(PGC-05) Procedimiento Control Documental Versión: 4 Fecha de Aplicación: 01/08/2017 Historial de Control de Cambios Edición # Fecha de Aplicación Descripción del Cambio 1 01/03/2010 Documento Inicial 2 01/11/2013 Se ajustan las políticas específicas, se incluye el Normograma como un documentos controlado por el SGC y se establece su responsable. 3 20/10/2014 Se aclaran las disposiciones para los documentos obsoletos y se actualiza la ruta de ingreso a los documentos del SGC en la web. 4 01/08/2017 Se unifica el procedimiento Control Documental y control de registros. Se actualiza el procedimiento con base en los lineamientos de la norma ISO 9001:2015 Firmas Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por Asistente de Calidad Coordinador Administrativo Director General
13
Embed
(PGC-05) Procedimiento Control Documental Versión: 4 Fecha ...€¦ · procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y externo que interfieran en el mismo). Inicia con
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
(PGC-05) Procedimiento Control Documental
Versión: 4
Fecha de Aplicación: 01/08/2017
Historial de Control de Cambios
Edición # Fecha de
Aplicación Descripción del Cambio
1 01/03/2010 Documento Inicial
2 01/11/2013 Se ajustan las políticas específicas, se incluye el Normograma como un
documentos controlado por el SGC y se establece su responsable.
3 20/10/2014 Se aclaran las disposiciones para los documentos obsoletos y se
actualiza la ruta de ingreso a los documentos del SGC en la web.
4 01/08/2017
Se unifica el procedimiento Control Documental y control de
registros.
Se actualiza el procedimiento con base en los lineamientos de la norma
ISO 9001:2015
Firmas
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por
Asistente de Calidad Coordinador Administrativo Director General
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Código: PGC-05
Versión: 4
Fecha: 01/08/2017
Página: 2/13
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos respecto a la creación, actualización y control de la documentación interna y externa
que se considere pertinente involucrar dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 (Manuales,
procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y externo que interfieran en el mismo). Inicia con
la necesidad de crear un documento o modificar uno ya existente y finaliza con el seguimiento y aplicabilidad
del mismo.
3. POLÍTICAS
3.1 Políticas Generales
A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte
del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el
presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las
personas de la organización.
No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye
formatos, instructivos, entre otros.
Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la
versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.
Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y
dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación
de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)
Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera
de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte
de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).
Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control
Documental (PGC-05).
3.2 Políticas Específicas
Es deber de todos los Colaboradores que intervienen en el presente documento, dar a conocer al
Asistente de Calidad, los cambios, modificaciones, actividades que estén sujetas a una mejora,
siempre y cuando los cambios sean revisados y aprobados.
Los documentos de carácter confidencial, solamente se suministran bajo la supervisión del
Director General y a manera de consulta. Estos documentos no se pueden reproducir mediante
ninguna forma ni impresa ni magnética, la omisión de ésta política va en desacuerdo con los principios
de ética y confidencialidad.
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Código: PGC-05
Versión: 4
Fecha: 01/08/2017
Página: 3/13
Con el propósito de garantizar la legibilidad en los documentos controlados por el Sistema de
Gestión de Calidad, es necesario tener en cuenta las siguientes prácticas como mínimo para el buen
manejo de los mismos:
- Digitar los documentos en letra imprenta, clara.
- Los documentos deben ser escritos en español.
- Emplear en lo posible vocabulario sencillo y adecuado al nivel y jerarquía del documento.
- Organizados de tal manera que facilite su fácil comprensión y lectura, ver Procedimiento
Fundamental (PGC-02)
- Buscar siempre que los documentos no presenten manchas o marcas que interrumpan la
lectura.
- En lo posible no fotocopiar documentos, a excepción de aquellos que se requiera su
distribución, teniendo en cuenta que sea el documento actualizado.
Con el propósito de garantizar la disposición de las versiones actualizadas de los documentos
externos es responsabilidad de los líderes de cada proceso, permanecer constantemente indagando
sobre las ediciones actualizadas de los diferentes documentos. Dado el caso en que las entidades
que suministran documentos externos los actualicen a través de la página web, es responsabilidad
de los líderes de proceso garantizar la respectiva actualización y divulgación de los mismos al equipo
de trabajo.
La información documentada se identificará conforme lo establece el procedimiento
Fundamental.
La información documentada estará almacenada adecuadamente en los diferentes archivadores
del Colegio Internacional Cañaverales en carpetas individuales ya sea por consecutivo numérico, u
orden cronológico o por temas, dependiendo de la aplicabilidad para cada proceso. Los archivadores
de las diferentes áreas deben tener un nombre o numeración respectivos, con el propósito de
acceder con mayor facilidad a la ubicación de la información. Los responsables de conservar la
información documentada deben identificar los archivos conservados en las respectivas carpetas
de los usuarios en medio magnético, con nombres acordes a su contenido, ejemplo: cotizaciones
aprobadas, cotizaciones emitidas, entre otros.
Orden Cronológico
Fecha más reciente
Fecha más antigua
Orden numérico
1
9
Orden
alfabético
A
Z
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Código: PGC-05
Versión: 4
Fecha: 01/08/2017
Página: 4/13
La información documentada de recibidos en papel químico y que se disponga conservarlos
por lo menos durante un año, son fotocopiados y luego almacenados adecuadamente en
archivadores, bajo el criterio del líder de proceso.
La información documentada por medios electrónicos, serán almacenados en los equipos de la
empresa, bajo los lineamientos de la ruta de acceso establecida en el Control Documental (FGC-
11)
Con el propósito de garantizar la preservación de la información relevante para Colegio
Internacional Cañaverales a través del tiempo, se recomienda tener en consideración las siguientes
prácticas de buen manejo, buscando garantizar la legibilidad en los “documentos que conservaran
la información” que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad. En la medida de lo posible
No enmendar ni tachar los datos consignados en los “documentos que conservaran la
información”, en el caso en que se presente dicha situación, la persona que diligencia el documento
que conservará la información debe colocar una línea sobre el dato errado e ingresar al lado el
dato correcto; en el caso en que se requiera enmendar datos de información crítica para Colegio
Internacional Cañaverales solamente el líder de proceso puede autorizar la enmendadura,
colocando una firma abreviada al lado de la corrección.
Los datos consignados en los “documentos que conservaran la información” de manera manual
deben ser claros y en lo posible utilizar letra imprenta.
Identificar adecuadamente las carpetas con el fin de facilitar su ubicación.
Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades.
Cuando los “documentos que conservaran la información” no sea necesario diligenciar algunas
casillas, se debe escribir la palabra NA (no aplica) o una línea horizontal que atraviese la casilla.
La protección de los “documentos que conservaran la información” del Sistema Integrado de
Gestión tanto operativos como administrativos son preservados de plagas, humedad, sol y factores
ambientales, con el propósito de conservarlos de forma legible y prolongar su tiempo de vida útil.
ENMENDADURA
NOMBRE DE LA
CARPETA
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Código: PGC-05
Versión: 4
Fecha: 01/08/2017
Página: 5/13
Para garantizar el buen uso y entendimiento de los “documentos que conservaran la información” se
recomienda no consumir alimentos y bebidas en el momento de consultar y/o trabajar con los documentos.
A fin de garantizar la protección y preservación de los “documentos que conservaran la información
conservados físicamente, se ha establecido un control de roedores y plagas, a través de aplicación de
fumigantes y pesticidas, dicha actividad se realiza por medio de las campañas de fumigación que se llevaran
a cabo en la organización.
A fin de garantizar la protección de los “documentos que conservaran la información administrados en
medio magnético, se han dispuesto las siguientes medidas:
- Actualización permanente de un software antivirus que garantice el continuo monitoreo de virus que
puedan arriesgar la protección de la información.
- Los formatos presentan protección contra modificaciones lo cual permite que no se realicen cambios
en la información, adicionalmente, se mantiene un sistema en el cual los usuarios tienen acceso a los
documentos, sin embargo no pueden modificar, eliminar o ingresar información a la carpeta del Sistema
de Gestión de Calidad.
- Conservar los documentos en sus respectivos sitios y carpetas designadas para tal fin.
Medio Magnético
- Los documentos expuestos en la red (página web) se encuentran protegidos para la visualización
solamente de los usuarios asignados los cuales tienen todos los permisos solo de lectura.
- Es responsabilidad del Asistente de TIC´S generar la copia de seguridad a los documentos que hacen
parte del Sistema de Gestión de Calidad con una frecuencia mensual, teniendo en consideración que la
copia emitida se conservara en el servidor de la institución, en el cual se identificara con el nombre
"CALIDAD”. Cabe aclarar que la información se reescribe, por tanto únicamente se conserva la
evidencia del último mes, así mismo se realiza una segunda copia de seguridad en dispositivo nube local
NAS, servidor espejo y disco duro externo con el fin de garantizar la recuperación de la información en
caso de suceder algo al servidor.
El líder de los respectivos procesos dispone del acceso a los “documentos que conservaran la
información del Sistema de Gestión de Calidad. Existen algunos que se encuentran a disposición solo de
personal autorizado, de acuerdo al criterio del Director General, no obstante, a fin de garantizar la
recuperación de los “documentos que conservaran la información del SGC, dado el caso en que dichos
funcionarios se ausenten de la empresa y esto no afecte el mantenimiento del sistema, se dispone de copias
de seguridad, en donde se puede acceder a la información pertinente, adicionalmente, en el Control
Documental se han definido las rutas de acceso a los mismos, de tal manera que se facilite su recuperación.
Respecto a la retención de los “documentos que conservaran la información” son conservados en archivo activo
de acuerdo al criterio legal, contractual o lo que la organización considera pertinente, lo cual se registra en
el Control Documental; posteriormente los “documentos que conservaran la información” son almacenados y
conservados en archivo inactivo durante el tiempo establecido en los formatos anteriores o destruidos