PETUNJUK TEKNIS PERMAHI

PETUNJUK TEKNIS ORGANISASIPERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA

( PERMAHI )

PENDAHULUAN

Petunjuk Teknis PERMAHI adalah pengaturan terhadaptata kerja dalam menjalankan organisasi PERMAHI.

Prosedur Teknis merupakan pedoman standar operasionalorganisasi, guna mewujudkan suatu organisasi yang tertib,kosisten, efektif, dan efisien.

I. ADMINISTRASI

Penjelasan Umum

Yang dimaksud dengan administrasi adalah segala hal yangberhubungan dengan ;

1. SURAT a. Jenis Surat

a.1. Surat Ketua DPP, adalah surat yang dikeluarkan danditandatangani oleh Ketua DPP dan Sekretaris UmumDPP yang disertai stempel DPP PERMAHI. Untukkeperluan internal maupun eksternal.

a.2. Surat Ketua DPC, adalah surat yang dikeluarkan danditandatangani oleh Ketua DPC dan Sekretaris UmumDPC yang disertai stempel DPC PERMAHI. Untukkeperluan internal maupun eksternal

a.3. Surat Kepanitiaan, adalah surat yang dikeluarkandan ditandatangani oleh Ketua Panitia, SekretarisPanitia, dan diketahui oleh Ketua Umum Cabanguntuk keperluan pelaksanaan kegiatan.

b. Penomoran Surat

b.1. Surat Ketua DPPPenomoran surat mengikuti tata cara sebagaiberikut :

Nomor : [A]/Ka.DPP [B]/[C]/[D]/[E]Penjelasan :[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0.[B] adalah ”Pusat” yang bersangkutan.(singkatan3 hururf besar) lihat daftar singkatan.[C] adalah ”Tentang” dengan singkatan.[D] adalah ”Bulan” dengan angka romawi[E] adalah ”Tahun” dikeluarkan.

Untuk ”Tentang” terbagi sebagai berikut ;1. Keputusan, disingkat : Kep.2. Mandat, disingkat : Mdt.3. Rekomendasi, disingkat : Rek.4. Maperca, disingkat : Mpc.5. Pelatihan Pimpinan Organisasi, disingkat : PPO.6. Pengangkatan Pengurus, disingkat : Khusus.7. Peringatan dan teguran, disingkat : Spt.8. Latihan Dasar Kepemimpinan, disingkat : LDK9. Umum, disingkat : Umum

b.2. Surat Ketua DPCPenomoran surat mengikuti tata cara sebagaiberikut :

Nomor : [A]/Ka.DPC [B]/[C]/[D]/[E]Penjelasan :[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 0.[B] adalah ”Cabang” yang bersangkutan.(singkatan3 hururf besar) lihat daftar singkatan.[C] adalah ”Tentang” dengan singkatan.[D] adalah ”Bulan” dengan angka romawi[E] adalah ”Tahun” dikeluarkan.

Untuk ”Tentang” terbagi sebagai berikut ;10. Keputusan, disingkat : Kep.

11. Mandat, disingkat : Mdt.12. Rekomendasi, disingkat : Rek.13. Maperca, disingkat : Mpc.14. Pelatihan Pimpinan Organisasi, disingkat : PPO.15. Pengangkatan Pengurus, disingkat : Khusus.16. Peringatan dan teguran, disingkat : Spt.17. Latihan Dasar Kepemimpinan, disingkat : LDK18. Umum, disingkat : Umum

Contoh :Nomor : 05/Ka.DPC PDG/Rek/III/2008

b.3. Surat Kepanitiaan Penomoran surat mengikuti tata cara sebagai

berikut :Nomor : [A]/Permahi.[B]/[C]/[D]/[E]Penjelasan :[A] adalah “Nomor” yang dimulai dengan angka 1.[B] adalah ”Cabang PERMAHI” disingkat tiga huruf.[C] adalah bentuk kegiatan[D] adalah ”Bulan” yang ditulis dengan angka Romawi[E] adalah tahun dikeluarkan

Contoh : Nomor :1/Permahi.PDG/Mpc/VI/2009

c. Format Surat c.1. Kop Surat Mengikuti format sebagai berikut :

DEWAN PIMPINAN CABANGPERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA

MEDAN

Keterangan :- Kertas A4- 80 gram

- 1. Huruf Arial 16- 2. Huruf Arial 14- 3. Huruf Arial 16

c.2 Stempel

c.3 Surat Umum

Mengikuti format sbb :

Nomor :--------- Tanggal------- Perihal :---------

Lamp. :---------

Kepada Yth ------------. ------------.

Dengan Hormat,

--------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.

Ketua Umum Sekretaris

Tembusan :1.-----------2.-----------3. dst4. Arsip

c.4. Tata Tertib Surat

A. Urutan nomor surat dikoordinir dan diatur olehsekretaris cabang

B. Penomoran dan penstempelan dilakukan olehsekretaris cabang

C. Setiap surat harus diberikan satu copy/aslikepada sekretaris cabang sebagai arsip

c.5. Dokumentasi Keanggotaan

a. Data setiap anggota dikumpulkan dalam sebuahbuku daftar anggota yang berisikan informasisbb :1) No. Anggota :2) Nama :3) Tempat & Tanggal Lahir :4) Alamat :5) Agama :6) Angkatan di PERMAHI :7) Universitas :8) Semester :9) Jabatan :

b. Pengelolaan data anggota dilakukan olehsekretaris cabang

c.6. Perpindahan Anggota

Prosedur perpindahan anggota dari satu cabang kecabang lain, mengikuti prosedur sebagai berikut :

1) Mengajukan pemberitahuan kepada ketua DPCcabang asal dengan menyebutkan : a) data

keanggotaan, b) alasan, c) cabang baruyang dituju

2) Ketua DPC dimana pemohon berasalmengeluarkan rekomendasi kepindahankeanggotaan dengan mengeluarkan suratrekomendasi

3) Ketua DPC yang dituju akan mendaftarkankeanggotaan yang bersangkutan setelahmelakukan konfirmasi kepada cabang asaldengan menyatakan kesediaan. Tembusansurat dimaksud disampaikan sebagai petikankepada pemohon

c.7. Pengunduran Diri Anggota

Pengunduran diri sebagai anggota PERMAHI secaraformal dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :1. Anggota yang bersangkutan mengajukan surat

pengunduran diri kepada Ketua Umum Cabang2. Ketua DPC mengeluarkan surat keputusan

tentang pemberhentian sebagai anggota

II. PROSEDUR KEUANGAN Yang dimaksud dengan prosedur keuangan adalah : pengaturanseluruh hal yang menyangkut dengan pemasukan, pengeluaran,dan laporan pertanggungjawaban terhadap keuangan.

II.1. Penjelasan Umum

Anggaran terbagi menjadi dua :

A. Anggaran TetapB. Angggaan kegiatan Tertentu (Proposal)

Add.A ; Anggaran TetapAdalah anggaran rutin yang dibutuhkan untuk kebutuhanoperasional harian organisasi, meliputi :

a. Kebutuhan ATK.b. Kebutuhan Komunikasic. Kebutuhan Perjalanand. Kebutuhan Konsumsi

Add. B ; Anggaran Kegiatan TertentuAdalah anggaran yang dibutuhkan untuk suatu kegiatantertentu, di mana kegiatan tersebut didasari atas :

a) Surat Ketua DPC atas kegiatan tersebutb) Proposal yang dibuat dan ditandatangani oleh

anggota dan/atau panitia yang dibentuk berdasarkanSurat Ketua DPC dimaksud.

Untuk kebutuhan anggaran kegiatan tertentu, sumber anggaranberasal dari :

a) bantuan keuangan DPCb) Sponsorship/sumbangan/hibah/donasi dari pihak

tertentu yang tidak mengikat

II.2. Pengaturan dan Tata Cara Pembuatan Anggaran

II.2.1. Daftar anggaran tetapa) Setiap satu masa kepengurusan wajib membuat

daftar anggaran tetap, yang dibentukberdasarkan kebutuhan minimal yang diperlukan.

b) Daftar anggaran tetap tersebut terdiri dari :1. Sumber Pendanaan/Pendapatan2. Kebutuhan/biaya

c) Daftar anggaran tetap ditetapkan dalam suatukeputusan ketua DPC

d) Daftar anggaran tetap merupakan pedoman daribendahara untuk mengeluarkan anggaran tersebut

e) Jika terdapat kebutuhan rutin yang tidakterdapat dalam daftar anggaran tetap yangtelah ditandatangani oleh ketua, makakebutuhan tersebut harus mendapat persetujuantertulis dari Ketua umum dan sekretari cabang

II.2.2 Anggaran kegiatan tertentu

a) Kebutuhan anggaran dalam kegiatan tertentudibuat berdasarkan proposal kegiatan yangtelah ditandatangani anggota atau oleh ketuapanitia dengan sekretaris panitia dengantandatangan ”Mengetahui” Ketua DPC.

b) Daftar kebutuhan anggaran kegiatan tertentu,yang minimal terdiri dari :1. Biaya Kesekretariatan2. Biaya Pengadaan Barang3. Biaya Operasional

c) Daftar kebutuhan anggaran untuk kegiatantertentu yang dilakukan oleh perorangan,diajukan dengan mengajukan surat permohonandana kepada Ketua DPC, yang minimal berisikanhal :1. Dasar pengajuan anggaran2. Kebutuhan anggaran yang maksimal terdiri

dari :a. Tempat dan tanggal kegiatanb. Tanggal dana dibutuhkanc. Jumlah anggota yang ikutd. Biaya Transportasie. Biaya Penginapanf. Biaya Konsumsi

II.3. Sumber Pendanaan (Pendapatan)

Jenis-jenis sumber pendanaan :a) Iuran tetap anggotab) Sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu yang

tidak mengikatc) Sponsorship yang tidak mengikat

Pengaturan Umum :a) Setiap anggota wajib membayar iuran tetap anggota yang

besarnya ditentukan berdasarkan surat keputusan KetuaDPC

b) Dana yang diperoleh dari iuran anggota dikelola olehbendahara cabang

c) Setiap sumbangan/hibah/donasi dari pihak tertentu,harus disetujui oleh Ketua DPC dan sekretaris cabangdan dikelola oleh bendahara cabang

d) Setiap dana yang berasal dari sponsorship untuk suatukepanitiaan kegiatan harus disertai kwitansipenerimaan dari ketua pelaksana atau penerima mandatkegiatan tersebut

e) Setiap dana sisa dari suatu kegiatan harusdikembalikan kepada bendahara cabang

f) Dana yang dikembalikan dimasukan kedalam daftaranggaran

g) Bendahara wajib memberikan kwitansi penerimaan uangdari setiap pihak yang memberikan dana kepadaorganisasi

h) Bendahara wajib meminta kwitansi atas setiap dana yangtelah dikeluarkan

i) Dilarang melakukan perjanjian pinjam-meminjam keuangankepada pihak ketiga

II.4. Pengeluaran AnggaranSetiap anggaran yang dikeluarkan harus mengikuti prosedursebagai berikut :

II.4.1 Pengaturan umum pngeluaran dana kebutuhan tetap1. Anggaran yang dikeluarkan harus sesuai dengan

daftar anggaran tetap yang sudah ditetapkanoleh Ketua DPC.

2. Mengisi formulir pengeluaran yang disediakanoleh bendahara.

3. Formulir pengeluaran ditandatangani olehpemohon, Ketua DPC dan Bendahara.

II.4.2 Pengaturan umum pengeluaran dana untukkebutuhan kegiatan tertentu

1. Pengeluaran dana dapat dilakukan setelahsurat permohonan kebutuhan dana telahdisetujui oleh Ketua DPC dan SekretarisCabang

2. Pengeluaran tersebut harus sesuai dengandaftar anggaran yang terdapat dalam daftaranggaran kebutuhan tetap yang telahditetapkan oleh Ketua DPC.

II.5. Laporan Penggunaan DanaII.5.1 Penggunaan dana untuk kebutuhan tetap

1. Setiap penggunaan anggaran kebutuhan tetapharus dilaporkan dengan menyerahkan buktipenggunaan dana berupa kwitansi pembelianbarang tersebut.

2. laporan dimaksud dilakukan paling lambatsatu minggu setelah dana tersebutdikeluarkan.

II.5.2 Penggunaan dan untuk kegiatan tertentu1. Setiap penggunaan dana untuk kegiatan

tertentu harus dilaporkan dengan menyerahkanbukti penggunaan dana berupa kwitansipenggunaan dan.

2. Laporan dilakukan paling lambat dua minggusetelah kegiatan tersebut dilakukan.

3. Laporan yang dimaksud bersamaan denganlaporan kegiatan yang telah dilakukan.

III. PROSEDUR KEGIATANKegiatan DPC terbagi dua, sbb :1) Kegiatan Intern2) Kegiatan EksternIII.1. Prosedur Umum

A) Setiap satu periode kepengurusan harus memuatdaftar kegiatan yang terhimpun dalam suatuRencana Kerja Pengurus (RKP).

B) Ketua DPC berkewajiban mengadakan Rapat Kerja(Raker) untuk merumuskan Rencana KerjaPengurus.

C) Pengajuan rencana kegiatan dapat berasal dariKetua DPC , pengurus, anggota.

D) Setiap pengajuan rencana kegiatan harusdisertai dengan ringkasan singkat, yangterdiri dari :

1) Tujuan dan sasaran2) Bentuk dan waktu3) Peserta

E) dalam rencana kerja ditetapkan waktupelaksanaan kegiatan, skala prioritaskegiatan, dan Standardisasi KeberhasilanKepengurusan (SKK).

F) Besar iuran anggota dibahas dalam rapat kerjadan ditetapkan dengan satu keputusantersendiri.

G) Hasil Raker menjadi pertimbangan Ketua DPCuntuk menetapkan rencana Kerja Pengurus yangditetapkan dalam suatu surat keputusan KetuaDPC.

Add.1 Kegiatan Intern

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atauanggota yang telah tercantum dalam program kerja, ataukegiatan yang secara insedentil diadakan dan telahdisetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untukkebutuhan intern organisasi.

Kegiatan tersebut dapat berupa :a) Rapat Kerjab) Rapat Plenoc) Mapercad) Pelatihan Pimpinan Organisasie) KONFERCABf) Kunjungan-kunjungan ilmiahg) Diskusi Kelompok

Add.2 Kegiatan Ekstern

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengurus atauanggota yang telah tercantum dalam program kerja, ataukegiatan yang secara insedentil diadakan dan telahdisetujui oleh Ketua DPC, yang bertujuan untukkepentingan organisasidan kepentingan umum.

Kegiatan tersebut dapat berupa :a) Seminar, Simposium, dan sejenisnyab) Pengabdian masyarakatc) Keikutsertaan pada acara atau kegiatan yang

diadakan oleh pihak ketiga

III.2. Prosedur melaksanakan kegiatan

Penjelasan umum :1. Setiap bentuk kegiatan harus sesuai dengan Rencana

Kerja Pengurus yang telah ditetapkann.2. Setipa pelaksanaan kegiatan harus mengikuti tahapan

persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan.

A) Tahapan Persiapan1. Penawaran kepada pengurus dan atau anggota

untuk menjadi Ketua Pelaksana melaluimekanisme terbuka dengan membuka pendaftaranbagi anggota yang berminat, dengan menjelaskan; Nama dan Bentuk Kegiatan, Tujuan danSasaran, dan waktu Pelaksanaan.

2. Dalam hal terdapat lebih dari satu orangpeminat, maka ketua DPC membentuk panitia testkesanggupan. Mekanisme test kesanggupan dapatdiatur secara mandiri oleh masing-masing DPC.

3. Surat keputusan penunjukan ketua pelaksanakegiatan harus mendapat SK Ketua DPC.

4. Ketua pelaksana membuka rekruitmen kepadaanggota yang berminat menjadi panitia.

5. Jika tidak ada anggota yang berminat untukmenjadi ketua pelaksana, maka Ketua DPC dapatmenunjuk Ketua Biro yang berhubungan dengan

kegiatan tersebut untuk menjadi ketuapelaksana.

6. Ketua Panitia menyusun kepanitiaan7. Rancangan Proposal8. Pengesahan Proposal9. Pencetakan Proposal10. Penyebaran Proposal

B) Tahap PelaksanaanProsedur standar yang harus dilaksanakan padawaktu pelaksanaan acara :

1) Internal

a) Sebelum kegiatan MAPERCA, KONFECAB, danPPO dibuka, wajib menyanyikan LaguKebangsaan Indonesia Raya.

b) Laporan Ketua Pelaksana dan sambutan KetuaDPC.

c) Back Drop/spanduk dalam ruangan yangmenunjukan acara tersebut.

d) Memberikan informasi dan undangan kepadaseluruh DPC dan DPP.

2) Eksternal

a) Publikasi kepada seluruh anggota.b) Undangan kepada seluruh DPC.c) Undangan kepada pihak yang terkaitd) Pemberitahuan dan undangan kepada media

massa setempat.

III.3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ)

Terbagi dua :1. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Umum.2. Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC pada

KONFERCAB

Add.1. Adalah LPJ untuk setiap kegiatan yangdilaporkan oleh pemegang mandat atauketua pelaksana kegiatan dengan prosedursebagai berikut ;

a) Standar isi LPJ ;1. Laporan Kondisi kegiatan2. hasil-hasil dari kegiatan3. Permasalahan dan saran4. Laporan keuangan5. Tandatangan Ketua dan sekretaris

panitia

b) LPJ disampaikan kepada Ketua DPCc) LPJ dilakukan paling lambat dua minggu

setelah kegiatan selesai dilaksanakand) Jika LPJ tidak diserahkan sesuai dengan

ketentuan huruf c maka Ketua DPCmengadakan rapat untuk memintapertanggungjawaban secara langsungkepada ketua pelaksana

e) Yang dimaksud dengan pertanggungjawabanlangsung adalah, pemanggilan yangbersangkutan untuk dimintaipertanggungjawaban atas pelaksanaankegiatan tersebut

f) Sanksi dapat diberikan kepada ketuapelaksana jika tidak melakukan LPJ

Add.2. Adalah LPJ yang disampaikan oleh Ketua DPCdiakhir masa jabatan yang disampaikandalam KONFERCAB, dengan prosedur sebagaiberikut ;

a) Standar isi LPJ ;1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan

yang sesuai dengan Rencana KerjaPengurus (RKP) yang telah ditetapkan

2. Kegiatan insedential yang dilakukan

3. Hasil-hasil dari setiap kegiatantersebut

4. Laporan Keuangan (Pendapatan danpengeluaran)

5. Jumlah Anggota6. Nama anggota yang sudah berakhir

masa keanggotaan7. Kendala-kendala8. Usulan saran

b) LPJ disampaikan kepada seluruh anggota,peserta KONFERCAB dalam satu rapatpleno KONFECAB yang khusu untuk itu.

c) LPJ dibuat tertulis dan ditandatanganioleh Ketua DPC, diperbanyak dandibagikan kepada seluruh anggotapeserta KONFERCAB.

d) Ketua DPC wajib memberikan satu berkasLPJ yang telah disampaikan dalamKONFERCAB kepada DPP paling lambat satuminggu setelah berakhirnya KONFERCAByang dilampiri surat keputusanKONFERCAB tentang penerimaan ataupenolakan atas LPJ tersebut.

IV. LAPORAN ORGANISASI

Laporan organisasi terdiri dari :1) Laporan rutin kepada DPP2) Laporan rutin kepada anggota

Add.1. Laporan rutin kepada DPP, dibuat oleh Ketua DPCyang ditujukan kepada Ketua Umum DPP secara berkalasetiap enam bulan. Dalam bentuk surat resmi yangminimal memuat informasi tentang :

a. susunan lepengurusanb. Rencana Kerja Pengurus

c. Laporan kegiatan yang akan dan sudahdilaksanakan

d. Permasalahan dan kendala yang sedang dialami

Add.2. Laporan rutin kepada anggota DPC dibuat oleh KetuaDPC dilakukan secara berkala setiap tiga bulan.Dalam format informatif. Laporan minimal memuatinformasi tentang kegiatan yang akan dan telahdilakukan serta informasi keuangan terakhir.

V. HUBUNGAN DENGAN PIHAK LUAR

Yang dimaksud dengan hubungan dengan pihak luar adalahhubungan yang terjadi antara PERMAHI dengan organisasikemasyarakatan, lembaga-lembaga pemerintah dan non-pemerintah dan organisasi dan lembaga lainnya. Hubungantersebut penting dibangun sebagai bagian dari aktualisasiPERMAHI dalam kehidupan sosial kemasyarakatan.

Hubungan tersebut harus dibangun dalam dasar salingpengertian dan menghormati satu sama lain.

Hubungan tersebut dibangun tanpa terikat denganketentuan ideologi atau aliran politik tertentu atau tidakmenjadi afiliasi dari pihak tersebut.

VI. PROSEDUR PEMBENTUKAN PENGURUS

VI.1. Ketentuan Umum1) Pengurus dapat dan diberhentikan oleh Ketua DPC2) Kepengurusan dibentuk paling lambat satu bulan

setelah terpilihnya Ketua DPC.3) Kepengurusan dibentuk dengan memperhatikan asas

profesionalisme dan proporsional.

VI.2. Tahap Pembentukan Pengurus

Prosedur pembentukan pengurus terdiri daribeberapa tahap sebagai berikut ;1) Pra Rekruitmena) Sebelum melakukan rekruitmen, Ketua DPC

terpilih membuat pembagian kerja (Job Description)b) Job description ditetapkan melalui Surat Keputusan

Ketua DPC terpilihc) Job description yang telah ditetapkan,

dipublikasikan agar calon pengurus memahamitugas dan kewenangannya

d) Mempublikasikan tahapan rekruitmen yang akandilakukan, yaitu : Pendaftaran, wawancara,penetapan, dan pelantikan

2) Rekruitmena) Rekruitman dilakukan secara terbuka dengan

mencantumkan posisi yang tersedia dan bataswaktu pengembalian formulir pengajuanrekruitmen yang telah disediakan sebelumnya,yang minimal berisikan :1. Tanggal pengajuan2. Nama3. No. Anggota4. Posisi yang diminati

b) Ketua DPC melakukan pemyeleksian yangberdasarkan minat, bakat, kemampuan, danpengakaman dari calon

c) Ketua DPC wajib melakukan proses wawancarakepada calon

d) Ketua DPC meminta persetujuan calon untukjabatan yang ditawarkan

e) Ketua DPC menetapkan susunan kepengurusandalam bentuk Surat Keputusan tentang SusunanKepengurusan yang ditandatangani sendiri

f) Surat Keputusan diberikan kepada masing-masing pengurus dan dipublikasikan kepadaanggota

g) Surat Kepututsan tentang susunan kepengurusantersebut wajib disampaikan kepada DPP palinglambat satu minggu setelah ditandatangani

3) Pelantikan Pengurusa) Pengurus dilantik oleh Ketua DPCb) Pelantikan dilakukan paling lama dua minggu

setelah ditetapkanc) Sebelum pelantikan Ketua DPC melakukan rapat

pengurus pertama untuk menjelaskan jobdescription dan prosedur teknis kepengurusan

d) Sebelum pelantikan calon pengururs membacakanpernyataan sebagai berikut :

Saya yang bertanda tangan di bawah ini ;

Nama :No. Anggota :Jabatan :

Dengan ini menyatakan ;

1) Bersedia menjadi Pengurus DPC PERMAHI----untuk Periode------.

2) Mematuhi AD/ART PERMAHI hasil Kongres VPerhimpunan Mahasiswa Hukum Indonesia.

3) Akan bekerja secara professional,bertanggung jawab, dan siap bekerjasamadengan seluruh pengurus dan anggota.

4) Menjunjung tinggi nilai-nilaikekeluargaan antar sesama pengurus dananggota.

5) Bersedia diganti jika dikemudian haridianggap tidak mematuhi aturan organisasidan atau tidak melaksanakan tugassebagaimana yang telah ditentukan.

e) Setelah dibacakan, Surat Pernyataan

ditandatangani oleh masing-masing pengurus.

VII. PROSEDUR PELAKSANAAN DAN STANDARDISASI KONFERCAB VII.1. Penjelasan Umum

1) Bahwa KONFERCAB harus dilaksanakan sesuai denganaturan AD/ART organisasi yang merupakan hasilKongres Nasional PERMAHI terakhir yang dilaksanakansesuai dengan AD/ART sebelumnya.

2) Prosedur ini adalah ketentuan teknis yang harusdilakukan agar tercapai hasil dan tujuan yangmaksimal dari kegiatan KONFERCAB tersebut.

VII.2. Tahapan KONFERCABKONFERCAB dilaksanakan dengan mengikuti tahapan

sebagai berikut :

1) Pra-KONFERCAB2) Acara KONFERCAB3) Laporan KONFERCAB

Add.1. Pra-KONFERCAB

Sebelum KONFERCAB dilaksanakan, harus mengikutitahapan sebagai berikut :

1) Dua bulan sebelum berakhirnya kepenngurusan, KetuaDPC menunjuk Paniti Pengarah dan Ketua PelaksanaKONFERCAB sesuai prosedur rekruitmen yang telahditentukan

2) Ketua DPC melaporkan rencana pelaksanaan kepada DPPyang berisikan ;

a) Tanggal dan tempat pelaksanaanb) Ketua Panitia Pengarahc) Susunan Panitia Pelaksana

3) Panitia pengarah mempersiapkan materi KONFERCAB yangberisikan minimal ;

a) Tata tertib KONFERCAB

b) Tata tertib pemilihan Calon Ketua DPCc) Rekomendasi-rekomendasi terhadap kepengurusan

yang akan datangd) Pengaturan kepengurusan yang tidak

bertentangan dengan AD/ART

4) Ketua pelaksana membentuk kepanitian, sesuaiprosedur rekruitmen yang telah ditentukan

5) Hal-hal yang harus diperhatikan dalammenyelenggarakan KONFERCAB ;

a) Materi KONFERCABb) Publikasi kepada seluruh anggotac) Publikasi kepada khalayak umum

Add.2. Acara KONFERCAB

A. Prosedur Umum :a) Pendaftaran peserta KONFERCAB dimulai satu jam

sebelum dilakukan acara pembukaan KONFERCAB.b) Pendaftaran peserta KONFERCAB ditutup setelah

dimulainya RAPAT Pleno Pertama.

B. Susunan Acara :a) Sebelum acara pembukaan KONFERCAB dimulai

seluruh peserta menyanyikan Lagu KebangsaanIndonesia Raya yang dipimpin oleh satu oranganggota.

b) Penyampaian Laporan Ketua Umum Pelaksana.c) Sambutan Ketua DPC.d) Sambutan DPP dan/atau Pejabat Negara yang

diundang untuk itu dan/atau sekaligu membukaKONFERCABB.

e) Ketua Panitia pengarah memimpin sidang sementarauntuk memilih tiga orang presidium sidang.

f) Presidium sidang terpilih memilih Ketua, Wakil,dan Sekretaris.

g) Sebelum Rapat Pleno Pertama dimulai, pimpinansidang menyampaikan jumlah peserta sidang pleno

yang bersangkutan dan menetapkan keabsahanKONFERCAB tersebut.

h) Jika sampai peserta KONFERCAB tidak memenuhikuorum pelaksanaan KONFERCAB maka pimpinansidang menunda sidang 2 X 10 menit danselanjutnya KONFERCAB secara sah dapatdilaksanakan.

i) Tahapan Persidangan :j) Ketua DPC terpilih dilantik oleh Ketua Umum DPP

atau yang mewakili.

Add.3. Laporan KONFECABLaporan KONFERCAB terdiri dari :

a) Laporan Panitia Pelaksana.b) Laporan Presidium sidang.

Add.a. Ketua panitia mlaporkan pertanggungjawabansebagai pelaksana KONFERCAB sesuai denganaturan Laporan Pertanggungjawaban kegiatanyang telah ditentukan.

Add.b. Presidium sidang melaporkan hasilKONFERCAB yang terdiri dari ;

1. Susunan Presidium Sidang2. Ketetapan-ketetapan KONFERCAB3. Risalah persidangan

Laporan hasil KONFERCAB disampaikan kepadaKetua DPC terpilih paling lambat dua minggusetelah KONFERCAB dilaksanakan.

VII.3. Keadaan Tertentu VII.3.1. Penjelasan Umum Yang dimaksud dengan keadaan tertentu adalah :

a) Jika KONFERCAB gagal memilih Ketua DPCb) Jika Ketua DPC tidak menyampaikan Laporan

Pertanggungjawabanc) Jika Laporan Pertanggungjawaban Ketua DPC ditolak

VII.3.2. Prosedur Keadaan Tertentu

Add.a. Jika KONFERCAB gagal memilih Ketua DPCJika keadaan ini terjadi, maka :1. Pemberitahuan secara tertulis kepada

Ketua Umum DPP bahwa KONFERCAB telahgagal memilih Ketua DPC

2. Ketua Umum DPP mengeluarkan suratpenetapan penunjukan Ketua Presidiumsidang sebagai Pejabat Sementara KetuaDPC.

3. PJS wajib mengadakan KONFERCAB luar biasapaling lambat tiga bulan setelahKONFERCAB sebelumnya.

4. Pelaksanaan KONFERCAB Luar Biasa sesuaidengan ketentuan kuorum pelaksanaanKONFERCAB

5. KONFERCAB Luar Biasa hanya melaksanakanpemilihan Ketua DPC sesuai dengan tatatertib yang telah ditetapkan dalamKONFERCAB sebelumnya.

6. Jika PJS tidak melaksanakan KONFERCABLuar Biasa atau gagal memilih Ketua DPCmaka Ketua Umum DPP akan mencabutpenetapan Ketua Presidium Sidang sebagaiPJS dan menunjuk Ketua DPC definitif yangmemiliki tugas, fungsi, kewenangan, dantanggung jawab sama dengan Ketua DPChasil KONFERCAB.

7. Penunjukan Ketua DPC definitif oleh KetuaUmum DPP dilakukan dengan memperhatikannilai-nilai permusyawaratan, persatuan,dan kekeluargaan

Add.b. Jika Ketua DPC tidak menyampaikan1. Presidium sidang memuat surat ketetapan

KONFERCAB yang berisikan :

a) Menyatakan bahwa Ketua DPC tidakbertanggung jawab sebagai Ketua DPC

b) Menjatuhkan sanksi skorsing sebagaianggota selama satu tahun

2. Ketua DPC terpilih berdasarkan ketetapanangka (1) huruf (b), membuat suratkeputusan sanksi terhadap yangbersangkutan

3. Dapat meminta pertanggungjawaban kepadamasing-masing pengurus yang diberikandalam bentuk tertulis dan tidak dibacakan

Add.c. Jika LPJ ditolakJika keadaan ini terjadi, maka Presidium

sidang membuat surat ketetapan KONFERCAB yangberisikan :a) Menyatakan bahwa LPJ Ketua DPC ditolakb) Meminta hal-hal yang diperlukan agar LPJ

tersebut dapat diterimac) Hal-hal yang dimintakan tersebut harus

dipenuhi paling lambat satu minggu setelahKONFERCAB berakhir dan disampaikan KepadaKetua DPC terpilih

d) Menentukan sanksie) Jika hal-hal yang dimaksud dalam angka (1)

huruf (c) tidak dilaksanakan atau dilakukanmaka Ketua DPC terpilih menetapkan sanksiberdasarkan rekomendasi dari KONFERCAB.

VII.4. Kewenangan Pejabat Sementara Ketua DPC1. Mempersiapkan dan melaksanakan KONFERCAB Luar Biasa.2. Mewakili organisasi untuk urusan intern dan ekstern.3. Dilarang melakukan pengangkatan dan perhentian

anggota.4. Dilarang membuat keputusan yang mengikat organisasi.

VIII. PROSEDUR DAN STANDARDISASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU VIII.I.MAPERCA

VIII.I.1. TujuanMaperca bertujuan untuk memperkenalkan organisasi

PERMAHI kepada calon anggota.- Calon Anggota mengerti dasar-dasar suatu organisasi.- Calon anggota mengetahui sejarah PERMAHI- Calon anggota mengerti mekanisme kerja PERMAHI.

VIII.I.2. Persyaratan Calon AnggotaSyarat Konstitusional :1. Mahasiswa hukum di wilayah cabang tersebut.

Syarat administratif :1. Tidak menjadi anggota DPC PERMAHI lain.2. Tidak melanggar ketentuan hukum yang mengatur

hak untuk menjadi anggota organisasikemasyarakatan

3. Menyerahkan satu copy Kartu Tanda Mahasiswaatau surat lain yang menunjukan status sebagaimahasiswa hukum

4. Menyerahkan Pas Foto 3 X 4 sebanyak dua buah5. Mengisi formulir pendaftran yang telah

ditandatangani (lihat form pandaftaran anggota)6. Membayar biaya MAPERCA

VIII.I.3. Teknis PelaksanaanA. Materi MAPERCA

- 30% Ilmu tentang organisasi :a. Ilmu Organisasib. Leadership

- 50% Tentang PERMAHI :a. Sejarah PERMAHIb. AD/ART PERMAHIc. Kegiatan-kegiatan yang sudah dan akan

dilaksanakan

- 20% Pengetahuan Hukum

B. Bentuk kegiatana. Pelatihan Interaktifb. Simulasi Kelompokc. Test tertulis

- Pengetahuan tentang organisasi- Tentang PERMAHI, dan- Ilmu Hukum

VIII.I.4. Tata Tertib Peserta MAPERCAa) Berpakaian yang rapi dan sopanb) Memakai tanda nama yang telah diberikanc) Berperilaku yang sopand) Dilarang keluar ruangan tanpa seizine) Mengisi daftar hadir setiap acaraf) Dilarang merokok selama acara berlangsungg) Danketentuan lain yang bertujuan untuk menjaga

ketertiban dan kelancaran kegiatan

VIII.I.5. Kelulusan MAPERCASeorang calon anggota dinyatakan :

A. LULUSDengan ketentuan sebagai berikut :

1. Mengikuti kegiatan MAPERCA dengan kehadiranminimal 80%

2. Mengikuti Test tertulis3. Tidak melanggar tata tertib4. Dinyatakan Lulus MAPERCA dengan Surat

Keputusan Ketua Panitia.

B. LULUS BERSYARAT1. Jika peserta tidak mencukupi syarat kehadiran

minimal 60%2. Tidak melanggar tata tertib3. Tidak mengikuti tes tertulis4. Diwajibkan membuat makalah bebas tentang

sesi/topik yang tidak diikutinya. Disampaikan

kepada Ketua DPC selambat-lambatnya dua minggusetelah pelaksanaan MAPERCA

5. Jika ketentuan angka (4) tidak dipenuhi makapeserta yang bersangkutan dinyatakan tidaklulus

C. TIDAK LULUSDengan ketentuan sebagai berikut :

1. Kehadiran kurang dari 60% dan/atau2. Tidak mengikuti tes tertulis3. Melanggar tata tertib

VIII.II.FOLLOW UPVIII.II.1.Tujuan

FOLLOW UP bertujuan antara lain untuk:- Menindaklanjuti Kegiatan MAPERCA.- Meningkatkan pengetahuan Hukum dan

KePERMAHIAN.- Meningkatkan kedisiplinan dan loyalitas

calan anggota.

VIII.II.2.Persyaratan Follow upSyarat yang dapat mengikuti follow up adalah

setiap calon anggota yang telah dinyatakan LULUSMAPERCA berdasarkan SK Ketua Panitia MAPERCA.

VIII.II.3.Teknis PelaksanaanA. MATERI FOLLOW UP

Adapun Materi Follow up terdiri dari:- Ilmu tentang Pengetahuan Hukum- Ilmu tentang KePERMAHIAN dan Keorganisasian

B. BENTUK KEGIATAN- Diskusi- Simulasi Kelompok- Pelatihan Interaktif

VIII.II.4.Tata Tertib FOLLOW UPa) Berpakaian yang rapi dan sopan

b) Berperilaku yang sopanc) Dilarang keluar ruangan tanpa seizind) Mengisi daftar hadir setiap acarae) Dilarang merokok selama acara berlangsungf) Dan ketentuan lain yang bertujuan untuk menjaga

ketertiban dan kelancaran kegiatan

VIII.II.5.KELULUSAN FOLLOW UP Setiap Calon anggota dinyatakan LULUS apabila:a. Mengikuti kegiatan folloe up minimal 2 kali

pertemuan dari 4 kali pertemuan dalam sebulan.b. Keaktifan dan kedisiplinan selama dalam mengikuti

kegiatanc. Dinyatakan sah menjadi anggota dengan SK Ketua DPC

STANDARISASI KELULUSAN SEBAGAI ANGGOTA PERMAHI terdiridari:1. MAPERCA -> 70%2. FOLLOW UP -> 30%Ketentuan seorang calon anggota dinyatakan sahsebagai anggota PERMAHI minimal memenuhi 70% dariketentuan kelulusan dan kemudian dinyatakan sahmenjadi anggota PERMAHI dengan Surat Keputusan KetuaDPC.

IX. PROSEDUR DAN STANDARDISASI PELATIHAN PIMPINANORGANISASI (PPO) DIATUR TERSENDIRI OLEH KETUA UMUMDPP PERMAHI

X. PROSEDUR DAN STANDARDISASI LATIHAN DASARKEPEMIMPINAN (LDK)

X.1. LDK bertujuan :a) Memberikan pembekalan kepada anggota agar mengerti,

memahami, dan mendalami makna dari suatuorganisasi.

b) Memberikan pembekalan kepada anggota agarmengetahui bagaimana mengelola suatu organisasi.

c) Memberikan pembekalan kepada anggota bagaimanahubungan organisasi sengan organisasi lain.

d) Menjawab permasalahan yang umum timbul dalam suatuorganisasi

Materi LDK ;- 30% Ilmu tentang organisasi, terdiri dari :

1. Pengetahuan tentang PERMAHI2. Bentuk-bentuk organisasi3. Manajemen organisasi4. Manajemen konflik5. Hubungan antar organisasi6. Permasalahan dan solusi

- 30% Tentang Leadership, terdiri dari :3. Ilmu dasar kepemimpinan4. Permasalahn dan solusi

- 15% Pengetahuan Hukum, terdiri dari :1. Teknik dasar beracara2. Teknik dasar mediasi3. Teknik dasar advokasi

- 15% Teknik Negosiasi :1. Dasar-dasar negosiasi2. Permasalahan dan solusi

X.2. Bentuk Kegiatana) Kuliah Umumb) Simulasic) Tugas Kelompokd) Test tertulis

X.3. Peserta LDKa) Anggota PERMAHI cabang yang bersangkutanb) Anggota cabang PERMAHI lainnya yang diundang

X.4. Waktu dan Lama Pelaksanaan

LDK Dilaksanakan paling lambat enam bulan setelahdilaksanakannya MAPERCA

XI. SANKSI-SANKSIPenjelasan Umum

Sanksi adalah hukuman yang diberikan oleh organisasiterhadap anggota yang telah melanggar ketentuan organisasidan norma-norma umum yang hidup di dalam masyarakat.

A. Hak Menjatuhkan Sanksi1. Ketua Umum DPP berhak menjatuhkan sanksi terhadap

Ketua DPC dengan mengeluarkan surat yangditandatangani oleh Ketua Umum DPP dan SekretarisJenderal.

2. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap anggotadengan mengeluarkan Surat Keputusan Sanksi kepadaanggota yang ditandatangani oleh Ketua DPC danSekretaris Cabang.

3. Ketua DPC berhak menjatuhkan sanksi terhadap pengurusdengan mengeluarkan Surat Keputusan sanksi yangditandatangani oleh Ketua DPC.

B. Prosedur Sanksi oleh DPP1. Sebelum menjatuhkan sanksi, DPP mengeluarkan Surat

Peringatan I yang mengingatkan Ketua DPC untuk tundukpada peraturan organisasi.

2. Jika dalam waktu satu bulan setelah surat peringatanI diberikan, Ketua DPC tidak mengindahkan maka DPPmengeluarkan Surat Peringatan II.

3. Jika satu bulan sejakuarkannya Surat Peringatan keII, Ketua DPC tetap tidak mengindahakan, maka DPPmengeluarkan Surat Sanksi dan/atau pemecatan sebagaiKetua DPC.

4. Sebelum menjatuhkan sanksi, Ketua DPC berhakmengajukan pembelaan kepada DPP secara lisan dan/atau

tulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejakditerimanya Surat Peringatan ke II.

C. Prosedur Sanksi oleh DPC1. Sebelum menjatuhkan sanksi kepada anggota, Ketua DPC

mengeluarkan Surat Peringatan I yang mengingatkanuntuk tunduk pada peraturan organisasi.

2. Jika dalam waktu satu bulan setelah Surat Peringatan Idiberikan, yang bersangkutan tidak mengindahkan makaKetua DPC mengeluarkan Surat Peringatan ke II.

3. Jika dalam waktu satu bulan sejak dikeluarkannya SuratPeringatan ke II yang bersangkutan tetap tidakmengindahkan maka Ketua DPC mengeluarkan Surat Sanksidan/atau pemecatan sebagai anggota.

4. Sebelum menjatuhkan sanksi, anggota berhak mengajukanpembelaan kepada Ketua DPC secara lisan dan/atautulisan dalam waktu satu bulan terhitung sejakditerimanya Surat Peringatan ke II

D. Jenis Sanksia) Skorsing

1. Skorsing diberikan kepada anggota jikadipandang tidak mengindahkan SuratPeringatan ke II dan pembelaannya ditolak,terhadap perbuatan yang tidak melanggarAD/ART.

2. Lamanya skorsing diberikan untuk jangkawaktu minimal enam bulan dan maksimaldelapan belas bulan

3. Skorsing diperberat dengan diberhentikansebagai pengurus jika dilakukan olehpengurus.

b) PemecatanDipecat sebagai anggota jika dipandang tidakmengindahkan Surat Peringatan ke II dan/ataupembelaannya ditolak terhadap perbuatan yangmelanggar AD/ART.

c) Larangan, Hak dan Kewajiban Selama Masa Skorsing1. Selama masa skorsing masih berhak atas

status keanggotaan2. Selama masa skorsing dilarang mengikuti

seluruh kegiatan organisasi3. Selam masa skorsing kewajiban anggota

tetap dilaksanakan

XI. ATURAN PERALIHAN1. Hal-hal lain yang dipandang perlu unutk diatur guna

memberikan jalan keluar bagi suatu permasalahan yangbelum diatur, ditetapkan seperlunya oleh DPP.

2. DPC dapat meminta Fatwa Organisasi kepada DPP,terhadap suatu permasalahan atau pengertian dalamAD/ART dan/atau dalam prosedur teknis ini.

3. Fatwa dimaksud berlaku secara mutatis mutandis danmengikat seluruh DPC terhadap permasalahan yang sama.

4. Untuk pertama kali pengangkatan anggota di cabangyang baru aktif dan/atau baru terbentuk dilakukanoleh DPP.

5. Untuk pertama kali, pelaksanaan KONFERCAB dan MAPERCAberdasarkan Surat Keputusan DPP.

Prosedur Teknis ini berlaku sejak ditetapkan pada KONGRESNASIONAL PERHIMPUNAN MAHASISWA HUKUM INDONESIA

Ditetapkan di Sibolangit, Sumatera Utarapada tanggal 31 Maret 12 

PIMPINAN SIDANG TETAPKONGRES V PERMAHI

PIMPINAN I

Ttd

Naila Fauzana Nasution

PIMPINAN II PIMPINAN III

Ttd Ttd

Andriansyah Tiawarman K Sutrisno TambunanDAFTAR SINGKATAN CABANG :

1. Jakarta : JKT2. Medan : MDN3. Pekanbaru : PKB4. Padang : PDG5. Palembang : PLG6. Semarang : SMG7. Purwokerto : PWK8. Bogor : BGR9. Makassar : MKS10.Pare-Pare : PAR11.Bau-Bau : BAU12.Manado : MDO13.Lamongan : LMG14.Malang : MLG15.Banten : BNT