Pg 14 etapp3

Göteborgs universitet

Inst. för tillämpad IT

Verksamheter och information

TIG016 ‒ Ht 2011

1

PROJEKTARBETE

Etapp 3

Grupp 14

Tobias Hjeltman [email protected]

Viktor Larsson [email protected]

Emil Larsson [email protected]

2011-12-19

Göteborgs universitet

Inst. för tillämpad IT

Verksamheter och information

TIG016 ‒ Ht 2011

2

1

Genomförbarhetsstudie Vårdcentralen Vårtan1. Organisatorisk nivå2. Ekonomiska aspekter3. Tekniska aspekter4. Operativa aspekter5. Risker6. Rekommendation

Analysdokument Vårdcentralen VårtanA.1 Uppgiften

1.1 Syfte1.2 SystemdefinitionVATOFA1.3 Omgivning1.3.1 Problemområde1.3.2 Användningsområde

2. Problemområde2.1 Kluster2.2 Struktur2.3 KlasserFullständigt strukturdiagram

3. Användningsområde3.1.1 Överblick3.1.2 Aktörer3.1.3 Användningsfall

3.2 Funktioner3.2.1 Funktionslista3.3 Användargränssnitt3.4 Den tekniska plattformen

4. Rekommendationer4.1 Systemets användbarhet och genomförbarhet4.2 Strategi4.3 Utvecklingsekonomi

Recension av artikelKällförteckning:

2

Genomförbarhetsstudie Vårdcentralen Vårtan

1. Organisatorisk nivåVårdcentralen vårtan är i behov av ett nytt informationssystem. I dagsläget sker all administration manuellt. Patienter bokas in i en kalender som sedan används för att tilldela läkare utifrån kompetens. Patienters journaler är i pappersform och lagras i källaren på vårdcentralen när de ej används. Läkares tjänstgöringslista förbereds manuellt och lämnas till läkare när denna påbörjar sitt arbetspass. Faktureringssystemet är också manuellt där fakturor upprättas för hand för att sedan skickas i kuvert till patient. Vårdcentralen Vårtan önskar nu införa ett datoriserat informationssystem och har lämnat följande kravspecifikation som de önskar att IS skall uppfylla: -Registrera patient-Registrera läkare-Registrera bokade tider-Skicka påminnelser till patient-Skicka faktura till patient-Skriva ut tjänstgöringslista-Utbilda ovana läkare för bättre diagnoser Vi ser ett system som kan hantera ovanstående punkter hade gett följande vinster för verksamheten genom att:

-Mäta tidsvinsten vid administration av patient-Minskar handläggningstiden-Minskar felbokningar

-Mäta tidsvinsten vid schemaläggning av läkare-Minskar administrationen?-Tilldelas patienter oftare läkare utifrån kompetens?-Minskar antalet överbokade läkare?

-Mäta effektiviteten av tjänstgöringslista-Minskar antalet dubbelbokningar?-Minskar antalet feldiagnoser?-Minskar antalet timmar då läkare är överbokade?

-Mäta antalet uteblivna besök

3

-Minska dessa genom påminnelser?-Ökar besöksfrekvensen?

-Mäta tidsvinst vid fakturering-Minskar handläggningstiden för hantering av fakturor?-Minskar antalet felfaktureringar?-Minskar antalet utbetalda fakturor?

-Ökar vårdcentralens effektivitet?

-Ökar patienttillströmningen?-Minska personalkostnader genom resursfördelning?

2. Ekonomiska aspekterAtt införa ett nytt informationssystem för vårdcentralen kommer att medföra stora kostnader. Dessa kostnader kan dock ställas i motvikt till de fördelar som systemet kommer att uppbringa för verksamheten. Direkta kostnader för systemet kommer att vara:

-Kostnader för utveckling av systemet-Kostnader för implementation av systemet-Kostnader för inköp av hårdvara såsom arbetsstationer samt servrar-Kostnader för utbildning av personal

Indirekta kostnader som är svåra att förutse kan komma att vara:-Driftstörningar i verksamheten under implementationsstadiet-Kostnader för dubbla diariesystem ifall hinder uppstår under implementationen-Konsultkostnader ifall implementationen misslyckats eller fel uppstår

Direkta vinstökningar som vi ser är:

-Minskad dubbelbokning av läkare vilket leder till ökad effektivitet-Minska handläggningstiden med fakturor-Bättre administration av journaler leder till lägre personalkostnader-Ökad lönsamhet för att mindre personal kan göra mer arbete

Indirekta vinstökningar vi ser är:

-En bättre och mer långsiktig planering av både personal och patienter-Ökad popularitet genom kortare väntetider samt enklare handläggning-En bättre arbetsmiljö i form av minskad stress och manuellt arbete-Digitaliserad fakturahantering kan ge minskad arbetsbörda-Rätt kompetens när det behövs, kan ge minskade kostnader i form av mindre

överbokade läkare.

4

3. Tekniska aspekterVi anser att det kommer att behövas köpas in mycket ny teknik för att det nya systemet ska fungera. Nya datorer, servrar och annan gängse teknik kommer att behöva införskaffas till det nya systemet och dess arbetsstationer. En förutsättning för att systemet skall kunna implementeras är även att en patientdatabas skapas. Säkerheten på denna databas måste vara hög för att skydda information om patienter. Även ett nätverk måste upprättas på vårdcentralen, också detta med hög säkerhet. I ett eventuellt fall att vårdcentralens databaser skall kopplas ihop med andra vårdcentraler rekommenderar vi att ett WAN upprättas för högsta möjliga säkerhet. Att utveckla ett system av den här storleken innebär att nya tekniska lösningar kommer att behövas köpas in för en hållbar utveckling.

4. Operativa aspekterVi anser att användarvänligheten inte kan vara för komplicerad vid användade av detta system. Detta på grund av att användarna oftast är sjukvårdsutbildade och generellt sätt inte har någon official datautbildning. Det måste även vara hög säkerhet på systemet då det skall innehålla patientuppgifter som är skyddade enligt Patientdatalagen (2008:355) vilket innebär olika nivår av tillgång till information. En introduktionskurs i samband med implementation bör hållas för att säkerställa att personalen är kompetent till att använda systemet. I tillägg till introduktionskurs rekommenderar vi att kontinuerlig utbildning sker tillsammans med konslutföretaget.

5. RiskerEn riskanalys är ett steg i riskhanteringsprocessen och genomförbarhetsstudien. I detta fall vill vi identifiera vilka risker som eventuellt kan uppstå när vårdcentralen Vårtan ska implementera sitt nya informationssystem. Vi har valt att bedöma riskerna i en procentsats för hur stor sannolikheten är att det eventuella hotet inträffar och hur stor skada det i så fall gör genom en konsekvensberäkning där vi använder oss av en skala mellan ett- tio. Där ett innebär minimala konsekvenser och där tio innebär katastrofala konsekvenser. När vi sedan har relevanta och korrekta siffror använder vi oss av formeln:

ズ Risken = sannolikheten * konsekvensen Vi anser att en möjlig risk för Vårdcentralen Vårtan är att systemet kan bli svårhanterligt för personalen i en uppstartsfas. En väldigt nogrann kravspecifikation är viktig för att systemet ska bli så tillfredställande som möjligt, eftersom ingen större IT kunskap finns

5

på Vårdcentralen kommer systemet att köpas in och utvecklas externt. Systemet ska både vara av hög användarvänlighet då det förmodligen är väldigt varierande nivå på IT kunkskapen och det ska vara väldigt driftsäkert och ha hög säkerhet. En annan risk vi identifierar är överförningsprocessen av de gamla analoga journalen in i vårt nya digitala informationssystem. Journalerna är en väldigt viktig del av läkarnas arbete för att behandla sin aktuella patient på ett adekvat sätt. Därför måste överföringen av journalerna in i det nya systemet ske med stor noggrannhet för att inte viktig information om patienten ska falla bort.I tabellen nedan har vi analyserat våra våra olika riskmoment och tagit fram sannolikhets och konsekvenssiffror vi anser stämmer relativt bra med verkligheten. Vi gav våra olika risker två olika utgångssätt, alternativ (1 och 2). I alternativ A1 gjorde vi antagandet att vår kravspecifikation var något för otydlig där vi inte poängterade hur viktig användarvänligheten i systemet var för oss. Vi gjorde också antagandet att personalen inte genomgått tillräckligt med utbildning för att kunna använda systemet på ett optimalt sätt. Alternativ A2 är således ett alternativ där vi åtgärdat dessa brister och vi ser då att riskerna vid implenteringen minskar avsevärt. Riskmoment B är riskerna med överföringen av journaler in i det nya system. Där har vi också två olika alternativ(1 och 2). Alternativ B1 i detta fall överföringen inte tas med stor noggrannhet och en del av informationen av journalerna kan på det sättet läcka ut eller helt enkelt försvinna. I detta alternativ sparas inte heller några säkerhetskopior vilket gör att om information har försvunnit är det borta för alltid vilket ger skyhöga konsekvenser. I alternativ B2 åtgärder vidtagits för att reducera riskerna vid överföringen och vi anser då att den totala risken minskar avsevärt. Riskmoment

Alternativ Sannolikhet i %

Konsekvens

Risk

A 1 0,75 (75%) 8 6

A 2 0,1 (10%) 6 0,6

B 1 0,8 (80%) 10 8

B 2 0,05 (5%) 2 0,1

Vi anser nu att att vi kan fortsätta till nästa fas i anskaffningsprocessen. Några av de eventuella riskerna är nu identifierade och vi har även ett par lösningar för att minimera dessa risker och hot. Vi anser att det är värt att lägga mer pengar på exempelvis grundliga personalutbildningar av det nya systemet för att på det sättet förhoppningsvis öka effektivitet av informationssystemet när det väl är implementerat och klart för användning.

6

6. RekommendationVi rekommenderar att regionen går vidare med att beställa ett informationsystem som kommer att utformas utifrån de behov som finns i vårdcentralens verksamhet. Informationsystemet kommer att utvecklas och byggas av utvald konsultfirma för att till högsta grad kunna uppfylla de ställda krav som vårdcentralen har gjort. Utvecklingen av detta informationsystem kommer att ske i samarbete med verksamhetens anställda, detta för att kunna garantera att resultatet i till den högsta möjliga grad kommer att vara tillfredställande. Det skall nämnas att ett sådant informationssystem beräknas kosta en ansenlig summa pengar men ifall regionen bestämmer sig för att inhandla detta system så kommer möjligheten att applicera detta system på resten av regionens verksamheter att finnas.

Analysdokument Vårdcentralen Vårtan

A.1 UppgiftenA.2 Problemområde

A.3 AnvändningsområdenA.4 Rekommendationer

7

A.1 Uppgiften

1.1 Syfte Vårdcentralen Vårtan är en vårdcentral i region Skåne som har bestämt sig för att utreda möjligheterna att införskaffa ett digitalisierat informationssystem. Systemet är tänkt att underlätta i den dagliga verksamhet som arbetet på Vårtan innebär. Verksamheten på vårtan består av patienter som söker sig till vårdcentralen för att få vård eller konsultationshjälp. De som arbetar på vårtan är sjukvårdspersonal i form av sjuksköterskor, undersköterskor, läkare samt administrativ personal med olika grader av utbildning. Målsystemet är tänkt att vara ett hjälpmedel för de anställda och skall kunna administerar bokningar, tilldelning av läkare, journalföringssystem, fakturahanteringssystem. Systemet skall även administrera patientinformation, information om anställda och deras tjänstgöringstider. Ett önskemål är även att systemet skall kunna användas för intern utbildning av personal för att kunna höja kvaliten på vården genom bättre ställda diagnoser.

1.2 SystemdefinitionEtt datasystem som används för att underlätta och effektivisera det dagliga arbete på vårdcentralen Vårtan och digitalisera journalhanteringen. Systemet kommer att vara ett administrativt verktyg verktyg för personal, sjuksköterskor och läkare men kommer också latent fungera som ett kommunikationsverktyg personalen emellan. Informationssystem kommer bland annat kunna hantera patientbokningar, journaler, recept och personalschemaläggning.

VATOFA Villkor: Ett system utvecklat med nära samarbete med personal från de olika av delningarna på vårdcentralen.Användningsområde: Läkare och sjuksköterskor som ska effektivisera arbetet i en vårdcentral. Teknologi: Arbetstationer med PC eller Macdatorer, servrar och diverse säkerhetsutrustning för lokala nätverk o.s.v. Objekt: Läkare, sjuksköterskor, administrativ personal, patienter, journaler, bokning, faktura och recept.

8

Funktionalitet: Att digitalisera alla personjournaler och öka effektiviteten kring hela allt arbete i vårdcentralen. Ska blir ett stöd för patientadministration och journalföring. Ansvar: Ett verktyg för administration och kommunikation mellan sjuksköterskor och läkare och ett journalhanteringssystem.

1.3 Omgivning Vi har försökt modellera verksamhetens omgivning med följande två modeller. Den första visar en rik bild av vårdcentralens omgiving:

Nedan har vi försökt modellera verksamhetens informationsflöden med hjälp MBI metoden:

9

1.3.1 Problemområde Målsystemet skall kunna registrera patienter som söker sig till vårdcentralen. I de fall de inte varit i kontakt med vården tidigare skall det upprättas en journal specifikt för den personen. Har personen varit i kontakt tidigare med vård på annan ort skall deras journal kunna läggas till i systemet. Journal skall innehålla all relevant information om

10

en persons tidigare vårdhistorik. Systemet skall även innehålla en schemafunktion där man skall kunna tilldela patienttider till läkare utefter de tider som är tillgängliga som besökstid. Dessa skall leda till en bokning av tid som skickas som bekräftelse till kund. Vidare skall systemet innehålla funktioner för att registrera aktiv personal som arbetar på vårdcentral, samt deras områden om vilka de är aktiva i. Utifrån denna funktion skall man kunna tilldela läkare utifrån kompetens till de patienter som är i behov av den specifika kunskapen. Det skall även gå att skriva ut tjänstgöringslistor och schema för personal. Journaldelen av systemet skall innefatta information om diagnos, vårdhistorik, nuvarande och tidigare behandling. Läkemedel som tas för tillfället samt historik över läkemedelsförskrivning. Det skall även gå att ordinera recept direkt i systemet som skall skickas som e-recept till valfritt svenskt apotek. Denna del av systemet skall även innehålla en informationsanknytning till FASS där man snabbt kan söka och få information om ett specifikt läkemedel. Den önskade fortbildningsfunktionen skall systemet kunna hantera genom att läkare skall lägga in avpersonifierad information om olika fall och diagnoser, samt hur de har valt att behandla dessa olika fall. Detta skall kopplas till en resultatdel så att oerfarna läkare kan gå in och göra en sökning och därmed kunna få mer kunskap om olika diagnoser och fall.

1.3.2 AnvändningsområdeMålsystemet ska ge vårdcentralen organisation och verksamhet en digital journalhantering vilket innebär att alla journaler ska bli införda i en databas. Det ska hjälpa patienterna att snabbare få träffa en sjuksköterska för bedömning genom att det nya systemet gör schemaläggningen effektivare. Patienten får då en snabbare bedömning och får träffa en läkare snabbare som på ett enkelt sätt har tillgång till patientens journal och det gäller även om personen är folkbokförd i en annan del av landet.Det hjälper läkaren att snabbare skriva ut recept på medicin då patientens sjukdomhistoria snabbt går att identifiera. Den adminstrativa personalen har bättre koll på bokningssystemet för läkare och sjuksköterskor och kan därför undvika dubbelbokningar o.s.v på ett enklare sätt. System ska kunna skicka faktura till patienten, utbilda ovana läkare för bättre diagnoser, skicka påminnelser till patienter och skriva ut tjänstgöringslistor till läkarna.

11

En sammanfattning av de väsentligare uppgifterna i systemets användningsområde:Registrera patientBoka och registrera sjuksköterskaBoka och registrera läkareDigital journalhanteringSchemaläggningHantera receptSkicka fakturaRegistrera bokade tiderUtskrift av tjänstgöringslista och schemaUpprättande av digital fortbildningsdatabas

2. Problemområde

2.1 Kluster Vi har indentifierat följande kluster för vårat system

2.2 Struktur Superklasserna journal och faktura har en förbestämd struktur som inte ändras. Det är orelevant för systemet om en journal är gammal eller ny tex, likaså om en faktura är betald eller obetald. Det är bara attributen som förändras medan strukturen behålls.

12

Ovan visas strukturen hos klustret Person. En person i verksamheten kan inneha en eller flera roller. Även patienter har vi valt att lägga i denna klass då de också är personer som berör verksamheten.

Ovan visas strukturen hos klustret behandling.

13

Behandling består av en bedömning och en ordination som består av en eller flera delar av läkemedel, rehabilitering eller konsultation.

Ovan visas strukturen för schema. Ett schema kan se olika ut beroende på vilken typ av schema det är som figuren visar. Ett schema kan alltså vara ett bokningsschema eller ett personalschema baserat på tjänstgöringslista

Klustret bokning har ingen inbördes struktur utan består endast av en klass.

14

2.3 Klasser PersonKlassen person är en sammanfatting av de roller som en eller flera personer på vårdcentralen kan inneha.

Attribut: namn, adress, telefonnummer, e-mail, personnummer, roll

Som visas ovan så är både patienter och anställda en del av person klassen. Patienter finns kvar i systemet tills de dör i form av journaler som förstörs endast efter en persons död. Som anställd finns man med i systemet tills man avslutar sin anställning. RollKlassen roll specificerar personens uppgifter i systemet. Denna skiljer de anställda från patienter. Attribut: administrativ personal, läkare, sjuksköterska, patient Anställd

15

Klassen anställd innefattar de som är anställda på vårdcentralen.Attribut: Anställningsår, lön, anställningsår Nedan visas tillståndsdiagram för klassen anställd

LäkemedelKlassen läkemedel används i systemet för att skapa en överblick över vilka läkemedel som har föreskrivits till en specifik patient. Attribut: Namn,tillverkare, aktiv substans, dosering, styrka

16

LäkareKlassen läkare specificerar de olika attribut läkarna på vårdcentralen samt innehåller information om den specifika läkaren. Klassen läkare kan delas ner i följande subklasserSubklasser: Specialist-, distrikts- och hyrläkare.Attribut: Anställningsdatum, anställningstyp, lön, id-nr

SjuksköterskaKlassen sjuksköterska är en subklass till klassen roll som en anställd kan ha på vårdcentralen.Attribut: Anställningsår, lön, id-nr Administrativ personalKlassen administrativ personal är en subklass till klassen roll och tilldelas anställda som arbetar som tex receptionist eller läkarsekreterareAttribut: Anställningsår, lön, id-nr

17

PatientKlassen patient är en subklass till klassen roll och tilldelas de som behandlas på vårdcentralen.Attribut: journalbokförd, vårdcentrallistad,

Patientfall Patientfall är en klass som beskriver en patient som besöker vårdcentralen och får någon typ av vård eller behandling därifrån. En patient kan ha flera patientfall över tid.

Attribut:bedömning, läkemedel, rehabiliteringsplan, och

konsultation

18

DokumentDokument är en klass som beskriver hur de olika typerna av dokument hanteras på vårdcentralen. De dokument som finns är recept, journal, schema och faktura och figuren nedan visas deras beetendemönster. Dokument kan även delas i följande

Attribut: Medicin, diagnos, arbetstider, journalanteckning, tjänstgöringslista.

JournalJournal är ett centralt verktyg i verksamheten. En journal upprättas i samband med att en person kommer i kontakt med sjukvården för första gången. Detta system tillåter en behörig personal att upprätta en journal och lagra den i en gemensam patientdatabas. En journal följer en patient genom hela livet och det är ej tillåtet att redigera innehållet i denna. Endast då en patient har avlidit får journalen förstöras. Nedan visas ett tillstånd för klassen journal

SchemaKlassen schema är en subklass till dokument. Alla anställda på vårdcentralen har ett personligt schema. Schemat ligger även till grund för de tjänstgöringslistor som skrivs ut till läkare, men i vissa fall gör tjänstgöringslistorna inverkan på schemat. Nedan visas ett tillståndsdiagram för klassen schema

19

BokningNär en patient blir inbokad på en ledig tid till vårdcentralen skapas ett objekt av klassen bokning. Detta objektet innehåller information om vem patienten är bokad hos, samt vilken dag och vilken tid. Detta objektet länkar sedan samman patient och läkare.Attribut: Dag, tid, klockslag och plats. Nedan visas ett tillståndsdiagram för klassen bokning

Händelsetabell

20

Nedan har vi listat kandidater till en händelsetabell:

Registrera patientRegistrera läkareBoka patientbesökPåminnelse skickadBoka läkareSkriv ut receptRecept förnyatJournal skapadJournal uppdateradJournal utgåttInlärningsfall upprättatInlärningsfall uppdateratInlärningsfall borttagetFakura skapad

Faktura skickadFaktura betaldFaktura borttagenRegistrera anställdRegistera semesterRegistrera arbetstiderSkapa schemaSkapa tjänstgöringslista

Utifrån dessa händelsekandidater har vi sammanställt en händelsetabell med relevanta händelser som påverkar flera klasser i systemet. Denna tabell redovisas nedan:

Klass

Händelsetabell Läkare Patient Anställd Journal Faktura Schema

Registrera patient X X

Registrera bokade tider X X X

Boka läkare X X X

Journal skapad X X

Skicka besökspåminnelse

X X

Inlärningsfall upprättat X X

21

Faktura skickad till patient

X X X

Skapa schema X X

Registrera semester X X X

Skapa tjänstgöringslista X X X

Recept förnyat X X X

Fullständigt strukturdiagram Nedan visas ett fullständigt strukturdiagram över modellen

3. Användningsområde

3.1.1 Överblick

22

Vi har indentifierat två stycken aktörer i systemet samt 26 användningsfall.

3.1.2 Aktörer LäkareSyfte: En person med rättigheter att använda en avgränsad del av systemet med inriktning mot behandling av patienter. Detta utförs med hjälp av ett fönsterbaserat gränssnitt. Beskrivning:De personer som använder dessa funktioner använder datorer i sitt dagliga arbete och man kan därför anta att de har god generell datorvana.

23

Exempel:En läkare använder sig av systemet efter avslutat patientärende för att föra in väsentliga detaljer om patient i systemet. En läkare kan även ordinera recept och skicka dem som e-recept till utvalda apotek. AnställdaSyfte: De personal som har tillgång till systemet men inte har titeln läkare. Vi utgår ifrån att de som arbetar på vårdcentralen är personer med olika bredd av sjukvårdsutbildning och har valt att kalla dem anställda. Dessa personer hanterar en avgränsad del av systemet med inriktning mot administrativa uppgifter. Detta utförs med hjälp av ett fönsterbaserat gränssnitt. Beskrivning:De personer som använder sig av programmet kommer att ha varierande kunskap och erfarenheter av arbete med olika system och datorer. Exempel:En sjuksköterskeutbildad personal använder systemet för att ta emot och upprätta patientärende. Denna personal har även tillgång till journal för att föra journalanteckningar.

3.1.3 Användningsfall De 26 användningsfallen vi har valt ut för systemet att hantera kan delas in i ett flertal olika kategorier

ズ Registrera anställd/patient/läkareズ Ändra person

Dessa användarfallen uppdaterar modellen med relevanta fakta såsom namn, adress, personnummer, roll. Ändra person uppdaterar modellen ifall man måste ändra på någon av dessa attribut. Användarfall: Registrera personEn person har kontaktat vårdcentralen men finns inte med i registret sedan tidigare. Den mottagande personalen öppnar systemets huvudfönster och klickar på knappen “Lägg till ny...”, personen får nu tre val: Patient, läkare eller anställd. Personalen klickar på patient och får nu ett flertal inmatningsrutor som skall fyllas i med kontaktuppgifter. När personalen sedan klickar på slutför så är personen registrerad som patient i systemet. Användarfall: Ändra personEn läkare som är anställd på vårdcentralen har bytt adress och har flyttat. Han ber

24

en person som är administrativ personal om hjälp att ändra sina uppgifter. Personen klickar på “Sök person...” knappen i huvudfönstret. Personen blir nu ombedd att mata in den berörda personens personnummer i systemet och klickar sedan på sök. Om en matchning hittas klickar personen på namnet och får upp fullständig kontaktinformation om objektet. Nu kan personen klicka på “Ändra” knappen och får då möjlighet att ändra på något av de värden som är ifyllda, alternativt lägga till ett nytt värde så som ett nytt telefonummer. När personen klickar på “Spara” sparas informationen i systemet och man kommer tillbaka till huvudskärmen. *Upprätta schema/tjänstgöringslista/bokning*Ändra schema/tjänstgöringslista/bokning Dessa användarfall syftar till att understödja personalens arbetsstider till en schemafunktion som är en del av systemet. Användarfall upprätta schema: Ett schema har upprättats av schemaansvarig på vårdcentralen och skall nu lägga in arbetstiderna för en anställd i systemet. Personen klickar på “Lägg till” i huvudmenyn. Personen får nu ett antal alternativ och klickar på “schema”. Nu får personen upp en sökruta som frågar efter id-nr till den person det gäller. Personen matar antingen in id-nr på den aktuella personen eller använder sökfunktionen för att hitta korrekt person. Sedan väljer personen datum alternativ och väljer med hjälp av rullgardninsmenyn eller inmatningsrutan det aktuella datumet som skall föras in i systemet. Sedan väljer personen på samma sätt vilka tider som skall föras in i systemet. När personen är färdig klickar han/hon på lägg till ny alternativt spara/återgå. De nya värdena är nu inlagda i systemet. Användarfall ändra bokning:En patient(pat) har ringt till vårdcentralen med förhinder för en tidigare bokad tid. Personal(pers) som administerar systemet hjälper till med att boka om pat. Pers klickar på knappen sök och får nu upp ett antal olika förslag. Pers väljer att söka på pat’s personnummer och får fram befintlig bokning. Pers markerar denna och klickar på “Ändra”. Pers får upp en kalendervy med aktuell läkares befintliga schema den närmasta tiden. Pat och pers kommer överens på telefon om en ny ledig tid. Pers markerar dagen och fyller i värdet “tid från” och “tid till” och klickar på slutför. Pat är nu bokad till aktuell läkare på det förvalda datumet och tiden. Pers avslutar genom att klicka på “Spara och återgå”.

ズ Upprätta journal, inlärningsfallズ Ändra/uppdatera journal, inlärningsfall

25

Användarfall Upprätta journal En patient(pat) har fått en behandling mot inflammation i armbåge. En läkare(pers) på vårdcentralen har skrivit ut kortison och skall upprätta en journal då detta var första gången pat besökte denna vårdcentralen. Pers klickar på “Lägg till” knappen i huvudfönstret. Pers klickar sedan på “Journal”. Nu måste pers logga in med sitt ID-nr som ger han/hon tillgång till att använda allal journal funktionerna. Pers klickar sedan på “Skapa ny” och får fylla i ett personnr, när detta är gjort söker systemet fram namn och adress på den aktuella pat som har registrerat sig när han/hon bokade tiden. Pers fyller nu i de olika textfälten behandling, orsak till besök samt ifall pers har gått igenom tidigare sjukdomshistorik. Pers fyller även i vilket läkemedel han/hon har föreskrivet. Pers skriver under att det är han/hon som har behandlat pat och klickar sedan på “Spara”. Systemet har nu sparat ett digitalt journalblad med information om det aktuella besöket. Pers klickar på återgå och får en fråga om han/hon vill återvända till huvudfönstret. Användarfall Upprätta inlärningsfall Läkare eller annan personal(pers) skall skapa ett inlärningsfall att ha som underlag för utbildning av nya läkare eller för dokumentation av hur en behandling av ett ovanligt fall har gått till. Pers klickar på “Lägg till” och väljer sedan “Inlärningsfall” ifrån listan med valmöjligheter. Pers kan sedan fylla i attribut som ålder, kön, tidigare diagnoser, tidigare behandlingar, sjukvårdshistorik. Pers får lämna en beskrivning av fallet och de symtom som är aktuella för fallet, pers klickar på nästa när detta är utfört. Nu får pers fylla i en behandlingslista med ett kommentarsfält där pers kan motivera den behandlingen pers ordinerat. Om pers vill lägga till ytterligare en behandling kan pers bara klicka på “Lägg till” och sedan “Behandling” så kommer de att lägga sig i kronologisk ordning. När pers är färdig med behandlingsdelen klickar pers på “nästa”. Nu befinner pers sig i resultatdelen. Pers kan nu fylla i vilka resultat som har uppnåtts med behandling samt lämna kommentarer på dessa. Pers klickar på nästa för att komma till utvärderingssidan. Här fyller pers i sin utvärdering av hela fallet och om behandlingen var lyckad samt vad som hade kunnats göra annorlunda. När pers nu klickar på slutför kommer han befinna sig på sammanställningssidan som visar en sammanställning över inlärningsfallet och visar hur det kommer att visas för andra användare. Pers kan nu klicka på “spara” för att spara arbetet utan att publicera det, då sparas det på pers inloggning. Eller så väljer pers att klicka på “Publicera” så publiceras inlärningsfallet på vårdcentralens interna system synligt för de personer med rättigheter att granska materialet.

3.2 Funktioner

26

3.2.1 Funktionslista Nedan visas en lista över funktioner som Vårdcentralens system skall komma att stödja.

Specifikation av funktionerDe enda komplicerade funktionerna i vårt huvudsystem är kontrollera program och boka tid. Kontrollera program är komplicerad då den gör en avläsning och beräknar om funktionaliteten i systemet är intakt. Boka tid är komplicerad för att den måste söka bland lediga poster i systemet.Skicka fakturapåminnelse är en signal, systemet skapar den och skickar en signal till användaren av systemet som i sin tur kan skicka fakturapåminnelsen till personen.

3.3 Användargränssnitt SpråkSvenska kommer att vara det officiella språket i systemet. Det kommer även att användas sjukvårdsterminologi inom systemet då det är riktat till sjukvårdspersonal. En handbok på svenska kommer att upprättas i takt med att systemet utvecklas. Dialogstil

27

Systemet kommer att ha en fönsterbaserad dialogstil med rullgardinsmenyer och bekräftelseknappar. Gränssnittet ska vara enkelt och funktionellt och neutrala färger.Det kommer att finnas en “tillbaka” knapp på varje sida för att användaren skall kunna backa ett steg i taget. I huvudmenyfönstret ska du kunna nå alla funktioner i systemet som tex registrera patient, boka tid och skriv ut schema. Huvudfönstret blir hjärtat i systemet och när du väljer funktioner där så kommer det att öppnas ett nytt fönster med funktionen som du valt. I rullgardinsmenyn för alla fönster finns det en hemknapp som du enkelt kan nå huvudfönstret med, funnktionaliteten ska vara stor och gränssnittet ska vara användarvänligt. På nästa sida visas ett exempel på det tänkta systemets gränssnitt visande huvudfönstret.

Som visas ovan finns det ett antal snabb-knappar till de mest väsentliga funktionerna i systemet. Genom att använda dessa kommer man direkt till den funktion som de

28

representerar. Vill man använda sig av mer komplicerade funktioner använder man meny-knapparna på översta raden. Gränsnittet journalNedan visas ett första utkast på en digital journal så som de kan komma att se ut i systemet.

29

30

3.4 Den tekniska plattformenSystemet kommer att utvecklas för PC datorer sammanlänkade i ett nätverk med ett antal databaser tillkopplade. Systemet kommer att programmeras i Java som är ett objektorienterat programspråk. Till detta kommer en fjärrstyrningsapplikation att utvecklas för support av systemet från annan plats. Användargränssnittet är fönsterbaserat med genvägar. Systemet kommer att användas med PC, bildskärm och mus.

4. Rekommendationer

4.1 Systemets användbarhet och genomförbarhetImplemmenteringen av systemet kommer att ske successivt då det kommer att hantera journaler och de måste finnas tillgängliga på två olika sätt om något skulle gå snett. En läkare behöver alltid ha tillgång till journalen för att göra en bedömning av patienten. Gränssnittet kommer att utvecklas med läkare och administrativ personal på vårdcentralen för att de ska kunna ge sin syn och funktionaliteten och användbarheten ska bli så bra som möjligt för användarna av systemet. Eftersom det här är ett stort projekt som kommer att ta förhållandevis lång tid att utveckla och ha en lång implementeringfas så är det viktigt att genomförandet får ta den tid det tar då den hanterar väldigt viktiga dokument. Att utveckla själva plattformen till systemet bör inte vara några större problem utan den största utmaningen blir att digitalisera alla personjournaler. Systemet ska kunna vidareutvecklas och växa i takt med att befolkningen och vårdcentralen väer.

4.2 StrategiKunden, användarna och systemutvecklarna har enats om att bygga en mindre prototyp för test av systemet. En mindre utvecklingsgrupp bestående av slutanvändare, systemutvecklare och programmerare kommer att sättas samman ifall kunden beslutar sig att gå vidare med utvecklingen av systemet. Utvecklingen av prototypen kommer att ta cirka 3-5 arbetsveckor.

31

4.3 UtvecklingsekonomiUtvecklingstiden för det beskrivna systemet kan preliminärt beräknas att ta 6-9 personmånader i anspråk med en implementationsperiod på 2 veckor. Kostnaden för systemet kommer att diskuteras med regionen.

Recension av artikel

32

COSMIC - syndabock eller frälsare? [Elektronisk resurs]: En fallstudie av införandet av och arbetet med ett IT-system för vård- och patientadministration inom Landstinget i Östergötlandtillgänglig 2011-12-14 Artikeln vi valde handlar om införskaffandet och implementreringen av ett system som heter COSMIC. Artikeln berör tesen om COSMIC är en frälsare eller syndabock för vården. Vi valde denna artikel då den liknar vårat fall med vårdcentralen Vårtan till hög grad. Studien kartlägger de för och nackdelar som ett informationssystem bidrar till en verksamhet inom landstinget.Systemet som implementerats bidrar till en digitalisering av det administrativa arbetet för landstinget i Östergötland. I studien tar de särskild hänsyn till och belyser fyra teman och de är verksamhet och IT, kompetens och arbete, tillit och säkerhet samt privat respektive offentligt.. Systemet hjälper till genom att ge möjligheten till att skriva journalhandlingar och förskriva e-recept. Vi kan läsa i artikeln om vad som verkar vara en väldigt lyckad implementationsprocess där man har använt sig av “Superanvändare”, det vill säga användare som fått extra utbildning för att hjälpa de vanliga användarna om problem uppstod. Dessa användare var vid implementationstillfällena iklädda gula västar för att vara synliga och snabbt kunna hjälpa till vilket resulterar till mycket snabb hjälp vid osäkerhet vid hanterandet av systemet. Vi kan se klara likheter med vårt system om man snabbt går igenom artikeln. Svårigheterna med digitalisera patientjournaler, remisskrivning och receptutskrivning men samtidigt kan vi se hur stort behovet av detta är. För att förstå hur stort och komplext systemet är hittade vi intressanta fakta i artikeln. Under perioden vecka 8 år 2007 till och med vecka 52 år 2010 registrerades 11970 stycken användare, 477456 stycken patienter och 17 511 165 stycken journalanteckningar enligt Landstinget i Östergötland. Det här visar hur mycket ett informationssystem kan underlätta för vården. Vi anser att artikeln är väldigt intressant utifrån vårat arbete under etapp 3 med vårdcentralen som egentligen handlar om samma process, fast i mindre skala.

Källförteckning: Tryckta källor

33

Bojic Paul, Greasley Andrew, Hickie Simon, Business Information Systemsfourth edition, Pearson Education Limites, 2008. Lars Mathiassen, Anders Munk- Madsen m fl, Objektorienterad design och analys, tredje upplagan, Studentlitteratur 2008. Dag Ingvar Jacobssen och Jan Thorsvik, Hur moderna organisationer fungerar, andra upplagan, Studentlitteratur 2010.

Utdrag ur Microsoft project

Nedan visas ett utrdrag över de olika uppgifterna i etapp 3 med tillhörande Gantt-schema

Nedan visas ett utdrag från resurs användningen inom gruppen.

Eftersom vi har arbetat i grupp ser våran resursfördelning i princip identisk ut. Behövs det fler utdrag

ur MS Project så kontakta oss.