PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN · PDF filediwujudkan dengan pembentukan tim Satuan Pelaksana Pengendali Internal ... pertanian berdasarkan prinsip-prinsip manajemen moderen.

PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN

BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN JUNI, 2012

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang .................................................................................... 1

B. Dasar Hukum Pelaksanaan ..................................................................... 1

C. Maksud dan Tujuan ................................................................................ 1

D. Waktu Pelaksanaan ................................................................................ 2

E. Pengertian .................................................................................... 2

BAB II SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN .................................................... 4

2.1 Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan

Kegiatan .............................. .......................................................................... 5

A. Tugas Pokok dan Fungsi .......................................................................... 5

B. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran ................................................................ 5

B.1 V i s i ....................................................................................... 5

B.2 M i s i ................................................................................ ...... 6

B.3 Tujuan ................................................................................ ...... 6

B.4 Sasaran Strategis ........................................................................ 7

2.2 Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian ....................................... 8

A. Organisasi SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian ................................... 8

B. Tugas Tim Pelaksana Satuan PI Biro Organisasi dan

Kepegawaian ........ ............................................................................... 8

2.3 Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro

Organisasi dan Kepegawaian ......................................................................... 10

A. Lingkup Penilaian .................................................................................... 10

B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian .......................................................... 10

C. Teknis Penilaian ....................................................................................... 10

1. Lingkungan Pengendalian ........................................................... 11

2. Penilaian Resiko .......................................................................... 11

3. Kegiatan Pengendalian ................................................................ 14

4. Informasi dan Komunikasi ........................................................... 14

5. Pemantauan pengendalian Internal ............................................ 15

BAB III MONITORING DAN EVALUASI ....................................................................... 17

A. Lingkup Monitoring ................................................................................. 17

B. Pelaksanaan dan Obyek Monitoring dan Evaluasi ................................ 17

C. Teknis Monitoring dan Evaluasi ............................................................. 17

BAB IV PELAPORAN ................................................................................................... 10

BAB V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN ................................ 19

5.1 Pengendalian terhadap pengelolaan aset .............................................. 19

5.2 Pencatatan Akurat .................................................................................. 20

BAB VI PENUTUP ........................................................................................................ 22

Lampiran ...................................................................................................................

1

BAB. I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap Instansi Pemerintah dituntut untuk mampu mengelola keuangan negara

yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Oleh karena itu pimpinan instansi

pemerintah wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan

pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia No. 60 Tahun 2008 tantang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

(SPIP). SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi

tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang yang efektif dan efisien,

kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap

peraturan perundang-undangan. Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagai salah

satu unit kerja eselon II dilingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian

berkomitmen untuk melaksanakan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Hal ini

diwujudkan dengan pembentukan tim Satuan Pelaksana Pengendali Internal

(Satlak PI) Biro Organisasi dan Kepegawaian yang mempunyai tugas membina

pelaksanaan SPI dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian, melalui sosialisasi,

bimbingan, pemantauan, evaluasi, penilaian terhadap pelaksanaan SPI dan

melaporkan kepada penanggung jawab SPI yaitu Kepala Biro Organisasi dan

Kepegawaian. Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini akan dilakukan secara

berkala untuk merespon perkembangan yang terkait dengan Prinsip-prinsip

pengawasan.

B. Dasar Hukum Pelaksanaan

Dasar hukum penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan

Kepegawaian, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian adalah:

1. Undang-Undang Nomor 28/1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih

dan Bebas Dari KKN;

2. Undang-Undang Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara;

3. Undang-Undang Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan negara;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja

Instanasi Pemerintah;

5. Peraturan Pemerintah No. 60/2008 tentang SPIP;

2

6. Peraturan Menteri Peranian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang

Pedoman Umum SPIP lingkup Departemen Pertanian;

7. Keputusan Sekretaris Jenderal, Departemen Pertanian No.101/ Kpts.OT.160/

8/2009 Pembentukan SPIP Lingkup Sekretariat Jenderal;

8. Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian No.1708/ Kpts.OT.140/

07/2011 tentang SPIP Lingkup Sekretariat Jenderal;

9. Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Jenderal

Kementerian Pertanian Nomor: 728/KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentuk-

an Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Organisasi dan Kepegawaian.

C. Maksud dan Tujuan

Petunjuk Pelaksanaan SPI di lingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian

bermaksud memberikan acuan bagi Tim Satlak PI dalam melaksanakan penilaian

penerapan SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, sedangkan tujuannya

adalah untuk mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas

pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara pada Biro Organisasi

dan Kepegawaian khususnya dan Kementerian Pertanian pada umumnya, serta

untuk memberikan panduan bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian dilingkungan

Biro Organisasi dan Kepegawaian dalam pelaksanaan Sistem pengendalian intern

dalam rangka pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN).

D. Waktu Pelaksanaan

Untuk tetap mengawal dan menjaga efisiensi, efektifitas, transparansi dan

akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara, SPI

dilingkungan Biro Organisasi dan Kepegawaian diterapkan dan dilaksanakan secara

terus menerus dan setiap saat, sedangkan penilaian terhadap penerapan SPI

dilaksanakan setiap semester.

E. Pengertian

1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses

integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh

pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Pusat dan

Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai terhadap

tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis, efektif, efisien

dan transparan.

3

2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi,

pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas

dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai

bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah

ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam

mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.

3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan

korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan

sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan.

4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang

mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.

5. Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang

mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah.

6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk

memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara

efektif

7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil

keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi

pemerintah.

8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem

pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan

audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.

9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap

penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk

bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman

terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan.

10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah

yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan

11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk

memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan.

12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan

dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

4

13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi

program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah

ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan

atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.

5

BAB II

SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN

2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan

A. Tugas Pokok dan Fungsi

Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/-

10/2010, Biro Organisasi dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan

koordinasi dan penyelenggaraan organisasi dan tatalaksana, serta

pengelolaan kepegawaian. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro

Organisasi dan Kepegawaian menyelenggarakan fungsi : (a). koordinasi dan

penyempurnaan organisasi, dan pengembangan jabatan fungsional, serta

pengembangan budaya kerja; (b). koordinasi dan penyempurnaan

tatalaksana dan fasilitasi reformasi birokrasi; (c). pelaksanaan perencanaan

dan pengembangan pegawai; (d). pelaksanaan mutasi pegawai Kementerian

Pertanian; dan (e). pelaksanaan urusan tata usaha Biro Organisasi dan

Kepegawaian. Sedangkan untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut,

Biro Organisasi dan Kepegawaian mempunyai susunan organisasi yang

terdiri dari :

a. Bagian Organisasi;

b. Bagian Tatalaksana dan Reformasi Birokrasi;

c. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai;

d. Bagian Mutasi; dan

e. Kelompok Jabatan Fungsional.

B. Visi, Misi, Tujuan dan sasaran

B.1 V I S I

Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi tersebut di atas,

Biro Organisasi dan Kepegawaian menetapkan visi yang akan

menjadi arah pencapaian tujuan yaitu “Menjadi Agen Pembaharu

(The Development Agent) dalam mewujudkan kelembagaan,

ketatalaksanaan dan sumberdaya manusia aparatur yang

profesional, efektif, efisien, dan amanah”.

6

B.2 M I S I

Sedangkan untuk mencapai dan mewujudkan visi tersebut di atas,

Biro Organisasi dan Kepegawaian telah merumuskan misi sebagai

berikut :

1. Mewujudkan kelembagaan birokrasi pertanian dengan visi, misi,

tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta sesuai dengan beban

tugasnya.

2. Mengupayakan terciptanya tertib administrasi pembangunan

pertanian berdasarkan prinsip-prinsip manajemen moderen.

3. Membudayakan pelayanan yang prima kepada stakeholders

(pelaku pembangunan pertanian).

4. Mewujdkan sumberdaya manusia aparatur pertanian yang

professional, bersih dan berwibawa serta sejahtera.

5. Mengupayakan terciptanya tertib pelayanan administrasi

kepegawaian.

B.3 TUJUAN

Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya, maka tujuan jangka

panjang Biro Organisasi dan Kepegawaian :

1. Mewujudkan organisasi birokrasi pertanian (Deptan, UPT

Deptan, Dinas/Lembaga Teknis Daerah) yang proporsional.

2. Mewujudkan ketatalaksanaan (sistem, prosedur dan tata

hubungan kerja) yang dapat mendukung pelaksanaan tugas-

tugas umum pemerintahan dan pembangunan pertanian secara

efektif dan efisien, tertib dan bebas dari praktek-praktek korupsi,

kolusi dan nepotisme, menuju terwujudnya kepemerintahan

yang baik (good governance) di bidang pertanian.

3. Meningkatkan mutu pelayanan public di bidang pertanian

(pelayanan prima kepada stakeholders).

4. meningkatkan kinerja dan akuntabilitas birokrasi pertanian

dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

7

5. meningkatkan mutu penyelenggaraan otonomi daerah di bidang

pertanian oleh Pemerintah Daerah Propinsi dan Kabupaten/Kota

sesuai kewenangannya.

6. meningkatkan kualitas dan kesejahteraan sumberdaya manusia

aparatur pertanian.

7. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian.

B.4 SASARAN STRATEGIS

Berdasarkan tujuan tersebut di atas, Biro Organisasi dan Kepega-

waian telah menetapkan sasaran strategis sebagai berikut :

1. Terwujudnya organisasi birokrasi pertanian dengan visi, misi

tugas pokok dan fungsi yang jelas dan dengan struktur yang

professional dengan beban tugasnya.

2. Terwujudnya profesionalisme pegawai melalui pengembangan

jabatan fungsional.

3. Terwujudnya pelayanan prima dalam penyelenggaraan

pelayanan publik pada unit kerja pelayanan publik bidang

pertanian dan budaya kerja.

4. Terwujudnya sistem, prosedur, dan tata hubungan kerja yang

menjamin efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas

dan fungsi serta reformasi birokrasi.

5. Meningkatnya kualitas perencanaan, pembinaan,

pengembangan, dan kesejahteraan pegawai.

6. Terwujudnya pelayanan prima dalam bidang administrasi

kepegawaian (pengangkatan, kenaikan pangkat,

pemberhentian, pensiun, dan mutasi lainnya).

7. Meningkatnya kualitas pembinaan pegawai melalui organisasi

kedinasan.

8

2.2. Pelaksanaan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian

A. Organisasi SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian

Berdasarkan Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian, Sekretaris

Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor: 728/KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang

Pembentukan Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian telah dibentuk

struktur organisasi sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI TIM PELAKSANA SATUAN PELAKSANA SPI BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN

B. Tugas Tim Satuan Pelaksana SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian

1. Sebagimana diamanatkan Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian

Pertanian 1096/Kpts/OT.140/ 3/2012 tentang Perubahan Satuan Pengendalian

Intern Pemerintah Sekretariat Jenderal dan Keputusan Kepala Biro Organisasi

dan Kepegawaian Nomor: 728 /KPTS/A.2/SPI/4/2012 Tentang Pembentukan Tim

SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian, tugas Satlak PI Biro Organisasi dan

Kepegawaian adalah sebagai berikut:

a. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) SPI di masing-masing Bagian

lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian;

b. Melakukan pengendalian dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan;

9

c. Membuat laporan tertulis hasil pelaksanaan SPI secara berkala kepada

Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian.

Sebagai Anggota Tim SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian telah

ditetapkan perwakilan dari masing-masing Bagian, sehingga masing-

masing Anggota tersebut diharapkan dapat menjadi motor penggerak

terlaksananya SPI di masing-masing Bagian di lingkup Biro Organisasi dan

Kepegawaian.

B. Kalender Kerja Tim Satlak PI Biro Organisasi dan Kepegawaian

No Kegiatan Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des

1 Sosialisasi Juklak SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian

√

2 Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian

√√

3 Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian

√√

4 Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Perencananaan

√

5 Pengendalian kegiatan

√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√ √√√√

6 Rapat koordinasi bulanan Tim Pelaksana

√ √ √ √ √ √

7 Penyusunan laporan Tim Pelaksana SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian

√√

10

2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Biro Organisasi dan

Kepegawaian

Ruang lingkup pengendalian yang harus dilaksanakan oleh Tim Satlak PI Biro

Organisasi dan Kepegawaian mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan

pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan

komunikasi, dan (e) pemantauan.

Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut:

A. Lingkup Penilaian

Ruang penilaian penerapan SPI difokuskan pada Program Peningkatan

Kualitas Kelembagaan, Ketatalaksanaan dan Kepegawaian pada tataran awal

penerapan SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian diprioritaskan pada

kegiatan-kegiatan strategis dengan tingkat resiko yang tinggi walaupun tidak

menutup kemungkinan pada tahun anggaran 2012 dapat melakukan

penerapan SPI di semua kegiatan, baik yang bersifat strategis maupun

kegiatan penunjang/pendukung. Dengan diterapkannya SPI lingkup Biro

Organisasi dan Kepegawaian khususnya serta Sekretariat Jenderal

Kementerian Pertanian pada umumnya diharapkan mampu meningkatkan

pertanggungjawaban keuangan secara akuntabel dan transparan dengan

tolok ukur laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Kriteria

penilaian SPI didasarkan atas lima Unsur SPI yang meliputi (a) Lingkungan

Pengendalian dengan bobot 20%, (B) Penilaian Resiko dengan bobot 15%, (c)

Kegiatan Pengendalian dengan bobot 40% (d) informasi dan Komunikasi

dengan bobot 10% dan (e) Pemantauan dengan bobot 15%.

B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian

Pelaksanaan penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI Biro Organisasi

dan Kepegawaian sedangkan obyek penilaian adalah penanggungjawab/-

pelaksana kegiatan di masing-masing unit kerja yang disebut sebagai

responden.

C. Teknis Penilaian

Dalam melakukan penilaian lima unsur tersebut digunakan instrumen berupa

checklist . Daftar uji yang dinilai minimal mencakup komponen sebagaimana pada

11

tercantum pada checklist . Apabila masih ada cakupan daftar uji yang dipandang

signifikan mendukung penerapan SPI dapat ditambahkan pada masing-masing

aspek.

Dalam setiap unsur SPI terdiri dari beberapa sub unsur. Setiap sub unsur terdiri

dari beberapa pertanyaan dengan jawaban “ya” atau “tidak”. Untuk setiap

jawaban “ya” diberi nilai satu, sedangkan untuk jawaban “tidak” diberi nilai nol.

Selain itu pada setiap jawaban “ya” harus diserta dengan bukti beupa dokumen

pendukungnya. Nilai masing-masing unsur dihitung dari jumlah jawaban “ya”

dibandingkan dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya

dikalikan dengan bobot masing-masing unsur, dengan rumus sebagai berikut :

Jumlah jawaban “ya” x 100% x bobot

Total nilai merupakan jumlah nilai dari lima unsur SPI.

1. Lingkungan Pengendalian (bobot 20%)

Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang

mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana didalamnya telah

terbangun sitem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang

kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta memberikan

keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung

terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan

pengendalian memerlukan: (a) Organisasi, (b) Sumber Daya Manusia, (c)

kebijakan, (d) prosedur.

2. Penilaian Resiko (bobot 15%)

Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang

mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Organisasi. Manajemen

pengelolaan resiko adalah cara bagaimana menangani semua resiko (baik

dari dalam maupun dari luar organisasi) yang ada di dalam instansi

pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian resiko terdiri dari

identifikasi resiko dan penanganan resiko, sedangkan proses evaluasi

merupakan siklus pengendalian resiko.

Dalam pelaksanaan penilaian resiko diperlukan data dan informasi mengenai

pelaksanaan :

12

a) Identifikasi Risiko

Identifikasi risiko dilaksanakan diawal (perencanaan), dengan

melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang

dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan.

a.1 Penetapan titik kritis pada kegiatan

Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis,

penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang

telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas

sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan

serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar

dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat

pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan.

a.2 Menyusun Daftar Resiko

Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang

mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab

unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari

risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah

diidentifkasi tersebut selanjutnya direkapitulasi dalam daftar

risiko. Berdasarkan daftar resiko yang telah ditetapkan,

disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk

menangani resiko yang telah diidentifikasi. Upaya-upaya

tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya

resiko.

13

DAFTAR RISIKO

(NAMA UNIT KERJA)

UNIT KERJA :

NAMA PIMPINAN :

NIP :

KEGIATAN :

TUJUAN :

NO. RESIKO PENYEBAB DAMPAK

Disetujui tanggal Disusun tanggal

Pimpinan unit Kerja Penyusun

b) Pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko

Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi

yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan resiko yang telah

dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi

penanganan resiko yang lebih baik dikemudian hari. Kegiatan

pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko dilaksanakan

pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja lingkup Biro

Organisasi dan Kepegawaian. Hal ini bertujuan untuk menilai

pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala

yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko

diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan.

c) Mekanisme dan prosedur

Mekanisme dan prosedur dimulai dari penatapan tim penilai risiko, tim

penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme

penilaian risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan

dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian

14

risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta

prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko.

Penilaian risiko dilakukan terhadap tiga sub unsur meliputi identifikasi,

penanganan serta pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan

risiko.

3. Kegiatan pengendalian (40%)

Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk

memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara

efektif. Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan

prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil

serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap

potensi penyimpangan atau titik kritis. Penilaian kegiatan pengendalian

dilakukuan terhadap dua sub unsur meliputi aktivitas pengendalian dan

penguatan kegiatan pengendalian

4. Informasi dan Komunikasi (bobot 10%)

Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk

pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi.

Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi

dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung

maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Pimpinan unit

kerja wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi

dalam bentuk dan waktu yang tepat.

Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus

menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi,

mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara

terus menerus melalui Pencatatan dan pelaporan

a) Pencatatan

Pengendalian atas pencatatan akan menjamin kehandalan proses

pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan

kesalahan yang fatal

15

b) Pelaporan

Pimpinan unit kerja berkewajiban menyusun dan menyampaikan

laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan

kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis

kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran,

neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik

negara dan catatan atas laporan Barang (SIMAK-BMN). Sedangkan

laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian

target/realisasi penyerapan anggaran, pencapaian target fisik, kendala,

saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan

lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus

mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu jujur, obyektif,

akurat, tepat waktu dapat dimengerti dan dapat dipercaya/diandalkan

berdaya banding (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, dan

mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi

dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas

pemantauan yang dilakukan dan memberikan keyakinan bahwa

informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh unit kerja telah dilakukan

secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP,

pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, dan

pengamanan aset.

5. Pemantauan Pengendalian Intern (bobot 15%)

Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja

Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa

temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindalanjuti, kegaiatan

pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menilai kualitas kinerja dari

waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah

ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai

rekomendasi hasil pengawasan, dapat berupa tindakan administratif dan

penyelesaian kerugian negara sebagai berikut:

16

a. Tindakan Administratif

Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin pegawai

sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 53 tahun 2010 tentang

Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Rekomendasi yang terkait

dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan

meminta Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita

Acara Pemeriksaan.

b. Penyelesaian Kerugian Negara

Tindak lanjut terhadap penyelesaian kerugian negara secara damai,

tuntutan ganti rugi (TGR) dan tuntutan perdata, tuntutan

perbendaharaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas

pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah

dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP,

pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan,

pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan. Penilaian

pemantauan pengendalian intern dilakukan terhadap tiga sub unsur

meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut

atas rekomendasi hasil audit.

17

BAB. III

MONITORING DAN EVALUASI

Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI bertujuan untuk mengetahui

kesesuaian/konsentrasi capaian penerapan penilaian SPI pada setiap unit kerja lingkup

Biro Organisasi dan Kepegawaian sebagaimana yang dilaporkan dalam bentuk laporan

perkembangan penerapan SPI setiap triwulan dan tahunan. Monitoring dan evaluasi

hasil penilaian penerapan SPI diharapkan dapat berfungsi sebagai tindakan korektif

terhadap penerapan lima unsur SPI sehingga pelaksanaan SPI di lingkup Biro Organisasi

dan Kepegawaian dapat terlaksana sesuai dengan Peraturan Perundangan dan

Pedoman yang ada.

A. Lingkup Monitoring dan Evaluasi

Ruang lingkup monitoring dan evaluasi penilaian penerapan SPI adalah lingkup

Biro Organisasi dan Kepegawaian.

B. Pelaksana dan Obyek Monitoring dan Evaluasi

Pelaksana monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak

PI Biro Organisasi dan Kepegawaian, sedangkan obyek monev adalah unit kerja

lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian.

C. Teknis Monitoring dan Evaluasi

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap semester dengan metode

laporan pelaksanaan kegiatan masing-masing Bagian dan wawancara untuk

selanjutnya dilakukan analisis dan kajian. Hasil monev disusun dalam bentuk

laporan hasil Monev penilaian penerapan SPI yang dibuat minimal satu tahun

sekali.

18

BAB. IV

PELAPORAN

Laporan penilaian penerapan lima unsur SPI disusun oleh tim Satlak PI dan

dilaporkan kepada penanggungjawab unit kerja paling lambat pada minggu kedua

bulan berikutnya setelah semester berakhir. Laporan berisi penjabaran hasil

penilaian disertai rekomendasi penyempurnaan pelaksanaan SPI di Biro Organisasi

dan Kepegawaian, selanjutnya Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian

menetapkan kebijakan penerapan SPI Biro Organisasi dan Kepegawaian

19

BAB. V

PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN

Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI, kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI

lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian mencakup pengendalian aspek kegiatan

strategis.

5.1. Pengendalian

A. Tujuan dan Sasaran pengendalian lingkup Biro Organisasi dan Kepega-

waian, Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian

1. Tujuan pengendalian

2. Sasaran kegiatan adalah

a) Tertibnya pengelolaan

b) Pemanfaatan

c) Terjaminnya keamanan

B. Indikator kinerja pengendalian

C. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang

dipergunakan

D. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan

E. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

F. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

G. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang

diperoleh

C. Keluaran yang diharapkan

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian berupa :

1. Sistem dan prosedur pengendalian kegiatan

2. Hasil/reviu laporan pertanggungjawaban kegiatan

D. Penanggungjawab dan personil pelaksana

Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana.

Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan

pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu

Kepala Bagian/Kepala SubBagian/Koordinator

20

E. Waktu pelaksanaan

Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian. Untuk

memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal

pelasanaan pengendalian

F. Tahapan

1. Identifikasi dan inventarisasi permasalahan

2. Penetapan tujuan dan sasaran

3. Pelaksanaan tahapan

4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian

5.2. Pencatatan akurat

A. Tujuan dan sasaran pencatatan akurat

1. Tujuan untuk terciptanya tertib administrasi

2. Sasaran kegiatan ini adalah mengurangi terjadinya penyimpangan

dan kesalahan pengelolaan

B. Indikator kinerja pencatatan akurat

1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang

dipergunakan

2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan

3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan

4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan

5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang

diperoleh

C. Keluaran yang diharapkan

Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian terhadap

pencatatan akurat berupa :

1. Pencatatan transaksi dengan didukung dokumen sumber yang

lengkap

2. Kesesuaian data fisik dan keuangan

21

3. Laporan pertanggungjawaban fisik dan keuangan yang terintegrasi,

efektif, efisien dan akuntabel, sehingga mampu memberikan

sumbangsih pencapaian opini WTP.

D. Penanggungjawab dan personil pelaksana

Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana.

Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan

pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu

Kepala Bagian/Kepala SubBagian/Koordinator.

E. Waktu pelaksanaan

Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pencatatan. untuk

memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal

pelasanaan pengendalian

F. Tahapan

1. Identifikasi dan inventarisasi permasalahan pencatatan

2. Penetapan tujuan dan sasaran

3. Pelaksanaan pengendalian atas pencatatan akurat

4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian.

22

BAB. VI

PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Biro Organisasi dan

Kepegawaian disusun untuk dijadikan petunjuk bagi Tim Satlak PI untuk melakukan

penilaian SPI lingkup Biro Organisasi dan Kepegawaian, sehingga penilaiannya dapat

dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel. Petunjuk pelaksanaan ini bersifat

dinamis untuk mengakomodasikan berbagai hal terkait penilaian sistem pengendalian

intern Biro Organisasi dan Kepegawaian dalam menyelenggarakan pengelolaan/-

pertanggungjawaban keuangan.

Daftar Penilaian (ceklist) Lingkungan Pengendalian

NO. URAIAN YA TIDAK

A. ORGANISASI

1 Organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan.

2 Bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan.

3 Organisasi dilengkapi dengan struktur organisasi dan uraian

tugas (Job Description)

4 Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan

kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun

horizontal.

5 Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada

seluruh personil/karyawan yang didalamnya.

6 Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi

organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan.

B. PROSEDUR

1 Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit

kerja/satker yang bersangkutan.

2 SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan Tupoksi.

3 Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele,

jelas dan fleksibel.

4 Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh

karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna.

5 Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit

kerja/satker telah dibuat.

6 Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang

terhadap prosedur yang ada.

7 Hasil evaluasi prosedur dituangkan digunakan pimpinan unit

kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur.

C. SUMBERDAYA MANUSIA

1 Pimpinan menyediakan sarana guna menegakan integritas/nilai

etika di unit kerja/satker.

2 Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit

kerja/satker.

3 Pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir pegawai pada

unit kerja/satker.

4 Pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan pelatihan bagi

pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme.

5 Pimpinan menetapkan kompetensi pegawai, mulai dari

mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian kinerja

pegawai.

6 Pimpinan melakukan pemantauan/evaluasi terhadap

penguasaan/implementasi uraian tugas (jubs description)

masing-masing personil.

4. KEBIJAKAN

1 Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung

pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada unit kerja/ satker.

2 Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah

ditetapkan.

3 Kebijakan telah disosialisasikam/dikomunikasikan kepada

personil di unit kerja/satker.

4 Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam

pemantauan kebijakan.

5 Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan

kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan.

6 Kebijakan telah mendeskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan

pencapaian sasaran kebijakan.

7 Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan

kegiatan/program.

8 Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan

kegiatan/program.

9 Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan.

Daftar (Ceklist) Daftar Penilaian Risiko

DAFTAR RISIKO

(NAMA UNIT KERJA ESELON II)

UNIT KERJA :

NAMA PIMPINAN :

NIP :

KEGIATAN :

TUJUAN :

KEGIATAN :

NO. Risiko Penyebab Dampak

1.

2.

Keterangan:

Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan.

Daftar Penilaian (Ceklist) Penanganan Risiko

DAFTAR PENANGANAN RISIKO

(NAMA UNIT KERJA ESELON I)

UNIT KERJA :

NAMA PIMPINAN :

NIP :

KEGIATAN :

TUJUAN :

KEGIATAN :

NO. Risiko Penyebab Dampak

1.

2.

Keterangan:

Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan

Disusun Tanggal :

Penyusun :

Diperiksa Tanggal :

Penyusun :

Disetujui Tanggal :

Pimpinan Unit Kerja :

upaya penanganan resiko

NO URAIAN YA TIDAK

3. Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal pemantauan dan

evaluasi resiko.

4. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan

evaluasi resiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi resiko dan

upaya penanganan resiko

5. Apakah laporan pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat

dilengkapi dengan saran/rekomendasi

6. Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti

Daftar Penilaian (Ceklist) Kegiatan Pengendalian

NO URAIAN YA TIDAK

A. KEGIATAN PENGENDALIAN

1 Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai

acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk

penilaian resiko

2 Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit

kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan,dan tupoksi

3 Pelaksanaan pemantauan /evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan

pengendalian telah berjalan baik dan efektif

4 Pelaksanaan reviu atas kinerja dari unit kerja/satker secara

berkala/berkelajutan.

5 Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit

kerja/satker.

6 Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi,seperti

pengamanan sistem informasi,pengendalian atas akses dan

pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit

kerja/satker.

7 Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran

kinerja.

8 Pimpinan menunjukan/menetapkan personil untuk melakukan

pemantauan indikator/ukuran kerja.

9 Dokumentasi yang baik atas SPI terhadap transaksi/kejadian

penting unit kerja/satker.

B. PENGUATAN KEGIATAN PENGENDALIAN

1. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penerimaan

terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi ybs

2. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan

tindak lanjut hasil pemeriksaan.

3. Pelaksanaan tindaklanjut hasil pemeriksaan tepat waktu.

4. Pimpinan telah menunjuk/menetapkan persoil untuk penanganan

tindaklanjut hasil pemeriksaan.

5. Pemanfaatan lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh

pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker.

KLASIFIKASI LAPORAN LINGKUP INFORMASI DAN KOMUNIKASI

NO Klasifikasi Kategori

1 Penerima Laporan internal Bagian/Bidang, laporan untuk

Kepala Biro/Kepala Pusat,untuk Sekretaris Jenderal,

Laporan untuk Menteri Pertanian, dan laporan untuk

eksternal

2 Tujuan/rencana pengguna Laporan operasional, laporan perencanaan, laporan

pengendalian, Laporan kepengurusan, laporan

ketaatan legal.

3 Lingkup Laporan organisasi secara keseluruhan, laporan

Biro/Pusat, Laporan Sekterariat Jenderal, Laporan

Kementerian Pertanian

4 Kepadatan (conciseness) Laporan terinci, laporan ikhtisar

Laporan penyimpangan

5 Terjadinya (pembuatan

laporan)

Laporan periodik,laporan menurut permintaan

Laporan karena terjadinya suatu peristiwa.

6 Kerangka waktu/frekuensi

pelaoran/waktu pelaporan

Laporan historis, Laporan ramalan/prediksi ljangka

pendek, laporan ramalan/prediksi jangka panjang.

7 Format/metode penyaji Laporan hard copy,laporan soft copy

Laporan naratif, laporan grafis, laporan tabular,

laporan spasial

8 Fungsi operasional Laporan keuangan, laporan fisik, laporan pelayanan

masyarakat; Laporan aset, laporan kepegawaian,

laporan perlengkapan, laporan sistem informasi,

laporan pimpinan

Daftar penilaian (ceklist) lingkup informasi dan komunikasi

NO URAIAN YA TIDAK

A. Informasi

1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur

tertulis mengenai pengelolaan data dan informasi pada unit

kerja/satker yang bersangkutan

2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional

sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit

kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala,

kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan

penyampaian informasi, metodologi, dsbnya.

3. Pengelola informasi dilakukan oleh para personil yang kompeten.

4. Pengelolaan informasi dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai

tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan.

5. Ruang lingkup/frekuensi infomasitelah mencakup pengendalian

intren, keuangan, asset negara, pelaksanaan kegiatan dan

pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan

memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau.

6. Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan.

7. Materi dalam laporan minimal menyjikan kondisi lapangan,kendala

dan rekomendsi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi

8. Pengelola informasi dilakukan dengan menganalisis hasil

dibandingkan dengan target yang sudah di tetapkan.

9. Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan

instansi pemerintah atau pemberi tugas

10. Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana

mestinya/dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan

B. KOMUNIKASI:

1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau

prosedur (SOP) tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di

lingkup unitkerja/satker yang bersangkutan

2. Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masing-masing

kegiatan.

3. Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara

periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang

dilaksanakan

4. Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian

Daftar Penilaian (Ceklist) Pemantauan Pengendalian Intern

NO URAIAN YA TIDAK

A. PEMANTAUAN BERKELANJUTAN :

1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur

tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada

instansi pemerintah yang bersangkutan.

2. Pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk

masing-masing pemantauan yang dilakukan.

3. Pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten.

4. Pemantauan dilakukan secara periodik sesuai tahapan kegiatan

atau jadwal waktu yang ditetapkan.

5. Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan, asset , pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau.

6. Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list),

daftar kuesioner, atau perangkat lainnyayang tepat dan dapat

dipertanggungjawabkan.

7. Kegiatan pemantauan telah menghasilkan output berupa laporan

hasil pemantauan.

8. Pemantauan dilakukan dengan menganalisis hasil pemantauan

dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan.

9. Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu

kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas.

10. Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan

dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan.

B. EVALUASI :

1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau

prosedur tertuls mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup instansi

pemerintah yang bersangkutan.

2. Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-

masing kegiatan evaluasi yang dilakukan.

3. Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta

dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman

memadai.

4. Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya

program/kegiatan yang dilaksanakan.

5. Evaluasi dilakukan pada saat adanya kegiatan misalnya perubahan

besar dalam rencana atau stretegi manajemen, pemakaran atau

pencutian instansi pemerintah, atau perubahan operasional atau

pemrosesan informasi keuangan dan anggaran.

6. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian

resiko dan pemantauan berkelanjutan.

7. Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil

pemantauan.

8. Evaluasi menyajikan analisis terhadap 3E+1T

9. Dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekonmendasi untuk

mengatasi permasalahan yang dihadapi.

10. Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan

mudah didapat ketika diperlukan

11. Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan

instansi pemerintah pihak-pihak terkait lainnya.

C PENYELESAIAN AUDIT:

1. Instansi telah memiliki mekanismne secara tertulis sebagai prosedur

untuk meninikdaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya.

2. Pimpinan instansi telah menunjuk tim atu tugas khusus untuk

memantau penyelesaian tindaklanjuthasil audit dan hasil reviu

lainnya

3. Pimpinan instansi telah menindaklanjuti seluruh temuan dan

rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya

4. Tindakan koretif dilaksanakan oleh pimpinan instansi pemerintah

dalam jangka waktu yang ditetapkan

5. Pimpinan instansi telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau

reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern

6. Pimpinan instansi pemerintah telah mencegah terjadinya temuan

yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya

7. Pimpinan instansi telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil

audit dan reviu serta rekomendasinnya

8. Pimpinan instansi secara berkala melaporkan status penyelesaian

audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas

dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi