAL. PARA ESTE EFECTO ES FUNDAMENTAL EFECTUAR LA
VALORACINDOCUMENTAL Y UN ANLISIS ARCHIVSTICO PREVIO (Mapa
Documental),SOBRE: Nivel de Decripcin a implementar para los
documentos del fondo Esquema de organizacin de los
documentosPOSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS,
POR ELCRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIN DE INFORMES, ATENCIN
DESOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS 62. ARCHIVO HISTRICO
POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA AMPLIAR
LA DESCRIPCIN, SEGN COMO LO DETERMINE LA ENTIDAD. EL SAPGD DEBE
CONTEMPLAR EN SU ESTRUCTURA TODOS LOS TEMS INCLUDOS EN LAS NORMAS
INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DESCRIPCIN (ISAD-G -NTC 4095-,
ISAAR-CPF) Y LA ENTIDAD REGISTRA LOS DATOS HASTA EL NIVEL QUE
CONSIDERE PERTINENTE EL SAPGD, OFRECER MECANISMOS PARA VINCULACIN
AUTOMTICA O REGISTRO DE INFORMACIN POR TRANSFERENCIA, DONACIN,
ETC.. DE OTRAS ENTIDADES. ES IMPORTANTE ESTABLECER PREVIAMENTE: El
nivel de descripcin a implementar Esquema de organizacin de los
documentos POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS,
POR EL CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIN DE INFORMES, ATENCIN DE
SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS 63. DISPOSICIN FINALDE
ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA TRD, EL SAPGD, DEBE EMITIRLISTADOS
DE LOS DOCUMENTOS CUYA DISPOSICIN FINAL ES LAELIMINACINEL SISTEMA
HABILITAR OPCIN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUARAJUSTES SI SE
REQUIERENEL SISTEMA PERMITIR PRODUCIR ACTA DE LA ELIMINACIN, CON
LAINFORMACIN QUE SE REQUIERA RESPECTO ALOS DOCUMENTOSELIMINADOSEL
SISTEMA HABILITAR OPCIN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUARELIMINACIN O
BORRADO AUTOMTICO DE DOCUMENTOSPARA LAS SERIES DOCUMENTALES, CUYA
DISPOSICIN FINAL SEA LASELECCIN, EL SAPGD DEBE CONTAR CON UN
MECANISMO DE SELECCINALEATORIA. PARA LA ADOPCIN E IMPLEMENTACIN
AUTOMTICA, ESTEMECANISMO DEBE SER ESTUDIADO Y APROBADO POR EL COMIT
DEARCHIVO DE LA ENTIDAD. 64. B. CONSULTADEFINICIN: Acceso a un
documento o grupo de documentos con el fin deconocer la informacin
que contienen. (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESLa
consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,
dependencia,persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a
la informacincontenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia delos mismos. Para el cumplimiento de
este propsito, los archivos debenatender los requerimientos y
solicitudes de manera personal, telefnica, correoelectrnico o
remitiendo al usuario al funcionario competente. 65. La consulta de
documentos en los archivos de gestin, por parte defuncionarios de
otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitarcon los
controles correspondientes.Si el interesado desea que se le expidan
copias o fotocopias, stas debernser autorizadas por el jefe de la
respectiva oficina y slo se permitircuando la informacin no tenga
carcter de reservado conforme a laConstitucin y a las leyes.La
consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita
dirigida aljefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo
de Gestin, ArchivoCentral o Histrico.La recuperacin de los
documentos entendida como la accin y efecto deobtener por medio de
los instrumentos de consulta, los documentosrequeridos, se logra
mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, yasean
inventarios, guas, catlogos e ndices. 66. Las actividades bsicas en
esta fase son:1. Formulacin de la consultaDeterminacin de la
necesidad y precisin de la consulta.Determinacin de competencia de
la consulta.Condiciones de acceso.Disponibilidad de informacin en
trminos de restricciones por reserva opor conservacin.Reglamento de
consulta.2. Estrategia de bsquedaDisponibilidad de
expedientes.Disponibilidad de fuentes de informacin.Establecimiento
de herramientas de consulta.Ubicacin de los documentos.3. Respuesta
a consultaAtencin y servicio al usuario.Infraestructura de
servicios de archivo.Sistemas de registro y control de prstamo.Uso
de testigos y formatos para el control de devolucin.Implantacin de
medios manuales o automticos para localizacin deinformacin. 67.
CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE
CONSULTAANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL
SISTEMA.Desde el punto de vista de la Consulta, El SAPGD, debe
considerar lossiguientes aspectos:HERRAMIENTAS DEDebe ofrecer
mecanismos para establecerCONSULTA criterios, que permitan la mayor
precisin, y satisfagan la finalidad de consulta al usuarioFINALIDAD
DE LA CONSULTAConocer informacin del documentoActualizar informacin
del documentoPROCEDIMIENTOS RELACIONADOSPosibilidad de registro de
informacinCON LA CONSULTAsobre: La solicitud de consulta
Reproduccin de documentos 68. ESQUEMA DEL PROCESO DE CONSULTA DE
LOS DOCUMENTOS EN ELSAPGD EL SISTEMA HABILITA OPCIONES PARA QUE EL
USUARIO ESTABLEZCA CRITERIOS DE BUSQUEDA SAPGD EL SISTEMA PRESENTA
LA INFORMACIN QUE SE AJUSTA A LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA PERMITE EL
ACCESO A LA INFORMACIN PARA CONSULTA, PREVIA VERIFICACIN DE LOS
PRIVILEGIOS DE USUARIO Y DE LAS CONDICIONES DE RESERVA QUE PUEDAN
PRESENTAR LOS DOCUMENTOSARCHIVO DE GESTINARCHIVO CENTRAL ARCHIVO
HISTRICO 69. DENTRO DE LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA, SE PUEDEN
CONSIDERAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS:EL SAPGD DEBE INCLUIR OPCIONES
PARA BUSQUEDA DE DATOSCONCRETOS O RANGOS DE VALORES, POR LAS
DIFERENTES VARIABLESDE IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS. Ej: Fecha
de Radicacin, Autor,Remitente, Formato, Soporte, PARA LA BUSQUEDA
ESPECIALIZADA POR LOS CONTENIDOS DE LOSDOCUMENTOS, ES IMPORTANTE LA
IMPLEMENTACIN DE TESAUROS EN ELSISTEMA EL SISTEMA DEBE HABILITAR
OPCIONES PARA EL REGISTRO DE LAS SOLICITUDES DE CONSULTA REALIZADAS
ASI COMO DE LAS SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE DOCUMENTOSFECHA DE
FASE DE MOTIVO DE DOCUMENTO IDENTIFICACIO SOLICITUD DE
REPRODUCCINCONSULTA ARCHIVO CONSULTACONSULTADON DEL DEL DOCUMENTO
(G/C/H) USUARIO SERIE SUB EXP FORMATO SOPORTECANT SERIE 70.
4.3.2.2. MARCO CONCEPTUAL4.3.2.2.1 NORMATIVIDAD Y
ESTNDARESCONSIDERACIN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL
DOCUMENTOPRODUCIDO POR EL AGN : GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE
UNPROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005)4.3.2.2.2 CONCEPTOS
NORMALIZACIN DEL LENGUAJE